Magandang araw, mahal na mga bisita! Ano ang gawain ng mga tauhan, bakit kailangan at kailangan ba talaga? Malalaman mo ang tungkol dito mula sa aking artikulo: HR records management for dummies.

HR department sa enterprise

Tulad ng para sa mga bisita ang isang teatro ay nagsisimula sa isang coat rack, kaya para sa sinumang bagong upahang empleyado ang isang negosyo ay nagsisimula sa departamento ng mga tauhan. Nagtatapos ito sa kanila sa pagpapaalis.

Ang departamento ng HR ay responsable para sa lahat ng mga isyu na may kaugnayan sa mga empleyado ng kumpanya:

• Pag-hire, paglipat at pagpapaalis;
• Pagsunod sa disiplina sa paggawa;
• Pagsunod sa mga paglalarawan ng trabaho;
• Pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado;
• Pagpapanatili ng dokumentasyon ng tauhan;
• Maghanap ng mga tauhan para sa mga bukas na bakante;
• Pagsasagawa ng mga paunang panayam;
• Familiarization ng mga empleyado sa lahat ng mga pagbabago sa organisasyon;
• Pag-unlad ng iba't ibang dokumentasyon;
• Pakikilahok sa pagbuo ng mga pangunahing lokal na dokumento ng regulasyon ng negosyo.

Gaya ng nakikita mo, napakalaki ng listahan, at hindi ito kumpleto. Ang departamento na namamahala sa mga gawain ng tauhan ay isang espesyal na yunit sa organisasyon na nakikipag-ugnayan sa lahat ng iba pang mga yunit ng istruktura ng kumpanya.

At hindi mahalaga na madalas na ang mga tauhan ay ang pinakamaliit na departamento sa negosyo, at kung minsan ay hindi ito inilalaan.

Ano ang ginagawa ng departamento ng HR?

Ngayon tingnan natin kung ano talaga ang ginagawa ng isang personnel officer sa kanyang lugar ng trabaho - ito ang magiging personnel record management.

Pagpaparehistro ng mga empleyado

Ang pagkuha at pagpapaalis ng mga empleyado ay ang pinakamahalagang tungkulin ng departamento ng HR. Lahat ng galaw ng mga empleyado ay nasa ilalim ng kanyang kontrol. Kapag ang isang taong naghahanap ng trabaho ay nakakita ng bakante at tumawag sa tinukoy na numero, pagkatapos ay sa 90 kaso sa 100 ay dadalhin siya sa mga tauhan, kung saan siya ay gagabayan sa mga isyu na interesado sa kanya, at magtatakda din ng oras kung kailan pumunta para sa isang panayam o punan ang isang form.

Matapos magpasya ang manager na ang empleyado ay angkop para sa kanya, ang huli ay muling nahulog sa mga kamay ng isang espesyalista sa human resources. At isa pa, pakitandaan, kapag ang isang bakante ay napunan sa pamamagitan ng mapagkumpitensyang pagpili, ang isang opisyal ng tauhan ay tiyak na isasama sa komisyon.

Kaya, pagkatapos matanggap ang isang empleyado, pupunta siya sa opisyal ng tauhan, kung saan dumaan siya sa mga sumusunod na pamamaraan:

1. Nagsumite ng lahat ng kinakailangang dokumento;
2. Nakikilala ang lahat ng mga lokal na dokumento ng regulasyon na may kaugnayan sa kanyang trabaho at gawain sa kumpanya;
3. Pumirma ng kontrata sa pagtatrabaho;
4. Nakikilala ang utos sa kanyang trabaho;
5. Sa ilang mga kaso, dito siya ay tumatanggap ng paunang kaalaman sa proteksyon sa paggawa, iyon ay, sumasailalim sa paunang pagtuturo.

Pamamahala ng mga talaan

Matapos malagdaan at maibigay ang lahat ng mga dokumento, gagawa ang espesyalista sa HR ng personal na file ng empleyado. Binubuo ito ng lahat ng mga kopya ng mga dokumento at isang personal na card sa isang pinag-isang form. Bilang karagdagan, sa hinaharap, ang lahat ng mga isyu na direktang nauugnay sa empleyado ay ipoproseso sa pamamagitan ng HR:

• Pagpaparehistro ng bakasyon;
• Pagbabayad ng mga bonus at iba pang halaga ng pera;
• Forfeiture ng mga bonus at iba pang mga parusa;
• Pagpataw ng mga parusang pandisiplina at parusa;
• Mga pagbabago sa suweldo at iba pang mga tuntunin ng kontrata sa pagtatrabaho;
• Ang mga pagbabago sa organisasyon ay pangkalahatan, o direktang nauugnay sa empleyado.

At maraming iba pang mga katanungan, ang listahan ay maaaring ipagpatuloy halos walang katapusang, depende sa mga detalye ng kumpanya at ang pag-andar na itinalaga sa mga tauhan.

Marami ang magtaltalan na karamihan sa mga isyung nakalista ay nasa saklaw ng accounting, ngunit hindi, hindi ito ganoon. Oo, ang departamento ng accounting ang nagkalkula ng bayad sa bakasyon at mga pagbabayad ng cash. Pinapanatili niya ang mga ito, ngunit pagkatapos lamang niyang matanggap ang naaangkop na order na ginawa ng isang empleyado ng tauhan.

Upang mabuo ang mga utos na ito, ang opisyal ng tauhan ay gumagamit ng iba't ibang dahilan:

• Mga pahayag mula sa empleyado;
• Mga memo mula sa mga pinuno ng departamento;
• Panloob na pagsisiyasat at konklusyon ng mga komisyon;
• Ang nakasulat at oral na mga tagubilin mula sa pinuno ng negosyo.

Sa pamamagitan ng paraan, ang opisyal ng tauhan ay direktang nasasakop sa pinuno ng negosyo. Sa mga bihirang kaso, ang kanyang representante.

Matapos mailabas ang mga order, ang kanilang mga orihinal at ang batayan para sa mga ito ay isinampa at iniimbak para sa kinakailangang oras. Dapat din itong gawin ng isang HR specialist.

Pagsasagawa ng iba pang gawain ng tauhan

Bilang karagdagan sa katotohanan na ang mga manggagawa sa HR ay naghahanda ng mga dokumento para sa mga empleyado, gumagawa sila ng iba pang gawain na maaaring mauri bilang pamamahala ng mga talaan ng HR.

• Pagguhit ng mga paglalarawan ng trabaho. Ngunit hindi ito nangangahulugan na ang lahat ng mga tagubilin ay isinulat ng isang tao. Bilang isang tuntunin, ang seksyon ng mga responsibilidad sa trabaho ay isinulat ng isang taong pamilyar sa ganitong uri ng trabaho. Hindi malamang na ang isang empleyado ng HR ay ilalarawan nang detalyado ang paggana ng isang welder, electrician o crane operator. Ngunit binubuo niya ang mga tagubilin sa isang solong dokumento.
• Organisasyon isakatuparan sertipikasyon sa lugar ng trabaho at paghahanda ng kinakailangang dokumentasyon para dito. Sa pamamagitan ng paraan, ang konsepto na ito - sertipikasyon - ay nananatili lamang sa pang-araw-araw na buhay. Sa lehislatibo, ang pamamaraang ito ay tinatawag na isang espesyal na pagtatasa ng mga kondisyon sa pagtatrabaho (SOUT) sa loob ng ilang taon na ngayon.
• Pakikilahok sa paghahanda ng mga pangunahing dokumento organisasyon: mga regulasyon sa kabayaran, mga kolektibong kasunduan at kasunduan, mga panloob na regulasyon sa paggawa. Sa ilang mga kaso, ang mga pagsasaayos lamang ang ginagawa, at sa iba pa, ang dokumento ay ganap na iginuhit.
• Pagpapanatili ng tauhan. Ang opisyal ng tauhan ay nagbabahagi ng responsibilidad para sa dokumentong ito sa punong accountant ng negosyo. Siya ang namamahala sa mga pangalan ng mga posisyon at kanilang numero, at kinokontrol ng departamento ng accounting ang mga rate at suweldo.
• Organisasyon ng mga medikal na pagsusuri at pagsasanay manggagawa. Kung ang kumpanya ay maliit, pagkatapos ay siya mismo ang gumagawa ng gawaing ito, kung hindi man ay sinusubaybayan lamang niya ang pagpapatupad. Sa anumang kaso, ito ay tinutukoy ng patakaran ng kumpanya.
• Pakikilahok sa iba't ibang komisyon: para sa pagsasagawa ng mga opisyal na pagsisiyasat, mga aksidente sa industriya, pagsubok ng kaalaman sa proteksyon sa paggawa, atbp.

Tulad ng makikita mo, ang isang tauhan ng opisyal ay may napakaraming dapat gawin at sila ay magkakaiba.

Ang lugar ng mga tauhan sa paggana ng organisasyon

Sa seksyong ito ay titingnan natin ang pakikipag-ugnayan ng departamento ng HR sa ibang mga departamento. Narito ang mga pangunahing:

• Accounting. Ang opisyal ng HR ay malapit at patuloy na nagtatrabaho sa departamentong ito. Dito napupunta ang lahat ng inilabas na order. Una sa lahat, nalalapat ito sa mga order para sa pagpasok, paglipat at pagpapaalis. Mula sa kanila nalaman ng mga kawani ng accounting na nagkalkula ng suweldo kung sino ang isasama sa payroll, kung sino ang ibubukod dito, at kung ano ang kanilang suweldo. Ang mga time sheet, bago sila makarating sa mesa ng accountant, ay sinusuri din ng mga tauhan, at kadalasan ay itinatago ito ng opisyal ng tauhan. Kung ang isang negosyo ay nagsasagawa ng trabaho sa opisina gamit ang mga dalubhasang programa, kung gayon ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga tauhan at accounting ay lubos na pinasimple.
• Secretariat o reception area. Dito natatanggap ng kadre ang karamihan sa mga batayan para sa pagpapalabas ng mga utos na may resolusyon ng tagapamahala. Ito ay kung ang gawain sa opisina sa negosyo ay isinasagawa bilang pagsunod sa lahat ng mga patakaran. Kung walang ganoong departamento, ang mga aplikasyon ay direktang pupunta sa opisyal ng tauhan, at dadalhin niya sila sa manager.
• Ang pakikipag-ugnayan sa lahat ng iba pang mga kagawaran ng organisasyon ay binubuo ng pagdadala sa atensyon ng mga tagapamahala at direktang empleyado ng lahat ng mga pagbabago sa tauhan sa organisasyon.

Bakit kailangan ng bawat kumpanya ng departamento ng HR

Ang batas ay hindi nag-oobliga sa pagtatatag ng naturang yunit ng istruktura bilang isang departamento ng tauhan. Ngunit sa kasalukuyang pagsasanay ng trabaho sa opisina, ang yunit na ito ang nagpapanatili ng karamihan sa dokumentasyong ibinigay ng Labor Code ng Russian Federation.

Posible bang pabayaan ang pamamahala ng mga talaan ng HR? Sagot: hindi, hindi mo dapat gawin ito. At may ilang mga dahilan para dito:

1. Ang isang maayos na naisakatuparan na kontrata sa pagitan ng employer at empleyado, pati na rin ang lahat ng iba pang mga dokumento na may kaugnayan sa trabaho ng empleyado, ay makakatulong na maiwasan ang maraming hindi kasiya-siyang sitwasyon kapag lumitaw ang mga hindi pagkakasundo sa pagitan ng mga partido.
2. Ang tumpak na pagpapanatili ng dokumentasyon, kabilang ang dokumentasyon ng tauhan, ay nagpapakilala sa organisasyon sa positibong panig lamang.
3. Bilang karagdagan sa pagproseso ng pag-hire at pagpapaalis, ang opisyal ng tauhan ay gumaganap ng maraming iba pang trabaho; siya ay nagsisilbing isang uri ng koneksyon sa pagitan ng senior management at iba pang mga departamento.
4. Ang isang karampatang opisyal ng tauhan ay hindi lamang pupunan ang lahat ng mga dokumento nang tama, ngunit magagawa ring ipahiwatig sa tagapamahala kung saan bahagi siya lumalabag sa batas sa paggawa, na makakatulong na maiwasan ang mga inspeksyon at parusa.

Kung pinagsasama-sama ang lahat ng nasa itaas, maaari nating kumpiyansa na masasabi na ang mga gawain sa opisina at mga talaan ng tauhan ay lubhang kapaki-pakinabang at kinakailangan sa bawat organisasyon. At hindi bababa sa mababaw na kaalaman sa lugar na ito, na ibinigay "para sa mga dummies," sigurado akong makakatulong sa pagkuha at kasunod na walang problema na pagganap ng mga tungkulin sa trabaho ng isang tao.

At sa wakas, isang maliit na katatawanan ...

Pinakamahusay na pagbati, Mga Eksperto sa Teknikal.

Araw-araw, ang mga tauhan ng manggagawa ay nahaharap sa pangangailangan na mag-isyu ng mga order para sa kanilang mga pangunahing aktibidad (mga paglalakbay sa negosyo, bakasyon, insentibo o mga parusa) at iba pang mga sitwasyon na nakakaapekto sa mga interes ng mga empleyado, halimbawa, pansamantalang paglipat dahil sa mga kadahilanang medikal.

Gawain sa opisina. Mga order
* Organisasyon ng gawain sa opisina.
* Mga regulasyon
* Tinatayang komposisyon ng mga dokumento
*Utos ni
* Mga batayan para sa mga order sa personal na impormasyon - mga ulat at mga paliwanag na tala, pagsusumite, protocol, aksyon
* Mga order para sa mga pangunahing aktibidad,
* Dokumentasyon
* Mga dokumento para sa
* Mga abiso, abiso, direksyon, sertipiko
* Mga halimbawang order,
* Makatipid ng oras kung kailan

Ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isang sangay ng aktibidad na nagdodokumento ng mga relasyon sa paggawa, nagtatala ng impormasyon tungkol sa pagkakaroon at paggalaw ng mga tauhan, bilang isang resulta kung saan ang mga pamamaraan ng tauhan ay nakakakuha ng form ng dokumentaryo.
Halos anumang dokumento ng tauhan ay may legal (komersyal) na halaga. Sa tulong ng mga dokumento ng tauhan na ginamit bilang nakasulat na ebidensya, mapapatunayan ng employer ang posisyon nito sa korte. Halimbawa, ang isang organisasyon, upang kumpirmahin ang mga benepisyo sa buwis para sa kita at buwis sa ari-arian, ay dapat magsumite ng talahanayan ng mga tauhan, salary slip, mga order ng tauhan, mga kopya ng work book, time sheet at iba pang mga dokumento.
Sa pagsasagawa, pinapayagan ng mga inspektor ng buwis na kung ang talahanayan ng mga tauhan ay kasama ang posisyon ng isang abogado o nagmemerkado, kung gayon ang organisasyon ay hindi na maaaring isaalang-alang ang mga gastos sa pagbabayad para sa mga serbisyo ng mga third-party na abogado o marketer para sa mga layunin ng buwis. Gayunpaman, kinumpirma ng kasanayan sa arbitrasyon na upang isaalang-alang ang mga gastos sa pagkalkula ng tubo, sapat na ang mga serbisyo ay ibinibigay sa loob ng balangkas ng produksyon o komersyal na mga aktibidad, ay naglalayong makabuo ng kita at naidokumento (Artikulo 252 ng Tax Code of ang Russian Federation).
Bilang karagdagan, ang mga detalyadong paglalarawan ng trabaho, mga kontrata sa pagtatrabaho at mga talahanayan ng kawani, bilang nakasulat na paraan ng ebidensya sa mga paglilitis sa korte, ay nagtatatag ng pangangailangan sa produksyon ng mga gastos ng organisasyon para sa mga paglalakbay sa negosyo at ang mga gastos sa pagsasanay at muling pagsasanay ng mga tauhan.
Kapag nagdodokumento ng mga relasyon sa trabaho, ang karamihan sa mga dokumento ng tauhan ay naglalaman ng napakahalagang impormasyon. Samakatuwid, ang saloobin sa pagtatrabaho sa naturang mga dokumento ay dapat na lubhang seryoso. Ang kawastuhan ng pagpuno ng mga dokumento ng tauhan ay nakasalalay sa kumpirmasyon ng ilang mga legal na katotohanan sa batayan kung saan lumitaw ang ilang mga karapatan ng empleyado. Ito ay maaaring maging mahirap para sa isang empleyado na makakuha ng karapatan sa maagang pagtatalaga ng isang labor pension, lalo na para sa trabaho na may nakakapinsala at mahirap na mga kondisyon sa pagtatrabaho, gayunpaman, ang anumang pagkakamali o hindi kawastuhan sa titulo ng posisyon ay maaaring humantong sa katotohanan na ang Ang panahon ng trabaho sa isang "nakakapinsalang" posisyon ay hindi mabibilang bilang isang kagustuhan at Ang empleyado ay hindi magkakaroon ng karapatan sa isang maagang pagreretiro pensiyon.
Espesyal na atensyon Ang pansin ay dapat bayaran sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga libro sa trabaho, na, alinsunod sa Artikulo 66 ng Labor Code ng Russian Federation, ay ang mga pangunahing dokumento para sa pagkalkula ng karanasan sa trabaho at seguro ng empleyado.
Sa pangkalahatan, ang pagkakaloob ng panlipunan, pensiyon, at iba pang mga garantiya na ibinigay ng batas ng Russia sa mga empleyado ay maaaring depende sa pagdodokumento ng mga relasyon sa paggawa.
Ang mga batas, regulasyon, tagubilin at iba pang mga dokumento na naglalaman ng mga pamantayan ng batas sa paggawa ay kinakailangan para sa propesyonal na trabaho ng isang espesyalista sa tauhan. Samakatuwid, ang unang hakbang sa paglikha ng isang serbisyo ng tauhan ay pagbuo ng isang sapat na base ng mga dokumento ng regulasyon.
Ang mga dokumento na dapat nasa kamay ng isang empleyado ng human resources araw-araw ay maaaring hatiin sa dalawang magkahiwalay na grupo.
SA unang pangkat kabilang ang mga lehislatibo at by-law na naglalaman ng mga pamantayan ng batas sa paggawa at mga pamantayan sa proteksyon sa paggawa. Ang mga dokumentong ito ay may bisa.
Co. pangalawang pangkat isama ang mga metodolohikal na dokumento sa gawaing pangangasiwa at pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Ang mga ito ay likas na nagpapayo. Ang mga dokumento ay naglalaman ng mga rekomendasyon sa kung paano pinakamahusay na gumuhit ng mga papel ng tauhan at kung paano mas maginhawang ayusin ang trabaho sa kanila. Kasabay nito, ang opisyal ng tauhan ay may karapatang mag-isa na magpasya kung susundin ang mga rekomendasyong ito o kumilos alinsunod sa mga pamantayan ng korporasyon.
Sa bloke na "Mga Dokumento sa batas sa paggawa at proteksyon sa paggawa", limang regulasyong ligal na kilos ang maaaring mapansin.

Una - Labor Code ng Russian Federation. Ito ang pangunahing batas na dapat sundin ng isang personnel specialist ng anumang organisasyon sa kanyang trabaho. Ang mga pamantayan ng Labor Code ay kinokontrol ang pamamaraan para sa pagkuha at pagtanggal ng mga empleyado, pag-aayos ng kanilang oras ng pagtatrabaho at oras ng pahinga, mga kondisyon para sa pagbabayad ng sahod, at pagbibigay sa mga empleyado ng iba't ibang benepisyo at kabayaran.
Pangalawa- Pederal na Batas ng Russian Federation ng Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ"Sa impormasyon, teknolohiya ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon"Sa batayan ng batas na ito, ang lahat ng trabaho ng serbisyo ng tauhan na may personal na data ng mga empleyado ay nakabatay. Halimbawa, ang isyu kung paano ipoproseso at iimbak ang impormasyong natanggap mula sa empleyado sa kanyang trabaho.
Pangatlo- Batas ng Russian Federation ng Hulyo 29, 2004 No. 98-FZ "Tungkol sa mga lihim ng kalakalan". Nagtatatag ito ng isang listahan ng impormasyon na maaaring bumubuo ng isang lihim ng kalakalan ng isang organisasyon, isang listahan ng mga empleyado na may access dito, isang pamamaraan para sa pamilyar sa lihim na data, pati na rin ang responsibilidad para sa pagpapakalat ng kumpidensyal na impormasyon.
Pang-apat- Batas ng Russian Federation ng Hulyo 17, 1999 No. 181-FZ "Sa mga pangunahing kaalaman sa proteksyon sa paggawa sa Russian Federation." Ang mga probisyon ng dokumentong ito ay nagbibigay-daan sa kakayahang bumuo ng isang sistema ng proteksyon sa paggawa sa isang organisasyon. At ito ay napakahalaga. Pagkatapos ng lahat, ang malusog at ligtas na mga kondisyon sa pagtatrabaho ay isa sa mga pangunahing kondisyon na ginagarantiyahan ng employer kapag pagtatapos ng isang kontrata sa pagtatrabaho sa mga empleyado. Kung ang isang paglabag sa mga panuntunang pangkaligtasan ay nakitang labor at safety labor inspector ay dinadala ang mga nagkasalang opisyal sa responsibilidad na administratibo.
Panglima - Batas ng Russian Federation ng Agosto 8, 2001 No. 134-FZ"Tungkol sa proteksyon ng mga karapatan mga legal na entity at indibidwal na negosyante na may pagsasagawa ng kontrol ng estado(pangangasiwa)". Ang batas ay nagbibigay ng ideya ng mga karapatan at pananagutan ng employer kapag nagsasagawa ng iba't ibang inspeksyon sa organisasyon. Halimbawa, ang batas ay nagsasalita tungkol sa mga dokumento na ang employer ay may karapatang humingi mula sa inspektor kapag siya lumalabas sa organisasyon, tungkol sa karapatan ng isang kinatawan ng kumpanya na personal na naroroon sa panahon ng inspeksyon , kung paano maaaring mag-apela ang isang organisasyon ng hindi kasiya-siyang resulta ng inspeksyon.

Sa ibang grupo mga regulasyon, kinakailangan sa gawain ng serbisyo ng mga tauhan, isama ang mga materyales ng isang metodolohikal na kalikasan sa organisasyon ng gawaing pangangasiwa at sa nagtatrabaho sa mga dokumento ng tauhan.
Una, ito ay GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong organisasyonal at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento." Ang pamantayan ng estado na ito ay tumutukoy sa isang listahan ng mga detalye na dapat na naroroon sa isang dokumento na inisyu ng isang organisasyon, ang pagkakasunud-sunod ng kanilang pag-aayos, at mga kinakailangan para sa mga letterhead.
Halimbawa, idinidikta ng pamantayan ang mga patakaran para sa lokasyon ng Emblem ng Estado, ang sagisag ng organisasyon at ang trademark nito. Itinatag kung saan ang pinaikling pangalan ng organisasyon ay nakasulat sa pamagat ng dokumento, at kung saan hindi, at kung anong mga elemento ang binubuo ng numero ng pagpaparehistro ng order. Nalalapat ang pamantayan sa lahat ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo ng kumpanya: mga resolusyon, mga tagubilin, mga order, mga protocol, mga aksyon, mga liham. Ang mga empleyado ng departamento ng HR ay nagtatrabaho sa lahat ng mga dokumento sa itaas.
Pangalawa, Ito Mag-scroll karaniwang mga dokumento sa pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak, na inaprubahan ng Federal Archive noong Oktubre 6, 2000. Ang regulasyong batas na ito ay nagbibigay ng isang kumpletong listahan ng mga panloob na dokumento, depende sa kanilang ligal na kahalagahan, ay kinokontrol ang pamamaraan at mga tuntunin ng kanilang imbakan . Gaano katagal dapat, halimbawa, ang talahanayan ng mga tauhan, mga regulasyon sa bonus, mga timesheet, mga paglalarawan ng trabaho at iba pang mga dokumento, matututo ang isang tauhan ng empleyado mula sa dokumentong ito ng departamento.
Pangatlo, Ito pinag-isang mga anyo pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa labor accounting at pagbabayad. Ang mga anyo ng mga order para sa pagkuha, pagpapaalis, paglipat, pagpapadala sa isang business trip, promosyon, pati na rin ang mga anyo ng mga personal na card ng mga empleyado at ilang iba pang mga dokumento ay kasama sa naaprubahang album Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 No..
Bukod dito, ang pagpapanatili ng mga pinag-isang pormang ito alinsunod sa sugnay 2 ang nasabing resolusyon sapilitan para sa lahat ng organisasyon nagpapatakbo sa teritoryo ng Russian Federation, anuman ang anyo ng pagmamay-ari.
Pang-apat, ito ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Abril 16, 2003 No. 225.
"Tungkol sa mga libro sa trabaho"at Resolusyon ng Ministri ng Paggawa ng Russia na may petsang Oktubre 10, 2003 No. 69" Sa pag-apruba ng Mga Tagubilin para sa pagpuno ng mga libro ng trabaho". Ang mga dokumentong ito ay kakailanganin ng HR officer kapag nagtatrabaho sa mga libro ng trabaho ng mga empleyado. Ang mga rekomendasyong nakapaloob sa mga dokumentong ito ay makakatulong sa empleyado ng HR na punan nang tama ang work book ng empleyado, nang walang mga pagkakamali, at, kung kinakailangan, gumawa ng naaangkop na mga pagbabago sa ito o mag-isyu ng duplicate sa halip na isang nasira o nawala na dokumento.
Panglima, ang mga ito ay intersectoral enlarged mga pamantayan ng oras para sa trabaho sa staffing at accounting ng mga tauhan at intersectoral consolidated time standards para sa trabaho sa dokumentasyong suporta para sa pamamahala, naaprubahan Resolusyon ng Ministry of Labor ng Russian Federation na may petsang Nobyembre 25, 1994 No. 72. Ang mga dokumentong ito ay maaari ding isama sa listahan ng mga kinakailangang tool sa HR. Sa kanilang tulong, maaari mong kalkulahin ang bilang ng mga empleyado ng HR, pati na rin matukoy ang dami ng oras na kailangan ng bawat isa sa kanila upang maisagawa ang kanilang mga tungkulin sa trabaho.
Kinakailangang sundin ang mga rekomendasyong nakapaloob sa mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan, bagaman hindi ito sapilitan. Ang katotohanan ay sa karamihan ng mga kaso pinapasimple nila ang pagtatrabaho sa mga dokumento. Bilang karagdagan, ang labor inspectorate ay nagbibigay ng malaking kahalagahan sa mga tagubiling ito at, sa kaso ng hindi pagsunod, maaaring pagmultahin ang organisasyon.
Mahalagang malaman kung aling mga dokumento ang ipinag-uutos para sa kumpanya, na nagiging ganoon lamang sa ilalim ng ilang mga kundisyon, at kung aling mga dokumento ang hindi kailangang iguhit, dahil ang mga ito ay likas na pagpapayo. Papayagan ka nitong maging handa para sa pulong sa mga inspektor ng paggawa.
Kapag gumagawa ng mga dokumento, kailangang gabayan ang mga HR specialist sa kanilang mga aktibidad sa pamamagitan ng mga sumusunod:

1. Tingnan panloob mga dokumento, ang pamamaraan para sa kanilang pag-unlad, pag-apruba, atbp. ang isa na maginhawa para sa organisasyon ay ginagamit;
2. Tingnan panlabas ang mga dokumento ay dapat sumunod sa mga pangkalahatang tuntunin para sa pagbibigay ng mga dokumentong ito ng legal na puwersa;
3. Ang mga dokumento ay dapat na naka-imbak sa organisasyon na isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng serbisyo ng archival.

Pagbibigay ng mga dokumentong legal na puwersa

Para magkaroon ng legal na puwersa ang isang dokumento, dapat sundin ang mga sumusunod na patakaran:
1. Obligado ang employer na sumunod sa kasalukuyang batas kapag inihahanda ito;
2. Ang isang dokumento ay maaaring mailathala lamang sa loob ng kakayahan nito;
3. Obligado ang employer na sumunod sa mga pambansang tuntunin para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento.

Upang idokumento ang lahat ng mga transaksyon ng tauhan sa isang organisasyon, kinakailangan ang ilang kaalaman at kasanayan.

Ang trabaho sa opisina sa enterprise ay kinokontrol ng mga tagubilin na independiyenteng binuo at inaprubahan ng direktor. Ito ay isang panloob na batas sa regulasyon at sapilitan para sa pagsunod ng lahat ng empleyado ng entidad ng negosyo. Ang departamento ng HR ay bubuo at sinusubaybayan ang pagpapatupad nito.

Ang batas ay nangangailangan ng paghahanda ng maraming dokumento na nagdodokumento sa lahat ng aspeto ng relasyon sa trabaho ng empleyado sa employer.

Dapat pagbutihin ng mga may karanasan at baguhang opisyal ng tauhan ang kanilang mga kasanayan. Upang matulungan sila, ang mga site sa Internet ay nilikha kung saan ipinakita ang mga teoretikal na kurso sa pangangasiwa ng tauhan.

Ang mga talaan ng tauhan ay sumasalamin sa mga aktibidad ng mga tauhan at kumpirmahin ang haba ng serbisyo ng mga empleyado, na gumaganap ng pangunahing papel sa pagkalkula ng mga pensiyon. Ang pamamahala ay responsable para sa dokumentaryo na pondo ng negosyo.

Ang mga pangunahing detalye sa kontrol sa papel

Ang karampatang organisasyon ng mga talaan ng tauhan ay nangangailangan ng kaalaman sa balangkas ng regulasyon, pagsubaybay sa mga pagbabago nito, at oryentasyon sa mga anyo ng mga dokumentong ginamit.

Para sa anong layunin ito isinasagawa?

Ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan ay kinokontrol ng batas. Sa malalaking negosyo na may malaking tauhan ng mga empleyado, bilang panuntunan, nabuo ang isang serbisyo ng tauhan. Ang mga empleyado nito ay gumuhit ng mga nauugnay na dokumento alinsunod sa mga kinakailangan ng balangkas ng regulasyon ng Russian Federation.

Ang mga papel ay maaaring magkaroon ng pinag-isang anyo o mabuo sa negosyo at maaprubahan sa mga lokal na gawain.

Ang pamamahala ng mga talaan ng tauhan ay isang aktibidad na naglalayong bumuo at mapanatili ang mga dokumento na may kaugnayan sa accounting ng mga tauhan, oras ng trabaho, at mga kalkulasyon ng payroll.

Kasama sa mga isyu sa tauhan ang mga sumusunod na posisyon:

• pagpaparehistro ng trabaho;
• panloob na paggalaw ng mga manggagawa;
• pagpapaalis;
• regulasyon ng mga relasyon sa pagitan ng manager at empleyado;
• organisasyon ng proseso ng paggawa;
• iba pa.

Ang wastong organisasyon ng mga talaan ng tauhan ay nakakatulong sa paglutas ng ilang problema.

Ang mga pangunahing layunin nito ay ipinakita sa talahanayan:

Direksyon ng gawain ng mga tauhan	Naisasagawa ang mga gawain
Accounting at kontrol	pagtanggap, accounting, pagpapaalis ng mga tauhan.
Pagpaplano at regulasyon	pagpili, paglipat, pagbagay ng mga manggagawa.
Pag-uulat at analitikal	pag-aaral ng mga empleyado, pagsusuri ng kanilang trabaho; gawaing pagsusuri; paggawa ng ulat.
Koordinasyon at impormasyon	paghahanda, pagsasanay, muling pagsasanay ng mga tauhan; pagtanggap ng mga empleyado sa opisyal at personal na mga bagay; pagproseso ng mga nakasulat na kahilingan mula sa mga manggagawa; mga aktibidad sa pag-archive at sanggunian.
Organisasyon at pamamaraan	pagdodokumento ng gawain ng mga empleyado; makipagtulungan sa mga tauhan ng departamento; pagpaplano at pamamahala ng tauhan.
Dokumentaryo	pagpapanatili ng mga personal na file at mga talaan ng trabaho; pagguhit ng mga order at papeles para sa personalized na accounting; pagpaparehistro ng sick leave, mga sertipiko ng pensiyon, atbp.

Sa Moscow at iba pang malalaking rehiyon ng Russian Federation, ang mga organisasyong may hiwalay na dibisyon ay maaaring magpanatili ng mga rekord ng tauhan online. Para sa layuning ito, ang mga naaangkop na programa ay binuo na nagpapahintulot sa pagpapalitan ng mga dokumento sa elektronikong anyo.

Ang legislative framework

Ang pambatasan na batayan para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay nakapaloob sa Labor Code ng Russian Federation.

Ang aktibidad na ito ay kinokontrol ng ilang mga regulasyon:

• Mga tagubilin para sa pagpuno at paglalapat ng mga pangunahing dokumento para sa accounting at kabayaran (Decree of the State Statistics Committee No. 1 ng 01/05/04);
• pinag-isang mga dokumento at mga kinakailangan para sa kanilang paghahanda (Gosstandart Decree No. 65-st na may petsang 03.03.03);
• Mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad (order ng Ministry of Culture ng Russian Federation No. 536 ng 08.11.05);
• Mga panuntunan para sa pagpapatakbo ng mga archive (desisyon ng Lupon ng Rosarkhiv na may petsang 02/06/02);
• Mga tuntunin ng trabaho sa opisina para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad (Resolusyon ng Pamahalaan ng Russian Federation No. 477 ng Hunyo 15, 2009);
• Batas sa Impormasyon, Ang Proteksyon Nito at Mga Teknolohiya ng Impormasyon Blg. 149-FZ ng Hulyo 27, 2006;
• Batas sa pagsasaalang-alang ng mga apela mula sa mga mamamayan ng Russia No. 59-FZ na may petsang 02.05.06;
• Batas sa wika ng estado ng Russian Federation No. 53-FZ na may petsang 01.06.05;
• Batas sa Archival Affairs Blg. 125-FZ na may petsang Oktubre 22, 2004;
• Batas sa Mga Lihim sa Kalakalan Blg. 98-FZ na may petsang Hulyo 29, 2004;
• Order sa work books No. 117n na may petsang Disyembre 22, 2003;
• Resolusyon sa pag-ampon ng mga tagubilin para sa pagpuno ng mga dokumento sa paggawa No. 69 na may petsang 10.10.03;
• Resolution on work books No. 225 na may petsang Abril 16, 2003;
• mga tagubilin ng Pangkalahatang Staff ng Armed Forces ng Russian Federation.

Mga mandatoryong dokumento

Ang Labor Code ng Russian Federation ay nag-oobliga sa mga organisasyon na magkaroon ng kanilang sariling legislative framework, na kinabibilangan ng isang bilang ng mga ipinag-uutos na lokal na mga dokumento ng regulasyon.

Kabilang dito ang:

Charter	Pangunahing dokumento ng bumubuo. Isinasaad nito ang legal na anyo ng negosyo, mga tagapagtatag, larangan ng aktibidad, pamamaraan para sa pagkuha at pagtanggal sa isang manager, at ang kanyang mga kapangyarihan. Maraming mga panloob na regulasyon ng kumpanya ang iginuhit batay sa mga probisyon ng Charter.
Mga regulasyon sa trabaho (pagkatapos dito ay tinutukoy bilang Mga Panuntunan)	Ang pagkakaroon ng isang dokumento ay ibinigay para sa Art. 189, 190 Labor Code ng Russian Federation. Itinatag nito ang pamamaraan para sa pagkuha at pagpapaalis ng mga empleyado, ang mga karapatan at obligasyon ng mga partido sa kasunduan, mga rehimen sa trabaho at pahinga, isang sistema ng mga insentibo at parusa, at iba pang mga isyu tungkol sa mga relasyon sa paggawa sa negosyo. Ang mga patakaran ay inaprubahan ng direktor. Kung mayroong isang unyon ng manggagawa sa organisasyon, ang mga opinyon nito tungkol sa pag-ampon ng dokumento ay isinasaalang-alang. Sa mga organisasyon kung saan nagtatrabaho ang mga tauhan ng hindi regular na oras ng pagtatrabaho, dapat mayroong Listahan ng mga nauugnay na posisyon at propesyon. Ito ay iginuhit bilang isang apendiks sa Mga Panuntunan.
Mga tagubilin sa proteksyon ng personal na data	Ayon kay Art. 87 ng Labor Code ng Russian Federation, nagtatatag ito ng mga kinakailangan na dapat matugunan kapag nagpoproseso ng personal na impormasyon tungkol sa mga empleyado, tinitiyak ang kanilang proteksyon, paggamit, at imbakan. Ang personal na impormasyon ay itinuturing na impormasyon tungkol sa isang indibidwal na manggagawa na kailangan ng employer para sa mga relasyon sa paggawa. Dapat na pamilyar ang mga empleyado sa mga dokumentong tumutukoy sa pamamaraan para sa pagproseso ng kanilang data.
Mga regulasyon sa proteksyon sa paggawa	Ito ay matatagpuan sa departamento ng HR. Ang bawat empleyado ay pamilyar sa dokumento. Ang mga negosyong may higit sa 50 empleyado ay dapat magkaroon ng posisyon ng occupational safety specialist.
Iskedyul ng shift	Ginagamit sa mga kumpanyang may iskedyul ng shift sa trabaho. Ang dokumento ay apurahan at may bisa sa isang tiyak na panahon sa pagpapasya ng employer.
Mga papel sa mga pamantayan sa paggawa	Sinasalamin nila ang mga kinakailangang gastos sa oras para sa paggawa ng mga produkto (pagsasagawa ng trabaho) ng isang empleyado o grupo at pagtatatag ng mga pamantayan sa paggawa sa kanilang batayan.

Mga kilos sa regulasyon

Pagkatapos kumuha ng manager, ang bilang ng mga posisyon na kinakailangan para sa normal na operasyon ng organisasyon ay itinatag. Isinasaalang-alang ang nakuha na mga numero, ang ikot ng produksyon at iba pang mga tampok ng mga aktibidad ng negosyo, inihahanda ito.

Upang gumuhit ng isang dokumento, karaniwang ginagamit ang isang pinag-isang form. Maaari mong i-download ang sample nang libre mula sa Internet. Ang employer ay may karapatan na ayusin ang iskedyul ayon sa pagpapasya nito.

Ang dokumento ay naglilista ng mga posisyon sa hierarchical order, simula sa direktor at nagtatapos sa support staff. Para sa bawat isa sa kanila, ang bilang ng mga yunit sa bawat estado, suweldo at allowance ay ipinahiwatig.

Sa susunod na yugto, ang isang iskedyul ng trabaho ay nabuo. Kinakatawan nito ang mga iskedyul ng trabaho para sa lahat ng empleyado. Kung may mga shift, ang mga detalyadong iskedyul ng shift ay gagawin. Maikling inilalarawan ng dokumento ang mga kinakailangan para sa hitsura, pag-uugali, pang-araw-araw na gawain ng mga empleyado, atbp.

Susunod, binuo ang anyo ng kontrata sa pagtatrabaho. Sa kasong ito, ang mga pangunahing pamantayan ng Labor Code ng Russian Federation at mga panloob na dokumento ng regulasyon ng kumpanya ay dapat isaalang-alang. Ang isang kasunduan sa trabaho ay karaniwang iginuhit ng abogado ng organisasyon o isang tagalabas.

Dapat isama ng dokumento ang mga sumusunod na item:

• impormasyon tungkol sa legal na entity: pangalan, address, numero ng telepono, buong pangalan at posisyon ng manager;
• mga detalye ng pasaporte ng empleyado;
• posisyon ng empleyado, mga uri ng kontrata (permanent o fixed-term) at lugar ng trabaho (pangunahin o karagdagang);
• isang listahan ng mga pangunahing responsibilidad na may kaugnayan sa mga tagubilin para sa posisyon na ito;
• impormasyon tungkol sa sahod, karagdagang bayad, benepisyo, bakasyon;
• iskedyul ng trabaho, pagbabayad para sa overtime;
• mga dahilan para sa pagtatapos ng kontrata at iba pang mga kondisyon;
• mga lagda at mga detalye ng mga partido, selyo ng negosyo.

Upang suriin at i-optimize ang gawain ng mga opisyal ng HR, maaaring magsagawa ng panloob o independiyenteng pag-audit ang pamamahala. Nakakatulong ito na bawasan ang panganib ng mga parusang administratibo, mga hindi pagkakaunawaan at mga reklamo mula sa mga kawani.

Mga yugto ng pag-aayos ng mga talaan ng HR mula sa simula

Upang lumikha ng mga talaan ng tauhan, maginhawang gamitin ang sumusunod na sunud-sunod na mga tagubilin:

Paghahanda ng kailangan	Upang ayusin ang isang serbisyo ng tauhan, kailangan mo munang bumili ng muwebles, kagamitan sa opisina, stationery, atbp. Tiyak na kakailanganin mo ng programa ng tauhan, halimbawa, "1C: ZUP" at isang legal na sistema ng sanggunian. Salamat dito, susubaybayan ng mga empleyado ng departamento ang mga pinakabagong pagbabago sa batas at magkakaroon ng access sa mga kinakailangang dokumento. Kailangan ng safe para mag-imbak ng trabaho at mahahalagang papeles.
Pagrehistro ng manager	Ang isang direktor ay ang executive officer ng anumang kumpanya. Pinirmahan niya ang dokumentasyon. Upang bigyan siya ng buong kapangyarihan, siya ay tinanggap sa ilalim ng isang kasunduan sa trabaho. Ang isang kaukulang utos ay inilabas, kung saan itinalaga niya ang kanyang sarili.
Paghirang ng isang taong responsable para sa gawain ng mga tauhan	Sa isang maliit na kumpanya, ang mga function na ito ay maaaring gawin ng isang manager. Kung ang isang indibidwal na empleyado ay nakikibahagi sa trabaho sa opisina, ang isang kontrata sa pagtatrabaho ay iginuhit sa kanya. Batay dito, inihahanda ang isang order. Kung ang mga tungkulin ay itinalaga sa isa sa mga dating natanggap na empleyado, isang karagdagang kasunduan at order ay iginuhit.
Pagguhit ng mga panloob na kilos	Ang mga ito ay nilagdaan ng direktor at naka-imbak sa isang espesyal na folder kasama ang mga order. Kasama sa mga lokal na dokumento ang mga papel na nakalista sa itaas (seksyon "Mga Regulatory Acts").
Dokumentasyon ng pagtanggap ng tauhan	Para sa bawat empleyado, dapat kang lumikha ng isang folder para sa pag-file ng lahat ng mga papeles na may kaugnayan sa kanyang data at mga aktibidad sa trabaho (kasunduan sa trabaho, order sa trabaho, personal na card).
Pagpuno ng mga libro sa trabaho	Ang mga rekord ng pagpasok, paglilipat, insentibo, atbp. ay ginawa sa mga dokumentong ito ng empleyado. Kinakailangan ng employer na magbukas ng bagong record book para sa isang empleyado na hindi pa nagtrabaho dati. Ang mga talaan ng paggawa at ang kanilang talaan sa pagpaparehistro ay makukuha sa mga departamento ng supply ng opisina. Ang mga papel na ito ay dapat na nakaimbak sa isang ligtas.

Ang pagtuturo na ito ay angkop din para sa mga teapot na walang karanasan sa bagay na ito.

Paano iniingatan ang mga talaan?

Upang mapanatili ang mga tala, kailangan mong maayos na ayusin ang daloy ng dokumento.

Upang gawin ito kailangan mong gawin ang sumusunod:

• bumuo ng isang panloob na balangkas ng regulasyon;
• maghanda ng staffing table para sa bawat staff unit;
• gumawa ng mga pagsasaayos ng tauhan;
• maghanda ng mga kasunduan sa paggawa;
• bumuo ng mga form para sa mga tauhan;
• mag-isyu ng T-2 card;
• aprubahan ang mga form ng aplikasyon para sa mga empleyado;
• maghanda ng mga panloob na order.

Ang lahat ng mga aksyon ng tauhan ay dapat kumpirmahin. Ang kanilang listahan ay naayos sa mga regulasyon.

Mga karagdagang puntos

Ang accounting ng mga tauhan mula sa simula ay nagsisimula sa pagkuha ng mga tauhan. Mahalagang irehistro nang tama ang mga aplikante para sa trabaho at ihanda ang kinakailangang dokumentasyon.

Staffing at bakasyon

Ang isa sa mga mandatoryong pamantayang dokumento na dapat na umiiral sa isang negosyo ay ang talahanayan ng kawani (form T-3).

• listahan ng mga istrukturang yunit at posisyon;
• bilang ng mga yunit ng kawani para sa bawat posisyon;
• suweldo, allowance ayon sa posisyon;
• pondo ng suweldo ng organisasyon.

Ang mga dibisyon ay ipinahiwatig sa dokumento ayon sa antas ng kanilang kahalagahan sa pagpapatakbo ng organisasyon. Sa loob ng mga ito, ang mga posisyon ng empleyado ay dapat ding nakalista sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan. Ang mga titulo ng trabaho sa mga kasunduan sa trabaho at mga iskedyul ng staffing ay dapat magkatugma.

Ang pagsasaayos ng mga tauhan ay isang anyo ng iskedyul na may buong pangalan ng mga empleyadong ipinasok alinsunod sa kanilang mga posisyon.

Ang iskedyul ng bakasyon (form T-7) ay sumasalamin sa impormasyon tungkol sa oras ng pagkakaloob ng taunang bakasyon sa lahat ng empleyado. Compiled para sa isang taon. Inaprubahan ito ng direktor sa kasunduan sa katawan ng unyon. Ang dokumento ay dapat makumpleto nang hindi bababa sa 2 linggo bago ang bagong taon. Ang data na ipinasok dito ay sapilitan para sa parehong mga empleyado at employer. Ang exception ay para sa mga benepisyaryo.

Kasama sa iskedyul ang mga sumusunod na detalye:

• pangalan ng departamento;
• Titulo sa trabaho;
• Buong pangalan at numero ng tauhan ng manggagawa;
• bilang ng mga araw ng bakasyon;
• mga petsa ng pagpunta sa bakasyon ayon sa plano at aktwal;
• dahilan para sa muling pag-iskedyul ng bakasyon, tinatayang petsa.

Ipinapaalam ito sa empleyado 2 linggo bago ang bakasyon. Ang isang order ay inisyu, kung saan ang empleyado ay pamilyar sa lagda. Sa Nobyembre, maaari kang maghanda ng isang order para sa lahat ng mga pinuno ng departamento na nag-oobliga sa kanila na magsumite ng mga iskedyul ng bakasyon sa departamento ng accounting bago ang Disyembre 1. Gagawin nitong mas madali ang paghahanda ng pangkalahatang iskedyul.

Pagpaparehistro ng empleyado

Ang ganap na gawain ng isang organisasyon ay nagsisimula sa pangangalap ng mga empleyado. Ang pagpuno ng mga bakante ay may kasamang papeles.

Ang mga responsibilidad ng HR officer kapag kumukuha ng mga empleyado ay ang mga sumusunod:

• pagpaparehistro ng isang aplikasyon mula sa isang aplikante sa isang espesyal na journal;
• pamilyar sa bagong dating sa kasalukuyang mga tagubilin at lokal na regulasyon;
• pagbuo ng isang kasunduan sa pagtatrabaho at pagsubaybay sa pagpirma nito ng mga partido;
• pagbibigay ng kopya ng kontrata sa empleyado at paglalagay ng tala tungkol dito sa letterhead ng organisasyon;
• pagpapatupad at pagpaparehistro ng order sa accounting book;
• pagpuno ng isang personal na card, pag-file ng mga dokumento sa file (mga aplikasyon, mga kopya ng mga personal na papel, mga order, mga kontrata);
• paglipat ng mga dokumento sa accountant para sa pagkalkula ng suweldo ng empleyado.

Kapag nagtatayo ng isang sistema ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan, dapat kang magpasya sa una kung aling mga dokumento ang dapat ihanda at kung alin ang kailangan para sa isang partikular na larangan ng aktibidad.

Ang mga kinakailangang papel ay kinabibilangan ng:

• mga order para sa mga tauhan (pagtanggap, paglipat, atbp.);
• mga order ng tauhan (para sa mga bakasyon, mga bonus, mga paglalakbay sa negosyo, atbp.);
• T-2 card;
• paggawa;
• mga kasunduan;

Ang iba pang mga kinakailangang papel ay kinabibilangan ng mga sumusunod:

• staffing;
• posisyon ng OT;
• tala ng paglalakbay;
• mga panuntunan sa panloob na kaayusan;
• iba pa.

Hindi kinakailangan na panatilihin ang mga paglalarawan ng trabaho at isang kolektibong kasunduan, ngunit halos bawat employer ay may mga dokumentong ito.

Pagkatapos itatag ang listahan ng mandatoryong dokumentasyon, dapat mong pag-aralan ang mga dokumentong ayon sa batas. Batay sa kanila, kailangang bumuo ng iba pang mga dokumento. Ang kanilang listahan ay nakasalalay sa likas na katangian ng mga aktibidad ng legal na entity at mga katangian ng mga kondisyon sa pagtatrabaho. Halimbawa, kung kinakailangan na magbigay sa mga empleyado ng mga uniporme at PPE, kinakailangan na maghanda ng isang order sa pamamaraan at tiyempo para sa kanilang pagpapalabas, at kung sinong mga empleyado ang nangangailangan ng mga ito.

Ang mga kompensasyon at benepisyo para sa trabaho sa mga espesyal na kondisyon ay dapat na dokumentado: sa mga mapanganib na industriya, hindi regular na oras, trabaho sa gabi, atbp. Susunod, ang Mga Regulasyon sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay iginuhit. Sinasalamin nito ang listahan ng mga papel na kailangan para sa gawain ng organisasyon, ang pamamaraan para sa kanilang pagpapatupad at pag-iimbak.

Ang batas ay hindi nag-oobliga sa pagbuo ng naturang Regulasyon, ngunit ito ay makabuluhang mapadali ang gawain ng mga opisyal ng tauhan. Ang isang direktor ay unang tinanggap upang magtrabaho sa isang bagong organisasyon, pagkatapos ay kinuha niya ang natitirang mga kawani.

Ang komposisyon at bilang ng mga kinakailangang posisyon ay makikita sa talahanayan ng mga tauhan. Ang mga patakaran sa pagpapatakbo ay sumasalamin sa lahat ng mga iskedyul ng trabaho, mga kinakailangan para sa mga empleyado, atbp. Ang isang karaniwang kasunduan sa paggawa ay binuo batay sa mga pamantayan ng Labor Code ng Russian Federation.

Bago gamitin ang mga journal sa accounting, dapat silang ihanda: ang mga sheet ay dapat bilangin, tahiin, at selyadong. Ang isang piraso ng papel ay nakadikit sa huling sheet ng firmware. Ang bilang ng mga pahina ay ipinahiwatig dito, ang direktor o ehekutibong opisyal ay pumipirma, at ang isang selyo ay nakakabit. Sa unang pahina ng journal ay isinusulat nila ang pangalan ng organisasyon at ang petsa ng pagsisimula ng pagpapanatili nito.

Ang isa sa mga pinakamahalagang dokumento sa pagtatala ng tauhan ay ang work book. Upang mapanatili ang mga ito, ang kautusan ay nagtatalaga ng isang responsableng tao na pumupuno sa kanila at responsable para sa kanilang kaligtasan.

FAQ

Ang organisasyon ng mga talaan ng tauhan ay may ilang mga subtleties at nuances:

Pamamaraan sa pagbawi	Ang pamamaraan ay hindi makikita sa batas. Karaniwang binubuo ito ng mga sumusunod na hakbang: Pag-aaral ng kasalukuyang mga pamantayan. Pagtukoy sa listahan ng mga kinakailangang dokumento. Pagguhit ng isang plano para sa karagdagang gawain ng organisasyon. Pagpapasiya ng mga taong responsable para sa mga dokumento. Pagbuo ng mga tauhan. Sinusuri ang kawastuhan ng pagkuha ng mga empleyado, paggalaw, pagbabago ng tauhan, pagpapaalis. Pagtukoy sa legalidad ng rehimeng paggawa sa negosyo.
Mga tampok ng mga indibidwal na negosyante na may mga upahang empleyado	Ang isang negosyante ay kumukuha ng mga tauhan ayon sa isang karaniwang senaryo. Ang kontrata ay natapos sa maraming yugto: Pagkuha ng mga kinakailangang papeles. Pagpuno ng aplikasyon. Pag-drawing at pagpirma ng isang kasunduan. Pagbuo ng isang order para sa pagpasok. Pagtatatag ng T-2 card. Paggawa ng entry sa labor record. Ang pagtatrabaho ng mga mamamayang nagsasalita ng Ingles ay may sariling katangian.
Pamamahala ng isang maliit na negosyo	Sa mga organisasyong ito, ang mga isyu sa tauhan ay maaaring harapin ng manager mismo o ng isang espesyal na departamento. Ang isang tagapag-empleyo ay maaaring mag-outsource ng mga talaan ng HR. Ang lahat ng isyu ay lulutasin ng isang third-party na dalubhasang organisasyon. Ang mga paghihirap sa daloy ng dokumento ay lumitaw kung ang organisasyon ay malaki, may mga istrukturang yunit at isang malaking dami ng dokumentasyon. Sa kasong ito, maaaring may pananagutan ang courier sa pagbibigay ng mga papeles. Kasabay nito, ang mga kinatawan ng gumaganap na organisasyon ay madalas na hindi bumibisita sa opisina ng customer, i.e. ang trabaho ay ganap na isinasagawa nang malayuan.
Pagpapasimple ng accounting para sa mga micro-enterprise	Ang lahat ng mga kondisyon sa pagtatrabaho ay naayos sa isang kasunduan sa empleyado. Sa 2019, ang mga tagapamahala ng mga kumpanyang ito at mga indibidwal na negosyante ay may karapatang tumanggi na gumawa ng mga lokal na regulasyon. Sa loob ng 4 na buwan mula sa petsa ng pagkawala ng katayuan ng micro-enterprise, obligado ang pamamahala na maghanda ng "tradisyonal" na dokumentasyon ng tauhan.

Kaya, ang pag-aayos ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan sa isang negosyo ay isang kumplikadong pamamaraan. Nangangailangan ito ng detalyadong pag-aaral ng balangkas ng regulasyon at pagsubaybay sa lahat ng pagbabago. Ang karampatang pagtatayo ng mga talaan ng tauhan ay nakakatulong sa pagtatayo ng mga relasyon sa paggawa sa loob ng balangkas ng batas. Upang sanayin ang isang opisyal ng tauhan, maaaring gamitin ng isang tagapag-empleyo ang mga serbisyo ng mga dalubhasang kumpanya.

Ang matagumpay na pamumuno at pamamahala ng tauhan ng anumang negosyo ay nagsisimula sa tamang mga aktibidad ng paggawa ng mga tauhan, organisasyon at regulasyon ng trabaho na may mga dokumento at impormasyon tungkol sa mga empleyado.

Ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isang espesyal na uri ng aktibidad na dalubhasa sa pagpormal ng mga relasyon sa paggawa, pagpapanatili at pagrehistro ng mga rekord ng empleyado at pagguhit ng isang ulat sa paggalaw ng mga tauhan. Sa katunayan, ang ganitong uri ng aktibidad ay makitid na nakatuon at eksklusibong nakikitungo sa mga empleyado ng negosyo, kanilang trabaho, pagpapaalis, pagpaparehistro ng bakasyon at pagbuo ng suweldo.

Ang pag-iingat ng rekord ay isang mahalagang bahagi at mahalagang bahagi ng gawaing isinasagawa sa anumang negosyo o sa anumang organisasyon, anuman ang anyo ng pagmamay-ari nito at ang bilang ng mga empleyado. Sa kasamaang palad, ang ilang mga negosyo ay nagpapabaya sa isang mahalagang proseso, o ito ay isinasagawa nang hindi sanay, na may mga pagkakamali sa dokumentasyon, na maaaring humantong hindi lamang sa mga parusa mula sa mga serbisyo ng gobyerno, kundi pati na rin sa mga demanda mula sa mga empleyado ng negosyo.

Pamamahala ng mga talaan ng tauhan at ang kahalagahan ng pamamahala nito

Ang istraktura ng halos anumang negosyo o organisasyon ay nangangailangan ng pagkakaroon ng mga tauhan. Ang relasyon sa pagitan ng manager at ng empleyado sa kurso ng mga aktibidad sa produksyon ay hindi limitado sa kabayaran lamang. Ang wastong pamamahagi ng mga responsibilidad, paglutas ng mga kasalukuyang isyu at pag-aayos ng gawain ng mga subordinates ay ang batayan ng pamamahala ng mga tauhan ng administratibo, na nangangailangan naman ng pag-iingat ng rekord. Batay sa mga dokumento ng tauhan, binabayaran ang sahod, binabayaran ang mga bonus sa mga empleyado, ibinibigay ang tulong panlipunan at mga benepisyo. Maaaring kailanganin ng isang empleyado ang mga kopya ng mga dokumento upang isumite sa Pension Fund o sa korte; bilang karagdagan, maaari silang suriin ng tanggapan ng buwis anumang oras.

Ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isinasagawa alinsunod sa mga legal na kaugalian at Kodigo sa Paggawa, at ang mga form sa pag-uulat at mga dokumento ay pinupunan gamit ang mga pinag-isang form. Ang mga pederal na batas sa proteksyon sa paggawa, proteksyon ng mga karapatan ng mga negosyante at mga lihim ng kalakalan ay nagbibigay ng gabay na batayan para sa gawain ng mga empleyado ng departamento ng human resources. Ang pagkakaroon ng maraming mga pamantayan ng estado sa bawat lugar ng aktibidad sa ekonomiya at ang pagkakaroon ng mga regulasyon tungkol sa paghahanda ng dokumentasyon ng pag-uulat ay ang batayan para sa organisadong pag-iingat ng rekord sa bawat organisasyon.

Mga dokumento ng HR

Dahil ang lahat ng mga dokumento ng tauhan ay may malaking ligal na kahalagahan, dapat silang iguhit alinsunod sa mga kinakailangan ng batas sa paggawa ng Russian Federation at sa isang pare-parehong anyo. Ang mga pangunahing dokumento para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ng anumang negosyo, na unang iginuhit, ay ang mga sumusunod:

Mga dokumento ng panloob na regulasyon sa paggawa;

Mga dokumento upang protektahan ang mga karapatan ng empleyado;

Mga dokumentong nauugnay sa proteksyon sa paggawa at kaligtasan ng sunog.

Ang isa pang mahalagang lugar sa gawain ng departamento ng HR ay ang pagguhit ng talahanayan ng kawani ng negosyo, pag-isyu ng mga order para sa pagkuha ng mga empleyado, paggawa ng mga entry sa mga libro ng trabaho at pagpapanatili ng mga personal na file na pinagsama-sama para sa bawat empleyado.

Ang isa sa mga napakahalagang dokumento para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isang time sheet din, na sumasalamin sa oras na aktwal na nagtrabaho o hindi nagtrabaho ng empleyado. Ang time sheet ay ang batayan para sa pagkalkula ng sahod sa mga empleyado, at, nang naaayon, ang batayan para sa pagkalkula ng mga withholding ng buwis.

Mga iskedyul ng bakasyon, payslip, mga order tungkol sa paggalaw ng mga tauhan, mga libro sa trabaho at mga dokumento na may kaugnayan sa personal na data ng mga empleyado - lahat ng ito ay nasa pagtatapon ng departamento ng mga tauhan at napapailalim sa mahigpit na pag-uulat at pangangalaga.

Upang ilarawan ang gawaing isinagawa ng departamento ng HR, isaalang-alang ang pagpaparehistro ng isang bagong empleyado. Kapag nag-aaplay para sa isang trabaho, ang mga dokumento ay iginuhit sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. pagtatapos ng isang kontrata sa pagtatrabaho na may buong paglalarawan ng mga kondisyon sa pagtatrabaho;

2. pagpirma ng kautusan tungkol sa trabaho;

3. pagpuno ng isang personal na kard para sa isang bagong empleyado;

4. paggawa ng mga entry sa work book at sa accounting journal.

Ang isa pang halimbawa ng gawaing isinagawa ng mga empleyado ng departamento ng HR ay ang iskedyul ng bakasyon, ang paghahanda kung saan, bilang panuntunan, ay isinasagawa nang maaga kasama ang koordinasyon ng mga petsa sa mga empleyado at isinasaalang-alang ang mga kakaibang proseso ng paggawa ng negosyo.

Organisasyon ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan

Ang tamang organisasyon ng paggana ng departamento ng HR at ang pamamahala nito sa mga rekord ng tauhan ay nakakatulong upang maayos na ayusin ang lahat ng mga aktibidad ng negosyo, pati na rin upang maiwasan ang mga hindi gustong multa sa kaganapan ng isang inspeksyon ng mga ahensya ng gobyerno. Depende sa istraktura ng negosyo at laki nito, maaaring mag-iba ang bilang ng mga empleyado sa departamento ng HR. Ang mga kwalipikasyon ng mga taong ito at ang kanilang karampatang organisasyon ng mga talaan ng tauhan ay nakakaapekto sa maayos na operasyon ng negosyo at sa pamamahala ng organisasyon sa kabuuan.

Ang departamento ng HR ay maaaring magkaroon ng direktang pamamahala o mag-ulat nang buo nang direkta sa pinuno ng negosyo. Anuman ang istraktura, ang gawain ng departamento ay mahigpit na kinokontrol ng mga pamantayan ng paggawa, ayon sa kung saan ang trabaho sa opisina ay inayos at isinasagawa.

Tinitiyak ang karampatang pamamahagi ng mga espesyalista, pagdidisenyo ng iskedyul ng trabaho at oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado, iyon ay, mga hakbang na matiyak ang maayos at walang patid na operasyon ng negosyo - ito ang pangunahing gawain na itinalaga sa departamento ng mga tauhan. Upang mapaunlad ang negosyo at matupad ang mga gawaing kinakaharap nito, ang departamento ng HR ay bubuo ng mga plano upang mapataas ang kahusayan ng mga empleyado sa pamamagitan ng pagpapabuti ng kanilang mga kwalipikasyon, at sinusuri ang pagiging angkop ng posisyon na hawak.

Pinapayagan ka ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan na malutas ang mga sumusunod na gawain sa negosyo:

Pagpapanatili ng dokumentasyon na may kaugnayan sa mga relasyon sa paggawa at ng malaking kahalagahan sa lipunan para sa bawat empleyado;

Pag-unlad at paglikha ng isang sistema ng pamamahala ng tauhan, na nagsisiguro sa pagkamit ng mga layunin at madiskarteng layunin ng negosyo;

Paglutas ng mga sitwasyon ng salungatan, pagbibigay ng mga dokumento sa iba't ibang awtoridad ng gobyerno, kabilang ang korte.

Paano isinasagawa ang mga talaan ng tauhan?

Una sa lahat, ang pag-iingat ng rekord ay dapat na nakabatay sa isang pambatasan na balangkas na may kaugnayan sa direksyon ng mga aktibidad ng negosyo. Ang Labor Code ng Russian Federation ay ang pangunahing gabay para sa mga opisyal ng tauhan, ngunit ang mga forum at website sa pag-iingat ng rekord, na partikular na kawili-wili para sa mga nagsisimulang negosyante, ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang.

Ang 1C ay kinikilala bilang ang pinakalaganap at naa-access na programa sa pangangasiwa ng HR, na malawakang ginagamit ng karamihan ng mga manggagawa sa HR sa kanilang mga praktikal na aktibidad. Sa proseso ng trabaho, ang bawat empleyado ng departamento ng HR ay itinalaga ng isang malaking bilang ng mga responsibilidad na may kaugnayan sa pagganap ng mga partikular na gawain. Ang wastong pagsasaayos ng kanilang trabaho ay ginagawang mas mahusay ang gawain ng buong departamento. Sa partikular, ang pag-iimbak ng mga libro sa trabaho, mga personal na file at mga personal na card sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ay lubos na nagpapadali at nagpapabilis sa paghahanap para sa kinakailangang dokumento, at ang pagpapanatili ng mga file sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ay nakakatulong upang lumikha ng kumpletong larawan ng mga regular na paggalaw.

Walang alinlangan na ang desisyon sa kung paano magsagawa ng mga rekord ng tauhan ay direktang ginawa ng pinuno ng negosyo, gayunpaman, dapat niyang gawin ito na isinasaalang-alang ang mga ligal na kinakailangan at mga dokumento ng regulasyon na may kaugnayan sa ganitong uri ng aktibidad.

Upang buod, dapat tandaan na ang pagkakaroon ng isang departamento ng human resources o isang espesyalista sa human resources, pati na rin ang kanilang kwalipikadong pamamahala ng nauugnay na gawain sa opisina, ay isa sa mga mahahalagang kondisyon para sa tagumpay ng anumang negosyo. Imposibleng balewalain ang gayong mahalagang lugar na nakakaapekto sa gawain ng anumang organisasyon.

Ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isa sa mga pangunahing punto para sa mga tagapamahala ng lahat ng mga organisasyon, na nangangailangan ng seryosong kaalaman sa batas sa paggawa, ang mga pangunahing kaalaman sa pagpapanatili at paghahanda ng dokumentasyon. Hindi siya maaaring maliitin.

Sa artikulong ito mababasa mo:

• Ano ang pamamahala ng mga talaan ng tauhan
• Anong mga dokumento ang mahalaga sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan?
• Ano ang batayan ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan?
• Paano ayusin ang mga talaan ng HR sa iyong kumpanya
• Anong mga pagkakamali ang madalas na ginagawa ng mga propesyonal sa HR?
• Ano ang mga pakinabang ng HR automation?
• Anong mga pagbabago ang nakaapekto sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan noong 2016?

Ano ang pamamahala ng mga talaan ng tauhan

Pamamahala ng mga talaan ng HR kasama ang pamamahala ng mga tauhan, na nagbibigay-daan sa iyong napapanahong ayusin ang daloy ng dokumento ng organisasyon. Maaari itong maiugnay kapwa sa mga empleyado, sa kanilang paggalaw sa loob ng kumpanya, at sa pagtatala ng mga oras ng pagtatrabaho at pakikipag-ayos sa mga empleyado.

Pinakamahusay na artikulo ng buwan

Kung gagawin mo ang lahat sa iyong sarili, hindi matututo ang mga empleyado kung paano magtrabaho. Ang mga nasasakupan ay hindi agad makayanan ang mga gawain na iyong itinalaga, ngunit kung walang delegasyon ay tiyak na mapapahamak ka sa problema sa oras.

Nag-publish kami sa artikulong ito ng algorithm ng delegasyon na tutulong sa iyong palayain ang iyong sarili mula sa nakagawiang gawain at huminto sa pagtatrabaho sa buong orasan. Malalaman mo kung sino ang maaari at hindi maaaring pagkatiwalaan ng trabaho, kung paano magtalaga ng tama ng isang gawain upang ito ay makumpleto, at kung paano mangasiwa ng mga tauhan.

Hindi pa katagal, ang anumang kumpanya ay may sariling departamento ng mga tauhan, at ang proseso ng trabaho sa opisina ay ganap na naayos at hindi nangangailangan ng anumang espesyal na kaalaman mula sa mga empleyado ng departamento. Ngayon halos lahat ay nagbago: Ang mga empleyado ng HR ay kailangan lang gumamit ng malikhaing pag-iisip kapag kumukuha ng mga potensyal na empleyado. Kaya, para sa isang HR manager, ang edukasyon at legal na literacy, katumpakan at pagiging masinsinan sa pagsasagawa ng mga accountant affairs, at pag-aaral ng mga programa sa pagsasanay ay mahalaga.

Bilang isang tuntunin, ang isang accountant-lawyer-HR manager ay sama-samang tumutugma sa titulo ng HR master.

Ano ang mga responsibilidad ng isang HR specialist?

Ang mga pangunahing dokumento na kailangang harapin ng isang HR specialist ay:

1. Pagpapanatili ng daloy ng dokumento na idinidikta ng Labor Code ng Russian Federation:

Pagtatatag ng mga personal na file ng mga empleyado ng kumpanya;

Pagsulat ng mga sertipiko, mga dahong may sakit at mga pahayag;

Paghahanda ng mga order ng tauhan;

Paglikha ng mga time sheet at kontrol ng mga oras ng pagtatrabaho;

Paghahanda ng mga quarterly na ulat sa pinag-isang buwis sa lipunan;

Pagkalkula at pagkalkula ng suweldo para sa mga empleyado, atbp.

2. Mahusay na pagbalangkas ng mga kontrata sa pagtatrabaho, mga paglalarawan sa trabaho at mga panloob na regulasyon.

3. Pagpapanatili ng mga dokumento na may kaugnayan sa pagkuha ng mga bagong empleyado:

Pag-aaral ng mga profile at resume ng mga kandidato;

Pagsubaybay sa merkado para sa sahod;

Pagproseso ng listahan ng mga bakante ng organisasyon;

4. Accounting para sa mga dokumento sa sertipikasyon at pagtatasa ng tauhan:

Pagsulat ng mga form at regulasyon ng pagsusuri;

Paghahanda ng mga katangian ng sertipikasyon ng empleyado.

Mahalagang lagdaan ng HR specialist ang isang dokumento sa hindi pamamahagi ng personal na data ng mga empleyado.

Mga Batayan ng Pangangasiwa ng HR

Ang iba't ibang mga dokumento, halimbawa, mga batas, regulasyon, mga tagubilin, na nagtatakda ng mga pamantayan ng batas sa paggawa, ay pinakamahalaga sa trabaho ng isang empleyado ng HR. Mayroong dalawang pangunahing grupo ng mga opisyal na papel:

1) Legislative at by-laws na naglalarawan sa mga pamantayan ng batas sa paggawa at mga pamantayan sa proteksyon sa paggawa. Ang lahat ng empleyado ng kumpanya ay dapat sumunod sa mga pamantayang ito. Kabilang dito ang:

1. Labor Code ng Russian Federation. Ay isang pangunahing batas. Sinusundan ito ng empleyado ng departamento ng tauhan ng bawat negosyo. Ayon sa mga pamantayan ng labor code, ang mga empleyado ng organisasyon ay tinatanggap at tinanggal, ang mga oras ng trabaho at pahinga ay kinokontrol, ang pamamaraan para sa pagbibigay ng sahod, at ang pagpaparehistro ng iba't ibang mga benepisyo at kabayaran.

2. Batas ng Russian Federation ng Hulyo 17, 1999 No. 181-FZ "Sa mga batayan ng proteksyon sa paggawa sa Russian Federation." Ang batas na ito ay nagpapahintulot sa iyo na ayusin ang isang sistema ng proteksyon sa paggawa sa negosyo. Kinokontrol ng manager ang pagbibigay ng hindi nakakapinsalang kondisyon sa pagtatrabaho at may pananagutan sa pangangasiwa para dito.

3. Pederal na Batas ng Russian Federation ng Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ "Sa impormasyon, teknolohiya ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon." Ang pagproseso ng personal na impormasyon ay tiyak na nakabatay sa batas na ito. Halimbawa, tinutukoy nila kung paano ipoproseso ang lahat ng data tungkol sa taong kinukuha, pati na rin kung saan iimbak ang impormasyon.

4. Batas ng Russian Federation ng Agosto 8, 2001 No. 134-FZ "Sa proteksyon ng mga karapatan ng mga legal na entity at indibidwal na negosyante sa panahon ng kontrol ng estado (pangangasiwa)." Ang batas na ito ay nagsasalita tungkol sa mga karapatan at responsibilidad ng employer sa panahon ng patuloy na mga inspeksyon. Sa partikular, sa Ang batas ay nag-uutos ng mga dokumento na ang tagapamahala ay may karapatang hilingin mula sa taong dumating upang magsagawa ng inspeksyon sa negosyo, binabanggit nito ang karapatan ng taong gumaganap ng tungkulin na makibahagi sa mismong inspeksyon , pati na rin kung ano ang gagawin kung hindi kasiya-siya ang kinalabasan nito.

5. Batas ng Russian Federation ng Hulyo 29, 2004 No. 98-FZ "Sa Trade Secrets". May kasamang listahan ng impormasyong inuri sa negosyong ito, pati na rin ang listahan ng mga empleyadong mayroong lihim na impormasyon at may pananagutan sa pagsisiwalat nito.

2) Mga dokumentong may katangiang metodolohikal sa gawaing pangangasiwa at pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Ang mga dokumentong ito ay hindi sapilitan at may kasamang impormasyon sa pinakamabisang gawain sa mga papeles ng departamento ng HR.

1. GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento." Tinutukoy nila ang mga patakaran para sa pagpapanatili ng dokumentasyon, isang listahan ng mga detalye na kinakailangang naroroon sa dokumento. Tinutukoy ng pamantayan ng estado na ito ang listahan ng mga detalye na dapat naroroon sa dokumento, ang pagkakasunud-sunod ng kanilang pag-aayos, at ang mga kinakailangan para sa mga letterhead. Halimbawa, ang lokasyon sa mga dokumento ng emblem ng estado, sagisag ng isang organisasyon o trademark nito ay ibinibigay ng mga pamantayang ito. Sinasabi nila sa iyo kung kailan isusulat ang pinaikling pangalan ng negosyo, at kung kailan isusulat ang buong pangalan, pati na rin ang mga bahagi ng numero ng pagpaparehistro ng order. Nalalapat ang mga naturang patakaran sa lahat ng mga dokumentong pang-organisasyon at pang-administratibo ng organisasyon: mga resolusyon, tagubilin, utos, protocol, kilos, liham. Pinangangasiwaan ng pamamahala ng mga talaan ng HR ang lahat ng mga opisyal na papel na ito.

2. Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Abril 16, 2003 No. 225 "Sa mga libro ng trabaho" at Dekreto ng Ministri ng Paggawa ng Russia na may petsang Oktubre 10, 2003 No. 69 "Sa pag-apruba ng Mga Tagubilin para sa pagpuno ng trabaho mga aklat”. Ang empleyado ng tauhan ay bumaling sa kanila upang tama na punan at higit pang mapanatili ang mga libro ng trabaho ng kanilang mga empleyado.

3. Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na inaprubahan ng Rosarkhiv noong Oktubre 6, 2000. Kasama sa regulasyong batas na ito ang kumpletong listahan ng mga panloob na dokumento, nagtatatag ng pamamaraan at mga tuntunin ng kanilang imbakan. Kaya, kung ang isang tauhan ng empleyado ay kailangang malaman kung gaano katagal, halimbawa, ang isang talahanayan ng mga tauhan ay dapat itago, ilalabas niya ang partikular na dokumentong ito ng departamento.

4. Intersectoral integrated time standards para sa trabaho sa staffing at accounting ng mga tauhan at intersectoral integrated time standards para sa trabaho sa dokumentasyong suporta para sa pamamahala, na inaprubahan ng Resolution of the Ministry of Labor ng Russian Federation ng Nobyembre 25, 1994 No. 72. Sa kanilang tulong, ang bilang ng mga empleyado ng serbisyo ng tauhan ay kinakalkula, at ang dami ng oras na kinakailangan para sa bawat isa sa kanila upang maisagawa ang kanilang mga tungkulin sa trabaho ay tinutukoy.

5. Pinag-isang mga anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa pagtatala ng paggawa at pagbabayad nito. Ang mga halimbawa ng mga order sa pagtatrabaho, sa pagtatapos ng trabaho, sa paglipat, sa pagpapadala sa isang paglalakbay sa negosyo, sa mga bonus, pati na rin ang ilang iba pang mga dokumento ay kasama sa dokumento, ayon sa Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 No. 1.

Paano magsagawa ng mga talaan ng tauhan sa isang kumpanya

Ang mga aktibidad sa HR ay maaaring isagawa sa mga sumusunod na paraan:

1) Sa iyong sarili, sa pamamagitan ng pagkuha ng isang empleyado na partikular para sa layuning ito.

2) Sa pamamagitan ng paggamit sa tulong ng mga third-party na organisasyon na dalubhasa sa HR outsourcing.

3) Automated personnel record management.

Pareho sa mga unang pamamaraan ay katanggap-tanggap at bawat isa ay may sariling mga pakinabang.

Ayon sa una, sa pamamagitan ng pagtatatag ng departamento ng human resources sa isang organisasyon, ang mga tauhan nito ay magagawang pagsamahin ang accounting, jurisprudence at ang mga responsibilidad ng isang HR manager, gayundin ang pagkakaroon ng isang mahusay na kaalaman sa lahat ng kinakailangang impormasyon mula sa loob ng kumpanya.

Kung ang kawani ay maliit, kung gayon kadalasan ang tagapamahala ay gumaganap ng mga tungkuling ito mismo, sa gayon ay nagtitipid sa sahod para sa mga empleyado na dalubhasa sa lugar na ito.

Ang pangalawang pagpipilian ay nakakakuha na ngayon ng mahusay na katanyagan, dahil ang naturang serbisyo ay nagkakahalaga ng kumpanya nang mas mababa kaysa sa pagkuha ng isang empleyado sa isang permanenteng batayan. Ito ay totoo lalo na bago ang mga inspeksyon, kapag nagbabago ng pamamahala o sa panahon ng pagpapaalis ng isang may karanasan na empleyado sa larangang ito. Ang mga mataas na kwalipikadong espesyalista ay pansamantalang pumupunta sa organisasyon at inayos ang lahat ng panloob na dokumentasyon.

Paano ayusin ang mga talaan ng HR mula sa simula

Stage 1. Pagbuo ng mga dokumento na dapat nasa kumpanya

Una, ang iba't ibang mga manwal para sa gawain ng mga talaan ng tauhan ay binuo. Upang gawin ito, ang organisasyon ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na kinakailangang dokumento:

Mga panloob na regulasyon sa paggawa;

Batas sa Proteksyon ng Personal na Data ng Empleyado;

Batas sa proteksyon sa paggawa at kaligtasan sa sunog.

Ang mga dokumentong ito ay sapilitan at unang pinoproseso.

Stage 2. Pagsasaayos ng staffing

Bago gumuhit ng isang iskedyul ng trabaho, ang mga kontrata sa pagtatrabaho ay tinapos kasama ang mga empleyado ng organisasyon, ang lahat ng kinakailangang dokumentasyon ng trabaho ay iginuhit, at ang mga libro sa trabaho ay nilikha. Gayunpaman, ang mga pagkakamali sa pagpapanatili ng dokumentasyong ito ay karaniwan.

Ang talahanayan ng mga kawani ay napatunayan ayon sa data sa mga suweldo ng mga empleyado at ang mga pangalan ng kanilang mga posisyon. Ang impormasyong ito ay nasa departamento ng accounting.

Bigyang-pansin ang mga sulat sa pagitan ng mga posisyon sa talahanayan ng mga tauhan at ang aktwal na mga posisyon ng mga empleyado. Pangunahing kailangan ang impormasyong ito para sa pagpasok sa programang 1C, ngunit sa katotohanan, ang mga malalaking pagbaluktot sa database ay karaniwan. Alinsunod dito, kapag gumuhit ng talahanayan ng staffing, ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga empleyado ay dapat na maaasahan at napatunayan.

• Mga paraan ng mga insentibo ng tauhan: nasasalat at hindi nasasalat

Sa accounting, ang bawat empleyado ay itinalaga ng kanyang sariling natatanging numero ng tauhan. Bilang isang patakaran, ang prosesong ito ay awtomatiko. Kung hindi man, manu-manong itinalaga ang mga ito. Dahil ang bawat numero ng tauhan ay itinalaga sa isang indibidwal na tao, kahit na pagkatapos ng pagpapaalis ay hindi ito inililipat sa sinuman.

Maingat na suriin ang katayuan ng mga personal na file ng mga empleyado at ang kanilang mga personal na card. Kung may nawawalang dokumentasyon, sumulat ng paalala sa empleyado ng organisasyon kung ano ang eksaktong dapat niyang ipakita sa departamento ng HR.

Stage 3. Sinusuri ang pagsunod ng impormasyon sa mga kontrata sa pagtatrabaho at mga iskedyul ng staffing

Siguraduhing suriin ang impormasyon sa talahanayan ng mga tauhan kasama ang impormasyon sa mga kontrata sa pagtatrabaho. Posible na ang impormasyon ay hindi maaasahan. Halimbawa, ang isang suweldo ay ipinahiwatig na hindi tumutugma sa katotohanan, o ang ipinahiwatig na petsa para sa pagpirma sa kontrata ay nahuhulog sa isang araw na walang pasok at iba pang mga hindi pagkakapare-pareho. Sa ganitong mga kaso, ang mga kontrata ay agarang kailangang muling gawin. Ang kasunduan ay dapat iguhit alinsunod sa lahat ng mga patakaran at nilagdaan ng isang awtorisadong tao. Kung ang anumang mga pagbabago ay nangyari sa mga aktibidad ng empleyado, sapat na upang gumawa ng karagdagang kasunduan at sa gayon ay gumawa ng mga pagsasaayos sa kontrata sa pagtatrabaho.

Ang nasabing kasunduan ay iginuhit nang hiwalay para sa bawat partikular na empleyado ng organisasyon.

Ang lahat ng dokumentasyon ay ginawa sa dalawang kopya: isa para sa kumpanya, ang isa para sa departamento ng mga tauhan.

Stage 4. Pagsusuri sa tamang pagpapatupad ng mga order ng tauhan

Sinusuri ang lahat ng dokumentasyon para sa kawastuhan at pagiging maaasahan ng ipinasok na data. Ang lahat ng mga nuances, tulad ng mga petsa, mga lagda at lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa taong nag-aaplay para sa trabaho, ay dapat na totoo. Ang lahat ng mga dokumento ay dapat tumutugma sa bawat isa. Laging bigyang-pansin ang pagkakaroon ng hindi lamang ang pirma ng pinuno ng negosyo, kundi pati na rin ang empleyado mismo. Kung may makikitang mga kamalian sa mga dokumento, dapat itong gawing muli o posibleng ipadala para sa lagda.

Stage 5. Sinusuri ang kawastuhan ng mga talaan ng trabaho

Susunod, tiyaking umiiral ang iyong mga tala sa trabaho. Lahat sila ay nasa organisasyon. Maaari mong makita ang talaan ng trabaho ng isang empleyado na matagal nang hindi nagtatrabaho sa iyong organisasyon. Pagkatapos ay dapat kang magpadala ng isang rehistradong sulat na may pagkilala sa paghahatid na may isang kahilingan na lumitaw para sa libro ng trabaho o upang magbigay ng isang address kung saan ito maipadala. Depende sa sagot, ito ay maaaring ipadala sa pamamagitan ng koreo sa tinukoy na address na may resibo ng resibo, o isang paunawa ng paghahatid ng sulat ay kasama sa work book. Ang shelf life ng work book ng mga hindi nagtatrabaho na empleyado ay hanggang kinakailangan, ngunit hindi bababa sa 50 taon.

Kapag nagsisimulang punan ang isang work book, pag-aralan muna ang mga dokumentong kumokontrol sa pagpapanatili ng mga work book. Kabilang dito ang:

Mga tagubilin para sa pagpuno ng mga libro ng trabaho;

Mga panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho, paggawa ng mga form ng work book at pagbibigay ng mga ito sa mga employer.

Stage 6. Pagpaparehistro ng mga personal na file o mga personal na folder ng mga empleyado (kung hindi pa sila naitago bago mo)

Kapag inupahan, isang personal na kard ang nilikha para sa bawat empleyado sa form No. T-2. Bilang isang patakaran, ang prosesong ito ay kasalukuyang awtomatiko - may mga espesyal na programa para sa pagpuno ng mga card na ito at pagkatapos ay i-print ang mga ito. Dapat tandaan na ang mga archive ng estado ay tumatanggap lamang ng mga personal na card sa papel na "kalahating karton".

Ang mga personal na card ay pinananatili ng isang empleyado ng departamento ng HR - ang naturang pagtuturo ay nakapaloob sa mga tagubilin para sa paggamit ng mga pinag-isang form (Resolution ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang Enero 5, 2004 No. 1).

Ang lahat ng mga kopya ng mga dokumento: pasaporte, sertipiko ng seguro, ay inilalagay sa mga folder na "file" at isang imbentaryo ng bawat kaso ay ginawa. Ito ay kung paano nabuo ang mga personal na folder. Ang mga kopya ng mga order at kontrata na may kaugnayan sa empleyadong ito ay inilalagay din doon. Ginagawa ito para sa kaginhawahan. Maipapayo na ilakip ang mga larawan ng mga empleyado sa mga personal na card.

Tandaan na lubos na hindi kanais-nais na mag-imbak ng mga personal na file kasama ng Form No. T-2.

Stage 7. Paghahanda ng mga kinakailangang accounting book o journal

Ang mga dokumento tulad ng Aklat para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa mga ito at ang Aklat ng Resibo at Paggasta para sa accounting para sa mga anyo ng mga aklat ng trabaho at mga pagsingit sa mga ito ay pinananatili ng eksklusibo sa pamamagitan ng kamay. Ang bawat pahina ay dapat na may bilang, at ang aklat ay dapat na nakatali, dahil ito ay isang journal ng mahigpit na mga form ng pag-uulat.

Stage 8. Pagguhit ng iskedyul ng bakasyon

Sa panahon bago ang Bagong Taon, ang iskedyul ng bakasyon ay iginuhit at inaprubahan.

Sa isang maliit na negosyo, maaari kang magsagawa ng isang survey tungkol sa mga empleyado na magbabakasyon; sa isang malaking negosyo, ang gawaing ito itinalaga pinuno ng mga kagawaran ng organisasyon.

Upang matiyak na ang proseso ng trabaho ng negosyo ay hindi apektado, ang mga panahon ng bakasyon ay hindi dapat magkasabay para sa mga empleyado ng parehong departamento.

Kung may mga kontrobersyal na isyu sa mga empleyado tungkol sa panahon ng bakasyon, ang desisyon ay ginawa ng manager o pinuno ng departamento. Ang pagkuha ng lahat ng kinakailangang impormasyon upang lumikha ng iskedyul ng bakasyon ay tumatagal mula isa hanggang tatlong linggo.

Kapag ang iskedyul ng bakasyon ay iginuhit, ito ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon.

Dalawang linggo bago magsimula ang bakasyon, kailangan mong ipaalam sa empleyado ang paglitaw nito at mag-isyu ng utos para bigyan ang bakasyon. Gayunpaman, ang oras para sa pagbabakasyon ay maaaring iakma sa pamamagitan ng kasunduan sa pagitan ng empleyado at ng kanyang mga superyor.

Kapag ang isang sick leave certificate ay ipinakita sa simula ng nakaplanong bakasyon, ito ay ililipat sa ibang tagal ng panahon, na nagpapahiwatig nito sa aplikasyon. Ang binagong data ay inilalagay sa ilang partikular na column ng iskedyul ng bakasyon.

Laging tandaan na ang isang empleyado ay kinakailangang magbakasyon kahit isang beses bawat dalawang taon. At sa pagtanggal ng empleyado, ang taunang bayad na bakasyon ay binabayaran sa pananalapi.

Stage 9. Pagbuo ng mga file ng tauhan

Ang mga kaso ay nakaayos tulad nito:

- "Mga order para sa mga tauhan (pag-hire, pagpapaalis, paglipat, mga bonus, promosyon, pag-alis nang walang bayad, mga pagtatalaga sa mga pangmatagalang paglalakbay sa negosyo at mga paglalakbay sa negosyo sa ibang bansa)" - panahon ng imbakan - 75 taon;

- "Mga order para sa mga tauhan (regular at pang-edukasyon na pag-alis, tungkulin, parusa, panandaliang paglalakbay sa negosyo sa loob ng bansa)" - buhay ng istante - 5 taon;

- "Mga kontrata sa pagtatrabaho";

- "Mga personal na bagay";

- "Mga personal na card";

- "Mga dokumento sa regulasyon ng kumpanya (mga regulasyon, mga tagubilin)";

- "Mga isyu sa tauhan na nauugnay sa mga serbisyo ng pamahalaan at mga organisasyong pangkalakalan", atbp.

Ang mga listahan ng leave, mga pagkakasunud-sunod ng tungkulin at mga iskedyul ay karaniwang inuuri bilang hiwalay na mga usapin.

Isinasaalang-alang na ang mga personal na order ay maaaring maimbak sa loob ng lima o pitumpu't limang taon, inirerekumenda na pag-uri-uriin ang mga ito sa iba't ibang mga kaso. Pakitandaan na ang lahat ng mga dokumentong hindi kasama sa listahan ng kaso na may 5-taong panahon ng pagpapanatili ay awtomatikong mayroong 75-taong panahon ng pagpapanatili.

Kung ang kumpanya ay sapat na malaki, at higit sa 250 na mga sheet ang lilitaw sa loob ng 12 buwan, pagkatapos ay kailangan itong pagbukud-bukurin sa magkahiwalay na mga folder. Halimbawa, "Mga kontrata sa pagtatrabaho (A–L)", "Mga kontrata sa pagtatrabaho (M–Z)"; "Mga order para sa mga tauhan (nakaplano at pang-edukasyon na mga pag-alis)", "Mga order para sa mga tauhan (mga tungkulin, mga pasaway, mga paglalakbay sa negosyo)").

Stage 10. Pagpaparehistro ng listahan ng mga kaso

Ang isang sistematikong listahan ng mga pangalan ng mga kaso ng kumpanya, na nagpapahiwatig din kung gaano katagal nakaimbak ang isang partikular na dokumento, ay maaaring ihanda nang hiwalay para sa mga kaso na nauugnay sa mga tauhan ng kumpanya, o maaaring isama sa pangkalahatang listahan ng mga dokumento ng kumpanya.

Ang proseso ng pagpuno ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga tauhan ay kapareho ng pag-file ng mga file at pag-compile ng isang listahan sa pangkalahatang gawain sa opisina.

Tamang pamamahala ng mga talaan ng tauhan: karaniwang mga pagkakamali

1. Mga error kapag nag-isyu ng mga order:

Ang mga patakaran para sa pagguhit ng tekstong bahagi ng mga order ay nilalabag, lalo na ang mga order para sa pagpasok, paglipat o pagpapaalis ng isang tao.

Ang mga kondisyon ng pagtatrabaho at paglalarawan ng trabaho ay hindi wastong ipinahiwatig, at ang impormasyon tungkol sa panahon ng pagsubok ay hindi kasama.

Posible na ang iba't ibang data ay maaaring mali ang spelling kapag naglalagay ng order. Ang mga pagkakamali ay kadalasang ginagawa sa pangalan ng isang tao, sa pangalan ng departamento ng kumpanya o lugar ng trabaho, o sa isang titulo ng trabaho.

Maling paggamit ng mga karaniwang form sa paghahanda ng dokumento. Lumilitaw din ang mga problema sa pagtukoy sa komposisyon ng mga detalye.

2. Mga pagkakamali sa pagtatapos ng mga kasunduan sa trabaho:

Pagtatapos ng isang kasunduan batay sa mga maling nakumpletong dokumento o sa kawalan ng isa sa mga kinakailangan.

Pagtatapos ng kontrata sa pagtatrabaho sa isang empleyado na hindi pa umabot o lumampas na sa pinahihintulutang limitasyon sa edad.

Pagtanggap ng isang mamamayan na hindi magawa ang gawaing ito dahil sa mga kadahilanang pangkalusugan.

3. Mga error kapag nagpapanatili ng mga talaan ng trabaho:

Madalas nakakalimutan ng mga organisasyon na ipasok ang data ng talaan ng trabaho ng bagong empleyado sa work book.

Ang mga pagwawasto sa insert ng trabaho ay hindi katanggap-tanggap kung ang data ay naipasok nang hindi tama.

Hindi ka maaaring maglagay ng impormasyon tungkol sa iyong trabaho sa seksyong "impormasyon tungkol sa mga parangal" o i-format ang insert sa anumang iba pang paraan na hindi sumusunod sa batas.

Automation ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan: algorithm ng pagpapatupad

Ang mga may-ari ng malalaking kumpanya ay madalas na nahaharap sa mga problema:

Ang mga empleyado ay mabagal sa pagkumpleto ng mga papeles;

Ang mga kasunduan ay tumatagal ng mahabang panahon upang mapagkasunduan, ang mga obligasyong kontraktwal ay natutupad na may mga pagkaantala;

Inaangkin ng empleyado na mayroong isang tiyak na dokumento, at kahit na naaalala kung ano ang nakasulat dito, ngunit hindi ito mahanap;

Kapag umalis ang mga empleyado, nawawala ang mahahalagang dokumento kung saan sila nagtrabaho.

Bilang resulta, ang kumpanya ay hindi tumugon sa mga kahilingan mula sa mga customer o mga supplier sa isang napapanahong paraan, at ang bilis ng paggawa ng desisyon ay bumababa. Nasa yugtong ito na dapat mong seryosong isipin ang tungkol sa pagpapatupad ng pinag-isang electronic document management system (EDMS). Ang ganitong sistema ay magbibigay-daan sa iyo upang makayanan ang mga nakalistang problema, at bilang karagdagan ay makakatulong sa iyong kontrolin ang disiplina sa pagganap at mabilis na makuha ang kinakailangang data para sa pagsusuri ng sitwasyon.

Kapag naghahanda at nagpapatupad ng isang proyekto upang i-automate ang daloy ng dokumento, dapat kang sumunod sa isang tiyak na algorithm:

Hakbang 1. Ilarawan ang sistema ng pamamahala ng dokumento

Maaari mong ipagkatiwala ang paglalarawan sa isang sekretarya (kung ang kumpanya ay maliit) o ​​isang espesyal na hinirang na empleyado. Narito ang kailangan niyang gawin:

Maghanda ng isang dokumento (mga regulasyon) na naglilista ng mga proseso ng negosyo at tumutukoy sa pamamaraan para sa pagpapatupad ng dokumento;

Gumuhit ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina (o katumbas nito) na naglalarawan sa pamamaraan para sa bawat proseso (mga pamamaraan, tungkulin at tungkulin ng mga empleyado; isang halimbawa ng proseso ay ang pagtatrabaho sa mga kontrata at mga kasamang dokumento);

Sumulat (o mag-update) ng mga paglalarawan ng trabaho para sa mga empleyado; dapat nilang malinaw na ipahiwatig ang mga tungkulin ng bawat empleyado at tukuyin kung sino ang gagawa ng kanyang mga tungkulin sa kaganapan ng pansamantalang pagliban.

Hakbang 2. Tukuyin ang customer (may-ari) ng system at ang project manager

Ang customer ay isang empleyado o departamento ng kumpanya (kinakatawan ng kanyang boss) na gagana sa system nang higit sa sinuman (clerk, pinuno ng legal o personnel department). Ang mga responsibilidad ng customer ay magbigay sa pangkat ng pagpapatupad ng impormasyon tungkol sa mga proseso ng negosyo, mga form sa pag-uulat, mga form, payuhan ang mga miyembro ng koponan, ayusin ang gawain sa pag-adapt sa programa, at subukan ang mga handa na bloke.

• Pagsusulat ng isang komersyal na panukala: 5 mahahalagang tip

Kailangan mo ring magtalaga ng isang project manager (sa maliliit na kumpanya, ang customer at ang project manager ay maaaring iisang tao). Minsan ang isang tao mula sa serbisyo ng IT ay nagiging tagapamahala. Hindi ito totoo. Una, hindi alam ng isang empleyado ng departamentong ito ang lugar kung saan ipinapatupad ang system, at pangalawa, malamang na hindi nito mabisang mapangasiwaan ang isang proseso na nakakaapekto sa maraming pangunahing bahagi ng iyong kumpanya. Ngunit kung saan ang tulong ng mga espesyalista sa serbisyo ng IT ay magiging makabuluhan sa pag-iipon ng isang listahan ng mga produkto ng software, pagpili ng isang kontratista, pag-uugnay ng mga aktibidad nito, pagbibigay ng mga kinakailangang kapangyarihan at mga karapatan sa pag-access sa mga empleyado, pati na rin sa pagkonsulta (kasama ang mga may-katuturang espesyalista) kumpanya mga empleyado na pinagkadalubhasaan ang isang bagong sistema para sa kanila.

Hakbang 3. Bumuo ng pangkat ng proyekto

Dapat isama ng team ang customer, mga kinatawan ng lahat ng departamentong nagtatrabaho sa dokumentasyon, at mga empleyado ng serbisyo sa IT. Bilang karagdagan, ang pangkat ng proyekto ay dapat magsama ng mga kinatawan ng kumpanya ng kontratista na bubuo at magpapatupad ng sistema (kung magpasya kang huwag gawin ito sa iyong sarili).

Pakikilahok sa proyekto ng Pangkalahatang Direktor

Nadezhda Merkuryeva, Pinuno ng direksyon para sa pag-promote ng 1C: solusyon sa Daloy ng Dokumento sa 1C, Moscow

Ang pakikilahok sa proyekto ng Pangkalahatang Direktor ay sapilitan. Dapat kang magdaos ng mga pangunahing pagpupulong, sumang-ayon sa mga pangunahing dokumento, at manguna sa pamamagitan ng halimbawa gamit ang system - lahat ng ito ay mahalaga sa isang matagumpay na pagpapatupad. Kung walang aktibong pakikilahok ng pinuno ng kumpanya, ang mga pagtatangka na ipakilala ang awtomatikong daloy ng dokumento ay malinaw na mapapahamak. Ang kabiguan ay ginagarantiyahan din kung hinikayat ka ng mga gitnang tagapamahala na magpatupad ng isang automated system, ngunit hindi mo talaga naiintindihan kung bakit ito kinakailangan, at nagpasya kang gawin ang proyekto batay sa prinsipyong "susubukan namin ito, at gagawin namin. tingnan mo.”

Ang tungkulin ng pinuno sa pamamahala ng pangkat ng trabaho:

1. Ilipat ang kontrol sa pagpapatakbo sa isa sa mga empleyadong kasangkot sa proyekto. Ang mga mahusay na sinanay na mga espesyalista o pinuno ng mga nauugnay na departamento ay karaniwang hinirang upang pamahalaan ang mga proyekto.

2. Bigyan ng kapangyarihan ang tagapamahala ng proyekto. Ito ay kinakailangan lalo na kung ang mga miyembro ng koponan ay may mas mataas na katayuan kaysa sa project manager na iyong itinalaga.

• Sektor ng B2b: kung paano makakuha ng mga order para sa 11 milyong rubles bawat buwan

3. Sa pamamagitan ng utos o pasalitang direksyon, palayain ang mga miyembro ng pangkat ng proyekto mula sa ilan sa kanilang mga normal na tungkulin upang makapaglaan sila ng sapat na oras sa proyekto.

4. Tukuyin ang pamantayan para sa tagumpay ng proyekto.

5. Magdaos ng mga regular na pagpupulong upang mabilis na malutas ang mga problema na nagpapabagal sa proseso. Madalas silang nauugnay sa mahinang komunikasyon sa pagitan ng mga departamento.

6. Himukin ang koponan para sa panghuling push. Palaging may pagbaba sa pagtatapos ng proyekto - ito ang yugto ng "strength test". Marami na ang nagawa, lahat ay pagod, nauubos ang pera, natambak ang mga kabiguan, atbp. Sa 90% ng mga kaso, ang mga pangkat ng proyekto ay hindi makakalagpas sa puntong ito, at ang mga pagsisikap ay nawawala. Ang proyekto ay tahimik na mamamatay isang hakbang ang layo mula sa pagkumpleto nito kung ang pinuno o pangkalahatang direktor nito ay hindi makahanap ng lakas upang ibalik ang sitwasyon.

Hakbang 4. Tukuyin ang mga problemang gusto mong lutasin at pumili ng produkto ng software

Minsan sa yugtong ito ang mga gawain ay nalilito: ang pangunahing isa ay isinasaalang-alang, halimbawa, upang madagdagan ang transparency at pagkontrol ng mga proseso ng organisasyon, kahit na ito ay makakamit lamang sa pamamagitan ng mga pagbabago sa organisasyon. Anumang pandaigdigang gawain ay dapat nahahati sa ilang lokal na gawain. Malinaw na walang silbi na agad na subukang "pataasin ang transparency," ngunit maaari mong "bawasan ang oras na kinakailangan upang aprubahan ang mga kontrata sa tatlong araw" o "makatanggap ng isang ulat sa mga gastos sa paggawa ng empleyado para sa bawat proyekto anumang oras." Ang mga layuning ito ay nagdidikta sa pagpili ng produkto ng software. Bilang karagdagan, ang mga sumusunod na pamantayan ay dapat isaalang-alang:

Pagkatugma sa platform kung saan binuo ang iba pang mga produkto ng kumpanya;

Ang kakayahang pahusayin ang system gamit ang sarili nating serbisyo sa IT;

Suporta para sa pagtatrabaho sa mga mobile device.

Hakbang 5. Magsagawa ng paliwanag na gawain, pag-usapan ang tungkol sa mga unang tagumpay

Karaniwan, sa susunod na araw pagkatapos ng paglulunsad ng isang bagong sistema, ang tagapamahala ay nagsisimulang makatanggap ng mga reklamo mula sa mga empleyado: "ang sistema ay hindi gumagana", "ito ay hindi maginhawa", "Wala akong oras para dito", "bakit dapat Pinindot ko ang mga button na ito", "Mayroon na akong sapat na gawin..." Ang daloy ng mga naturang reklamo ay walang katapusan, dahil ang mga empleyado ay hindi interesado sa iyo na makita kung ano at paano nila ginagawa. Upang mabawasan ang mga pagkakataong sabotahe ang mga inobasyon, kailangang panatilihing alam ng mga empleyado ang tungkol sa mga pagbabagong nagaganap: pag-usapan nang detalyado ang bawat bagong yugto ng proyekto at lahat ng nakaplanong pagbabago, talakayin ang mga ito, tumugon sa mga pagtutol, pagpapakita ng mga pribadong pakinabang (pagpapabilis ng pamamaraan. para sa pagsusuri ng mga kontrata, na nagpapadali sa paghahanap ng mga dokumento, atbp.). Una sa lahat, dapat mong ituon ang iyong mga pagsisikap sa mga proseso na ang automation ay mabilis na magbibigay ng nakikitang mga resulta. Ang CEO at lahat ng nangungunang tagapamahala ng kumpanya ay dapat magsagawa ng paliwanag na gawain, at bilang karagdagan, gamitin ang sistema sa kanilang pang-araw-araw na gawain: ito ay magiging isang mahusay na insentibo para sa mga subordinates. Ang diskarte na ito ay magbibigay sa proyekto ng isang positibong imahe, at ang sistema ay ipapatupad nang mas mabilis.

3 pakinabang ng pamamahala ng mga rekord ng electronic personnel

1. Pagtitipid ng pera sa imbakan. Halos lahat ng mga dokumento, ayon sa mga patakaran, ay nakaimbak ng hindi bababa sa limang taon. Kaya, kailangang magplano at ayusin ng kumpanya ang lugar kung saan itatabi ang mga materyales sa archival. Hindi ito palaging posible at nagdudulot ng ilang abala.

2. Makatipid ng oras. Upang mabuo nang tama ang isang kaso o gumuhit ng kinakailangang dokumento, ang HR manager ay kailangang gumugol ng oras sa pagkolekta ng lahat ng kinakailangang mga lagda. Ang paggamit ng mga dokumento sa elektronikong anyo ay nagpapadali sa pamamaraang ito. Ang lahat ng empleyado na kailangang pumirma ay maaari lamang pumirma sa elektronikong paraan. Maaari lamang i-verify ng HR officer ang impormasyon.

3. Bawasan ang mga error. Kahit sinong tao ay may kakayahang magkamali. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay nakakatulong upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang pagwawasto at maling pagkumpleto.

Bago sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan: mga pagbabago sa 2016

Mula noong 2015, ang mga batas sa paggawa ay sumailalim sa ilang mga pagbabago, na nanatili noong 2016. Ang halaga ng mga multa para sa hindi pagsunod sa mga batas sa paggawa ay nadagdagan, at ang listahan ng mga kategorya ng mga empleyado na maaaring mag-leave sa anumang oras ng taon ay pinalawak. Gayundin, nagsimulang maibigay ang mga libro sa trabaho sa mga empleyado. Sa 2016, ang mga pagbabagong ito ay magdudulot din ng iba pang mga pagbabago, gaya ng:

Maaaring walang selyo ang mga LLC at JSC;

Ang mga pag-aayos ng business trip ay pinasimple;

Ang aplikante ay dapat na maabisuhan sa pamamagitan ng pagsulat ng dahilan ng pagtanggi sa loob ng itinakdang panahon;

Pagpapakilala ng ibang sistema ng responsibilidad na administratibo para sa mga employer;

Pagbabago ng mga patakaran para sa pagbibigay ng isang sertipiko ng walang kriminal na rekord kapag nag-aaplay para sa isang trabaho;

Isa pang istraktura para sa proseso ng pagkuha ng impormasyon mula sa rehistro ng mga taong hindi kwalipikado;

Bagong pamamaraan para sa abiso ng trabaho ng mga dating lingkod sibil;

Pagdaragdag ng isang bagong artikulo sa Labor Code ng Russian Federation, na sumasaklaw sa mga isyu ng priyoridad para sa pagkakaloob ng taunang bayad na bakasyon;

Pagsasaayos ng sistema ng inspeksyon ng maliliit na negosyo;

Mga pagbabago sa sitwasyon ng pagpapaalis ng mga buntis na kababaihan na nagtatrabaho sa ilalim ng isang nakapirming kontrata sa pagtatrabaho.

Kaya, mula Abril 7, 2015, ang mga kumpanya ng limitadong pananagutan at magkasanib na kumpanya ng stock ay hindi maaaring gumamit ng round seal. Ngunit naniniwala si Rostrud na obligado pa rin ang kumpanya na patunayan na may selyo ang mga entry sa work book. Sinabi ito ni Rostrud sa isang liham na may petsang Mayo 15, 2015 No. 1168-6-1. Ipinadala ng departamento ang dokumento sa itaas sa mga kinakailangang awtoridad sa mga rehiyon upang umasa sila sa impormasyong ito kapag nagsasagawa ng mga inspeksyon.

Kung ang isang kumpanya ay tumanggi na gumamit ng isang bilog na selyo sa mga libro ng trabaho ng mga empleyado, ito ay sasailalim sa isang parusa ng hanggang limampung libong rubles (sugnay 1 ng Artikulo 5.27 ng Labor Code ng Russian Federation). Mahalagang malaman ng mga may-ari ng negosyo na ang inspektor ay may karapatang magpataw ng multa para sa bawat indibidwal na paglabag.

Mga dokumento sa talaan ng tauhan - 2016. Ang lahat ng mga proseso at kinakailangang mga form para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay inireseta sa Labor Code ng Russian Federation, at ang pamamaraan para sa pagproseso ng mga dokumento ay tinukoy sa mga pederal na batas. Siyempre, ang departamento ng HR ay kinakailangang magproseso ng sapat na dami ng impormasyon. Sa 2016, ang pangunahing dokumentasyon ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na seksyon:

Lahat ng uri ng mga order, halimbawa, sa pagkuha, pagpapaalis, paglipat, mga bonus;

Mga lokal na regulasyon ng organisasyon, iyon ay, mga panloob na regulasyon sa paggawa sa kumpanya, mga regulasyon sa personal na impormasyon ng mga miyembro ng koponan, mga regulasyon sa mga antas ng kita, atbp.;

Mga kontrata sa paggawa;

Kolektibong kasunduan, kung naroroon;

Mga kasunduan sa buong pananagutan sa pananalapi;

Mga dokumento sa pagtatala ng tauhan, ibig sabihin, iskedyul ng trabaho, iskedyul ng bakasyon;

Mga talaan ng trabaho;

Mga form para sa pagtatala ng mga oras ng pagtatrabaho;

Mga dokumento para sa pagpaparehistro ng isang paglalakbay sa negosyo;

Mga regulasyon sa proteksyon sa paggawa.

Pinag-isang mga form sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan 2016. Bago ang pagpasok sa puwersa ng pederal na batas noong Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting," ipinag-uutos na gumamit ng pinag-isang mga form. Matapos ang pag-ampon ng batas, nagbago ang sitwasyon: ang mga kumpanya ay nagsimulang magkaroon ng ibang saloobin sa pagrerehistro ng mga detalye ng sambahayan. mga aktibidad.

• Pagsasanay para sa mga tagapamahala ng benta: paghahanda ng isang baguhan sa 3 hakbang

Mula ngayon, ang anumang kumpanya ay may karapatan na gumuhit ng anyo ng pangunahing dokumento ng accounting na nababagay dito, paggawa ng mga karagdagan o pag-alis ng mga hindi kinakailangang elemento. Ngunit ang mga pinag-isang porma sa mga talaan ng tauhan ay mananatiling may bisa.

Kaya, sa 2016, ang mga sumusunod na dokumento ay patuloy na gagamitin sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan:

Forms No. T-1 at T-1a (order sa pagkuha ng mga empleyado),

Form No. T-2 (kard ng personal na empleyado),

Form No. T-3 (staffing table),

Forms No. T-5 at T-5a (utos na ilipat ang isang empleyado sa ibang trabaho),

Forms No. T-7 (iskedyul ng bakasyon) at T-6 (order para sa pagbibigay ng bakasyon),

Ang Form No. T-9 ay ginagamit kapag nagrerehistro ng isang business trip, ito ay ipinapayong linawin ito sa pamamagitan ng pagsusulat ng layunin ng business trip.

Mga pamantayang propesyonal - 2016. Mula Hulyo 1, 2016, ang Artikulo 195.2 at 195.3 ng Kodigo sa Paggawa ay magkakabisa. Ang mga propesyonal na pamantayan ay magiging kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga tagapag-empleyo kung ang Labor Code, iba pang mga pederal na batas, at iba pang mga regulasyong legal na aksyon ng Russian Federation ay nag-uutos ng mga kinakailangan para sa mga kwalipikasyon na kinakailangan para sa isang tao upang maisagawa ang ilang mga aktibidad sa trabaho.

Hanggang sa panahong ito, pinapayuhan lamang ang mga employer na gamitin ang mga naturang pamantayan. Ngunit ngayon, maraming mga kumpanya ang nagrereseta ng mga propesyonal na kinakailangan sa trabaho kapag gumuhit ng mga paglalarawan ng trabaho para sa mga empleyado.

Impormasyon tungkol sa may-akda at kumpanya

Nadezhda Merkuryeva, Pinuno ng direksyon para sa pag-promote ng 1C: Document Flow solution ng 1C company, Moscow. Espesyalista sa pag-optimize ng mga proseso ng pamamahala ng dokumento at pagpapatupad ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa mga ahensya ng gobyerno at komersyal na negosyo. May-akda ng mga tulong sa pagtuturo, mga kurso sa pagsasanay at mga seminar sa paglikha ng mga sistema batay sa 1C: Document Management 8 na solusyon. Grupo ng mga kumpanya "1C". Larangan ng aktibidad: pag-unlad, pamamahagi at suporta ng mga programa sa computer. Teritoryo: punong tanggapan - sa Moscow; ang pakikipagtulungan sa mga user ay isinasagawa sa pamamagitan ng malawak na network ng kasosyo (higit sa 7,000 kumpanya ng 1C: Franchising network sa 750 lungsod sa 23 bansa). Bilang ng mga tauhan: 900. Bilang ng mga gumagamit ng produkto ng software: mahigit 4 milyong empleyado sa higit sa 1 milyong organisasyon.