लोकांमधील संवाद ही एक नैसर्गिक आणि महत्वाची प्रक्रिया आहे. एकेकाळी, एकमेकांपासून दूर असलेल्या लोकांमधील संवादाचा एकमेव उपलब्ध मार्ग म्हणजे एपिस्टोलरी शैली.

पोस्ट ऑफिस प्राचीन रोम पासून अस्तित्वात आहे, जर पूर्वी नाही. लोकांनी पत्रव्यवहार केला. साहित्यात अगदी कादंबऱ्या आणि अक्षरांमधील कथाही ओळखल्या जातात.

तंत्रज्ञानातील आधुनिक प्रगती संवाद साधण्याचे नवीन, चांगले मार्ग देतात.

या प्रकरणात, मेल पत्रव्यवहार जतन केला जातो. हा संप्रेषणाचा एक जुना, परंतु विश्वासार्ह मार्ग आहे, ज्याचे स्वतःचे अद्वितीय गुण आहेत. मेल पत्रव्यवहाराचे आधुनिक स्वरूप ई-मेलद्वारे प्रस्तुत केले जाते, अन्यथा ई-मेल.

ई-मेल, नियमित मेलच्या विपरीत, आपल्याला प्राप्तकर्त्यांशी जवळजवळ त्वरित संवाद साधण्याची परवानगी देतो. मी "पाठवा" (पत्र) बटण दाबले आणि काही सेकंदांनंतर प्राप्तकर्त्याला हे पत्र त्याच्या मेलमध्ये, इनबॉक्स फोल्डरमध्ये दिसेल.

वापरकर्त्यांमध्ये उपलब्ध आणि व्यापक झाल्यामुळे, ई-मेलमध्ये पत्रव्यवहार करण्यासाठी काही नियम आहेत. असे नियम तुम्हाला स्वीकृत सांस्कृतिक आणि व्यावसायिक नियमांच्या चौकटीत पत्रव्यवहार आयोजित आणि आयोजित करण्याची परवानगी देतात. "ई-मेल" पत्रव्यवहारासाठी पद्धतशीर नियमांच्या संचाला न बोललेले "ई-मेल शिष्टाचार" म्हटले गेले.

इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहाराच्या शिष्टाचारात डिझाइनची वैशिष्ट्ये, पत्रे लिहिणे, तसेच पत्त्याच्या संप्रेषणाची तत्त्वे समाविष्ट आहेत. चला नियमांच्या सूचीसह प्रारंभ करूया:

नियम 5. प्राप्तकर्त्याचा पोस्टल पत्ता शेवटचा भरा.

नियम 7. पत्राचा मजकूर विशिष्ट आवश्यकता पूर्ण करणे आवश्यक आहे.

आणि आता प्रत्येक दहा नियमांबद्दल अधिक.

नियम 1. ईमेलमध्ये, सर्व फील्ड भरा.

स्पष्टतेसाठी, आम्ही (चित्र 1) वापरतो, जे Yandex मेलमध्ये नवीन अक्षर कसे दिसते हे दर्शविते ("लिहा" बटणावर क्लिक केल्यानंतर):

तांदूळ. 1 मूलभूत ईमेल शिष्टाचार

जवळजवळ सर्व मेल सेवांमध्ये (Yandex mail, Mile ru, Google, Rambler, इ.), ईमेलमध्ये खालील माहिती असते:

1. पोस्टल पत्ता (ई-मेल) आणि प्रेषकाचे नाव (शक्यतो आडनाव देखील) - अंजीर मध्ये क्रमांक 1. १.
2. पत्र प्राप्तकर्त्याचा पोस्टल पत्ता (ई-मेल) - अंजीर मध्ये क्रमांक 2. १.
3. पत्राचा विषय (शीर्षक, शीर्षक) - अंजीर मध्ये क्रमांक 3. १.
4. पत्राची सामग्री (चित्र 1 मधील क्रमांक 4), ज्यामध्ये हे समाविष्ट आहे:
   • शुभेच्छा,
   • मुख्य मजकूर,
   • निष्कर्ष,
   • स्वाक्षरी
5. पत्राशी संलग्नक (संलग्न फायली किंवा संलग्नक) - अंजीर मध्ये क्रमांक 5. १.

शेवटचा एक वगळता सर्व सूचीबद्ध आयटम भरणे आवश्यक आहे (चित्र 1 मधील क्रमांक 5) - पत्राशी संलग्नक. आपल्याला पत्राचा मजकूर स्पष्ट करणार्‍या कोणत्याही फायली संलग्न करण्याची आवश्यकता नसल्यास, आपण या आयटमबद्दल विसरू शकता.

नियम 2. पोस्टल पत्ता आणि प्रेषकाचे नाव समजण्यासारखे असले पाहिजे.

पत्रव्यवहारामध्ये दोन पक्षांची उपस्थिती समाविष्ट असते, म्हणून आपण वैयक्तिक डेटाकडे लक्ष दिले पाहिजे. वैयक्तिक डेटा समजण्याजोगा आणि शक्य तितका पूर्ण असावा, जेणेकरून अॅड्रेसमध्ये गैरसमज, सतर्कता आणि गूढता निर्माण होऊ नये.

आडनाव आणि नाव असलेला मेलिंग पत्ता सर्वात विश्वासार्ह आहे, उदाहरणार्थ, [ईमेल संरक्षित]

प्रेषकाकडे ब्लॉग असल्यास, साइट डोमेनसह पत्ता निर्दिष्ट करणे उपयुक्त ठरेल, उदाहरणार्थ, [ईमेल संरक्षित]संकेतस्थळ. वस्तुस्थिती अशी आहे की @ चिन्हानंतर सूचित केलेल्या साइटवर (साइट) जाऊन, आपण साइटवर सादर केलेल्या सामग्रीवरून साइटच्या लेखकाबद्दल बरेच काही शिकू शकता.

पोस्टल पत्ता असल्यास [ईमेल संरक्षित], तर अशा पत्त्याच्या पत्राचा प्रत्येक प्राप्तकर्ता हे पत्र उघडण्याचा निर्णय घेणार नाही. जर एखादा व्हायरस असेल जो संगणक अवरोधित करतो, किंवा स्पॅम, जे असे पत्र उघडल्यानंतर, अंतहीन प्रवाहात जाईल?

नियम 3. पत्राचा विषय (शीर्षक, शीर्षक) नेहमी सूचित करणे आवश्यक आहे.

पत्राचा शीर्षलेख ही एकमेव गोष्ट आहे जी पत्र आल्यावर प्राप्तकर्ता पाहतो. बर्‍याचदा, त्याचे पुढील भविष्य पत्राच्या नावावर अवलंबून असते:

• प्राप्तकर्ता ते उघडेल
• किंवा न पाहता हटवा.

म्हणून, पत्राच्या शीर्षकांना विशेष आदराने (म्हणजेच आदराने) वागवले पाहिजे.

प्राप्त पत्राच्या नशिबासाठी पर्याय, त्याच्या शीर्षकावर अवलंबून:

• इतर अक्षरांच्या ढिगाऱ्यात हे पत्र लक्षात येणार नाही,
• निरुपयोगी मानले जाते आणि म्हणून उघडलेले देखील नाही,
• संकोच न करता, ते त्वरित "" किंवा "हटवलेले" फोल्डरवर पाठवतील,
• अंशतः किंवा पूर्ण वाचा
• कदाचित उत्तर देखील.

पत्राचे शीर्षक प्राप्तकर्त्याला पत्र उघडण्यात किंवा त्याऐवजी, लक्ष वेधण्यासाठी “हुक” करण्यात रस निर्माण करण्याची गुरुकिल्ली आहे. आपण प्रथमच एखाद्याला पत्र लिहित असल्यास हे विशेषतः महत्वाचे आहे. “द अ‍ॅडव्हेंचर्स ऑफ कॅप्टन व्रुंगेल” (“जसे तुम्ही जहाजाला म्हणाल, तसे ते निघून जाईल”) या पुस्तकातील शब्दांचा अर्थ लावताना, आम्ही असे म्हणू शकतो की “जसे तुम्ही पत्राला कॉल कराल, तसे ते प्राप्तकर्त्यापर्यंत पोहोचेल”.

अशाप्रकारे, पत्राचे शीर्षक लहान (50 वर्णांपेक्षा जास्त नसावे), मनोरंजक आणि बिंदू (पत्राचे सार व्यक्त) असावे.

त्याच वेळी, पत्रव्यवहाराच्या वेळी, पत्र प्राप्तकर्त्याने लेखकाला उत्तर दिल्यास, पत्राचे शीर्षक बदलू नये. हे वारंवार पत्रव्यवहार करताना बदलू नये, जेव्हा पत्र एका दिशेने किंवा दुसर्‍या दिशेने अनेक वेळा पाठवले जाते.

जर पत्रव्यवहारादरम्यान चर्चेचा विषय बदलला तर पत्राचा विषय बदलणे किंवा पुढील पत्रव्यवहारासाठी नवीन विषयासह नवीन पत्र तयार करणे अर्थपूर्ण आहे.

नियम 4. कोणत्याही पत्राला उत्तर देताना, तुम्हाला पत्राचा विषय बदलण्याची गरज आहे का याचा विचार करा.

बहुसंख्य प्रकरणांमध्ये, तुम्हाला पत्राचा विषय बदलण्याची गरज नाही, मी खाली कारणे स्पष्ट करेन. परंतु तुम्हाला माहिती आहे की, नियमाला काही अपवाद आहेत. तथापि, प्रथम गोष्टी प्रथम.

उत्तर पत्र कसे लिहायचे

बरेच नवशिक्या वापरकर्ते पत्राला चुकीचे उत्तर देतात, म्हणजे, पत्र मिळाल्यानंतर, त्यांनी ते वाचले आणि उत्तर देण्यासाठी "लिहा" बटणावर क्लिक करा. हे मुळात चुकीचे आहे.

पत्राला उत्तर देताना, पत्रव्यवहार कसा सुरू झाला आणि तो कुठून आला हे समजून घेण्यासाठी तुम्ही "उत्तर द्या" बटणावर क्लिक केले पाहिजे. यासाठी:

• तुम्हाला पत्र उघडावे लागेल. या प्रकरणात, "उत्तर द्या" बटण उघडलेल्या पत्राच्या वर किंवा खाली दिसेल (चित्र 2 मधील क्रमांक 1).
• "उत्तर द्या" वर क्लिक करा.
• “पुन्हा: …” अक्षराच्या विषयावर (शीर्षलेख) आपोआप दिसेल (चित्र 2 मधील क्रमांक 2). "रे" अक्षरे हे चिन्ह आहे की हे अक्षराचे उत्तर आहे.
• पत्राच्या सुरुवातीला तुमचे उत्तर लिहा जेणेकरून उत्तर प्रथम येईल आणि खाली मागील पत्राचा मजकूर आहे.

तांदूळ. 2 उत्तर पत्र कसे लिहावे

अनेक तांत्रिक सहाय्य सेवा तुम्हाला एखाद्या समस्येबद्दल ई-मेल करताना "उत्तर द्या" बटणावर क्लिक करण्यास सांगतात. आणि त्याच वेळी, पत्रव्यवहारात मागील पत्रांमध्ये काहीही बदलू नका. अधिक स्पष्टपणे, कोणतेही तांत्रिक समर्थन "उत्तर देताना कोटिंग जतन" करण्यास सांगते. कारण त्यांनी समस्येचे निराकरण कसे सुरू केले आणि ते काय आले हे समजून घेणे सोपे आहे.

अनेक नवशिक्या वापरकर्त्यांना मागील पत्र सापडत नाही किंवा इतर काही कारणास्तव ते सहसा प्रतिसाद देत नाहीत (म्हणजे ते "उत्तर द्या" बटण वापरत नाहीत), परंतु नवीन पत्र लिहा ("लिहा" किंवा "तयार करा" वर क्लिक करा. बटण). प्रत्येक वेळी नवीन पत्र प्राप्त करणे, नवीन पत्र प्राप्तकर्त्यास मागील पत्राचे सर्व तपशील “सुरुवातीपासून” लक्षात ठेवणे कठीण होऊ शकते, जे पत्रव्यवहारास मोठ्या प्रमाणात गुंतागुंत करते.

आणि व्यावसायिक तांत्रिक सहाय्य कदाचित चुकीच्या स्वरूपित पत्रांना प्रतिसाद देऊ शकत नाही.

लक्षात घ्या की "Re:" हे इंग्रजी "उत्तर:" किंवा "प्रतिसाद:" चे संक्षेप आहे, ज्याचे भाषांतर "माझे उत्तर:" असे होते. जर ईमेलचा विषय बदलला असेल, तर तुम्ही हा "पुन्हा:" हटवावा आणि इव्हेंटच्या नवीन वळणाचे सार प्रतिबिंबित करणारा नवीन ईमेल विषय लिहावा.

नियम 5. प्राप्तकर्त्याचा मेल पत्ता (ला) शेवटचा भरा.

पत्र लिहिल्यानंतर आणि तपासल्यानंतर, “टू” फील्ड सर्वात शेवटी भरले जाते. हे पत्र चुकून "उत्तर द्या" बटण दाबून पूर्ण न झालेल्या पत्त्याला पत्र पाठवते तेव्हा वारंवार होणाऱ्या चुका टाळण्यास मदत होईल.

आणि जर तुम्ही "उत्तर द्या" बटणावर क्लिक केले, तर क्लिक करण्यापूर्वी, सर्वप्रथम तुम्ही पत्त्याला पत्र पाठवत आहात की नाही ते तपासा. एखादे पत्र, विशेषत: जर त्यात वैयक्तिक किंवा गोपनीय माहिती असेल तर, तुम्ही ते जिथे पाठवायचे होते तिथे जात नाही तेव्हा ते खूप निराशाजनक असू शकते.

नियम 6. पत्र पाठवण्यापूर्वी पत्राचा मजकूर वेगळ्या फाईलमध्ये जतन करा.

दुर्दैवाने, हा नियम तेव्हाच लक्षात ठेवला जातो

• ईमेल पाठवणे अनपेक्षितपणे अयशस्वी झाले,
• किंवा जेव्हा पत्र पुन्हा पाठवण्यास सांगितले जाते, कारण ते काही कारणास्तव प्राप्त झाले नाही.

कोठूनही कॉपी न करता हाताने टाईप केलेल्या "वॉल ऑफ टेक्स्ट" सह महत्त्वाचे ईमेल पाठवताना, हा एक अतिशय चांगला नियम आहे. हे जीवन मोठ्या प्रमाणात सुलभ करते.

नियम 7. पत्राचा मजकूर खालील आवश्यकता पूर्ण करणे आवश्यक आहे:

1) पत्राच्या मजकुरात शुभेच्छा असणे आवश्यक आहे.

फार तर "हाय." किंवा "शुभ दुपार." जर तुम्हाला नाव माहित असेल तर "प्रिय (थ) नाव (शक्यतो संरक्षक)". इंटरनेटवर संप्रेषण करताना "गुड मॉर्निंग", "शुभ दुपार" किंवा "शुभ संध्याकाळ" ऐवजी "गुड डे" ग्रीटिंगचा वापर केला जातो. हे या वस्तुस्थितीमुळे आहे की पत्र पाठवणार्‍याला त्याचे पत्र प्राप्तकर्त्याद्वारे कधी उघडले जाईल हे कधीच कळू शकत नाही. प्रेषक आणि प्राप्तकर्ता पृथ्वीच्या वेगवेगळ्या भागात, वेगवेगळ्या टाइम झोनमध्ये असू शकतात. तसेच, प्राप्तकर्ता त्याचे पत्र कधी उघडेल आणि वाचेल हे प्रेषकाला कधीच कळत नाही.

२) पत्राचा मजकूर साक्षर असावा आणि त्यात चुका नसल्या पाहिजेत.

काही कारणास्तव साक्षरतेला फारसे महत्त्व दिले जात नाही. गंभीर कंपन्यांच्या अधिकृत वेबसाइटवर त्रुटी आढळू शकतात, अक्षरांचा उल्लेख न करणे, ज्यामध्ये केवळ वैयक्तिक शब्दच नव्हे तर संपूर्ण वाक्यांश देखील समजणे कठीण असते, ते इतके अशिक्षितपणे आणि त्रुटींसह तयार केले जाऊ शकतात. हे लक्षात ठेवणे महत्त्वाचे आहे की निरक्षर लेखन ही एक वाईट संस्कृती आहे आणि त्याला इंटरनेटवर कोणतेही स्थान नाही.

3) पत्रातील मजकूर आशयात समजण्याजोगा असावा.

प्रेषकाला नेहमी माहित असते की तो कशाबद्दल लिहित आहे, परंतु प्राप्तकर्ता हे केवळ पत्राच्या मजकुरावरूनच समजू शकतो. प्रेषक नेहमी त्याच्या समस्येबद्दल प्राप्तकर्त्याला समजेल अशा प्रकारे लिहित नाही. सामग्रीमध्ये न समजणारी पत्रे केवळ प्राप्तकर्त्यामध्ये चिडचिड आणि चीड आणू शकतात, कारण त्याने पत्र वाचण्यात वेळ घालवला, परंतु प्रेषकाला त्याला काय सांगायचे आहे ते समजले नाही.

4) पत्राचा मजकूर एका विषयाची व्याप्ती व्यापलेला असावा.

जर प्रेषकाने प्राप्तकर्त्याला वेगवेगळ्या विषयांवर काहीतरी सांगायचे असेल तर प्रत्येक विषयासाठी एक पत्र पाठविणे चांगले आहे. हे प्राप्तकर्त्याला माहिती समजणे सोपे करेल आणि त्याला तुम्हाला अचूक आणि सर्वसमावेशक उत्तर देण्याची अनुमती देईल.

5) पत्राचा मजकूर आशय आणि बाह्य धारणा यानुसार तयार केलेला असावा.

संरचित मजकूर वाचणे सोपे आहे. आणि हे पत्राच्या लेखकाने अभिप्रेत आहे असे समजले आहे. विचारांच्या उडीसह एक असंरचित मजकूर, तथ्यांपेक्षा भावनांच्या प्राबल्य असलेला, न समजण्याजोग्या अस्थिबंधांसह इ. पत्र प्राप्तकर्त्याला पूर्णपणे वेगळ्या प्रकारे समजले जाऊ शकते, कारण ते प्रेषकाने अभिप्रेत होते. परिणामी, ई-मेलद्वारे संप्रेषण कार्य करणार नाही. हे अजिबात होणार नाही, किंवा तुम्हाला फोन, स्काईप आणि संप्रेषणाच्या इतर साधनांची आवश्यकता असेल.

6) पत्राचा मजकूर इष्टतम आकाराचा असावा.

5-7 शब्दांची अगदी लहान अक्षरे, अर्थातच, वाचण्यास आनंददायी आहेत, परंतु या शब्दांमध्ये मुख्य कल्पना मांडण्यासाठी तुम्हाला एक अतिशय प्रतिभावान लेखक समजून घेणे आवश्यक आहे. एखाद्या अननुभवी पत्र लेखकाने पत्त्यावर पाठवलेली माहिती किंवा माहिती शक्य तितक्या अचूकपणे पोहोचवण्यासाठी अधिक लिहिणे चांगले.

त्याच वेळी, एक अनावश्यक लांब पत्र, पुनरावृत्तीने भरलेले, अतिरिक्त स्पष्टीकरणे, अनावश्यक ऑफ-विषय माहिती इ. प्राप्तकर्त्याद्वारे "मजकूराची भिंत" म्हणून समजले जाते, त्याला कंटाळते आणि नकारात्मक प्रतिक्रिया निर्माण करते. प्रत्येक गोष्टीला मोजमाप आवश्यक आहे;

7) पत्राच्या मजकुराचा फॉन्ट सामान्य प्रकारचा असावा जो सर्व मेल सेवांमध्ये प्रदर्शित केला जाईल.

विदेशी फॉन्टच्या चाहत्यांनी, जसे की क्विल पेनसह हस्तलिखित मजकुरासारखे दिसणारे, हे लक्षात ठेवावे की प्राप्तकर्ता अक्षराच्या मजकुराऐवजी वाचता न येणारा अब्राकॅडब्रा असू शकतो. विदेशीच्या चाहत्यांनी हे सुनिश्चित केले पाहिजे की ते वापरत असलेला विदेशी फॉन्ट मजकुरासह पत्रात पाठविला गेला आहे.

8) अक्षराच्या मजकुरातील फॉन्ट आकार एकसमान असावा.

छोट्या छपाईमध्ये, आपण कोणत्याही लहान नोट्स लिहू शकता, बाकी सर्व काही समान आकाराच्या फॉन्टमध्ये केले पाहिजे. काही मेल सेवा साधारणपणे एकच सार्वत्रिक फॉन्ट वापरतात. हे नेहमी लक्षात ठेवले पाहिजे, कारण विविध आकारांच्या फॉन्टसह मजकूर सजवण्यात प्रेषकाचा सर्व आनंद अखेरीस प्राप्तकर्त्याला नीरस मजकुरासारखा दिसेल. मग तुम्ही इतके प्रयत्न का करावेत?

9) पत्राच्या मजकुरात, तुम्ही अप्परकेस आणि लोअरकेस अक्षरांचा गैरवापर करू नये.

जेथे सर्व अक्षरे लहान आहेत, अगदी वाक्याच्या सुरुवातीला किंवा त्याउलट, जेथे सर्व अक्षरे कॅपिटल आहेत तेथे अक्षरे वाचणे कठीण आहे. लक्षात ठेवा की इंटरनेटवरील की कॅप्स लॉकसह लिहिलेले आणि कॅपिटल अक्षरे असलेले पत्र एक ओरडणे समजले जाते आणि याचा अर्थ फक्त एक ओरडणे आहे आणि दुसरे काहीही नाही.

10) पत्राच्या टोनमध्ये कोणत्याही परिस्थितीत आक्रमकता, चिडचिडेपणाची वैशिष्ट्ये नसावीत.

पत्राच्या मजकुरात शपथ आणि अपमान असू नये. संतुलित आणि वाजवी स्थितीत असताना पत्र लिहिणे चांगले. जर संभाषणाच्या अशा टोनला संबोधित करणारे समर्थन देत असेल आणि त्याचे कौतुक करण्यास सक्षम असेल तर हलकी खेळकरपणा आणि योग्य विनोदाचे स्वागत आहे.

11) शेवटी, संभाषणकर्त्याला संभाव्य शुभेच्छांसह आपण नेहमी स्वाक्षरी (नाव, आडनाव, टोपणनाव, व्यवसाय पत्रांसाठी स्थान) सोडले पाहिजे.

शुभेच्छांमध्ये हे समाविष्ट आहे: आदराने, कृतज्ञतेसह इ.

नियम 8: ईमेलचे उत्तर दिले पाहिजे.

पत्राला प्रतिसाद देणे नेहमीच प्रथा आहे, म्हणून आपल्याला प्रेषकांना परस्पर लक्ष आणि आदर देण्यासाठी वेळ आणि संधी शोधणे आवश्यक आहे.

ई-मेल स्थिरता सहन करत नाही. ई-मेलसह कार्य करणे हे प्राप्तकर्त्याच्या शिस्तीवर आणि संस्थेवर अवलंबून असते. यामध्ये तुमच्या मेलबॉक्सचे नियमितपणे निरीक्षण करणे, येणार्‍या पत्रव्यवहाराशी परिचित होणे, त्याचा अभ्यास करणे, उत्तरे व्यवस्थित करणे आणि संकलित करणे समाविष्ट आहे.

एक महत्त्वाचा मुद्दा म्हणजे वेळेवर प्रतिसाद, जो स्वतःच प्राप्तकर्त्याबद्दल सकारात्मक बोलतो आणि त्याची जबाबदारी आणि स्वारस्य दर्शवतो.

ई-मेल हे पोस्टमन, कार, विमाने, ट्रेनसह नेहमीचे पेपर मेल नाही. ईमेल सेकंदात वितरीत केले जातात आणि प्रेषक त्वरित प्रतिसादाची अपेक्षा करतात. इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषणामध्ये, पूर्णपणे भिन्न वेग स्वीकारले जातात, आपण असे म्हणू शकतो की ते "येथे आणि आता" आहे. वेळेत उशीर झाल्यामुळे चर्चेत असलेल्या विषयाची प्रासंगिकता नष्ट होऊ शकते.

नियम 9: गोपनीय माहिती ईमेल करू नका.

ई-मेल, अरेरे, हॅक केले जाऊ शकते, रोखले जाऊ शकते. आणि मग पासवर्ड, बँक कार्ड नंबर, पिन कोड इत्यादी ई-मेलमध्ये रेकॉर्ड केले जातात. तृतीय पक्षांसाठी उपलब्ध होऊ शकतात जे त्यांचा वैयक्तिक फायद्यासाठी वापर करू शकतात. त्यामुळे अशा माहितीवर ई-मेलवर विश्वास ठेवू नये.

नियम 10. प्रेषकांच्या संमतीशिवाय वैयक्तिक पत्रांमधून माहिती प्रकाशित करू नका.

इतर कोणाच्यातरी गोपनीय माहितीचा आदर करून, तुम्ही तुमचा आणि तुमच्या गोपनीयतेच्या अधिकाराचा आदर करता.

परस्पर व्हिज्युअल आणि श्रवणविषयक संपर्काशिवाय ई-मेलद्वारे संप्रेषणासाठी शिष्टाचाराच्या नियमांचे पालन करणे आवश्यक आहे, जे लोकांमध्ये सक्षम आणि सांस्कृतिक संवादाच्या स्थापनेला हातभार लावतात.

एका पत्रात, अँटोइन सेंट-एक्सपेरी यांनी टिप्पणी केली:

"मी जे लिहितो त्यात मला शोधा."

ई-मेलद्वारे संप्रेषण करताना शिष्टाचाराच्या उपरोक्त तत्त्वांच्या संबंधात ही एक अतिशय योग्य अभिव्यक्ती आहे.

आपण आनंदासाठी व्यवसाय पत्र लिहित नाही, आपल्याला पत्त्याकडून काहीतरी हवे आहे. म्हणून, शिष्टाचाराच्या कृतीसह प्रारंभ करणे योग्य आहे - शुभेच्छा. त्याशिवाय करणे म्हणजे दुसऱ्याच्या कार्यालयाचे दार आपल्या पायाने उघडण्यासारखे आहे.

कसे नाही

एलेना, मला हिवाळ्यात बर्फाच्या खरेदीसाठी कराराचे स्कॅन हवे आहेत.

या मार्गाने चांगले

शुभ दिवस, एलेना! मला हिवाळ्यात बर्फाच्या खरेदीसाठी कराराच्या स्कॅनची आवश्यकता आहे.

2. "अच्छे दिन" वाक्यांश

जर तुम्ही 2000 च्या दशकापासून व्यवसाय पत्र लिहित नसाल तर अधिक आधुनिक शब्दरचना निवडा. इंटरलोक्यूटर मेसेज केव्हा वाचेल हे तुम्ही सांगू शकत नाही हे महत्त्वाचे नाही. "शुभ दुपार" हा पर्याय सर्वात तटस्थ आहे, परंतु तुम्ही पत्र पाठवताना कालावधी देखील वापरू शकता. आणि "दिवसाचा चांगला वेळ" भूतकाळातील अर्ध-मृत मंचांवर सोडा.

कसे नाही

शुभ दिवस, अॅनॉन!

या मार्गाने चांगले

शुभ दुपार, पीटर!

3. त्रुटी हाताळणे

कसे नाही

माफ करा, भाऊ, पण पैसे कॉर्पोरेट पार्टीला गेले, त्यामुळे तुमच्याकडून मॉनिटर्स विकत घेणे आमच्यासाठी महाग आहे. सवलतीबद्दल जाणून घ्या, ते खूप आवश्यक आहे.

या मार्गाने चांगले

आम्ही सध्या ऑफर केलेल्या किमतीवर मॉनिटर्स खरेदी करण्यास तयार नाही. कृपया या ऑर्डरवर सूट द्या.

12. चॅट ​​इतिहास नाही

जर तुम्ही एखाद्याशी सक्रियपणे चॅट करत असाल तर, संभाषण कशाबद्दल आहे याची प्राप्तकर्त्याला जाणीव असते आणि तो माउस व्हील फिरवून संवादाच्या सुरूवातीस सहजपणे परत येऊ शकतो. परंतु जेव्हा आपण अधूनमधून ई-मेलद्वारे पत्रांची देवाणघेवाण करता तेव्हा संवादक आपण कोण आहात आणि आपल्याला त्याच्याकडून काय हवे आहे हे विसरू शकते.

व्यक्तीसाठी हे सोपे करा: एका परिच्छेदात, ते कशाबद्दल बोलत आहेत याची आठवण करून द्या.

कसे नाही

एप्रिलमध्ये आपण ज्या मुद्द्यावर बोललो होतो त्याबाबत: प्रमुखाने मान्यता दिली.

या मार्गाने चांगले

एप्रिलमध्ये, आम्ही अंतराळात रॉकेट सोडण्याबाबत सहकार्यावर चर्चा केली. तुम्ही आमच्या कंपनीतील 20% स्टेकच्या बदल्यात काही इंधन पुरवण्याची ऑफर दिली. प्रमुखांनी सहकार्यास मान्यता दिली, आम्ही वाटाघाटी सुरू करू शकतो.

13. लेटर थ्रेड्सची खराब हाताळणी

मेल सेवा आणि एजंट तुम्हाला संदेश थ्रेडसह कार्य करण्याची परवानगी देतात. योग्यरित्या हाताळल्यास हे खरोखर उपयुक्त साधन आहे. पण प्रत्येकजण यशस्वी होत नाही.

कदाचित आपण आधीच मास मेलिंगचा बळी झाला आहात, ज्यामध्ये सहभागी थेट लेखकाला उत्तर देत नाहीत, परंतु प्रत्येकाला. परिणामी, आपल्यासाठी स्वारस्य नसलेले संभाषण भारावून जाते आणि ज्यांना योग्य बटण सापडत नाही त्यांच्यासाठी आपण शिक्षा घेऊन येतो. त्याच वेळी, डोळ्यांना डोकावण्याच्या हेतूने नसलेली माहिती सहसा सामान्य माहिती क्षेत्रात येते.

नाण्याला एक नकारात्मक बाजू देखील आहे: जेव्हा एखाद्या महत्त्वपूर्ण संभाषणात सहभागींपैकी एक प्रत्येकाला उत्तर देत नाही, परंतु केवळ एक व्यक्ती. आणि प्राप्तकर्त्याला त्यांचे काम करण्याऐवजी पत्र अग्रेषित करण्यात बराच वेळ घालवण्यास भाग पाडले जाते.

व्यावसायिक पत्रव्यवहारात तुम्हाला काय त्रास होतो? टिप्पण्यांमध्ये सामायिक करा.

आज अशी कंपनी शोधणे खूप कठीण आहे ज्याने वैज्ञानिक आणि तांत्रिक प्रगतीच्या यशाचा उपयोग परस्पर संप्रेषणाच्या सरावात केला नाही: ई-मेल, आयसीक्यू, फॅक्स, मोबाइल संप्रेषण. आणि जर, मोठ्या प्रमाणात, आम्हाला व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या नियमांबद्दल, टेलिफोन संभाषणाची कल्पना असेल, तर इंटरनेटवर कसे वागावे याबद्दल काही लोकांना कल्पना आहे. पण इथेही शिष्टाचाराचे काही नियम आहेत, जे नेटिकेटद्वारे नियंत्रित केले जातात.

Setiquet चा मुख्य नियम इतर कोणत्याही शिष्टाचाराप्रमाणेच आहे: समजण्यास सोप्या पद्धतीने वागणे, इतरांसाठी समस्या निर्माण करू नका आणि सामान्य संवादात व्यत्यय आणू नका, जरी ते ई-मेलद्वारे आयोजित केले गेले असले तरीही. तुम्ही ज्याच्याशी इंटरनेटवर चॅट करत आहात त्या व्यक्तीला त्रास होणार नाही अशा पद्धतीने नेहमी वागा.

त्यांच्या "व्यवसाय नेटिकेटचे 50 व्यावहारिक नियम (नेटिकेट)" या लेखात, अमेरिकन सल्लागार कंपनी "द डिजिटल इस्टेट ग्रुप" चे अध्यक्ष चक मार्टिन लिहितात: "नेटिकेट (नेटिकेट) म्हणजे आचरण नियमांचा संच आणि वापरताना अवलंबिले जाणे. संगणक नेटवर्क. या नियमांचे पालन करणे विशेषतः महत्वाचे आहे कारण पर्यावरणाच्या इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपामुळे, व्यवसाय आणि क्लायंटची स्थिती वेगळे करणे अशक्य आहे. "बिझनेस नेटवर्क नियम" व्यवसाय आणि त्याचे ग्राहक यांच्यात निरोगी आणि आनंदी संबंध प्रस्थापित करण्यासाठी आणि टिकवून ठेवण्यासाठी मार्गदर्शक म्हणून उदयास आले आहेत."

या विभागात, आम्ही मंच, ब्लॉग आणि चॅटवरील आचार नियमांचा विचार करणार नाही, परंतु भागीदार, सहकारी आणि मित्रांशी संवाद अधिक सोयीस्कर आणि कार्यक्षम करण्यासाठी ई-मेलद्वारे व्यावसायिक पत्रव्यवहार कसा करावा हे सांगू.

संप्रेषण शैली

ई-मेलद्वारे संप्रेषण करताना, तुम्ही अपील आणि शुभेच्छा वगळू शकता आणि थेट मुद्द्यापर्यंत पोहोचू शकता. परंतु, तुमचा ई-मेल अधिक अधिकृत व्हावा असे तुम्हाला वाटत असल्यास, लेखक खालील पत्त्याचे सूत्र वापरण्याची शिफारस करतात: "शुभ दुपार, प्रिय (प्रिय) + नाव आणि पत्त्याचे मधले नाव." आणि त्यानंतरच तुम्ही तुमच्या अपीलच्या उद्देशाकडे जा.

संप्रेषणाच्या सर्व अनौपचारिकतेसह, ईमेल तयार करताना सर्वात महत्वाच्या नियमांपैकी एक लक्षात ठेवणे आणि त्याचे पालन करणे आवश्यक आहे. – साक्षरता आणि तर्कशास्त्राच्या तत्त्वांचे पालन. ईमेल हा संप्रेषणाचा जलद मार्ग आहे याचा अर्थ असा नाही की तो आळशी असावा. तुमच्या वाक्याची सुरुवात मोठ्या अक्षराने करा आणि पूर्ण थांबा. नावे आणि शीर्षके मोठ्या अक्षरांनी सुरू होणे आवश्यक आहे. पूर्णविराम किंवा इतर विरामचिन्हांशिवाय सर्व लोअरकेसमध्ये लिहिलेला मजकूर वाचणे कठीण आहे. एकट्या मोठ्या अक्षरात लिहिलेला मजकूर, सामान्यतः सतत चीक म्हणून वाचताना समजला जातो.

एक विचार दुसर्‍यापासून विभक्त करण्यासाठी स्पेसेस (रिक्त रेषा) किंवा लंबवर्तुळ वापरणे आवश्यक आहे, जसे की ईमेलमध्ये ते सहसा परिच्छेदाची भूमिका बजावतात.

ईमेल फॉरमॅट करत आहे

बर्‍याच कंपन्यांमध्ये, ई-मेलच्या डिझाइनसाठी एकच कॉर्पोरेट मानक आहे, ज्यामध्ये पत्राची रचना, क्लायंटशी संपर्क साधण्याचे नियम, स्वाक्षरी तपशील (नाव, स्थिती, कामाचे फोन, ईमेल पत्ता आणि लिंक कंपनीची वेबसाइट). याव्यतिरिक्त, हे मानक व्यवसाय क्षेत्राशी संबंधित नसलेल्या इमोटिकॉन्सचा वापर प्रतिबंधित करू शकते.

सर्वसाधारणपणे, व्यवसाय ईमेलची रचना खालीलप्रमाणे दर्शविली जाऊ शकते:

1. कॉर्पोरेट शैलीमध्ये "हॅट".

2. ग्रीटिंग

4. निरोप

5. संपर्कांसह वैयक्तिक स्वाक्षरी.

7. आवश्यक असल्यास लोगो.

ई-मेल सबमिट करताना, खालील फील्ड भरणे आवश्यक आहे:

1. "थीम" ("विषय").
2. "ते" ("ते")
3. "लेखनाचे महत्त्व", आवश्यक असल्यास.

इलेक्ट्रॉनिक संदेश पाठवताना, प्राप्तकर्त्याचा ई-मेल पत्ता "टू" फील्डमध्ये प्रविष्ट केला जातो. कधीकधी अनेक प्राप्तकर्त्यांना एका मजकुरासह एक पत्र पाठविण्याची आवश्यकता असते, नंतर त्यांचे पत्ते स्वल्पविरामाने विभक्त केले जाऊ शकतात. "विषय" फील्ड भरण्याची खात्री करा, अन्यथा तुमचे पत्र स्पॅम म्हणून हटविले जाऊ शकते. येथे आपण संदेशाच्या विषयाचे वैशिष्ट्य दर्शविणारे काही शब्द प्रविष्ट केले पाहिजेत.

काही ईमेल प्रोग्राम आपल्याला संदेशाचे महत्त्व निर्दिष्ट करण्याची परवानगी देतात. जर पत्त्याला दररोज मोठ्या संख्येने पत्रे मिळत असतील तर हे फक्त आवश्यक आहे. मेल तपासताना "महत्त्वाचे" म्हणून चिन्हांकित केलेल्या संदेशांना प्राधान्य दिले जाते. परंतु या वैशिष्ट्याचा गैरवापर केला जाऊ नये. महत्वाचे हळूहळू ही गुणवत्ता गमावेल.

ईमेल आकार

सेटीकेटचे नियम अचूक आकार परिभाषित करतात: ई-मेल कागदावर लिहिलेल्यापेक्षा दोनपट लहान असणे आवश्यक आहे. जर तुम्हाला महत्त्वाची माहिती मोठ्या प्रमाणात पाठवायची असेल, तर ईमेलमध्ये एक लहान सोबतचा मजकूर लिहिणे आणि माहिती स्वतः संलग्नक म्हणून व्यवस्था करणे चांगले आहे.

200-500 किलोबाइट्सपेक्षा जास्त मोठे संलग्नक पाठवण्याची तयारी करत असताना, आपल्या प्रतिसादकर्त्याला याबद्दल चेतावणी देण्याची खात्री करा. ईमेलमध्ये मोठ्या अटॅचमेंट न पाठवणे चांगले. ई-मेलशिवाय मोठे मजकूर, फोटो किंवा ध्वनी पाठवण्याचे इतर अनेक मार्ग आहेत. उदाहरणार्थ, एफटीपी सर्व्हरद्वारे किंवा वेब इंटरफेसद्वारे.

पत्ता पुस्तिका

पारंपारिक पत्रव्यवहारात, एकतर पत्त्यांसह लिफाफे संग्रहित करावे लागतील किंवा ते लिहून ठेवावे लागतील. तुमच्या सर्व मित्रांचे आणि भागीदारांचे ईमेल पत्ते लक्षात ठेवणे देखील शक्य नाही आणि ते आवश्यक नाही. हे करण्यासाठी, कोणत्याही मेल प्रोग्राममध्ये "अ‍ॅड्रेस बुक" फंक्शन असते, ज्यामध्ये तुम्ही तुमच्या संवादकर्त्यांचे ई-मेल आणि इतर संपर्क माहिती संग्रहित करू शकता. हे फंक्शन वापरताना, ई-मेल "पेपर" पाठवणे खूप सोपे आहे, फक्त अॅड्रेस बुकमध्ये इच्छित नाव हायलाइट करा आणि "मेल पाठवा" बटणावर क्लिक करा.

तुमच्या अॅड्रेस बुकमध्ये सूचीबद्ध केलेल्या प्रतिसादकर्त्याकडून ईमेल आल्यावर, तुम्हाला नेहमी कळेल की तुम्हाला नक्की कोणाकडून ईमेल प्राप्त झाला आहे, कारण रेकॉर्ड केलेला संपर्क फ्रॉम फील्डमध्ये दिसून येईल.

ईमेलला उत्तर द्या

प्राप्त पत्राला उत्तर देण्यासाठी, फक्त मेल प्रोग्राममधील "उत्तर द्या" बटणावर क्लिक करा. त्याच वेळी, नवीन संदेशासाठी एक फॉर्म दिसेल, ज्यामध्ये प्राप्तकर्त्याचा पत्ता स्वयंचलितपणे "टू" फील्डमध्ये प्रविष्ट केला जाईल आणि ओळीच्या सुरूवातीस "पुन:" चिन्हासह मूळ अक्षराचा विषय असेल. "विषय" फील्डमध्ये दिले आहे. या चिन्हाद्वारे, तुमच्या पत्त्याला समजेल की तुम्ही त्याला एका विशिष्ट विषयावरील पत्राचे उत्तर पाठवले आहे. अशा प्रकारे, प्राप्तकर्ता पत्रव्यवहाराचा अर्थ सहजपणे लक्षात ठेवू शकतो.

जर तुम्ही मित्रांना लिहित असाल आणि तुमचे पत्र सेटिकेटच्या नियमांचे पालन करू इच्छित असाल, तर मूळ संदेशाचा मजकूर संपादित करा, फक्त त्या ओळी सोडून द्या ज्या तुमचे उत्तर (कोट) समजून घेण्यासाठी महत्त्वाच्या आहेत. नेहमीच्या ग्रीटिंग्ज आणि प्रास्ताविक शब्दांनंतर, अशा प्रत्येक अवतरणाखाली दिलेल्या वाक्याचे किंवा प्रश्नाचे तुमचे उत्तर टाईप करा.

जर हा व्यवसाय पत्राचा प्रतिसाद असेल, तर मागील सर्व मजकूर न बदलता सोडा आणि वर तुमचे उत्तर लिहा.

कोटिंग - सामग्रीचे सार पुनर्संचयित करण्यासाठी संदेशामध्ये मूळ मजकूराचे तुकडे (या प्रकरणात, अक्षरे) आणणे. लक्षात घ्या की बर्‍याच ईमेल प्रोग्राम्समध्ये, उद्धृत केलेला उतारा मोठ्या-पेक्षा जास्त चिन्हाने (>) चिन्हांकित केला जातो.

स्मायलीज

सामान्य संप्रेषणात, संभाषणकर्ते केवळ आवाज, स्वर, चेहर्यावरील हावभाव आणि हावभावांइतकेच शब्दांवर प्रभाव पाडत नाहीत. हे ई-मेलद्वारे संवादाचे वजा आहे - यामुळे भावनांची देवाणघेवाण करणे अशक्य होते. मात्र, ही कमतरता अंशतः दूर झाली आहे. सध्या, व्हर्च्युअल कम्युनिकेशनमध्ये, ई-मेलद्वारे, तथाकथित "इमोटिकॉन्स" (आपल्या भावनांचे ग्राफिक प्रतिनिधित्व) मोठ्या प्रमाणावर वापरले जातात - ठिपके, स्वल्पविराम, हायफन आणि इतर चिन्हांनी बनलेले चेहरे. ते कोणत्याही प्रकारे ग्रंथांना भावनिक रंग देण्यास सक्षम आहेत. इमोटिकॉन्सचा वापर पत्रव्यवहार अधिक सजीव बनवतो - लेखक केवळ त्याचे विचारच नव्हे तर त्याच्या भावना देखील व्यक्त करतो. येथे सर्वात सामान्य इमोटिकॉन आहेत:

व्यक्ती किंवा त्याचे स्वरूप या दोन्ही भावना आणि अवस्था दर्शविण्यासाठी बरेच इमोटिकॉन्स आहेत. क्लासिक इमोटिकॉन्स:

1. :-) हसत
2. :-))) हसणे
3. :-डीआनंदाने हसणे
4. :-| विचारशील, तटस्थ
5. :-(दुःखी
6. :-/ असमाधानी किंवा गोंधळलेले
7. :-0 आश्चर्यचकित (तोंड उघडे)

काहीवेळा टायपिंगच्या सुलभतेसाठी नाक अक्षर "-" वगळले जाते. उदाहरणार्थ, ते फक्त टाइप करा:) किंवा:(. अलीकडे, कोलन अनेकदा समान चिन्हाने बदलले जाते, उदाहरणार्थ, =) ऐवजी :). अशा प्रकरणांमध्ये "नाक" सहसा ठेवले जात नाही. तसेच चॅट्समध्ये फक्त ओपनिंग किंवा क्लोजिंग ब्रॅकेट वापरणे सामान्य आहे. उदाहरणार्थ,)))) किंवा (((((. या प्रकरणातील वर्णांची संख्या आनंद किंवा दुःखाच्या पातळीशी संबंधित आहे.

परंतु व्यवसाय पत्र तयार करताना इमोटिकॉन्ससह वाहून जाऊ नका, अन्यथा आपण एक फालतू व्यक्ती म्हणून प्रतिष्ठा मिळवू शकता.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी ही एक खास तयार केलेली फाइल (स्वाक्षरी) असते, जी मजकूर स्वाक्षरी असते. संदेशांमध्ये इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीची उपस्थिती व्यावसायिक पत्रव्यवहारासाठी एक चांगला सराव आहे. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी देखील व्यवसायासाठी एक बिनधास्त जाहिरात आहे. अनोळखी आणि अपरिचित लोकांच्या पत्रांमधील थेट जाहिरात, नियम म्हणून, नकारात्मकपणे समजली जाते आणि काही स्वाक्षरी ओळी निष्ठापूर्वक स्वीकारल्या जातील.

नेहमी स्वाक्षरी वापरा - ते तुमच्या प्रतिसादकर्त्याला तुमची अद्वितीय ओळख करण्यात मदत करेल. आणि आपल्याशी संपर्क साधण्याचे अनेक संभाव्य मार्ग समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा. सहसा हे फोन नंबर, ई-मेल, फॅक्स, ICQ असतात

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी संकलित करण्यासाठी मूलभूत नियमः

1. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी 5-6 ओळींपेक्षा जास्त नसावी.
2. एका ओळीतील वर्णांची संख्या ७० पेक्षा जास्त नसावी.

ईमेल पाठवताना आणि प्राप्त करताना Setiket ची वैशिष्ट्ये

म्हणून, तुम्ही ईमेल पाठवला आणि तो पत्त्यापर्यंत पोहोचला की नाही याबद्दल खूप काळजी वाटते. आणि पुढच्या वेळी, तुमच्या स्वतःच्या मनःशांतीसाठी, तुम्ही आधीच पावतीसह ईमेल पाठवाल. परंतु सेटिकेटच्या नियमांनुसार, असे चिन्ह आपल्या जोडीदाराचा अनादर आणि अविश्वास यांचे लक्षण आहे. ई-मेलद्वारे तुमचा संदेश पाठवल्यानंतर, पत्त्याला कॉल करणे आणि तुमचे पत्र पोहोचले आहे की नाही हे स्पष्ट करणे चांगले आहे. पुष्टीकरणासाठी पुष्कळदा खालील शब्द वापरले जातात: मुख्य पत्राच्या मजकुरानंतर, तुमच्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीपूर्वी, हा वाक्यांश लिहिला जातो: "कृपया रिटर्न लेटरद्वारे किंवा खालील नंबरवर कॉल करून पत्र मिळाल्याची पुष्टी करा"

Seticet च्या नियमांनुसार, ईमेलचे उत्तर देणे आवश्यक आहे. आणि ई-मेलला प्रतिसाद देण्याची वेळ दोन दिवसांपेक्षा जास्त नसावी. पत्राला प्रतिसाद देण्यासाठी तुम्हाला जास्त वेळ हवा असल्यास, विलंबाची कारणे स्पष्ट करणे योग्य आहे. तुटलेल्या एन्कोडिंगसह अक्षरांना प्रतिसाद देणे आवश्यक आहे. या प्रकरणात, स्पष्टीकरणांसह संलग्नक जोडणे चांगले आहे जेणेकरून आपला संवाददाता निश्चितपणे ते वाचू शकेल. आणि संलग्नक असलेल्या अक्षरांना प्रतिसाद देण्याचे सुनिश्चित करा: आपण पुष्टी करणे आवश्यक आहे की संलग्नक पोहोचले आहे आणि सामान्यपणे उघडले आहे.

इलेक्ट्रॉनिक संवादाचे सत्र टेलिफोन शिष्टाचाराच्या नियमांनुसार समाप्त होते: ज्याने प्रथम पत्रव्यवहार सुरू केला तो प्रथम समाप्त करतो.

लक्षात ठेवा की तुम्ही 7 दिवसांच्या आत ईमेलला प्रतिसाद न दिल्यास, हा संवाद साधण्यास स्पष्ट नकार आहे. त्यामुळे, जर तुम्हाला व्यावसायिक संबंध टिकवून ठेवायचे असतील, तर तुमच्या व्यावसायिक भागीदाराला ही माहिती पोहोचली आहे की नाही हे स्पष्ट करण्यासाठी ई-मेल पाठवल्यानंतर 2-3 दिवसांनी तुम्ही निश्चितपणे कॉल किंवा दुसरे पत्र पाठवावे.

लक्षात ठेवा की व्यावसायिक जगात, तुम्ही नेहमी पत्रांना प्रतिसाद द्यावा, मग ती कागदी असोत किंवा इलेक्ट्रॉनिक असोत. अन्यथा, तुम्हाला एक बेजबाबदार आणि फालतू व्यक्ती मानले जाऊ शकते, जे नक्कीच तुमच्या व्यवसायाच्या प्रतिष्ठेवर प्रतिबिंबित करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग नाही.

“आंतरराष्ट्रीय शिष्टाचार” या पुस्तकाचा तुकडा. वेगवेगळ्या देशांमध्ये व्यावसायिक शिष्टाचाराची वैशिष्ट्ये. हे पुस्तक फिनिक्स पब्लिशिंग हाऊस, रोस्तोव-डॉन द्वारे 2008 मध्ये प्रकाशनासाठी तयार केले जात आहे.

नेटिकेट - (इंग्रजी नेट - नेटवर्क + शिष्टाचार - शिष्टाचार) - संगणक नेटवर्कमधील वर्तनाचे नैतिक नियम. वेबवरील आचार नियम, इतरांच्या जीवनात गुंतागुंत होऊ नये म्हणून डिझाइन केलेले. लेखकाची नोंद

स्माइली, स्माइली (इंग्रजी स्माइली) हा भावना दर्शविणारा एक विचारचित्र आहे. यात सेवा चिन्हांसह विविध चिन्हे आहेत. इंटरनेट आणि एसएमएसवर प्राप्त झालेल्या इमोटिकॉनचे वितरण. 1969 मध्ये, व्लादिमीर नाबोकोव्ह यांनी त्यांच्या एका मुलाखतीत नमूद केले की भावनांच्या ग्राफिक प्रदर्शनासाठी विशेष विरामचिन्हे तयार करणे फायदेशीर आहे. तथापि, 1982 पर्यंत असे नव्हते की स्कॉट फॅहलमन हे इमोटिकॉन आज ज्या स्वरूपात वापरले जाते त्या स्वरूपात प्रस्तावित करणारे जगातील पहिले व्यक्ती होते. लेखकाची नोंद.

स्पॅम (इंग्रजी स्पॅम) - ज्यांनी त्यांना प्राप्त करण्यास संमती दिली नाही अशा लोकांना मोठ्या प्रमाणात पाठवलेले संदेश. नको असलेली जाहिरात. लेखकाची नोंद.

विकिपीडिया - द फ्री एनसायक्लोपीडिया, http://ru.wikipedia.org

ICQ- मिराबिलिसने विकसित केलेल्या OSCAR इन्स्टंट मेसेजिंग नेटवर्कसाठी क्लायंट प्रोग्रामचे नाव. "आयसीक्यू" हे संक्षेप "आय सीक यू" (मी तुला शोधत आहे) या इंग्रजी वाक्यांशासह व्यंजन आहे, रशियन संगणक अपभाषामध्ये ICQ ला "ICQ" किंवा "Asya" म्हणतात. लेखकाची नोंद

व्यावसायिक संबंधांमध्ये सभ्य दिसण्याचा प्रयत्न करणारी व्यक्ती नेहमी ई-मेल पत्रव्यवहाराचे नियम वापरते. त्याला आठवते की ईमेलद्वारे पत्ता, तो ज्या कंपनीचे प्रतिनिधित्व करतो त्याची प्रतिष्ठा आणि व्यवसायाची प्रतिमा कलंकित करणे अशक्य आहे.

सक्षमपणे आणि संक्षिप्तपणे इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहार करण्याची क्षमता यशस्वी व्यवस्थापकाच्या प्रतिमेचा एक महत्त्वाचा घटक आहे. ही वस्तुस्थिती त्याच्या सामान्य सांस्कृतिक पातळीची आणि व्यावसायिकतेची साक्ष देते. एखाद्या व्यक्तीला त्याचे विचार कसे तयार करायचे आणि कसे आकारायचे हे कसे माहित आहे यावर आधारित, तो स्वतःशी आणि इतरांशी कसा संबंधित आहे हे आपण समजू शकता. निष्काळजीपणे लिहिलेला ई-मेल तुमची छाप सहजपणे खराब करेल आणि तुमची व्यावसायिक प्रतिष्ठा खराब करेल.

व्यवसाय ईमेल नियम

तुमचा कार्यालयाचा ईमेल पत्ता फक्त व्यावसायिक हेतूंसाठी वापरा. जेव्हा तुम्ही कंपनीच्या सर्व्हरवरून पत्र पाठवता तेव्हा ते त्यावर आउटगोइंग आणि इनकमिंग मेसेज म्हणून साठवले जाते. तुमचा नियोक्ता नेहमी ही अक्षरे पाहण्यास आणि तुम्ही खरोखर काय करता हे समजण्यास सक्षम असेल. कार्यालयात असताना, फक्त व्यावसायिक पत्रव्यवहारासाठी ईमेल वापरा.

तुम्ही कोणाला संबोधित करत आहात आणि त्यात दिलेली माहिती कोणाला उपयोगी पडू शकते हे समजून घ्या.

तुम्ही तुमचे पत्र कोणाला संबोधित करत आहात? भागीदार? क्लायंट? सहकारी? नेता? दुय्यम? पत्त्याला "ते" फील्डमध्ये सूचित करणे आवश्यक आहे, ज्यांना स्वारस्य आहे - "कॉपी". अतिरिक्त प्रती कधीही पाठवू नये, विशेषतः व्यवस्थापकाला. जर पत्र तृतीय पक्षांशी संबंधित असेल तर ते सहसा "कॉपी" फील्डमध्ये देखील प्रविष्ट केले जातात.

संदेशाचा उद्देश निश्चित करा. पत्र पाठवून तुम्हाला काय साध्य करायचे आहे? ते वाचल्यानंतर प्राप्तकर्त्याने काय करावे? तुम्हाला कोणत्या प्रकारची प्रतिक्रिया अपेक्षित आहे? तुम्हाला त्याच्याकडून नेमके काय हवे आहे हे प्राप्तकर्त्याला लगेच समजले पाहिजे. पत्र कोणत्या व्यक्तीकडून लिहावे?

हे विशिष्ट प्रकरणावर अवलंबून असते:

• जर तुम्हाला तुमचा इव्हेंटचा वैयक्तिक दृष्टिकोन दाखवायचा असेल तर - पहिल्यापासून (मी, आम्ही);
• तुमच्या संदेशात विनंती किंवा सूचना असल्यास - दुसऱ्याकडून (तुम्ही, तुम्ही);
• तुम्ही बाहेरील निरीक्षक म्हणून पत्र पाठवल्यास, तुम्हाला काही घटना किंवा भूतकाळातील तथ्यांबद्दल - तृतीय पक्षाकडून (तो, ती, ते) पत्त्याला कळवायचे आहे.

नेहमी "विषय" फील्ड भरा. ईमेल प्राप्त करणारे बहुतेक लोक प्रथम विषय फील्डकडे पाहतात. त्यात असलेल्या माहितीच्या आधारे पत्र वाचायचे की नाही याचा निर्णय घेतला जातो. जर एखादी विचित्र वाक्प्रचार असेल ज्यामध्ये कोणतीही माहिती नसेल किंवा फील्ड अजिबात रिकामे असेल तर ती व्यक्ती अक्षर अजिबात उघडणार नाही. विषय थोडक्यात, विशेषतः, माहितीपूर्णपणे निर्दिष्ट करा.
सामग्रीचा मागोवा ठेवा: शुभेच्छा आणि आवाहन, मुख्य मजकूर, सारांश, स्वाक्षरी आणि संपर्क. आपण इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय संप्रेषणाच्या शिष्टाचाराचे पालन केले पाहिजे.

पारंपारिक सामग्रीचे काही भाग वगळू नका, पत्र योग्यरित्या स्वरूपित करा, हे तुमची व्यावसायिकता दर्शवते.

संबोधित करून आणि अभिवादन करून तुम्ही संबोधितकर्त्याबद्दल तुमचा आदर व्यक्त करता. शक्य असल्यास, प्रत्येक पत्राच्या सुरुवातीला वैयक्तिक पत्ता आणि शुभेच्छा वापरा. आपल्या संभाषणकर्त्याला नावाने संबोधित करा, हे देखील आदराचे एक घटक आहे. तुम्हाला मेसेज कॅज्युअल दिसावा असे वाटत असल्यास, अपील केल्यानंतर स्वल्पविराम लावा. आपण त्याचे महत्त्व आणि अधिकृतता लक्षात घेऊ इच्छित असल्यास - एक उद्गार चिन्ह.

तुम्ही ज्यांच्याशी अनेकदा संवाद साधता त्यांच्या सहकाऱ्यांसोबतही हा नियम पाळा.

संक्षिप्तता आणि स्पष्टतेचे तत्व ठेवा. व्यावसायिक पत्रव्यवहारामध्ये, जास्तीत जास्त उपयुक्त माहितीसह किमान शब्द असावेत. तुमचे विचार विशिष्टपणे, संक्षिप्तपणे, सातत्यपूर्ण आणि सहज समजण्याजोगे सांगा. लहान वाक्ये तयार करा, त्यामुळे पत्त्याला माहिती समजणे सोपे होईल. एका पत्रात, एक विषय कव्हर करा.

जर तुम्हाला वेगवेगळ्या विषयांबद्दल बोलायचे असेल तर अनेक पत्रे पाठवणे चांगले आहे, हे एकमेकांशी संबंधित नसलेल्या वेगवेगळ्या कल्पनांसह एका लांब संदेशापेक्षा बरेच चांगले आहे.

अनौपचारिक संवादाला व्यावसायिक पत्रव्यवहारात बदलू नका.ईमेलमध्ये भावना वापरण्याची गरज नाही. जर तुम्हाला तुमच्या संदेशातील काही मुद्द्यांवर भावनिक भर द्यायचा असेल, तर शांत, योग्य, तटस्थ प्रेझेंटेशनच्या मागे भावनिक ओव्हरटोन लपवण्याचा प्रयत्न करा. ते भाषेने नव्हे, तर आशयाने साध्य करता येते.
पत्राच्या मुख्य भागाच्या स्पष्ट डिझाइनचे अनुसरण करा.

नियमानुसार, पत्र तीन भागांमध्ये विभागले गेले आहे:

• लिहिण्याचे कारण (कारण, कारण). हा भाग शक्य तितका लहान ठेवा.
• सातत्यपूर्ण प्रकटीकरण.
• निर्णय, प्रस्ताव, निष्कर्ष, विनंत्या.

संदेशाचे स्वरूप चांगले असावे, समजण्यास सोपे असावे. मजकूरात 5-6 ओळींचा परिच्छेद बनवा. रिक्त ओळीने परिच्छेद वेगळे करण्याची शिफारस केली जाते. एक फॉन्ट आणि रंग वापरा. हे आवश्यक नसल्यास, संक्षेप, इमोटिकॉन, शाप घटक, उद्गार चिन्ह वापरू नका.

हुशारीने लिहा. अशिक्षितपणे लिहिलेले पत्र लेखकाच्या शिक्षणाच्या अभावाबद्दल बोलते. चुकीच्या छाप आणि चुका तुमच्या व्यवसायाच्या प्रतिष्ठेसाठी हानिकारक आहेत. पत्र पाठवण्यापूर्वी, ते काळजीपूर्वक वाचण्याची शिफारस केली जाते. अनेक मजकूर संपादक आणि ईमेल प्रोग्राम्समध्ये विरामचिन्हे आणि शब्दलेखन तपासण्याचे कार्य आहे, जर चुका आढळल्या तर, सुधारण्याचे पर्याय दिले जातात. ईमेल लिहिताना ही वैशिष्ट्ये वापरण्याची खात्री करा.

पत्रात तुम्हाला कोणती कागदपत्रे समाविष्ट करायची आहेत याचा विचार करा. आपल्याला मजकूरात तपशीलवार डेटा समाविष्ट करण्याची आवश्यकता नाही, त्यांना वेगळ्या फाईलमध्ये पाठविणे चांगले आहे. तुम्ही फाइल संलग्न केली आहे, ती कोणती फॉरमॅट आहे आणि त्यात काय आहे ते दर्शवा (थोडक्यात), अन्यथा प्राप्तकर्ता व्हायरससाठी घेऊ शकतो. फाइल पाठवण्यापूर्वी, ती अँटीव्हायरस प्रोग्रामसह तपासा.

तुमचे संपर्क आणि स्वाक्षरी सोडा. हे तुमच्या प्रतिष्ठेसाठी फक्त एक प्लस आहे, ते तुमची व्यावसायिकता प्रतिबिंबित करते. लांब स्वाक्षरी करू नका, जास्तीत जास्त पाच किंवा सहा ओळी. त्यात कंपनीचे नाव, तुमचे पूर्ण नाव, पद असावे. नियमानुसार, ते वेबसाइट पत्ता, फोन नंबर आणि ईमेल पत्ता देखील सूचित करतात.

व्यावसायिक पत्रव्यवहारात पोस्टस्क्रिप्ट अनावश्यकपणे वापरू नका. त्याची उपस्थिती दर्शवते की आपण पत्रातील सामग्रीबद्दल पुरेसा विचार केला नाही.

अगदी आवश्यक असेल तेव्हाच वाचलेल्या पावत्या वापरा. नियमानुसार, बाह्य प्राप्तकर्त्यांशी संप्रेषण करतानाच ते आवश्यक असते आणि नंतर उत्तर फार महत्वाचे असेल तरच.

तसेच, आवश्यक असल्यासच "उच्च महत्वाचा" ध्वज वापरा. जर पत्रात खरोखर महत्वाची माहिती असेल ज्याचा तुम्हाला तातडीने विचार करणे आवश्यक आहे, तर हा बॉक्स खूण करा. याबद्दल धन्यवाद, पत्र "इनबॉक्स" मध्ये उभे राहील. परंतु, या कार्याचा गैरवापर करू नका, ते त्रासदायक आणि चिडखोर दिसू शकते.

पाठवण्यापूर्वी ईमेल वाचा याची खात्री करा. सर्व काही स्पष्ट, विशिष्ट, संक्षिप्त, अनावश्यक आणि अनुचित, व्याकरणाच्या चुका असल्यास ते तपासा. आपण प्राप्तकर्त्याची माहिती योग्यरित्या प्रविष्ट केली आहे का? सादरीकरणाचे तर्कशास्त्र आणि सातत्य तपासा.

प्राप्त झालेल्या ईमेलला वेळेवर प्रतिसाद द्या. सूचित करा की तुम्ही पत्र वाचले आहे, म्हणून तुम्ही आदर दाखवा, चांगला टोन दाखवा. एखाद्या विशिष्ट क्षणी आपण प्राप्त पत्राचे उत्तर देऊ शकत नसल्यास, लेखकास याबद्दल चेतावणी द्या, शक्य तितक्या लवकर उत्तर देण्याचे वचन द्या. प्रश्नांची उत्तरे क्रमाने द्या. नवीन संदेश म्हणून प्रत्युत्तर सुरू करण्याची आवश्यकता नाही.

जर तुम्ही दोन दिवसांत उत्तर दिले नाही तर पत्त्याला वाटेल की तुम्ही त्याच्या पत्राकडे लक्ष दिले नाही किंवा ते हरवले आहे.

सहसा, ज्या व्यक्तीने ते सुरू केले त्या व्यक्तीने इलेक्ट्रॉनिक संवाद संपवला पाहिजे. जरी हा नियम कधीकधी पाळला जाऊ शकत नाही, विशिष्ट पत्रव्यवहाराच्या वैशिष्ट्यांवर आधारित.
इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहाराचे वरील सर्व नियम लक्षात ठेवा. त्यांचे नेहमी निरीक्षण करा, लक्ष द्या आणि वाजवी रहा.

त्यामुळे तुम्ही स्वतःला एक व्यावसायिक, आधुनिक आणि सक्षम व्यवस्थापक म्हणून दाखवू शकता, ज्यांच्यासोबत काम करणे आनंददायी आणि आरामदायक आहे.

कोणत्याही संस्थेच्या, व्यावसायिक कंपनीच्या किंवा एंटरप्राइझच्या क्रियाकलापांमधील यश हे वर्तन आणि शिष्टाचाराच्या संस्कृतीशी अतूटपणे जोडलेले आहे. व्यवस्थापकाच्या सर्व कृती, कर्मचार्‍यांनी नक्कीच चांगल्या चवचे नियम विचारात घेतले पाहिजेत आणि परिस्थितीशी सुसंगत असले पाहिजेत.

शिष्टाचाराचा सर्वात महत्वाचा भाग म्हणजे व्यावसायिक पत्रव्यवहार.

असा अंदाज आहे की कामावरील जवळजवळ 50% वेळ कागदपत्रे आणि मेलच्या ओळखीवर पडतो. परंतु हे आवश्यक आहे, कारण सक्षम व्यावसायिक पत्रव्यवहार कंपनीच्या उलाढालीत लक्षणीय वाढ करू शकतो, विविध सेवा आणि विभागांच्या परस्परसंवादाला गती देऊ शकतो.

अर्थात, येथे काही नमुने आहेत आणि त्यांची या लेखात चर्चा केली जाईल. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे नियम बर्याच काळापासून प्रमाणित केले गेले आहेत. विद्यमान GOST R.6.30-2003 शीटवर मजकूर योग्यरित्या ठेवण्यास मदत करेल, इंडेंट्स, मार्जिन, फॉन्ट काय बनवायचे ते सांगेल. व्यावसायिक पत्रव्यवहार एकसमानता आणि भाषण वळणांची पुनरावृत्ती द्वारे दर्शविले जाते.

तथापि, प्रत्येक अक्षर वेगळे आहे. प्रेषकाची ओळख, त्याची स्थिती, परिस्थिती आणि पत्ता यावर मोठा ठसा उमटवला जातो. काही प्रमाणात, व्यावसायिक पत्रव्यवहार हे सर्जनशीलता आणि परिश्रमपूर्वक कार्य यांचे संयोजन आहे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे प्रकार

कागदपत्रांचा प्रवाह कागदावर आणि ई-मेलद्वारे केला जातो.

एंटरप्राइझमधील सर्व पत्रव्यवहार सशर्तपणे खालील गटांमध्ये विभागले जाऊ शकतात:

अधिकृत/अनौपचारिक पत्रव्यवहार;

अंतर्गत आणि बाह्य.

अधिकृत पत्रव्यवहारामध्ये व्यावसायिक ऑफर, धन्यवाद आणि हमी पत्रे, व्यापार करार, एंटरप्राइझसाठी ऑर्डर, नोकरीच्या जबाबदाऱ्या, विनंत्या, आवश्यकता, दावे यांचा समावेश होतो.

अनौपचारिक पत्रव्यवहार म्हणजे व्यावसायिक भागीदार, ग्राहक, कर्मचारी यांचे विविध अभिनंदन; शोक, माफी, आमंत्रणे आणि आभार.

अंतर्गत दस्तऐवज केवळ एका एंटरप्राइझच्या विभागांमध्ये फिरतात, तर बाह्य दस्तऐवज त्याच्या पलीकडे जातात.

व्यवसाय पत्रव्यवहार नियम: आतील सामग्री

मुख्य आवश्यकता म्हणजे पत्राची संक्षिप्तता आणि क्षमता. मजकूर अनेक पृष्ठांवर ताणू नका. तुमची सर्वोत्तम पैज म्हणजे एकाशी राहणे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या नियमांमध्ये मजकुरातून जटिल, अगम्य, परदेशी आणि उच्च विशिष्ट शब्द आणि अभिव्यक्ती वगळणे समाविष्ट आहे. सर्व वाक्ये लहान असली पाहिजेत, लेखकाच्या मुख्य विचारांसह आणि "पाणी" शिवाय.

पत्रातील दुहेरी अर्थ लावणे टाळा, अन्यथा, विवाद उद्भवल्यास, आपल्या दृष्टिकोनाचे रक्षण करणे आणि विशिष्ट वाक्यांशाद्वारे आपल्याला काय म्हणायचे आहे हे सिद्ध करणे अधिक कठीण होईल.

व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या नोंदणीचे नियम लेखकाला पत्त्याला नाव आणि आश्रयदातेने कॉल करण्यास बाध्य करतात, त्यापूर्वी अपील "प्रिय (चे) ..." सूचित करतात. आणि नेहमी "आपण" वर, पत्र प्राप्तकर्त्याचे चांगले मैत्रीपूर्ण संबंध असले तरीही.

प्रस्तावनेत, आडनाव आणि नाव दर्शविण्याव्यतिरिक्त, संदेशाचा मुख्य उद्देश विहित केलेला आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची उदाहरणे अशा प्रकरणांसाठी पुरेशी टेम्पलेट आणि शिक्के माहित आहेत: "मागील पत्राच्या संबंधात ...", "आम्ही तुम्हाला आठवण करून देतो ...", "आम्ही तुम्हाला सूचित करतो ..." आणि इतर.

प्राप्तकर्त्यासाठी प्रतिकूल असलेले उत्तर (ऑफर नाकारणे, सहकार्यास नकार) या वाक्यांसह मऊ करा: "दुर्दैवाने, आम्ही प्रस्तावित अटी वापरू शकणार नाही ..." किंवा तत्सम.

बाह्य कागदपत्र दस्तऐवजीकरण

कोणतेही व्यावसायिक पत्र कंपनीच्या लेटरहेडवर कंपनी तपशील आणि सर्व संपर्क तपशीलांसह लिहिलेले असणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवजाची अचूक तारीख टाकण्याची खात्री करा.

शीटचा वरचा उजवा कोपरा पत्त्याच्या आद्याक्षरे आणि प्राप्तकर्त्याच्या कंपनीच्या पत्त्याने व्यापलेला आहे.

मजकूर अर्थपूर्ण परिच्छेदांमध्ये खंडित करा जेणेकरून वाचकांना ते समजणे आणि समजणे सोपे होईल. 4-5 पेक्षा जास्त ओळी नाहीत.

सर्व शब्द कॅपिटल (कॅपिटल) अक्षरात लिहिणे हा वाईट प्रकार आहे.

पत्रासोबत कागदपत्रे जोडली जाऊ शकतात. या प्रकरणात, ते शीटच्या खालच्या डाव्या भागात वेगळ्या ओळीवर सूचीबद्ध आहेत. व्यावसायिक शिष्टाचाराचा मुद्दा म्हणून, पत्राचा प्रतिसाद 10 दिवसांच्या आत प्राप्त होणे आवश्यक आहे. समस्येचे निराकरण करण्यासाठी अधिक वेळ लागल्यास, पत्त्याने त्याबद्दल सूचित केले पाहिजे.

लिहिल्यानंतर, शुद्धलेखन आणि व्याकरणाच्या दोन्ही त्रुटींसाठी मजकूर काळजीपूर्वक तपासण्याची खात्री करा. आपल्याकडे वेळ असल्यास, आपण पत्र बाजूला ठेवावे आणि नंतर पुन्हा परत यावे. नियमानुसार, चुकीच्या गोष्टी शोधल्या जातील ज्या सुरुवातीला लक्षात आल्या नाहीत. ग्राहकांच्या तक्रारीला प्रतिसाद देताना हा सल्ला सर्वात महत्त्वाचा आहे. अशिक्षित पत्राने एखाद्या व्यक्तीला आणखी त्रास देऊ नका.

दस्तऐवज लिहिल्यानंतर आणि दोन वेळा तपासल्यानंतर, ते A4 पेपरवर प्रिंट करा. हा आकार प्रमाणितपणे कोणत्याही पत्रव्यवहारासाठी वापरला जातो, जरी मजकूर स्वतः पृष्ठाचा अर्धा भाग घेतो.

मुद्रित करण्यापूर्वी प्रिंटरमधील शाई तपासा जेणेकरून डाग आणि आळशीपणा टाळण्यासाठी.

काही प्रकरणांमध्ये, तुम्ही तुमचे व्यवसाय कार्ड दस्तऐवजात संलग्न करू शकता आणि मुद्रित शीट स्वतः पारदर्शक फाइलमध्ये संलग्न करू शकता.

कंपनीचा लोगो असलेला कॉर्पोरेट लिफाफा देखील चांगला फॉर्म मानला जातो.

अनौपचारिक विमानात व्यवसाय पत्रव्यवहार करण्याचे नियम बहुतेक वेळा व्यावसायिक कागदपत्रांपेक्षा अधिक भावनिक आणि कमी मुद्रांकित असतात. येथे संक्षेप योग्य आहेत, रंगीत विशेषणांचा वापर, उदाहरणार्थ, अभिनंदन मध्ये: आश्चर्यकारक, सहानुभूतीपूर्ण, दयाळू.

व्यवसाय ईमेल

आपण पोस्टल नेटवर्कद्वारे लिफाफ्यात पत्रव्यवहार पाठवत नाही या वस्तुस्थितीमुळे आराम होऊ नये. व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम या प्रकरणांमध्ये देखील लागू होतात.

सक्षम आणि योग्य इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय संदेश एंटरप्राइझ आणि व्यक्ती दोघांची सकारात्मक प्रतिमा तयार करतात. व्यवसायात प्रतिष्ठा खूप मोलाची आहे!

ई-मेल पत्रव्यवहारासाठी मूलभूत नियम

तुमचा कार्यालयाचा ईमेल पत्ता फक्त त्याच्या हेतूसाठी वापरा.

मेलबॉक्सच्या नावाकडे लक्ष द्या. काम करताना "बेबी", "सुपरमॅन" सारख्या चुकीच्या नावांना परवानगी देऊ नका, जरी ते इंग्रजी लिप्यंतरणात सूचित केले असले तरीही.

नेहमी "विषय" कॉलम भरा, अन्यथा तुमचे पत्र स्पॅममध्ये जाऊ शकते. "प्लॅन", "लिस्ट", "ऑफर", "रिपोर्ट" सारखी वर्णने काम करणार नाहीत. तुमच्या प्राप्तकर्त्याच्या मेलबॉक्समध्ये बरीच समान अक्षरे असू शकतात. तुमचा संदेश कशाबद्दल आहे याबद्दल शक्य तितके विशिष्ट व्हा. पाचपेक्षा जास्त शब्द वापरू नका. विषय मोठ्या अक्षराने लिहा. तुम्हाला शेवटी बिंदू ठेवण्याची गरज नाही.

तुम्ही पूर्वी प्राप्त झालेल्या ईमेलला उत्तर देत असल्यास, विषय ओळीतील "पुन्हा" काढण्याची खात्री करा.

संप्रेषण शैली

व्यवसाय पत्राचे स्वरूप ठेवा. धमकावणे, भीक मागणे, कमांडिंग टोन काढा.

इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम इमोटिकॉन्स, मजकूरात मोठ्या संख्येने प्रश्न किंवा उद्गार चिन्ह वापरण्याची परवानगी देत ​​​​नाहीत.

नम्र पणे वागा. सुरुवातीला अनिवार्य अभिवादन आणि शेवटी संभाषणकर्त्याला निरोप देणे हा एक चांगला प्रकार आहे. उदाहरणार्थ, "आदरासह ..." किंवा यासारखे: "विनम्र तुमचे ...".

व्यवसाय ई-मेल आणि त्याचा "सुवर्ण नियम": एका संदेशात अनेक भिन्न विषय मिसळू नका. पत्रांची मालिका पाठवणे चांगले.

ईमेल कागदापेक्षा दुप्पट लहान असावा.

संलग्नकांसह कार्य करणे

जर जास्त माहिती पाठवायची असेल तर ती सर्व पत्राच्या मुख्य भागामध्ये टाकू नका, परंतु संलग्नकमध्ये स्वतंत्र कागदपत्रे म्हणून संलग्न करा.

प्राप्तकर्त्याच्या सोयीसाठी, तुम्ही तयार केलेल्या दस्तऐवजांचे नाव बदलून त्याला समजेल अशी नावे द्या. हे तुमची स्वारस्य दर्शवेल आणि तुम्हाला जिंकेल. प्राप्तकर्त्याच्या संगणकावर किती कार्यरत फोल्डर्स आहेत आणि तो त्यामध्ये आपले पत्र कसे शोधेल याचा विचार करा.

आपण पाठवत असलेल्या फायलींबद्दल प्राप्तकर्त्याला सांगण्याची खात्री करा जेणेकरून तो त्यांना अपघाती व्हायरस मानणार नाही. मोठी कागदपत्रे संग्रहित करा.

आणि इतर मार्गांनी खूप मोठे संलग्नक (200 kb पासून) पाठवणे चांगले आहे, उदाहरणार्थ, ftp सर्व्हरद्वारे.

फॉरमॅट जसे की COM, EXE, CMD, PIF आणि इतर अनेक, काही मेल सर्व्हर परवानगी देत ​​नाहीत आणि ब्लॉक करतात.

जर तुमच्या पत्राचे अनेक प्राप्तकर्ते असतील तर, प्रत्येक वेळी मोठ्या प्रमाणावर अग्रेषित करण्याचे सर्व पुरावे हटविण्यात आळशी होऊ नका. अशा अतिरिक्त माहितीची पत्त्याला अजिबात गरज नाही. "ब्लाइंड कॉपी" कमांड तुम्हाला मदत करेल.

ई-मेलद्वारे व्यवसाय पत्रव्यवहार करण्याच्या नियमांमध्ये दुसऱ्या पक्षाला पत्रव्यवहाराच्या पावतीबद्दल माहिती देणे समाविष्ट आहे. या क्षणी उत्तर देणे शक्य नसल्यास, याबद्दल संभाषणकर्त्याला सूचित करा. पुढील प्रश्न आणि कार्यवाही टाळण्यासाठी पत्रव्यवहाराचा इतिहास जतन करा.

जर प्रतिसाद महत्वाचा आणि तातडीचा ​​असेल तर, अतिरिक्तपणे पत्त्याला फोन, स्काईप किंवा ICQ द्वारे सूचित करण्याची परवानगी आहे. यानंतरही सकारात्मक परिणाम मिळू शकला नाही, तर स्वत:ला पुन्हा आठवण करून द्या.

संलग्न फाइलसह रिकामे पत्र परत करण्यासाठी दस्तऐवजाची विनंती करणे असामान्य नाही. ते अस्वीकार्य आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या उदाहरणांसाठी दस्तऐवजाच्या मुख्य भागामध्ये संबंधित माहितीची अनिवार्य नियुक्ती आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, हे: "मी तुमच्या विनंतीवर आवश्यक डेटा पाठवत आहे."

पत्राच्या शेवटी निर्देशांक सूचित करण्यास विसरू नका: संप्रेषणाची सर्व उपलब्ध साधने, स्थिती, कंपनीची वेबसाइट, सोशल नेटवर्क्सचे दुवे.

संस्थेचे संपर्क लिहिताना, शक्य तितकी माहिती द्या - क्षेत्र कोड असलेला फोन नंबर, पिन कोड असलेला पत्ता. शेवटी, तुमचा संवाद केवळ तुमच्या प्रदेशातील रहिवाशांशीच होत नाही. तुमच्याकडे सर्व डेटा असल्यास, तुमच्याशी संपर्क साधणे सोपे होईल.

आणि शेवटचा नियम: ज्याने पत्रव्यवहार सुरू केला त्याने इलेक्ट्रॉनिक संवाद संपवला पाहिजे.

निष्कर्ष

व्यवसाय लेखन ही एक नाजूक बाब आहे. कधीकधी एखादी व्यक्ती आणि तो ज्या संस्थेचे प्रतिनिधित्व करतो त्याबद्दल निश्चित मत तयार करण्यासाठी एक नजर पुरेशी असते. व्यवसाय लेखनाचे नियम जाणून घेणे तुमच्या करिअरमध्ये खूप पुढे जाऊ शकते.