Inventariskaart voorbeeld van vulling. Kenmerken van de boekhoudkaart voor vaste activa
FORMULIER Nr. OS -6 “INVENTARISKAART VOOR DE BOEKHOUDING VAN EEN DOEL VASTE ACTIVA”
Op de boekhoudafdeling van de onderneming wordt voor elk vast actiefitem dat voor de boekhouding wordt geaccepteerd, een "Inventariskaart voor het registreren van een vast actiefitem" bijgehouden (formulier nr. OS-6). Er is een “Inventariskaart voor groepsboekhouding van vaste activa” (formulier nr. OS-6a). Om de beschikbaarheid van vaste activa van kleine ondernemingen vast te leggen, wordt het "Inventarisboek voor de boekhouding van vaste activa" (formulier nr. OS-6b) gebruikt.
In de volgende gevallen wordt gebruik gemaakt van een inventariskaart voor de registratie van vaste activa:
1) voor de boekhouding van individuele vaste activa,
2) voor groepsboekhouding van vaste activa van hetzelfde type die in dezelfde kalendermaand in gebruik zijn genomen en dezelfde productie- en economische doeleinden, technische kenmerken en kosten hebben.
Inventariskaarten kunnen in een archiefkast worden gegroepeerd volgens de All- Russian Classifier of Fixed Assets, en binnen secties van subsecties, klassen en subklassen - op plaats van vestiging (op structurele afdelingen van de organisatie)
Het invullen van inventariskaarten is gebaseerd op:
· akte (factuur) van aanvaarding en overdracht van vaste activa,
· technische paspoorten,
· andere documenten over vaste activa waarin de aanschaf, constructie, verplaatsing, aanpassing, wederopbouw, modernisering, grote reparaties en afschrijvingen worden gedocumenteerd.
Voorraadkaarten moeten basisgegevens over het vaste-activaartikel bevatten:
nuttige levensduur,
methode voor het berekenen van de afschrijving,
· vrijstelling van afschrijving (indien van toepassing), individuele bijzonderheden van het object
Inventariskaarten worden in de regel in één exemplaar samengesteld en bewaard op de boekhoudafdeling van de onderneming.
Voor vaste activa die ter verhuur worden geaccepteerd, wordt voor het uitvoeren van een buitenbalansboekhouding van gehuurde objecten ook aanbevolen om inventariskaarten te openen in de boekhouddienst van de huurderorganisatie.
Inventariskaarten voor vaste activa die voor de boekhouding zijn geaccepteerd, evenals de kaarten die tijdens de rapportagemaand van de boekhouding zijn afgeschreven, worden tot het einde van de maand apart bewaard van de inventariskaarten van andere vaste activa.
Op de inventariskaart wordt een aantekening gemaakt over de vervreemding van een vaste activapost op basis van uitgevoerde handelingen voor het afschrijven van vaste activa die zijn overgedragen aan de boekhoudafdeling. Inventariskaarten voor buiten gebruik gestelde vaste activa worden bewaard gedurende een periode die wordt bepaald door het hoofd van de organisatie.
Regels voor het invullen van regels en kolommen die vragen kunnen oproepen.
Elke kaart krijgt een serienummer toegewezen, dat wordt aangegeven in de regel 'Inventariskaartnr.'
In de kolom “Datum van samenstelling” wordt de datum aangegeven waarop de inventariskaart is ingevuld. Als een kaart wordt uitgegeven voor een nieuw door de organisatie ontvangen vast actief, moet de datum van voorbereiding samenvallen met de datum van certificering door de accountant van het acceptatiecertificaat, dat de handeling van het toevoegen van het object aan de vaste activa formaliseerde. Als in plaats van de oude een nieuwe inventariskaart wordt geopend, wordt in deze kolom de datum van samenstelling van de nieuwe kaart aangegeven.
In de kolom voor "OKOF" wordt de code geschreven die overeenkomt met dit type vaste activa-object volgens OKOF (All- Russian Classifier of Fixed Assets).
In de kolom ‘Afschrijvingsgroepnummer’ wordt het nummer aangegeven van de afschrijvingsgroep waaraan dit actief conform Besluit nr. 1 is toegewezen.
In de kolom "Inventarisnummer" wordt het inventarisnummer van het OS-object aangegeven, dat door de commissie bij ontvangst door de organisatie aan dit object wordt toegekend en vervolgens in de regel niet verandert.
Een vaste activa die een organisatie op grond van een leaseovereenkomst ontvangt, kan door de lessee worden verantwoord met behulp van het door de lessor toegekende inventarisnummer.
Het serienummer wordt ingevoerd in de kolom "Serienummer". Dit nummer kunt u bekijken:
· op de meest elementaire middelen;
· in het technische gegevensblad van de apparatuur;
· bij acceptatie en overdracht (bijvoorbeeld bij verhuur van een andere organisatie);
· op de, als het besturingssysteem binnen de onderneming wordt verplaatst.
In de kolom "Datum van acceptatie voor boekhouding" voeren we de datum in van opname van de ontvangen apparatuur in de eigen vaste activa van de ontvangende organisatie, die moet samenvallen met de datum van het opstellen van het acceptatiecertificaat van vaste activa (behalve gebouwen, constructies)
In de kolom "Datum van afschrijving uit de boekhouding" wordt de datum van vervreemding van de vaste activa aangegeven.
De regels “Object (serie, type constructie of model, merk)”, “Locatie van vaste activa”, “Fabrikant” worden ingevuld op basis van technische documentatie of andere documenten die relevante informatie bevatten.
In de regel “Locatie van het vaste activumobject” wordt de structurele eenheid aangegeven waar het vaste activum zich bevindt.
Afdeling 1 “Informatie over het voorwerp van vaste activa op de datum van overdracht” wordt ingevuld op basis van de gegevens van de overdragende partij (organisatie - bezorger), hetgeen een informatief karakter heeft voor vaste activa die in bedrijf waren. Als de ontvangende organisatie het besturingssysteem in de detailhandel heeft gekocht of het zelfstandig heeft gemaakt, hoeft u dit gedeelte niet in te vullen.
In de kolom “Vervaardigingsdatum (bouw)” vermelden wij het bouwjaar conform de technische documentatie.
In de kolom “Document bij inbedrijfstelling” vermelden wij het nummer en de datum van het acceptatiecertificaat voor het vaste activaobject (OS-1).
De kolom ‘Werkelijke levensduur’ geeft de totale periode aan van feitelijk gebruik van het aangekochte besturingssysteem van de vorige eigenaren vanaf het moment dat het object in gebruik werd genomen.
De kolom 'Bedrag van de opgebouwde afschrijvingen (slijtage)' geeft het bedrag van de opgebouwde afschrijvingen aan gedurende de gehele tijd dat het actief in bedrijf was.
Bij het invullen van de kolom “Gebruiksduur” wordt de gebruiksduur van het vaste activum ingevuld, bepaald op het moment dat het vaste activumobject in eerste instantie ter boekhouding werd aanvaard.
In de kolom “Residuwaarde” is het de bedoeling om de restwaarde van de vaste activa aan te geven, die, wanneer zij door de laatste ontvangende organisatie ter verantwoording worden aanvaard, als origineel zullen worden aanvaard. In dit geval betekent restwaarde het verschil tussen de oorspronkelijke kosten van vaste activa en het bedrag van de eerder opgebouwde afschrijving.
Sectie 2 "Informatie over het voorwerp van vaste activa vanaf de datum van acceptatie voor boekhouding."
In de kolom “Oorspronkelijke kosten vanaf de datum van acceptatie voor boekhouding” geven we de initiële kosten van het vaste actief aan, die zijn overgenomen uit sectie 2 van kolom 1 van het acceptatie- en overdrachtscertificaat van vaste activa, op basis waarvan de inventariskaart is ingevuld.
De waarde voor het invullen van de kolom “Gebruiksduur” wordt eveneens overgenomen uit het acceptatiecertificaat (sectie 2, kolom 2).
Paragraaf 7 “Korte individuele kenmerken van het OS-object” geeft het volgende aan:
· naam van het vaste actief;
· hoeveelheid;
Kolom 8 “Naam van structurele elementen en andere kenmerken die het object karakteriseren” bevat de belangrijkste kenmerken die het object karakteriseren.
De kolom ‘Kwalitatieve en kwantitatieve kenmerken (afmetingen, overige informatie)’ is onderverdeeld in de kolommen ‘Hoofdobject’ en ‘Apparaat, accessoires, aangebouwde ruimte etc.’
Kolom 9 “Hoofdobject” registreert de karakteristieke kenmerken van het hoofdobject van vaste activa (het materiaal waaruit het object is gemaakt, de afmetingen en andere onderscheidende kenmerken).
Na het voor de eerste keer invullen van de inventariskaart geeft de accountant die de inventariskaart heeft ingevuld in de regel "Persoon verantwoordelijk voor het bijhouden van de inventariskaart" zijn functie aan, ondertekent, schrijft zijn achternaam en initialen (afschrift van de handtekening).
Op basis van de handeling in formulier OC-1 wordt het volgende geplaatst:
DEBIT 01 CREDIT 08 (03, 75, 76, 80, etc.) - de vaste activapost wordt geaccepteerd voor boekhouding.
Voorbeeld:
De Ford Focus-auto werd in gebruik genomen en ter boekhouding geaccepteerd. De datum van ontvangst van het besturingssysteem door de onderneming is 21/05/2012. De productiedatum van de auto is 22/03/2012. De gebruiksduur bedraagt 10 jaar. Lineaire methode voor het berekenen van de afschrijving. De kosten van de auto bedragen 908.000 roebel. Op basis hiervan maakt de accountant een inventariskaart aan voor de boekhouding van het vaste activaartikel.
De boekhouding voor vaste activa die eigendom zijn van het bedrijf en die zich binnen de structurele divisies verplaatsen, moet worden bijgehouden door de uitgifte van een speciale inventariskaart.
In de boekhouding moet zo'n kaart in één kopie worden gemaakt, en afhankelijk van het aantal objecten of het type onderneming zelf, verandert alleen de vorm waarin deze moet worden uitgegeven.
Beste lezers! In het artikel wordt gesproken over typische manieren om juridische problemen op te lossen, maar elk geval is individueel. Als je wilt weten hoe precies uw probleem oplossen- contacteer een adviseur:
AANVRAGEN EN OPROEPEN WORDEN 24/7 en 7 dagen per week AANVAARD.
Het is snel en GRATIS!
Tegelijkertijd ondergaat de huidige wetgeving op dit gebied regelmatig verschillende wijzigingen, en daarom weten veel mensen niet hoe een boekhoudkaart voor vaste activa anno 2019 moet worden opgesteld en wat de belangrijkste kenmerken ervan zijn.
Termen en doel van het document
Alle kwesties die relevant zijn voor het beheer van de wet worden nauwkeurig weerspiegeld in de huidige wetgeving, maar om de verschillende normen correct te begrijpen en te interpreteren, is het de moeite waard om de basisvereisten te overwegen die ze hanteren:
| Vaste activa | Basisobjecten die direct worden gebruikt bij het vervaardigen van producten of het geleidelijk genereren van inkomsten door een bedrijf, met behoud van hun natuurlijke vorm. |
| Primaire boekhouddocumentatie | Een lijst met papieren met informatie over allerlei soorten banktransacties. Dergelijke documenten worden onmiddellijk opgemaakt op het moment van een transactie of elke bedrijfsactiviteit. |
| De procedure voor het weergeven van gegevens over de financiële activiteiten van een bedrijf in speciale tabellen. | |
| Belastingboekhouding | De procedure voor het weergeven van gegevens over de financiële activiteiten van het bedrijf, op basis waarvan de bedragen van de overdrachten naar de begroting worden berekend. |
| Geleidelijke overdracht van de kosten van vaste activa naar productieprocessen, wat wordt weerspiegeld in de relevante rapporten met behulp van een inventariskaart. |
Door een inventariskaart op zichzelf bij te houden, kunt u een vrij groot aantal problemen oplossen, waaronder:
- de procedure voor het analyseren van gegevens over vaste activa vereenvoudigen;
- zo snel mogelijk statistische gegevens genereren;
- informatie organiseren.
Bij het uitvoeren van allerlei soorten controles besteden belastingambtenaren altijd speciale aandacht aan deze kaarten, dus het algoritme voor het invullen ervan moet zo gedetailleerd mogelijk worden bestudeerd door geautoriseerde bedrijfsmedewerkers, want als er fouten zijn, kan er een hoge boete worden opgelegd. op de organisatie.
Verplichte punten
De registratie van een inventariskaart is onderworpen aan bepaalde regels die elke bevoegde persoon moet kennen, en dit geldt in het bijzonder niet alleen voor de procedure voor registratie, maar ook voor de inhoud van dit document.
Belangrijkste informatie in de inhoud
In het OS-6-formulier moet u informatie opnemen over:
- ontvangst van vaste activa;
- bewegingen tussen interne structurele verdeeldheid;
- reparatiewerkzaamheden;
- modernisering of reconstructie van vaste activa;
- herwaarderingsprocedures;
- afschrijven of vervreemden.
Voorbeeld van OS-6-formulier
In de kop van het document moet u de volledige naam van de organisatie, het vaste activa-object, de locatie ervan, evenals codes voor OKUD, OKOF en serienummer vermelden. Daarnaast wordt ook de datum van aanvaarding van de vaste activa en hun uitschrijving vermeld.
Het grootste deel van het document bestaat uit zeven sectietabellen, en op het moment dat het object wordt geaccepteerd voor boekhouding, worden de volgende secties ingevuld:
Alle andere secties moeten worden voltooid op het moment dat dit object direct in gebruik wordt genomen en bevatten de volgende gegevens:
Het ingevulde formulier moet worden ondertekend door de verantwoordelijke persoon.
Als het bedrijf om de een of andere reden heeft besloten vaste activa buiten gebruik te stellen, moet in dit geval, in overeenstemming met de afschrijvingswet, een speciale aantekening worden gemaakt op de inventariskaart. In dit geval moeten de inventariskaarten van eventuele afgedankte voorwerpen worden bewaard gedurende de door het hoofd van de organisatie vastgestelde periode (minimaal vijf jaar).
Het is vermeldenswaard dat zelfs als de kaart in elektronische vorm is uitgegeven, het daarna nodig zal zijn om een document in schriftelijk formaat op te stellen op het moment van bepaalde handelingen of bij de voltooiing ervan, als dit voorheen niet mogelijk was.
Hoe u een boekhoudkaart voor vaste activa invult
Het is de moeite waard om verschillende kenmerken te vermelden die kenmerkend zijn voor de procedure voor het invullen van het boekhoudformulier voor vaste activa:
- Het is alleen nodig om informatie over vaste activa in te vullen op het moment van overdracht als deze al eerder zijn gebruikt, en de gegevens moeten worden ingevoerd in overeenstemming met de documenten van vaste activa. Als we het over nieuwe apparatuur hebben, is dit item niet langer nodig om in te vullen.
- Bij het invullen van informatie over vaste activa op het moment van acceptatie voor de boekhouding, worden alleen de kosten van acceptatie van dit object aangegeven.
- Bij herwaardering gaat het om een verhoging of verlaging van de oorspronkelijke waarde van het object, waarbij de gewijzigde prijs de status van vervangingsprijs krijgt. Daarnaast wordt ook de opgebouwde afschrijving geherwaardeerd.
- Informatie over acceptatie, afschrijving en verplaatsing van vaste activa. Invoer wordt op volgorde gedaan, dat wil zeggen, beginnend met de gegevens over de ontvangst van het besturingssysteem. In dit gedeelte moet u gegevens opgeven op basis van documenten zoals acceptatieakten, overdrachten, afschrijvingen en andere papieren.
- Informatie over aanpassingen aan de startkosten van vaste activa vertegenwoordigt gegevens over de kosten die nodig zijn om grote reparaties, aanpassingen of verbeteringen uit te voeren, waardoor de waarde van vaste activa kon stijgen. Aangegeven op basis van de gegevens vastgelegd in het OS-3-formulier.
- Bij uitgaven voor reparatiewerkzaamheden is het noodzakelijk om informatie aan te geven over het geld dat is uitgegeven aan routinereparaties die geen invloed hebben op de kosten van het object en worden afgeschreven op de kosten van het product.
- Individuele indicatoren omvatten alle informatie die kenmerkend is voor een vaste activa.
Uiteindelijk moet de handtekening dus worden gezet door degene die betrokken is bij de voorbereiding van dit document en daarvoor de volledige verantwoordelijkheid draagt.
Het bijhouden van administratie en incasso's
Voor vaste activa wordt de afschrijving in de volgende volgorde berekend:
- op een onroerend goed op het moment van aanvaarding voor registratie, op grond van staatsregistratie van de eigendomsrechten op het onroerend goed, voorzien door de huidige wetgeving;
- voor onroerend goed met een waarde van minder dan 40.000 roebel moet de afschrijving worden berekend als 100% van de totale boekwaarde van het object op het moment van aanvaarding voor de boekhouding;
- Voor onroerend goed met een waarde van meer dan 40.000 roebel moet de afschrijving worden berekend in overeenstemming met de afschrijvingspercentages die eerder op de voorgeschreven manier zijn berekend.
Als we het hebben over roerende zaken, dan moet de afschrijving daarop iets anders worden berekend, namelijk:
- voor bibliotheekcollectieobjecten met een kostprijs van minder dan 40.000 roebel wordt de afschrijving berekend in de vorm van 100% van de boekwaarde die werd geregistreerd op het moment dat het object in gebruik werd genomen;
- voor vaste activa met een kostprijs van meer dan 40.000 roebel moet de afschrijving worden berekend volgens geaccepteerde afschrijvingsnormen;
- voor vaste activa waarvan de kosten minder dan 3.000 roebel bedragen (exclusief bibliotheekcollectieobjecten en immateriële activa), kan de afschrijving niet worden berekend;
- voor andere vaste activa, waarvan de kosten tussen de 3.000 en 40.000 roebel liggen, moet de afschrijving worden berekend in de vorm van 100% van de boekprijs die werd geregistreerd op het moment dat het object in gebruik werd genomen.
De regels voor het berekenen van de afschrijving zijn dus rechtstreeks afhankelijk van het type onroerend goed waartoe het onroerend goed in kwestie behoort en wat de waarde ervan is.
Principes van inventaris en opslag
Inventariskaarten van vaste activa behoren tot de categorie primaire rapportagedocumenten en zijn daarom onderworpen aan de gebruikelijke regels, en dit geldt in het bijzonder voor de opslagduur van documentatie - minimaal vijf jaar. Na het verstrijken van deze termijn dienen de documenten op de voorgeschreven wijze te worden afgevoerd.
Deze regel geldt ook voor eventuele inventariskaarten voor de registratie van vaste activa, maar in sommige gevallen kan de opslagduur iets langer zijn en alles hangt hier af van het type vaste activa.
Om de paar jaar moet er een inventarisatie van inventariskaarten worden uitgevoerd, met als hoofddoel het registreren van inventariskaarten. Door deze procedure uit te voeren, wordt de veiligheid van alle beschikbare documentatie bevestigd en moet de registratie worden uitgevoerd in volledige overeenstemming met de informatie gespecificeerd in de begrotingsrekeningen.
Het is noodzakelijk om in te dienen, omdat... alle details van contracten, boeken en rekeningen moeten worden aangepast.
Het aanmaken en registreren van inventariskaarten voor de boekhouding van vaste activa in de OS-6-vorm wordt meestal uitgevoerd bij die ondernemingen en organisaties die een aanzienlijke hoeveelheid onroerend goed bezitten en die de inhoud, opslag en verplaatsing ervan moeten controleren. Ieder individueel vast activum heeft een eigen kaart. Zowel voor bedrijfseigendommen als voor verhuurde goederen kunnen kaarten worden uitgegeven.
BESTANDEN
Voordat u de kaart opent
Voordat u dit boekhouddocument aanmaakt, moet u een akte van aanvaarding en overdracht van vaste activa opstellen - hieruit komt informatie over het object op de kaart. Voor het invullen worden bovendien gegevens uit andere begeleidende papieren gehaald, zoals bijvoorbeeld technische paspoorten van producten, apparatuur en machines.
De inventariskaart verwijst naar de interne boekhouddocumentatie van de onderneming en er wordt informatie in ingevoerd voor alle acties waarbij het onroerend goed daarin is geregistreerd (aankoop, overdracht van de ene afdeling naar de andere, reparatie, wederopbouw, modernisering, afschrijving, enz.) .
Regels voor documentuitvoering
De inventariskaart van het object heeft een uniform formulier met code OS-6, goedgekeurd bij resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 21 januari 2003 N 7.
Het document wordt voor elk object afzonderlijk en in één exemplaar opgesteld, en als de kaarten in elektronische vorm worden bewaard, moet er een kopie ervan op papier zijn (het zijn de papieren versies die de ‘live’ handtekening van de financieel verantwoordelijke persoon). Het is niet nodig om het document te certificeren met het bedrijfszegel, omdat het verwijst naar de interne documentatie.
Voorbeeld van registratie van een inventariskaart volgens het OS-6-formulier
De documentkop invullen
Schrijf aan het begin van het document:
- naam van het bedrijf dat eigenaar is van het vaste activum,
- de structurele eenheid waaraan het onroerend goed is toegewezen,
- inventariskaartnummer,
- datum van voorbereiding,
- naam van het geregistreerde object.
Hier, in de kolom aan de rechterkant, wordt de ondernemingscode volgens OKPO (All- Russian Classifier of Enterprises and Organizations) aangegeven - deze is opgenomen in de samenstellende papieren en de code van het vaste activa-object volgens OKOF (All-Russische Classificator van vaste activa). Als we de rechterkolom blijven invullen, voeren we gedetailleerde informatie over het object in:
- nummer van de afschrijvingsgroep waartoe het behoort volgens de boekhouding van de onderneming,
- paspoortregistratienummer,
- serie- en inventarisnummers,
- datum van registratie van het vaste activum voor boekhouding,
- nummer van de rekening (subrekening) waarlangs wordt gepasseerd.
Hieronder wordt de locatie van het vaste activa-object ingevoerd in de overeenkomstige regels (met vermelding van de afdelingscode, als een dergelijke codering in de onderneming wordt gebruikt) en informatie over de fabrikant (deze gegevens zijn te vinden in het technisch paspoort).
Detailtabellen invullen
Het tweede deel van het document opent secties die gewijd zijn aan het geregistreerde object.
Opmerking: informatie wordt alleen in het eerste gedeelte ingevoerd als de woning al in gebruik was op het moment van binnenkomst op de kaart. Als het nieuw is, hoeft u dit gedeelte niet in te vullen.
Naar het tweede gedeelte De kosten van het object op het moment van acceptatie voor de boekhouding en de gebruiksduur ervan zijn inbegrepen.
Derde sectie wordt uitgegeven bij de herwaardering van een vast actief - en de prijs kan zowel naar boven als naar beneden variëren. Het verschil tussen de oorspronkelijke kostprijs en na herwaardering wordt bepaald als de vervangingsprijs.
Naar het vierde deel kaarten wordt informatie over alle bewegingen van registergoederen ingevoerd. De gegevens worden hier strikt ingevoerd op basis van begeleidende papieren die het type operatie aangeven, de structurele eenheid waartoe het actief behoort, de restwaarde en informatie over de verantwoordelijke persoon.
Als het vaste activum eigendom is van meerdere personen, dan moeten deze worden aangegeven onder de vierde tabel met de procentuele verdeling van de aandelen.
Het invullen van gedeelten van de achterkant van het OS-6-formulier
In het vijfde deel geeft alle veranderingen in de oorspronkelijke waarde van het object aan, ongeacht de acties die ermee worden uitgevoerd. Hier worden het type operatie, gegevens uit het ondersteunende document en het bedrag aan kosten dat de organisatie heeft gemaakt bij het uitvoeren van de noodzakelijke procedures geschreven.
Zesde sectie bevat informatie over reparatiekosten, met een volledig overzicht van elke uitgevoerde operatie (type reparatie, bijbehorende documentatie, bedrag van de kosten).
Zevende sectie bevat speciale gegevens over het voorwerp van vaste activa, inclusief gegevens over de inhoud van edel- en halfedelmetalen, stenen en materialen in de samenstelling ervan.
In de laatste kaartentafel Structurele eenheden, elementen en andere kenmerken die een onderscheidend kenmerk van het onroerend goed zijn, evenals de kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren, worden geregistreerd. Als er opmerkingen zijn, worden deze in de laatste kolom van de tabel ingevoerd.
Ten slotte wordt het document gecertificeerd door de medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de inventariskaarten bij de onderneming (zijn functie moet hier worden aangegeven en er moet een handtekening worden gezet met een afschrift).
Een van de doeleinden van de boekhouding is het genereren van rapportage voor de onderneming.
Een dergelijke boekhouding wordt weerspiegeld in de lokale documentatie van de organisatie.
Vergeet de verschillende nuances van deze procedure niet.
De inventarisboekhoudkaart is een van de hulpformulieren.
Voordat een vastgoedboekhoudformulier wordt opgesteld, wordt een aanvaardingsakte opgesteld, waaruit alle basisinformatie over het ontvangen vaste activum wordt ingevoerd.
Daarnaast wordt een inventariskaart ingevuld op basis van andere begeleidende documentatie (technische paspoorten voor apparatuur). De uitgifte van een kaart volgens het uniforme formulier OS-6 wordt uitgevoerd in bedrijven waar dit nodig is controle over de inhoud van OS-objecten, hun opslag en verplaatsing.
In de regel hebben dergelijke ondernemingen een aanzienlijke hoeveelheid onroerend goed. Inventariskaarten voor het registreren van vaste activa in het OS-6-formulier worden uitgegeven voor objecten die eigendom zijn van het bedrijf, evenals voor objecten die worden gebruikt in het kader van een leaseovereenkomst.
De belangrijkste gebruiksgebieden van het formulier Zijn:
- het vereenvoudigen van het proces van het analyseren van de toestand van een object,
- opstellen van statistische rapporten.
De vermogensrekeningkaart bevat alle informatie over eventuele handelingen met onroerend goed (aankoop, reparatie, wederopbouw, afschrijving, verhuizing). Het wordt door elke onderneming opgesteld voor vaste activa (ongeacht het werkterrein van het bedrijf).
Belastinginspecteurs controleren inventariskaarten zeer zorgvuldig. De aanwezigheid van fouten bij het invullen ervan brengt vrij ernstige sancties met zich mee.
Welk formulier moet ik gebruiken?
Kaart heeft een goedgekeurd uniform formulier OS-6(Decreet van het Staatsstatistiekcomité nr. 7 van 21 januari 2003).
Het formulier wordt per vast activum ingevuld (in één exemplaar). Bij het elektronisch bijhouden van een document moet er een kopie op papier aanwezig zijn.
Voor de inventariskaart is de handtekening van de materieel verantwoordelijke medewerker vereist. Het OS-6-formulier is niet gecertificeerd door een zegel.
Invullen bij ontvangst van OS
In eerste instantie wordt de registratiekaart bij de onderneming ingevuld.
Past in de “header” van het OS-6-formulier Informatie over:
- naam van de onderneming (eigenaar van het object);
- de structurele eenheid waaraan het vaste actief is toegewezen;
- inventariskaartnummer;
- datum van samenstelling en naam van het geregistreerde eigendom.
In de kolom aan de rechterkant van het document zijn de codes ingevuld: OKPO (in overeenstemming met de samenstellende papieren van de organisatie) en OKOF (volgens de classificator van vaste activa).
Hieronder in de kolommen cijfers worden geregistreerd: afschrijvingsgroep van het object, paspoorten, inventaris en fabriek, evenals de datum van registratie van het vaste activum in de boekhoudkundige documentatie en het boekhoudkundige rekeningnummer.
In de volgende regel uit het technische paspoort van het object wordt informatie over de organisatie van de fabrikant ingevoerd.
Vervolgens worden in het OS06-formulier tabellen weergegeven voor het invullen van informatie over het geregistreerde vaste activa-object:
- sectie nr. 1- bij nieuwbouw niet ingevuld, gegevens worden alleen ingevuld bij vaste activa die voorheen in gebruik waren;
- sectie nr. 2- de kosten van het vaste actief worden geregistreerd op de datum van aanvaarding voor boekhouding, bestaande uit het bedrag, de gebruiksperiode (nuttig);
- sectie nr. 4- informatie over de eigendomsbewegingen wordt ingevoerd.
Het vierde deel wordt strikt ingevuld in overeenstemming met de begeleidende documentatie die het type operatie voor het vaste activum aangeeft.
Het derde deel van de inventariskaart wordt ingevuld als de kosten van het object opnieuw worden berekend om overeen te komen met de marktprijzen. De initiële kosten kunnen worden verhoogd of verlaagd. De gewijzigde kostprijs van het vaste activum is de vervangingswaarde en wordt vastgelegd in kolom 3.
Daarnaast wordt ook de opgebouwde afschrijving geherwaardeerd, hiervoor wordt gebruik gemaakt van een conversiekoers. Dit wordt bepaald door de vervangingskosten te delen door de oorspronkelijke kosten en vervolgens het resultaat te vermenigvuldigen met de afschrijving. De coëfficiënt staat in kolom 2. In de eerste kolom staat de afschrijvingsdatum, in de regel is dit het einde van het kalenderjaar.
Voor onroerend goed ter waarde van minder dan 40 duizend roebel., wordt de afschrijving berekend als 100% van de totale kosten op de datum van acceptatie voor de boekhouding. Objecten met een kostprijs van meer dan 40 duizend roebel zijn onderworpen aan afschrijving in overeenstemming met vastgestelde normen.
Als de eigenaren van het onroerend goed uit meerdere personen bestaan, worden deze vermeld onder tabel nr. 4, met vermelding van de percentages die aan elk van de eigenaren verschuldigd zijn.
Aan de achterkant van de uniforme vorm van inventariskaart OS-6, bij ontvangst van een vast actief, wordt sectie 7 ingevuld als het onroerend goed wordt gekenmerkt door speciale gegevens, waaronder de aanwezigheid van edelmetalen en stenen in de samenstelling ervan. Structurele componenten, andere onderscheidende kenmerken van het OS-object, kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren zijn hier ook onderworpen aan registratie. Om speciale opmerkingen in de inventariskaart in te voeren met betrekking tot de kenmerken van het onroerend goed, wordt de laatste kolom van de tabel verstrekt.
Het OS-6-formulier wordt goedgekeurd door een medewerker van de organisatie die verantwoordelijk is voor de juiste voorbereiding ervan. Meestal worden deze acties bij een onderneming uitgevoerd door een boekhoudkundige medewerker.
Ook aan de achterkant zijn er secties:
- №5 - ingevuld wanneer de initiële kosten van een vast activum veranderen; de kosten van grote reparaties, modernisering en liquidatie worden weerspiegeld, wat leidt tot een stijging van de initiële kosten;
- №6 - is bedoeld om informatie weer te geven over de kosten van lopende reparaties, die niet leiden tot een verhoging van de kosten, maar die onderhevig zijn aan afschrijving op de kosten van het product.
Belangrijke nuances
Kenmerken van het invullen van het inventarisboekhoudformulier:
- Bij het invullen van informatie over een vast actief op het moment van aanvaarding, is het noodzakelijk om alleen de kosten van aanvaarding van dit onroerend goed in te voeren.
- Gegevens over de ontvangst, verplaatsing en afschrijving van objecten worden in chronologische volgorde vastgelegd. De eerste invoer gaat over de ontvangst van vaste activa. Documenten die de basis vormen voor de ondernomen acties moeten worden aangegeven: aanvaarding, overdracht en afschrijving.
- Informatie over aanpassingen van de aanvangswaarde van onroerend goed wordt vastgelegd op basis van de cijfers aangegeven in de wet OS-3.
- Reparatiekosten worden alleen geregistreerd voor kosten die geen invloed hebben op de waarde van het onroerend goed.
- Individuele indicatoren omvatten alle informatie die het geregistreerde object karakteriseert.
Als het bedrijf een relatief klein aantal vaste activa heeft, het is toegestaan om een geconsolideerde inventariskaart te vormen () Dan is het niet toegestaan om voor ieder object een apart document op te stellen.
Download een gratis formulier en voorbeeld met een voorbeeld
Laten we eens kijken naar een voorbeeld van het invullen van een inventariskaart wanneer een vrachtwagen arriveert.
Dit object is een vast actief, het komt in nieuwe staat bij de onderneming aan en daarom is het eerste gedeelte van de inventariskaart niet ingevuld.
Het tweede gedeelte van het OS-6-formulier geeft de initiële kosten aan, in dit voorbeeld zijn dit 1 miljoen roebel. en gebruiksduur: deze auto valt in afschrijvingsgroep 4 en heeft een SPI van 5 jaar = 60 maanden.
Op het moment dat het voertuig ter registratie wordt geaccepteerd, is het ook noodzakelijk om informatie in te vullen over het document op basis waarvan het voertuig is ontvangen; de gegevens worden ingevoerd in sectie 4 van het OS-6-formulier, evenals aanvullende informatie over de ontvangst.
De ingevulde monsterkaart wordt ondertekend door de verantwoordelijke medewerker, doorgaans een accountant. Indien nodig wordt informatie over hertaxaties, reparaties en verplaatsingen van het voertuig tussen afdelingen in dit formulier ingevuld. De definitieve boeking vindt plaats op het moment dat het voertuig wordt vervreemd of afgeschreven.
Hoe ziet een ingevulde kaart eruit? rekening houdend met dit voorbeeld:
IN " Boekhoudkundige toepassing » Nr. 25 voor 2007 we hebben gesproken over het invullen van een akte van acceptatie en overdracht van vaste activa volgens formulier nr. OS-1. Deze keer gaan we het hebben over de inventariskaart voor het vastleggen van een vaste activapost (formulier OS-6).
Het belangrijkste document dat de procedure regelt voor de verwerking van handelingen met betrekking tot de aanvaarding van vaste activa voor de boekhouding is Resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 21 januari 2003 nr. 7 “Over de goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor de boekhouding van vaste activa.”
Het is dit document dat voorziet in het uniforme formulier nr. OS-6 "Inventariskaart voor het registreren van een vast actiefobject."
De kaart wordt gebruikt om de beschikbaarheid van vaste activa vast te leggen. Het weerspiegelt informatie over de acceptatie van een vast actiefitem voor de boekhouding, de beweging ervan binnen de organisatie, reconstructie, modernisering, revisie, evenals verwijdering of afschrijving.
De kaart wordt in één exemplaar ingevuld. Inschrijvingen daarin worden gedaan op basis van de handeling van aanvaarding en overdracht van vaste activa en andere documenten (bijvoorbeeld technisch paspoort, enz.). Als een groep vaste activa voor de boekhouding wordt geaccepteerd, wordt er één inventariskaart voor afgegeven in formulier nr. OS-6a "Inventariskaart voor groepsboekhouding van vaste activa".
Een organisatie die over een klein aantal vaste activa beschikt, kan een boekhouding per object uitvoeren in het inventarisboek (formulier nr. OS-6b), waarbij de noodzakelijke informatie over vaste activa wordt aangegeven op basis van hun typen en locaties (clausule 12 van de Richtlijnen voor boekhouding van vaste activa, goedgekeurd Beschikking van het Ministerie van Financiën van Rusland van 13 oktober 2003 nr. 91n).
Laten we eens kijken hoe u formulier nr. OS-6 invult aan de hand van een specifiek voorbeeld.
VOORBEELD
In juni 2007 kocht een medische organisatie, OJSC Petra, via een winkelketen een tafel voor röntgenapparatuur (model MBP-18/002) voor de prijs van 63.720 roebel, inclusief BTW - 9.720 roebel. De tafel is vervaardigd door Furniture Plant No. 18 LLC.
Datum van publicatie van de tabel - 01/07/2007.
De organisatie heeft haar gebruiksduur voor boekhoudkundige en fiscale boekhoudkundige doeleinden vastgesteld op basis van de classificatie van vaste activa opgenomen in afschrijvingsgroepen, goedgekeurd bij besluit van de regering van de Russische Federatie van 1 januari 2002 nr. 1, 7 jaar (vierde afschrijving groep).
Serienummer - 1278, inventaris - 20.
De tafel is op 06/05/2007 in gebruik genomen. Tegelijkertijd heeft de accountant van de organisatie een akte van acceptatie en overdracht van vaste activa opgesteld (formulier nr. OS-1), op basis waarvan het nu nodig is om een inventariskaart op te stellen voor de boekhouding van het vaste activaartikel .
Een maand later (07/05/2007) werd de tafel uitgerust met extra beschermende schilden voor een totaalbedrag van 14.300 roebel. De extra uitrusting werd geformaliseerd door een handeling in formulier nr. OS-3 (wetsnummer - 12).
Het boekhoudbeleid van organisaties voorziet in een opeenvolgende nummering van inventariskaarten vanaf het begin van het jaar. De tafel is het 79e vaste activa-item dat dit jaar door de organisatie is gekocht.
Laten we beginnen met het invullen van de inventariskaart met de zogenaamde kop van het document: dit is allereerst het nummer en de datum van de kaart. Op basis van de voorwaarden van het boekhoudbeleid is het inventariskaartnummer 79. De datum van de kaart moet overeenkomen met het moment waarop het vast actief item werd geaccepteerd voor boekhouding (weerspiegeld in de afschrijving van rekening 01 “Vaste activa”), evenals als de datum van de akte van formulier nr. OS-1.
Vervolgens vult de accountant de gegevens van de organisatie in (namelijk de naam, OKPO- en OKOF-codes van de organisatie) en geeft hij ook de naam aan van de structurele eenheid waarin het voor boekhouding geaccepteerde vaste activa zich bevindt.
Vervolgens wordt de naam aangegeven van het vaste activaobject dat voor de boekhouding wordt geaccepteerd.
Houd er rekening mee dat het in deze regel noodzakelijk is om de volledige naam aan te geven die het merk en het model aangeeft, net als in de handeling van formulier nr. OS-1. In ons geval: “Tabel voor medische apparatuur model MBP-18/002.”
Vervolgens moet u het afschrijvingsgroepnummer (IV), het registratiepaspoortnummer (in ons geval afwezig), fabrieks- (1278) en inventarisnummers (20) invoeren en ook de datum aangeven waarop het vaste activum voor de boekhouding is geaccepteerd (06/ 05/2007) en de subrekening waarvoor dit geldt (01-1).
Laten we nu verder gaan met het invullen eerste deel formulier “Informatie over het vaste actief vanaf de datum van overdracht.”
Sectie 1 wordt ingevuld op basis van de gegevens weergegeven in sectie 1 van de handeling van formulier nr. OS-1 en heeft een informatief karakter voor objecten van vaste activa die in bedrijf waren. In geval van aankoop van voorwerpen via een distributienetwerk of van vervaardiging voor eigen behoeften is deel 1 niet ingevuld.
In ons voorbeeld koopt de organisatie een nieuw bureau, waardoor het gespecificeerde gedeelte mogelijk niet wordt ingevuld. Ondertussen zou het geen vergissing zijn om de datum van uitgifte weer te geven in de handeling en de details van de handeling zelf aan te geven. De overige regels moeten worden gevuld met streepjes.
Laten we verder gaan naar tweede sectie“Informatie over het voorwerp van vaste activa vanaf de datum van aanvaarding voor boekhouding.” Hier worden allereerst de initiële kosten van het vaste activum ingevoerd. In ons voorbeeld zijn dit de aanschafkosten van de tafel, exclusief BTW (RUB 54.000). Bij de kosten van het object wordt geen rekening gehouden met BTW, aangezien onze organisatie betaler is van deze belasting en geen activiteiten uitvoert die vrijgesteld zijn van BTW, en dienovereenkomstig het recht heeft om het volledige door de leverancier opgegeven BTW-bedrag af te trekken.
Het volgende detail is de levensduur. Volgens de classificatie van vaste activa die zijn opgenomen in afschrijvingsgroepen, goedgekeurd bij decreet van de regering van de Russische Federatie van 1 januari 2002 nr. 1, behoort medisch meubilair tot de vierde afschrijvingsgroep met een gebruiksduur van meer dan 5 jaar tot 7 jaar inclusief. In onze situatie is in opdracht van de beheerder de gebruiksduur vastgesteld op 7 jaar.
Derde sectieBij een herwaardering van de vaste activa worden de kaarten door de organisatie ingevuld. Hier moet u de datum van de herwaardering en de coëfficiënt ervan aangeven. Geef in kolom 3 de vervangingskosten weer op basis van de resultaten van de herwaardering.
Laten we verder gaan naar vierde sectie formulier, genaamd “Informatie over acceptatie, interne verplaatsingen, vervreemding (afschrijving) van vaste activa.”
In ons voorbeeld vult de accountant dit deel van het formulier acceptatie vaste activa in op basis van een akte in formulier nr. OS-1.
In de toekomst kan aanvullende informatie met betrekking tot de interne verplaatsing van het object in deze sectie worden ingevoerd - op basis van een factuur in formulier nr. OS-2, of de verwijdering ervan (afschrijving) - op basis van een handeling in formulier nr. OS-4.
Laten we nu verder gaan met het invullen van de tweede pagina van de inventariskaart.
Laten we beginnen met vijfde sectie‘Veranderingen in de initiële kosten van een vast actief’, die informatie weerspiegelen over de kosten van modernisering, extra uitrusting, voltooiing en wederopbouw, evenals de waardedaling tijdens gedeeltelijke liquidatie.
In ons voorbeeld heeft de organisatie de tabel achteraf aangepast, wat tot uiting kwam in het opgegeven gedeelte van de kaart. De kosten voor extra apparatuur bedroegen 14.300 roebel.
Volgende zesde sectie De inventariskaart is bedoeld om de reparatiekosten weer te geven, die op basis van formulier nr. OS-3 op de kaart worden ingevoerd.
De allerlaatste is vertrokken zevende sectie“Korte individuele kenmerken van een voorwerp van vaste activa.” Allereerst is het noodzakelijk om de apparaten en accessoires die deel uitmaken van de vaste activa te registreren.
In ons geval is dit de tafel zelf, een inbouwkast en een ingebouwde standaard voor röntgenapparatuur.
Dergelijke informatie kan nuttig zijn bij het vervangen van onderdelen en accessoires van een vast activum, maar ook bij het herschikken van componenten van het ene object naar het andere, wat in de praktijk vaak voorkomt en het probleem met zich meebrengt om dergelijke herschikkingen te verantwoorden.
Bij het accepteren van vaste activa voor de boekhouding moet de inventariskaart ook gegevens bevatten over de aanwezigheid van edelmetalen en edelstenen in de samenstelling van dit vaste actief, evenals hun massa (in grammen, kilogrammen). Bij de vervreemding van vaste activa moeten immers elementen van buiten gebruik gestelde apparatuur die kostbare materialen bevatten, worden geactiveerd.
In ons geval zijn er geen kostbare en halfedelstenen in de verworven vaste activa.
Eenmaal ingevuld, wordt de inventariskaart ondertekend door de persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan.
Accountants zijn vaak van mening dat het bijhouden van een inventariskaart alleen in elektronische vorm voldoende is. Indien nodig (tijdens een audit of belastingcontrole) kan het immers altijd worden afgedrukt en ondertekend.
Maar in dit geval schendt de organisatie paragraaf 4 van Art. 9 Federale wet van 21 november 1996 nr. 129-FZ “On Accounting”, volgens welke het primaire boekhouddocument moet worden opgesteld op het moment van de transactie, en als dit niet mogelijk is, onmiddellijk na de voltooiing ervan.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de kaarten op het moment van de inspectie niet meer werkzaam is in de organisatie.
Tot slot merken wij op dat, indien nodig, de inventariskaart kan worden aangevuld met nieuwe gegevens (waardoor dit dienovereenkomstig wordt weerspiegeld in het boekhoudbeleid van de organisatie). Maar in geen geval mag u bestaande gegevens verwijderen.