Працівники часто відпрошуються у відпустки власним коштом. Це нескладна процедура у кадровому обліку, але коли йдеться про те, як оформити відпустку без утримання в 1С 8.3 Бухгалтерія, виникають питання. Це і зрозуміло: у програмі немає штатного документа для відображення відпустки без утримання, але він повинен відобразитись у:

• документі Нарахування зарплатні ;
• звіті Табель обліку робочого часу ;
• звіті до ПФР.

Про те, як оформити відпустку за свій рахунок у 1С 8.3 Бухгалтерія базова та ПРОФ, щоб максимально автоматизувати заповнення зазначених документів та звітів, читайте у нашій статті.

Стаття є актуальною до версії 3.0.68. З цієї версії додано типовий документ Відпустка без збереження оплати в розділі Зарплата та кадри — Кадри — Кадрові документи — кнопка Створити — Відпустка без збереження оплати.

Способи оформлення відпустки за свій рахунок у 1С 8.3 Бухгалтерія базова та ПРОФ

Потрібно відобразити у 1С 8.3 відпустку без збереження заробітної плати.

Працівник має право на отримання відпустки без збереження заробітної плати з сімейних обставин та інших поважних причин. Роботодавець зобов'язаний надати відпустку працівнику за його заявою терміном до 14 днів у році (ст. 128 ТК РФ).

У 1С 8.3 Бухгалтерія є кілька способів оформлення відпустки власним коштом:

• створити документ Відпустказ нульовою сумою відпускних;
• створити додаткове нарахування Відпустка без збереження з/п та відобразити дане нарахування у документі Нарахування зарплатні ;
• нічого додатково не створювати у програмі, а зарплату нарахувати з урахуванням відпустки без оплати.

З усіх перерахованих способів оптимальним є перший - створення документа Відпустка. Він дозволяє, за винятком невеликих поправок, автоматично:

• розрахувати зарплату з урахуванням днів неоплачуваної відпустки;
• відобразити дні відпустки в Табелі обліку робочого часу (Т-13) ;
• відобразити дні відпустки у звіті Відомості про страховий стаж застрахованих осіб, СЗВ-СТАЖ .

Як у 1С 8 3 відобразити та провести відпустку без збереження заробітної плати

Відпустку без збереження зарплати оформіть документом Відпустка, розділ Зарплата та кадри - Зарплата - Всі нарахування - кнопка Створити - Відпустка.

У документі вкажіть:

• від- дата створення документа, при цьому програма не дозволить поставити дату пізніше, ніж за три дні до початку відпустки, але для відпустки власним коштом - це значення не має;
• Відпустка з _ по - Період відпустки без збереження зарплати.

За посиланням Нараховановідкрийте форму розрахунку відпускних. Оскільки документ призначений для нарахування чергової відпустки, програма автоматично розрахує та нарахує суму відпускних. Щоб обнулити проводки, очистіть значення у графі Сума .

Поля Нараховано , ПДФОі До виплатиобнуляться.

Рухи по регістрам

Документ формує рухи з регістру накопичення Відпрацьований час по співробітникам :

• Нарахування- відпустка основна, буде відображена в табелі;
• Час (дн.)- 8,00 - за цей час заробітна плата не нараховуватиметься;
• Час (чс.) - 64,00.

Параметри періодів стажу ПФР

Документ формує рухи з регістру відомостей Параметри періодів стажу ПФР :

• початок - 12.11.2018 - перший день відпустки;
• Закінчення - 21.11.2018 - Останній день відпустки;
• Співробітник- працівник, якому оформляється відпустка;
• Вид стажу ПФР -Перебування в оплачуваній відпустці- ставиться автоматично і не піддається редагуванню у цьому документі, проте у звіт ПЗВ-СТАЖперіод буде внесено, що нам потрібно.

Після заповнення та перевірки документа Відпустканатисніть Провестивідпустка без збереження заробітної плати.

Нарахування заробітної плати та страхових внесків з урахуванням відпустки

Наприкінці місяця при нарахуванні зарплати документ Нарахування зарплатні автоматично врахує час перебування працівника у відпустці без утримання.

Михайлову П.А. має бути нараховано оплату за окладом за 13 робочих днів:

• 21 - 8 = 13, де
  • 21 роб. день – норма робочого часу у днях у листопаді 2018;
  • 8 роб. днів – Михайлов П.А. був у відпустці без утримання.

Перевіримо заповнення звіту Табель обліку робочого часу (Т-13) . Звіт доступний з розділу Зарплата та кадри - Кадровий облік - Звіти з кадрів.

Залишається тільки скоригувати код нез'явлення, ВІД(Щорічна основна оплачувана відпустка) замінити на ДО(Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівнику за дозволом роботодавця). Зробити це можна з Головне меню - Таблиця - Вид- Редагування.

Відомості про страховий стаж застрахованих осіб, СЗВ-СТАЖ

Відомості про відпустку позначаться також у звіті Відомості про страховий стаж застрахованих осіб, СЗВ-СТАЖ . Звіт можна сформувати із розділу.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» підтримує ведення обліку прав на відпустки та розрахунок залишків відпусток для всіх видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до законодавства РФ, колективними та трудовими договорами.

Облік прав на відпустки. У «1С:Зарплаті та управління персоналом 8» реалізовано облік прав на щорічні основні та додаткові відпустки. До них відносяться відпустки, які надаються працівникам як відповідно до законодавства, так і за умовами трудових договорів.

Тривалість основної відпустки у програмі за промовчанням – 28 календарних днів. Але для окремих категорій співробітників (особи молодші 18 років, працівники освітніх установ, прокурорські працівники та ін.) основна відпустка подовжена, і програма дозволяє встановити будь-яку тривалість основної відпустки.

Зробити це можна як позиції штатного розкладу, так кожного співробітника (у кадрових документах прийому працювати і кадрового перекладу). Аналогічно реєструються права на додаткові відпустки – як передбачені законодавством, і прийняті локальними актами організації. При налаштуванні додаткової відпустки можна вказати, чи всі працівники мають на неї право та його тривалість. Право на додаткову відпустку можна поставити у залежність від стажу працівника.

Вказати основну та кілька додаткових відпусток можна відразу в одному документі – «Відпустка».

Облік залишків.Якщо підприємство не нове, то на початку роботи з програмою необхідно заповнити інформацію про залишки відпусток (використані раніше відпустки). Зробити це можна навіть у тому випадку, якщо з початку використання програми пройшов деякий час і інформаційна база містить інформацію про поточні відпустки. Причому дані про використані відпустки можна внести у межах робочих років.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» підтримує ведення обліку залишків щорічних основних та додаткових відпусток, право на які зареєстровано у програмі. Розрахунок залишків невикористаних відпусток провадиться на підставі врахованих прав працівників на щорічні відпустки та використаних відпусток. Результати розрахунку за будь-яким працівником можуть бути виведені у вигляді довідки на будь-яку дату. Сформувати таку довідку можна, наприклад, із документа «Відпустка».

Планування відпусток.«1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє не лише сформувати графік відпусток у форматі Т-7, а й оформляти з документа «Графік» фактичні відпустки та перенесення відпусток. «1С:Зарплата та управління персоналом 8" надає можливість формувати списки відпусток: у розрізі підрозділів та посад; по групі співробітників, наприклад, по керівному складу. Доступний аналіз виконання графіка відпусток.

Розрахунок відпускних. У документі «Відпустка» «1С:Зарплати та управління персоналом 8» разом із відпускними можна нарахувати і зарплату за дні, що передують відпустці, а також матеріальну допомогу до відпустки.

У документі «Відпустка» розраховується ПДФО та інші постійні утримання, встановлені співробітнику (наприклад, профвнески чи аліменти), на суму яких буде зменшено виплату. У податковому регістрі фіксується дати виплати відпускних та перерахування ПДФО.

Виплата відпускних. Виплачувати відпускні у «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» можна разом із заробітною платою, з авансом або у міжрозрахунковий період. У міжрозрахунковий період виплату можна здійснити безпосередньо з документа «Відпустка».

У тому випадку, коли у вашій фірмі працює не дуже багато працівників, то кадрові документи та документи можна вести до 1С Бухгалтерія. Якщо ж облік ведеться в 1С ЗУП, то принцип дій буде аналогічний, тільки вам не потрібно буде робити попередні налаштування програми для включення цього функціоналу.

У рамках цієї статті ми по кроках розглянемо нарахування відпустки до 1С Бухгалтерія 8.3 за затвердженим графіком відпусток організації, який є обов'язковим для виконання як роботодавцем, так і працівником.

До речі! Де знайти графік відпусток у 1С 8.3? Ніде! Для ведення графіка необхідно використовувати 1С ЗУП чи інші програми.

Це налаштування потрібне для того, щоб ви могли користуватися кадровими документами та документами нарахування співробітникам. У розділі «Адміністрація» натисніть на гіперпосилання «Параметри обліку».

У формі, що з'явилася, перейдіть в пункт «Налаштування зарплати».

Перед вами відобразиться вікно налаштувань, в якому обов'язково необхідно вказати, що кадровий облік та облік із зарплатні будуть вестись у цій програмі. Далі, у розділі «Розрахунок зарплати» встановіть прапор на пункті «Вісти облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів». Без цієї надбудови ви просто не зможете створити відповідні документи.

Також для зручності уточнимо, що кадровий облік у нашому випадку буде повним. Це дозволить вести документи про прийоми, переклади та звільнення співробітників.

Відпочинок у 1С Бухгалтерія 3.0

У розділі «Зарплата та кадри» зайдіть у пункт «Всі нарахування».

У формі списку документів нарахувань виберіть пункт «Відпустка» в меню «Створити». Якщо такого пункту, або самого меню у вас немає, поверніться до налаштувань програми.

Насамперед у щойно створеному документі вкажіть організацію, в якій працює співробітник та самого співробітника. Далі потрібно вибрати місяць і можна перейти до заповнення вкладки "Головне".

У нашому випадку Абрамов Геннадій Сергійович взяв всю відпустку повністю з 01.09.2017 до 28.09.2017, що ми вказали в полях «Період відпустки». Нижче зазначимо, за який період роботи надано відпустку та дату виплати.

Суми «Нараховано», «ПДФО» та «Середній заробіток» розрахувалися автоматично. Останні дві цифри ми можемо скоригувати вручну. На ПДФО докладно зупинятись не будемо. Розглянемо зміну середнього заробітку. Для цього натисніть на знак зеленого олівця праворуч від поля.

Дані для розрахунку середнього заробітку беруться за останній рік за фактично відпрацьованим часом. Ви можете відкоригувати не лише нараховані суми, а й відпрацьовані дні. Всі ці дані будуть автоматично враховані відразу і в полі «Середній заробіток» з'явиться нова розрахована сума.

Щоб повернутися до розрахунків, зроблених програмою спочатку, натисніть кнопку «Перезаповнити». Після позитивної відповіді на запитання програми, всі ручні зміни будуть втрачені.

На вкладці «Нарахування» коротко вказано інформацію про те, яка сума, за який період буде нарахована. Цю суму також можна відредагувати вручну.

Після заповнення цього документа не забудьте провести його. При необхідності в 1С 8.3 Бухгалтерія також можна знайти друковані форми (меню «Друк») з розрахунком середнього заробітку та наказом на відпустку за формою Т-6.

Відображення відпустки при нарахуванні заробітної плати

Створимо документ нарахування зарплати, який розташований у тому самому розділі, що й відпустки. У шапці зазначимо, що нарахування ми будемо проводити за вересень 2017 року для організації «Конфетпром ТОВ».

Після натискання на кнопку «Заповнити» програма автоматично розрахує нарахування по всіх співробітниках цієї організації з урахуванням відпрацьованого часу. Ми бачимо, що у співробітника, для якого ми щойно оформили відпустку, заробітна плата розрахувалася лише за один день. Справа в тому, що практично весь місяць він перебуває у відпустці, і програма це врахувала. Решта суми нарахувань відобразилася у колонці «Відпустки».

У розрахунковому листку виплата за вересень для цього співробітника поділена на оплату по окладу за відпрацьовані дні та відпускні.

Дивіться також відеоінструкцію:

У програмі (3.0) для нарахування та проведення відпустки використовується документ «Відпустка».

За допомогою цього документа можна оформити та розрахувати основну щорічну відпустку, оформити наказ за уніфікованою формою Т-6, розрахувати різні додаткові відпустки.

Крім того, документ дозволяє зробити розрахунок та нарахувати зарплату за час до початку відпустки, та . Розглянемо, як у 1С ЗУП оформити відпустку у вигляді покрокової інструкції.

Створення, заповнення та розрахунок основної щорічної відпустки у 1С ЗУП 8.3

Запускаємо програму 1C ЗУП та потрапляємо на Початкову сторінку. Переходимо в меню «Заробітна плата» і далі в підпункт «Відпустки»:

Відкриється вікно "Відпустки". У цьому вікні натискаємо кнопку "Створити". Таким чином, ми розпочнемо створення нового документа «Відпустка»:

Для найпростішого випадку розрахунку достатньо заповнити поля:

• "Організація";
• "Співробітник";
• період розрахунку.

Зверніть увагу, що для доступності введення періоду необхідно встановити прапорець «Відпустка».

Після заповнення даних полів нічого не потрібно натискати, документ розрахується автоматично. Але якщо в налаштуваннях програми вимкнено цей режим, буде написано попередження "Документ не розрахований", а кнопка зі стрілками (праворуч) буде підсвічена жовтим кольором, і для розрахунку (перерахунку) слід її натиснути:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Налаштування режиму розрахунку документів знаходиться в меню 1С 8.3 "Налаштування", пункт "Розрахунок зарплати":

Для надання необхідно встановити відповідний прапорець та ввести кількість днів необхідної компенсації.

Можуть виникнути випадки, коли нарахування відпустки потрібно надати . Така можливість налаштовується кожного співробітника індивідуально.

Далі йдуть поля із розрахованими сумами. Навпроти деяких сум стоїть символ "Олівець". Якщо натиснути його, з'явиться вікно з деталізацією розрахунку цієї суми. Наприклад, подивимося деталізацію розрахунку середнього заробітку:

У цьому вікні можна зробити коригування розрахунку. Наприклад, змінити період розрахунку вручну.

Як оформити відпустку за свій рахунок у 1С 8.3

Якщо потрібно додати до 1С додаткові відпустки (навчальна відпустка, власним коштом тощо), перейдемо в однойменну закладку. Натискаємо кнопку «Додати» та вибираємо потрібний вид відпустки:

Можна додати кілька додаткових відпусток.

Розрахунок нарахувань у 1C

На закладці «Нараховано (докладно)» відбувається розрахунок нарахувань на підставі раніше введених даних:

Закінчення нарахування відпускних та виплата до 1С ЗУП

Розкажемо, як розраховується середній заробіток у програмі «1С:Зарплата та кадри державної установи 8».

Налаштування бази для розрахунку середнього заробітку

База для розрахунку середнього заробітку визначається порядком обліку кожного виду нарахування за його призначенням (розділ "Налаштування" - "Нарахування"). Порядок обліку нарахувань у розрахунку середнього заробітку у програмі визначено автоматично згідно із законодавством. Самостійне визначення порядку обліку нарахувань у середньому заробітку можливе лише для нарахувань із призначенням «Інші нарахування та виплати».

Більшість нарахувань, що включаються до бази розрахунку середнього заробітку, враховуються як «Загальний заробіток», тобто у розмірі нарахованої суми за періодом, протягом якого вона нарахована. Для нарахувань із призначенням «Премія»надається чотири варіанти обліку: «Премія, що повністю враховується», «Річна премія, що повністю враховується», «Премія, що враховується частково», «Річна премія, що враховується частково».

Прапор "При розрахунку середнього заробітку це нарахування індексується"активний, якщо у організації виконується індексація заробітку співробітників.

Зверніть увагу, що при підвищенні в розрахунковому періоді зарплати по організації законодавством передбачено підвищення виплат, що враховуються при розрахунку середнього, за місяці, що передували цьому підвищенню.

Для зручності масового перегляду або редагування налаштувань бази для розрахунку середнього заробітку у списку всіх нарахувань (розділ "Налаштування" - "Нарахування") передбачена кнопка «Налаштування ПДФО, середнього заробітку та ін.»

На закладці « Середній заробіток (відрядження, відпустки та ін.)»у лівій табличній частині відображається список нарахувань, що визначають базу середнього заробітку, у правій табличній частині – список нарахувань, які не враховуються при розрахунку. Якщо нарахування необхідно перенести з однієї табличної частини в іншу, необхідно вибрати відповідне нарахування і натиснути кнопку зі стрілкою для перенесення (причому, якщо перенесення нарахування недоступне, це означає, що програмою вже визначено порядок обліку обраного нарахування (відповідно до законодавства, ці налаштування змінювати неправильно) ).

Читайте також Роботодавець не зробив запис у трудовій книжці

Визначення розрахункового періоду для розрахунку середнього заробітку

Розрахунок середнього заробітку у програмі здійснюється у документах: «Лікарняний лист», «Відпустка», «Відрядження», «Відпустка для догляду за дитиною», «Оплата днів догляду за дітьми-інвалідами», «Відсутність зі збереженням оплати», «Простий співробітників», «Розове нарахування», «Звільнення ».

Розрахунковий період для обчислення середнього заробітку автоматично визначено як 12 календарних місяців, що передують даті початку події за винятком того випадку, коли середній заробіток розраховується у місяці прийому працівника на роботу – тоді розрахунковий період становить 1 календарний місяць – місяць прийому працівника на роботу. Якщо колективним договором передбачено інший період для розрахунку середньої заробітної плати, то його можна задати вручну безпосередньо при розрахунку у формі (відкривається по кнопці із зеленим олівцем у розділі "Середній заробіток") документа, за допомогою якого проводиться нарахування середнього заробітку, що зберігається, встановивши перемикач у положення "Задається вручну".

Розрахунковий період може також знадобитися змінити вручну, якщо працівник не мав у ньому нарахованої зарплати та відпрацьованих днів, але у попередній розрахунковий період час мав.

Обчислення середнього заробітку у випадках, не пов'язаних із оплатою відпустки

Описаний у статті алгоритм розрахунку середнього заробітку застосовується для нарахувань із призначеннями: «Оплата відрядження», «Оплата часу середнього заробітку, що зберігається», «Оплата простою з вини роботодавця», «Оплата днів догляду за дітьми-інвалідами», «Вихідна допомога», «Інші нарахування та виплати».

При розрахунку спочатку визначається сума нарахувань співробітника за кожний місяць розрахункового періоду, а також кількість фактично відпрацьованих днів та годин. Отримані результати відображаються у формі "Введення даних для розрахунку середнього заробітку". Далі на підставі цих даних проводиться підрахунок середньоденного (середньогодинного) заробітку співробітника та підраховується результат нарахування, що розраховується за середнім заробітком.