Преди да започнете да използвате касов апарат, трябва да го регистрирате в данъчния орган, за което се събира набор от документи и се предава на отдела, където е регистриран собственикът на касовия апарат (това може да бъде самата организация или нейната отделна деление). Ще ви разкажем в статията как се извършва регистрацията на касов апарат и какви документи са необходими за това.

Правила за регистрация на ЦК

Задължението за регистрация на касов апарат е налице не само по отношение на оборудване, което е придобито като пълна трайна собственост, но и което е наето за ограничен период от време. Трябва да регистрирате както отделно управляван касов апарат, така и такъв, включен в платежния терминал. Регистрацията на касов апарат в данъчните органи е безплатна.

Когато извършвате процедурата по регистрация, трябва да се ръководите от следната нормативна документация:

1. Закон 209-FZ от 07/03/16;
2. Правилник за регистрация, одобрен с Резолюция 470 от 23 юли 2007 г., както е изменен. от 22.12.15г.;
3. Правила за регистрация, одобрени със заповед 94n от 29.06.12 г. с измененията. от 27.08.14г.

Когато използването на CCT не е необходимо

Касовото оборудване не може да се използва за плащания:

• Лица, получаващи заплащане от населението за услуги с предоставяне на BSO;
• Лица на UTII, при условие че е издаден BSO или документ, потвърждаващ получаването на средства;
• Организации, попадащи в условията, предвидени в Закон 54-FZ с измененията. от 15.07.16г.

Документи за регистрация на касови апарати

Наборът от документи, необходими за регистриране на оборудване във Федералната данъчна служба, се определя от изброените по-горе законодателни документи:

1. Заявление по установения образец за регистрация на касов апарат - подайте оригиналния попълнен документ, както и копие от него за получаване на знак за данъчен служител. Прочетете също статията: → “”. Копие с маркировка трябва да бъде взето за получаване на документално доказателство за изпълнение на задължението за регистриране на касово оборудване;
2. Паспортът, приложен към регистрираното касово оборудване, е хартия, която отразява информация за касовия апарат, неговата регистрация, пререгистрация, дерегистрация, проверки за изправност, ремонти и други действия, извършени с оборудването;
3. Счетоводният талон е допълнение към паспорта на касовия апарат, този талон се съхранява в центъра за техническо обслужване (TSC);
4. Подписан договор с централния сервизен център за поддръжка и техническа поддръжка на регистрирано касово оборудване;
5. Журналът на касата, съставен по формуляр KM-4, с номерирането на всички страници, фърмуера, подписа на управителя и главния счетоводител на предприятието, ако има печат, тогава е необходимо и неговото присъствие в дневника.

Посоченият списък може да бъде допълнен с други документи; точният списък на документацията трябва да бъде изяснен в отдела на Федералната данъчна служба, където се подава заявлението във връзка с процедурата за регистрация на касовия апарат.

Примерно заявление за регистрация на касов апарат

За да уведомите данъчната служба за необходимостта от регистриране на конкретен касов апарат, се използва заявление в стандартен формат, чийто формуляр е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба MM-3-2/152@ от 04/09/08 г. изменен. от 21.11.11г.

Приложението е представено на три страници:

• Първият предоставя обща информация за кандидата, причината за подаване на заявлението и информация за контакт. Когато попълвате първия лист, в горната част трябва да поставите код „тип документ“, състоящ се от пет цифри. При регистриране на касов апарат се изписва 1/2;2;2;2;2. Изписват се и пълното наименование на фирмата (пълното име на индивидуалния предприемач), кодът на основната дейност и телефонният номер. В подраздела за надеждността на информацията ръководителят или представителят на организацията, действаща въз основа на съответния документ, за да представлява интереси във Федералната данъчна служба, поставя своя подпис;
• На втория - информация за модела на касовия апарат. Данните в полетата се въвеждат въз основа на паспорта на CCP, както и информацията, посочена върху самото оборудване. Прочетете също статията: → “”. Освен това се предоставя информация за сервизния център, с който е сключен договорът - неговото име, данъчен идентификационен номер, период на валидност на договора със сервизния център;
• На третия са елементи от адреса на местоположението му. Въведете адреса, на който географски ще се намира касата, както и името на мястото, където е инсталирана касата.

Ред за регистрация на касови апарати

Процедурата за регистрация на касов апарат е следната:

1. Събиране на набор от документи в съответствие с изискванията на изброените по-горе законодателни актове и данъчната служба, където се извършва регистрацията. Необходими са оригинали на всички документи;
2. Прехвърляне на подготвения комплект в данъчната служба, чието местоположение съответства на местоположението на организацията или нейното подразделение, признато за отделно (ако оборудването ще се използва в него), или мястото на пребиваване на индивидуалния предприемач;
3. Получаване на потвърждение от данъчните власти, че документацията е приета - или разписка за получаване на документи, изготвена от представител на Федералната данъчна служба, или маркировка върху копие от заявлението за регистрация;
4. Съгласуване на процедурата по проверка на касовия апарат - време и място, като за целта данъчният специалист договаря по удобен начин със собственика на оборудването. Ако е регистриран касов апарат, който е част от платежен терминал, тогава проверката се извършва директно на мястото на терминала;
5. Предаване на информация за уговореното място и час на проверката на служителя на CTO, чието присъствие на тази процедура е задължително;
6. Предоставяне на касов апарат в уговорено време за проверка от данъчни представители - това действие се извършва или от ръководителя на организацията (самия индивидуален предприемач), или от упълномощен представител при наличие на надлежно издадено пълномощно. Представител на централен сервиз, обслужващ регистриран касов обект, не може да действа като пълномощник;
7. Извършване на проверка на касовия апарат, която се състои във визуална проверка на корпуса за нарушаване на целостта му, както и проверка на наличието на печат, идентификационен знак, съдържащ информация за модела, неговия сериен номер (за оборудване, което е било пуснати след одобрението на такъв идентификационен знак - от 07.11.07 г.), както и иконата „Сервиз“;
8. Данъчният представител проверява документи от специалист в сервизен център, които показват възможността за обслужване на касовия апарат. За целта последният трябва да притежава паспорт и официална лична карта;
9. Ако по време на проверката на всички горепосочени параметри се открият нарушения, данъчната служба отказва да завърши процедурата по регистрация по отношение на проверявания касов апарат;
10. Ако не се установят нарушения, се пуска в действие фискалния режим в автомата. Устройството с фискална памет е активирано. Извършва се пробна подготовка и отпечатване на чекови и касови отчети, при които се проверява наличието на необходимите реквизити и коректността на изготвянето им;
11. След успешно приключване на всички горепосочени процедури се поставя печат на касовия апарат.
12. Провеждане на процедура по регистрация на информация за касовите апарати в данъчната база данни.
13. Издаване на документи, потвърждаващи успеха на регистрацията.

Собственикът на касово оборудване трябва да получи от данъчната служба карта, потвърждаваща регистрацията, съставена по стандартен формуляр в съответствие със заповед MM-3-2/152@ от 04/09/08 с измененията. от 21.11.11г.

Данните за регистрация се въвеждат в картата, заверени с подписа на ръководителя на данъчния орган или неговия заместник, както и печата на Федералната данъчна служба.

Освен това в паспорта и регистрационната карта, предоставена от заявителя на Федералната данъчна служба, се поставят регистрационни знаци с подписа на представителя на Федералната данъчна служба и нейния печат, след което се издават на собственика на касовия апарат заедно с споразумението с централния сервизен център и дневника KM-4. Последният носи подписа на представителя на Федералната данъчна служба и нейния печат.

Онлайн регистрация на каса

Закон 54-FZ от 22 май 2003 г. с измененията. от 07/03/16, който установява правилата за използване на касови апарати, задължава организациите и индивидуалните предприемачи да използват онлайн касови апарати. Преминаването към онлайн касови апарати е задължително от 1 юли 2017 г.От тази дата обаче може да се използва само онлайн каса.

Традиционната технология на касовия апарат, която не осигурява онлайн предаване на информация за извършени плащания към Федералната данъчна служба, може да се използва само до 1 юли 2017 г. След това трябва да преминете към онлайн касов апарат, който ще ви позволи да предавате в реално време на данъчната служба информация какво се продава, на каква цена и какъв е начисленият ДДС.

За да регистрирате онлайн касов апарат, е необходимо да сключите договор със специализирана фирма - оператор на фискални данни, чрез която да се прехвърля онлайн информацията. Списъкът с такива компании е ограничен; списъкът може да бъде намерен на уебсайта на данъчната служба.

Нарушаване на правилата за използване на касови системи

Закон от 03.07.16 г. № 290-FZ въведе изменения в отговорността за нарушаване на правилата за използване на касово оборудване. Актуализирана система от глоби за нарушения, свързани с КПК:

Нарушение	Клауза на член 14.5 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация	Размер на глобата
		За длъжностни лица	За законни
Липса на CCP в случаите, когато това е строго необходимо	клауза 3	25-50% от сумата, за която са извършени сетълменти без касов апарат. Минималната глоба е 10 000 рубли.	75-100% от сумата, за която са извършени сетълменти без касов апарат. Минималната глоба е 30 000 рубли.
Многократно отсъствие на касов апарат, ако са извършени сетълменти за сума над 1 милион рубли.	клауза 3	Дисквалификация за период от 1 до 2 години	Спиране на дейности до 90 дни
Нарушение на реда и условията за регистрация, правилата за използване на касови системи (в сила от 01.02.17 г.). Прочетете също статията: → “”.	клауза 4	1500-3000 rub.	5000-10000 rub.
Непредоставяне на необходимата документация по искане на Федералната данъчна служба	клауза 5	1500-3000 rub.	5000-10000 rub.
Непредоставяне на хартиен чек или BSO, както и тяхната електронна версия при поискване от купувача	клауза 6	2000 rub.	10 000 rub.

Сега малко за самата регистрационна карта на касовия апарат. Тази карта се попълва от данъчния инспектор, след което се заверява от началника на данъчната служба. Формулярът може да бъде намерен в третото приложение към Заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 9 април 2008 г. № MM-3-2/152@ „За одобряване на формуляри за регистрация на касово оборудване, касово оборудване счетоводни книги и регистрационни карти за касово оборудване "

Данъчният инспектор издава на предприемача не само карта, но и паспорт за касовия апарат, който е регистриран. Предприемачът получава и договор, гарантиращ поддръжка.

След като всички тези стъпки са изпълнени, картата трябва да е на мястото, където се намира самата каса (за целия период на нейната работа). При регистрацията, в секция „Инсталиране на адрес” на картата, въведете точно адреса, на който реално ще се използва машината.

В случаите, когато предприемачът планира да използва касов апарат на пътя, до юридическия адрес трябва да се направи специална бележка - „Търговия на място“.

В случаите, когато по една или друга причина е необходимо касовият апарат да бъде преместен на друго място (на друг адрес), в което предприемачът планира да продължи дейността си, тези промени трябва да бъдат посочени в картата. За да бъдат извършени тези промени, собственикът на касовия апарат трябва отново да се свърже с данъчната служба, където е подадено заявлението му. В новото заявление, в допълнение към информацията за самия предприемач, трябва да посочите и серийния номер на касовия апарат, времето на регистрацията му, естеството на промените и причините, поради които касовият апарат трябва да бъде прехвърлен на ново място. В случай, че устройството се планира да бъде преместено на ново място само за определен период от време, това също трябва да бъде посочено.

Изгубена регистрационна карта на KKT

Ако сте загубили регистрационната си карта за KTT, можете да получите дубликат от данъчната служба. За да направите това, собственикът на касата трябва да отиде в данъчната служба и да напише изявление там, което трябва да включва информация както за самия предприемач, така и за касата. Трябва също да посочите причината, поради която трябва да получите дубликат.

Всеки предприемач, при поискване от инспектори, наблюдаващи използването на устройството, е длъжен незабавно да предостави регистрационна карта за КТТ. Когато устройството бъде дерегистрирано, картата трябва да се върне обратно в данъчната служба.

Закупен е касов апарат от ново поколение, сключен е договор с оператора на фискалните данни - можете ли да започнете работа? Не, първо трябва да регистрирате касово оборудване в териториалния данъчен орган. Едва след това можете да започнете да търгувате и да издавате чекове на клиенти. Ще ви кажем как да направите това бързо и с минимални разходи.

Въпросът „как да регистрирате онлайн касов апарат в данъчната служба“ възниква сред бизнесмените веднага след сключването на споразумение с оператор на фискални данни и свързването на ново оборудване към интернет. В крайна сметка касовият апарат може да започне да работи само след получаване на уникален номер от данъчните власти. Тази процедура е необходима за всеки отделен касов апарат, но за съжаление няма да е възможно да регистрирате всички касови апарати групово. Каква е процедурата за регистриране на онлайн касов апарат, предоставена от Федералната данъчна служба на Русия?

Три начина за регистрация на касов апарат

Има само три възможности за легализиране на касов апарат в данъчната служба. Две от тях са безплатни, но изискват известно усилие от собственика на оборудването, третата струва пари, но е най-простата и бърза. Опции за регистрация на касов апарат онлайн:

1. Чрез подаване на заявление на хартиен носител до териториалния орган на Федералната данъчна служба.
2. Чрез подаване на електронно заявление на официалния уебсайт на Федералната данъчна служба.
3. Чрез оператора на фискалните данни.

При избора на последната опция е достатъчно да информирате експлоатационната организация за вашето желание, да сключите споразумение с нея, да платите около 3 хиляди рубли и да получите регистрационен номер. Не се изискват допълнителни действия от самия данъкоплатец. Първите два метода няма да струват нито стотинка, но ще изискват повече време. Нека ги разгледаме по-отблизо.

Заявление за регистрация на касов апарат на хартиен носител

Основната разлика в KKT-онлайн регистрацията, която съдържа новото издание Федерален закон № 54-FZ, от предишните изисквания е, че самият касов апарат не е необходимо да се представя пред данъчните власти. Вярно, пак ще трябва да се дерегистрират старите касови апарати. За да направите това, трябва да използвате отделен формуляр за кандидатстване. Освен това се промени самото заявление за регистрация на касови апарати (формуляр KND 1110061), което също се превърна в отделен документ. В него Федералната данъчна служба въведе нови раздели, например за информация за оператора на фискални данни, както и за характеристиките на използването на касово оборудване. В заявлението се посочва и точният адрес на касата в раздел 1.

Попълването на този документ е доста лесно, ако използвате специален машинночетим формуляр. Тези документи са одобрени със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 29 май 2017 г. № ММВ-7-20/. Празният формуляр за кандидатстване изглежда така:

Подаването на заявление до Федералната данъчна служба няма да приключи въпроса. След получаването му данъчните власти трябва да присвоят уникален регистрационен номер на касовия апарат и да го информират на данъкоплатеца. След което той трябва да свърже своя касов апарат с интернет и да генерира първоначален отчет за регистрация, който ще бъде изпратен до Федералната данъчна служба чрез оператора на фискалните данни. Едва след получаване на такъв отчет ще се извърши така наречената фискализация на касовите апарати и Федералната данъчна служба ще издаде регистрационна карта за това. Хартиената форма на такава карта също все още не е одобрена, въпреки че електронната форма се използва активно. Това може да се обясни просто - тъй като взаимодействието между касата и Федералната данъчна служба се осъществява чрез интернет, данъчните власти смятат, че данъкоплатецът трябва да използва точно този метод. Следователно в отговор на хартиено заявление най-вероятно ще бъде изпратена електронна карта. Именно този документ (дори и в електронен вид) удостоверява законността на касовия апарат през целия период на неговата експлоатация.

От момента на изпращане на първоначалния отчет започва обратното броене за функциониране на касата. В крайна сметка, ако до 30 дни не се получи информация от касата, тя ще бъде блокирана. Следователно запазването на резервно оборудване в случай на повреда на основното, както са свикнали много собственици на магазини, вече няма да работи. За този случай данъчните препоръчват да закупите и да не регистрирате резервно устройство. В края на краищата процесът на свързването му според новите правила не е никак сложен и ви позволява бързо да свържете оборудването към работа.

Стъпка по стъпка регистрация на онлайн каса през интернет

Тъй като електронната опция за регистриране на касови апарати, според специалистите на Федералната данъчна служба, е за предпочитане, вече е създадена и успешно функционира специална услуга за регистриране на онлайн касови апарати в личните акаунти на данъкоплатците. Процедурите за неговото създаване и работа са одобрени със заповед на Федералната данъчна служба от 19 октомври 2016 г. № ММВ-7-6.Заслужава да се отбележи, че за да регистрирате касов апарат по този начин, ще е необходим квалифициран електронен подпис. За тези данъкоплатци, които го имат, е подходящ ключът за електронен подпис, използван за изпращане на отчети. Той обаче не може да бъде облачно базиран, а трябва да се съдържа на физически носител (флашка или твърд диск). Без такъв ключ няма да е възможно да се извърши процедурата, така че трябва да се погрижите за получаването му предварително. В противен случай ще трябва да използвате услугите на оператор на фискални данни срещу заплащане.

Представяме на вашето внимание инструкции стъпка по стъпка в снимки как да използвате услугата:

ЕТАП 1.Трябва да влезете в личния акаунт на данъкоплатеца и да намерите там секцията „Касово оборудване“. При влизане в тази секция в долния десен ъгъл на екрана виждате надпис „Регистриране на каса”.

СТЪПКА 3.В прозореца, който се отваря, системата ви подканва да попълните няколко полета. На първо място, трябва да посочите адреса на търговския обект и неговия тип в раздела „Адрес за инсталиране на CCP“. В този случай адресът трябва да е пълен. Потребителят трябва самостоятелно да въведе следните данни:

• регион на Руската федерация, град или община;
• улица;
• структура;
• офис (при необходимост).

Системата ще изтегли индекса автоматично. След като всички данни бъдат въведени, трябва да кликнете върху бутона „Избор“, за да запазите информацията в системата.

СТЪПКА 4.Избор на модел касов апарат и неговия сериен номер. За да посочите правилно тези данни, трябва внимателно да проучите закупеното оборудване, серийният номер може да бъде намерен директно върху тялото му или в сервизната информация. Правилността на номера е от голямо значение.

СТЪПКА 5.Изборът на модел на фискално съхранение се извършва по същия принцип. Удобството се състои в това, че самата система предлага списък с устройства, включени в регистъра на Федералната данъчна служба и одобрени за използване. Запазването става чрез бутона „Избор“.

Ако е необходимо, след като изберете финансов фонд, трябва да отбележите специалния режим на използване на онлайн касата:

• онлайн магазин;
• разносна търговия;
• разносна търговия;
• онлайн магазин;
• предоставяне на услуги.

Ако се очаква касовият апарат да работи в нормален режим, например стационарна търговия в магазин, както в нашия пример, тогава не е необходимо да инсталирате нищо тук.

СТЪПКА 6.Избор на оператор на фискални данни. Името на организацията, с която е сключено споразумението за прехвърляне на данни от касовия апарат към Федералната данъчна служба, също може да бъде избрано от предложения списък. Необходимо е да посочите идентификационния номер на данъкоплатеца (TIN) и след това да запазите данните.

СТЪПКА 7.Удостоверяване на заявлението с квалифициран електронен подпис. Попълненият формуляр трябва да бъде подписан и изпратен до Федералната данъчна служба. След това процесът на подаване на формуляра е завършен.

СТЪПКА 8.Регистрацията на онлайн касов апарат в данъчната служба чрез Интернет ще бъде напълно завършена само след като Федералната данъчна служба получи информация за получаване на формуляр с регистрационен номер на касовия апарат. След това ще трябва да започнете работа, като генерирате първичен отчет и въведете неговите фискални данни във формата за регистрация.

Новост през следващата година за много стопански субекти при осъществяване на дейността си ще бъде задължителното използване на онлайн касови апарати. Какво представляват онлайн касовите апарати и кой ще ги използва, нека ги разгледаме по-подробно тук. Под тях имаме предвид касови апарати, които ще предават цялата информация от тези машини към данъчната служба в реално време чрез OFD.

Беше възможно да се премине към ново оборудване на доброволна основа още през 2016 г. Но от началото на февруари 2017 г. вече не може да се пререгистрира или регистрира стария касов апарат.

Освен това не можете да продължите да работите просто като промените ECLZ. В тази връзка предприемачите и фирмите, чийто срок за пререгистрация на съществуващите устройства е изтекъл, са длъжни да ги дерегистрират и да закупят нов онлайн касов апарат.

В момента данъкоплатците, които са в общ или опростен режим, са длъжни да използват новия тип устройства - тоест тези, които трябва да вземат предвид получения доход за изчисляване на данъка.

Всички онези, които в момента са били освободени от записване на приходи на касовия апарат - тези, които използват UTII или които са закупили патент - трябва да започнат да го използват от юли 2018 г. без провал.

внимание!Също така от 31 март 2017 г. се въвеждат продажби на бира и алкохолни напитки, независимо от системата на облагане. Това означава, че ако се прилага UTII и се продават алкохолни напитки, трябва да се използва касов апарат. В същото време новото устройство трябва да може да работи и със системата EGAIS.

В какви случаи не можете да използвате онлайн касови апарати?

Използването на онлайн касови апарати е задължително, но в някои случаи е възможно да не се извършват, но този списък е строго ограничен и не може да бъде разширяван произволно. Ще се вземат предвид няколко фактора - от липсата на възможност за връзка с интернет до субективна оценка на търговските отношения.

Тези касови апарати може да не прилагат следните категории:

• Църковни организации.
• Кредитни организации, които използват банкомати в работата си.
• Продавачи на списания и вестници.
• Портиери на летища и гари.
• Лица, които извършват разносна търговия.
• Субекти, извършващи търговия със сладолед и бутилирани безалкохолни напитки.
• Шофьори и кондуктори, които продават билети за пътуване.
• Продавачи на панаири и пазари.
• Емитенти на ценни книжа.

Освен това CCT не може да се използва от индивидуални предприемачи, които предоставят грижи и надзор на болни и деца, които ремонтират обувки, както и отдават под наем недвижими имоти.

Тази преференция могат да получат и аптеки и магазини, намиращи се на труднодостъпни места и отдалечени райони. Ако издават платежни документи на клиенти, то те имат право да не използват нови касови апарати. Това се дължи на липсата на интернет на такива места. Но магазините, разположени в градските населени места и областните центрове, ще използват ново оборудване на обща основа.

Ако магазините са разположени в райони, където интернет напълно липсва, те ще извършват дейността си с помощта на конвенционално касово оборудване.

Възможно ли е освободено лице да не използва касов апарат?

Предприемачите и фирмите, които не са използвали касови апарати при влизането в сила на новия закон, могат да продължат да не ги използват до 1 юли 2018 г. От този ден нататък те ще трябва да се използват безотказно, дори ако субектите преди това са били освободени от това.

Така онлайн касите ще са актуални едва след две години. По същия начин няма нужда от закупуване на онлайн касови апарати за, както и за тези, които вместо да пробиват касови бележки, издават BSO.

Разходите за надграждане на касово оборудване могат да се използват като данъчно приспадане, но не повече от 18 000 рубли за всяко устройство.

Цената на онлайн билетните каси и услуги

От 1 юли 2017 г. ще могат да се използват само тези касови апарати, които могат да предават информация за перфорирани чекове. Но това не означава, че ще трябва да закупите нова онлайн каса за това. Някои модели просто ще трябва да бъдат подобрени чрез инсталиране на фискално устройство и специален софтуер. За съжаление в момента е трудно да се оцени цената на пълната подмяна, но производителите на касови апарати уверяват, че онлайн машините ще бъдат сравними по цена със старите.

Ползите за организациите от използването на нови видове устройства обаче ще бъдат очевидни. Първо, вече няма да има задължителна необходимост от сключване на договор с обслужваща компания. Освен това ще бъде опростена процедурата за регистрация на касов апарат в данъчната служба.

В същото време ще трябва да сключите споразумение с оператора на OFZ, който ще действа като посредник между компанията и данъчната служба. Приблизително цената на такива услуги ще бъде около 3000 рубли годишно. Изходът също ще трябва да осигури интернет връзка.

Средната цена за обслужване на касов апарат сега е 6000 рубли годишно. По този начин спестяванията от преминаване към онлайн касов апарат от 2017 г. ще възлизат на до 3000 рубли годишно.

Какво ви е необходимо, за да регистрирате онлайн каса?

Преди да започнете процедурата по регистрация на нов касов апарат, трябва, разбира се, да изберете и закупите самото устройство. Има одобрен за употреба регистър на касовите апарати, който може да се види на уебсайта на Федералната данъчна служба.

При избора на касов апарат за работа е необходимо на първо място да се вземе предвид планираният асортимент от стоки, както и броят на транзакциите на ден. Също така си струва да се подчертаят специални касови апарати за онлайн магазини, които не отпечатват хартиена разписка, но в същото време винаги изпращат електронната си версия на имейла на клиента.

Според закона новата технология има функцията да предава информация за всяка проверка през интернет на данъчната служба. Ето защо трябва незабавно да изберете как точно ще се осъществи връзката - чрез SIM карта на клетъчен оператор, чрез кабелна или безжична интернет връзка.

внимание!Повечето данъчни служби настояват регистрацията на нови касови апарати да се извършва само по електронен път, като се използва „Личният акаунт на данъкоплатеца“. За да го използва, една организация или предприемач трябва да има квалифициран цифров подпис. Може да се получи от някой от операторите със съответния лиценз. Обикновено издаването на цифров подпис отнема няколко дни.

Компютърът, от който ще се извършва регистрацията, трябва да има инсталирана специална програма за криптиране “Crypto-Pro”. Лиценз за използването му обикновено може да бъде закупен от същата компания, където е поръчан EDS.

Достъпът до данъчния уебсайт трябва да се осъществява само с помощта на Internet Explorer версия 7 или по-нова. Въпреки това се препоръчва незабавно да го актуализирате до най-новия наличен.

Как да регистрирам онлайн каса - инструкции стъпка по стъпка

Данъчната служба изисква касовият апарат да се регистрира само с личен акаунт. Това може да се направи самостоятелно или срещу допълнително заплащане при дилъра или в сервизен център за устройства.

Регистрация в сайта на оператора на фискални данни

Преди да започнете процедурата за регистрация на касовия апарат, трябва да изберете посредник, който ще съхранява информация за перфорирани чекове и ще ги прехвърли на данъчната служба. Освен това такава компания трябва да има подходяща акредитация - разрешение от данъчните власти за извършване на всички тези операции. На уебсайта на данъчните има регистър на такива организации, който всеки може да види. Към април 2017 г. тя включва пет компании.

Регистрацията при всеки от тези оператори не е различна по своята същност. Вашият личен акаунт обаче може да предостави различни опции за преглед и обработка на перфорирани чекове. Ако това е възможно, тогава преди да се регистрирате, най-добре е да изпробвате всеки от операторите в демо режим и след това да изберете този, който ще бъде по-удобен от останалите.

По време на регистрацията ще трябва да посочите името на фирмата, юридическия адрес, TIN и OGRN кодовете и информацията за контакт. Понякога е необходимо регистрацията да бъде потвърдена с електронен подпис, който също трябва да е квалифициран.

Сключване на споразумение с ОФД

След като се регистрирате в личния си акаунт, трябва да изготвите споразумение с OFD. За да направите това, трябва да кликнете върху бутона или да изберете менюто „Сключване на споразумение“.

Първичната информация ще бъде получена от електронния подпис - име на фирма, INN и OGRN. Останалите ще трябва да бъдат въведени ръчно. Те включват по-специално документ, който дава правомощия на управителя, юридически и действителен адрес. Важно е да посочите правилно адреса, тъй като всички необходими документи ще бъдат изпратени на него на хартиен носител - фактури, сертификати за извършена работа и др.

След изготвянето договорът обикновено се изпраща за одобрение на служителите на ОФД и след тяхното одобрение може да бъде подписан. Това действие може да се извърши с помощта на квалифициран цифров подпис.

Получете достъп до вашия OFD личен акаунт

След подписването на споразумението между потребителя и OFD можете да използвате напълно личния си акаунт. В момента не съдържа никаква информация - ще започне да се натрупва едва след регистрация и свързване на първия касов апарат.

Обикновено, като използвате личния си акаунт, можете да получите следната информация:

• Чекове, перфорирани на касовия апарат, от съдържанието (в количествено и общо изражение). Квитанцията обикновено може не само да се види, но и да се изтегли по електронен път;
• Справки, потвърждаващи откриването и закриването на смени;
• Списък на касовите апарати, свързани с това ОФД;
• Справки с различно съдържание - за счупени чекове, средна цена на чек, среден брой чекове за период от време и др.;
• Служители, които имат достъп до лична информация за акаунта. Възможно е да се посочи кои функции има право да използва даден служител;
• Обмен на документи между потребителя и ОФД - договори, актове, фактури и др.

Функциите, които могат да се използват във вашия личен акаунт, може да варират в зависимост от OFD.

Регистрация на уебсайта tax ru.

Регистрацията на онлайн касов апарат във Федералната данъчна служба се извършва главно чрез личен акаунт на данъчния портал. За да получите достъп до него, трябва да използвате квалифициран такъв.

Ако личният акаунт в портала nalog.ru не е отворен за данъкоплатеца, първо трябва да извършите процедурата за отваряне. Достъпът се осигурява чрез директна връзка от уебсайта на Федералната данъчна служба. Трябва да се има предвид, че личната сметка за юридическо лице и предприемач има разлики.

Веднага след като влезете в личния си акаунт, трябва да кликнете върху раздела „Касово оборудване“, а след това върху бутона „Регистриране на касово оборудване“.

След това ще се появи прозорец, в който данните се въвеждат последователно:

• Адресът, на който ще се инсталира онлайн касата за ползване - трябва да е пълен.
• Имена на места на използване. Избира се под всякаква форма. Можете да назовете например магазин №1 и т.н.
• Моделът на онлайн касата, както и нейният сериен номер. Марката на устройството се избира от падащия списък. Ако в него няма модел CKA, това означава, че търсенето в списъка е извършено неправилно или че устройството, собственост на компанията, не е разрешено за използване.
• Моделът на фискалното устройство и неговия номер.
• Необходимо е да се отбележи, ако е необходимо, специален режим на използване на онлайн каса (онлайн магазин, доставка или разносна търговия). Когато се приеме нормален режим на работа на касата, тук не е необходимо да се инсталира нищо.
• Името на ФД оператора - също трябва да бъде избрано от падащия списък с регистрирани акредитирани оператори. OFD TIN ще бъде попълнен автоматично.

След това трябва да проверите цялата въведена информация и ако всичко е правилно, щракнете върху „Подписване и изпращане“. На това искане Федералната данъчна служба трябва да изпрати отговор, който, ако регистрацията е успешна, ще съдържа номера, присвоен на онлайн касата. Тези данни ще трябва да се използват в бъдеще при регистриране на касов апарат в OFD.

внимание! KKA номерът, получен от данъчната служба, трябва да бъде въведен в машината. След това на онлайн касата ще бъде отпечатана специална касова бележка, в която ще бъде посочено. След това в личния си акаунт трябва да кликнете върху „Завършване на регистрацията“ и в прозореца, който се появява от отпечатания чек, въведете съответните данни: дата и час, номер на фискален документ (ред FD) и фискален атрибут (ред FN) . След това касовият апарат ще бъде готов за употреба.

Регистрираме касовия апарат в ОФД

Създаването на онлайн каса с FD оператор се извършва на неговия уебсайт. Представител на фирма или индивидуален предприемач трябва да влезе в личния си акаунт. След това използвайте бутоните „Добавяне на касов апарат“ или „Регистриране на устройство“. Това действие може да се извърши само след като онлайн касовият апарат е регистриран в личната сметка на данъкоплатеца и Федералната данъчна служба е присвоила номер на касовия апарат.

В изскачащия прозорец трябва да попълните следната информация:

• KKA номер, който му е даден от данъчната служба при регистрацията му.
• Номер на онлайн касата, зададен му от производителя. Може да се види в паспорта на устройството.
• Модел онлайн касов апарат, посочен е и в паспорта.
• Номерът, който се намира на фискалното устройство. Трябва да се запише в паспорта на касовия апарат.

Операторът на FD може да предлага и допълнителни услуги. Това включва по-специално напомняния за наближаващ срок на годност на фискалното устройство или че касовият апарат не е бил използван дълго време.

В системата всяка онлайн каса може да бъде наречена с кратко и удобно име, за да може лесно да се идентифицира и да се съставят отчети за нейната работа. Предлага се предприятия с няколко търговски обекта да присвояват имена на устройства въз основа на местоположението. Може да съвпада с името на магазин, улица, населено място и др.

След като регистрирате касовия апарат в системата, е необходимо да създадете фактура за заплащане на услугите на оператора, съгласно избраната тарифа. Генерира се автоматично.

внимание!Касовият апарат ще се активира след пълното плащане на сметката, едва тогава онлайн касата ще може да предава информация и на нея ще се обработват чекове.

Веднага след изтичане на платения период, бизнес субектът отново ще трябва да повтори цялата процедура за генериране на фактура за плащане.

Необходимо ли е да се води касиер-операторски дневник за онлайн касови апарати?

Използването на стари касови апарати изискваше необходимостта от попълване на специален дневник за касиер-оператора, който се издаваше за всеки касов апарат и записваше приходите, генерирани от тази машина за всеки ден или смяна. За него е утвърден отделен формуляр.

внимание!През септември 2016 г. Федералната данъчна служба издаде разяснително писмо, в което призна, че воденето на дневник на касиер-оператор вече не е задължително. Това се дължи на факта, че всички необходими данни за извършените транзакции на онлайн касата се прехвърлят към сървъра на FD оператора.

Въпреки това, ако даден стопански субект има такава нужда, тогава за вътрешни цели той може да продължи да поддържа дневника на касиер-оператора.

Новото законодателство предвижда редица задължителни документи, които трябва да бъдат попълнени при използване на онлайн касови апарати. Такива формуляри включват доклади за състоянието на населените места, за отваряне или закриване на смяна.

В допълнение към онлайн регистрацията на касов апарат чрез личния ви акаунт на уебсайта на Федералната данъчна служба, можете лично да се свържете с всяка данъчна служба в страната и да регистрирате касов апарат на място, както и да регистрирате касов апарат от личния акаунт на оператора на фискалните данни. Но в тази статия ще разгледаме конкретно регистрацията на онлайн каса в портала nalog.ru.

Преди да започнете да регистрирате онлайн каса, се уверете, че:

• избра OFD и сключи споразумение с него

2. Федералната данъчна служба проверява тези приложения с помощта на Единния държавен регистър на юридическите лица/Единния държавен регистър на индивидуалните предприемачи, както и регистрите на CCP и FN.

3. Ако проверката е успешна, тогава касовият апарат получава регистрационен номер.

4. Извършва се фискализация на оборудването, т.е. въвеждат се данни в касовия апарат: регистрационен номер, издаден от данъчната служба, данни на ОФД и потребителя на касовия апарат. Това може да стане както от самия собственик на касата, така и от външна организация, специализирана в тази дейност.

За първи път е по-добре да поверите регистрацията на специална организация, тъй като съществува риск от грешка. А грешка може да доведе до необходимост от смяна на фискалното устройство.

5. Параметрите за фискализация (FP или FPD) се предават чрез уебсайта на Федералната данъчна служба или на уебсайта на OFD.

6. Проверява се ФП за коректна работа на фискалното устройство.

7. Регистрационните карти на касовия апарат с подпис на Федералната данъчна служба се издават в електронен вид.

Регистриране на онлайн каса: инструкции стъпка по стъпка

Стъпка 1 - подайте заявление на уебсайта на Федералната данъчна служба

За да регистрирате касов апарат, трябва да отидете в личния си акаунт на уебсайта www.nalog.ru и да изберете секцията „Отчитане на касово оборудване“. Ще бъдете отведени до страница, която има бутон „Регистриране на CCP“. Когато щракнете върху този бутон, се появява прозорецът „Ръчно попълване на параметрите на приложението“.

Изберете модела на CCP, посочете адреса на мястото за инсталиране на CCP, името на мястото за инсталиране (име на търговския обект, където се намира). Адресът на мястото за инсталиране трябва да бъде избран от директорията на FIAS.

Бъдете подготвени за факта, че не всички адреси са включени в директорията на FIAS. Ето защо, преди да започнете да регистрирате касов апарат, отидете на сайта на FIAS и проверете дали адресът на вашия обект е в указателя. Ако има поне улица, на която се намира търговският обект, тогава можете да регистрирате касов апарат без никакви проблеми. Ако няма улица или адрес, тогава може да има проблем с онлайн регистрацията.

Какво да направите, ако улицата и адресът не са в указателя на FIAS?

Иля Корионов съветва да съберете всички документи за собственост на този търговски обект, да се свържете с администрацията на района, в който се намира обектът, и да подадете заявление за включване на помещенията в адресния указател на FIAS.

Следващият ви трябва попълнете параметрите на CCP— посочете серийния номер на фискалното устройство и серийния номер на касовия апарат. Всички серийни номера на касови апарати и серийни номера на устройства за фискално съхранение са в базата данни на Федералната данъчна служба. При посочване на номер веднага започва автоматична проверка за наличието на номера в базата данни. Той също така автоматично проверява дали този номер е регистриран на някой друг.

Стъпка 2 - въвеждане на специални параметри за използване на CCP

Ако проверката е успешна, ще преминете към следващия етап на регистриране на онлайн касов апарат на уебсайта на Федералната данъчна служба. Пред вас ще се появи прозорец, в който трябва да изберете специални параметри за използване на CCP.

Сред различните параметри има един като „KKT е предназначен да работи изключително в офлайн режим“. Това означава, че вашият търговски обект или място на дейност, където използвате касови апарати, се намира в зона, отдалечена от комуникационните мрежи. Списъкът на тези територии се одобрява от регионалното законодателство или със заповед на регионалното правителство (на уебсайта на областната администрация можете да намерите документ, изброяващ такива територии). Ако вашият касов апарат се намира в такава зона, тогава можете да поставите отметка в квадратчето, указващо параметъра „Касовият апарат е предназначен да работи изключително в офлайн режим“. Бъдете внимателни: ако първоначално не поставите отметка в квадратчето, няма да можете да посочите този параметър по-късно.

Стъпка 3 - изберете OFD от списъка

След уточняване на специалните параметри за използване на CCP трябва да изберете оператор на фискални данни. Той е избран от списъка, така че трябва да сключите споразумение с него предварително, дори преди да регистрирате онлайн касата в данъчната служба.

Стъпка 4 - въвеждане на регистрационния номер на касовия апарат и данъчен идентификационен номер в самия касов апарат

След като изберете оператор, щракнете върху бутона „Подпиши и изпрати“. В този момент изпращате формуляра за проверка от Федералната данъчна служба. Ако е успешно, тогава на сайта ще се появи прозорец с регистрационния номер на касовия апарат, който трябва да се въведе в самия касов апарат заедно с TIN. Това става в режим на администрация или в режим на обслужване, в зависимост от модела на касовия апарат. Бъдете особено внимателни при въвеждане на числа!

Ако при въвеждане на регистрационния номер и TIN направите грешка в поне една цифра, тогава фискалното устройство „ще стане невалидно“, тоест може да бъде изхвърлено.

Стъпка 5 - попълване на „Отчет за регистрация на касово оборудване ...“, разпечатване на разписката

След като въведете параметрите за регистрация в касата, тя ще отпечата касова бележка. В него ще бъдат посочени параметрите на фискализация (ФП или ФПД) - 10 цифри. Параметрите за фискализация под формата на 10 цифри трябва да бъдат въведени на уебсайта на Федералната данъчна служба в прозореца „Отчет за регистрация на касово оборудване...“ - в реда „Фискален атрибут“.

Освен това в същия прозорец трябва да посочите номера и датата на фискалния документ в реда „Дата, час на получаване на фискалния документ“ (тази информация взимате от чека).

Също посочва се номера на фискалния документ— това е серийният номер на чека.

След като попълните всички редове, щракнете върху бутона „Подпиши и изпрати“.

Стъпка 6 - Получете вашата регистрационна карта

Ако фискализацията е била успешна, тогава ще получите регистрационна карта, подписана със засилен квалифициран подпис на Федералната данъчна служба. Наличието на карта в електронна форма в личния ви акаунт на уебсайта на Федералната данъчна служба е достатъчно, за да започнете да работите с касови системи.

Иля Корионов насочва вниманието към следния момент: преди да получите регистрационна карта е технически възможно да пробиете чекове, но в никакъв случай това не трябва да се прави! Ако по някаква причина регистрацията ви е неуспешна и на касата се появи фискален документ, който не е прехвърлен в ОФД (това няма да може да стане преди регистрация!), то след 30 дни касата ще бъде блокирана.

Стъпка 7 - въвеждане на параметри за регистрация във вашия OFD личен акаунт

След получаване на регистрационната карта трябва да посочите параметрите за регистрация в личния си акаунт в OFD. След тази операция можете да започнете работа.

Най-честите грешки при регистрация на онлайн каса

— Несъответствие между регистрационните данни и действителните настройки на касовия апарат

Тази грешка възниква при въвеждане на регистрационни данни на уебсайта на Федералната данъчна служба и на самата каса. Технически тези данни не са синхронизирани помежду си, така че трябва самостоятелно да проверите дали данните, посочени на уебсайта www.nalog.ru, съответстват на това, което сте посочили при касата. Ако адресът на мястото на инсталиране в касата не отговаря на това, което е на уебсайта, касата ще работи, но ще нарушите процедурата за използване на касата.

— Въведен е неправилен регистрационен номер

Грешка тук е недопустима, тъй като води до повреда на фискалното устройство.

— Неправилна индикация на OFD

Често възниква грешка при промяна на OFD: тя се променя на уебсайта на Федералната данъчна служба, но не и на самата каса или обратно. В този случай касата ще работи, но ще бъде нарушена процедурата за използване на касата.

— Честа пререгистрация на касов апарат (смяна на фискален склад).