Той се появи сред компаниите още през 2002 г., когато беше приет Законът за електронния цифров подпис. Договор, фактура, сертификат за завършена работа, товарителница, товарителница, както и по-голямата част от другите документи, използвани от руските компании, могат да се използват днес в електронна форма. Такива документи се изпращат не по пощата или куриер, а по телекомуникационни канали (чрез Интернет).

Дълго време единственото изключение от този процес бяха електронните фактури, които имаха само хартиена форма. През 2010 г. правото за издаване на фактури по електронен път беше уредено в 229-FZ (изменения в член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

След това бяха изготвени заповеди на Министерството на финансите и Федералната данъчна служба, които описват процеса на издаване и получаване на електронни набори от фактури при взаимодействие на компаниите, както и последващото подаване на такива електронни документи за данъчна проверка. Дълго време обаче електронните формати на фактурите не бяха предписани.

И накрая, на 12 май „Российская газета“ публикува заповед „За одобряване на форматите на фактурата, дневника на получените и издадените фактури, книгата за покупки и книгата за продажбите, допълнителните листове на книгата за покупки и книгата за продажби в електронен вид формуляр” (регистриран от Министерството на правосъдието на Русия от 11 април 2012 г. № 23791, влязъл в сила на 23 май). Това означава, че нормативната база за използването на електронни документи вече е напълно оформена. Законодателството позволява издаването и получаването на фактури в електронен вид, а също така описва механизма за работа с такъв документ.

Документи без грешки

Какво е електронна фактура (ESF)? Това е пълноценен документ, подобно на неговия хартиен аналог. ESF съдържа същите подробности и данни, трябва да бъде подписан от управителя или упълномощен представител и прехвърлен в рамките на пет дни. Електронната фактура също трябва да бъде записана в дневника и счетоводните книги. Може да се представи като основа за получаване на приспадане на ДДС.

Има няколко предимства от използването на електронни фактури. първо, скорост на доставкадокументи. Всеки знае, че процесът на доставка на документи по пощата може да отнеме месеци. Електронните документи се доставят по интернет моментално, със скоростта на светлината, по всяко време на денонощието. Това е и гаранция за доставка, ако използвате услугите на квалифициран оператор, който ще предостави потвърждение за доставка.

На второ място, електронните документи означават автоматизация на счетоводната работа. Например входящите хартиени документи днес се въвеждат в счетоводните системи ръчно. Ако в едно предприятие има стотици такива документи, тогава десетки счетоводни служители са принудени да вършат тази рутинна работа. Електронните документи, подписани с електронен цифров подпис, са правно значими. Те могат да съществуват само в електронен вид, не е необходимо да се разпечатват, подпечатват или съхраняват в архив на хартиен носител. Всички документи могат да се съхраняват на компютър или във вашата електронна система за управление на документи (ако операторът гарантира безопасност).

Трето важно предимство: ESF елиминира ненадеждността при попълване на документи. Например автентичността на подписите. В крайна сметка документът е подписан само от един цифров подпис - мениджър или друг служител, упълномощен да подписва фактури (клауза 6 от член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Подписът на главния счетоводител не се изисква (виж Резолюция № 1137).

В допълнение, въвеждане ESF ви позволява да намалите данъчните рискове. Това е от голямо значение за руските организации. Факт е, че много компании се сблъскват с огромен брой доставки, всяка от които е документирана с документи, включително фактури. Ако фактурата е неправилно съставена или липсва, данъчната служба има право да начисли допълнително ДДС. Размерите на допълнителните такси могат да бъдат значителни и да намалят печалбата на компанията. Ако използвате електронни документи, е много по-лесно да следите тяхната наличност и коректност на подготовката.

Характеристики на електронните фактури

Процесът на работа с електронни фактури е значително по-различен от работата с хартиени. Изискванията за процеса на издаване и получаване на електронни фактури от предприятията са посочени в „Процедура за издаване и получаване на фактури в електронен вид чрез TKS с помощта на електронен подпис“. В допълнение към промените в дизайна на подписа, има няколко други основни разлики в работата с фактури.

Дата на издаване и получаванекупувачът на фактурата се записва от оператора в Потвърждението. Именно тази дата се счита за дата на издаване/получаване на фактурата и в съответствие с нея тя се отнася за данъчния период. Фиксирането на датата на издаване на фактурата означава, че е невъзможно да се издават документи „със задна дата“ в електронен вид. Това условие може да създаде определени затруднения за организациите, които например могат действително да оценят цената на предоставените услуги едва след като изтече определено време.

Факт на издаване и получаване- друга разлика на новия ред. Фактурата се счита за издадена само ако продавачът получи известие за получаването й, подписано от купувача. Тази разпоредба по същество задължава продавача да следи за получаването на известия от купувачите, тъй като ако известието не е генерирано или продавачът не го е получил, електронната фактура не се издава и продавачът ще трябва да отпечата хартиен носител. фактура и я изпратете на получателя на хартия. Важно е да се подчертае, че датата на получаване на това известие не влияе по никакъв начин на решението за класифициране на фактурата като данъчен период.

Процесът на работа с нововъведените корекционни фактури (CFI) и корекция на фактури (IF) в електронен и хартиен вид е идентичен, тъй като EDI операторите прилагат законови изисквания в своите системи (Резолюция № 11376). Различни са случаите, когато се изготвя корекционна фактура и когато се правят корекции по съществуваща фактура. Фактура за корекция се издава, когато цената на продадените стоки, извършената работа, предоставените услуги се промени (с други думи, когато се промени данъчната основа). Намаляването или увеличаването на разходите (колона 5 на фактурата) може да бъде причинено, наред с другото, от промяна в цената (колона 4), изясняване на количеството или обема на стоките, работите или услугите (колона 3). При промяна на себестойността в посока надолу се съставя корективна фактура за намалението. За продавача такъв документ може да служи като основа за приспадане на разликата в надвзетия ДДС, а купувачът по такъв документ ще има задължение да начисли разликата в ДДС. Ако цената се промени нагоре, се съставя CSF за допълнително плащане. Тук ситуацията ще бъде обратната. Всички делта (общи разлики) за намаление или допълнително плащане се записват в CSF с положителен знак. Това се прави, за да няма приспадане на суми при въвеждане на CSF в книгите за покупки и продажби. Друго важно условие за изготвяне на CSF, съгласно параграф 10 от чл. 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация, има определено споразумение между страните, че цената ще бъде променена. Това съгласие може да бъде формализирано под формата на допълнително споразумение (в договор, като двустранен документ) или под формата на уведомление (като първичен едностранен документ). Във всеки конкретен случай можете да направите това, което е по-удобно за продавача и купувача.

Корекция на фактурасе извършва, ако се открие грешка в документа (например печатна грешка, неправилна данъчна ставка, грешка в детайлите), както и когато се присъждат бонуси, без да се променя цената на продадените стоки. По време на процеса на корекция се появява нов екземпляр на фактурата - коригираната фактура. Номериране на CSF и ISF. Номерирането на CSF и фактурите в рамките на един данъчен период е непрекъснато, като номерирането на корекциите в рамките на една фактура винаги започва от 1, като броят на корекциите не е ограничен.
Важен въпрос: как да отчитане на ЕСФ в дневника и книгите? Преди това не бяха установени правила за регистриране на получени и издадени фактури. Липсваше и препоръчителната печатна форма на вестника. В новата Резолюция № 1137, която замени Резолюция 914, тези недостатъци са отстранени. Занапред данъкоплатците ще водят един дневник, състоящ се от 2 части: част 1 „Издадени фактури” и част 2 „Получени фактури”. Освен данните за фактурата, в Дневника вече трябва да се посочва и начинът на издаване - дали документът е издаден на хартиен или електронен носител.
Имайте предвид, че в Дневника на издадените фактури има две колони – дата на изготвяне и дата на издаване на фактурата. Ако при хартиен документ тези дати не винаги са разделени, то при издаване на фактура по електронен път, датата на издаване се записва от трето независимо лице – оператора.
Друга важна характеристика на регистриране на електронни фактури в Дневника е наличието на известие за получаване. Същият технологичен документ, който се съставя автоматично от купувача, когато той потвърди получаването. Ако няма известие, тогава нито продавачът, нито купувачът имат право да регистрират електронния документ в дневника.

Форма и ред на приготвянеКнигите за покупки и продажби не са се променили съществено. Продавачът регистрира фактура в Книгата на продажбите, която издава на купувача, а купувачът регистрира тази фактура в Книгата на покупките. Корективната фактура за доплащане се регистрира от продавача и купувача както обикновено - съответно в книгите за продажби и покупки. Фактурата за корекция за намаление от продавача трябва да бъде въведена в Книгата за покупките, а от купувача в Книгата за продажбите. Документът се регистрира за размера на разликата.

Как да започна работа с EDI?

За да работи с електронни фактури, организацията трябва:

1. Попълнете заявление на уебсайта www.diadoc.ru. Специалистите на Diadoc ще ви помогнат да изберете подходяща тарифа и ще ви посъветват как да започнете работа в системата.
2. На уебсайта www.diadoc.ru има правила за използване на електронни цифрови подписи в системата за управление на електронни документи Diadoc. Предоставя се на всички участници в EDF. Ако дадена организация реши да работи с електронни документи, тя трябва да подпише декларация за спазване на тази наредба. Подписва се и договор за право на ползване на компютърната програма Diadoc (образец е на сайта).
3. Операторът присвоява идентификатор на фирмата и регистрира организацията в системата.
4. След това компанията закупува сертификат за електронен подпис от всеки от сервизните центрове на СКБ Контур. Сега всеки документ ще има правна сила. Заявление за EDS сертификат може да бъде изпратено и директно от системата Diadoc. Ако организацията вече има сертификат, можете да го използвате.
5. Намерете изпълнители в Diadoc и започнете работа.

За ваша информация

Водещи руски компании осъзнаха предимствата на електронните фактури. Търговската мрежа BILLA, Кировският завод OJSC, най-големият фармацевтичен дистрибутор Protek и други организации започнаха да изпълняват пилотни проекти още преди одобряването на формати за електронни фактури.
— Обемът на първичната документация в нашия завод е огромен. Въвеждането на електронна система за управление на документи ще позволи, първо, да се постигне намаляване на сроковете на затворения период. Второ, това ще може да повиши ефективността и прозрачността на обмена на първични стоки между предприятията. Освен това със сигурност ще намалим както преките, така и косвените разходи за документооборот“, оцени перспективите за внедряване на EDI Сергей Кулабухов, ИТ директор на Кировския завод.

„Технологично-техническият процес на обмен на електронни фактури беше възможен още преди приемането на Заповед № ММВ-7-6/138. Но преди това нямаше законодателна рамка, позволяваща това да се използва за данъчни цели, тоест данъчните власти трябваше да имат „жив“ документ с печат и подпис. Сега регулаторната рамка е напълно оформена. Данъкоплатецът задава въпроса: какво ще се промени във взаимодействието с данъчните власти? В крайна сметка това е принципно нов начин на работа. Ще ми стане ли по-зле? Ще има ли някакви проблеми? Отговорът е очевиден: не трябва да е по-лошо, електронният документ е същият като хартиения. Освен това данъчните власти посочиха, че насърчават използването на електронни фактури. Друг въпрос: как електронните фактури ще се отразят на естеството на провеждането и резултатите от данъчните проверки? Мисля, че естеството на данъчните проверки не трябва да се променя. Работата ще стане по-удобна: вече няма нужда да носите тонове документи в данъчната служба. Международният опит също така показва, че данъчните власти обръщат все повече внимание на аналитичната процедура на данъчните ревизии и все по-малко оплаквания възникват по отношение на техническото изпълнение на документите. Най-вероятно промените ще доведат до по-ефективно взаимодействие с регулаторните органи. Така възниква нова реалност в отношенията с данъчните власти. Започваме да говорим с тях по различен начин."

Съгласно чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, фактурата е основният документ, въз основа на който купувачът на стоки (работа, услуги) има право да приспадне размера на данъка върху добавената стойност, представен от продавача на стоки (работа, услуги) при изчисляване на размера на този данък, дължим в бюджета.

С цел намаляване на хартиения документооборот чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация установява правото на данъкоплатците да изготвят фактури в електронна форма (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 декември 2012 г. № 03-07-03/230).

Съгласно ал.1 на чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, издаването на фактури в електронна форма е право на данъкоплатеца.

Както следва от параграф. 2 т. 1 чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, фактурите се изготвят в електронна форма по взаимно съгласие на страните по сделката и ако тези страни имат съвместими технически средства и възможности за получаване и обработка на тези фактури в съответствие с установените формати и процедури.

Използва се в чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, формулировката „по взаимно съгласие на страните по сделката“ означава доброволно използване на електронна форма за изготвяне и издаване на фактура. В същото време Данъчният кодекс на Руската федерация не регулира метода за изразяване на взаимно съгласие на страните по сделката за изготвяне на фактура в електронна форма. Според Министерството на финансите на Руската федерация такова съгласие може да бъде формализирано, като се вземат предвид правилата за поведение (бизнес обичаи), прилагани в стопанската дейност, включително чрез обмен на документи, без да се съставя един документ, подписан от страните, изпълнявайки действия по изразяване на съгласие за изготвяне на фактури в електронен вид и др. (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 1 август 2011 г. № 03-07-09/26).

Съгласно параграф 6 на чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, фактура, изготвена в електронна форма, се подписва с електронен цифров подпис на ръководителя на организацията или други лица, упълномощени да направят това със заповед (друг административен документ) за организацията или пълномощно от името на организацията, индивидуален предприемач в съответствие със законодателството на Руската федерация.

В тази връзка трябва да се има предвид, че Федералният закон № 1-FZ от 10 януари 2002 г. „За електронния цифров подпис“ е обявен за невалиден от 1 юли 2012 г. (клауза 2 на член 20 от Федерален закон № 63 -FZ от 6 април 2011 г. "За електронния подпис"). На основание клауза 2 на чл. 19 и ал. 1 на чл. 5 от Закон № 63-FZ от 06.04.2011 г., електронен документ, подписан с електронен цифров подпис преди датата на признаване на Закон № 1-FZ като вече не в сила от 01.10.2002 г., се признава за електронен документ, подписан с усъвършенстван квалифициран електронен подпис. Следователно фактура, изготвена по електронен път, може да бъде подписана преди 1 юли 2012 г. с електронен цифров подпис или с усилен квалифициран електронен подпис.

След признаването на Закон № 1-FZ от 10 януари 2002 г. за невалиден - с подобрен квалифициран електронен подпис или в съответствие с клауза 2 на чл. 6 от Закон № 63-FZ от 06.04.2011 г. с подобрен неквалифициран електронен подпис. Използва се подобрен неквалифициран електронен подпис, ако сертификатът за ключ за проверка на електронния подпис е издаден от сертификационен център, който е част от мрежата от доверени сертификационни центрове на Федералната данъчна служба на Русия (до изтичане на сертификата или съществуването на мрежа на доверени центрове за сертифициране на Федералната данъчна служба на Русия) (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация № 03-07-15/80 от 20 юли 2012 г.).

Изготвянето на електронна фактура не означава изготвяне на хартиена фактура за същата търговска операция.

Ако във връзка с фактури, издадени от продавача по електронен път и подписани с електронен цифров подпис, продавачът има потвърждение от оператора, че файловете с фактури са получени, както и уведомления от купувача за получаване на фактури, подписани с купувача електронен цифров подпис и получени чрез оператора, то продавачът не изготвя такива хартиени фактури. (Обяснение от 16 ноември 2012 г. на E.N. Vikhlyaev, съветник в отдела за косвени данъци на Департамента за данъчна и митническа тарифна политика на Министерството на финансите на Руската федерация).

Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на подобрен квалифициран електронен подпис се определя от подзаконовите актове на Министерството на финансите на Руската федерация и Федералната данъчна служба на Руската федерация (клауза 9 от член 169). от Данъчния кодекс на Руската федерация).

По този начин със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 50n от 25 април 2011 г. е одобрена Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис. Тази процедура установява процедури за взаимодействие на участниците в електронното управление на документи в рамките на издаването и получаването на фактури в електронен вид чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис в съответствие с чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Заповед на Федералната данъчна служба на Руската федерация № ММВ-7-6/36@ от 30 януари 2012 г. одобри формата за подаване на документи, използвани за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен подпис.

Заповед на Федералната данъчна служба на Руската федерация № ММВ-7-6/138@ от 5 март 2012 г. „За утвърждаване на форматите на фактурата, дневника за получени и издадени фактури, книгата за покупки и книгата за продажби , допълнителни листове от книгата за покупки и книгата за продажби в електронен вид" утвърдени:

• формат на фактурата, използвана при изчисления на данък върху добавената стойност, в електронен вид;
• формат на корективната фактура, използвана при изчисляване на данък върху добавената стойност, в електронен вид;
• формат на дневника на получените и издадените фактури, използвани при изчисляване на данък върху добавената стойност, в електронен вид;
• формат на книгата за покупки, използвана при изчисляване на данъка върху добавената стойност в електронен вид;
• формат на допълнителен лист от книгата за покупки, използван при изчисляване на данък върху добавената стойност, в електронен вид;
• формат на книгата за продажби, използвана при изчисленията на данъка върху добавената стойност, в електронен вид;
• формат на допълнителен лист от книгата за продажби, използван при изчисляване на данък върху добавената стойност, в електронен вид.

Електронният документооборот за всяка фактура се извършва отделно (клауза 1.9 от Процедурата, одобрена със Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 50n от 25 април 2011 г.). Следователно за всяка фактура се извършват всички необходими действия и се оформят всички необходими документи, съгласно Процедурата за одобрение. Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 50n от 25 април 2011 г. Документите, съставени в процеса на издаване и получаване на фактури, се подписват с подобрен квалифициран електронен подпис на участника в документооборота.

Електронна фактура е фактура, издадена в съответствие с изискванията на чл. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация дава право на приспадане на ДДС (клауза 1, клауза 2, член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Фактурата трябва да бъде издадена в рамките на пет дни от датата на изпращане на стоките, извършване на работа, предоставяне на услуги или получаване на авансово плащане. позволява да направите това не само на хартия, но и в електронен вид. Електронните правно значими фактури са пълноценни аналози на хартиените: те съдържат същите данни и подпис на упълномощено лице. В този случай те трябва да бъдат:

• съставен съгласно одобрения формат;
• подписан с квалифициран електронен подпис;
• прехвърлени в съответствие с правилата, установени от оператора на EDF, който записва датите на издаване и получаване на документа в съответните технологични документи.

Бърз обмен на електронни правно значими документи:

• вземете го безплатно;
• изпращане след няколко секунди;
• намаляване на разходите за доставка.

Съгласно законодателството на Руската федерация електронните документи, подписани с квалифициран електронен подпис и предадени чрез EDF оператор, са оригинали и не е необходимо да бъдат отпечатани.

Счетоводна процедура

За отчитане на сумите по ДДС платците на този данък са длъжни да водят книги за покупки и продажби. Лицата, извършващи посредническа дейност, както и лицата, издаващи и получаващи фактури при извършване на дейности по договор за транспортна експедиция или при изпълнение на функциите на предприемач, са длъжни да водят дневник за получените и издадените фактури. Всички фактури - първични, коригирани, коригиращи - подлежат на единна регистрация.

Формите на книгите и дневниците, както и редът за тяхното поддържане са фиксирани в. Можете да поддържате записи на фактури както в електронен, така и в хартиен вид. От 01.01.2015 г. обаче информацията от книги и списания трябва да се подава като част от декларация за ДДС, която може да се подава само по електронен път (). Следователно е по-удобно незабавното записване на фактурите по електронен път.

При хартиен документооборот е почти невъзможно да се проследят датите на издаване и получаване на фактура, така че вместо тях по правило се отразява датата на съставяне на документа. При електронните фактури се записват три дати наведнъж: изготвяне, издаване и получаване. В същото време само датите на съставяне се отразяват в книгите за продажби и покупки, тъй като книгите служат предимно за записване на данъчни суми. Датите на издаване и получаване на фактурите се вписват в счетоводните дневници, водени от посредническите организации. Нека разгледаме по-подробно счетоводната процедура.

Книга за продажби

При възникване на задължението за плащане на ДДС фактурите се записват в книгата за продажби в хронологичен ред в данъчния период, в който възниква данъчното задължение. В този случай се посочва следното:

• данни на купувача (TIN/KPP и име);
• подробности за документа, потвърждаващ плащането (номер и дата);
• наименование и код на валутата;
• цената на сделката и размера на данъка, който трябва да бъде преведен в бюджета на страната.

Книга за покупките

Тъй като възникват права за приспадане, фактурите се записват в книгата за покупки. Той отразява следните данни:

• данни за фактура (номер и дата на издаване);
• дата на регистрация на стоки (строителни работи, услуги), права на собственост;
• данни за продавача (TIN/KPP и име);
• подробности за посредника (TIN/KPP и име);
• Номер на митническа декларация;
• наименование и код на валутата;
• цената на сделката и размера на данъка, който данъкоплатецът може да поиска за приспадане (възстановяване).

Право на приспадане

Данъкоплатецът-купувач има право да намали начисления ДДС с размера на платения данък върху закупените стоки, работи, услуги (). Правото за получаване на приспадане възниква, ако са изпълнени следните условия ():

1. стоки (работа, услуги), закупени за сделки, които се облагат с ДДС;
2. стоки (работа, услуги) са приети за счетоводство (трябва да са налични първични документи);
3. Получена е коректно оформена фактура.

Въпреки факта, че при регистрация датата на изготвяне на електронната фактура е включена в книгата за покупки, правото на приспадане зависи пряко от датата на нейното получаване. Продавачът е отговорен за издаването на фактура и докато той не издаде и купувачът не получи фактура, последният няма да може да намали начисления за плащане данък.

Отчитането и по-нататъшното използване на стоките в дейности, облагаеми с ДДС, е в правомощията на купувача. Ако фактурата е получена в същия данъчен период, в който стоките (работата/услугите) са били капитализирани, тогава не възникват въпроси кога да се приспадне сумата на ДДС.

По-трудно е, когато осчетоводяването на стоките и получаването на фактура принадлежат към различни данъчни периоди. Ако фактура е получена след края на данъчния период, в който стоката е регистрирана, но преди подаване на декларацията за този период, купувачът има право да приспадне сумата на данъка по отношение на тази стока през същия период в които са били регистрирани тези стоки (клауза 1.1 от чл., изменена с Федералния закон от 29 ноември 2014 г. № 382-FZ). Ако фактурата е получена след подаване на декларацията, тя трябва да се отнесе към новия данъчен период.

Дневници

Задължението за водене на дневници на получени и издадени фактури не зависи от това дали посредникът е платец на ДДС. Посредниците, предприемачите и спедиторите не плащат и не приспадат ДДС по регистрирани фактури.

Счетоводният дневник се състои от две части, в които отделно се записват издадените и получените фактури, включително коригиращи и коригирани. В част 1 „Издадени фактури” документите се регистрират според датата на издаване на фактурите. В случай, че фактурите не се прехвърлят на контрагенти, регистрацията става според датата на изготвяне. В част 2, „Получени фактури“, фактурите са отразени по датата, на която са получени.

Посредниците предават дневници на данъчните власти на всяко тримесечие. Въз основа на получените данни проверките могат да следят дали сумите на ДДС, начислени например от възложители (комитенти) при продажба на стоки, съответстват на сумите на приетия за приспадане данък от купувачите на тези стоки. И обратно, съответстват ли сумите на удръжките, декларирани от принципалите (принципалите) за стоки, закупени от агенти, на сумите на ДДС, които продавачите на тези стоки са начислили за плащане към бюджета.

Деветият параграф на член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация позволява на продавача и купувача да обменят фактури по електронен път. Електронните фактури напълно заменят хартиената документация, като опростяват и ускоряват процедурата за обмен на документи.

Ползи за участниците, използващи електронни фактури

Електронната фактура се доставя на купувача почти веднага след издаването й, няма нужда да се доставя на клиента на хартиен носител, достатъчно е да се използват услугите на специализирани компании, които осигуряват надеждна и бърза комуникация между контрагентите по въпросите на прехвърлянето на генерираните фактури, техните промени и корекции. Тези компании се наричат ​​оператори за електронно управление на документи и свързват продавача и купувача чрез високоскоростни телекомуникационни канали.

Ако се издава хартиена фактура, тя трябва да бъде транспортирана по удобен начин до клиента, но това не винаги е удобно за страните. Добре е фактурата да е приложена към друга транспортна документация с изпращаните стоки и материали. Ако купувачът направи авансово плащане, в отговор на което също е необходимо да се издаде фактура в рамките на 5 дни, тогава процедурата за прехвърляне на хартиени документи става по-сложна - продавачът трябва да търси начини да достави хартията на клиента, и това струва допълнителни пари и време. Изгодна алтернатива на хартиените фактури е електронното предаване през Оператора.

Промени от април 2016 г

Заповед на Министерството на финансите № 174н от 10 ноември 2015 г. определя как се осъществява процедурата за електронна комуникация между двама участници в бизнес отношенията при генериране на фактури. Разпоредбите на тази заповед влизат в сила от началото на април 2016 г.

Как да премина към електронни фактури?

На първо място, страните трябва да се споразумеят по този въпрос помежду си. За да направите това, по-добре е да изготвите писмено споразумение, което да урежда съгласието на страните да заменят хартиените фактури с електронни.

Електронни фактури: Договор за обмен

Пример за договор за обмен на електронни фактури

Ако страните по бизнес отношенията взаимно се съгласят за електронно предаване на фактури, тогава:

1. Уверете се, че и двете страни имат необходимите технически възможности за взаимно предаване и получаване на документация по електронен път;
2. Получаване на усилен квалифициран електронен подпис (ЕКЕП) от двамата участници за удостоверяване на фактури и друга документация, подлежаща на регистрация в процедурата за електронна комуникация (уведомления, уведомления);
3. Изберете надежден оператор за управление на електронни документи (едновременното използване на няколко оператора е разрешено);
4. Сключете споразумение с Оператора, като му изпратите заявление с данните, посочени в буква b от параграф 2.1 от Заповед № 174n;
5. Получава от Оператора необходимата информация за използване на електронни комуникационни канали в процеса на обмен на фактури (идентификатор, параметри за достъп и други данни).

Получаването на UKEP включва издаване на квалифицирани сертификати за ключове за електронен подпис в специализирани компании, тази процедура се регулира от Закон № 63-FZ от 04/06/11. Получават се сертификати за тези представители на фирмата, които ще подписват фактури. Правото за заверка на фактури, прехвърлени на отговорни лица, трябва да бъде потвърдено с пълномощно или поръчка.

Информацията, че два икономически субекта ще участват в електронния обмен на фактури, се предава от Оператора на Федералната данъчна служба - до отдела, където е регистриран всеки субект. Тази процедура се извършва в рамките на 3 дни от момента, в който клиентите се свържат с електронни комуникационни канали.

При промяна на фирмените данни Операторът трябва да бъде уведомен за това в тридневен срок чрез изпращане на заявление. След получаване на документа за кандидатстване, Операторът извършва посочените корекции в данните на участника в електронната комуникация в рамките на три дни.

Страните трябва да вземат предвид следните точки:

• Всяка фактура се представя отделно като самостоятелен документ;
• Цялата електронна документация, генерирана в процедурата, подлежи на заверка от UKEP;
• Денят на издаване на фактурата е датата, отразена в потвърждението на Оператора за получаване на файла от продавача;
• Денят на получаване на фактурата е датата от потвърждението на Оператора за предаване на файла с документа на купувача;
• Техническите дефекти се коригират във фактурата, като купувачът изпрати уведомление за корекции до продавача чрез Оператора;
• Коригираната фактура се изпраща отново на купувача чрез Оператора.

Процес на изпращане на електронна фактура до купувача от април 2016 г

• Всички документи, уведомления, потвърждения са заверени от UKEP;
• Всички формати на електронни документи се съхраняват от всеки участник в електронните отношения.

След приключване на процедурата по преместване на фактурата, страните трябва да разполагат със следната запазена документация от UKEP.

Продавач:

• Генерирана фактура;
• Предоставено потвърждение от Оператора, посочващо деня на получаване на файла с електронен s/f от продавача;
• Уведомяване на купувача, че му е доставен файл с електронен s/f (ако страните са се съгласили, че този документ е необходим).

Купувач:

• Представена фактура;
• Предоставено потвърждение от Оператора, посочващо деня на изпращане на файла с електронния s/f на купувача;
• Потвърждение, предоставено от Оператора за известие за доставка за получаване на s/f от купувача до продавача.

Процес на коригиране на електронни фактури

Последователност от действия на участниците:

По същия начин се изпращат и коригиращи фактури. Електронни форми на стандартните и коригиращи формуляри можете да намерите в заповед № ММВ-7-6/93@ от 04.03.15 г., одобрена от данъчния орган.

Горният ред за обмен на електронна документация е разписан в Наредба № 174н и е в сила от началото на второто тримесечие на 2016 г.

Данъчният кодекс на Руската федерация позволява издаването на фактури не само на хартиен носител, но и по електронен път. Контрагентите сами решават как ще обменят документи. Правото да се използва електронна документация за изпращане на входни данни за приспадане е залегнало в деветия параграф на сто шестдесет и деветия член от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Колко изгодно и удобно е това?

Електронните фактури са удобни и за двете страни. Не е необходимо продавачът да доставя хартиен документ на клиента, губейки време и пари, а купувачът получава необходимия документ своевременно.

В електронен вид е по-лесно да правите промени във фактурите, да коригирате, коригирате документа. Ревизираният формуляр за фактура се изпраща на купувача възможно най-скоро. Електронните транзакции могат да се извършват почти мигновено, което е значително предимство за страните.

Въпреки това, електронният обмен на фактури има и недостатъци. Страните трябва да харчат пари за получаване на подобрен квалифициран електронен подпис. Техническа подготовка за получаване и предаване на електронна документация, сключване на договор с посредник, който ще извърши процедурата по обмен, и заплащане на услугите му.

Промени 2016г

От април 2016 г. влезе в сила Заповед на Министерството на финансите № 174n от 10 ноември 2015 г., която установи нови правила за процедурата за обмен на електронни фактури.

Този документ определя процедурата за всеки участник в електронния документооборот: продавач, купувач и оператор.

Актуалните форми на електронни фактури са утвърдени със Заповед № ММВ-7-6/93@ от 04.03.15г. Тази заповед на Федералната данъчна служба одобри не само електронната форма на стандартната фактура, но и нейната форма за корекция.

Как да премина към електронни фактури?

Ако два субекта на икономически отношения решат да издават и получават фактури по електронен път, трябва да се следват следните стъпки:

1. Съгласете се за това в писмен вид;
2. Техническа подготовка за получаване и предаване на електронни фактури;
3. Получаване на усъвършенстван квалифициран електронен подпис (ECES);
4. Изберете подходящ посредник – Оператор по електронен документооборот;
5. Попълнете и изпратете заявление за свързване към услугите на Оператора;
6. Сключете договор с Оператора;
7. Получава от Оператора необходимите данни за връзка - параметри за достъп, идентификатор.

Примерен договор

Два икономически субекта – доставчик и клиент – трябва да се договорят за електронен обмен на фактури. Електронната документация трябва изцяло да замени хартиената документация. По-добре е да се споразумеете не устно, а писмено, за да не се налага в бъдеще да решавате проблеми, свързани с недоволството на една от страните.

Страните следва да подпишат споразумение за участие в електронен документооборот при предаване на фактури. Съдържанието на този договор е изготвено в свободна форма и трябва да бъдат посочени следните точки:

• Име на формуляра;
• Дата и място на съставяне;
• Подробности за страните;
• Потвърждение, че страните ще обменят фактури по електронен път;
• Индикация, че трябва да бъде изпълнено изискването на Заповед № 174н относно подписването на документи на UKEP;
• Връзки към нормативни документи, установяващи реда за взаимодействие между страните при управление на електронни документи;
• Ден на влизане в сила на договора;
• Продължителност на договора;
• Подписи на страните, печати.

Текстът е съставен в свободна форма; например предлагаме да изтеглите образеца на споразумението по-долу.

Договор за обмен на електронни фактури образец - .

Получаване на UKEP

Със Заповед № 174н е определено, че е необходимо фактурите, известията, известията, генерирани при електронен обмен, да се подписват с усилен квалифициран електронен подпис.

За да изпълните това изискване на Министерството на финансите, трябва да се свържете със специализирани фирми, които имат възможност да създават ключове за електронен подпис и да издават квалифицирани удостоверения за тях. Тук трябва да се съсредоточите върху Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г.

Обикновено фактурата се подписва не само от управителя, но и от главния счетоводител (ако фирмата има такъв), както и от други служители. Всички лица трябва да получат UKEP. Освен това трябва да издадете пълномощно, което ще позволи на представители на компанията да подписват електронна документация. Пълномощното може да бъде заменено с административен документ, например заповед.

Избор на Оператор за електронен документооборот и сключване на договор с него

Изборът е доста голям, страните могат да изберат повече от един оператор и да сключат договор за сътрудничество с всеки.

Всеки участник (купувач и доставчик) трябва да попълни заявление и да го изпрати на оператора. По правило операторите предлагат готови формуляри за кандидатстване с полета за попълване, остава само да ги попълните и да ги изпратите на местоназначението. Приложението съдържа основна информация за икономическия субект, неговите данни и изразява желание за свързване към електронен обмен на фактури чрез телекомуникационни канали.

След подписване на договора за присъединяване, Операторът предоставя необходимите данни, въз основа на които участникът подготвя своите технически средства за приемане и предаване на електронна документация. На оператора се дава срок от 3 дни от датата на подаване на заявлението, в който трябва да прехвърли данните за връзката.

Информацията, че страните ще обменят електронни версии на фактурите, се подава на данъчния орган; тази задача пада върху Оператора; купувачът и продавачът не трябва да предприемат никакви действия.

Ред за обмен на електронна документация

Подробната процедура за обмен на електронни фактури е описана в Наредба № 174n. Определят се действията на всяка страна при първоначално подаване на фактурата, нейната корекция и представяне на корективен документ.

Преди това, когато купувачът получи файл с електронна фактура, той трябваше да издаде известие за приключване на това събитие. Нова заповед от април 2016 г. отмени това задължение за купувача. Известието се изпраща само ако и двете страни са се съгласили по тази точка и са преценили, че документът е необходим.

Характеристики на процедурата за електронен обмен:

• Всеки генериран документ се заверява от UKEP;
• Всеки участник в електронни отношения е необходимо да проверява досиетата при постъпване;
• Цялата попълнена документация трябва да се съхранява в електронен вид;
• Всяко действие трябва да бъде потвърдено с изпълнение на потвърждението на Оператора;
• За всяко потвърждение купувачът и продавачът трябва да изпратят известие, че са получили потвърждението;
• Уведомление за получаване на фактура до купувача се издава по желание на страните;
• Всяка отделна фактура трябва да бъде изпратена отделно.

Корекция на електронни фактури

Електронното управление на документи ви позволява бързо да коригирате технически грешки във фактурите. В зависимост от вида на грешката се прилага коригиран или коригиращ документ.

Ако грешката е техническа (печатна грешка, неправилно изчисление), тогава документът се коригира и купувачът изпраща известие до продавача чрез Оператора за необходимостта от промяна на фактурата. Продавачът генерира друга идентична фактура, посочва номера и датата на корекцията и предава готовия формуляр на купувача чрез Оператора.

Ако грешката е свързана с неправилно посочване на цената, количеството, ставката на ДДС, размера на самия ДДС поради излишъци, липси по време на доставка или договорена промяна на цената, тогава трябва да се издаде корективна фактура - независим документ, който е допълнение към основния документ. Документът за корекция се изпраща чрез Оператора по същия начин като обикновения.