Перевірка первинних документів формою означає. Методи перевірки бухгалтерських документів

1.Порядок проведення перевірок первинної бухгалтерської документації. Види перевірок первинних бухгалтерських документів: формальна, по суті, арифметична

2. Виправлення помилок у первинних бухгалтерських документах

3.Порядок проведення таксування та контування первинних бухгалтерських документів

4. Принципи та ознаки угруповання первинних бухгалтерських документів та регістрів бухгалтерського обліку

5. Правила та строки зберігання первинних бухгалтерських документів

1. Усі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, повинні

піддаватися перевірці працівниками бухгалтерії. Бухгалтерська обробка документа, що надійшов до бухгалтерії організації до запису даних в облікові регістри, проводиться у три етапи.

На першому етапі проводиться перевірка документа по суті. Така перевірка полягає у встановленні законності здійснюваних господарських операцій, доцільності їх проведення та взаємопов'язання окремих показників документа. Документи щодо операцій, що суперечать чинному законодавству та встановленому порядку приймання, зберігання та витрачання коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, не приймаються до бухгалтерського обліку та передаються головному бухгалтеру для прийняття рішення. Головний бухгалтер повинен повідомити керівника організації про незаконність господарської операції.

Насправді між керівником організації та головним бухгалтером організації нерідкі випадки виникнення розбіжностей щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції. У разі розбіжностей первинні облікові документи щодо таких операцій можуть бути прийняті до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю відповідальність за наслідки здійснення таких операцій та включення даних про них до бухгалтерського обліку та звітності.

На другому етапі проводиться формальна перевірка документана наявність обов'язкових реквізитів, що полягає у встановленні правильності використання бланка встановленої форми, у перевірці повноти та правильності заповнення всіх необхідних реквізитів документа.

На третьому, заключному етапі проводиться:

-угруповання документів- процес обробки документів, у якому документи групуються в пачки, однорідні за економічним змістом документів. Метою угруповання документів є підготовка зведених даних щодо руху окремих видів майна та зобов'язань організації за звітний період;

-арифметична перевірка, що полягає у перевірці арифметичних результатів підсумків та правильності відображення кількісних та вартісних показників документів;

-таксування,що полягає у перекладі натуральних та трудових вимірювачів з узагальнюючий грошовий вимірник. Таксування проводиться безпосередньо у первинному документі шляхом множення відповідної кількості у натуральному вимірнику на ціну за одну одиницю;

-контування– процес проставлення у бухгалтерському документі кореспонденції рахунків з господарської операції, здійсненої на підставі цього документа.

Документи, що пройшли перевірку та прийняті до обліку, рекомендується позначати відміткою, яка виключає їх повторне використання та формування повторних бухгалтерських записів. Якщо первинні документи обробляються вручну, на документі проставляється дата запису в обліковий регістр, під час обробки документа із застосуванням обчислювальної техніки документі ставиться відбиток штампу контролера, відповідального за обробку документа.

Зверніть увагу!Документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також службовці підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому погашенню штампом або написом від руки «Отримано» або «Оплачено» із зазначенням дати.

Багато уніфікованих форм первинної облікової документації передбачають наявність на документах друку, що засвідчує справжність підпису посадової особи на документі.

2. Якщо будь-який первинний документ оформлено неправильно, у бухгалтера

виникає бажання внести до документа виправлення. Виправляти первинний документ доцільно в тому випадку, якщо він ще не оброблений, тобто не відображений у бухобліку.

Існують правила внесення виправлень до первинних облікових документів.

Внести виправлення до касових і банківських документів не можна, це встановлено пунктом 5 статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік". Підчистки, помарки або виправлення в прибуткових касових ордерах і квитанціях до них, а також у видаткових касових ордерах і документах, що їх замінюють, не допускаються (п. 19 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації, затвердженого рішенням Ради Директорів Банку Росії від 29.09. ). Ці документи, створені організацією, доведеться оформити наново.

У первинні облікові документи (за винятком касових та банківських) виправлення вносяться "коректурним способом":неправильний текст (сума) акуратно закреслюється однією тонкою межею так, щоб закреслене можна було прочитати. Зверху написується правильний текст (сума).

Потрібно закреслювати всю суму, навіть якщо помилку допущено в одній цифрі. Наприклад, якщо замість суми "79 руб. 58 коп." було записано "79 руб. 48 коп.", то при виправленні потрібно закреслити всі цифри та написати зверху правильну суму.

Потім тут же на полях проти відповідного рядка внесені зміни спеціально обумовлюються та підтверджуються підписами осіб, які підписали документ, із зазначенням дати виправлення. Ця вимога встановлено в пункті 5 статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" - виправлення у первинні документи можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, які підписали первісний документ. За потреби підписи засвідчуються печаткою організації. Виправлення супроводжуються фразою: "Написаному у виправлення вірити", в якій також пишеться новий текст чи сума, а потім ставиться підпис.

У такий спосіб найчастіше виправляються свої рукописні первинні документи. Якщо в організації застосовується комп'ютерний облік і є можливість замінити документ, його виводять на друк знову у виправленому вигляді та підписують повторно.

Спосіб додаткового запису(Проводки) застосовується, якщо при відображенні в обліку використовувалася правильна кореспонденція рахунків, однак сума господарської операції була помилково занижена.

ПРИКЛАД 1.Бухгалтер ТОВ «Фенікс» 14 вересня 2012 виявив, що вартість послуг з поточного ремонту автомобіля, наданих ЗАТ «Автосервіс» у квітні того ж року, відображена в бухгалтерському обліку в сумі 5000 руб. замість 6000 руб. (без урахування ПДВ). Тобто сума господарської операції помилково занижено на 1000 руб.

ДЕБЕТ 25 «Загальногосподарські витрати» КРЕДИТ 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - 1000 руб. – враховано у складі загальновиробничих витрат вартість послуг з поточного ремонту автомобіля, яка помилково не врахована у квітні 2012 року.

Метод «червоне сторно»універсальний. Найчастіше його застосовують при виправленні неправильної кореспонденції рахунків або завищення суми господарської операції. Сенс сторнування полягає в наступному. Помилкове проведення повністю дублюється, але з негативною сумою. В результаті початкове проведення анулюється і робиться правильне проведення на потрібну суму.

ПРИКЛАД 2.У червні 2012 року ТОВ «Стемп» було придбано товари у сумі 25 000 крб. (без урахування ПДВ). Бухгалтер помилково оприбуткував їх у рахунку 10 «Матеріали» у сумі 35 000 крб. У серпні під час продажу цих товарів помилку виявили. Для її виправлення у серпні у бухгалтерському обліку було зроблено проводки:

ДЕБЕТ 10 «Матеріали» КРЕДИТ 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» – 35 000 руб. - сторновано помилкове проведення за червень 2004 року;

ДЕБЕТ 41 «Товари» КРЕДИТ 60 - 25 000 руб. – відображено вартість товарів, придбаних у червні 2012 року (коригувальний запис).

Внесення виправлень до регістрів бухгалтерського обліку має бути обґрунтовано та підтверджено підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням дати виправлення. Крім того, необхідно оформити бухгалтерську довідку, в якій вказати, які виправлення, коли, з якої причини та ким були внесені до того чи іншого документа. Довідка служить виправдувальним документом (обґрунтуванням) коригувального запису.

Уніфікованої форми бухгалтерської довідки немає. Тому організація має право розробити її самостійно та затвердити як додаток до облікової політики з бухобліку.

3. Усі документи, перевірені та прийняті бухгалтерією, піддають

обробці, яка включає таксування (розцінку), угруповання та контування.

Таксування (розцінка) – арифметична перевірка показників документів, тобто. перерахунок даних щодо кожної позиції облікового документа та підрахунок загальної суми (підсумка).

Угруповання – підбір однорідних документів, що дозволяє робити записи даних загальними результатами. На підставі такого угруповання складають зведені документи.

Контування – визначення та запис кореспондуючих рахунків щодо кожної господарської операції, відображеної в документі.

4. Таким чином, усі бухгалтерські операції після їх перевірки та

підрахунки мають бути зареєстровані у певній послідовності на підставі первинних документів. Сукупність спеціально розграфлених аркушів паперу, пристосованих для реєстрації бухгалтерських проводок та записів за рахунками, називається обліковим регістром. В обліковому регістрі проводиться угруповання даних первинних документів за однорідними ознаками, що використовуються для ведення бухгалтерського обліку та управління господарською діяльністю підприємства.

Існує кілька ознак угруповання облікових регістрів:

-За характером бухгалтерських записів:

хронологічні (ними відбиваються господарські операції у міру їх здійснення; якщо у первинних документах відбито кореспонденція рахунків, вона знаходить свій відбиток у регістрах хронологічного обліку),

-систематичні(В них групуються однорідні за економічним змістом операції; таке систематичне угруповання здійснюється на рахунках синтетичного та аналітичного обліку.

-за зовнішнім виглядом: книги (скріплені аркуші паперу одного формату,

на палітурці книги пишуть її найменування та назву підприємства; бухгалтерські книги використовуються як ведення синтетичного, і аналітичного обліку; сторінки книги мають бути пронумеровані, книга має бути прошнурована, на останній сторінці вказується загальна кількість сторінок та ставиться розпис головного бухгалтера та друк), картки (таблиці на бланках стандартних розмірів, що застосовуються для відображення аналітичних даних щодо кожної номенклатури обліку), вільні листи (таблиці) спеціального формату зі спеціальним графленням, на них ведуться різні відомості та журнали, вони використовуються також для ведення синтетичного та аналітичного обліку).

-за обсягами змісту:регістри синтетичного обліку, регістри аналітичного обліку, комбіновані.

Під формою бухгалтерського облікумають на увазі технологію та організацію облікового процесу відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації. Основними ознаками форм бухгалтерського обліку є: кількість застосовуваних облікових регістрів, їх призначення, зміст, форма, зовнішній вигляд, послідовність записів, взаємозв'язок синтетичного та аналітичного обліку.

Застосовуються такі форми бухгалтерського обліку.

При меморіально-ордерній формі обліку виходячи з первинних документів, згрупованих за окремою ознакою, складаються меморіальні ордери, у яких проставляється кореспонденція рахунків. У міру складання меморіальні ордери записуються до реєстраційного журналу. Дані меморіальних ордерів використовуються для записів на синтетичних рахунках Головної книги. Меморіально-ордерна форма обліку використовується у бюджетних установах. Недоліки меморіально-ордерної форми обліку: дублювання записів, великий обсяг меморіальних ордерів, слабка пристосованість регістрів до складання звітності.

При журнально-ордерній формі обліку основними видами облікової реєстрації є журнали-ордери. Всі ЖО побудовані так, що в них поступово накопичуються, підраховуються дані для перенесення до звітних форм. Усі ЖО побудовано за кредитовою ознакою, за окремими синтетичними рахунками у розрізі кореспондуючих рахунків. Дебетові обороти за синтетичним рахунком враховуються у кількох ЖО. Щомісяця ЖО закриваються, їх підсумки переносяться до Головної книги, що відкривається на рік.

Спрощена форма застосовується для підприємств і суб'єктів малого підприємництва, т.к. вони мають простий господарський процес, незначну кількість господарських операцій тощо.

Автоматизована - дозволяє одночасно вести взаємопов'язані ділянки обліку, а керівництво фірми має можливість оперативного доступу до інформації для ухвалення управлінських рішень.

Документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією та веденням бухгалтерського обліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності востаннє.

Порядок зберігання документів регламентується такими основними документами:

1. Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (далі - Закон № 125-ФЗ);

2. Основні правила роботи архівів організації – схвалені рішенням Росархіву від 06.02.2002 (далі – Основні правила);

3. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання – затверджений Федеральною архівною службою Росії 06.10.2000 (далі – Перелік);

4. Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку - затверджено наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 №105.

З усіх вищезгаданих нормативних документів бухгалтеру-практику особливу увагу слід приділити Переліку, оскільки саме він "призначений для використання як основний нормативний документ при визначенні термінів зберігання та відбору на зберігання та знищення управлінських типових документів, тобто загальних для всіх чи більшості організацій (у тому числі недержавних)" (п. 1.4. Вказівок щодо застосування Переліку).

Перелік включає згруповані за розділами документи, що складаються під час оформлення фактів господарського життя організацій та Вказівки щодо його застосування. У числі розділів, що виділяються у Переліку, зокрема є розділ 4 "Облік та звітність", що містить підрозділи 4.1. "Бухгалтерський облік та звітність" та 4.2. "Статистичний облік та звітність".

Особливо слід зазначити, що відповідно до статті 5 Закону № 125-ФЗ до архівних документів належать усі документи, незалежно від виду їхнього носія. Це означає, що приписи, що розглядаються в цій статті, про порядок зберігання документів відносяться як до документів на паперових, так і на електронних носіях.

Термін зберігання

Терміни зберігання кожного виду документів визначені Переліком: 1 рік, 5 років, 75 років, постійно, до необхідності, до заміни новим (новими). Більшість документів мають зберігатися 5 років, ряд документів (річні звіти, документи про переоцінку основних засобів, паспорти угод та ін.) - Постійно.

Термін зберігання особових рахунків працівників – 75 років.

Позначки "до закінчення потреби" і "до заміни новими (новими)" означають, що ці документи мають тільки практичне значення. За деякими з цих документів термін зберігання визначається самою організацією (але не може бути меншим за один рік), за іншими - не менше 5 років.

Для більшості документів обчислення терміну їх зберігання провадиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. За деякими документами обчислення строку зберігання, названого у графі 3 Переліку, здійснюється з певного моменту, зазначеного у графі "Примітка": наприклад, за договорами про матеріальну відповідальність - 5 років після звільнення матеріально відповідальної особи, повідомлення (свідоцтва) про постановку на облік податкові органи - 5 років після зняття з обліку тощо.

Документи постійного терміну зберігання зазвичай зберігаються у організації до її ліквідації.

На базі Переліку велика організація, що має філії та складова специфічні документи, які не відображені в Переліку, становить, як правило, власний перелік документів.

У невеликих та середніх організаціях доцільно використовувати типовий список.

Подібна інформація.

Стаття торкнеться основних моментів, що стосуються обробки бухгалтерських документів. Які документи є первинними, яким чином їх необхідно обробляти і що для цього необхідно – далі.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Коли до бухгалтерії надходять документи, їх необхідно опрацювати. Зробити це потрібно до того, як їх буде вписано в рахунок. Як це зробити, щоб не допустити помилок, хто цим займається?

Основні моменти

Відповідно до законодавства, будь-яка господарська операція має супроводжуватись документами. Бухгалтерський облік має вестись в організації з моменту її реєстрації.

З обліку оформляється звітність для податкової інспекції та інших служб. Операції господарського характеру мають відображатися у регістрі бухгалтерського обліку.

Первинна документація може оформлятися на паперовому чи машинному носії. У другому випадку керівництво підприємства повинне виготовити копії у паперовому варіанті для інших учасників операції.

Під час роботи з первинною документацією (ПД) можуть допускатися помилки. Наприклад:

використовується форма, яку затвердили наказом;
у документах відсутні реквізити;
немає осіб, які мають право підписувати ПД;
касові документи містять поправки;
запис ведеться олівцем;
вільні графи містять прочерк;
немає друку.

При отриманні бухгалтерських даних відбувається:

Попередня робота перед оформленням документації.
Оформлення ПД.
Їхнє твердження.
Обробка первинних даних.

У первинному документі відображається:

назва підприємства;
юридична адреса (місцерозташування);
номер рахунку та інша інформація.

Вимоги:

Дата у первинних документах ставиться та, яка була днем здійснення операції. Буває разова та накопичувальна.

Разова первинна документація (розрахунки, платежі) використовується один раз на підтвердження проведення операції, після чого вирушають до бухгалтерії.

Накопичувальна (карти, наряди) використовується протягом місяця чи кварталу, якщо операції повторюються. Після того, як документ ухвалено, інформація з нього переноситься в регістр.

Якщо документи з якихось причин зникли, необхідно:

Якщо документи поновити не вдалося, податкову інспекцію повідомляти про це не обов'язково. У будь-якому разі штрафу уникнути не вдасться.

Платнику податків пропонується кілька варіантів:

відновити хоча б деякі документи;
зробити виправні записи;
під час податкової перевірки надати можливість інспектору визначити суму, яку доведеться сплатити до бюджету держави.

Для правильного ведення списку документації існує. Їм визначаються терміни руху, порядок передачі документів.

Знімати копії з документів має право бухгалтер, але лише у присутності представників органів податкової служби. Для цього необхідно вказати їм основу.

Вилучати первинні документи можна лише органам податкової служби. Проводиться воно має у присутності керівних органів установи.

Визначення

Первинний облік	Початкова стадія сприйняття реєстрації операцій, які характеризують дії, що відбуваються в компанії
Первинний документ	Документ, де міститься інформація про проведення на підприємстві господарської операції. Цей документ підтверджує її здійснення
Господарська операція	Подія, на підставі якої відбулися зміни у структурі активів, капіталі організації
Обробка первинних бухгалтерських документів	Це перевірка документації на наявність правильності оформлення, заповнення реквізитів та інших відомостей
Обліковий регістр	Спеціальні аркуші паперу, необхідні реєстрації та обробки даних, їх обліку. Інформація у регістрі є комерційною таємницею
Зовнішні документи	Ті, що надходять з інших установ, наприклад, із банку, податкової служби. Це платежі, рахунки
Внутрішні	Оформляються для підприємства

Що відносять до первинних документів

Первинні документи поділяються на кілька типів – організаційно-розпорядчі, виправдувальні та документи бухгалтерського оформлення.

У подібній документації відображається факт проведення операцій. Інформація, яку вони містять, вноситься до Реєстру. Деякі документи можуть бути дозвільними і виправдувальними.

Документи, які надходять до бухгалтера, перевіряються на:

У первинних документах обов'язково вказується:

назва документа та дата його складання;
найменування установи, від імені якої оформлювався документ;
зміст господарської операції;
перелік осіб, відповідальних проведення операції;
підпис.

Чинні нормативи

Відповідно до «Про бухгалтерський облік» первинні документи підлягають зберіганню терміном щонайменше 5 років.

На підставі , у разі відмови від ведення бухгалтерського обліку загрожує кримінальна чи адміністративна відповідальність.

Російської Федерації говорить, що порушення обліку доходів і витрат накладається штраф розміром 5 тисяч рублів.

Не допускає виправлення помилок у первинній документації бухгалтерії.

Як здійснюється обробка первинних бухгалтерських документів на підприємстві

Збір та обробка – обов'язковий етап перед використанням документації. Документи, що надходять до бухгалтерії, повинні ретельно перевірятись.

Якщо вони складені неправильно або не повною мірою, то повертаються назад для перегляду, виправлення помилок.

У разі виявлення помилки у реквізитах чи підробки документа, вони не надсилаються, а залишаються у бухгалтерії, щоб притягнути винного до відповідальності.

В результаті перевірки можуть виявлятися помилки. Їх можна розділити на такі типи:

Помилки у первинній документації не допустимі. Якщо вони все ж таки виникли, то виправляти необхідно наступним чином:

На кого покладено відповідальність

Усі документи, що надходять до організації, відразу ж направляються до відділу діловодства. Обробкою може займатися працівник цього відділу або секретар установи.

Відповідальність за зміст інформації, що передається, покладається на ту людину, яка підготувала документ до передачі, а також на керівну особу організації.

Право підпису первинних документів має керівник організації та головний бухгалтер. Дозволяється підписувати іншими особами, але їх має затвердити керівник підприємства.

Технологія прийому вхідних документів

Прийомом і первинною обробкою документів, що надходять, займається секретар-референт або працівник діловодної служби.

Документи, що надходять, проходять кілька етапів:

Первинна обробка.
Попередній розгляд.
Реєстрація.
Розгляд керівництвом.
Надсилання на виконання.
Його контроль.
Безпосередньо процес виконання.
Підшивання документації.

Спочатку необхідно перевірити, чи належить документ до бухгалтерських. До таких не належать – чернові варіанти, записки, вирізки із газет.

У документі мають бути реквізити певної організації або співробітника. Якщо він не належить до підприємства, необхідно відправити його назад.

Обов'язкові для перевірки реквізити, у яких повинно бути помилок. Також необхідно перевірити період документа – за квартал, рік чи місяць. Це необхідно для того, щоб визначити, чи брати документ на облік.

Попередній розгляд

Під час отримання документації необхідно перевірити, чи правильно доставлено кореспонденцію. Якщо адреса вказана не та, то необхідно документи переправити в потрібне місце.

Конверт розкривається та оцінюється стан документів, наприклад, чи немає пошкоджень у тексті, чи є програми. Якщо на конверті стоїть позначка «особисто», відкривати його не можна.

Після цього конверт підлягає знищенню. Але якщо на штемпелі стоїть дата відправлення або отримання, конверт підкладається до документа.

У разі виявлення пошкоджень необхідно оформити акт, один екземпляр якого надсилається одержувачу.

Якщо лист замовлений, необхідна . Якщо є напис терміново, то потрібно ставити дату отримання і час.

Попередній розгляд потрібний для розподілу документації на ті, які повинні розглянути керівні органи організації. Ціль – спрощення роботи, прискорення руху документації.

У чому полягає процес обробки

Після перевірки документи підлягають обробці. Складається вона з наступних етапів - таксування, угруповання, контування, гасіння. Таксування проводиться з метою оцінки операції, що фіксуються у документах.

При цьому вказується ціна та сума. Це переведення натуральних показників у узагальнюючі. Наприклад, у документах зазначаються години, дні роботи. Їхня кількість множиться на вартість одиниці часу.

Угруповання – добір документації за певними ознаками. Наприклад, касові, розрахункові. За допомогою цього етапу ведення обліку відбувається швидше та легше.

Контування – зазначення номера рахунків обліку бухгалтерії, тобто позначення дебету та кредиту. Гасіння - постановка позначки "оплачено" або штампу.

Використовується для запобігання повторному використанню документа, що надходить до організації. Документи бувають вхідні та вихідні.

Обробка вхідних включає:

перевірку правильності доставки;
цілісність вкладених документів;
їхній фізичний стан;
встановлення факту одержання;
підготовку до виконання документів;
передачу адресату.

Вихідні документи надсилаються до різних установ. Надсилатися можуть доповідні, звіти, листи та інше.

Обробка вихідної документації включає:

складання чорнового варіанта;
підготовку проекту;
узгодження з керівництвом;
засвідчення;
відправлення.

Після повної обробки документація підшивається та здається до архіву на зберігання.

Таким чином, первинна документація бухгалтерії є обов'язковою до перевірки та обробки. Це стосується наказів, розпоряджень, різних повідомлень, актів.

Після обробки документи необхідно підшити та надіслати до архіву. Відповідно до законодавства, первинна документація зберігається не менше 5 років.

Увага!

У зв'язку з частими змінами в законодавстві, інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
Всі випадки дуже індивідуальні та залежать від багатьох факторів. Базова інформація не гарантує вирішення саме Ваших проблем.

Необхідність контролю первинної документації

Контроль одна із найважливіших функцій управління, реалізованої й у сфері бухгалтерського обліку.

Контроль первинної документації необхідний з об'єктивних причин. Його основне завдання полягає у запобіганні бухгалтерським помилкам, які можуть виникати з різних причин, наприклад, внаслідок недбалості, недостатньої кваліфікації бухгалтерського персоналу, перевтоми, несправності обчислювальної техніки тощо.

Помилки можуть виникати у тексті первинних документів чи сумах, особливо за підрахунку підсумків, утворюватися під час рознесення документів по обліковим регістрам.

Зауваження 1

За ступенем свого впливу помилки можуть бути локальними, тобто допущеними в одному документі, які не впливають на інші документи (наприклад, помилка в даті документа), і транзитними, тобто автоматично викликають помилку в інших документах (наприклад, помилка в сумі документа).

Оскільки система виправлень у бухгалтерських документах суворо регламентована та вимагає залучення всіх осіб, які підписали документ з помилкою (у касових та банківських документах виправлення взагалі не допускаються), роль контролю первинної документації є вкрай суттєвою.

Контроль первинної бухгалтерської документації спрямовано забезпечення повного циклу контролю якості відображення первинних документів на рахунках бухгалтерського обліку, а також виконує реалізацію функції повноцінного відстеження виконання процедур виправлення або заміни помилково заповненої документації з персоніфікацією відповідальності.

Загальний порядок перевірки первинних документів

Первинні документи, що надходять до бухгалтерської служби, обов'язково підлягають перевірці.

У процедурі перевірки первинних документів можна виділити три етапи:

Перший етап. Перевірка первинних документів сутнісно. Суть даного етапу полягає в оцінці законності відображених у документації господарських операцій, доцільності проведення операції та взаємопов'язання окремих показників первинного документа.

У тому разі, якщо зміст первинного документа суперечить вимогам законодавства або порушено порядок приймання, зберігання та витрачання товарно-матеріальних цінностей, коштів та інших активів, такі документи до обліку не приймаються. Рішення щодо таких документів приймає бухгалтер, який інформує керівника про незаконність операцій, відображених у первинній документації.

Практика обліку свідчить про те, що часто між керівником та головним бухгалтером виникають розбіжності з питань визначення законності операцій. І тут головному бухгалтеру доцільно отримати від керівника письмове розпорядження, що свідчить про розумінні керівником відповідальності за відображення операції на рахунках бухгалтерського обліку.

Другий етап. Перевірка первинних документів формою. У цьому етапі виконується перевірка наявності реквізитів. Крім того, перевірка передбачає оцінку правильності застосування бланка документа, а також наявності та повноти заповнення обов'язкових реквізитів, до яких відповідно до вимог Федерального закону «Про бухгалтерський облік» належать: найменування, дата складання, найменування організації, зміст факту господарської діяльності, натуральний або грошовий вимірник цього факту, посади та підписи осіб, відповідальних за складання документа).

Третій етап. Комплексна перевірка первинних документів, яка включає наступні прийоми:

Групування первинних документів – суть даної процедури полягає в оцінці змісту операції та включенні документа до групи однорідних за змістом первинних документів, що є основою формування зведених облікових даних;
Таксування – суть даної процедури полягає в тому, що натуральні та трудові показники переводяться в універсальний вимірник – вартісний. Результати таксування, що визначаються шляхом перемноження кількісних показників та ціни (ставка) за одиницю, відображаються безпосередньо у первинному документі;
Контування – суть даної процедури полягає у проставленні кореспонденції з кожної господарської операції, формованої первинним документом.

Зауваження 2

Після проходження всіх етапів перевірки первинні документи рекомендується позначати з метою унеможливлення повторного застосування (на документі можуть проставлятися дата внесення його в облікові регістри або відповідний штамп).

Касові документи позначаються штампами «Отримано» або «Оплачено» та датою.

Види контролю первинної документації

Бухгалтерські первинні документи є інформаційний потік, що містить відомості про фінансово-господарську діяльність економічного суб'єкта, внаслідок чого широко застосовуються в системі менеджменту для здійснення попереднього, поточного та подальшого контролю.

Сутність цих видів контролю полягає в наступному:

Контроль попередній – це контроль, здійснюваний керівним складом організації (керівником, головним бухгалтером, головним інженером, бригадиром тощо.) в останній момент підписання первинної документації, зумовлений тим, що з підписанні документа ці посадові особи беруть він відповідальність за чинні дії;
Контроль поточний – це контроль, який у момент здійснення господарської операції. Його здійснюють, як правило, виконавці розпоряджень, які містяться в документі, або особи, які відповідають за його обробку. Документ перевіряється на наявність реквізитів, по суті, і тільки після цього виконується та обробляється;
Контроль наступний – це контроль, здійснюваний у вигляді документальних ревізій, аудиту первинних документів після обробки документів, соціальній та формі лічильної перевірки на момент обробки документів.

Необхідність контролю первинної документації

Контроль одна із найважливіших функцій управління, реалізованої й у сфері бухгалтерського обліку.

Зауваження 1

Загальний порядок перевірки первинних документів

Первинні документи, що надходять до бухгалтерської служби, обов'язково підлягають перевірці.

У процедурі перевірки первинних документів можна виділити три етапи:

Третій етап. Комплексна перевірка первинних документів, яка включає наступні прийоми:

Групування первинних документів – суть даної процедури полягає в оцінці змісту операції та включенні документа до групи однорідних за змістом первинних документів, що є основою формування зведених облікових даних;
Таксування – суть даної процедури полягає в тому, що натуральні та трудові показники переводяться в універсальний вимірник – вартісний. Результати таксування, що визначаються шляхом перемноження кількісних показників та ціни (ставка) за одиницю, відображаються безпосередньо у первинному документі;
Контування – суть даної процедури полягає у проставленні кореспонденції з кожної господарської операції, формованої первинним документом.

Зауваження 2

Касові документи позначаються штампами «Отримано» або «Оплачено» та датою.

Види контролю первинної документації

Сутність цих видів контролю полягає в наступному:

Контроль попередній – це контроль, здійснюваний керівним складом організації (керівником, головним бухгалтером, головним інженером, бригадиром тощо.) в останній момент підписання первинної документації, зумовлений тим, що з підписанні документа ці посадові особи беруть він відповідальність за чинні дії;
Контроль поточний – це контроль, який у момент здійснення господарської операції. Його здійснюють, як правило, виконавці розпоряджень, які містяться в документі, або особи, які відповідають за його обробку. Документ перевіряється на наявність реквізитів, по суті, і тільки після цього виконується та обробляється;
Контроль наступний – це контроль, здійснюваний у вигляді документальних ревізій, аудиту первинних документів після обробки документів, соціальній та формі лічильної перевірки на момент обробки документів.

Аудит первинних облікових документів

1. Теоретичні аспекти обліку та аудиту первинних документів

1.1 Організація первинного обліку

У Федеральному законі №402-ФЗ, який введений у дію з 01.01.2013 року, особливу увагу приділено первинним обліковим документам. Відповідно до цих нормативних документів:

кожний факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом;

первинний обліковий документ повинен бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це неможливо - безпосередньо після його закінчення.

Первинний обліковий документ може бути представлений не лише на паперовому носії, а й у електронному вигляді з електронним підписом. На шляху початку масового використання електронних документів багато труднощів, зокрема відсутність електронних підписів, але вектор заданий, а проблеми поступово вирішуватимуться. Мабуть, для перехідного періоду і передбачено таке положення: у разі, якщо законодавством РФ або договором встановлено подання первинного облікового документа іншій особі або до державного органу на паперовому носії, економічний суб'єкт зобов'язаний на вимогу іншої особи або державного органу власним коштом виготовляти на паперовому носії копії первинного облікового документа, складеного в електронному вигляді.

Відповідно до ст. 5 Закону про бухгалтерський облік до об'єктів бухгалтерського обліку економічного суб'єкта належать факти господарського життя. У свою чергу кожен такий факт має бути оформлений первинним обліковим документом в силу п. 1 ст. 9 вказаного Закону. Не повинні прийматися до бухгалтерського обліку документи, якими оформлюються факти господарського життя, що не мали місця, у тому числі лежать в основі уявних і удаваних угод. Якщо такий документ таки буде прийнято до бухгалтерського обліку, в обліку та звітності, по суті, буде допущена помилка.

Факт господарського життя - угода, подія, операція, які надають чи здатні вплинути на фінансове становище економічного суб'єкта, фінансовий результат його діяльності та (або) рух коштів.

Обов'язок щодо затвердження форм первинних облікових документів покладено на керівника економічного суб'єкта (організації). Таким чином, з 01.01.2013 форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими для застосування, а ось документи, встановлені уповноваженими органами відповідно до інших федеральних законів (наприклад, касові документи), залишаються обов'язковими. для застосування. При цьому економічним суб'єктам не заборонено використовувати форми первинних облікових документів, які передбачені рекомендаціями в галузі бухгалтерського обліку, прийнятими органами недержавного регулювання бухгалтерського обліку, та містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.

Розробкою форм може зайнятися посадова особа організації, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, наприклад головний бухгалтер (саме він представляє документи для затвердження керівнику). Необхідно враховувати, що первинні облікові документи, як і раніше, повинні містити обов'язкові реквізити, а саме:

Назва документу;

дату складання документа;

найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

величину натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинила) угоду, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення події;

підписи вищенаведених осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації таких осіб .

Відповідно до Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затв. Наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 №105, основними етапами документообігу є створення (отримання) первинних бухгалтерських документів, прийняття їх до обліку, обробка, передача в архів.

У зазначеному розділі облікової політики слід закріпити використовувані форми первинної облікової документації, визначити порядок контролю правильності заповнення, порядок та терміни передачі документів у бухгалтерію для обробки та зберігання та скласти єдиний графік документообігу у формі таблиці. По окремих дільницях обліку, де задіяно велику кількість осіб, відповідальних за складання та рух первинного документа, мають бути передбачені схеми руху, що наочно представляють документообіг.

Відповідальність за дотримання графіка несуть усі зазначені у ньому співробітники, а контроль здійснює головний бухгалтер.

Відсутність у первинному обліковому документі реквізитів, визначених законодавством бухгалтерського обліку, вважається порушенням правил бухгалтерського обліку. Усі форми первинних облікових документів, які є типовими, уніфікованими, описуються в облікової політики організації (призначення, порядок складання, підписання) та прикладаються до неї.

Відповідно до п. 1 ст. 29 Закону про бухгалтерський облік первинні облікові документи поряд з регістрами бухгалтерського обліку та бухгалтерською (фінансовою) звітністю підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державної архівної справи, але не менше ніж п'ять років після звітного року.

Первинні облікові документи та додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції та стали підставою для бухгалтерських записів, підлягають зберіганню протягом п'яти років. Обчислення терміну провадиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством.

1.2 Методика аудиту первинних документів

Проведення аудиту системи первинного обліку як значима складова є у зв'язку з тим, що:

первинний облік є базою бухгалтерського обліку, результати аналізу стану первинного обліку на 70-80% можна проектувати всю систему бухгалтерського обліку і систему внутрішнього контролю для підприємства;

у процесі проведення аудиту первинного обліку у конкретних числових показниках визначаються обсяги первинної облікової документації, рівень автоматизації їх створення та обробки, що дозволяє оцінити масштаби та характер майбутньої перевірки;

виявляються найбільш слабкі ділянки обліку, що впливає на склад та зміст процедур під час проведення аудиторської перевірки;

Вивчення якостей аудиторських доказів значною мірою є страховкою для аудитора, який перевіряє конкретний розділ обліку.

Аудитор точно знатиме про те, з яких позицій йому підходити до документації, що надається, по кожному розділу обліку і який обсяг вибірки достатній при аудиті конкретної ділянки.

Мета аудиту первинних облікових документів - оцінка системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю системи первинних облікових документів, законності та обґрунтованості документального оформлення здійснюваних господарських операцій.

Методика проведення аудиту первинного обліку дозволяє вирішити низку наукових та практичних завдань:

проаналізувати та оцінити ефективність функціонування системи організації первинного обліку на підприємстві та обґрунтувати її оптимальну структуру та завдання;

виявити вплив факторів, які прямо чи опосередковано впливають на організацію первинного обліку;

сформулювати основні засади дослідження стану первинного обліку на підприємстві, дотримання яких дозволить обґрунтовано оцінювати внутрішньогосподарський ризик, ризик засобів контролю, а також ризик невиявлення суттєвих порушень під час аудиту первинних документів;

розкрити необхідність та доцільність попереднього аудиту системи організації первинного обліку з виявленням у процесі аудиту збоїв та порушень у цій системі на основі аналітичних процедур;

систематизувати типові помилки та порушення, виявлені в ході аудиту первинного обліку, та запропонувати рекомендації щодо їх усунення.

Методика проведення аудиту первинних облікових документів за окремими ділянками обліку здійснюється за алгоритмом, представленим малюнку 1.

Рисунок 1 – Алгоритм проведення аудиту первинних документів

При аудиті первинного обліку необхідно вивчити та проаналізувати законодавчі акти та нормативні документи, що регулюють аудиторську діяльність та визначають правові та методологічні основи організації та ведення бухгалтерського обліку в Російській Федерації.

Слід зазначити, що у час відсутня системний підхід до проведення аудиту системи первинних документів. Теорія російського аудиту обмежується аналізом документообігу та правильність оформлення первинних облікових документів. У цьому графіки документообігу (а точніше їх наявність) піддаються перевірці на етапі аудиту облікової політики (та інших загальних питань), а перевірка контролю над їх дотриманням і правильністю оформлення первинних документів - під час проведення аналітичних процедур у розділах бухгалтерського обліку. У результаті аудит системи організації первинного обліку має локальний характер, тоді як комплексна перевірка цієї системи могла б принести набагато більше користі як на етапі планування аудиту, так і в ході проведення аудиторських перевірок та надання супутніх аудиту послуг. Адже крім відсутності графіків документообігу, їх недотримання та неправильно оформлених документів у системі первинного обліку існує ціла низка факторів, здатних вплинути на достовірність обліку та звітності.

Перед початком перевірки аудитор має ознайомитися з правилами оформлення первинних облікових документів, які у нормативних актах.

При проведенні формальної перевірки документи перевіряються з погляду оформлення їх відповідно до встановлених правил. Звертається увага на наявність та обґрунтованість підписів осіб, відповідальних за оформлення документів. Виявлені порушення фіксуються у робочому документі аудитора.

Документи, які викликають сумнів у аудитора, мають бути перевірені з особливою ретельністю. Ксерокопії таких документів доцільно додавати до звіту аудитора.

Перевірені аудитором первинні облікові документи організації записуються до робочих документів аудитора так:

документи, за якими виявлено порушення та за якими у аудитора виникли під час аудиту питання, записуються до робочого документа аудитора за всіма його графами;

документи, перевірені аудитором, за якими порушення не виявлено, за якими у аудитора питань не виникло, записуються до робочого документа аудитора єдиним пакетом однорідних документів із зазначенням їх найменування, номерів та дати складання.

Робочі документи аудитора складаються окремо за результатами формальної та арифметичної перевірок.

Характерними помилками, що виявляються під час аудиту первинних документів, є такі.

Несвоєчасна реєстрація оперативного факту на носії інформації. Дані помилки можуть спричинити значні податкові наслідки у разі, коли операція, відображена первинним документом не вчасно, відноситься до минулих звітних періодів. Майже завжди в подібних випадках доводиться коригувати бухгалтерську та податкову звітність, а іноді, щоб уникнути санкцій, і сплачувати пені (у разі, якщо така помилка спричинила недонарахування у відповідному періоді будь-яких податків).

Відсутність необхідних реквізитів, які надають юридичній чинності документу. Відсутність деяких реквізитів (найменування документа, код форми, найменування посад) не тягне за собою будь-яких серйозних наслідків. Відсутність будь-якого з інших обов'язкових реквізитів може призвести до розбіжностей із податковими органами та іншими заінтересованими особами.

Порушення, допущені під час оформлення первинного документа. Заповнення документа засобами, які не можуть забезпечити його довготривале зберігання, а також невиконання формальних процедур при виправленні документів можуть призвести до розбіжностей із податковими органами щодо змісту документа, хто і що мав на увазі, підписуючи цей і яка саме операція була здійснена.

Відсутність графіків документообігу. Відсутність таких графіків сама по собі не тягне за собою будь-яких небажаних наслідків у вигляді штрафів і різного роду стягнень, проте безконтрольність у сфері документопотоків може призвести до великої кількості порушень, які можуть призвести до негативних наслідків.

Помилки під час реєстрації документа (кількісні чи якісні розбіжності під час перенесення даних із документів в облікові регістри). Ця група помилок відноситься, як правило, до технічних помилок (дуже рідко – навмисне спотворення даних). Для організацій, де система внутрішнього контролю працює ефективно, цей вид помилок дуже рідкісний.

Несвоєчасна реєстрація документа в обліковому регістрі (або відсутність даних в обліковому регістрі за окремими первинними документами).

Порушення термінів зберігання документації у архіві. Даний вид помилок може призвести до серйозних труднощів у роботі органів контролю, якщо під час перевірки за певний період будь-які документи не будуть виявлені. І тут підприємству загрожує штраф порушення правил обліку доходів і витрат, і навіть нарахування податків з нормального рівня доходів підприємства.

Знищення первинних документів без акта виділення документів до знищення. Підприємство знищує без акта документацію зі роком зберігання, тому негативних наслідків це не несе, але в іншому випадку наслідки будуть ті ж, що і в попередньому випадку.

Порушення при оформленні справ із первинною обліковою документацією (стосується касових та банківських документів). За недотримання необхідних умов оформлення подібних документів велика ймовірність втрати та зловживань. Крім того, існує можливість притягнення підприємства та посадових осіб до відповідальності за недотримання порядку ведення касових операцій. Рекомендації щодо виправлення. При можливості слід зазначену первинну документацію оформити відповідно до вимог нормативних актів (переплести, підібрати в хронологічному порядку тощо).

2. Організація первинного обліку у ТОВ «Союз»

2.1 Коротка характеристика підприємства

Об'єктом дослідження курсової є товариство з обмеженою відповідальністю «Союз» (скорочене найменування ТОВ «Союз»). Юридична адреса підприємства: м. Красноярськ, вул. Семафорна, 80, офіс 6.

Основним видом діяльності ТОВ «Союз» є виробництво, фасування, зберігання та реалізація ковбасних виробів, продуктів швидкого приготування, у тому числі розробка, виробництво та реалізація нових видів.

Статутний капітал організації становить 135 тис. руб. Засновниками ТОВ «Союз» є харчовий концерн «Вентокальдо» (25%) та фізична особа (75%).

За асортиментом продукція враховується щодня під час вступу складу готової продукції. Якісними показниками продукції ТОВ «Союз» є відсотковий вміст у складі продукції начинки, надійне пакування, правильна наклейка етикетки, повна відповідність виробів рецептурі. Якість продукції регламентується ГОСТами та ТУ. У процесі виробництва якість контролюється лабораторією якості. Якщо виріб відповідає цим показникам, вся партія знімається з виробництва, і навіть вилучається зі складу готової продукції. Номенклатура товарної продукції включає:

ковбаси сирокопчені;

ковбаси варені;

сардельки, сосиски;

делікатесні продукти (пастрома, буженина).

Продаж продукції ТОВ «Союз» здійснює на підставі договорів, укладених між підприємством та покупцем.

Основними постачальниками сировини та матеріалів у ТОВ «Союз» є сільськогосподарські об'єднання Красноярського краю, приватні фермерські господарства, з якими укладаються договори на здачу сировини, такі як ТОВ «Ємельянівське», Березовський виробничий сільгоспкооператив, ТОВ «Зиковське».

Технологічні процеси дозволяють запускати у виробництво нові оригінальні види харчових напівфабрикатів, а маркетингова система - чітко планувати та грамотно проводити заходи щодо їх просування на ринок. Основна частина виробленої продукції реалізується зовнішнім споживачам – юридично та фізичним особам.

Споживачами продукції є оптовики та мешканці м. Красноярська, Красноярського краю, а також інших регіонів.

Найбільші покупці продукції ТОВ «Союз» у місті Красноярську: ТОВ «Агросоюз», ТОВ «Еліта – 98», ТОВ «Каравай», ТОВ «Асторія».

У Красноярському краї: ТОВ «Талісман» (м. Боготол), ТОВ «Візит-М» (м. Зеленогірськ), ТОВ «Садко» (м. Ачинськ).

Генеральний директор ТОВ «Союз» здійснює загальне керівництво діяльністю організації, забезпечує виконання всіх зобов'язань, що приймаються, включаючи зобов'язання перед бюджетами різних рівнів та позабюджетними фондами. Заступник директора з виробництва здійснює контроль та координацію роботи у виробничих цехах з випуску продукції, забезпечує своєчасне постачання сировини та матеріалів до цехів, контролює випуск продукції за обсягом та якістю.

Головний інженер забезпечує нормальну роботу виробничого обладнання в цехах, вживає заходів щодо усунення поломок та проведення ремонтів, здійснює керівництво транспортним підрозділом. Заступник директора зі збуту налагоджує контакти з покупцями, контролює своєчасність виконання зобов'язань щодо постачання готової продукції. Головний бухгалтер здійснює керівництво апаратом бухгалтерії, контролює обліковий процес та формування звітності. Організаційна структура підприємства ТОВ «Союз» представлена малюнку 2.

Рисунок 2 – Організаційна структура ТОВ «Союз»

У таблиці 1 подано техніко-економічні показники діяльності ТОВ «Союз» за 2010-2012 роки.

Таблиця 1 – Техніко-економічні показники ТОВ «Союз»

Показники 2010 2011 2012 Відхилення 2011 від 2010 2012 від 2011 Виручка від продажу продукції, тис. руб. Середньооблікова чисельність працівників організації, чол.40414413Середньорічна вартість основних засобів, тис. руб.107661011511066-651951 руб. / руб. 5,496,457,010,960,56Продуктивність праці, тис. руб.

Виторг від продажу продукції ТОВ «Союз» у 2012 році збільшився на 12375 тис. руб. і становила 77597 тис. руб. Зростання виручки від продажу продукції було пов'язане зі зростанням фактичного обсягу відвантаження у зв'язку з підвищенням попиту на продукцію, що заслуговує на позитивну оцінку.

Чисельність працівників ТОВ «Союз» протягом трьох років збільшувалася та становила у 2012 році 44 особи, що є максимальним значенням. Середньорічна вартість основних засобів ТОВ «Союз» у 2011 році знизилася на 651 тис. руб. за рахунок продажу автомобіля та списання застарілого обладнання., однак, у 2012 році вартість основних засобів збільшилася за рахунок придбання нової виробничої лінії на 951 тис. руб. В результаті цього показник фондовіддачі зріс, що свідчить про ефективне використання основних засобів.

Позитивна зміна ефективності використання ресурсів відзначається також у частині персоналу організації, оскільки продуктивність праці збільшилася у 2012 році на 172,79 тис. руб.

2.2 Характеристика системи первинного обліку ТОВ «Союз»

Бухгалтерський облік майна, зобов'язань та господарських операцій (фактів господарської діяльності) здійснюється у ТОВ «Союз» шляхом подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку, включених до Робочого плану рахунків бухгалтерського обліку підприємства, сформований на основі Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 №94н.

Усі господарські операції, які проводяться організацією, оформляються виправдувальними (первинними обліковими) документами, виходячи з яких здійснюється бухгалтерський облік.

Первинні та зведені облікові документи складаються на паперових носіях інформації. При складанні первинних та зведених облікових документів на машинних носіях інформації виконуються копії таких документів на паперових носіях (необхідна кількість екземплярів).

У ТОВ «Союз» застосовують уніфіковані форми обліку первинної бухгалтерської документації, затверджені Держкомстатом РФ. При оформленні фінансово-господарських операцій, за якими не передбачено уніфікованих форм, застосовуються самостійно розроблені форми первинних облікових документів, які містять обов'язкові реквізити, встановлені Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 р. №402-ФЗ. Право підпису первинних облікових документів встановлюється внутрішніми організаційно-розпорядчими документами.

ТОВ «Союз» застосовує журнально-ордерну форму обліку, основними особливостями якої є:

застосування для обліку господарських операцій журналів-ордерів, запис у яких ведеться лише за кредитовою ознакою;

поєднання у ряді журналів-ордерів синтетичного та аналітичного обліку (з обліку витрат у розрізі видів продукції);

об'єднання в журналах-ордерах систематичного запису з хронологічним;

відображення в журналах-ордерах господарських операцій у розрізі показників, необхідних для контролю та складання звітності;

скорочення кількості записів завдяки раціональній побудові журналів-ордерів та Головної книги.

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Первинні зведені облікові документи складаються на паперових носіях інформації. Документи неуніфікованих форм первинної облікової документації у ТОВ "Союз" не застосовуються.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, затверджує Керівник підприємства за погодженням із головним бухгалтером.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська звітність підлягають обов'язковому зберіганню відповідно до встановленого порядку та термінів. Відповідальність забезпечення безпеки під час роботи з ними і передачу в архів несе головний бухгалтер. Терміни зберігання для окремих видів документів визначаються відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 6 жовтня 2000 року.

З метою забезпечення необхідної якості ведення бухгалтерського обліку організація веде документообіг відповідно до графіка, затвердженого керівником. Графік документообігу, що застосовується в організації, наводиться у Додатку до Положення про облікову політику.

Крім того, для ведення обліку застосовується автоматизована система обробки інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних облікових документах. Бухгалтерський облік ведеться із застосуванням прикладної комп'ютерної програми «1С: Підприємство» версія 8.0.

У регістрах бухгалтерського обліку узагальнюється облікова інформація у розрізах, необхідні управління, контролю, аналізу та складання встановленої бухгалтерської та податкової звітності.

В обліку організації формується інформація про діяльність організації в цілому: доходи та витрати організації (в цілому по організації в поелементному розрізі), стан грошових коштів, дебіторську та кредиторську заборгованість, інші види розрахунків, платежі до бюджету та позабюджетні фонди, про фінансові вкладення, фінансові результати діяльності, капітал і т.п. Іншими словами, в обліку формується інформація щодо загальних показників діяльності ТОВ «Союз». Дані обліку зводяться у фінансовій звітності та в установленому порядку надаються зовнішнім користувачам: засновникам організації, податковим органам, органам статистики, банківським та фінансовим установам. З цих позицій дані обліку не становлять комерційної таємниці, оскільки у фінансовому обліку знаходять відображення лише загальні показники діяльності організації.

3. Аудит первинних документів у ТОВ «Союз»

3.1 Загальний план та програма аудиту

На етапі планування аудиту основних засобів у ТОВ «Союз» було дано оцінку системи внутрішнього контролю первинних документів шляхом проведення процедур тестування. Процедури тестування полягали в оцінці системи внутрішнього контролю (СВК), що складається з середовища контролю (ставлення керівництва до системи контролю, створення умов контролю), засобів контролю та системи бухгалтерського обліку. У таблиці 2 наведено питання тестування СВК та відповіді на них.

Таблиця 2 – Тестування системи внутрішнього контролю ТОВ «Союз»

ПитанняВідповідьЧи передбачено в обліковій політиці положення щодо організації первинного обліку?Так Чи застосовує підприємство неуніфіковані форми первинних документів?Ні Чи розроблено графік документообігу? х ?Так

Як показують наведені дані, загалом можна зробити позитивний висновок про функціонування системи внутрішнього контролю та рівень автоматизації бухгалтерського обліку.

Загальний план проведення аудиту первинних документів ТОВ «Союз» включав такі етапи:

Аудит первинних облікових документів за формальними ознаками.

Аудит правильності відображення сум первинних облікових документах.

Аудит своєчасності ухвалення первинних документів до обліку.

Програму аудиту первинних документів ТОВ «Союз» представлено в таблиці.

первинний аудит контроль тестування

Таблиця 3 – Програма аудиту первинних облікових документів ТОВ «Союз»

Завдання аудитуДжерело аудитуАудиторські процедуриСпосіб проведення12341. Аудит первинних облікових документів за формальними ознаками1.1. Перевірка правильності формування документів відповідно до змісту обов'язкових реквізитів Первинні документиІнспектуванняВибірковий1.2. Перевірка належного оформлення документів у частині необхідних підписів Первинні документи Інспектування Вибірковий2. Аудит правильності відображення сум у первинних облікових документах2.1. Перевірка застосування уніфікованих форм первинної документації Первинні документи Інспектування Вибірковий2.2. Перевірка відповідності даних синтетичного обліку даним, відображеним у документах Первинні документи, регістри обліку Інспектування Вибірковий3. Аудит своєчасності ухвалення первинних документів до обліку3.1. Перевірка своєчасності прийняття документів до облікуПервинні документи, регістри облікуІнспектуванняВибірковий

На наступному етапі аудиту було проведено вибіркову перевірку первинних документів ТОВ «Союз».

3.2. Результати аудиту первинних документів ТОВ «Союз»

Спершу проводилася перевірка правильності формування первинної облікової документації за формальними ознаками. І тому, первинні облікові документи за основним операціям, здійснюваним підприємством систематично, піддалися перевірці за формальними ознаками, тобто. відповідність всіх необхідних реквізитів. Результати проведеної перевірки наведено в таблиці 4.

Таблиця 4 - Перевірка правильності заповнення первинної облікової документації з обліку основних засобів

Найменування документа № документа Характер виявлених порушень Акт прийому - передачі (форма ОС-1) № 5 від 11.06.2012 №3 від 22.03.2012Немає підпису членів комісії на списання об'єкта, а також підпису керівника підприємства, не вказано причину списання об'єктаАкт на списання основних засобів (форма ОС-4)№6 від 18.10.2012Не вказано термін експлуатації об'єкта та причина списання №66 від 14.03.2013Відсутній встановлений ліміт та підпис керівника підрозділу його встановлюючогоТребування-накладна№106 від 19.07.2013Порушень не виявленоТабель обліку робочого часу№3 від 31.03.2013 .10.2013В табелі відсутні відмітки про надання відпустки працівнику

Проведена вибіркова перевірка дозволила виявити випадки неправильного оформлення первинних облікових документів щодо руху основних засобів на підприємстві. Так, відсутні обов'язкові реквізити, які зазначаються під час оформлення операцій із руху основних засобів.

Внаслідок проведеної перевірки правильності документального оформлення первинних облікових документів з обліку робочого часу було встановлено, що табелі обліку робочого часу у ТОВ «Союз» оформлюються з порушеннями, оскільки не вказуються обов'язкові реквізити документів. При оформленні табелів обліку робочого часу виявлено факти відсутності в документах відміток про періоди відпустки та тимчасову непрацездатність, що в результаті призводить до невірного нарахування заробітної плати за відпрацьований та невідпрацьований час.

Проведена перевірка дозволила виявити випадки порушення документального оформлення операцій з вибуття МПЗ, що є порушенням вимог ФЗ «Про бухгалтерський облік» №129-ФЗ від 21.11.1996 р. та дає підстави для визнання операцій, оформлених даними первинними документами, недійсними.

Дата і номер документа За даними бухгалтера За даними аудитора Відхилення, руб. 160133680-Акт ОС-1 від 11.02. 2012 №20108-4748500108-4758501000Акт ОС-1 від 30.09.2012 №70108-419880108-41988-Розрахунково-платіжна відомість №7 від 31.08700 обліково-платіжна відомість №11 від 30.11.2012267085960267085000960

Проведена перевірка правильності формування сумових показників у первинних документах операцій із надходження цінностей у ТОВ «Союз» виявила низку відхилень, відображених у первинних документах від показників регістрів синтетичного обліку.

Аналогічно проводилася перевірка оформлення первинних облікових документів з обліку операцій, пов'язаних з вибуттям цінностей, їх відпусткою у виробництво. Результати перевірки представлені у таблиці 6.

Таблиця 5 - Результати перевірки правильності обліку операцій із надходження цінностей

Дата і номер документа За даними бухгалтера За даними аудитора Відхилення, руб. -134000152Вимога-накладна №236 від 11.09.20122610-536652610-5360065Акт ОС-4 №8 від 11.12.201201-201-1415201-201-14000152

Проведена перевірка первинних облікових документів, що оформлюються при вибутті цінностей та їх відпустці на потреби виробництва, встановила, що є відхилення даних первинних документів від показників облікових регістрів.

Перевірка своєчасності прийняття первинних документів до обліку проводилася виходячи з даних графіка документообігу підприємства. У ході перевірки звірялися дати формування первинних документів, термін проходження первинними документами основних етапів документообігу та відображення їх у бухгалтерії. Порушень на цьому етапі не виявлено.

3.3 Загальний висновок та аудиторський висновок

Проведена перевірка дозволила виявити випадки порушення документального оформлення операцій з вибуття МПЗ, що є порушенням вимог №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 та дає підстави для визнання операцій, оформлених даними первинними документами, недійсними.

На підставі проведеної аудиторської перевірки та відповідно до вимог ФСАД №1/2010 «Аудиторський висновок про бухгалтерську (фінансову) звітність та формування думки про її достовірність», ФСАД №2/2010 «Модифікована думка в аудиторському висновку» та ФСАД №3/2010 «Додаткова інформація в аудиторському висновку» сформовано аудиторський висновок.

Аудіована особа: ТОВ «Союз»

Вид діяльності: виробництво

Ми провели аудит доданої бухгалтерської звітності організації ТОВ «Союз», що складається з бухгалтерського балансу станом на 31 грудня 2012 року та звіту про прибутки та збитки за 2012 рік.

Відповідальність особи, що аудується за бухгалтерську звітність

Керівництво ТОВ «Союз» відповідальність за складання та достовірність зазначеної бухгалтерської звітності відповідно до встановлених правил складання бухгалтерської звітності та за систему внутрішнього контролю, необхідну для складання бухгалтерської звітності, що не містить суттєвих спотворень внаслідок недобросовісних дій чи помилок.

Відповідальність аудитора

Наша відповідальність полягає у висловленні думки про достовірність бухгалтерської звітності на основі проведеного нами аудиту. Ми проводили аудит відповідно до федеральних стандартів аудиторської діяльності. Дані стандарти вимагають дотримання етичних норм, а також планування та проведення аудиту таким чином, щоб отримати достатню впевненість у тому, що бухгалтерська звітність не містить суттєвих спотворень.

Аудит включав проведення аудиторських процедур, спрямованих на отримання аудиторських доказів, що підтверджують числові показники в бухгалтерській звітності та розкриття інформації. Вибір аудиторських процедур є предметом нашого судження, що ґрунтується на оцінці ризику суттєвих спотворень, допущених внаслідок недобросовісних дій чи помилок.

У процесі оцінки цього ризику нами розглянуто систему внутрішнього контролю, що забезпечує складання достовірної бухгалтерської звітності, з метою вибору відповідних умов завдання аудиторських процедур.

Аудит також включав оцінку належного характеру облікової політики та обґрунтованості оціночних показників, отриманих керівництвом аудованої особи, а також оцінку подання бухгалтерської звітності в цілому.

Ми вважаємо, що отримані в ході аудиту докази є достатніми підставами для висловлення думки з застереженням про достовірність бухгалтерської звітності.

Підстава висловлення думки з застереженням

відсутні обов'язкові реквізити, які зазначаються під час оформлення операцій із руху основних засобів;

табелі обліку робочого часу у ТОВ «Союз» оформлюються з порушеннями, оскільки не вказуються обов'язкові реквізити документів. При оформленні табелів обліку робочого часу виявлено факти відсутності в документах відміток про періоди відпустки та тимчасову непрацездатність, що в результаті призводить до невірного нарахування заробітної плати за відпрацьований та невідпрацьований час;

порушення документального оформлення операцій із вибуття МПЗ;

перевірка правильності формування сумових показників у первинних документах операцій із надходження цінностей у ТОВ «Союз» виявила низку відхилень, відображених у первинних документах від показників регістрів синтетичного обліку;

перевірка первинних облікових документів, оформлюваних при вибутті цінностей та його відпустці потреби виробництва, встановила, що є відхилення даних первинних документів від показників облікових регістрів.

Думка з застереженням

На нашу думку, за винятком впливу на бухгалтерську звітність обставин, викладених у частині, що містить підставу для вираження поглядів з застереженням, бухгалтерська звітність відображає достовірно у всіх суттєвих відносинах фінансове становище організації ТОВ «Союз» станом на 31 грудня 2012 року, результати її фінансово -господарської діяльності за 2012 рік відповідно до встановлених правил складання бухгалтерської звітності

Висновок

Об'єктом дослідження курсової роботи було ТОВ «Союз», основний вид діяльності – виробництво, фасування, зберігання та реалізація ковбасних виробів, продуктів швидкого приготування, у тому числі розробка, виробництво та реалізація нових видів.

У ході проведеної аудиторської перевірки первинних документів у ТОВ «Союз» було виявлено такі недоліки:

Перевірка правильності формування сумових показників у первинних документах операцій із надходження цінностей у ТОВ «Союз» виявила низку відхилень, відображених у первинних документах від показників регістрів синтетичного обліку.

Від чіткості та оперативності обробки та руху документів у кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де несвоєчасне опрацювання фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.

Список джерел

1.Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (прийнято ГД ФС РФ 23.02.1996): [Електронний ресурс]: Режим доступу. - www.consultant-plus.

2.Федеральний закон «Про аудиторську діяльність»: федер. закон від 30.12.2008 р. №307-ФЗ // Режим доступу. - www.consultant-plus.

.Наказ Мінфіну РФ від 06.10.2008 № 106н "Про затвердження Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" (ПБО 1/2008)": [Електронний ресурс]: Режим доступу. - www.consultant-plus.

.Наказ Мінфіну РФ від 29.07.1998 №34н (в ред. Від 24.12.2010) «Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ»: [Електронний ресурс]: Режим доступу. - www.consultant-plus.

.Наказ Мінфіну РФ від 31.10.2000 № 94н (в ред. Від 08.11.2010) «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності та Інструкції щодо його застосування»: [Електронний ресурс]: Режим доступу. - www.consultant-plus.

.Наказ Мінфіну РФ від 02.07.2011 № 66н "Про форми бухгалтерської звітності організацій" [Електронний ресурс]: Режим доступу. - www.consultant-plus.

.Російська Федерація. Уряд РФ. Постанова «Про затвердження федеральних правил (стандартів) аудиторську діяльність»: затверджене Постановою Уряди РФ від 23.009.2002 р. №696 (в ред. від 19.11.2008 №863) // Режим доступу. - www.consultant-plus.

.Аудит: підручник / за ред. В.І. Подільського.-М.: Економіст, 2008. - 494 с.

.Васильєв Ю.А. До питання первинних документах / Ю.А. Васильєв // Транспортні послуги: бухгалтерський облік та оподаткування. – 2013. – №8. – С. 9-11.

.Грищенко Ю. Новий Закон про бухгалтерський облік / Ю. Грищенко // Аудит та оподаткування. – 2012. – №3. – С. 7-11.

.Давидова О.В. Фрагменти облікової політики для промисловців/О.В. Давидова // Промисловість: бухгалтерський облік та оподаткування. – 2012. – №7. – С. 35-37.

.Захар'їн Р. Коментар до нового Закону про бухгалтерський облік (загальний та постатейний) / Р. Захар'їн // Економіко-правовий бюлетень. – 2012. – №9. – С. 34-37.

.Єрмішина О.Ф. Сучасні підходи до формування облікової політики з метою податкового обліку / О.Ф. Єрмишина / / Все для бухгалтера. – 2012. – №5. – С. 25-29.

.Карпова Є.В. Облікова політика: сьогодні та завтра / О.В. Карпова // Актуальні питання бухгалтерського обліку та оподаткування. – 2012. – №11. – С. 6-8.

.Лебедєва Н.В. Основні положення нового Закону про бухгалтерський облік/Н.В. Лебедєва // Промисловість: бухгалтерський облік та оподаткування. – 2012. – №4. – С. 18-22.

.Снєгірьов А.Г. Про первинні облікові документи / А.Г. Снєгірьов // Промисловість: бухгалтерський облік та оподаткування. – 2013. – №4. – С. 22-26.

.Терехова В.А. Нові вимоги до бухгалтерського обліку/В.А. Терехова// Все для бухгалтера. – 2012. – №4. – С. 13-16.

.Шишкоєдова Н.М. Робочий план рахунків та інші аспекти облікової політики/Н.М. Шишкоєдова // Радник бухгалтера. – 2011. – №5. – С. 22-26.

Репетиторство

Потрібна допомога з вивчення якоїсь теми?

Наші фахівці проконсультують або нададуть репетиторські послуги з цікавої для вас тематики.
Надішліть заявкуіз зазначенням теми прямо зараз, щоб дізнатися про можливість отримання консультації.