Системи управління бізнес-процесами прийшли до Росії із Заходу, де цей клас програм називається BPMS (Business Process Management System) чи BPM-системи. Основна мета даних систем – здійснити програмну підтримку концепції процесного управління організацією.

p align="justify"> Робота системи управління бізнес-процесами заснована на простій ідеї: на етапі впровадження системи здійснюється моделювання бізнес-процесів організації за допомогою наочних діаграм.

Потім ці діаграми завантажуються в комп'ютерну систему та стають здійсненними, тобто програма дозволяє відстежити та проконтролювати виконання бізнес-процесів у реальній практиці роботи підприємства.

Такий підхід дозволяє максимально наблизити реальне виконання бізнес-процесів в організації до їхньої ідеальної моделі, яка спочатку розроблялася.

Додаток ELMA BPM реалізує концепцію BPM, що дозволяє будувати гнучкі адаптивні інформаційні системи, здатні оперативно змінюватись разом із зміною бізнес-процесів компанії. Завдяки використанню програми ELMA BPM можна навести лад у бізнес-процесах організації, зробити їх виконання чітким і формальним.

Додаток ELMA BPM має величезну кількість можливостей, проте всі функції системи легко можуть бути поділені на чотири групи відповідно до стадій життєвого циклу (цикл Демінгу) процесу PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Проектування (моделювання) бізнес-процесів

Робота з бізнес-процесами в програмі ELMA BPM починається з їхнього моделювання. Моделювання бізнес-процесів здійснюється у програмі Дизайнер ELMA, що входить до комплекту системи ELMA. Дизайнер ELMA має простий та зрозумілий графічний інтерфейс.

Важливим моментом є те, що проектування бізнес-процесів може виконувати бізнес-аналітик без програміста. Програма ELMA описує процес мовою діаграм (bpm), звичному для аналітика та зрозумілому вищому керівництву організації.

На діаграмі бізнес-процесу визначаються учасники процесу, набір їхніх дій та їхня послідовність. Сама діаграма (графічна модель) бізнес-процесу будуються шляхом перетягування мишею необхідних блоків операцій із палітри, потім операції з'єднуються переходами.

В основі функціонування програми ELMA BPM використовується загальноприйнята нотація опису бізнес-процесів BPMN. На сьогоднішній день остання версія нотації BPMN має номер 2.0. Фахівцями компанії ELMA було виконано переклад нотації російською мовою.

Після того, як графічна модель бізнес-процесу побудована, визначаються дані, з якими здійснюється робота в рамках бізнес-процесу, та здійснюється налаштування операцій бізнес-процесу. Наприклад, у разі завдань користувача визначається, з якими даними працює виконавець, які дані він повинен надати по виконанню завдання і які дії повинен виконати.

Моделювання бізнес-процесу у Дизайнері ELMA закінчується його публікацією, після чого бізнес-процес компілюється та стає доступним для запуску у веб-додатку ELMA BPM.

Моделювання бізнес-процесів
Усередині бізнес-процесу рухаються дані

Виконання бізнес-процесів

Після того, як модель бізнес-процесу опублікована, вона стає доступною для виконання. У системі може бути одночасно запущено скільки завгодно екземплярів одного і того ж бізнес-процесу - всі вони будуть виконуватися незалежно, використовуючи у своїй основі одну й ту саму модель.

ELMA автоматично ставить завдання
Мінімально необхідний набір даних на картці задачі платформи ELMA BPM

Виконання бізнес-процесу здійснюється відповідно до його графічної моделі – починаючи зі стартової події, слідуючи ланцюжком переходів, до кінцевої події. При цьому програма автоматично формуватиме списки завдань, які повинні виконувати співробітники. Користувачам завдання призначаються лише тоді, коли хід виконання бізнес-процесу дійшов відповідного кроку.

Завдання, які користувачі отримують у рамках виконання бізнес-процесів, оформлені у веб-додатку ELMA у вигляді окремих сторінок (картка завдання), на яких наведена вся необхідна виконавцю інформація для прийняття рішення та виконання поставленого завдання.

Від виконавця може знадобитися введення деяких даних – у цьому випадку картка завдання міститиме відповідні поля, заповнення яких може бути за потреби обов'язковим. Тобто всю роботу за дорученням користувач завжди виконує в одному місці – на картці завдання; тут він отримує всі необхідні для цього ресурси.

Також після виконання свого доручення користувач не повинен замислюватися про те, хто та які дії в рамках даного бізнес-процесу повинен виконувати – ці питання програма ELMA BPM бере на себе.

Усі завдання, які не потребують праці реальних співробітників організації, виконуються додатком ELMA BPM автоматично практично миттєво: визначення ходу виконання бізнес-процесу (у тому числі за деякими умовами), розсилання повідомлень, виконання сценаріїв тощо.

Контроль та моніторинг бізнес-процесів

Для кожного екземпляра запущеного процесу створюється картка екземпляра процесу. Картка екземпляра процесу містить вичерпну інформацію щодо нього: поточні значення параметрів, коментарі та питання користувачів, поточні завдання, їх виконавці та статуси тощо.

З картки екземпляра процесу користувач, який має відповідні права, може керувати ходом його виконання. Наприклад, можна внести зміни до параметрів виконання бізнес-процесу або зовсім припинити його виконання.

Програма ELMA BPM надає зручні інструменти для моніторингу ходу виконання процесів та контролю виконання завдань у рамках даних бізнес-процесів. У розпорядженні користувачів системи є кілька коштів.

Сторінка «Мої процеси» містить список усіх екземплярів процесів, які належать до поточного користувача системи: бізнес-процеси, в яких користувач є ініціатором, відповідальним чи виконавцем. Для пошуку потрібного екземпляра процесу можна використовувати зручний фільтр сторінки «Мої процеси». Знайшовши у списку необхідний екземпляр процесу, можна перейти з його картку.

Сторінка «Монітор процесів» служить для аналізу роботи по процесах: у цьому розділі відображаються типи процесів, у яких користувач є власником, куратором або інформованим. Поточний користувач може бути безпосереднім учасником процесів, представлених на сторінці, але він може переглянути інформацію щодо виконання цих процесів.

Зі сторінки «Монітор процесів» можна перейти на картку будь-якого з відображених процесів, щоб отримати детальну інформацію про процес.

Ще одним зручним засобом контролю за виконанням процесів є перегляд його карти. Карта процесу у веб-інтерфейсі програми ELMA BPM виглядає так само, як графічна модель цього процесу в Дизайнері ELMA, але оскільки на ній відображено вже запущений процес, картка містить додаткові позначки. Так, вже виконані операції обведені синьою рамкою, виконані переходи обведені жирними лініями, а поточна операція обведена жирною зеленою рамкою.

Таким чином, можна дізнатися не тільки які задачі процесу виконуються в даний момент, але і попередній хід, по якому виконувався процес. Переглянути картку процесу можна будь-якої миті з картки екземпляра процесу.

Втім, керівнику не потрібно буде вручну стежити за ходом виконання процесів. Так, у разі прострочення завдань виконавцем, його керівник отримає відповідні повідомлення, що закликають втрутитися в хід виконання процесу.

Крім того, стежити за завданнями щодо процесів своїх підлеглих керівники зможуть стандартними засобами моніторингу виконавчої дисципліни.

Завжди зрозуміло, на якій стадії знаходиться бізнес-процес.
Для будь-якої дії в системі управління бізнес-процесами можна запровадити тимчасовий регламент
Монітор бізнес-процесів показує ситуацію «Загалом»

Оптимізація бізнес-процесів

Під час роботи з бізнес-процесом у співробітників організації може накопичуватися велика кількість раціональних пропозицій та ідей щодо покращення бізнес-процесу, особливо одразу після його впровадження. Дані пропозиції справді можуть бути корисними і, при належному доопрацюванні бізнес-процесу, здатні підвищити ефективність роботи організації.

Бізнес-процеси змінюються разом із компанією

Завдання, отримані користувачами в рамках виконання бізнес-процесів, оформлені у веб-інтерфейсі інформаційної системи ELMA BPM у вигляді окремих сторінок (картка завдання), на яких наведена вся необхідна виконавцю інформація для прийняття рішення та виконання поставленого завдання.

Наприклад, керівник вирішив, що операцію «Упорядкування кошторису» краще виконувати Комерційному директору, а не Менеджеру з продажу (це може бути пов'язане з особливостями роботи організації). Програма ELMA BPM дозволяє змінити процес у працюючій системі (для цього не потрібен ні програміст, ні зупинка системи) та застосувати зміни негайно. Після того, як процес виконаний з урахуванням змін, можна відразу оцінити ефективність внесених корективів.

Думаю, що абсолютна більшість фахівців, які займаються моделюванням бізнес-процесів, чули про таку програму як «ARIS». А ось «наживо» з нею знайомі лише одиниці.

Виною тому висока вартість та складність освоєння програми, яка виростає з високої функціональності продукту. Проте у 2009 році корпорація IDS Scheer випустила ARIS Express– безкоштовна спрощена версія програми для моделювання бізнес-процесів.

Безкоштовна версія програми підтримує тільки базові типи діаграм, не має багато користувачів підтримки, не використовує базу даних, не містить інструментів для формування звітів та засобів аналізу моделі. І найголовніше: ARIS Expressне підтримує зв'язок між створюваними об'єктами на відміну повноцінної платної версії, тобто відсутня контроль цілісності і несуперечливості моделі. Це означає, що при редагуванні однієї моделі програма не вноситиме відповідні зміни в іншу модель, а також не перевірятиме чи існують посади, що вказуються як відповідальні в процесі і т.д.

Архітектура програми базується на Java Runtime Environment (JRE), так що будьте готові до того, що програма буде серйозно «підгальмовувати», проте теоретично існує можливість запустити програму під Linux. Інтерфейс виконаний у сучасному мінімалістичному стилі: красиві великі іконки та описи до них (російської локалізації на даний момент немає).

ARIS Express підтримує такі типи моделей:

• Організаційна діаграма (Organizational chart)
• Бізнес-процес (Business process)
• ІТ-інфраструктура (IT infrastructure)
• Карта процесів (Process landscape)
• Модель даних (Data model)
• Карта систем (System landscape)
• Дошка (Whiteboard)
• BPMN діаграма версії 2.0 (BPMN diagram)
• Загальні діаграми (General diagram)

Перший модуль, як і слідує за назвою, призначений для побудови організаційної структури. Загалом редактор видається дуже продуманим та зручним (особливо для новачків). Основні елементи великі та яскраві, знаходяться у видному місці, управління логічно та інтуїтивно зрозуміле. Особливо хочеться виділити технологію Smart Design, яка дозволяє дуже швидко формувати модель у таблиці та миттєво синхронізувати її з графічним відображенням у редакторі. При наведенні мишки на об'єкт програма дозволяє з мінімальними зусиллями вставити наступний елемент, наприклад, підпорядковану посаду за допомогою прозорого спливаючого меню. Одне із найзручніших рішень, які нам доводилося бачити.

Для моделювання процесів можна використовувати стандартний модуль для бізнес-процесів, який дозволяє малювати процеси в нотації eEPC або використовувати редактор діаграм BPMN. Набір елементів мінімальний, але все необхідне. Отримані діаграми системою не обробляються і «виконуються» як у BPM¬-системах, тому вибір нотації ні на що, по суті, не впливає. За бажання користувач може налаштувати кольори, шрифт, а також деякі атрибути моделі.

Як і у випадку з модулем «Організаційна діаграма», ми можемо будувати процес вручну або за допомогою Smart Design. Для додаткової зручності розробники передбачили готові фрагменти типових діаграм, які можна перенести мишкою до редактора. За бажанням користувач може заготовити та зберегти свої фрагменти діаграм для подальшого використання при моделюванні. Якщо модель занадто велика, то можна в налаштуваннях включити відображення її зменшеної копії з можливістю зручної навігації мишкою до зони, що цікавить Вас. Також передбачено текстовий пошук за моделлю.

Будь-яку діаграму можна експортувати до PDF або RTF формату, а також зберегти як картинку або роздрукувати. Більше того, моделі, збережені у форматі «adf», можуть бути перенесені у повноцінну версію ARIS. Збережені моделі можна захистити паролем.

Інші модулі програми не такі примітні і є варіаціями різних діаграм. За допомогою них бізнес-аналітик може спроектувати інфраструктуру компанії чи модель даних.

Наша думка:

ARIS Express – чудовий продукт для малювання моделей, особливо якщо Ви віддаєте перевагу нотаціям eEPC або BPMN. Однак з існуючими функціональними обмеженнями дана програма не є конкурентом повноцінним інструментам для бізнес-моделювання, таким як або справжнім BPM-системам, наприклад, . Але при цьому ARIS Express безкоштовний і значно перевершує Microsoft Visio, насамперед у плані зручності використання завдяки заготовленим фрагментам діаграм та редактору SmartDesign.

Нотації- Інструмент для відображення бізнес-процесів.

Як молоток і п'яльці, вони корисні в умілих руках і марні для тих, хто не знає їх призначення. Малювати чи не малювати схеми бізнес-процесів? - Питання, що викликає чимало дискусій. Однак ми впевнені, що схеми дійсно необхідні за певних умов.

Кількість вбиває якість

Коли ваша компанія складається з кількох людей, коли ви знаєте кожного поіменно, схеми вам навряд чи знадобляться.

Але як тільки бізнес розростається, а більшість співробітників перетворюються на незнайомців, потрібно фіксувати та відображати робочі процеси. Інакше – на компанію чекає крах

Можливо, є простий спосіб покращити роботу компанії, але ви не знаєте про нього, тому що уявляєте роботу підприємства лише загалом, без подробиць.

У яких випадках слід малювати схеми?

• якщо почастішали скарги клієнтів, і ви не можете зрозуміти, на якому саме етапі виникли проблеми. Іноді достатньо розбити весь робочий процес на окремі етапи, щоб зрозуміти, в чому проблема, чому ви зриваєте терміни і не дотримуєтеся домовленості;
• якщо вам потрібні докладні технологічні описи виконавців. Вашим програмістам, наприклад, необхідно точно описати процес та його роботу, представивши зрозумілий алгоритм. Інакше на виході вийде цілковита нісенітниця.

Як користуватися нотаціями

Нотації використовують як новачки, і ті, хто на описі бізнес-процесів собаку з'їв. Розібратися у нотаціях просто. Наприклад, BPMN пропонує шість основних елементів схеми:

• Дія.Цей елемент відбиває певну частину роботи.
• Подія.Показує, коли щось трапилося: наприклад, прийшло замовлення.
• Шлюзи.Вони з'єднують чи поділяють інші елементи схеми.
• Артефакти.Завдання цього елемента – поліпшити схему читання, дати додаткову інформацію.
• Потоки.Відображають послідовність роботи.
• Доріжки та пули.Поділяють відповідальність між завданнями.

На схемі процес можна відобразити через послідовність подій, шлюзів та дій, з'єднаних потоками.

Схема процесу

Усі їх об'єднуватимуть пули, що відбивають сферу відповідальності. Так, заявка від клієнта – це подія. Через потік робота передається у дію, причому можна вказати артефакт, щоб читачеві було простіше зрозуміти, що потрібно цьому етапі. Якщо є два варіанти дії, наприклад, ви замовили товар, а він на складі чи є, чи ні, використовуйте шлюз, який призведе до дій.

Схема процесу без виконавців

Замкнутися схема має нову подію, наприклад видачею товару покупцю. Все це буде обернуте пулом під назвою бізнес-процесу. Чого не вистачає на схемі? Виконавців. Їх можна додати за допомогою доріжок.

Схема процесу із виконавцями

Припустимо, ви склали приблизну схему, як описано вище, а причини затримок у відвантаженні товару залишаються таємницею, вкритою мороком. Уточніть схему, ввівши до неї завдання – конкретні дії, доручені конкретним людям. Якщо дій занадто багато, можна використовувати підпроцеси – ці елементи скорочують процеси, роблячи надто докладну схему простий розуміння.

Підпроцеси відображаються у вигляді згорнутих елементів

Порівняння різних інструментів для нотаціїBPMN

Ми описали основні елементи BPMN. Малювати процеси у цій нотації можна у різних інструментах. Порівняння їх можливостей – у таблиці нижче.

		visio
Вартість	Безкоштовна	Платна
Зручність	Важко працювати зі складними схемами	Підходить для опису бізнес-процесів, але може знадобитися додаткова бібліотека елементів
Верифікація схем	Є	Ні
Можливість вивантаження	Підтримує розвантаження в окремих форматах	Підтримує вивантаження в картинки

Як користуватись безкоштовною програмою

Використовувати BPMN ви можете безкоштовно, просто перейдіть за посиланням – і перед вами відкриється робоча область, процесник. Нотація працює прямо з браузера, нічого завантажувати та встановлювати на комп'ютер не потрібно.

Зліва ви побачите значки, що відображають різні типи бізнес-процесів: подія, дія тощо. Вибирайте їх за допомогою курсору та малюйте схему. Праворуч ви побачите кнопку зі знаком питання. Там ви знайдете коротку довідкову інформацію про те, як працювати з програмою. Натиснувши кнопку підтримки та вибравши відповідний розділ у меню, ви завантажуєте докладний мануал, що описує всі тонкощі використання нотації. Як і сама нотація, довідник-мануал безкоштовний. Ви також можете підписатися на освітню розсилку, присвячену BPMN.

Так виглядає робоче вікно програми

Як намалювати регламент бізнес-процесу

• визначте проблему, яку потрібно вирішити. Наприклад, затримується надсилання готових замовлень;

• визначте початок та кінець процесу. Процес не може закінчуватися передачею завдання до іншого відділу компанії, він завжди повинен завершуватися передачею товару або послуги клієнту, інакше він не має сенсу. Вхід - це точно певна потреба клієнта. Вхід та вихід у процеснику маркуються як «подія»;
• опишіть всещо потрібно зробити, щоб товар чи послуга дійшли до клієнта. Для початку позначте лише порядок дій, але не уточнюйте, хто це має зайнятися;
• вкажіть послідовність дій, Розташувавши елементи схеми в потрібному порядку;
• вкажіть виконавців, що виконують дії. Якщо якісь дії робить одна й та сама людина, їх можна об'єднати в один пункт для економії часу;
• деталізуйте схему, розписавши, як потрібно робити кожен окремий крок. Це найбільш трудомісткий із усіх етапів;
• продумайте контроль за виконанням опрацьованої схеми.Чи не можна її автоматизувати?
• передбачте виняткові випадки.

Як бачите, малювання схеми – лише частина аналітичної роботи, верхівка процесу. Великий пласт роботи відбувається поза процесником, коли ви продумуєте, як налагодити послідовність завдань, на які етапи їх розбити, які екстрені випадки можуть виникнути.

Бізнесмени чітко розуміють, як важливо правильно спланувати розвиток структури підприємства. Для цього призначено програму для моделювання бізнес-процесів.

Планування розвитку структури підприємства

Софт створений розробки ефективної схеми постановки завдань перед співробітниками. У системі становлять діаграми, виділяють пріоритети у роботі, роблять акценти на головному.

У кожній утиліті є набір інструментів, які впорядковують дії. Вони вміщують у собі ряд обов'язкових операцій для підприємства. Вибравши важливі аспекти, планують оптимальне виконання завдань.

Ефективна схема постановки завдань перед працівниками підприємства

Програми для побудови бізнес-процесів

Business Studio

Зрозумілий інтерфейс, проста у використанні. Система дозволяє:

Програма допомагає правильно скласти проекти, одержати результат від діяльності підприємства.

Призначена для наступних цілей:

• моделювання бізнес-процесів;
• складання порядку дій кожного із співробітників для досягнення головної мети організації;
• розроблення послідовності дій при виконанні завдань, що допоможе правильно діяти та цілеспрямовано рухатися до поставленої мети;
• досягнення результатів діяльності компанії;
• підвищення коефіцієнта корисної дії кожної штатної одиниці, спрямовуючи їхню діяльність на основні цілі, без розсіювання уваги на непотрібні дії.

ARIS - моделювання процесів у компанії, що допомагає правильно розподілити прибуток і підвищити професіоналізм співробітника

Програма для моделювання процесу роботи допоможе розпорядитися прибутком із високим рівнем віддачі. Софт розрахує вартість кожної операції. Це дозволить максимально ефективно використати фінансові запаси організації.

Безкоштовна утиліта, яку завантажують на робочий комп'ютер. Після встановлення будують діаграми для розподілу пріоритетів.

Створена у програмі діаграма, що допомагає у веденні справи

Система доступною формою доносить опис плану заходів кожному співробітнику. Використання утиліти допоможе:

• виставляти перелік завдань на встановлений період кожної штатної одиниці;
• контролювати хід виконання поставлених цілей;
• упорядкувати діяльність організації;
• керівництву контролювати підлеглих у віддаленому режимі.

Програма розроблена так, щоб кожен співробітник бачив свої завдання

Інтерфейс системи розрахований на фахівців, що дозволяє повноцінно керувати планом дій.

ELMA

Це своєрідний електронний документообіг, призначений для побудови правильного функціонування організації та кожного працівника окремо.

Через цю систему керівники підприємств ставлять цілі перед відділами чи колегами. Вона контролює виконання плану, відстежує наскільки результативними є ті чи інші заходи для успіху компанії.

Програма відстежує ефективність кожного працівника штату.

Програму створено для керівника, який ставить завдання перед співробітниками. Кожен службовець бачить свою роботу.

За допомогою утиліти можна:

• знайти альтернативні методи ведення справи;
• виявити коефіцієнт корисної дії кожного працівника;
• налагодити складання проектів для зростання прибутку організації;
• виявити дієві методи управління персоналом;
• визначити ритміку постановки завдань для покращення роботи компанії.

Використовуючи інструмент, можна зробити техніку виконання посадових обов'язків найманого персоналу раціональною.

Fox Manager

Систему завантажують на комп'ютер і відразу ж приступають до використання. Софт дозволяє:

Програма допоможе ефективно збудувати схеми виконання цілей підприємництва.

Матеріал підготовлений фахівцями компанії «Абіс Софт»

Як зробити вибір

Перед тим, як почати вибирати програмний продукт, необхідно відповісти на три основні питання:

1. Що потрібно описати?

2. У якому обсязі потрібно описати?

3. Як контролюватиметься виконання?

При відповіді перше запитання слід визначити, які області системи управління ви збираєтеся описувати, чи необхідний комплексний опис всієї системи.

Відповідь на друге питання має дати уявлення про те, чи система управління описуватиметься для окремого бізнесу, підрозділу або для всієї організації в цілому.

Третє питання визначить обмеження, які можуть бути накладені на програмний продукт для того, щоб надалі могла бути здійснена його інтеграція з виконавчою системою.

Маючи відповіді на ці питання, можна значно звузити коло можливих програмних продуктів.

• Можливість розрахованої на багато користувачів роботи,
• Способи подання результатів,
• Інтерфейс та ергономічність,
• Наявність документації та технічної підтримки,
• Вимоги до апаратного та програмного забезпечення,
• Вартість.

Не претендуючи на істину в останній інстанції автори огляду пропонують деякі варіанти оцінки розглянутих продуктів.

1. Якщо в компанії вже розроблено стратегію і її потрібно контролювати, то із зарубіжних продуктів, розглянутих у статті, для цього найкраще підходить рішення Hyperion Performance Scorecard, що представляється Oracle.

2. Якщо основний наголос робиться на бізнес-процеси, що протікають у компанії, тоді оптимальний продукт компанії IBM - IBM WebSphere Business Modeler.

(Необхідно уточнити, що вибір програмного забезпечення таких виробників, як IBM, Oracle, SAP,визначається вибором ERP-Системи відповідного виробника Їхнє ПЗ для бізнес-моделювання - це підсистеми комплексних продуктів.)

3. З російських продуктів найдоцільніше використання ІНТАЛЄВ: Корпоративний навігатор, якщо потрібно зробити опис усієї компанії (холдингу) в цілому, а не лише окремо взятої бізнес-одиниці (підрозділи чи філії).

Інформація отримана від представників виробників біля РФ чи з офіційних сайтів виробників.

ARIS Business Performance Edition.

Реалізується засобами системи IBM Rational ClearCase