Thư từ kinh doanh qua e-mail là một phương thức giao tiếp bằng văn bản thuận tiện giữa các đơn vị kinh doanh. Bạn phải viết và nhận rất nhiều thư, và tốc độ và sự chính xác trong giao tiếp là một trong những yếu tố cấu thành nên công việc thành công của công ty. Một số quy tắc của thư tín kinh doanh.

Thư điện tử đã chiếm vị trí vững chắc trong thư từ kinh doanh do những ưu điểm của nó - tính khả dụng, hiệu quả và dễ sử dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số sắc thái của thư tín kinh doanh trực tuyến.

Nhận thư

1. Bạn nên kiểm tra hộp thư nhiều lần trong ngày làm việc. Nếu không, bạn có thể trì hoãn việc giải quyết các vấn đề quan trọng và làm ngưng trệ công việc của người khác.
2. Nếu bạn nhận được một lá thư, thì bạn cần phải đọc nó, vì ai đó đã gửi nó. Đương nhiên, chúng tôi không nói về thư rác ở đây.
3. Nếu bạn là người quản lý, thì ngày làm việc của bạn nên bắt đầu bằng việc kiểm tra thư. Để thuận tiện, hãy đặt ứng dụng email của bạn để tự động gửi hoặc gửi thư sau mỗi 10-20 phút.
4. Trong trường hợp bạn đang bận và nhận được email, hãy xem email đó đến từ ai, chủ đề của email là gì và nhanh chóng xem tiêu đề để đánh giá mức độ quan trọng của email.
5. Cố gắng trả lời email ngay lập tức - điều này sẽ giúp bạn tránh bị tắc nghẽn trong thư.

Sử dụng các trường Tới, Cc và Bcc một cách chính xác

1. "Cho ai". Nếu bạn gửi câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ, thì bạn đang đợi câu trả lời từ người nhận địa chỉ, người có dữ liệu được chỉ ra trong trường "tới". Khi bạn là người nhận, bạn cần trả lời câu hỏi. Đó là, trường này chứa dữ liệu của người nhận.
2. "Sao chép". Người nhận có dữ liệu được chỉ ra trong trường này, như nó đã từng là “nhân chứng được mời”. Người nhận trong trường hợp này không nên trả lời thư. Ngoài ra, nếu bạn cần gửi một bức thư như vậy, nó nên bắt đầu bằng dòng "xin lỗi đã can thiệp", một cách nhã nhặn.
3. "Bản sao ẩn". Thực tế là bức thư đã được gửi đến người nhận có dữ liệu được chỉ ra trong trường "bản sao mù" là người nhận chính không biết. Ngoài ra, trường này được sử dụng để gửi thư hàng loạt.

Khi trả lời, đừng quên nút "trả lời tất cả", điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót một người nhận nào. Bạn có thể xóa người nhận không mong muốn và thêm người nhận mới bất kỳ lúc nào.

Chủ đề. Trường này phải luôn được điền. Người gửi thư có thể nhận được một lượng lớn thư mỗi ngày, và bằng trường này, anh ta sẽ có thể đánh giá mức độ quan trọng của bức thư. Chủ đề của bức thư nên phản ánh nội dung của nó một cách ngắn gọn và đầy đủ thông tin.

"Tầm quan trọng của Viết". Trong trường hợp bức thư chứa thông tin quan trọng hoặc khẩn cấp cần xem xét khẩn cấp, hãy chỉ ra điều này, đặt mức độ quan trọng ở mức "cao". Điều này sẽ làm cho email của bạn nổi bật trong hộp thư đến của bạn. Nhưng đừng lạm dụng tính năng này.

Cách trả lời email

Dưới đây chúng tôi sẽ xem xét một hướng dẫn nhỏ về cách viết thư trả lời.

1. Bạn nên luôn bắt đầu bằng một lời chào - một lời chào xã giao, không thể làm gì hơn.
2. Bạn cần giao tiếp với một người bằng ngôn ngữ của họ. Và điều này không chỉ áp dụng cho ngôn ngữ học, mà còn áp dụng cho hình thức giao tiếp. Giao tiếp không chính thức có thể bị coi là thiếu tôn trọng, và thậm chí là cố gắng xúc phạm người đối thoại.
3. Bạn không nên sử dụng chuyển ngữ, ngoại trừ khi gửi thư từ điện thoại di động. Trong trường hợp ứng dụng thư của bạn không có tiếng Nga, hãy gửi nội dung của thư trong ứng dụng.
4. Một bức thư kinh doanh nên được hạn chế, chính xác và ngắn gọn. Độ chính xác có nghĩa là chỉ rõ dữ liệu bạn đang đề cập đến (ngày, địa điểm, thời gian, v.v.). Tính cụ thể - người nhận thư của bạn nên hiểu ngay từ những dòng đầu tiên chính xác những gì họ yêu cầu. Tính cụ thể. Nếu bạn là một người suy nghĩ rõ ràng, bạn có thể thể hiện suy nghĩ của mình một cách rõ ràng. Và người đối thoại của bạn sẽ ngay lập tức nhìn thấy và đánh giá cao điều đó. Vì vậy, bạn nên tránh "water" trong một vài trang nếu bạn có thể nêu bản chất của vấn đề trong một vài câu.
5. Khi một lá thư chứa một số câu hỏi, nhiệm vụ hoặc chủ đề, chúng cần được cấu trúc và tách biệt với nhau. Rất khó để đọc một dòng suy nghĩ liên tục, và càng khó hơn để rút ra những điểm quan trọng từ nó.
6. Các yêu cầu bằng thư cần được trả lời càng chi tiết càng tốt. Những câu trả lời như "To be done" không được chấp nhận.
7. Không được có lỗi trong văn bản của bức thư. Không có gì đáng sợ nếu một hoặc hai lỗi chính tả nhỏ lọt vào. Nhưng nếu bạn bị mù chữ kinh niên từ chữ này sang chữ khác, thì người đối thoại sẽ không có ấn tượng tốt nhất về bạn.
8. Luôn luôn đọc lại các bức thư của bạn! Đọc lá thư nhiều lần và đảm bảo rằng bạn không bỏ sót điều gì, kiểm tra xem có sai sót không, thông tin chi tiết về người nhận có chính xác không, v.v., v.v.

Những lá thư của một người thông minh phản ánh tính cách của những người mà họ được gửi đến.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Viết thư mà bạn muốn nhận.

[Cách ngôn cổ]

Viết là một lập luận mạnh mẽ trong thế giới kinh doanh.

[Bekhtereva Victoria]

1. Tại sao các tiêu chuẩn công ty thống nhất trong thư tín kinh doanh?

Thư điện tử là một thuộc tính bắt buộc của giao tiếp kinh doanh đối với bất kỳ công ty nào. Thực tế không có công ty nào không sử dụng e-mail. Nhưng hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Bạn có bao giờ cảm thấy như bạn đang gửi một email đến một lỗ đen khi bạn gửi email cho đồng nghiệp và bạn có thể không nhận được phản hồi?
• Khi các nhân viên gọi cho nhau và yêu cầu đọc một email khẩn cấp và điều này xảy ra cả ngày
• Khi bạn hoàn toàn không thể hiểu chính xác họ muốn gì từ bạn trong email
• Khi các vấn đề phức tạp và khó khăn, khi được thảo luận qua e-mail, sẽ bị chìm trong biển thông tin, chi tiết và vấn đề không được giải quyết

Nếu những câu hỏi này liên quan đến bạn, thì bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi ngày bằng cách đưa ra các quy tắc thống nhất cho thư tín điện tử. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về các nghi thức trong thư tín kinh doanh.

2. Bảy quy tắc chính của đạo đức thư tín kinh doanh

Chúng tôi có điều kiện phân tách các quy tắc về thư từ kinh doanh về các quy tắc đạo đức và quy tắc giao tiếp và trao đổi thông tin.

Các quy tắc giao tiếp được điều chỉnh bởi các quy tắc trao đổi thông tin trong các quy trình và dự án kinh doanh. Chúng tôi sẽ dành một bài báo riêng cho họ. Các quy tắc đạo đức hình thành phong cách quan hệ nội bộ của nhân viên công ty và tất yếu ảnh hưởng đến việc hình thành hình ảnh của công ty bạn giữa các đối tác. Ví dụ: gần đây tôi đã nhận được một lá thư từ một trong những đối tác của chúng tôi bắt đầu bằng những từ, "Chào buổi chiều, Bekhterev." Bạn nghĩ gì về sự hợp tác của chúng tôi?

Để không làm “mất mặt” công ty khi thực hiện các công việc trao đổi thư từ kinh doanh, cần phải tuân theo những “quy tắc vàng” của đạo đức thư tín kinh doanh:

1. Chúng tôi luôn bắt đầu một lá thư bằng lời kêu gọi
2. Dòng chủ đề của email phải là
3. Kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu và lỗi diễn đạt trước khi gửi.
4. Chữ cái phải có cấu trúc (KHÔNG có nước!)
5. Bức thư phải có từ ngữ chính xác
6. Nếu chúng tôi gửi tệp đính kèm trong một lá thư, thì chắc chắn chúng tôi sẽ viết rằng có tệp đính kèm (động thái này sẽ giúp tránh trường hợp bạn gửi thư mà tệp không được đính kèm; người nhận đã đọc thư và không tìm thấy tệp đính kèm tài liệu, có thể nhanh chóng trả lời và viết cho bạn rằng các tài liệu đính kèm mà bạn đã nêu trong thư bị thiếu).
7. Chúng tôi không bao giờ xóa tin nhắn. Một trong những điểm quan trọng nhất. Lịch sử tin nhắn không bao giờ được xóa, vì một lá thư là một tài liệu. Nếu cần, bạn luôn có thể nâng cao lịch sử của thư từ. Ví dụ, Radislav Gandapas thậm chí còn đưa ra yêu cầu không xóa lịch sử thư từ trong chữ ký của mình.

3. Các loại chữ cái

Có nhiều cách phân loại khác nhau, chúng tôi đề xuất phân biệt các chữ cái theo cấu trúc thiết kế:

1. Thư liên lạc (thư từ chối, thư yêu cầu, thư xác nhận, thư biện minh, v.v.)
2. Bức thư thỏa thuận

Thư-liên lạc

Trong loại thư này, chúng tôi bao gồm tất cả các loại thư mà người lao động sử dụng trong quá trình hoạt động nghề nghiệp của mình.

Cấu trúc chữ cái

Thư không nên được định dạng trong một văn bản. Nó phải được cấu trúc rõ ràng và có hình thức tốt để người nhận không bị mất thông tin quan trọng. Cấu trúc của bức thư bao gồm các thành phần rõ ràng:

Chủ đề thư

Chủ đề của bức thư nên có hành động cụ thể mà bạn mong đợi từ người trả lời: “thương lượng hợp đồng”, “đề xuất các vấn đề cần xem xét”, “gửi báo cáo”, v.v.

Nếu bạn đang gửi tài liệu, thì dòng tiêu đề phải có từ ngữ rõ ràng về tài liệu có trong tệp đính kèm thư.

Tại sao viết đúng dòng tiêu đề lại quan trọng?

Theo chủ đề của bức thư, rất dễ dàng tìm thấy bức thư cần thiết trong luồng thông tin hàng ngày. Không có lá thư nào sẽ bị mất.

Lưu ý: nếu bạn gửi thư trong công ty thì tiêu đề của thư được định dạng theo một tiêu chuẩn nhất định, nếu bạn gửi thư ngoài công ty thì nên định dạng chủ đề theo mẫu: Tên công ty: mục đích của bức thư.

Nội dung thư càng mang tính xây dựng càng tốt! Một trong những kỹ năng quan trọng trong thư tín kinh doanh mà bạn nên phát triển ở nhân viên của mình là khả năng trình bày rõ ràng và ngắn gọn những suy nghĩ của bạn.

P.S. Nếu chúng ta, khi soạn thảo một bức thư, đề cập đến một sự việc trong bức thư của người đối thoại, thì bức thư đó phải được trích dẫn, phân tách bằng màu sắc hoặc phông chữ.

Chữ ký công ty

Mẫu thiết kế chữ ký công ty phải giống nhau đối với tất cả nhân viên của công ty.

Chữ ký phải chứa tất cả các chi tiết chính của người nhận để, nếu cần, người nhận thư có thể dễ dàng liên hệ với bạn.

Trân trọng,

Họ tên, chức vụ.

P.S. Nếu chúng ta muốn có một mối quan hệ nồng ấm với đối tác / khách hàng, thì bạn nên ký một chữ ký cá nhân. Bất kỳ người nào cũng hài lòng khi nhận được một lá thư với thái độ cá nhân, ngay cả trong thư từ chính thức.

Chữ ký cá nhân luôn đề cập đến nội dung của bức thư. Ví dụ: Chúc một ngày tốt lành / Cảm ơn bạn / Rất vui được nói chuyện với bạn hôm nay / Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho một vấn đề quan trọng như vậy / Gửi lời chào tới gia đình và các em, v.v.

Tới / Cc

Chúng tôi điền vào các trường "Tới" và "Cc" cuối cùng để không vô tình gửi thư khi nó chưa sẵn sàng.

Sự khác biệt giữa trường "Tới" và "Cc" là gì?

Trong trường "Tới", chúng tôi chèn địa chỉ của người mà chúng tôi muốn thực hiện một số hành động.

Trong trường "Sao chép", chúng tôi chèn địa chỉ của một người sẽ được lợi khi đọc nội dung của bức thư.

P.S. Kinh nghiệm của chúng tôi đã chứng minh rằng trường "Sao chép" rất hữu ích. Nếu chúng ta đang đàm phán với một nhân viên bình thường, thảo luận về các vấn đề quan trọng, nhưng chúng ta không nhận được câu trả lời đúng mức và đúng hạn, thì nên chèn một lá thư của giám đốc hoặc người quản lý cao hơn vào một bản sao, ngay khi bắt đầu trao đổi. cách xây dựng.

Thật không may, ở nhiều công ty, mức độ văn hóa doanh nghiệp không ở mức thích hợp, do đó có những tình huống mà để một nhân viên làm tốt công việc của mình, cần có sự kiểm soát chặt chẽ từ đội ngũ quản lý.

Ngoài ra trong Outlook còn có một chức năng như "Bcc" - một công cụ quan trọng cho phép bạn thông báo cho các bên quan tâm về bức thư, nhưng đồng thời không làm người nhận bối rối rằng bức thư không được gửi đến riêng anh ta!

Bức thư thỏa thuận

Một loại thư quan trọng cho phép bạn tổng hợp kết quả của cuộc họp, hình thành các thỏa thuận bằng văn bản, cho biết thời gian hoàn thành và làm rõ: cả hai bên đã hiểu đúng những gì họ phải làm chưa?

Sẽ rất hữu ích khi viết những bức thư như vậy sau một cuộc họp, các cuộc đàm phán và các cuộc họp để có được các thỏa thuận bằng văn bản và một tầm nhìn chung về việc thực hiện chúng.

Cấu trúc thư:

1. Xin gửi lời chào, lời kêu gọi và lời tri ân tới những người tham gia cuộc thảo luận.
2. Lặp lại mục đích của cuộc họp mà tại đó các thỏa thuận đã được hình thành.
3. Bản liệt kê tất cả các vấn đề đã được thảo luận, cùng với các quyết định được đưa ra và việc chỉ định một người chịu trách nhiệm thực hiện.
4. Sửa chữa những ý tưởng không yêu cầu thực hiện khẩn cấp cho lịch sử.
5. Câu hỏi cho người nhận: Mọi thứ đã được tính đến chưa? Có bất kỳ nhận xét hoặc bổ sung?

Ví dụ:

Thiết kế chữ cái

Nét chữ

Phông chữ của bức thư nên được thống nhất, các điểm chính và tiêu đề có thể được in nghiêng trong văn bản nhưng bắt buộc phải tuân theo một phong cách thiết kế duy nhất.

P.S. Bạn nên luôn nhớ rằng những từ được viết bằng chữ in hoa được coi là sự nâng cao giọng điệu. Chúng nên được tránh.

Đoạn văn

Nên sắp xếp từng ý riêng biệt thành một đoạn văn riêng biệt để văn bản dễ cảm nhận hơn.

Thụt lề

Các đoạn văn không nên hợp nhất với nhau. Để làm cho bức thư dễ đọc hơn, nên thụt lề sau lời chào, trước mỗi đoạn văn và trước chữ ký:

Để làm cho bức thư hấp dẫn hơn về mặt trực quan, tốt hơn là nên định dạng các liên kết trong phần nội dung của bức thư dưới dạng siêu liên kết:

Phong cách viết

Chúng tôi mời bạn tham gia lớp học thạc sĩ của Sergei Bekhterev.

Giành được ít nhất 1 giờ rảnh mỗi ngày với khóa đào tạo này!

Tại lớp học tổng thể, bạn sẽ học:
✓ Cách quản lý công việc để mọi công việc được hoàn thành 100% và đúng hạn
✓ Cách chuẩn bị và tiến hành cuộc họp hiệu quả
✓ Cách tổ chức công việc hiệu quả của nhân viên trong một văn phòng

Thành công trong các hoạt động của bất kỳ tổ chức, công ty thương mại hoặc doanh nghiệp nào đều gắn bó chặt chẽ với văn hóa ứng xử và phép xã giao. Mọi hành động của người quản lý, nhân viên chắc chắn phải tính đến các quy tắc ứng xử tốt và tương ứng với hoàn cảnh.

Một trong những phần quan trọng nhất của phép xã giao là thư từ kinh doanh.

Người ta ước tính rằng gần 50% thời gian tại nơi làm việc dành cho việc làm quen với giấy tờ và thư từ. Nhưng điều này là cần thiết, vì thư từ kinh doanh có thẩm quyền có thể làm tăng đáng kể doanh thu của công ty, tăng tốc độ tương tác của các dịch vụ và phòng ban khác nhau.

Tất nhiên, có một số mô hình nhất định ở đây, và chúng chắc chắn sẽ được thảo luận trong bài viết này. Các quy tắc về thư từ kinh doanh từ lâu đã được tiêu chuẩn hóa. GOST R.6.30-2003 hiện có sẽ giúp đặt văn bản trên trang tính một cách chính xác, cho bạn biết bạn phải thực hiện thụt lề, lề, phông chữ nào. Thư từ kinh doanh được đặc trưng bởi sự đồng nhất và lặp lại của các lượt lời nói.

Tuy nhiên, mọi chữ cái đều khác nhau. Một dấu ấn lớn trên nó được để lại bởi danh tính của người gửi, vị trí của anh ta, hoàn cảnh và người nhận. Ở một mức độ nào đó, thư từ kinh doanh là sự kết hợp của sự sáng tạo và công việc cần mẫn.

Các loại thư từ kinh doanh

Luồng tài liệu được thực hiện trên giấy và qua e-mail.

Tất cả thư từ trong doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm sau:

Thư từ chính thức / không chính thức;

Trong và ngoài.

Thư từ chính thức bao gồm các đề nghị thương mại, thư cảm ơn và bảo đảm, các thỏa thuận thương mại, đơn đặt hàng cho doanh nghiệp, trách nhiệm công việc, yêu cầu, yêu cầu, yêu cầu.

Thư từ thân mật là những lời chúc mừng khác nhau của các đối tác kinh doanh, khách hàng, nhân viên; chia buồn, xin lỗi, mời và cảm ơn.

Tài liệu nội bộ chỉ luân chuyển giữa các bộ phận của một doanh nghiệp, trong khi tài liệu bên ngoài vượt ra ngoài phạm vi đó.

Quy tắc liên lạc kinh doanh: Nội dung bên trong

Yêu cầu chính là sự ngắn gọn và dung lượng của bức thư. Không kéo dài văn bản trên nhiều trang. Đặt cược tốt nhất của bạn là gắn bó với một.

Các quy tắc của thư tín kinh doanh liên quan đến việc loại trừ các từ và cách diễn đạt phức tạp, khó hiểu, ngoại lai và có tính chuyên môn cao khỏi văn bản. Tất cả các câu nên ngắn gọn, với những suy nghĩ chính của tác giả và không có "nước".

Tránh diễn giải kép trong thư, nếu không, nếu tranh chấp nảy sinh, bạn sẽ khó khăn hơn trong việc bảo vệ quan điểm của mình và chứng minh ý của bạn bằng một cụm từ nhất định.

Các quy tắc đăng ký thư tín kinh doanh bắt buộc người viết phải gọi người nhận bằng tên và từ viết tắt, trước đó phải biểu thị lời kêu gọi "Kính gửi (các) ...". Và luôn ở "Bạn", ngay cả khi người nhận thư có một mối quan hệ thân thiện tốt đẹp.

Trong phần mở đầu, ngoài việc chỉ ra họ và tên, mục đích chính của thông điệp được quy định. Ví dụ về thư từ kinh doanh biết đủ mẫu và tem cho các trường hợp như: “Liên quan đến thư trước…”, “Chúng tôi nhắc nhở bạn…”, “Chúng tôi thông báo cho bạn…” và những trường hợp khác.

Làm mềm câu trả lời bất lợi cho người nhận (từ chối đề nghị, từ chối hợp tác) bằng các cụm từ: “Rất tiếc, chúng tôi sẽ không thể tận dụng các điều kiện đề xuất…” hoặc tương tự.

Hồ sơ thủ tục giấy tờ bên ngoài

Bất kỳ thư kinh doanh nào cũng phải được viết trên giấy tiêu đề của công ty với các thông tin chi tiết về công ty và tất cả các chi tiết liên hệ.

Đảm bảo nhập ngày tháng chính xác của tài liệu.

Góc trên bên phải của trang tính được chiếm bởi các chữ cái đầu của người nhận và địa chỉ của công ty người nhận.

Chia văn bản thành các đoạn văn có ngữ nghĩa để người đọc dễ hiểu và dễ cảm nhận hơn. Không quá 4-5 dòng.

Viết tất cả các từ bằng chữ in hoa (in hoa) là một hình thức không tốt.

Các tài liệu có thể được đính kèm với thư. Trong trường hợp này, chúng được liệt kê trên một dòng riêng biệt ở phần dưới bên trái của trang tính. Đối với vấn đề nghi thức kinh doanh, phải nhận được thư trả lời trong vòng 10 ngày. Nếu vấn đề cần thêm thời gian để giải quyết, người nhận phải thông báo về vấn đề đó.

Sau khi viết, hãy nhớ kiểm tra kỹ văn bản một lần nữa để tìm lỗi, cả chính tả và ngữ pháp. Nếu có thời gian, bạn nên đặt bức thư sang một bên và quay lại xem sau. Theo quy luật, những điểm không chính xác sẽ được phát hiện mà lúc đầu không được chú ý. Lời khuyên này là quan trọng nhất khi trả lời khiếu nại của khách hàng. Bạn không nên làm phiền một người hơn nữa bằng một bức thư mù chữ.

Khi tài liệu được viết và kiểm tra một vài lần, hãy in tài liệu đó ra giấy A4. Kích thước này được sử dụng tiêu chuẩn cho bất kỳ thư từ nào, ngay cả khi bản thân văn bản chỉ chiếm một nửa trang.

Kiểm tra mực trong máy in trước khi in để tránh bị nhòe và lem nhem.

Trong một số trường hợp, bạn có thể đính kèm danh thiếp của mình vào tài liệu và đính kèm chính tờ in vào một tệp trong suốt.

Phong bì công ty in logo công ty cũng được coi là hình thức tốt.

Các quy tắc để thực hiện các thư từ kinh doanh trong một bình diện không chính thức thường mang tính cảm tính hơn trong các giấy tờ kinh doanh, và ít đóng dấu hơn. Các từ viết tắt là thích hợp ở đây, việc sử dụng các tính từ đầy màu sắc, ví dụ, trong lời chúc mừng: tuyệt vời, thông cảm, tốt bụng.

email công việc

Việc bạn không gửi thư từ trong phong bì qua mạng bưu chính không nên thoải mái. Các quy tắc về thư từ kinh doanh cũng được áp dụng trong những trường hợp này.

Các thông điệp kinh doanh điện tử có thẩm quyền và đúng đắn tạo ra một hình ảnh tích cực của cả doanh nghiệp và cá nhân. Danh tiếng trong kinh doanh có giá trị rất nhiều!

Các quy tắc cơ bản cho thư từ qua e-mail

Chỉ sử dụng địa chỉ email công việc của bạn cho mục đích đã định.

Chú ý đến tên của hộp thư. Không cho phép đặt tên sai như "em bé", "siêu nhân" khi làm việc, ngay cả khi chúng được chỉ định trong phiên âm tiếng Anh.

Luôn điền vào cột "chủ đề", nếu không lá thư của bạn có thể bị spam. Các mô tả như "kế hoạch", "danh sách", "đề nghị", "báo cáo" sẽ không hoạt động. Có thể có khá nhiều thư tương tự trong hộp thư của người nhận. Càng cụ thể càng tốt về nội dung thông điệp của bạn. Không sử dụng nhiều hơn năm từ. Viết chủ đề bằng chữ in hoa. Bạn không cần phải đặt dấu chấm ở cuối.

Nếu bạn đang trả lời email mà bạn đã nhận được trước đó, hãy nhớ xóa "Re" trong dòng chủ đề.

Phong cách giao tiếp

Giữ định dạng thư kinh doanh. Bỏ giọng điệu đe dọa, van xin, ra lệnh.

Các quy tắc của thư tín kinh doanh điện tử không cho phép sử dụng các biểu tượng cảm xúc, một số lượng lớn các câu hỏi hoặc dấu chấm than trong văn bản.

Lịch sự đi. Một câu chào bắt buộc khi bắt đầu và tạm biệt người đối thoại khi kết thúc là một hình thức hay. Ví dụ, "Với sự tôn trọng ..." hoặc như thế này: "Trân trọng kính chào ...".

Thư điện tử công việc và "quy tắc vàng" của nó: không kết hợp nhiều chủ đề khác nhau trong một thư. Tốt hơn là gửi một loạt các bức thư.

Một email phải ngắn gấp đôi một email.

Làm việc với tệp đính kèm

Nếu có quá nhiều thông tin cần gửi, không nên đưa tất cả vào nội dung thư mà hãy đính kèm dưới dạng các tài liệu riêng biệt trong tệp đính kèm.

Để thuận tiện cho người nhận, hãy đổi tên các tài liệu bạn đã chuẩn bị thành những tên dễ hiểu đối với người đó. Điều này sẽ thể hiện sự quan tâm của bạn và thu phục bạn. Hãy nghĩ xem người nhận có bao nhiêu thư mục đang làm việc trên máy tính của mình và cách họ tìm kiếm thư của bạn trong số đó.

Đảm bảo thông báo cho người nhận về các tệp bạn đang gửi để họ không coi chúng là một loại vi-rút tình cờ. Lưu trữ tài liệu lớn.

Và tốt nhất là gửi các tệp đính kèm quá lớn (từ 200 kb) theo các cách khác, ví dụ: qua máy chủ ftp.

Định dạng như COM, EXE, CMD, PIF và một số định dạng khác, một số máy chủ thư không cho phép và chặn.

Nếu có nhiều người nhận thư của bạn, đừng quá lười biếng để xóa tất cả các bằng chứng về việc chuyển tiếp hàng loạt mỗi lần. Người nhận không cần thông tin bổ sung như vậy. Lệnh "mù sao chép" sẽ giúp bạn.

Các quy tắc để thực hiện trao đổi thư từ kinh doanh qua e-mail liên quan đến việc thông báo cho bên thứ hai về việc nhận thư từ. Nếu hiện tại không thể trả lời, hãy thông báo cho người đối thoại về việc này. Lưu lịch sử của thư từ để tránh các câu hỏi và thủ tục tố tụng sau này.

Nếu phản hồi là quan trọng và khẩn cấp, nó được phép thông báo thêm cho người nhận qua điện thoại, Skype hoặc ICQ. Nếu ngay cả sau khi kết quả này vẫn không thể đạt được, hãy nhắc nhở bản thân một lần nữa.

Việc yêu cầu tài liệu trả lại một bức thư trống có tập tin đính kèm không phải là hiếm. Đó là điều không thể chấp nhận được. Các ví dụ về thư từ kinh doanh yêu cầu vị trí bắt buộc của thông tin liên quan trong phần nội dung của tài liệu. Ví dụ: "Tôi đang gửi dữ liệu cần thiết cho yêu cầu của bạn."

Đừng quên chỉ ra tọa độ ở cuối thư: tất cả các phương tiện liên lạc hiện có, chức vụ, trang web công ty, liên kết đến mạng xã hội.

Khi viết địa chỉ liên hệ của tổ chức, hãy cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt - số điện thoại có mã vùng, địa chỉ có mã zip. Rốt cuộc, giao tiếp của bạn không chỉ diễn ra với những cư dân trong khu vực của bạn. Nếu bạn có tất cả dữ liệu, việc liên hệ với bạn sẽ dễ dàng hơn.

Và quy tắc cuối cùng: ai bắt đầu cuộc trao đổi thư từ thì phải kết thúc cuộc đối thoại điện tử.

Sự kết luận

Viết kinh doanh là một vấn đề tế nhị. Đôi khi một cái nhìn lướt qua cũng đủ để hình thành một ý kiến ​​chắc chắn về một người và tổ chức mà anh ta đại diện. Biết các quy tắc của văn bản kinh doanh có thể đi một chặng đường dài trong sự nghiệp của bạn.

Sau đó, các câu hỏi về cách thức và phương tiện bạn có thể tạo và gửi, về nguyên tắc, sẽ không nảy sinh. Tuy nhiên, không phải ai cũng sẵn sàng bắt đầu ngay công việc này khi có thư chính thức, đặc biệt là khi tác giả của bức thư mong nhận được phản hồi về nó. Tôi sẽ bật mí cho bạn một bí mật nho nhỏ về thư từ thương mại, bức thư càng chặt chẽ về tính cách và văn phong thì càng có nhiều cơ hội nhận được phản hồi từ người nhận. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một số email mẫu sẽ giúp người dùng phát triển phong cách riêng của họ và viết những thông điệp dễ hiểu nhất trong tương lai.

Đầu tiên, bạn cần quyết định ký tự mà chúng ta đang tạo sẽ có. Tôi chia tất cả các email gửi đi thành ba loại chính:

• Đề xuất kinh doanh
• yêu cầu kinh doanh
• đối xử thân thiện

Theo đó, đối với cả ba loại, tôi có các khoảng trống mẫu, cả ở dạng tệp văn bản đơn giản và dạng mẫu được thiết kế riêng cho các chương trình email nhất định. Hãy chuyển sang từng thứ theo thứ tự.

Đề xuất kinh doanh

Xin chào (Chào buổi chiều), [tên của người đã xưng hô]!

Bạn nên chỉ ra tên trong bất kỳ chữ cái nào khi giao tiếp, bởi vì sự hấp dẫn cá nhân tạo cho người đó một tâm trạng thân thiện. Tuy nhiên, nếu không thể tìm ra tên, một lời chào mẫu là đủ.

Hãy để tôi giới thiệu với bạn một dịch vụ mới (sản phẩm mới) từ công ty của chúng tôi [tên công ty].

Hãy để tôi đề xuất hợp tác trong lĩnh vực [tên lĩnh vực hoạt động].

Tiếp theo, hãy mô tả ngắn gọn những ưu điểm của ưu đãi về giá cả hoặc một số đặc điểm chất lượng. Điều chính là không lạm dụng nó. Hàng Megabyte văn bản, và thậm chí được bổ sung bởi những bức tranh vô nghĩa tươi sáng, chỉ khiến mọi người sợ hãi. Nếu người nhận thư quan tâm đến lời đề nghị của bạn từ những dòng đầu tiên, anh ta chắc chắn sẽ liên hệ với bạn để biết thêm thông tin.

Nếu bạn thực sự nghiêm túc về việc thu hút những người phù hợp liên hệ với bạn lần đầu tiên họ liên hệ với bạn, thì bạn nên nghĩ về khả năng tiếp cận ngoài email. Sẽ không thừa nếu tạo tài khoản trong các dịch vụ như ICQ vàỨng dụng trò chuyện. Đôi khi, một người liên lạc với bạn bằng điện thoại thông thường dễ dàng hơn nhiều, nếu số điện thoại như vậy, tất nhiên, sẽ được bạn cẩn thận để lại trong chữ ký.

Tại sao bạn cần phải sao chép địa chỉ e-mail của chính mình trong chữ ký, bạn hỏi, nếu nó được máy chủ thư tự động chuyển tiếp. Theo đó, có một quy tắc mà thông tin thừa trong thư từ kinh doanh không bao giờ là không cần thiết. Hãy tưởng tượng một tình huống khi lá thư của bạn được nhận bởi một người có khả năng không quan tâm đến đề xuất, hoặc đơn giản là không đủ năng lực để trả lời nó một cách chính xác. Anh ta chuyển tiếp tin nhắn đã nhận cho người dùng khác, nhưng vì lý do nào đó, thông tin về người gửi thực sự bị mất khỏi dữ liệu tự động được thêm vào, điều này gây khó khăn cho việc liên hệ với bạn. Tuy nhiên, sẽ luôn đủ để nhìn vào chữ ký để xác định tác giả của bức thư và các liên hệ cần thiết của anh ta.

yêu cầu kinh doanh

Xin chào (Chào buổi chiều)!

Hoặc, nếu tên của người nhận được biết, thì (Thân mến, [Tên, Chữ viết tắt])!

Vui lòng cung cấp thông tin về sản phẩm (dịch vụ) [tên sản phẩm / dịch vụ] kèm theo mô tả đầy đủ các đặc tính và phẩm chất cạnh tranh.

Dựa trên Luật Liên bang của Liên bang Nga [số và ngày của tài liệu], tôi yêu cầu bạn cung cấp thông tin [mô tả dữ liệu cần thiết để có được].

Bạn cũng có thể liên hệ với ban quản lý của một dịch vụ cụ thể trên Internet, trong trường hợp vi phạm quyền của bạn.

Liên quan đến việc vi phạm đoạn [số đoạn trong thỏa thuận người dùng] của thỏa thuận người dùng, cụ thể là: “[trích dẫn toàn bộ nội dung của đoạn có tên]”, tôi yêu cầu bạn kiểm tra và có biện pháp trừng phạt thích hợp đối với người có tội [chịu trách nhiệm ( nếu chúng ta đang nói về nhân viên dịch vụ)] person [site (tên trang web)]. Vui lòng báo cáo kết quả kiểm tra và các biện pháp trừng phạt đến [địa chỉ e-mail của riêng tôi].

đối xử thân thiện

Xin chào (Chúc một ngày tốt lành) (Xin chào), [tên người]!

Khi bạn lần đầu tiên liên lạc một cách thân thiện, một chỉ báo tốt sẽ là mức độ đầy đủ của tin nhắn văn bản của bạn. Một văn bản dài, được viết chính xác sẽ cho thấy bạn quan tâm nhiều đến việc liên hệ với đúng người và mong muốn nhận được phản hồi. Đừng quên bắt đầu cuộc trò chuyện bằng một vài câu hỏi ban đầu.

Ví dụ về email

Email là gì? Trong thế giới kinh doanh ngày nay, đây là:

• Mặt của bạn. Với sự trợ giúp của email, bạn có thể tạo ra một hình ảnh tích cực trong mắt đối tác hoặc làm hỏng ấn tượng đầu tiên.
• Công cụ làm việc của bạn. Rất nhiều giao tiếp với thế giới bên ngoài xảy ra qua email. Do đó, sử dụng tốt công cụ này, bạn có thể làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn nhiều.
• Đánh lạc hướng mạnh mẽ. Thế giới bên ngoài đang cố gắng để có được bạn, làm bạn mất tập trung và dẫn bạn đi lạc đường qua email.

Từ những vị trí này và xem xét cách làm việc với e-mail. Hãy bắt đầu đơn giản.

Thiết kế chữ cái

Tôi sử dụng ứng dụng thư Mozilla Thunderbird, vì vậy tôi sẽ sử dụng ví dụ của nó. Hãy tạo một chữ cái mới và đi từ trên xuống dưới qua danh sách các trường.

Cho ai. Sao chép. Bản sao ẩn

Có lẽ ai đó không biết, nhưng "To" trong Mozilla có thể được đổi thành "Cc" hoặc "Bcc".

• Cho ai: chúng tôi viết người nhận chính hoặc một số người nhận được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
• Sao chép: chúng tôi viết ai đó nên đọc bức thư, nhưng từ người mà chúng tôi không mong đợi một phản ứng.
• Bản sao ẩn: chúng tôi viết ai đó nên đọc bức thư, nhưng những người nhận thư còn lại vẫn chưa biết. Nó đặc biệt thích hợp để sử dụng cho việc gửi hàng loạt thư công việc, chẳng hạn như thông báo.

Không đung trong thư hàng loạt, chỉ định người nhận thông qua các trường "Cc" hoặc "Tới". Vài lần trong năm, tôi nhận được những lá thư liệt kê 50-90 người nhận trong trường "Cc". Có một sự vi phạm quyền riêng tư. Không phải tất cả những người nhận của bạn đều cần biết những người khác mà bạn đang làm việc cùng về một chủ đề tương tự. Thật tốt nếu họ là những người quen biết nhau. Và nếu có các công ty cạnh tranh trong danh sách mà không biết về nhau? Ít nhất, bạn cần chuẩn bị cho những lời giải thích không cần thiết, và ít nhất, chấm dứt hợp tác với một trong số họ. Đừng làm theo cách này.

Chủ đề thư

Các dịch vụ gửi thư chuyên nghiệp thường viết về tầm quan trọng của dòng tiêu đề (đôi khi hợp lý) trong các blog công ty của họ. Nhưng chúng ta thường nói về các bức thư chào hàng, trong đó chủ đề của bức thư giải quyết vấn đề “nên mở email”.

Chúng tôi thảo luận về thư từ kinh doanh hàng ngày. Ở đây chủ đề giải quyết vấn đề "bức thư và tác giả của nó nên được dễ dàng xác định và sau đó tìm thấy." Hơn nữa, sự siêng năng của bạn sẽ trở lại với bạn dưới dạng nghiệp lực của vô số thư phản hồi, chỉ với tiền tố Lại: hoặc dâm đãng, trong số đó bạn sẽ phải tìm kiếm bức thư mong muốn về chủ đề.

20 lá thư là khối lượng thư từ một ngày của một người quản lý cấp trung. Tôi không nói về các doanh nhân và chủ doanh nghiệp, số lượng thư của họ đôi khi vượt quá 200 hoặc nhiều hơn mỗi ngày. Vì vậy, một lần nữa: không gửi email với dòng tiêu đề trống.

Vì vậy, làm thế nào để xây dựng chính xác chủ đề của bức thư?

Sai lầm # 1 : chỉ tên của công ty trong chủ thể. Ví dụ: "Bầu trời" và tất cả. Thứ nhất, bạn có thể không phải là người trong công ty của bạn giao tiếp với đối tác này. Thứ hai, một chủ đề như vậy không mang lại bất kỳ ý nghĩa nào, bởi vì tên công ty của bạn đã hiển thị từ địa chỉ. Thứ ba, hãy đoán xem hộp thư của riêng bạn sẽ như thế nào với cách tiếp cận thư từ này? Khoảng như thế này.

Có thuận tiện để tìm kiếm về các chủ đề như vậy không?

Sai lầm # 2 : tiêu đề hào nhoáng, bán chạy. Thật tuyệt nếu bạn biết cách viết những tiêu đề như vậy. Nhưng liệu có thích hợp để sử dụng những kỹ năng này trong thư tín kinh doanh không? Hãy nhớ mục đích của dòng chủ đề của một bức thư kinh doanh: không phải để bán, mà là để cung cấp thông tin nhận dạng và tìm kiếm.

Nội dung của bức thư

Có nhiều hướng dẫn để viết văn bản cho những dịp khác nhau. Ví dụ, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin và các bậc thầy khác về từ này có rất nhiều thông tin hữu ích. Tôi khuyên bạn nên đọc các bài báo của họ ít nhất để cải thiện khả năng đọc viết nói chung và cải thiện phong cách viết nói chung.

Trong quá trình viết thư, chúng ta phải nhất quán đưa ra một số quyết định.

Một vấn đề lịch sự . Mở đầu bức thư, bạn có thể lấp lửng những lời tán tỉnh hay thậm chí là dịu dàng với tinh thần “Rodya thân yêu của anh, hơn hai tháng nay anh không nói chuyện với em bằng văn bản, từ đó bản thân em đau khổ và thậm chí không ngủ được nữa. đêm, đang suy nghĩ. ” Rất lịch sự và rất tốn kém, cả về thời gian để soạn phần giới thiệu như vậy, và về thời gian của người đối thoại để đọc nó. Thư từ là kinh doanh, nhớ không? Không phải viết thể loại thư ký cho một cuộc thi và không phải một bức thư của mẹ anh ta gửi cho Raskolnikov, mà là thư từ kinh doanh.

Chúng tôi tôn trọng thời gian của chúng tôi và người nhận!

Giới thiệu bản thân và nhớ lại hoàn cảnh của người quen chỉ có ý nghĩa trong bức thư đầu tiên được gửi sau một cuộc gặp gỡ thoáng qua tại triển lãm. Nếu đây là sự tiếp tục của sự hợp tác hoặc thư từ hiện tại, trong lá thư đầu tiên trong ngày, chúng tôi viết: “Xin chào, Ivan”, trong bức thư thứ hai và tiếp theo: “Ivan, ...”.

Bắt mắt . Tôi luôn lo lắng về câu hỏi sẽ liên hệ với ai trong một bức thư nếu có nhiều người nhận. Gần đây tôi đã viết một lá thư gửi cho ba cô gái tên là Anna. Không chút do dự, tôi viết "Xin chào, Anna" và không tắm hơi. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có ba hoặc thậm chí bảy người nhận và họ không có cùng tên? Bạn có thể liệt kê theo tên: "Chào buổi chiều, Rodion, Pulcheria, Avdotya và Pyotr Petrovich." Nhưng nó dài và cần thời gian. Bạn có thể viết: "Xin chào các đồng nghiệp!".

Đối với bản thân tôi, tôi sử dụng quy tắc để gọi tên người trong trường "Tới". Và đối với những người ở trong bản sao, tuyệt đối không liên hệ. Quy tắc này đồng thời cho phép bạn xác định chính xác hơn (một!) Người nhận thư và mục đích của lá thư này.

Trích dẫn . Thư từ thường là một chuỗi các bức thư với các câu hỏi và câu trả lời - trong một từ, một cuộc đối thoại. Cách tốt được coi là không xóa lịch sử thư từ và viết câu trả lời của bạn ở đầu văn bản được trích dẫn, để khi bạn quay lại thư này sau một tuần, bạn có thể dễ dàng đọc đoạn đối thoại từ trên xuống dưới theo ngày giảm dần.

Vì một số lý do, cài đặt mặc định trong Mozilla là "Đặt con trỏ sau văn bản được trích dẫn." Tôi khuyên bạn nên thay đổi nó trong menu "Công cụ" → "Tùy chọn tài khoản" → "Biên dịch và định địa chỉ". Nó phải là như vậy.

Mục đích của bức thư . Thư thương mại có hai loại:

• khi chúng ta chỉ cần thông báo cho người đối thoại (ví dụ, một báo cáo về công việc đã hoàn thành trong tháng);
• và khi chúng ta muốn điều gì đó từ người đối thoại. Ví dụ, để anh ta đồng ý trên hóa đơn đính kèm để thanh toán.

Theo quy định, có nhiều thư khuyến khích hơn thư báo cáo. Nếu chúng ta muốn đạt được điều gì đó từ người đối thoại, điều rất quan trọng là phải nói điều này bằng một bức thư ở dạng văn bản thuần túy. Lời kêu gọi hành động phải được theo sau bởi tên và là câu cuối cùng của bức thư.

Không đung : "Porfiry Petrovich, tôi biết ai đã giết bà lão."

Chính xác : "Porfiry Petrovich, chính tôi đã giết bà lão, xin hãy ra tay bắt giữ tôi, tôi mệt mỏi vì đau khổ!"

Tại sao phóng viên phải nghĩ cho bạn biết phải làm gì với lá thư này? Rốt cuộc, anh ta có thể đưa ra quyết định sai lầm.

Chữ ký trong văn bản . Cô ấy phải là. Hơn nữa, tất cả các ứng dụng email đều cho phép bạn thiết lập tính năng tự động thay thế chữ ký, ví dụ: "Trân trọng, ..." cổ điển. Trong Mozilla, điều này được thực hiện trong menu "Công cụ" → "Tùy chọn tài khoản".

Viết hay không viết danh bạ trong chữ ký là chuyện riêng của mỗi người. Nhưng nếu bạn có mối liên hệ nào đó với việc bán hàng - hãy chắc chắn viết. Ngay cả khi giao dịch không diễn ra dựa trên kết quả của giao tiếp, trong tương lai bạn sẽ dễ dàng được tìm thấy bằng cách sử dụng danh bạ từ chữ ký.

Cuối cùng, một đặc điểm nữa của phần nội dung thư dành cho những người đối thoại không thích (không thể, không muốn, không có thời gian) trả lời thư của bạn. Chỉ định giá trị mặc định trong văn bản của bức thư. Ví dụ, “Porfiry Petrovich, nếu bạn không đến bắt tôi trước 12 giờ trưa thứ Sáu, thì tôi coi như mình được quên.” Tất nhiên, thời hạn phải có thật (không gửi văn bản từ ví dụ vào thứ Sáu lúc 11:50). Người nhận phải có khả năng đọc và quyết định về bức thư của bạn. Một sự "im lặng" như vậy giúp bạn giảm bớt trách nhiệm về việc không trả lời của người đối thoại. Như mọi khi, việc sử dụng con chip này phải được tiếp cận một cách khôn ngoan. Nếu một người trả lời thư của bạn đúng giờ và thường xuyên, một tối hậu thư như vậy có thể, nếu không xúc phạm anh ta, sau đó làm anh ta căng thẳng một chút hoặc dẫn đến quyết định không trả lời thư ngay bây giờ mà bắt bạn phải đợi đến thứ Sáu.

Tệp đính kèm

Thư thường đi kèm với các tệp đính kèm: sơ yếu lý lịch, chào hàng thương mại, ước tính, lịch trình, bản quét tài liệu - một công cụ rất tiện lợi và đồng thời là nguồn gây ra các lỗi phổ biến.

Lỗi : Quy mô đầu tư rất lớn. Chúng tôi thường nhận được email có tệp đính kèm có kích thước lên đến 20 MB. Theo quy định, đây là những bản quét một số tài liệu ở định dạng TIFF, với độ phân giải 600dpi. Chương trình thư của phóng viên gần như chắc chắn sẽ bị treo trong vài phút trong những nỗ lực vô ích để tải xuống bản xem trước của tệp đính kèm này. Và Chúa cấm người nhận thử đọc bức thư này trên điện thoại thông minh ...

Riêng tôi, tôi xóa những bức thư như vậy ngay lập tức. Bạn không muốn email của mình rơi vào thùng rác trước khi nó được đọc? Kiểm soát kích thước của tệp đính kèm. Nó được khuyến nghị rằng nó không lớn hơn 3 MB.

Nếu vượt quá thì sao?

• Hãy thử định cấu hình lại máy quét của bạn để có định dạng và độ phân giải khác. Ví dụ, trong PDF và các bản quét khá dễ đọc 300dpi được thu được.
• Hãy nghĩ về các chương trình như trình lưu trữ WinRar hoặc 7zip. Một số tệp nén hoàn hảo.
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tệp đính kèm rất lớn và bạn không thể nén nó? Ví dụ, một cơ sở dữ liệu kế toán gần như trống rỗng nặng 900 MB. Các kho lưu trữ thông tin trên đám mây sẽ được giải cứu: Dropbox, Google Drive và những thứ tương tự. Một số dịch vụ, như Mail.ru, tự động chuyển đổi các tệp đính kèm khổng lồ thành các liên kết lưu trữ đám mây. Nhưng tôi thích tự mình quản lý thông tin được lưu trữ trên đám mây hơn, vì vậy tôi không hoan nghênh việc tự động hóa từ Mail.ru.

Và một khuyến nghị không hoàn toàn rõ ràng nữa về các khoản đầu tư - Tên . Nó phải dễ hiểu và được người nhận chấp nhận. Một lần, trong công ty, chúng tôi đang chuẩn bị một đề nghị thương mại gửi tới ... đó là Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Tôi đã nhận được một lá thư từ người quản lý với dự thảo CP để phê duyệt, và trong tệp đính kèm có một tệp với tên "DlyaFedi.docx". Với người quản lý đã gửi cho tôi cái này, một cuộc đối thoại đã diễn ra với nội dung sau:

Thưa người quản lý, cá nhân bạn đã sẵn sàng để tiếp cận người được kính trọng này và gọi anh ta là Fyodor vào mặt anh ta chưa?

Bằng cách nào đó không, một người được kính trọng, mọi người đều gọi anh ta bằng họ và tên viết tắt.

Tại sao bạn lại gọi tệp đính kèm là "Dành cho Fedi"? Nếu tôi gửi nó cho anh ta ngay bây giờ, bạn có nghĩ anh ta sẽ mua rìu từ chúng tôi ở CP này không?

Tôi đã định đổi tên ...

Tại sao phải chuẩn bị một quả bom hẹn giờ - sự từ chối của khách hàng tiềm năng - hoặc tạo thêm công việc cho chính bạn bằng cách đổi tên tệp? Tại sao không đặt tên chính xác cho tệp đính kèm ngay lập tức: "Dành cho Fedor Mikhailovich.docx" hoặc thậm chí tốt hơn - "KP_Sky_Axes.docx".

Vì vậy, với email như một "bộ mặt" ít nhiều được sắp xếp. Hãy chuyển sang e-mail như một công cụ năng suất và nói về sự phân tâm của nó.

Làm việc với các chữ cái

Email là một thứ gây xao nhãng mạnh mẽ. Như với bất kỳ sự phân tâm nào, thư phải được xử lý bằng cách thắt chặt các quy tắc và thực hiện lịch trình làm việc.

Ở mức tối thiểu, bạn cần tắt TẤT CẢ thông báo thư. Nếu ứng dụng thư được định cấu hình theo mặc định, bạn sẽ được thông báo bằng tín hiệu âm thanh và biểu tượng bên cạnh đồng hồ sẽ nhấp nháy và bản xem trước của thư sẽ được hiển thị. Nói một cách ngắn gọn, họ sẽ làm mọi cách để trước tiên khiến bạn thoát khỏi công việc cực nhọc, và sau đó đẩy bạn xuống vực thẳm của những bức thư chưa đọc và những bức thư chưa được xem - trừ một hoặc hai giờ của cuộc đời.

Đối với một số người, ý chí mạnh mẽ cho phép bạn không bị phân tâm bởi các thông báo, và tốt hơn là những người bình thường không nên cám dỗ số phận và tắt chúng đi. Trong Mozillla Thunderbird, điều này được thực hiện thông qua menu "Công cụ" → "Cài đặt" → "Chung" → "Khi tin nhắn mới xuất hiện".

Nếu không có thông báo, làm thế nào để hiểu rằng một lá thư đã đến?

Rất đơn giản. Bản thân bạn, một cách có ý thức, phân bổ thời gian để phân tích thư, mở ứng dụng thư của bạn và xem tất cả các thư chưa đọc. Điều này có thể được thực hiện hai lần một ngày, chẳng hạn như vào giờ ăn trưa và buổi tối, hoặc trong thời gian bắt buộc ngừng hoạt động, chẳng hạn như khi tắc đường.

Mọi người thường hỏi, còn thời gian phản hồi và email khẩn cấp thì sao? Tôi trả lời: bạn không có thư khẩn trong thư. Trừ khi bạn làm việc trong bộ phận hỗ trợ khách hàng (bộ phận như vậy có quy tắc riêng để làm việc với thư).

Nếu có thư khẩn cấp, người gửi sẽ thông báo cho bạn về điều này thông qua các kênh khác - điện thoại, SMS, Skype. Sau đó, bạn sẽ đi vào ứng dụng thư khách một cách có ý thức và xử lý thư khẩn cấp. Mọi chuyên gia về quản lý thời gian (ví dụ: Gleb Arkhangelsky với "Time Drive") tuyên bố tiêu chuẩn để trả lời email trong tối đa 24 giờ. Đây là một quy tắc bình thường của hình thức tốt - đừng mong đợi câu trả lời tức thì từ người đối thoại qua email. Nếu có một bức thư khẩn cấp, hãy thông báo về nó thông qua các kênh liên lạc nhanh hơn.

Vì vậy, chúng tôi đã tắt thông báo và bây giờ chúng tôi bật ứng dụng thư khách theo lịch trình của chúng tôi.

Phải làm gì khi chúng ta truy cập vào thư và tham gia vào một hoạt động được gọi là "phân tích cú pháp email"? Đâu là nơi bắt đầu và kết thúc của công việc này?

Tôi đã nghe rất nhiều về hệ thống hộp thư đến bằng không, nhưng, thật không may, tôi chưa gặp một người nào sử dụng nó. Tôi đã phải phát minh lại bánh xe của mình. Có các bài viết về chủ đề này trên Lifehacker. Ví dụ, " ". Dưới đây tôi sẽ nói về hệ thống hộp thư đến bằng không trong cách diễn giải của tôi. Tôi sẽ biết ơn nếu các chuyên gia GTD sẽ được ghi nhận trong các ý kiến, bổ sung hoặc cải thiện hệ thống được mô tả.

Điều quan trọng là phải hiểu và chấp nhận rằng email không phải là một kế hoạch nhiệm vụ hoặc một kho lưu trữ cho các hoạt động của bạn. Do đó, thư mục Hộp thư đến phải luôn trống. Nếu bạn đã thực hiện phân tích hộp thư đến, đừng dừng lại và đừng để bị phân tâm bởi bất cứ điều gì cho đến khi bạn làm trống thư mục này.

Làm gì với email trong hộp thư đến? Bạn cần tuần tự lướt qua từng chữ cái và xóa nó đi. Có, chỉ cần chọn và nhấn Delete trên bàn phím. Nếu bạn không thể buộc mình xóa email, bạn sẽ phải đưa ra quyết định phải làm gì với nó.

1. Bạn có thể trả lời nó trong ba phút? Nó có cần được trả lời không? Có, bạn trả lời, và câu trả lời sẽ không quá ba phút, sau đó trả lời ngay lập tức.
2. Bạn cần trả lời, nhưng việc chuẩn bị câu trả lời sẽ mất hơn ba phút. Nếu bạn sử dụng bộ lập lịch tác vụ cho phép bạn chuyển email thành một nhiệm vụ, hãy biến email của bạn thành một nhiệm vụ và quên nó đi trong một thời gian. Ví dụ, tôi sử dụng dịch vụ hoàn toàn tuyệt vời Doit.im. Nó cho phép bạn tạo một địa chỉ email cá nhân: bạn chuyển tiếp một bức thư đến nó và nó sẽ biến thành một nhiệm vụ. Nhưng nếu bạn không có bộ lập lịch tác vụ, hãy chuyển chữ cái vào thư mục con "0_Run".
3. Sau khi trả lời nhanh một bức thư, biến nó thành một nhiệm vụ hoặc chỉ đọc nó, bạn cần quyết định tiếp theo sẽ làm gì với bức thư này: xóa nó hoặc gửi nó vào một trong các thư mục để lưu trữ lâu dài.

Đây là những thư mục để lưu trữ lâu dài mà tôi có.

• 0_Run. Tôi không có một thư mục như vậy, nhưng nếu bạn không có bảng kế hoạch, tôi xin nhắc lại, bạn có thể thêm các chữ cái vào đây yêu cầu nghiên cứu chi tiết. Thư mục này cũng cần được làm sạch thường xuyên, nhưng với một cách tiếp cận chu đáo tại thời điểm được phân bổ đặc biệt cho việc này.
• 1_ Tham khảoỞ đây tôi đặt các thư với thông tin cơ bản: thư chào mừng với thông tin đăng nhập từ các dịch vụ web khác nhau, vé cho các chuyến bay sắp tới, v.v.
• 2_ Các dự án.Ở đây được lưu trữ một kho lưu trữ thư từ về các đối tác và dự án có mối quan hệ hiện tại. Đương nhiên, có một thư mục riêng cho từng dự án hoặc đối tác. Trong tập hồ sơ của đối tác, tôi không chỉ để thư của nhân viên của anh ta, mà còn có thư của những nhân viên thuộc “Bầu trời” liên kết với đối tác này. Rất thuận tiện: nếu cần thiết, tất cả thư từ về dự án đều có trong tay chỉ trong một vài cú nhấp chuột.
• 3 Bảo tàng.Ở đây tôi ném những bức thư đó là một điều đáng tiếc để xóa, và lợi ích từ chúng không phải là rõ ràng. Các thư mục có dự án đã đóng từ "2_Projects" cũng di chuyển đến đây. Nói cách khác, những ứng cử viên đầu tiên để xóa được lưu trữ trong "Bảo tàng".
• 4_Tài liệu.Đây là những lá thư kèm theo các tài liệu mẫu điện tử có thể hữu ích trong tương lai cho công việc kế toán, ví dụ: hành vi đối chiếu từ khách hàng, vé cho các chuyến đi. Thư mục này có nhiều điểm chung với thư mục "2_Projects" và "1_Sprav", chỉ khác là nó lưu trữ thông tin kế toán, và trong thư mục "2_Projects" - thông tin quản lý. Trong "4_Documents" - thông tin đã chết và trong "2_Projects" - sống.
• 5_Kiến thức.Ở đây tôi chỉ đưa ra những bức thư thực sự hữu ích mà tôi muốn quay lại sau một thời gian để lấy cảm hứng hoặc tìm kiếm giải pháp.

Có các cài đặt ứng dụng thư khác rất quan trọng đối với hoạt động của hệ thống này. Đầu tiên, theo mặc định, Thunderbird có hộp kiểm "Đánh dấu thư là đã đọc". Tôi thích làm điều đó một cách có ý thức, vì vậy cờ đã tắt! Để thực hiện việc này, hãy vào menu "Công cụ" → "Cài đặt" → "Nâng cao" → "Đọc và hiển thị".

Thứ hai, chúng tôi sử dụng bộ lọc . Trước đây, tôi đã chủ động sử dụng các bộ lọc tự động chuyển tiếp thư đến các thư mục thích hợp dựa trên địa chỉ của người gửi. Ví dụ: thư từ một luật sư đã được chuyển đến thư mục "Luật sư". Tôi đã từ bỏ cách tiếp cận này vì một số lý do. Thứ nhất: thư từ luật sư trong 99% trường hợp liên quan đến một dự án hoặc đối tác, có nghĩa là chúng phải được chuyển đến thư mục của đối tác hoặc dự án này. Thứ hai: Tôi quyết định bổ sung nhận thức. Bản thân bạn phải quyết định nơi lưu trữ một bức thư cụ thể và sẽ thuận tiện hơn nếu chỉ tìm kiếm các thư chưa được xử lý ở một nơi - trong hộp thư đến. Bây giờ tôi chỉ sử dụng bộ lọc để sắp xếp các chữ cái thông thường tự động từ các hệ thống khác nhau vào các thư mục, tức là các chữ cái không yêu cầu tôi đưa ra quyết định. Các bộ lọc trong Mozilla Thunderbird được định cấu hình trong menu "Công cụ" → "Bộ lọc Thư".

Vì vậy, với cách tiếp cận phù hợp, thời gian sử dụng e-mail từ 10 đến 60 phút mỗi ngày, tùy thuộc vào khối lượng thư từ.

Có, và một điều nữa. Bạn đã tắt thông báo cho các email mới chưa? ;)