Системи управління бізнес-процесами прийшли до Росії із Заходу, де цей клас програм називається BPMS (Business Process Management System) чи BPM-системи. Основна мета цих систем – здійснити програмну підтримку концепції процесного управління організацією.

p align="justify"> Робота системи управління бізнес-процесами заснована на простій ідеї: на етапі впровадження системи здійснюється моделювання бізнес-процесів організації за допомогою наочних діаграм.

Потім ці діаграми завантажуються в комп'ютерну систему та стають здійсненними, тобто програма дозволяє відстежити та проконтролювати виконання бізнес-процесів у реальній практиці роботи підприємства.

Такий підхід дозволяє максимально наблизити реальне виконання бізнес-процесів в організації до їхньої ідеальної моделі, яка спочатку розроблялася.

Додаток ELMA BPM реалізує концепцію BPM, що дозволяє будувати гнучкі адаптивні інформаційні системи, здатні оперативно змінюватись разом із зміною бізнес-процесів компанії. Завдяки використанню програми ELMA BPM можна навести лад у бізнес-процесах організації, зробити їх виконання чітким і формальним.

• Проектування (моделювання)
• Виконання
• Контроль та Моніторинг
• Поліпшення процесу

Додаток ELMA BPM має величезну кількість можливостей, проте всі функції системи легко можуть бути поділені на чотири групи відповідно до стадій життєвого циклу (цикл Демінгу) процесу PDCA (Plan, Do, Check, Act):

Проектування (моделювання) бізнес-процесів

Робота з бізнес-процесами в програмі ELMA BPM починається з їхнього моделювання. Моделювання бізнес-процесів здійснюється у програмі Дизайнер ELMA, що входить до комплекту системи ELMA. Дизайнер ELMA має простий та зрозумілий графічний інтерфейс.

Важливим моментом є те, що проектування бізнес-процесів може виконувати бізнес-аналітик без програміста. Програма ELMA описує процес мовою діаграм (bpm), звичному для аналітика та зрозумілому вищому керівництву організації.

На діаграмі бізнес-процесу визначаються учасники процесу, набір їхніх дій та їхня послідовність. Сама діаграма (графічна модель) бізнес-процесу будуються шляхом перетягування мишею необхідних блоків операцій із палітри, потім операції з'єднуються переходами.

В основі функціонування програми ELMA BPM використовується загальноприйнята нотація опису бізнес-процесів BPMN. На сьогоднішній день остання версія нотації BPMN має номер 2.0. Фахівцями компанії ELMA було виконано переклад нотації російською мовою.

Після того, як графічна модель бізнес-процесу побудована, визначаються дані, з якими здійснюється робота в рамках бізнес-процесу, та здійснюється налаштування операцій бізнес-процесу. Наприклад, у разі завдань користувача визначається, з якими даними працює виконавець, які дані він повинен надати по виконанню завдання і які дії повинен виконати.

Моделювання бізнес-процесу в Дизайнері ELMA закінчується його опублікуванням, після чого бізнес-процес компілюється і стає доступним для запуску до веб-інтерфейсу програми ELMA BPM.

Моделювання бізнес-процесів

Усередині бізнес-процесу рухаються дані

Виконання бізнес-процесів

Після того, як закінчена модель бізнес-процесу завантажується на сервер ELMA, бізнес-процес стає доступним для виконання. У системі може бути одночасно запущено скільки завгодно екземплярів одного і того ж бізнес-процесу - всі вони будуть виконуватися незалежно, використовуючи у своїй основі одну й ту саму модель.

ELMA автоматично ставить завдання

Мінімально необхідний набір даних на картці задачі платформи ELMA BPM

Виконання бізнес-процесу здійснюється відповідно до його графічної моделі – починаючи зі стартової події, слідуючи ланцюжком переходів, до кінцевої події. При цьому програма автоматично формуватиме списки завдань, які повинні виконувати співробітники. Користувачам завдання призначаються лише тоді, коли хід виконання бізнес-процесу дійшов відповідного кроку.

Від виконавця може знадобитися введення деяких даних – у цьому випадку картка завдання міститиме відповідні поля, заповнення яких може бути за потреби обов'язковим. Тобто всю роботу за дорученням користувач завжди виконує в одному місці – на картці завдання; тут він отримує всі необхідні для цього ресурси.

Також після виконання свого доручення користувач не повинен замислюватися про те, хто та які дії в рамках даного бізнес-процесу повинен виконувати – ці питання програма ELMA BPM бере на себе.

Усі завдання, які не потребують праці реальних співробітників організації, виконуються додатком ELMA BPM автоматично практично миттєво: визначення ходу виконання бізнес-процесу (у тому числі за деякими умовами), розсилання повідомлень, виконання сценаріїв тощо.

Контроль та моніторинг бізнес-процесів

Для кожного екземпляра запущеного виконання процесу створюється картка екземпляра процесу. Картка екземпляра процесу містить вичерпну інформацію щодо нього: поточні значення параметрів, коментарі та питання користувачів, поточні завдання, їх виконавці та статуси тощо.

З картки процесу користувач, має відповідні права, може керувати його ходом. Наприклад, можна виправити параметри виконання бізнес-процесу або зовсім припинити його виконання.

Програма ELMA BPM надає зручні інструменти для моніторингу ходу виконання процесів та контролю виконання завдань у рамках даних бізнес-процесів. У розпорядженні користувачів системи є кілька коштів.

Сторінка «Мої процеси» містить список усіх екземплярів процесів, які належать до поточного користувача системи: бізнес-процеси, в яких користувач є ініціатором, відповідальним чи виконавцем. Для пошуку потрібного екземпляра процесу можна використовувати зручний фільтр сторінки «Мої процеси». Знайшовши у списку необхідний екземпляр процесу, можна перейти з його картку.

Сторінка «Монітор процесів» служить для аналізу роботи по процесах: у цьому розділі відображаються типи процесів, у яких користувач є власником, куратором або інформованим. Поточний користувач може бути безпосереднім учасником процесів, представлених на сторінці, але він може переглянути інформацію щодо виконання цих процесів.

Зі сторінки «Монітор процесів» можна перейти на картку будь-якого з відображених процесів, щоб отримати детальну інформацію про процес.

Ще одним зручним засобом контролю за виконанням процесів є перегляд його карти. Карта процесу у веб-інтерфейсі програми ELMA BPM виглядає так само, як графічна модель цього процесу в Дизайнері ELMA, але оскільки на ній відображено вже запущений процес, картка містить додаткові позначки. Так, вже виконані операції обведені синьою рамкою, виконані переходи обведені жирними лініями, а поточна операція обведена жирною зеленою рамкою.

Таким чином, можна дізнатися не тільки які задачі процесу виконуються в даний момент, але і попередній хід, по якому виконувався процес. Переглянути картку процесу можна будь-якої миті з картки екземпляра процесу.

Втім, керівнику не потрібно буде вручну стежити за ходом виконання процесів. Так, у разі прострочення завдань виконавцем, його керівник отримає відповідні повідомлення, що закликають втрутитися в хід виконання процесу.

Крім того, стежити за завданнями щодо процесів своїх підлеглих керівники зможуть стандартними засобами моніторингу виконавчої дисципліни.

Завжди зрозуміло, на якій стадії знаходиться бізнес-процес.

Для будь-якої дії в системі управління бізнес-процесами можна запровадити тимчасовий регламент

Монітор бізнес-процесів показує ситуацію «Загалом»

Оптимізація бізнес-процесів

Під час роботи з бізнес-процесом у співробітників організації може накопичуватися велика кількість раціональних пропозицій та ідей щодо покращення бізнес-процесу, особливо одразу після його впровадження. Дані пропозиції справді можуть бути корисними і, при належному доопрацюванні бізнес-процесу, здатні підвищити ефективність роботи організації.

Бізнес-процеси змінюються разом із компанією

Завдання, отримані користувачами в рамках виконання бізнес-процесів, оформлені у веб-інтерфейсі інформаційної системи ELMA BPM у вигляді окремих сторінок (картка завдання), на яких наведена вся необхідна виконавцю інформація для прийняття рішення та виконання поставленого завдання.

Наприклад, керівник вирішив, що операцію «Упорядкування кошторису» краще виконувати Комерційному директору, а не Менеджеру з продажу (це може бути пов'язане з особливостями роботи організації). Програма ELMA BPM дозволяє змінити процес у працюючій системі (для цього не потрібен ні програміст, ні зупинка системи) та застосувати зміни негайно. Після того, як процес виконаний з урахуванням змін, можна відразу оцінити ефективність внесених корективів.

Незважаючи на те, що ELMA є російською розробкою, за своєю архітектурою програма схожа на класичні західні BPMS системи.

Необхідно відзначити, що логіка роботи з BPMS системами суттєво відрізняється від класичних систем моделювання бізнес-процесів. При побудові процесів, наприклад, на виході Ви отримаєте статичну процесну модель Вашого підприємства. Системи класу ELMAдозволяють як побудувати бізнес процеси, розподіливши відповідальність у виконання функцій між співробітниками, а й у реальному часі виконувати побудовані процеси, що дозволяє будь-якої миті часу бачити статус виконання тієї чи іншої функції. Широкі можливості BPMS систем також обмежують сферу їх застосування, на практиці побудова процесної моделі підприємства в подібних системах займає занадто багато часу, тому проектуються лише основні або критичні бізнес-процеси організації, що потребують особливого контролю. Виходячи з вищесказаного, стає зрозуміло, чому більшість BPMS систем, як і ELMAне мають функцій щодо генерації посадових інструкцій та іншої адміністративної документації.

Умовно програму можна розділити на дві функціональні частини: редактор, в якому Ви можете побудувати організаційну структуру, бізнес-процеси та описати документообіг компанії, а також сервер, що виконує задані користувачем моделі в реальному часі.

Редактор ELMAмає дуже зручний інтерфейс, схожий на дизайн Microsoft Office 2007, наочні елементи і докладна довідка допоможуть швидко увійти в курс справи навіть новачкам. Не обійшлося, на жаль, і без недоліків – при роботі з програмою ми відчували постійні лаги та підгальмовування навіть на локальній машині, пов'язані мабуть із постійною синхронізацією з веб-сервером, так що запасіться терпінням та хорошими каналами зв'язку.

Організаційна структура будується у вигляді дерева, за допомогою трьох елементів на панелі інструментів та сполучної лінії – нічого зайвого, лише найнеобхідніше. Тут Ви можете переглянути історію зміни структури, і відкотиться до будь-якого колишнього стану.

ELMA – організаційна структура

В якості нотації для побудови бізнес-процесів використовується BPMN, але розробники ELMAсвідомо спростили її, зробивши більш доступною та зрозумілою рядовим користувачам. Звичайно ж, тим, хто ніколи не займався моделюванням бізнес-процесів так просто систему не освоїти, обрана нотація не прощає помилок, на відміну від статичних моделей, що використовуються в і . Новачку не важко створити вічний цикл, або налаштувати умови таким чином, що частина процесу ніколи не буде виконуватися. На щастя, Ви можете перевірити побудований бізнес-процес прямо з редактора і усунути основні помилки до завантаження процесу на сервер. У будь-якому випадку ми рекомендуємо уважно ознайомитися з посібником користувача ELMA, яке містить всю необхідну інформацію по роботі з програмою і при цьому має стислість і лаконічність, якої так не вистачає багатьом конкуруючим продуктам.

ELMA - редактор процесів

Після побудови бізнес-процесу Ви маєте можливість задати власника процесу, список інформованих учасників та куратора процесу у вкладці «Матриця відповідальності». Як і у випадку з організаційною структурою, користувачі мають можливість відновити попередню версію бізнес-процесу з історії змін.

Крім функцій з моделювання бізнес процесів ELMAмістить вбудовану досить потужну систему документообігу. Розробники програми підійшли до налаштування документообігу з усією серйозністю, тому навіть не розраховуйте просто перенести свої документи у відповідні папки та роздати відповідні права доступу. Вас попросять створити всі необхідні типи документів, для кожного типу задати папку для зберігання за замовчуванням, підготувати номенклатуру на заданий період часу, налаштувати нумератори (правила нумерації) та створити як мінімум одну «справу» (віртуальну підшивку документів). Якщо Ви будували бізнес процеси, дотримуючись рекомендацій творців ELMA, то для всіх документів Вам вдасться відстежити їх життєві цикли, від створення, погодження та підписання документа аж до зміни його статусу на «недіючий» або «архівний».

Другою функціональною частиною програми є веб-сервер. Саме через нього за допомогою веб-інтерфейсу більшість користувачів будуть взаємодіяти з програмою. Швидкість роботи сервера, як і редактора залишає бажати кращого, навіть на порівняно невеликій базі даних користувач може буквально бачити, як підвантажуються ті, або інші елементи інтерфейсу. Використання потужного виділеного сервера та широкого каналу зв'язку, звичайно ж, здатне частково компенсувати цей недолік. Дизайнери постаралися виконати інтерфейс у стилі редактора ELMAТому користувачу може здаватися, що він все ще працює в тій же програмі, хоча це всього лише імітація, втім, дуже вдала. Зайшовши до свого кабінету, користувач може побачити свої процеси, завдання та календар подій. Запустивши процес на виконання, система автоматично розішле завдання учасникам процесу, які відобразять у них у розділі «Завдання». Власник процесу може відстежити хід виконання з розділу «Мої процеси». Робота з системою документообігу також відбувається через веб-інтерфейс: за допомогою електронної канцелярії користувачі можуть реєструвати, виносити резолюції та повноцінно керувати документом, до якого мають відповідний доступ.

ELMA - веб-сервер

Як бонус, програма ELMAмає модуль «Робота з клієнтами», який може бути простенькою CRM системи, і навіть модуль «Проекти».

Наша думка:

Впровадження повноцінної BPMS системи – серйозний крок у діяльності будь-якого підприємства, що вимагає залучення та розуміння основ роботи з програмою практично всіх співробітників організації, не кажучи вже про наявність комп'ютера на робочому місці. Можливості такого програмного забезпечення здатні як вирішити значну частину робіт, пов'язану з контролем та автоматизацією частини діяльності підприємства, так і додати нових проблем, якщо Ви переоцінили свої сили. Подібні ELMAпрограми, на відміну, наприклад, від 1С та CRM систем, не є продуктами, розрахованими на широку аудиторію, і повинні застосовуватися тільки там, де необхідно і коли це необхідно. Що стосується самого продукту ELMA, то в цілому він залишив приємне враження, в основному завдяки сучасному інтерфейсу та зручній довідці щодо роботи з програмою. Мінусом програми є невисока швидкість роботи і «загальмованість» всієї системи в цілому. Вартість програми на 10 робочих місць (а це мінімум, при якому взагалі має сенс працювати з подібними системами) становить близько 2000 USDщо є адекватною ціною за запропоновану функціональність.

На використання будь-якої IT-системи потрібно багато часу, сил і коштів. А коли йдеться про таке глобальне рішення, як BPM-система, уваги доводиться приділяти ще більше.

Не можна запускати проект, спираючись на можливості швидко обраного продукту та обіцянки вендора, є маса аспектів, які потрібно обміркувати і зважити. А наслідки неправильного вибору та усвідомлення своєї помилки вже під час роботи, «на половині шляху» може коштувати дорого.

При виборі BPM-системи потрібно спиратися на вимоги ваших процесів та враховувати можливості щодо подальшого їх розвитку та покращення. Сподіваюся, цей огляд допоможе швидше зорієнтуватися, яка система підходить саме вам, і зробити свій вибір, виходячи з її функціональних особливостей.

Огляд BPM-рішень

Розглянуті BPM-рішення: ELMA BPM Suite, Bizagi BPM Suiteі Bonita Open Solution. Всі вони є популярними та затребуваними. Крім того, ці рішення багато в чому схожі функціонально.

Розглянемо їх основні компоненти:

1. дизайнер для моделювання бізнес-процесів;
2. механізм виконання;
3. засоби контролю та моніторингу виконання бізнес-процесів;
4. можливості швидкого зміни бізнес-процесів.

У статті ми розглянемо реалізацію цих можливостей, а також:

1. користувальницький інтерфейс;
2. вартість систем;
3. наявність мобільної версії;
4. інші критерії.

Моделювання бізнес-процесів

ELMA BPM

ELMA BPM - розробка російської компанії ELMA, призначена для управління бізнес-процесами.

Моделювання бізнес-процесів у системі ELMA здійснюється у спеціальному графічному редакторі «Дизайнер ELMA» у нотації BPMN 2.0, яка, до речі, була повністю перекладена російською мовою саме фахівцями цієї компанії та доступна для вільного скачування на сайті ELMA.

Після створення графічної моделі, вибору параметрів процесу та визначення даних, з якими працює бізнес-процес, він публікується на сервері системи та стає здійсненним у веб-інтерфейсі. Кожен запущений екземпляр бізнес-процесу створює користувачам системи картки завдань, у яких вони мають звітувати про свою діяльність. Картки, до речі, гнучко налаштовуються, тож із ними зручно працювати.

Майже всі дії для автоматизації виконання бізнес-процесів можна зробити мишкою, але іноді доводиться вдаватися до скриптів. Для реалізації найскладніших речей можна використовувати сценарії, тобто програмування. Плюс у тому, що сценарії створюються популярною мовою C#, так що розібратися в написанні скриптом для ELMA не складе труднощів. І фахівців, які знають цю мову, на ринку достатньо.

На жаль, вендори дуже часто вставляють у свій софт якісь власні мови, керуючись хибним уявленням, що там працювати легше. У результаті виходить така система, під яку знайти розробника просто неможливо. На ринку їх може взагалі не бути, тому залишається два варіанти - або йти до того ж вендору за допомогою (на те він, напевно, і розраховує), або намагатися виростити свого фахівця (що, знову ж таки, без залучення вендора майже нереально).

Тому використання популярної мови можна назвати великим плюсом системи.
В ELMA підтримується імпорт та експорт у формат XPDL – це універсальний формат, який дозволяє вивантажувати та завантажувати моделі бізнес-процесів.

Спробувавши як експеримент завантажити в ELMA процес, раніше намальований у Business Studio, переконуюсь (після невеликих доводок), що все працює без будь-яких проблем.

Додам, що в системі ELMA реалізовано налагодження процесів та інструменти для їх тестування (верифікації). Під час публікації моделі процесу автоматично виконується верифікація синтаксису – перевірка правильності моделі та перевірка сценаріїв на наявність помилок.

Крім того, на відміну від інших рішень, в ELMA можливе покрокове налагодження процесів, сценаріїв та користувальницьких форм, що економить масу часу.

Рис. 1. Інтерфейс графічного редактора «Дизайнер ELMA»

Рис. 2. Форма заповнення заявки (у режимі налагодження) у системі ELMA

Процеси в ELMA можна безперервно покращувати, причому прямо на ходу, без зупинки виконання. Отже, є можливість враховувати всі особливості організації.

Якщо у системі виявлено «проблемні» процеси або намітився зрив показників, тобто два варіанти усунення проблеми:
покращення поточного процесу (постійні поліпшення) з наступною оцінкою показника, або зміна самого показника процесу.

Можливо, планове значення спочатку задано неправильно, і варто його скоригувати, як і процес.

Також завжди можна повернутися до більш ранніх версій та переглянути історію покращень бізнес-процесу – система зберігає всі версії. Вносити зміни до процесів можна навіть після впровадження цих процесів у роботу. Ви швидко вносите корективи до структури процесу і відразу перевіряєте ефективність змін на практиці.

Наступний учасник огляду – Bizagi – також відрізняється своїми механізмами виконання процесів.

Bizagi BPM Suite

Система дуже відома та популярна. Bizagi BPM Suite складається з компонентів, що виконують окремі функції:

1. Bizagi Process Modeler – дизайнер процесів;
2. Bizagi Studio – автоматизація процесу;
3. Bizagi BPM Server – виконання процесу.

Моделювання бізнес-процесів здійснюється у нотації BPMN. Підтримується найповніший рівень відповідності специфікації BPMN. Але найсильніший бік продукту – барвистий графічний редактор.

"Малювати" прості схеми зручно, але як тільки збільшується їх складність, так виникають труднощі, наприклад можуть бути втрачені описи подій і потоків, або об'єкти при копіюванні "приклеюються" один до одного, і в такому разі допомагає лише завантаження попередньої версії схеми.

Є можливість колективного проектування. Готова модель процесу завантажується в Bizagi Studio, де можна визначити всю інформацію, необхідну автоматизації процесу. Цей модуль дозволяє інтегрувати систему з іншими корпоративними додатками. Автоматизація процесів здійснюється у графічних інтерфейсах, необхідність програмування є лише за специфікації скриптових завдань.

Далі автоматизований процес завантажується на сервер, де відбувається його подальше виконання. Ця процедура нескладна, якщо ви добре ознайомилися з документацією. Відразу здогадатися про багато нюансів непросто.

У веб-інтерфейсі виконуються завдання користувача і виконується контроль виконання процесу. Система створює докладні звіти щодо процесу загалом і окремо з кожного завдання. Звіти доступні у веб-інтерфейсі.

Внесені зміни процесу в модулі Studio негайно відбиваються на сервері, і всі запущені екземпляри процесу починають працювати за новою моделлю, без зупинок.

Bizagi дає можливість обміну моделями між додатками, підтримується імпорт та експорт у формати XPDL та MS Visio.

Рис. 3. Моделювання процесів у Bizagi BPM Suite

Ускладнює роботу необхідність постійного перемикання між вікнами редакторів, за такої кількості вікон потрібна постійна зміна фокусу уваги. Це все дуже складно, особливо для людини, яка вперше відкрила систему.

Важливо врахувати, що Bizagi BPM Suite іспанська технологія, і в Росії компанія не має офіційного представництва. Це досить серйозна вада, адже коли вендор знаходиться в іншій державі, важко впроваджувати його продукт.

Bonita Open Solution

Bonita Open Solution – французький вендор. Представництва до, як і в попереднього рішення, немає. Нещодавно, за деякими даними, було переведено лише користувальницька частина системи, загалом, російської локалізації немає.

У Opensource-версії системи відсутні засоби моніторингу процесів. У свою чергу, у комерційному варіанті системи вони є. Рішення складається з трьох основних компонентів, розділених за призначенням:

1. Studio – моделювання та автоматизація бізнес-процесів;
2. Execution Engine – виконання бізнес-процесів;
3. User Experience – інтерфейс для роботи користувача з його процесами.

Моделювання процесів Bonita Open Solution відбувається у нотації BPMN. Підтримка нотації є досить повною. Рішення підтримує імпорт діаграм із формату XPDL, але без можливості експорту до нього. Також немає підтримки BPEL.

Моделювання та автоматизація процесу Bonita Studio проводиться в одному вікні, що дуже зручно. Вибір даних та учасників, генерація інтерфейсів до етапів процесу проводиться у тому ж вікні, що й створення графічної моделі. Немає потреби постійно перемикатися між вікнами редакторів, це прискорює розробку процесу.

Рис. 4. Моделювання бізнес-процесів у Bonita Studio

Інтеграція з іншими корпоративними програмами

ELMA BPM

Однією з незаперечних переваг BPM-систем є можливість інтеграції з різними програмними рішеннями. Вони дозволяють збільшити гнучкість створюваних моделей бізнес-процесів. Зокрема, застосовується SOA – Сервіс-орієнтована архітектура, що дозволяє легко інтегрувати моделі бізнес-процесів до інших програм.

В системі ELMA є засоби інтеграції з основними корпоративними додатками (SOA, CRM, поштові сервіси, оповіщення на пошту та SMS). Для російських користувачів плюс системи полягає у тісній інтеграції з "1С: Підприємство". Система має багату підтримку роботи з веб-сервісами, що повністю задокументовано розробником. Тому інтегрувати ELMA з будь-якою зовнішньою системою не важко. Крім того, є підтримка роботи із сервісною шиною (ESB) та інтеграція з шинами передачі даних на рівні моделювання бізнес-процесів (JMS, MSMQ). Портлети ELMA вбудовуються у корпоративні Портали: SharePoint, Bitrix.

Bizagi BPM Suite

Варто відзначити гнучкі можливості BizAgi BPM Suite з інтеграції із зовнішніми системами та додатками. Ці можливості дозволяють пов'язати процеси з будь-якою іншою системою. Такі можливості зміни включають різні механізми на рівні інтеграції даних і на рівні процесів. Підтримуються такі види інтеграцій:

1. із зовнішніми джерелами даних;
2. із сервером електронної пошти (оповіщення);
3. з ECM (та системами електронного документообігу);
4. з іншими ІТ-системами;
5. можливість посилатися зовнішні мережі.

Bonita Open Solution

BOS може взаємодіяти з великою кількістю програм та сервісів за допомогою програмних з'єднувачів – конекторів. Підтримуються бази даних, поштова служба, веб-сервіси та ін. Конектори дозволяють системі підключатися до зовнішніх баз даних (наприклад, дані довідників, інформація про замовлення або клієнтів), а також отримувати інформацію із зовнішніх систем в інтерфейс процесу та записувати дані у зовнішні системи за наслідками виконаного процесу.

Інтерфейс

ELMA BPM

Інтерфейс системи загалом зручний, простий і зрозумілий. Це стосується всіх її компонентів. До неї легко адаптуватись, тому що інтерфейс Внутрішнього Порталу однаковий для роботи з усіма додатками системи. Його можна легко зробити дуже простим та зручним для кінцевих користувачів. Будь-яка інформація може відображатися у гарному та зрозумілому форматі.

Рис. 5. Створення заявки на інтерфейсі системи ELMA 3.5

Налаштовуються форми завдань, і документів, і карток довільних об'єктів. Для різних груп користувачів, система може виглядати по-різному. Є конструктор форм, який працює без додаткової верстки html-сторінок.

В інтерфейсі порталу можна працювати з мобільних пристроїв (смартфонів та планшетів). Крім того, в інтерфейсі можна налаштувати аналітику та інші функції порталу.

Bizagi BPM Suite

Інтерфейс користувача Bizagi BPM Suite являє собою набір форм, що налаштовуються, які прив'язуються до операцій бізнес-процесу і відображаються для отримання і введення даних при виконанні відповідної операції.

Часто систему позиціонують як таку, що має простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, але мені складно з цим погодитися, та й в інтернеті є багато висловлювань про те, що налаштування інтерфейсів супроводжується складнощами (в основному це низька швидкодія, труднощі з виділенням та переміщенням об'єктів, додаванням підписів та ін) Немає як такої налаштування порталу, зовнішнього вигляду головних сторінок, як, наприклад, це реалізовано ELMA. Конструктор екранних форм Bizagi підходить для швидкого створення та введення даних у рамках процесу, але з обмеженою складністю презентаційної логіки. На складніші завдання йде більше часу та сил.

Рис. 6. Інтерфейс системи Bizagi

Bonita Open Solution

Продукт має зручний графічний інтерфейс для моделювання бізнес-процесів. Можна моделювати бізнес-процеси та створювати власний інтерфейс. У Bonita Studio вбудований графічний конструктор екранних форм Bonita Form Builder, що дозволяє створювати веб-інтерфейси для роботи з бізнес-процесами.

За допомогою конструктора Bonita Form Builder можна змінювати зовнішній вигляд інтерфейсу для кінцевого користувача. Bonita Portal дозволяє протестувати розроблений бізнес-процес у веб-інтерфейсі, настроїти права доступу користувачів до процесів. У веб-інтерфейсі порталу користувачі отримують завдання та працюють з екранними формами, розробленими в Bonita Form Builder, а також інтерфейс порталу доступний користувачам з мобільних пристроїв (смартфонів та планшетів). Додатково в інтерфейсі можна налаштувати аналітику та інші корисні функції порталу.

Рис. 7. Інтерфейс Bonita Studio

Недоліки систем

ELMA

Нотація BPMN 2.0 русифікована, і назви елементів моделі процесу значно полегшують спілкування з бізнес-користувачами, але відповідність нотації у ELMA BPM менш повна, ніж у Bizagi. Розробники ELMA сконцентрувалися тільки на тих елементах, які можна автоматизувати, а підтримка нездійсненних елементів досить слабка.

При цьому все актуальнішим для компаній стає питання реалізації нотації BPMN, оскільки неповна її підтримка може ускладнювати користувачеві розробку моделі процесу. Графічний редактор системи досить тяжкий. Якщо потрібно просто зробити щось нездійсненне, доводиться ставити велику важку систему, чекати доки запуститься сервер, все це вимагає часу.

Bizagi BPM Suite

Bizagi має важкий інтерфейс. Звичайно, зручно малювати процеси, але з рештою справи гірші. Важко адаптуватись до системи. Немає засобів верифікації процесів, це при тому, що система дозволяє моделювати складні процеси, які вимагають перевірки. Немає можливості симуляції бізнес-процесів, тому побачити, як процес виконується, можна лише виконавши його.

Процедура запуску процесів у роботу загалом складніша. Для цього потрібні кваліфіковані спеціалісти. У кращому разі цим займаються спеціалісти вендора, який перебуває зазвичай у суттєвому видаленні. Партнерів, які перебувають у Росії та зможуть допомогти, вкрай мало, і їхня кваліфікація найчастіше викликає сумніви.

Bonita Open Solution

Немає засобів статичної верифікації процесів (доступна їхня симуляція з різними параметрами та формуванням звітів за результатами).

Недоліком BOS також є відсутність підтримки динамічної зміни бізнес-процесу, що ускладнює оптимізацію процесів. Цей недогляд є суттєвим для BPM-системи, оскільки після запуску системи в роботу будь-яку зміну набагато складніше реалізувати. Можливість зміни процесу під час його виконання входить до ключових концепцій BPM.

Користувачі наголошують на складностях з використанням російської мови в системі. Якщо назва процесу написати російськими символами, він не перебуває під час запуску в окремому вікні. Не можна прописати російською та елементи процесу, оскільки може виникнути конфлікт імен при збігу кількості символів у межах процесу. Всі імена в такому випадку перекладаються англійською мовою та символи замінюються на «нижнє підкреслення». Колірна гама – червоний, чорний, білий… І взагалі зовнішній вигляд системи якийсь агресивний. Думаю, це дуже стомлює, до того ж не можна швидко його переналаштувати.

Вартість систем

ELMA

Є безкоштовна версія на п'ять робочих місць. Також вендор пропонує комерційні версії: легковагу експрес-версію на безкоштовному СУБД Firebird. Як базова пропонується «Стандарт» версія на MS SQL. Версія Стандарт коштує приблизно в півтора рази дорожче за «Експрес».

Вартість ліцензії – менше ніж 10 тисяч за 1 робоче місце. А у випадку з версією «Експрес» – значно нижчою.
Також ELMA пропонує корпоративну версію, яка підтримує кластерну архітектуру для забезпечення високої продуктивності великих організацій. Ця версія працює як на корпоративній версії MS SQL, так і на Oracle. Ціни на корпоративну версію на сайті розробника знайти не вдалося.

Bizagi BPM Suite

Система доступна у двох варіантах:

Enterprise Edition. Корпоративні рішення BizAgi BPMS розроблені для великих підприємств. Вони забезпечують всі функції, необхідні у великій кількості проектів BPM. В системі можуть працювати від сотень до тисяч користувачів.

Xpress-видання– BizAgi BPMS Xpress – порівняно недороге рішення для малих та середніх підприємств. Дозволить оцінити переваги BPM невеликих (пробних) проектах, перш ніж розпочати роботу з усіма функціями BPM. BizAgi BPMS Xpress може одночасно використовувати максимум лише 50 користувачів.

Вартість ліцензій - близько 100 $ за одного користувача.

Bizagi Process Modeler – дизайнер бізнес-процесів розповсюджується безкоштовно.

Bonita Open Solution

Рішення системи – Bonita Portal, Bonita Studio та Bonita Engine платні, на офіційному сайті є докладний опис усіх модулів, але немає інформації щодо їх вартості. Є безкоштовна Opensource-версія.

Висновки

Всі три розглянуті системи досить близькі функціонально і не можна сказати, що якась набагато краща чи гірша за іншу. Кожна з них має свої недоліки та переваги. Наприклад, налагодження бізнес-процесів є тільки в ELMA, а в інших системах цей механізм не реалізується.

За красою інтерфейсу в ряді систем ховається незручне налаштування. Ускладнює впровадження BPM-рішень та територіальна віддаленість вендорів. Що ж до функціональних можливостей, тут у багатьох питаннях, звичайно, Bizagi тримає впевнену першість. Але, що особливо приємно, вітчизняна технологія – ELMA BPM вже не тільки може порівнятися силами зі своїми західними колегами, а й у чомусь їх перевершити.

Теги: Додати теги

Системи управління бізнес-процесам прийшли в Росію із Заходу, де цей клас програм називається BPMS (Business Process Management System) або BPM-системи.

Система управління бізнес-процесами організації заснована на простій ідеї: йде моделювання бізнес-процесів вашої організації за допомогою наочних діаграм, завантажуєте ці описи в комп'ютерну систему, і програма дозволяє відстежити виконання процесів у реальній практиці роботи підприємства.

Безперечною перевагою підходу є те, що ви гарантовано отримуєте систему, що на 100% задовольняє ВАШИМ потребам і здатна змінюватися зі зростанням потреб бізнесу.

Будь-яка BPM-система (ELMA повністю відповідає даній концепції) містить низку стандартних компонентів, які відповідають стадіям життєвого циклу (Демінгу) процесу PDCA (Plan, Do, Check, Act):

• Проектування (моделювання)
• Виконання
• Контроль та Моніторинг
• Поліпшення процесів

Проектування (моделювання бізнес-процесів)

Проектування – це побудова моделі бізнес-процесів. Для цього передбачено програму Дизайнер, де моделюються бізнес процеси. Результат у простій та наочній формі. Використовується найновіший світовий стандарт для їх опису – мова BPMN.

Важливим моментом є те, що проектування бізнес-процесів має виконувати бізнес-аналітик без участі програміста. Програма ELMA описує процес мовою діаграм, звичною для аналітика та зрозумілою вищому керівництву організації.

Моделювання бізнес-процесів передбачає визначення учасників процесу, набору їх дій і призначення виконавців. Крім того, потрібно вказати, які інформаційні поля (атрибути) є обов'язковими до заповнення при виконанні кожної операції.

Виконання

Модель бізнес-процесу завантажується на сервер ELMA, після чого він стає доступним для виконання. Ключовий елемент системи – це список завдань, які має виконати співробітник.

Сервер автоматично формує цей список для кожного працівника відповідно до моделей процесів, де він задіяний.

Приклад:

У той час, коли процес дійде до кроку "Узгодити заявку", сформується завдання для Директора на погодження заявки.

Клацнувши на завданні, Директор отримує всю необхідну інформацію для прийняття рішення та виконання поставленого завдання.

Навіщо потрібні інформаційні системи управління бізнес-процесами? Набір доступних дій не обмежується лише операціями, які потребують ручного введення інформації. У системі ELMA передбачені різні операції, наприклад: Сценарій, Оповіщення, Генерація електронного документа, Створення документа 1С. Крім того, система дозволяє створювати власні операції, що розширює можливість моделювання процесів, що найбільш точно відображають специфіку бізнесу.

Завдяки такій функції співробітники не повинні замислюватися або здогадуватися, які завдання вони мають виконувати – співробітник явно бачить перелік призначених йому завдань.

Контроль та моніторинг

Контроль за виконання бізнес-процесів здійснюється через стандартні інструменти:

Мої процеси – тут зібрані всі процеси, що відносяться до Вас. На портлеті відображається список усіх запущених екземплятів процесів, у яких користувач є ініціатором або виконавцем. У портлеті показані ті завдання та виконавці, на яких знаходиться процес у поточний момент.

Монітор процесів - у цьому підрозділі відображаються типи процесів, у яких користувач є власником, куратором або інформованим. Цей розділ призначений для аналізу роботи з процесів.

Більше того, будь-який співробітник може відстежити стадію процесу за допомогою наочної схеми Карти процесу. Поточні кроки процесу показано на малюнку зеленим.

Контроль ключових показників

Дизайнер ELMA дозволяє задати метрики та ключові показники (KPI) бізнес-процесів.

У ході роботи накопичується статистична інформація, яка дозволяє контролювати процес загалом, використовуючи семафори та механізм карток Шухарта.

Оптимізація процесів

У процесі роботи у Вас і Ваших співробітників накопичиться більша кількість раціональних пропозицій щодо покращення бізнес-процесу. Так покращуйте їх! Для цього не треба зупиняти роботу - вносьте зміни та застосовуйте їх "на ходу".

Однією з ключових особливостей управління бізнес-процесами у BPM-системі є можливість швидко внести корективи до структури процесу та миттєво перевірити ефективність таких змін на практиці.

Приклад:

Припустимо, керівник вирішив, що операцію «Складання кошторису» краще виконувати Комерційному директору, а не Менеджеру з продажу (це може бути пов'язане з особливостями роботи організації). ELMA дозволяє змінити (перемалювати) процес у працюючій системі (для цього не потрібен ні програміст, ні зупинка системи) та застосувати зміни негайно.

Після того, як процес виконаний з урахуванням змін, ви можете оцінити ефективність внесених коректив завдяки статистичній інформації, яку збирає програма, на основі значень метрик і показників KPI.