Bạn có biết lập kế hoạch là gì và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch không? Người ta tin rằng khi bạn dành một ít thời gian để lập kế hoạch và tổ chức ngày làm việc của mình, bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn gấp nhiều lần do sự điều phối tốt các sự kiện và trình tự chính xác của các công việc. Không nghi ngờ gì khi lập kế hoạch mang lại rất nhiều lợi ích và ích lợi.

Được biết số liệu thống kê về quy mô của toàn bộ tổ chức, theo đó các nhà khoa học đã tìm ra. Những văn phòng tham gia vào việc lập kế hoạch chiến lược sẽ thành công hơn và giàu có hơn về mặt tài chính trong thời gian dài hơn so với các đối thủ cạnh tranh của họ không tham gia vào việc lập kế hoạch chiến lược. Lập kế hoạch trong ngày về cơ bản giống như lập kế hoạch, nhưng ở cấp độ chiến thuật. Lập kế hoạch là một công cụ mạnh mẽ để đạt được mục tiêu của bất kỳ người thành công hiện đại nào. Vì vậy, đây là những lợi thế chính của việc lập kế hoạch:

TẠI SAO BẠN CẦN LẬP KẾ HOẠCH

1. Kế hoạch của ngày làm việc. Sẽ không có gì còn lại nếu không có sự chú ý.

Thật không may, mặc dù thực tế là bộ não của chúng ta là công cụ mạnh mẽ nhất trong công việc, nhưng trí nhớ của chúng ta lại rất hạn chế. Có những người có trí nhớ tốt hơn, có những người có trí nhớ tồi tệ hơn. Trí nhớ có thể được phát triển. Nhưng khi có nhiều việc phải làm, thì một số công việc kinh doanh có thể thoát khỏi sự chú ý của chúng ta. Và ma quỷ, như bạn biết, là trong các chi tiết.

Các nhà khoa học tin rằng bộ não trung bình của con người có khả năng ghi nhớ bảy đối tượng (cộng / trừ hai). Hơn nữa, đây là một đánh giá rất lạc quan.

Ngoài thực tế là chúng ta sẽ không quên bất cứ điều gì, chúng ta cũng giảm bớt căng thẳng cho bản thân - chúng ta ngừng lo lắng và đặt câu hỏi “mình đã làm mọi thứ cho ngày hôm nay chưa?”. Cá nhân, tôi hiện đang viết bài này bằng cách sử dụng một kế hoạch trong một cuốn nhật ký.

2. Dành thời gian lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn.

Lợi ích của việc lập kế hoạch rõ ràng. Khi bạn suy nghĩ thấu đáo mọi công việc, thì một mặt, trong quá trình làm việc, bạn không bị phân tâm. Mặt khác, bạn có nhiều thời gian hơn để có thể dành cho công việc bổ sung hoặc bạn có thể đi làm sớm. Về cơ bản, cả hai đều có nghĩa là tăng năng suất. Người ta tin rằng việc vạch ra một kế hoạch trong ngày chỉ mất không quá 10 phút sau một tách cà phê buổi sáng. Và tiết kiệm thời gian ít nhất là hai sas. Trong một tháng, điều này có thể tiết kiệm tới 40 giờ làm việc, tương đương với một tuần đầy đủ.

3. Lên lịch ngày làm việc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên

Ví dụ, hôm nay tôi lần đầu tiên viết hai bài báo, mà tôi sẽ được trả 1000 rúp cho mỗi bài. Sau đó, tôi đã viết một bài báo chung về một chủ đề thú vị và tôi cũng đã dành thời gian cho ấn phẩm mà bạn đang đọc. Tất cả công việc này đều nằm trong danh sách ưu tiên. Vì tôi có kế hoạch làm việc rõ ràng trong ngày nên tôi không lãng phí thời gian cho những công việc không ưu tiên. Nhờ vậy, những vấn đề quan trọng mãi về sau sẽ không bị lãng quên hay trì hoãn. Hãy thành thật với chính mình. Chúng ta thường gác lại những việc quan trọng cho sau này, cho ngày mai. Đó là, nhiều người trong chúng ta mắc phải chứng trì hoãn.

4. Kế hoạch hàng ngày làm giảm căng thẳng và thời hạn

Lợi ích của việc lập kế hoạch Nó cũng nằm ở chỗ, chúng ta không còn lo lắng về những gì chúng ta cần làm ngày hôm nay và không thể hiểu nổi một số lượng lớn những việc đáng lẽ phải làm ngày hôm qua. Bạn chọn khối lượng khả thi và công việc của mình từng ngày, điều này cho phép bạn hoàn toàn tránh được thời hạn và căng thẳng vô tận vì bạn không có thời gian cho việc gì đó. Kết quả là, quy trình làm việc trở nên có thể dự đoán và quản lý được.

Bạn đã nghe về? Về bản chất, lập kế hoạch cho một ngày làm việc cho phép bạn sử dụng nguyên tắc này để làm lợi thế cho mình, có nghĩa là bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Chúng tôi chỉ làm những việc quan trọng nhất trước tiên. chúng tôi có một kế hoạch chu đáo. Sau đó, nó sẽ có thể làm các nhiệm vụ phụ hoặc thậm chí ghi điểm trên chúng. Lên kế hoạch cho ngày của bạn và biến nó thành thói quen, nhưng hãy dành nó cho người khác. Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án mới và phức tạp.

Hàng ngày, người quản lý (chuyên viên) phải đưa ra quyết định về việc sử dụng thời gian làm việc của họ như thế nào là tốt nhất. Lập kế hoạch là một dự án của các quá trình lao động cho khoảng thời gian sắp tới. Và mối liên hệ hữu cơ giữa việc lập kế hoạch thời gian làm việc và kết quả mong muốn của các hoạt động là rất quan trọng. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng trong thực tế các nguyên tắc và quy tắc cơ bản của việc lập kế hoạch thời gian làm việc.

Các nguyên tắc và quy tắc cơ bản của lập kế hoạch:

1. Quy tắc 60:40 (quy tắc “vàng” trong việc lập kế hoạch).

2. Phân tích các hoạt động và thời gian tiêu thụ.

3. Đưa các nhiệm vụ lại với nhau. Lập một kế hoạch hành động. Ưu tiên.

4. Tính thường xuyên, đồng bộ và thống nhất của quy hoạch.

5. Lập kế hoạch thực tế ..

6. Bồi thường cho thời gian đã mất.

7. Hình thức viết.

8. Mang theo những gì chưa làm được.

9. Sửa chữa kết quả thay vì hành động. Tốt hơn là ghi lại kết quả hoặc mục tiêu (trạng thái kết thúc) trong các kế hoạch chứ không chỉ là bất kỳ hành động nào. "Đừng gọi", nhưng "đồng ý".

10. Thiết lập các định mức tạm thời.

11. Thời hạn.

12. Thiết lập các ưu tiên (mức độ quan trọng).

13. Thoát khỏi “tính chuyên chế” của sự vội vàng. Điều khẩn cấp nhất không phải lúc nào cũng quan trọng nhất.

14. Ủy thác (phân công lại) các vụ việc.

15. "Hấp thụ của thời gian" và dự trữ của thời gian.

16. Tái chế - kiểm tra kép.

17. Thời gian rảnh rỗi, thời gian cho việc lập kế hoạch và sáng tạo.

18. Giải pháp thay thế. Lựa chọn cách tốt nhất để giải quyết vấn đề.

19. Đa dạng.

20. Căn chỉnh thời gian S x kế hoạch.

Hệ thống lập kế hoạch thời gian làm việc.

Để đạt được kết quả tốt nhất có thể khi lập kế hoạch thời gian làm việc, người quản lý (chuyên viên) cần sử dụng khái niệm như “thời gian lập kế hoạch”: ngày, tuần, tháng, năm. Mỗi kỳ kế hoạch phải được xem xét riêng biệt.

Trong cuộc sống kinh doanh, các giai đoạn lập kế hoạch sau đây đã tự chứng minh:

mục tiêu dài hạn - 3-5 năm (hoặc hơn) - kế hoạch trong vài năm;

mục tiêu trung hạn - 1-3 năm - kế hoạch hàng năm;

kế hoạch hiện tại - 1 tuần - 3 tháng - hàng tháng, kế hoạch 10 ngày.

các kỳ kế hoạch.

Kế hoạch hàng năm. Vào cuối năm sắp đi, cần đặt ra những nhiệm vụ và mục tiêu quan trọng nhất cho 12 tháng tới. Đồng thời, trong hầu hết các trường hợp, việc chia nhỏ thành các phần tư là đủ.

Kế hoạch quý. Đóng vai trò là công cụ giám sát tình hình thực hiện kế hoạch hàng năm. Trong năm, đều đặn, bạn nên xem xét các sự kiện của giai đoạn vừa qua và nếu cần, thực hiện thay đổi hoặc hoãn các ngày (kiểm soát tạm thời). Vào cuối mỗi quý, có thể thiết lập điểm chuẩn cho ba tháng tiếp theo và xác định nhiệm vụ nào trong quý tiếp theo cần được gạch bỏ, nhiệm vụ nào nên chuyển và bổ sung nhiệm vụ nào trong quý tiếp theo.

Kế hoạch hàng tháng. Các nhiệm vụ và mục tiêu được tính đến trong kế hoạch hàng tháng được chuyển từ kế hoạch hàng quý, và nếu cần thiết, từ kế hoạch của tháng trước. Vì độ chính xác của việc lập kế hoạch tăng lên khi thời gian đến gần, các nhiệm vụ kế hoạch hàng tháng được tính đến chi tiết hơn (thời gian tiêu thụ được tính bằng giờ).

Kế hoạch suy đồi. Giả định một dự báo thậm chí còn chi tiết hơn, chính xác hơn cho giai đoạn sắp tới.

Kế hoạch hàng ngày. Nó được xây dựng trên cơ sở kế hoạch mười ngày. Nó thiết lập những nhiệm vụ và trường hợp nào phải được hoàn thành trong ngày làm việc tương ứng, và những nhiệm vụ và trường hợp không lường trước được sẽ được thêm vào những nhiệm vụ đã được lên kế hoạch trước đó.

Kế hoạch hàng ngày là bước cuối cùng và đồng thời là bước quan trọng nhất trong hệ thống kế hoạch thời gian, là hiện thân cụ thể (thực hiện) các mục tiêu đã đặt ra.

Sử dụng ví dụ về kế hoạch hàng ngày, chúng ta hãy xem xét năm giai đoạn của việc lập kế hoạch thời gian có hệ thống.

Lập kế hoạch cho ngày làm việc bằng phương pháp Alps.

Năm giai đoạn của phương pháp Alps.

Phương pháp này tương đối đơn giản và dễ nhớ, vì nó dựa trên kỹ thuật ghi nhớ: các chữ cái đầu tiên tượng trưng cho các khái niệm chủ đề.

Phương pháp này bao gồm năm giai đoạn:

1. Lập danh sách các hoạt động công việc và các hoạt động dự kiến ​​thực hiện.

2. Đánh giá sơ bộ về thời gian thực hiện các hoạt động và công việc đã được lên kế hoạch.

3. Bảo lưu giờ làm việc theo quy tắc 60:40.

4. Ra quyết định về việc thiết lập các mức độ ưu tiên, phân công lại hoặc từ bỏ một số hoạt động công việc và các hoạt động đã được lên kế hoạch thực hiện.

Kiểm soát và chuyển giao hoàn tác.

Hãy xem xét từng giai đoạn chi tiết hơn.

1. Lập danh sách các hoạt động công việc và các hoạt động dự kiến ​​thực hiện.

Ghi lại dưới các tiêu đề thích hợp của biểu mẫu "Kế hoạch trong ngày" tất cả những gì cần làm vào ngày hôm sau:

nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm hoặc từ kế hoạch hàng tuần (hàng tháng);

chưa hoàn thành ngày hôm trước;

các trường hợp thêm vào;

thời hạn phải đáp ứng;

nhiệm vụ định kỳ.

Đồng thời, các chữ viết tắt nên được sử dụng tương ứng với loại hoạt động hoặc các tiêu đề trong biểu mẫu “Kế hoạch trong ngày”: V - các chuyến thăm, cuộc họp, D - ủy quyền các trường hợp, K - kiểm soát, v.v.

Danh sách việc cần làm sẽ giống như sau:

trong phép gần đúng đầu tiên, hãy phân phối chúng theo mức độ ưu tiên;

chia nhỏ chúng thành kéo dài và "ngắn", ngắn;

kiểm tra lại các nhiệm vụ liên quan đến liên lạc cá nhân để biết khả năng thực hiện chúng theo cách hợp lý hơn (ví dụ: sử dụng điện thoại).

Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước khởi đầu của kế hoạch trong ngày. Một kế hoạch thực tế trong ngày luôn nên được giới hạn trong những gì thực sự có thể làm được.

2. Đánh giá sơ bộ về thời gian thực hiện các hoạt động và công việc đã được lên kế hoạch.

Bây giờ, đối với mỗi nhiệm vụ, bạn cần đặt ra thời gian gần đúng để hoàn thành nó, tổng hợp và xác định tổng thời gian gần đúng. Có thể ước tính thời gian của bất kỳ trường hợp nào sau khi quan sát và tích lũy kinh nghiệm.

3. Bảo lưu giờ làm việc theo quy tắc 60:40.

Khi lập kế hoạch cho ngày của mình, bạn cần tuân thủ quy tắc lập kế hoạch thời gian cơ bản, theo đó, kế hoạch chỉ nên bao gồm không quá 60% thời gian và chỉ nên để khoảng 40% làm thời gian dự phòng cho những việc đột xuất.

4. Ra quyết định về việc thiết lập các mức độ ưu tiên, phân công lại hoặc từ bỏ một số hoạt động công việc và các hoạt động đã được lên kế hoạch thực hiện.

5. Kiểm soát và chuyển giao các hoàn tác.

Giám sát tiến độ của kế hoạch cho phép người quản lý (chuyên gia) có được thông tin cần thiết để phân tích và xác định cách thức cải tiến công việc của họ.

Lợi ích của việc sử dụng phương pháp “Alps”: tâm trạng tốt hơn cho ngày làm việc sắp tới; lập kế hoạch cho ngày hôm sau; ý tưởng rõ ràng về các nhiệm vụ trong ngày; hợp lý hóa dòng chảy trong ngày; khắc phục chứng hay quên; tập trung vào những gì thiết yếu nhất; đạt được các mục tiêu trong ngày; làm nổi bật những trường hợp quan trọng hơn và ít quan trọng hơn; quyết định ưu tiên và bổ nhiệm lại; hợp lý hóa thông qua phân nhóm nhiệm vụ; giảm nhiễu và gián đoạn không mong muốn; tính tự giác khi thực hiện nhiệm vụ; giảm căng thẳng và căng thẳng thần kinh; nhận thức bình tĩnh trước những sự kiện không lường trước được; nâng cao khả năng tự chủ; tăng sự hài lòng và động lực; cảm giác thành công vào cuối ngày làm việc; tăng trưởng kết quả cá nhân; đạt được trong thời gian do tổ chức công việc có phương pháp.

Xin chào! Trong bài này, chúng ta sẽ nói về việc lập kế hoạch cho ngày làm việc.

Hôm nay bạn sẽ học:

1. Tại sao phải lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn;
2. Ai cần nó;
3. Làm thế nào để lập kế hoạch ngày làm việc của bạn.

Lập kế hoạch ngày làm việc

Trong thế kỷ 21, nhịp sống đã tăng tốc đáng kể và tiếp tục đạt được đà phát triển. Nếu như trước đây, để thành công, bạn phải làm một khối lượng công việc, thì bây giờ, để đạt được thành công, bạn cần phải làm nhiều hơn nữa. Và mọi người bắt đầu đối mặt với việc thiếu thời gian. Nếu bạn chạy theo tất cả các công việc hàng ngày mà cuộc sống ném vào chúng ta hàng ngày, không có thời gian cả.

Lập kế hoạch ngày làm việc là một công cụ không chỉ giúp sử dụng hiệu quả thời gian làm việc mà còn giúp giảm thiểu nó. Đây không phải là một danh sách việc cần làm tầm thường mà cần phải được hoàn thành theo một thứ tự nghiêm ngặt. Lập kế hoạch là khả năng lựa chọn những gì cần phải được thực hiện, tại sao và khi nào.

Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch tốt không chỉ cấu trúc mọi thứ bạn làm trong một ngày mà còn giải phóng thời gian của bạn. Trước hết, bạn cần làm những điều quan trọng nhất - đây là quy tắc chính. Nó rất hữu ích cho những người có thời gian rảnh rỗi tại nơi làm việc và không có một lịch trình rõ ràng để phân bổ thời gian của mình một cách chính xác.

Lập kế hoạch bao gồm những gì?

Lập kế hoạch thời gian làm việc bao gồm:

• Ưu tiên.
• Chọn nhiệm vụ quan trọng.
• Tìm cách tốt nhất để giải quyết chúng.
• Tìm kiếm việc làm trong thời gian rảnh rỗi của bạn.

Ưu tiên giúp bạn hiểu điều gì cần chú ý, điều gì có thể tự giải quyết và vấn đề nào nên bỏ qua. Thời gian và thông tin đã trở nên có giá trị hơn nhiều so với trước đây, và nổi giận với một điều gì đó không mang lại kết quả là một điều vô nghĩa.

Chọn nhiệm vụ quan trọng- gần giống như mức độ ưu tiên, chỉ trong vòng một ngày làm việc. Bạn chọn điều gì sẽ mang lại một kết quả quan trọng, điều gì cần làm gấp và điều gì có thể hoãn lại.

Tìm cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là một điểm rất quan trọng. Khi lập kế hoạch, bạn không chỉ nên xem xét những gì bạn sẽ làm mà còn cả cách tốt nhất để thực hiện nó. Đồng thời, điều quan trọng là không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn làm mọi thứ nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Làm việc với thời gian rảnh cũng nên được đưa vào kế hoạch làm việc. Bạn có giải phóng 2 giờ mỗi ngày để có thể dành cho việc gì đó không? Bạn có thể nói với sếp của mình về điều đó, và ông ấy sẽ làm việc cho bạn, bạn có thể tự giáo dục bản thân hoặc bạn có thể nỗ lực phát triển dự án của riêng mình.

Tại sao việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn lại quan trọng?

Bất cứ ai đã từng làm công việc tự do, kinh doanh hoặc “làm việc theo ý muốn” (như taxi) đều hiểu tầm quan trọng của việc sắp xếp mọi thứ trong ngày. Nhưng, ví dụ, hầu hết nhân viên văn phòng không cho rằng việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của họ là cần thiết.

Trên thực tế, lý do chính để lên kế hoạch cho một ngày làm việc là để tăng hiệu quả của chính bạn. Nếu bạn lắng nghe cơ thể của chính mình, bạn có thể hiểu rằng một số điều tốt hơn cho bạn tại một thời điểm và một số điều khác. Ví dụ, bạn sẽ thuận tiện hơn khi gọi điện đến các công ty khác sau khi ăn trưa, vì bạn đã thức dậy nhưng chưa có thời gian để cảm thấy mệt mỏi và công việc đơn điệu được thực hiện nhanh hơn vào buổi tối, vì vậy tốt hơn là hoãn thông tin lái xe vào cơ sở dữ liệu đến 5-6 giờ.

Việc lập kế hoạch cho một ngày làm việc không chỉ tính đến các yếu tố cơ bản để giải quyết vấn đề mà còn phải tính đến sở thích cá nhân của mỗi người. Quản lý thời gian không được thực hiện để áp đặt cùng một khuôn mẫu về hiệu suất công việc cao cho tất cả mọi người. Bạn phải điều chỉnh nhiệm vụ của mình phù hợp với đặc điểm của cơ thể.

Sắp xếp và lập kế hoạch cho ngày của bạn cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, dành thời gian cho những việc bạn yêu thích.

Ai nên lên kế hoạch cho ngày làm việc của họ

Mọi người sẽ có thể lên kế hoạch cho ngày làm việc của họ. Bằng cách này bạn có thể tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Nhưng có 3 loại người chỉ đơn giản là có nghĩa vụ tham gia vào việc lập kế hoạch cá nhân.

. Người lao động vô kỷ luật nhất là người làm nghề tự do. Anh ta không có một lịch trình rõ ràng, và chỉ có deadline nhắc nhở anh ta rằng đã đến lúc phải ngồi xuống để làm một việc gì đó. Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của họ là rất quan trọng đối với các dịch giả tự do làm việc với nhiều khách hàng. Nó thường chỉ ra rằng các đơn đặt hàng mới xuất hiện với sự chênh lệch một hoặc hai ngày, và nếu bạn trì hoãn cho đến đơn hàng cuối cùng, bạn có thể không có thời gian để làm việc cho hai dự án.

doanh nhân. Mọi thứ ở đây cũng gần giống như làm việc tự do. Đặc biệt nếu đó là một doanh nghiệp trực tuyến. Một mặt, bạn có thể yên tâm ở nhà khi nhân viên của bạn đang làm việc, nhưng mặt khác, cách làm này chắc chắn sẽ thất bại. Ở phương Tây, sự sùng bái tham công tiếc việc phát triển mạnh mẽ trong giới doanh nhân. Họ tin rằng nếu bạn không làm việc 60 giờ một tuần, thì bạn là người lười biếng và bạn không có gì để kinh doanh.

Các nhà lãnh đạo. Người lãnh đạo sẽ không phải lúc nào cũng là một doanh nhân. Chủ sở hữu công ty có thể không tham gia tích cực vào các công việc của công ty mình, nhưng giám đốc công ty chịu trách nhiệm về hoạt động của toàn bộ cơ chế. Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo của các công ty vừa và lớn phải sử dụng thời gian của họ một cách hiệu quả, bởi vì tương lai của công ty phụ thuộc vào quyết định của họ trong dài hạn. Lập kế hoạch cho ngày làm việc của người quản lý là một cách để phân bổ hiệu quả nhất thời gian của bạn giữa các nhiệm vụ quan trọng mang tính chiến lược.

Phương pháp lập kế hoạch ngày làm việc

Có nhiều cách để lập kế hoạch ngày làm việc của bạn một cách hợp lý. Nhưng một trong những cách hiệu quả nhất Ma trận Eisenhower. Bản chất của nó như sau.

Có 4 hình vuông:

1. Hình vuông A - Những vấn đề khẩn cấp và quan trọng.
2. Hình vuông B - những việc không khẩn cấp và quan trọng.
3. Hình vuông C - những vấn đề khẩn cấp và không quan trọng.
4. Hình vuông D - những việc không khẩn cấp và không quan trọng.

Hình vuông A hầu như luôn luôn trống. Với kế hoạch phù hợp, tất cả các nhiệm vụ quan trọng sẽ được giải quyết ở quảng trường B và được thực hiện khi chúng đến gần A.

Hình vuông BĐây là những điều quan trọng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Điều này bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần được hoàn thành trong vòng 1 ngày làm việc.

Hình vuông C nghĩa là những trường hợp khẩn cấp, không quan trọng cần chuyển cho người khác. Một ví dụ điển hình về những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng là gọi điện cho một khách hàng tiềm năng. Một nhân viên có thể làm điều này, bạn tốt hơn nên tập trung vào những thứ khác.

Hình vuông D, nghĩa là có những việc không khẩn cấp và không quan trọng, không đưa bạn đến gần mục tiêu, không đem lại cảm xúc tích cực và về nguyên tắc là không cần thiết. Trong ô này, bạn nên viết ra tất cả những ý kiến ​​vô ích.

Việc phân chia nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp này cho phép bạn hiểu những gì cần phải chú ý trong ngày làm việc và những gì có thể được quên một cách an toàn. Ma trận không chỉ giúp ích trong quá trình làm việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn muốn học tiếng Anh, đó là điều thú vị đối với bạn và sẽ giúp bạn trong sự nghiệp của bạn - đây là ô vuông B. Nhưng nếu bạn muốn học tiếng Tây Ban Nha chỉ vì mục đích biết nó - thì đây là D, và bạn có thể yên tâm quên đi nó.

Quy tắc lập lịch ngày làm việc

Có một số quy tắc về cách quản lý hiệu quả ngày làm việc của bạn. Để thuận tiện, chúng tôi sẽ chia ngày thành 3 phần:

• Bắt đầu ngày làm việc.
• Quy trình làm việc chính.
• Hoàn thành.

Buổi sáng là bước quan trọng nhất. Tùy thuộc vào thời gian bạn ngủ, cách bạn thức dậy và những gì bạn đã làm, tâm trạng, thái độ tâm lý và hiệu suất của bạn sẽ phụ thuộc.

Các nguyên tắc của buổi sáng "đúng" bao gồm những điều sau đây:

• Thái độ tích cực. Nếu bạn thức dậy mỗi ngày và nghĩ rằng bạn ghét công việc của mình, năng suất của bạn sẽ giảm xuống. Cố gắng bắt đầu buổi sáng với những suy nghĩ thoải mái.
• Cố gắng đừng "đánh đu". Bạn có nhận thấy rằng sau khi thức dậy vào buổi sáng, bạn cần thêm 30-40 phút để cuối cùng phục hồi không? Đây là thời gian không đáng để lãng phí. Ngay sau khi thức dậy, hãy đi tắm, pha cà phê và thay vì nửa tiếng đồng hồ "chẳng đâu vào đâu", bạn có thể dùng bữa sáng trong yên bình.
• Một bữa sáng nhàn nhã và con đường đi làm. Bắt đầu ngày mới một cách chậm rãi là rất quan trọng. Khi bạn vội vàng, cơ thể sẽ dành thêm năng lượng và các dây thần kinh có thể được sử dụng để làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn không thể mua một bữa sáng thịnh soạn và một chuyến đi nhàn nhã, hãy đi ngủ muộn hơn và thức dậy sớm hơn.
• Những việc cốt yếu. Hầu hết những người kinh doanh thành công có xu hướng lập luận rằng những công việc quan trọng nhất cần phải hoàn thành vào buổi sáng. Như câu nói, "Nếu bạn muốn làm mọi thứ, hãy ăn một con ếch vào bữa sáng." Vai trò của con ếch là trường hợp mà bạn không muốn đảm nhận chút nào. Hãy làm vào buổi sáng, và thái độ tích cực từ việc “con ếch bị ăn thịt” sẽ kéo dài cả ngày.

Quy trình làm việc chính bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Giải quyết các vấn đề cấp bách. Điều quan trọng là phải hiểu rằng nếu trong ngày làm việc, một số công việc khẩn cấp rơi vào bạn, bạn không cần phải chuyển toàn bộ sự chú ý của mình sang việc đó. Đầu tiên bạn cần hiểu nó có quan trọng hay không. Nếu quan trọng, thì bạn cần phải tiến hành ngay lập tức. Nếu không, hãy chuyển giao trách nhiệm thực hiện nó cho người khác.
• Giữ thời hạn. Mỗi ngày, bạn phải đặt cho mình những thời hạn gần đúng mà bạn phải đương đầu với toàn bộ khối lượng công việc. Điều quan trọng không phải là “Làm mọi thứ trước 18h”, mà là “14h - bắt đầu lập kế hoạch, 15h - phân tích các chỉ số, 16h - viết báo cáo”, v.v.
• Đặt hàng tại nơi làm việc. Đây là một điểm ngầm hiểu nhưng rất quan trọng. Nếu bàn làm việc lộn xộn, đôi mắt của bạn sẽ liên tục bị lạc giữa nó. Và nếu một tài liệu nước ngoài nào đó xuất hiện tại nơi làm việc, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu nó và chỉ mất 20-30 phút.
• Đừng làm theo những bốc đồng. Nó là quan trọng nhất. Có một số tác nhân khiến bạn chuyển sự tập trung từ công việc sang việc ít quan trọng hơn. Gọi cho bạn bè khi bạn đang xem xét kế hoạch bán hàng? Tốt hơn hết là bạn không nên làm điều này, khi đó bạn sẽ mất tập trung và dễ bỏ lỡ tâm trạng làm việc.
• Nhóm thói quen của bạn. Rất quan trọng. Nếu bạn cần gọi 60 cuộc điện thoại trong ngày, thì tốt hơn là bạn nên chia chúng thành nhiều nhóm nhỏ, 10 đến 15 cuộc một lúc. Sau cuộc gọi, bạn có thể thực hiện một tác vụ khác. Bằng cách liên tục chuyển từ hoạt động thường ngày sang hoạt động mạnh mẽ, bạn có thể làm được nhiều hơn thế.

Kết thúc ngày làm việc theo các nguyên tắc sau:

• Hoàn thành những gì cần thiết. Có một nhóm các trường hợp rơi vào ô vuông “quan trọng nhưng không khẩn cấp”. Chúng được hoàn thành tốt nhất trong ngày làm việc và ô vuông “quan trọng và khẩn cấp” luôn được để trống.
• Kiểm tra kết quả của bạn so với kế hoạch. Mọi thứ bạn đã làm trong một ngày nên được so sánh với những gì bạn đã lên kế hoạch. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình, thì những sai lệch nhỏ so với kế hoạch sẽ theo thứ tự của mọi việc. Cố gắng giữ chúng càng ít càng tốt.
• Lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Tốt nhất bạn nên thực hiện việc này vào cuối ngày làm việc trước đó. Vì vậy, bạn giữ được tâm trạng làm việc và, nhưng điều quan trọng là phải vạch ra một chương trình công việc thực sự.

Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, thì trong ngày làm việc, bạn nên phối hợp chặt chẽ với thư ký của mình.

Hãy nhớ rằng đây là tất cả các mẹo chung. Họ không tính đến các đặc điểm cá nhân của bạn. Nếu bạn làm việc gấp vào buổi chiều và không phải vào buổi sáng sẽ thuận tiện hơn cho bạn, đây là quyền của bạn. Nếu bạn thích làm một nhiệm vụ lớn và khó sau cùng và điều này không ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn trong một ngày nào đó, hãy làm cho nó kéo dài.

Việc lập kế hoạch cho ngày làm việc nên được thực hiện theo từng cá nhân.

Những sai lầm chính khi lập kế hoạch một ngày làm việc

Mặc dù thực tế là thực tế quản lý thời gian đã phổ biến trong cuộc sống của chúng ta, nhưng hầu hết mọi người đều mắc phải những sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch cho ngày làm việc của họ. Dưới đây là một vài trong số họ.

Sai lầm 1. Ưu tiên không chính xác.

Ma trận Eisenhower cho chúng ta biết rằng chúng ta có những việc quan trọng phải làm. Nhưng nhiều người có thể dễ dàng nhầm lẫn đâu là điều quan trọng đối với họ. Hình vuông A, nên để trống và chịu trách nhiệm cho những vấn đề khẩn cấp và quan trọng, chúng thường nhầm lẫn với C, nơi những vấn đề không quan trọng đã tích tụ mà cần phải chú ý ngay lập tức.

Điều quan trọng cần nhớ là bạn nên dành năng lượng hoàn toàn cho những gì quan trọng đối với bạn tại một thời điểm nhất định. Bạn nên làm việc cho tương lai khi mọi thứ có thể hoãn lại và lên kế hoạch hợp lý.

Sai lầm 2. Dành quá nhiều thời gian cho những việc vặt vãnh.

Để giải thích lý do tại sao trước hết cần phải tạo ra một “cơ sở”, và chỉ sau đó là những điều nhỏ nhặt, chúng ta sẽ sử dụng Định luật Pareto. Nó nói rằng 20% ​​nỗ lực mang lại 80% kết quả. Tức là khi bắt tay vào việc quan trọng, bạn bỏ ra 20% công sức và đạt được 80% kết quả. Khi bạn làm những việc nhỏ, bạn nhận được kết quả ít hơn 4 lần và tiêu tốn nhiều năng lượng hơn 4 lần.

Hãy xem xét một ví dụ nhỏ. Bạn cần khởi động một chiến dịch quảng cáo. Nếu bạn tạo 10 quảng cáo, chọn từ khóa và cụm từ cho chúng và khởi chạy chúng trên các trang web đã chuẩn bị, thì đây sẽ là 20% công việc mang lại 80% kết quả. Nhưng nếu bạn dành thời gian chỉnh sửa phông chữ và hình ảnh, lựa chọn và đánh bóng các cụm từ, cũng như tìm các nền tảng bổ sung cho quảng cáo, bạn sẽ tốn nhiều công sức hơn. Tất cả điều này sẽ cần phải được thực hiện, nhưng sau khi bắt đầu chiến dịch quảng cáo, khi bạn đạt được kết quả đầu tiên.

Sai lầm 3. Thiếu thời gian cho những việc cá nhân.

Mỗi người cần có một cuộc sống riêng và tự do lựa chọn nghề nghiệp. Nếu bạn có nhiều việc phải làm và bạn không tìm thấy một hoặc hai giờ để thực hiện sở thích của mình, thì đây là kế hoạch tồi cho ngày của riêng bạn. Lên lịch thời gian làm việc rất quan trọng không chỉ vì nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn. Nó mang lại cho bạn cơ hội để làm những gì bạn yêu thích mà không cần vội vàng.

Bạn sẽ cần

• - Nhật ký;
• - thói quen hàng ngày tiêu chuẩn của người đứng đầu;
• - danh sách các sự kiện hiện tại có sự tham gia của người đứng đầu.

Hướng dẫn

Xác định thói quen hàng ngày tiêu chuẩn của bạn. Một số hoạt động có thể được lặp lại từ ngày này sang ngày khác, những hoạt động khác chỉ diễn ra một lần. Lập kế hoạch cho tuần và tháng tiếp theo. Xếp hạng các hoạt động dự kiến ​​theo thứ tự quan trọng. Kết quả là, bạn sẽ nhận được một danh sách các nhiệm vụ nằm trong một hệ thống phân cấp nhất định.

Đưa vào thói quen hàng ngày những hoạt động nằm trong kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong quý, nửa năm và cả năm. Thu thập thông tin của các phòng ban và bộ phận cơ cấu về các hoạt động kiểm soát và xác minh mà bạn phải tham gia trực tiếp.

Nếu các hoạt động dự kiến ​​được lên lịch cho một thời gian cụ thể, hãy nhóm chúng lại và nhập chúng vào nhật ký công việc theo thứ tự ưu tiên. Ghi lại mức độ quan trọng của một cuộc họp, cuộc họp hoặc đàm phán cụ thể. Khi thiết lập các mức độ ưu tiên, hãy được hướng dẫn bởi các chức năng chính của bạn. Hướng dẫn trợ lý hoặc thư ký nhắc bạn về những sự kiện quan trọng nhất trước chứ không phải vào thời điểm cuối cùng.

Đảm bảo rằng các sự kiện đã lên lịch không trùng lặp về thời gian. Nếu tham dự một cuộc họp hoặc cuộc họp kinh doanh đòi hỏi phải đi ra ngoài cơ sở hoặc văn phòng, hãy lên kế hoạch cho thời gian đi lại.

Dành thời gian trong lịch trình của bạn cho các hoạt động kinh doanh ngoài kế hoạch khác. Ngay cả một khoảng cách thời gian nhỏ cũng sẽ tránh được sự vội vàng và tránh được nhiều hiểu lầm. Đảm bảo bao gồm thời gian nghỉ ngơi và ăn uống trong thói quen hàng ngày của bạn.

Mang thói quen hàng ngày của bạn cho trợ lý của bạn. Yêu cầu thông báo thường xuyên cho bạn về những thay đổi trong kế hoạch hành động xảy ra vì những lý do khách quan. Khi bạn nhận được thông tin có ý nghĩa từ trợ lý của mình, hãy ngay lập tức điều chỉnh thói quen hàng ngày của bạn.

Nguồn:

• Lập kế hoạch ngày làm việc của người quản lý

Tại sao hai nhân viên làm việc trong văn phòng trong cùng một khoảng thời gian, không ai bị phân tâm bởi những việc không liên quan, nhưng họ lại xoay sở để làm một khối lượng công việc khác nhau? Bởi vì một trong số họ truyền sự chú ý của anh ấy, và người kia quản lý để cấu trúc quy trình làm việc. Lập kế hoạch thời gian làm việc hợp lý là một trong những chìa khóa cho một ngày làm việc thành công và hiệu quả.

Hướng dẫn

Hình thành các khối công việc trong đó bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ tương tự. Như bạn đã biết, thật khó để bắt đầu. Miễn cưỡng ngồi xuống cho nhiệm vụ đầu tiên, bạn bị thu hút và mọi thứ diễn ra nhanh hơn nhiều. Do đó, hãy sắp xếp các dự án và nhiệm vụ vào các thư mục và bắt đầu thực hiện những công việc tương tự. Đối với việc tiếp khách hoặc nhân viên, nếu bạn là sếp, bạn cũng nên dành giờ hành chính để không bị phân tâm liên tục vào công việc giấy tờ.

Nếu có rất nhiều công việc và nó đòi hỏi bạn phải toàn tâm toàn ý, hãy cho phép mình sắp xếp những giờ không phải làm việc. Chuyển điện thoại cho đồng nghiệp hoặc thư ký, gửi khách cho cấp phó của bạn. Hãy thoải mái khép mình trong văn phòng khỏi mọi người và hoàn toàn đi vào một dự án khẩn cấp.

Thường thì thời gian của dự án liên quan trực tiếp đến thời gian được phân bổ cho nó. Nếu sếp của bạn không thúc giục bạn hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể quy định một cách độc lập khung thời gian mà dự án phải hoàn thành. Như vậy, công việc của bạn sẽ diễn ra nhanh hơn rất nhiều so với việc bạn làm việc chậm rãi ngày này qua ngày khác.

Lập kế hoạch và tổ chức công việc là chìa khóa để phát triển bản thân hơn nữa. Đọc về các nguyên tắc cơ bản và quy tắc lập kế hoạch hàng ngày trong bài viết.

Từ bài báo, bạn sẽ học:

Tại sao bạn cần lập kế hoạch hàng ngày?

Không phải ai cũng hiểu tại sao bạn cần lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Rốt cuộc, mỗi người, ngay cả khi không lập kế hoạch, đều biết mình thực hiện những chức năng gì và những việc mình phải làm. Nhiều người không nhìn thấy điểm mấu chốt trong việc lập kế hoạch trong ngày, bởi vì luôn có những nhiệm vụ đột xuất có thể khiến tất cả các mục đã lên kế hoạch từ trước bị nhầm lẫn.

Tải các tài liệu liên quan:

Nếu chúng ta so sánh hai công nhân thực hiện các chức năng giống nhau và có khả năng như nhau, chúng ta có thể thấy rằng khối lượng và chất lượng công việc của họ khác nhau. Một nhân viên quản lý để giải quyết cả nhiệm vụ hiện tại và chiến lược, người thứ hai thậm chí không có thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp và buộc phải ở lại làm việc mọi lúc. Kết quả tốt nhất sẽ được hiển thị bởi những người nhiều hơn . Đó là, một trong những người mà quá trình lập kế hoạch là nhiệm vụ và nhu cầu hàng ngày. Có một kế hoạch, thậm chí ở mức độ tâm lý, khiến một người phải vận động. Anh ấy có một mục tiêu cố định và có một nhu cầu bên trong để đạt được nó.

Lập kế hoạch như thế nào cho hiệu quả?

Việc lập kế hoạch và tổ chức công việc do một nhân viên thực hiện. Không phải người quản lý mà nhân viên nên tự đặt ra nhiệm vụ cho mình. Trong trường hợp này, anh ta tự đặt ra mục tiêu cho mình, hành động theo hướng mà anh ta lựa chọn. Theo quy luật, tỷ lệ hoàn thành các nhiệm vụ với việc lập kế hoạch độc lập cao hơn so với việc thực hiện chung do người lãnh đạo phát triển.

Có hệ thống lập lịch làm việc đã được thử nghiệm thực tế và đảm bảo sử dụng thời gian làm việc một cách tối ưu. Nó là một tập hợp các nguyên tắc để một người có thể lập một kế hoạch có thẩm quyền, thực tế và khả thi.

Trước hết, hãy xác định những gì bạn cần đưa vào kế hoạch hàng ngày. Nó nên được lập có tính đến kế hoạch chiến lược được phát triển trong sáu tháng hoặc một năm. Lập kế hoạch cho mỗi ngày có tính đến tất cả các nhiệm vụ được lên lịch thực hiện, cả liên quan trực tiếp đến công việc và thứ yếu. Ví dụ, chúc mừng sinh nhật đồng nghiệp. Ngoài những hạng mục mà người lãnh đạo đang chờ đợi, những công việc cá nhân cũng phải được đưa vào kế hoạch. Điều này là cần thiết cho phát triển cá nhân và tạo ra một hình ảnh tích cực.

Khi lập kế hoạch công việc, các nhiệm vụ lớn sẽ mất vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành nên được chia nhỏ thành các giai đoạn và thực hiện tuần tự. Đặt ngày đến hạn cho mỗi cột mốc. Lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bao gồm các nhiệm vụ phụ trong đó. Để lập một kế hoạch, bạn có thể sử dụng nhật ký giấy thông thường hoặc một chương trình đặc biệt.

Mục tiêu của lập kế hoạch công việc không phải là việc hoàn thành các hạng mục kế hoạch bằng bất cứ giá nào, mà là thực hiện kịp thời và chất lượng cao các nhiệm vụ ưu tiên và các nhiệm vụ cấp bách. Do đó, danh sách các nhiệm vụ được lên kế hoạch thực hiện phải được sắp xếp và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Trong quá trình Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp cùng một lúc.

Ví dụ, các nhiệm vụ có thời hạn cố định và các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn để giải quyết được ưu tiên cao nhất. Điều quan trọng thứ hai sẽ là những nhiệm vụ bắt buộc hàng ngày và những nhiệm vụ đó, thời hạn được lên lịch cho những ngày sắp tới. Ưu tiên thấp nhất trong việc lập kế hoạch hàng ngày là những vấn đề nhỏ, việc thất bại sẽ không để lại hậu quả tiêu cực đáng kể.

Quy tắc lập kế hoạch trong ngày

Cũng giống như việc lập kế hoạch công việc của doanh nghiệp, việc lập kế hoạch ngày làm việc của cá nhân nhân viên cũng phải tuân theo các quy tắc. Làm theo họ sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch trong một chế độ thoải mái cho bạn.

1. Lên lịch không quá 70% thời gian làm việc của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn bình tĩnh thực hiện các nhiệm vụ khẩn cấp đột xuất và không lo lắng nếu bạn phải phân tâm trong việc thực hiện. .
2. Đừng bao gồm nhiều hơn ba nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp trong kế hoạch hàng ngày cùng một lúc. Giới hạn tổng số mục kế hoạch là mười.
3. Tạo thành các trường hợp cùng loại thành các khối. Điều này sẽ giúp thực thi chúng bằng một thuật toán duy nhất, điều này sẽ làm giảm thời gian thực thi.
4. Chuyển quá trình lập kế hoạch sang tối ngày hôm trước. Bạn sẽ có thời gian để điều chỉnh kế hoạch, nếu cần.
5. Lập kế hoạch cho các trường hợp phức tạp theo nhịp sinh học của bạn. Một người nào đó được phân biệt bởi hiệu quả tăng lên vào buổi sáng, một người nào đó - vào buổi chiều và một người nào đó làm việc hiệu quả nhất vào buổi tối.
6. Đừng bắt đầu một nhiệm vụ mới trước khi bạn hoàn thành công việc mà bạn đã bắt đầu. Nếu bạn phải làm gián đoạn - hãy quay lại và hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu.
7. Đừng bỏ dở công việc đột xuất nếu nó có thể hoàn thành trong vài phút.
8. Nghỉ giải lao mỗi giờ mà không ở lại làm việc. Dành thời gian nghỉ ngơi để khởi động nhẹ, điều này sẽ giúp "làm mới" đầu của bạn.
9. Đừng bối rối với việc đạt được mục tiêu, đừng đặt ra cho mình những mục tiêu và đừng vạch ra những khối lượng sẽ khó đối phó.
10. Nếu có những nhiệm vụ chưa hoàn thành chưa mất đi sự phù hợp, hãy chuyển chúng sang kế hoạch cho ngày hôm sau.
11. Tổ chức nơi làm việc của bạn sao cho cảm thấy thoải mái khi làm việc.

Sự kết luận

Lập kế hoạch cho mỗi ngày là một kỹ năng hữu ích và cần thiết. Đây là một cách tự tổ chức và phát triển bản thân, một sự đảm bảo rằng bạn có thể làm việc hiệu quả. Hệ thống lập kế hoạch làm việc được đề xuất sẽ giúp hiểu các nguyên tắc cơ bản quản lý thời gian và áp dụng thành công những kiến ​​thức này vào thực tế.