З'явилася у компаній ще 2002 року, коли було прийнято закон «Про електронний цифровий підпис». Договір, рахунок, акт виконаних робіт, товарна накладна, товарно-транспортна накладна, а також переважна більшість інших документів, які використовуються російськими компаніями, сьогодні можуть використовуватись в електронному вигляді. Надсилаються такі документи не поштою або з кур'єром, а телекомунікаційними каналами зв'язку (через Інтернет).

Довгий час єдиним винятком у цьому процесі були електронні рахунки-фактури, для яких було передбачено лише паперову форму. У 2010 році право виставляти рахунки-фактури в електронному вигляді було законодавчо закріплено у 229-ФЗ (поправки до ст.169 Податкового кодексу РФ).

Після цього були підготовлені Накази Міністерства фінансів та Федеральної податкової служби, які описують сам процес виставлення та отримання електронних сетів фактур при взаємодії компаній, а також подальше надання таких електронних документів на податкову перевірку. Однак довгий час не було прописано форматів рахунків-фактур в електронному вигляді.

Нарешті, 12 травня в «Російській газеті» було опубліковано Наказ «Про затвердження форматів рахунку-фактури, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книги покупок та книги продажів, додаткових аркушів книги покупок та книги продажів в електронному вигляді» (зареєстр. Мін'юстом Росії від 11.04.2012 № 23791, набрав чинності 23 травня). Це означає, що тепер нормативну базу з використання електронних документів повністю сформовано. Законодавство дозволяє виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді, а також описує сам механізм роботи з таким документом.

Документи без помилок

Що таке електронний рахунок-фактура (ЕСФ)? Це повноцінний документ, як і його паперовий аналог. ЕСФ містить ті ж реквізити та дані, повинен бути підписаний керівником або довіреною особою та переданий протягом п'яти днів. Електронний рахунок-фактура також має бути зареєстрований у журналі обліку та книгах обліку. Його можна подати як підставу для отримання відрахування ПДВ.

Можна виділити кілька переваг використання електронних рахунків-фактур. По перше, швидкість доставкидокументів. Всім відомо, що доставка документів поштою може затягуватися на місяці. Електронні документи доставляються по Інтернету миттєво, зі швидкістю світла, у будь-який час доби. Це і гарантія доставки, якщо скористатися послугами кваліфікованого оператора, який забезпечуватиме підтвердження доставки.

По-друге, електронні документи означають автоматизацію роботи бухгалтерії. Наприклад, вхідні паперові документи сьогодні заводяться у системи обліку вручну. Якщо таких документів на підприємстві сотні, то десятки співробітників бухгалтерії змушені займатися цією рутинною працею. Електронні документи, підписані електронним цифровим підписом, юридично значущі. Вони можуть існувати тільки в електронному вигляді, їх не потрібно друкувати, ставити на них печатки, містити паперовий архів. Усі документи можна зберігати в комп'ютері або в системі вашого електронного документообігу (якщо оператор гарантує збереження).

Третя важлива перевага: ЕСФ виключають недостовірність у заповненні документів. Наприклад, недостовірність підписів. Адже документ підписується лише одним цифровим підписом - керівника чи іншого працівника, уповноваженого підписувати рахунки-фактури (п. 6 ст. 169 НК РФ). Підпис головного бухгалтера у своїй не потрібна (див. постанову № 1137).

Крім того, введення ЕСФ дозволяє скоротити податкові ризики. Це має значення для російських організацій. Справа в тому, що багато компаній стикаються з величезною кількістю поставок, кожна з яких оформляється документами, у тому числі рахунками-фактурами. При неправильно оформленому рахунку-фактурі або його відсутності податкова має право донарахувати ПДВ. Суми донарахувань може бути значні і знижують прибуток підприємства. У разі використання електронних документів простежити за їх наявністю та коректністю складання значно простіше.

Особливості електронних рахунків-фактур

Процес роботи з електронними рахунками-фактурами суттєво відрізняється від роботи з паперовими. Вимоги до процесу виставлення та отримання електронних рахунків-фактур підприємствами закріплені у «Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді за ТКС із застосуванням ЕЦП». Крім зміни в оформленні підпису, можна виділити ще кілька основних відмінностей у роботі з рахунками-фактурами.

Дата виставлення та отриманняпокупцем рахунки-фактури фіксується оператором у Підтвердженні. Саме ця дата і вважається датою виставлення/отримання рахунка-фактури, і відповідно до неї належить до податкового періоду. Фіксація дати виставлення рахунку-фактури означає неможливість виставляти в електронному вигляді документи заднім числом. Ця умова може створювати певні труднощі для організацій, які, наприклад, фактично можуть оцінити вартість наданих послуг лише після певного часу.

Факт виставлення та отримання- ще одна відмінність нового Порядку. Рахунок-фактура вважається виставленим лише у випадку, якщо продавцем отримано повідомлення про його одержання, підписане покупцем. Це положення по суті зобов'язує продавця стежити за отриманням повідомлень від покупців, адже якщо повідомлення сформовано не було, або продавець його не отримав, електронний рахунок-фактура не є виставленим, і продавцю доведеться роздрукувати паперовий рахунок-фактуру та направити його на адресу одержувача на папері. Важливо наголосити на тому, що дата отримання цього повідомлення ніяк не впливає на рішення про віднесення рахунку-фактури до податкового періоду.

Процес роботи з коригувальними рахунками-фактурами (КСФ), що недавно з'явилися, і виправлення рахунків-фактур (ІСФ) в електронному та паперовому вигляді ідентичні, оскільки оператори ЕДО реалізують у своїх системах вимоги законодавства (Постанова № 11376). Випадки, коли складається коригувальний рахунок-фактура, і коли вже існуючий рахунок-фактуру вносяться виправлення, різняться. Коригувальний рахунок-фактура виставляється за зміни вартості реалізованих товарів, вироблених робіт, наданих послуг (іншими словами, за зміни податкової бази). Зменшення або збільшення вартості (графа 5 рахунка-фактури) може бути спричинене, у тому числі, зміною ціни (графа 4), уточненням кількості чи обсягу товарів, робіт чи послуг (графа 3). У разі зміни вартості у бік зменшення складається коригувальний рахунок-фактура до зменшення. У продавця такий документ може бути підставою для відрахування різниці надмірно нарахованого ПДВ, у покупця за таким документом з'явиться зобов'язання нарахувати різницю ПДВ. У разі зміни вартості у бік збільшення складається КСФ до доплати. Тут ситуація буде протилежною. Усі дельти (сумові різниці) до зменшення або доплати записуються до КСФ із позитивним знаком. Робиться це для того, щоб не виникало відрахування сум при занесенні КСФ у Книгах купівлі та продажу. Ще однією важливою умовою складання КСФ, згідно з п. 10 ст. 172 НК РФ, є певна згода сторін, що ціна буде змінена. Ця згода може бути оформлена у вигляді додаткової угоди (у договорі як двосторонній документ) або у вигляді повідомлення (первинним одностороннім документом). У кожному конкретному випадку можна чинити так, як зручніше продавцю та покупцю.

Виправлення у рахунку-фактуріпровадиться в тому випадку, якщо в документі виявлено саме помилку (наприклад, друкарську помилку, неправильну податкову ставку, помилку в реквізитах), а також при нарахуванні бонусів без зміни ціни реалізованого товару. У процесі виправлення виникає новий екземпляр рахунку-фактури - виправлений рахунок-фактура. Нумерація КСФ та ІСФ. Нумерація КСФ та рахунків-фактур у рамках одного податкового періоду наскрізна, а нумерація виправлень у рамках одного рахунку-фактури завжди починається з 1, причому кількість виправлень не обмежена.
Важливе питання: як вести облік ЕСФ у Журналі та Книгах? Раніше правила ведення журналу отриманих та виставлених рахунків-фактур встановлені не були. Відсутня й рекомендована друкована форма Журналу. У новій Постанові №1137, яка прийшла на зміну Постанові 914, ці недоліки усунуто. Платники податків відтепер вестиму один Журнал, що складається з 2-х частин: частина 1 «виставлені рахунки-фактури» і частина 2 «отримані рахунки-фактури». Окрім реквізитів рахунка-фактури, тепер у Журналі необхідно вказувати спосіб виставлення — чи був документ виставлений у паперовому чи електронному вигляді.
Зауважимо, що у Журналі виставлених СФ є дві графи — дата складання та дата виставлення рахунку-фактури. Якщо для паперового документа ці дати не завжди поділяються, то під час виставлення рахунку-фактури в електронному вигляді дату виставлення фіксує незалежна третя сторона — оператор.
Ще однією важливою особливістю реєстрації електронних рахунків-фактур у Журналі є наявність повідомлення про отримання. Той самий технологічний документ, який автоматично складається покупцем, коли він підтверджує отримання. Якщо повідомлення немає, то продавець, ані покупець електронний документ реєструвати у журналі немає права.

Форма та порядок складанняКниг купівлі та продажу істотно не змінилися. Продавець реєструє у Книзі продажів рахунок-фактуру, який виставляє покупцю, покупець реєструє цей рахунок-фактуру в Книзі покупок. Коригувальний рахунок-фактура до доплати реєструються продавцем та покупцем як завжди — у Книгах продажу та покупок відповідно. Коригувальний рахунок-фактура до зменшення продавцем має бути занесений до Книги покупок, а покупцем - до Книги продажів. Документ реєструється на суму різниці.

Як почати працювати з ЕДО?

Для роботи з електронними рахунками-фактурами, організації необхідно:

1. Заповнити заявку на веб-сайті www.diadoc.ru. Фахівці Діадока допоможуть підібрати відповідний тариф та проконсультують, як розпочати роботу в системі.
2. На сайті www.diadoc.ru є регламент застосування електронного цифрового підпису у системі електронного документообігу Діадок. Він призначений для всіх учасників ЕДО. Якщо організація вирішила працювати з електронними документами, вона має підписати заяву про приєднання до цього регламенту. Також підписується договір на право використання програми ЕОМ "Діадок" (зразок є на сайті).
3. Оператор присуджує компанії ідентифікатор та реєструє організацію у системі.
4. Далі компанія купує у будь-якому із сервісних центрів СКБ Контур сертифікат електронного підпису. Тепер кожен документ матиме юридичну чинність. Заявку на сертифікат ЕЦП також можна надіслати прямо із системи Діадок. Якщо сертифікат в організації вже є, можна використовувати його.
5. Знаходьте в Діадоку контрагентів і починаєте працювати.

До відома

Переваги електронних рахунків-фактур усвідомили провідні російські компанії. Торгова мережа BILLA, ВАТ «Кіровський завод», найбільший фармдистриб'ютор «Протек» та інші організації ще до затвердження форматів електронних рахунків-фактур почали реалізовувати пілотні проекти.
— Обсяг первинної документації на нашому заводі величезний. Впровадження системи електронного документообігу дозволить, по-перше, досягти скорочення термінів закритого періоду. По-друге, це зможе підвищити ефективність та прозорість обміну первинкою між підприємствами. Крім того, ми, безумовно, скоротимо як прямі, так і опосередковані витрати документообігу, — оцінив перспективи впровадження ЕДО директор з ІТ ВАТ «Кіровський завод» Сергій Кулабухов.

Технологічний та технічний процес обміну електронними рахунками-фактурами був можливий і до затвердження Наказу № ММВ-7-6/138. Але раніше була відсутня законодавча база, що дозволяє застосовувати це у податкових цілях, тобто у податкових органах потрібно було мати «живий» документ із печаткою, підписом. Наразі нормативно-правова база повністю сформувалася. Платник податків ставить питання: а що ж зміниться у взаємодії з податковими органами? Адже це новий порядок роботи. Чи не буде мені гірше? Чи не буде проблем? Відповідь на поверхні: гірше не повинно бути, електронний документ — такий самий, як і паперовий. Понад те, податкові органи висловлювалися, що заохочують використання електронних рахунків-фактур. Ще одне питання: як електронні рахунки-фактури вплинуть на характер проведення та результат податкових перевірок? Думаю, характер податкових перевірок змінитись не повинен. Працювати стане зручніше: не треба возити тонни документів до податкових інспекцій. Міжнародний досвід також показує, що податкові органи все більше уваги приділяють аналітичній процедурі податкових перевірок, і виникає дедалі менше претензій щодо технічного оформлення документів. Швидше за все, зміни призведуть до більш ефективної взаємодії з органами контролю. Таким чином, у відносинах із податковими органами виникає нова реальність. Ми починаємо по-іншому говорити з ними.

Відповідно до ст. 169 НК РФ рахунок-фактура є основним документом, на підставі якого покупець товарів (робіт, послуг) має право прийняти до вирахування суми податку на додану вартість, пред'явлені продавцем товарів (робіт, послуг), при обчисленні суми цього податку, що підлягає сплаті до бюджету .

З метою скорочення документообігу на паперових носіях ст. 169 НК РФ встановлено право платників податків складати рахунки-фактури в електронній формі (Лист Мінфіну РФ від 29 грудня 2012 р. № 03-07-03/230).

Відповідно до п. 1 ст. 169 НК РФ виставлення рахунку - фактури в електронному вигляді є правом платника податків.

Як випливає з абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ рахунки-фактури складаються в електронній формі за взаємною згодою сторін угоди та за наявності у зазначених сторін сумісних технічних засобів та можливостей для прийому та обробки цих рахунків-фактур відповідно до встановлених форматів та порядку.

Використовувана у ст. 169 НК РФ формулювання "за взаємною згодою сторін угоди" означає добровільність застосування електронної форми складання та виставлення рахунку-фактури. У цьому спосіб висловлювання взаємної згоди сторін угоди складання рахунки-фактури електронному вигляді НК РФ не регулює. На думку Мінфіну РФ, така згода може бути оформлена з урахуванням застосовуваних у підприємницькій діяльності правил поведінки (звичаїв ділового обороту), у тому числі через обмін документами, без складання одного документа, підписаного сторонами, виконання дій, що свідчать про згоду на складання рахунків-фактур в електронному вигляді, тощо. (Лист Мінфіну РФ від 1 серпня 2011 р. № 03-07-09/26).

Відповідно до п. 6 ст. 169 НК РФ рахунок-фактура, складений в електронному вигляді, підписується електронним цифровим підписом керівника організації або інших осіб, уповноважених на це наказом (іншим розпорядчим документом) щодо організації або довіреністю від імені організації, індивідуального підприємця відповідно до законодавства Російської Федерації.

У зв'язку з цим слід врахувати, що ФЗ від 10.01.2002 р. № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» визнається таким, що втратив чинність з 1 липня 2012 р. (п. 2 ст. 20 ФЗ № 63-ФЗ від 06.04.2011 м. «Про електронний підпис»). На підставі п. 2 ст. 19 та п. 1 ст. 5 Закону № 63-ФЗ від 06.04.2011 р. електронний документ, підписаний електронним цифровим підписом до дати визнання таким, що втратив чинність Закону № 1-ФЗ від 10.01.2002 р., визнається електронним документом, підписаним посиленим кваліфікованим електронним підписом. Отже, рахунок – фактура складений в електронному вигляді, може підписуватися до 1 липня 2012 р. електронним цифровим підписом або посиленим кваліфікованим електронним підписом.

Після визнання таким, що втратив чинність, Закону № 1-ФЗ від 10.01.2002 р. – посиленим кваліфікованим електронним підписом або відповідно до п. 2 ст. 6 Закону № 63-ФЗ від 06.04.2011 р. посиленим некваліфікованим електронним підписом. Посилений некваліфікований електронний підпис застосовується у разі, якщо сертифікат ключа перевірки електронного підпису виданий посвідчуючим центром, що входить до мережі довірених центрів ФНС Росії (аж до закінчення дії сертифіката або існування мережі довірених центрів ФНС Росії-№0-3-7-Письмо Мінфіну РФ-7) 15/80 від 20 липня 2012 р.).

Упорядкування електронного рахунки – фактури передбачає складання рахунки – фактури на паперовому носії з тієї ж господарської операції.

Якщо стосовно рахунків-фактур, виставлених продавцем в електронному вигляді, підписаних електронним цифровим підписом, продавець має підтвердження оператора про отримання файлів рахунків-фактур, а також повідомлення покупця про отримання рахунків-фактур, підписаних електронним цифровим підписом покупця та отриманих через оператора, то продавцем такі рахунки-фактури паперовому носії не складаються. (Роз'яснення від 16.11.2012 р. Є.Н. Вихляєва, Радника відділу непрямих податків Департаменту податкової та митно - тарифної політики Мінфіну РФ).

Порядок виставлення та отримання рахунків-фактур в електронній формі по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням посиленого кваліфікованого електронного підпису встановлюється підзаконними нормативними актами Мінфіном РФ та ФНП РФ (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Так, Наказом Мінфіну РФ № 50н від 25 квітня 2011 р. затверджено Порядок виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису. Цей Порядок встановлює процедури взаємодії учасників електронного документообігу в рамках виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах у зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису відповідно до ст. 169 НК РФ.

Наказом ФНП РФ № ММВ-7-6/36@ від 30 січня 2012 р. затверджено формат подання документів, що використовуються при виставленні та отриманні рахунків - фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням електронного підпису.

Наказом ФНП РФ № ММВ-7-6/138@ від 5 березня 2012 р. «Про затвердження форматів рахунку – фактури, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків – фактур, книги покупок та книги продажів, додаткових листів книги покупок та книги продажів в електронному вигляді» затверджений:

• формат рахунку-фактури, що застосовується під час розрахунків з податку на додану вартість, в електронному вигляді;
• формат коригувального рахунку-фактури, що застосовується під час розрахунків з податку на додану вартість, в електронному вигляді;
• формат журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, які застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість, в електронному вигляді;
• формат книги покупок, що застосовується під час розрахунків з податку на додану вартість, в електронному вигляді;
• формат додаткового аркуша книги покупок, що застосовується під час розрахунків з податку на додану вартість, в електронному вигляді;
• формат книги продажу, що застосовується під час розрахунків з податку на додану вартість, в електронному вигляді;
• формат додаткового аркуша книги продажів, що застосовується при розрахунках з податку на додану вартість, в електронному вигляді.

Електронний документообіг по кожному рахунку-фактурі здійснюється окремо (п.1.9 Порядку, затв. наказом Мінфіну РФ № 50н від 25 квітня 2011 р.). Тому, по кожному рахунку-фактурі проводяться всі необхідні дії та складаються всі необхідні документи, Порядком утв. Наказом Мінфіну РФ № 50н від 25 квітня 2011 р. Документи, що складаються в процесі виставлення та отримання рахунків-фактур, підписуються посиленим кваліфікованим електронним підписом учасника документообігу.

Електронний рахунок – фактура, виставлена ​​з дотриманням вимог ст. 169 НГК РФ, дає право застосування відрахування з ПДВ (п. 1 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Рахунок-фактура має бути виставлений протягом п'яти днів з моменту відвантаження товару, виконання робіт, надання послуг або отримання авансу. дозволяє зробити це у паперовому, а й у електронному вигляді. Електронні юридично значущі рахунки-фактури є повноцінними аналогами паперових: містять ті самі реквізити та підпис уповноваженої особи. При цьому вони мають бути:

• складені відповідно до формату, затвердженого;
• підписані кваліфікованим електронним підписом;
• передані згідно з регламентом, встановленим через оператора ЕДО, який фіксує у відповідних технологічних документах дати виставлення та отримання документа.

Швидкий обмін електронними юридично значущими документами:

• отримуйте безкоштовно;
• відправляйте за кілька секунд;
• скорочуйте витрати на доставку.

За законодавством РФ електронні документи, підписані кваліфікованим електронним підписом та передані через оператора ЕДО, є оригіналами, їх не потрібно роздруковувати.

Порядок обліку

Для обліку сум ПДВ платники цього податку зобов'язані вести книги купівлі та продажу. Особи, які здійснюють посередницьку діяльність, а також особи, які виставляють та одержують рахунки-фактури при провадженні діяльності за договором транспортної експедиції або при виконанні функцій забудовника, повинні вести журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур. Єдиній реєстрації підлягають усі рахунки-фактури – первинні, виправлені, коригувальні.

Форми книг та журналу, а також порядок їх ведення закріплені у . Вести облік рахунків-фактур можна як в електронному, так і паперовому вигляді. Проте з 01.01.2015 відомості із книг та журналу необхідно подавати у складі декларації з ПДВ, яку можна подати лише в електронному вигляді (). Тому облік рахунків-фактур теж зручніше одразу вести в електронному вигляді.

При паперовому документообігу відстежити дати виставлення та отримання рахунка-фактури практично неможливо, тому замість них, як правило, відображається дата складання документа. У разі електронних рахунків-фактур фіксуються відразу три дати: складання, виставлення та отримання. При цьому в книгах продажу та покупок відображаються лише дати складання, оскільки книги служать насамперед для обліку сум податку. Дати виставлення та отримання рахунків-фактур вносяться до журналів обліку, які ведуть організації-посередники. Розглянемо порядок обліку докладніше.

Книга продажу

У міру виникнення обов'язку сплатити ПДВ рахунки-фактури реєструються у книзі продажів у хронологічному порядку у тому податковому періоді, у якому виникає податкове зобов'язання. При цьому зазначаються:

• реквізити покупця (ІПН/КПП та найменування);
• реквізити документа, що підтверджує оплату (номер та дата);
• найменування та код валюти;
• вартість угоди та сума податку, яку потрібно перерахувати до бюджету країни.

Книга покупок

У міру виникнення права на відрахування рахунки-фактури реєструються у книзі покупок. У ній відображаються такі дані:

• реквізити рахунка-фактури (номер та дата складання);
• дата прийняття на облік товарів (робіт, послуг), майнових прав;
• реквізити продавця (ІПН/КПП та найменування);
• реквізити посередника (ІПН/КПП та найменування);
• номер митної декларації;
• найменування та код валюти;
• вартість угоди та сума податку, яку платник податків може пред'явити до відрахування (відшкодування).

Право на відрахування

Платник податків-покупець має право зменшити нарахований ПДВ у сумі податку, сплаченого за придбаними товарами, роботами, послугами (). Право на отримання відрахування виникає за дотримання таких умов ():

1. товари (роботи, послуги) придбано для здійснення операцій, що оподатковуються ПДВ;
2. товари (роботи, послуги) прийняті до обліку (мають бути в наявності первинні документи);
3. отримано правильно оформлений рахунок-фактура.

Незважаючи на те, що при реєстрації до книги покупок потрапляє дата складання електронного рахунку-фактури, право на відрахування безпосередньо залежить саме від дати його отримання. За виставлення рахунка-фактури відповідає продавець, і доки він не виставить, а покупець не отримає рахунок-фактуру — зменшити податок, обчислений до сплати, останньому не вдасться.

Облік та подальше використання товарів у діяльності, що оподатковується ПДВ, знаходиться у сфері компетенцій покупця. Якщо рахунок-фактура отримано в тому ж податковому періоді, в якому оприбутковано товари (роботи/послуги), то питань про те, коли прийняти до відрахування суму ПДВ, не виникає.

Складніше, коли оприбуткування товарів хороших і отримання рахунки-фактури ставляться до різних податкових періодів. Якщо рахунок-фактура отримано після завершення податкового періоду, в якому товари прийняті на облік, але до моменту подання декларації за цей період, покупець має право прийняти до вирахування суму податку щодо таких товарів у тому ж періоді, в якому зазначені товари були прийняті на облік (П. 1.1 ст., в ред. Федерального закону від 29.11.2014 № 382-ФЗ). Якщо рахунок-фактура отримано після подання декларації, його потрібно відносити до нового податкового періоду.

Журнали обліку

Обов'язок вести журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур не залежить від того, чи посередник є платником ПДВ. Посередники, забудовники та експедитори не сплачують і не приймають до відрахування ПДВ за рахунками-фактурами, зареєстрованими в журналах.

Журнал обліку складається з двох частин, у яких окремо реєструються виставлені та отримані рахунки-фактури, у тому числі коригувальні та виправлені. У частині 1 "Виставлені рахунки-фактури" реєструються документи за датою виставлення рахунків-фактур. У разі коли рахунки-фактури не передаються контрагентам, реєстрація відбувається за датою складання. У частині 2 "Отримані рахунки-фактури" рахунки-фактури відображаються за датою їх отримання.

Щоквартально посередники подають журнали до податкових інспекцій. На підставі отриманих даних інспекції можуть контролювати, чи відповідають суми ПДВ, нараховані, наприклад, принципалами (комітентами) під час продажу товарів, сум податку, що приймаються до вирахування покупцями цих товарів. І, навпаки, чи відповідають суми відрахувань, заявлених принципалами (комітентами) щодо придбаних агентів товарів, сум ПДВ, які продавці цих товарів нарахували до сплати до бюджету.

Дев'ятий пункт 169 статті НК РФ дозволяє продавцю та покупцю обмінюватись рахунками-фактурами в електронному вигляді. Електронні рахунки-фактури повністю замінюють собою паперову документацію, спрощуючи та прискорюючи процедуру обміну документами.

Переваги для учасників, які використовують електронні рахунки-фактури

Електронний рахунок-фактура доставляється покупцеві майже моментально після виписки, відпадає необхідність доставляти його клієнту на папері, достатньо скористатися послугами спеціалізованих компаній, які забезпечують надійний і швидкий взаємозв'язок між контрагентами у питаннях передачі сформованих рахунків-фактур, їх зміни та виправлення. Дані компанії називаються Операторами електронного документообігу та пов'язують продавця та покупця високошвидкісними телекомунікаційними каналами.

У разі оформлення паперового рахунку-фактури його потрібно зручним способом транспортувати до клієнта, проте це не завжди зручно для сторін. Добре, якщо рахунок-фактура прикладається до іншої відвантажувальної документації з ТМЦ, що відправляються. Якщо ж покупець перераховує аванс, у відповідь на який також необхідно виставляти у 5-ти денний термін рахунок-фактуру, то процедура передачі паперових документів ускладнюється – продавцю потрібно шукати способи доставити папір клієнту, а це додаткові витрати грошей та часу. Вигідна альтернатива паперовим рахункам-фактурам – передача електронним способом через Оператора.

Зміни з квітня 2016 року

Наказ Мінфіну №174н від 10.11.15 визначає, як здійснюється процедура електронного взаємозв'язку двох учасників ділових відносин для формування рахунків-фактур. Положення цього наказу набувають чинності з початку квітня 2016 року.

Як перейти на електронні рахунки-фактури?

Насамперед сторонам потрібно узгодити цей момент між собою. Для цього краще оформити письмову угоду, в якій буде прописано згоду сторін на заміну паперових рахунків-фактур електронними.

Електронні рахунки-фактури: угода про обмін

Приклад угоди про обмін електронними рахунками-фактурою

Якщо учасники ділових відносин взаємно згодні на електронну передачу рахунків-фактур, слід:

1. Переконатися, що обидві сторони мають необхідні технічні можливості для взаємної передачі та отримання документації електронним способом;
2. Отримати посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП) обома учасниками для засвідчення рахунків-фактур та іншої документації, що підлягає оформленню у процедурі електронного взаємозв'язку (повідомлення, повідомлення);
3. Вибрати надійного Оператора електронного документообігу (допускається одночасне використання кількох операторів);
4. Укласти з Оператором договір, надіславши йому заяву з реквізитами, прописаними у підпункті б пункту 2.1 наказу №174н;
5. Отримати у Оператора необхідну інформацію для використання електронних каналів зв'язку в процесі обміну рахунками-фактурами (ідентифікатор, параметри доступу та інші дані).

Отримання УКЕП передбачає оформлення сертифікатів кваліфікованого типу для ключів електронних підписів у спеціалізованих компаніях, ця процедура регламентується законом №63-ФЗ від 06.04.11. Сертифікати виходять на тих представників компанії, які підписуватимуть рахунки-фактури. Право завірення рахунків-фактур, що передається відповідальним особам, має підтверджуватись довіреністю чи наказом.

Відомості про те, що два економічні суб'єкти братимуть участь в електронному обміні рахунками-фактурами, Оператором передаються до ФНП – у відділення, де кожен суб'єкт перебуває на обліку. Ця процедура здійснюється у триденний термін з моменту підключення клієнтів до електронних каналів зв'язку.

При зміні реквізитів компанії слід у триденний термін проінформувати про це Оператора шляхом надсилання заяви. Отримавши документ заявного характеру, Оператор терміном до трьох днів вносить зазначені коригування до реквізитів учасника електронного зв'язку.

Сторонам потрібно врахувати такі моменти:

• Кожен рахунок-фактура має передаватися окремо як самостійний документ;
• Вся електронна документація, що формується в процедурі, підлягає завіренню УКЕП;
• День виписки рахунку-фактури – дата, відображена у підтвердженні Оператора про надходження від продавця файлу;
• День отримання рахунка-фактури – дата із підтвердження Оператора про передачу файлу з документом покупцю;
• Недоліки технічного характеру виправляються у рахунку-фактурі шляхом передачі покупцем повідомлення про коригування продавцю через Оператора;
• Виправлений рахунок-фактура повторно надсилається покупцю через Оператора.

Процес надсилання електронного рахунку-фактури покупцю з квітня 2016 р.

• Усі документи, повідомлення, підтвердження засвідчуються УКЕП;
• Усі електронні формати документів зберігаються кожним учасником електронних стосунків.

За фактом виконаної процедури щодо переміщення рахунку-фактури сторони повинні мати таку збережену документацію з УКЕП.

Продавець:

• Сформований рахунок-фактура;
• Підтвердження, надане Оператором, із прописаним днем ​​надходження файлу з електронним с/ф від продавця;
• Повідомлення покупця у тому, що до нього доставлений файл з електронним с/ф (якщо сторони домовилися, що це документ необхідний).

Покупець:

• Пред'явлений рахунок-фактура;
• Підтвердження, надане Оператором, із прописаним днем ​​відправлення файлу з електронним с/ф покупцю;
• Підтвердження, надане Оператором, про доставку повідомлення про отримання с/ф покупцем продавцю.

Процес виправлення електронного рахунку-фактури

Послідовність дій учасників:

Аналогічним чином відправляються коригувальні рахунки-фактури. Електронні форми стандартного та коригувального бланків можна знайти у наказі №ММВ-7-6/93@ від 04.03.15, затвердженому податковим органом.

Наведений процес обміну електронною документацією закріплений у наказі №174н та діє з початку другого кварталу 2016 року.

Податковий кодекс РФ дозволяє виставляти рахунки-фактури у паперовому вигляді, а й у електронному. Контрагенти самі вирішують, як вони обмінюватимуться документами. Право застосовувати електронну документацію для направлення вхідного до відрахування закріплено дев'ятому пункті сто шістдесят дев'ятої статті НК РФ.

Наскільки це вигідно та зручно?

Електронні рахунки-фактури зручні для обох сторін. Продавцю немає потреби доставляти до клієнта паперовий документ, витрачаючи свій час та гроші, а покупець отримує потрібний документ своєчасно.

В електронному вигляді простіше вносити зміни до рахунків-фактур, виправляти, коригувати документ. Перероблений бланк рахунка-фактури надходить покупцю у найкоротші терміни. Електронні операції можуть відбуватися майже миттєво, що є суттєвою перевагою для сторін.

Водночас є й недоліки в електронному обміні рахунками-фактурами. Сторонам потрібно витратитись на оформлення посиленого кваліфікованого електронного підпису. Підготуватись технічно до отримання та передачі електронної документації, укласти договори з посередником, який візьме на себе процедуру обміну, оплатити його послуги.

Зміни 2016 року

З квітня 2016 року набув чинності Наказ Мінфіну №174н від 10 листопада 2015 року, який встановив нові правила здійснення процедури обміну електронними рахунками-фактурами.

Цей документ визначив порядок дій кожного учасника електронного документообігу: продавця, покупця та оператора.

Актуальні форми електронних рахунків фактур затверджено наказом №ММВ-7-6/93@ від 04.03.15. Цей наказ ФНП затвердив не тільки електронну форму стандартного рахунку-фактури, але і його форму коригування.

Як перейти на електронні рахунки-фактури?

Якщо два суб'єкти економічних відносин вирішують виставляти та отримувати рахунки-фактури в електронному вигляді, то потрібно виконати такі кроки:

1. Узгодити це письмово;
2. Підготуватися технічно до прийому та передачі електронних рахунків-фактур;
3. Отримати посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП);
4. Підібрати відповідного посередника - Оператора електронного документообігу;
5. Заповнити та подати заяву на підключення до послуг Оператора;
6. Укласти договір із Оператором;
7. Отримати від Оператора необхідні дані для підключення – параметри доступу, ідентифікатор.

Зразок угоди

Два економічні суб'єкти - постачальник і клієнт, повинні домовитися про електронний обмін рахунками-фактурами. Електронна документація має повністю замінити паперову. Домовлятися краще не в словесній формі, а в письмовій, щоб не довелося у майбутньому вирішувати проблеми, пов'язані з невдоволенням однієї із сторін.

Сторонам слід підписати угоду про участь у електронному документообігу під час передачі рахунків-фактур. Зміст цієї угоди складається у вільній формі, при цьому в ній слід зазначити такі моменти:

• Назва бланку;
• Дата та місце складання;
• Реквізити сторін;
• Підтвердження того, що сторони обмінюватимуться рахунками-фактурами в електронному вигляді;
• Вказівка ​​на те, що має бути виконана вимога наказу №174н щодо підписання документів УКЕП;
• Посилання на законодавчі документи, які визначають порядок взаємодії сторін при електронному документообігу;
• День набуття чинності угоди;
• Строк дії угоди;
• Підписи сторін, друк.

Текст складається у вільній формі, наприклад пропонуємо скачати шаблон угоди нижче.

Угода про обмін електронними рахунками-фактурами зразок – .

Отримання УКЕП

Наказ №174н визначив, що підписувати рахунки-фактури, повідомлення, повідомлення, що формуються в ході електронного обміну, потрібно саме посиленим кваліфікованим електронним підписом.

Щоб мати можливість виконати цю вимогу Мінфіну, слід звернутися до спеціалізованих компаній, які здатні створити ключі електронних підписів та видати кваліфіковані сертифікати на них. Орієнтуватися тут необхідно на Федеральний закон №63-ФЗ від 6 квітня 2011 року.

Зазвичай рахунок-фактуру підписує як керівник, а й головний бухгалтер (якщо він є у компанії), і навіть інші співробітники. На всіх осіб слід одержати УКЕП. Крім того, потрібно виписати доручення, яке дозволить представникам компанії підписувати електронну документацію. Довіреність може бути замінена розпорядчим документом, наприклад, наказом.

Вибір Оператора електронного документообігу та укладання з ним договору

Вибір досить великий, сторони можуть вибрати більш ніж одного Оператора, і укласти з кожним договір про співпрацю.

Кожен учасник (покупець та постачальник) повинен заповнити заяву та подати її оператору. Як правило, Оператори пропонують готові бланки заяви з полями для заповнення, залишається їх лише оформити та подати за місцем призначення. Заява містить основні відомості про економічного суб'єкта, його реквізити та висловлює бажання підключитися до електронного обміну рахунками-фактурами через телекомунікаційні канали зв'язку.

Після того, як буде підписано договір про підключення, Оператор надає необхідні дані, на підставі яких учасник готує свої технічні засоби до прийому та передачі електронної документації. Оператору приділяється термін у 3 дні з моменту подання заяви, протягом якої він повинен передати дані для підключення.

Відомості про те, що сторони обмінюватимуться електронними варіантами рахунків-фактур подаються до податкового органу, це завдання лягає на Оператора, покупцю та продавцю ніяких дій не потрібно.

Порядок обміну електронною документацією

Детальну процедуру обміну електронними рахунками фактурами прописано у наказі №174н. Визначаються дії кожної сторони при первинній подачі рахунка-фактури, його виправлення, подання документа коригування.

Раніше при отриманні покупцем файлу з електронним рахунком-фактурою він мав оформити повідомлення про здійснення цієї події. Новий наказ із квітня 2016 року скасував цей обов'язок для покупця. Повідомлення надсилається лише у тому випадку, якщо обидві сторони погодили цей момент та визначили, що документ необхідний.

Особливості порядку електронного обміну:

• Кожен формований документ засвідчується УКЕП;
• Кожному учаснику електронних відносин потрібно перевіряти файли під час вступу;
• Вся документація, що оформляється, повинна зберігатися в електронному вигляді;
• Кожна дія має підтверджуватись оформлення підтвердження Оператора;
• На кожне підтвердження покупець та продавець повинні надіслати повідомлення про те, що вони отримали підтвердження;
• Повідомлення про надходження рахунки-фактури покупцю оформляється за бажанням сторін;
• Кожен окремий рахунок-фактура має відправлятися окремо.

Виправлення електронних рахунків-фактур

Електронний документообіг дозволяє швидко виправляти технічні помилки у рахунках-фактурах. Залежно від виду помилки застосовується або виправлений або коригувальний документ.

Якщо помилка технічна (друкарська помилка, неправильний розрахунок), то документ виправляється, при цьому покупець надсилає продавцю через Оператора повідомлення про необхідність змінити рахунок-фактуру. Продавець формує ще один такий же рахунок-фактуру, вказує номер та дату виправлення та передає через Оператора покупцю готовий бланк.

Якщо помилка пов'язана з невірною вказівкою ціни, кількості, ставки ПДВ, самої суми ПДВ у зв'язку з надлишками, недостачею при постачанні, погодженій зміні ціни, то слід оформлювати коригувальний рахунок-фактуру – самостійний документ, який є доповненням основного документа. Надсилається коригувальний документ через Оператора так само, як і звичайний.