Ang pagsusulatan sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay isang maginhawang paraan ng nakasulat na komunikasyon sa pagitan ng mga entidad ng negosyo. Kailangan mong magsulat at makatanggap ng maraming liham, at ang bilis at kawastuhan ng komunikasyon ay isa sa mga bahagi ng matagumpay na gawain ng kumpanya. Ang ilang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo.

Ang e-mail ay matatag na kinuha ang lugar nito sa pagsusulatan ng negosyo dahil sa mga pakinabang nito - pagkakaroon sa buong orasan, kahusayan, at kadalian ng paggamit. Sa artikulong ito, titingnan natin ang ilan sa mga nuances ng pagsusulatan sa online na negosyo.

Pagtanggap ng mga sulat

1. Dapat mong suriin ang iyong mailbox nang maraming beses sa araw ng trabaho. Kung hindi, maaari mong ipagpaliban ang paglutas ng mahahalagang isyu at itigil ang gawain ng ibang tao.
2. Kung nakatanggap ka ng isang sulat, kailangan mong basahin ito, dahil may nagpadala nito. Natural, hindi spam ang pinag-uusapan dito.
3. Kung ikaw ay isang tagapamahala, kung gayon ang iyong araw ng trabaho ay dapat magsimula sa pagsuri sa iyong mail. Para sa kaginhawahan, itakda ang iyong email client na awtomatikong maghatid o magpadala ng mail bawat 10-20 minuto.
4. Kung sakaling abala ka at nakatanggap ka ng email, tingnan kung kanino ito galing, kung ano ang paksa ng email, at mabilis na tingnan ang pamagat upang masukat ang kahalagahan ng email.
5. Subukang sagutin kaagad ang mga email - makakatulong ito sa iyong maiwasan ang mga pagbara sa mail.

Gamitin nang tama ang To, Cc, at Bcc na mga field

1. "Para kanino". Kung magpadala ka ng isang tanong o humingi ng paglilinaw, pagkatapos ay naghihintay ka ng sagot mula sa addressee, na ang data ay ipinahiwatig sa field na "to". Kapag ikaw ang tatanggap, kailangan mong sagutin ang tanong. Ibig sabihin, naglalaman ang field na ito ng data ng tatanggap.
2. "Kopya". Ang tatanggap na ang data ay nakasaad sa field na ito ay, kumbaga, "mga inimbitahang saksi." Ang tatanggap sa kasong ito ay hindi dapat tumugon sa liham. Bilang karagdagan, kung kailangan mong magpadala ng ganoong sulat, dapat itong magsimula sa mga linyang "paumanhin sa pakikialam," bilang kagandahang-loob.
3. "Nakatagong kopya". Ang katotohanan na ang liham ay ipinadala sa addressee na ang data ay ipinahiwatig sa field na "blind copy" ay hindi alam ng pangunahing tatanggap. Bilang karagdagan, ang field na ito ay ginagamit para sa mass mailing.

Kapag tumutugon, huwag kalimutan ang tungkol sa pindutang "tugon lahat", makakatulong ito sa iyo na hindi makaligtaan ang isang tatanggap. Maaari mong tanggalin ang mga hindi gustong tatanggap at magdagdag ng mga bago anumang oras.

Patlang ng paksa. Dapat laging punan ang field na ito. Ang taong tinutugunan ng liham ay maaaring makatanggap ng malaking halaga ng mail bawat araw, at sa pamamagitan ng larangang ito ay masusuri niya ang antas ng kahalagahan ng liham. Ang paksa ng liham ay dapat na maikli at nagbibigay-kaalaman sa nilalaman nito.

"Ang Kahalagahan ng Pagsulat". Kung ang liham ay naglalaman ng mahalaga o apurahang impormasyon na nangangailangan ng agarang pagsasaalang-alang, ipahiwatig ito, itakda ang kahalagahan sa "mataas". Gagawin nitong kapansin-pansin ang iyong email sa iyong inbox. Ngunit huwag gamitin nang labis ang tampok na ito.

Paano tumugon sa email

Sa ibaba ay isasaalang-alang natin ang isang maliit na tagubilin sa pagsulat ng tugon sa isang liham.

1. Dapat palaging magsimula sa isang pagbati - isang pagkilala sa kagandahang-loob, walang magagawa.
2. Kailangan mong makipag-usap sa isang tao sa kanyang wika. At nalalapat ito hindi lamang sa linggwistika, kundi pati na rin sa anyo ng komunikasyon. Ang impormal na komunikasyon ay maaaring ituring bilang kawalang-galang, at maging isang pagtatangka na saktan ang kausap.
3. Hindi ka dapat gumamit ng transliterasyon, maliban sa pagpapadala ng liham mula sa isang mobile phone. Sa kaso kapag ang iyong mail client ay walang wikang Ruso, ipadala ang teksto ng liham sa aplikasyon.
4. Ang isang liham ng negosyo ay dapat na pinigilan, tumpak at maigsi. Ang katumpakan ay nangangahulugang malinaw na nagpapahiwatig ng data na iyong tinutukoy (petsa, lugar, oras, atbp.). Pagtitiyak - ang tatanggap ng iyong liham ay dapat na maunawaan mula sa pinakaunang mga linya kung ano ang eksaktong kinakailangan sa kanya. Conciseness. Kung ikaw ay isang malinaw na nag-iisip, naipapahayag mo nang malinaw ang iyong mga iniisip. At agad na makikita at pahalagahan ito ng iyong kausap. Samakatuwid, dapat mong iwasan ang "tubig" para sa ilang mga pahina kung maaari mong sabihin ang kakanyahan ng bagay sa ilang mga pangungusap.
5. Kapag ang isang liham ay naglalaman ng ilang mga katanungan, gawain o paksa, kailangan nilang maayos at ihiwalay sa isa't isa. Ang tuluy-tuloy na daloy ng mga kaisipan ay mahirap basahin, at mas mahirap kunin ang mahahalagang punto mula rito.
6. Ang mga kahilingang ginawa sa mga liham ay dapat sagutin nang detalyado hangga't maaari. Hindi katanggap-tanggap ang mga sagot tulad ng "Tapos na."
7. Dapat ay walang mga pagkakamali sa teksto ng liham. Hindi nakakatakot kung ang isa o dalawang menor de edad na typo ay gumapang. Ngunit kung nagdurusa ka sa talamak na kamangmangan mula sa liham hanggang sa liham, kung gayon ang kausap ay hindi magkakaroon ng pinakamahusay na impresyon sa iyo.
8. Palaging i-proofread ang iyong mga sulat! Basahin ang liham ng ilang beses at siguraduhing wala kang napalampas na anuman, tingnan kung may mga error, kung tama ang mga detalye ng tatanggap, atbp., atbp.

Ang mga liham ng isang matalinong tao ay sumasalamin sa katangian ng mga taong tinutugunan sa kanila.

[Lichtenberg George Christoph]

Sumulat ng mga liham na gusto mong matanggap.

[Antique aphorism]

Ang pagsulat ay isang malakas na argumento sa mundo ng negosyo.

[Bekhtereva Victoria]

1. Bakit may pare-parehong pamantayan ng korporasyon sa pagsusulatan sa negosyo?

Ang e-mail ay isang ipinag-uutos na katangian ng komunikasyon sa negosyo para sa anumang kumpanya. Halos walang mga kumpanyang hindi gumagamit ng e-mail. Ngunit tanungin ang iyong sarili sa mga sumusunod na katanungan:

• Naramdaman mo na ba na nagpapadala ka ng email sa isang black hole kapag nagpadala ka ng email sa isang kasamahan at maaaring hindi ka makatanggap ng tugon?
• Kapag ang mga empleyado ay tumawag sa isa't isa at humiling na magbasa ng isang agarang email, at ito ay nangyayari sa buong araw
• Kapag talagang hindi mo maintindihan kung ano ang eksaktong gusto nila mula sa iyo sa isang email
• Kapag ang kumplikado at mahirap na mga isyu, kapag tinalakay sa pamamagitan ng e-mail, ay nalunod sa dagat ng impormasyon, mga detalye, at ang isyu ay hindi nalutas.

Kung ang mga tanong na ito ay may kaugnayan sa iyo, maaari kang makatipid ng maraming oras araw-araw sa pamamagitan ng pagpapakilala ng mga pare-parehong panuntunan para sa elektronikong sulat. Sa artikulong ito, pag-uusapan natin ang tungkol sa etiketa ng pagsusulatan sa negosyo.

2. Pitong pangunahing tuntunin ng etika sa pagsusulatan sa negosyo

May kondisyon kaming pinaghihiwalay ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo sa mga tuntunin ng etika at mga tuntunin ng komunikasyon at pagpapalitan ng impormasyon.

Ang mga panuntunan sa komunikasyon ay pinamamahalaan ng mga patakaran para sa pagpapalitan ng impormasyon sa loob ng mga proseso at proyekto ng negosyo. Maglalaan kami ng isang hiwalay na artikulo sa kanila. Ang mga alituntunin ng etika ay bumubuo ng estilo ng panloob na relasyon ng mga empleyado ng kumpanya at hindi maiiwasang maimpluwensyahan ang pagbuo ng imahe ng iyong kumpanya sa mga kasosyo. Halimbawa, nakatanggap ako kamakailan ng isang liham mula sa isa sa aming mga kasosyo na nagsisimula sa mga salitang, "Magandang hapon, Bekhterev." Ano sa palagay mo ang ating pagtutulungan?

Upang hindi "mawalan ng mukha" ng kumpanya habang nagsasagawa ng mga sulat sa negosyo, kinakailangang sundin ang "mga gintong patakaran" ng etika ng sulat sa negosyo:

1. Palagi kaming nagsisimula ng sulat na may apela
2. Ang linya ng paksa ng email ay dapat na
3. Tingnan kung may mga error sa spelling, bantas, at pagsasalita bago ipadala.
4. Ang sulat ay dapat na structured (WALANG tubig!)
5. Ang liham ay dapat maglaman ng tamang salita
6. Kung magpapadala kami ng mga attachment sa isang liham, tiyak na isusulat namin na mayroong mga nakalakip na file (makakatulong ang paglipat na ito upang maiwasan ang mga sitwasyon kapag nagpadala ka ng liham at ang file ay hindi nakalakip; ang tatanggap, na nabasa ang sulat at hindi mahanap ang nakalakip dokumento, maaaring mabilis na tumugon at sumulat sa iyo na ang mga nakalakip na dokumento na iyong ipinahiwatig sa liham ay nawawala).
7. Hindi namin binubura ang mga mensahe. Isa sa mga pinakamahalagang punto. Ang kasaysayan ng mensahe ay hindi kailanman dapat tanggalin, dahil ang isang sulat ay isang dokumento. Kung kinakailangan, dapat mong laging maitaas ang kasaysayan ng pagsusulatan. Si Radislav Gandapas, halimbawa, ay nagsama pa ng kahilingan na huwag tanggalin ang kasaysayan ng sulat sa kanyang lagda.

3. Mga uri ng titik

Mayroong maraming iba't ibang mga pag-uuri, iminumungkahi naming makilala ang mga titik ayon sa istraktura ng disenyo:

1. Liham ng komunikasyon (liham ng pagtanggi, liham ng paghahabol, liham ng pagkilala, liham ng pagbibigay-katwiran, atbp.)
2. Sulat ng kasunduan

Liham-komunikasyon

Sa ganitong uri ng liham, kasama namin ang lahat ng uri ng mga liham na ginagamit ng empleyado sa kurso ng kanyang mga propesyonal na aktibidad.

Istraktura ng liham

Ang liham ay hindi dapat ma-format sa isang teksto. Ito ay dapat na malinaw na nakabalangkas at mahusay na nabuo upang ang tatanggap ay hindi mawala sa paningin ng mahalagang impormasyon. Ang istraktura ng liham ay binubuo ng mga malinaw na bahagi:

Paksa ng liham

Ang paksa ng liham ay dapat maglaman ng partikular na aksyon na inaasahan mo mula sa respondent: "makipag-ayos ng isang kontrata", "magmungkahi ng mga isyu para sa pagsasaalang-alang", "magpadala ng isang ulat", atbp.

Kung nagpapadala ka ng mga dokumento, kung gayon ang linya ng paksa ay dapat maglaman ng isang malinaw na salita ng mga dokumentong nakapaloob sa kalakip ng liham.

Bakit mahalagang isulat ang tamang linya ng paksa?

Sa pamamagitan ng paksa ng liham, napakadaling mahanap ang kinakailangang liham sa pang-araw-araw na daloy ng impormasyon. Walang mawawala na sulat.

Tandaan: kung magpapadala ka ng liham sa loob ng kumpanya, ang paksa ng liham ay na-format ayon sa isang ibinigay na pamantayan; kung nagpadala ka ng liham sa labas ng kumpanya, ipinapayong i-format ang paksa ayon sa template: Pangalan ng kumpanya: layunin ng liham.

Ang mas nakabubuo sa katawan ng liham, mas mabuti! Ang isa sa mga pangunahing kasanayan sa pagsusulatan sa negosyo na dapat mong paunlarin sa iyong mga empleyado ay ang kakayahang malinaw at maigsi na ipahayag ang iyong mga iniisip.

P.S. Kung tayo, kapag bumubuo ng isang liham, ay nagbanggit ng isang katotohanan mula sa liham ng kausap, dapat itong sipiin, na pinaghihiwalay ito ng kulay o font.

Lagda ng Kumpanya

Dapat pareho ang template ng disenyo ng corporate signature para sa lahat ng empleyado ng kumpanya.

Ang lagda ay dapat maglaman ng lahat ng mga pangunahing detalye ng addressee upang, kung kinakailangan, ang tatanggap ng liham ay madaling makipag-ugnayan sa iyo.

Taos-puso,

Buong pangalan, posisyon.

P.S. Kung nais namin ang isang mainit na relasyon sa isang kasosyo / kliyente, kung gayon ito ay nagkakahalaga ng pag-isyu ng isang personal na pirma. Ang sinumang tao ay nalulugod na makatanggap ng isang liham na may personal na saloobin, kahit na sa pormal na sulat.

Ang personal na lagda ay palaging tumutukoy sa katawan ng liham. Halimbawa: Magkaroon ng magandang araw / Salamat / Masaya kang kausap ngayon / Salamat sa paglalaan ng oras para sa ganoong mahalagang isyu / Pagbati sa pamilya at mga anak, atbp.

Kay/Cc

Pinupunan namin ang mga patlang na "Kay" at "Cc" upang hindi aksidenteng ipadala ang sulat kapag hindi pa ito handa.

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng mga field na "To" at "Cc"?

Sa field na "Kay", inilalagay namin ang address ng taong gusto naming magsagawa ng ilang aksyon.

Sa field na "Kopyahin," inilalagay namin ang address ng isang tao na makikinabang sa pagbabasa ng mga nilalaman ng liham.

P.S. Napatunayan ng aming karanasan na ang field na "Kopyahin" ay lubhang kapaki-pakinabang. Kung nakikipag-usap kami sa isang ordinaryong empleyado, tinatalakay ang mga mahahalagang isyu, ngunit hindi tumatanggap ng mga sagot sa mga merito at sa oras, kung gayon ito ay nagkakahalaga ng pagpasok ng isang sulat mula sa isang direktor o isang mas mataas na tagapamahala sa isang kopya, sa sandaling magsimula ang sulat nang maayos. .

Sa kasamaang palad, sa maraming mga kumpanya ang antas ng kultura ng korporasyon ay wala sa tamang antas, bilang isang resulta kung saan may mga sitwasyon kung saan, upang magawa ng isang empleyado ang kanyang trabaho nang maayos, ang mahigpit na kontrol mula sa pangkat ng pamamahala ay kinakailangan.

Gayundin sa Outlook mayroong isang function tulad ng "Bcc" - isang mahalagang tool na nagbibigay-daan sa iyo upang ipaalam sa mga interesadong partido tungkol sa sulat, ngunit sa parehong oras ay hindi mapahiya ang tatanggap na ang sulat ay hindi naka-address sa kanya nang nag-iisa!

Sulat ng kasunduan

Isang mahalagang uri ng liham na nagbibigay-daan sa iyo upang buod ang mga resulta ng pulong, bumuo ng mga kasunduan sa pagsulat, ipahiwatig ang oras para sa pagkumpleto at linawin: naunawaan ba ng magkabilang panig kung ano ang dapat nilang gawin nang tama?

Kapaki-pakinabang na magsulat ng mga naturang liham pagkatapos ng isang pulong, negosasyon at pagpupulong upang magkaroon ng mga nakasulat na kasunduan at isang karaniwang pananaw sa pagpapatupad ng mga ito.

Istraktura ng liham:

1. Pagbati, panawagan at pasasalamat sa mga kalahok sa talakayan.
2. Pag-uulit ng layunin ng pulong kung saan nabuo ang mga kasunduan.
3. Isang listahan ng lahat ng mga isyu na tinalakay, kasabay ng mga desisyong ginawa sa mga ito at ang paghirang ng isang taong responsable para sa pagpapatupad.
4. Pag-aayos ng mga ideya na hindi nangangailangan ng agarang pagpapatupad para sa kasaysayan.
5. Tanong sa mga tatanggap: Isinasaalang-alang ba ang lahat? Mayroon bang anumang mga komento o karagdagan?

Halimbawa:

Disenyo ng liham

Font

Ang font ng liham ay dapat na pare-pareho, ang mga italics ay maaaring gamitin upang i-highlight ang mga pangunahing punto sa teksto, mga heading, ngunit ito ay kinakailangan upang sumunod sa isang solong estilo ng disenyo.

P.S. Dapat mong laging tandaan na ang mga salitang nakasulat sa malalaking titik ay nakikita bilang pagtaas ng tono. Dapat silang iwasan.

Talata

Ito ay kanais-nais na ayusin ang bawat hiwalay na kaisipan sa isang hiwalay na talata upang ang teksto ay mas madaling maunawaan.

Indentation

Ang mga talata ay hindi dapat sumanib sa isa't isa. Upang gawing mas madaling mabasa ang liham, ang indentasyon ay dapat pagkatapos ng pagbati, bago ang bawat talata at bago ang lagda:

Upang gawing mas kaakit-akit ang liham, mas mainam na i-format ang mga link sa katawan ng liham bilang mga hyperlink:

Estilo ng pagsulat

Inaanyayahan ka namin sa isang master class ni Sergei Bekhterev.

Manalo ng hindi bababa sa 1 oras ng libreng oras araw-araw sa pagsasanay na ito!

Sa master class matututunan mo ang:
✓ Paano pamahalaan ang mga gawain upang ang lahat ng mga gawain ay makumpleto nang 100% at nasa oras
✓ Paano epektibong maghanda at magsagawa ng mga pagpupulong
✓ Paano ayusin ang produktibong gawain ng mga empleyado sa isang opisina

Ang tagumpay sa mga aktibidad ng anumang organisasyon, komersyal na kumpanya o negosyo ay hindi maiiwasang nauugnay sa isang kultura ng pag-uugali at kagandahang-asal. Ang lahat ng mga aksyon ng manager, empleyado ay dapat na tiyak na isinasaalang-alang ang mga patakaran ng mabuting lasa at tumutugma sa sitwasyon.

Ang isa sa pinakamahalagang bahagi ng tuntunin ng magandang asal ay ang pagsusulatan sa negosyo.

Tinatayang halos 50% ng oras sa trabaho ay nahuhulog sa pamilyar sa mga papeles at koreo. Ngunit ito ay kinakailangan, dahil ang karampatang mga sulat sa negosyo ay maaaring makabuluhang taasan ang turnover ng kumpanya, pabilisin ang pakikipag-ugnayan ng iba't ibang mga serbisyo at departamento.

Siyempre, may ilang mga pattern dito, at tiyak na tatalakayin ang mga ito sa artikulong ito. Ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo ay matagal nang na-standardize. Ang umiiral na GOST R.6.30-2003 ay makakatulong upang mailagay nang tama ang teksto sa sheet, sabihin sa iyo kung ano ang gagawin ng mga indent, margin, font. Ang mga sulat sa negosyo ay nailalarawan sa pamamagitan ng pagkakapareho at pag-uulit ng mga pagliko ng pagsasalita.

Gayunpaman, ang bawat titik ay naiiba. Isang malaking imprint dito ang iniwan ng pagkakakilanlan ng nagpadala, ang kanyang posisyon, sitwasyon at addressee. Sa ilang lawak, ang mga sulat sa negosyo ay isang kumbinasyon ng pagkamalikhain at maingat na trabaho.

Mga uri ng sulat sa negosyo

Ang daloy ng dokumento ay isinasagawa sa papel at sa pamamagitan ng e-mail.

Ang lahat ng mga sulat sa negosyo ay maaaring kondisyon na nahahati sa mga sumusunod na grupo:

Opisyal / hindi opisyal na sulat;

Panloob at panlabas.

Kasama sa opisyal na sulat ang mga komersyal na alok, mga liham ng pasasalamat at garantiya, mga kasunduan sa kalakalan, mga order para sa negosyo, mga responsibilidad sa trabaho, mga kahilingan, mga kinakailangan, mga paghahabol.

Ang impormal na sulat ay iba't ibang pagbati ng mga kasosyo sa negosyo, mga customer, mga empleyado; pakikiramay, paghingi ng tawad, imbitasyon at pasasalamat.

Ang mga panloob na dokumento ay nagpapalipat-lipat lamang sa pagitan ng mga departamento ng isang negosyo, habang ang mga panlabas na dokumento ay lampas dito.

Mga Panuntunan sa Korespondensiya ng Negosyo: Loob ng Nilalaman

Ang pangunahing kinakailangan ay ang kaiklian at kapasidad ng liham. Huwag iunat ang teksto sa maraming pahina. Ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian ay manatili sa isa.

Ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo ay kinabibilangan ng pagbubukod ng kumplikado, hindi maintindihan, dayuhan at lubos na dalubhasang mga salita at ekspresyon mula sa teksto. Ang lahat ng mga pangungusap ay dapat na maikli, na may pangunahing kaisipan ng may-akda at walang "tubig".

Iwasan ang mga dobleng interpretasyon sa liham, kung hindi, kung lumitaw ang mga hindi pagkakaunawaan, magiging mas mahirap na ipagtanggol ang iyong pananaw at patunayan kung ano ang ibig mong sabihin sa isang tiyak na parirala.

Ang mga patakaran ng pagpaparehistro ng mga sulat sa negosyo ay nag-oobliga sa manunulat na tawagan ang addressee sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, bago ipahiwatig ang apela na "Minamahal na (mga) ...". At palaging nasa "Ikaw", kahit na ang tatanggap ng liham ay may magandang pakikipagkaibigan.

Sa pagpapakilala, bilang karagdagan sa pagpahiwatig ng apelyido at pangalan, ang pangunahing layunin ng mensahe ay inireseta. Ang mga halimbawa ng sulat sa negosyo ay may sapat na kaalaman sa mga template at mga selyo para sa mga ganitong kaso: "Kaugnay ng nakaraang liham ...", "Ipapaalala namin sa iyo ...", "Ipinapaalam namin sa iyo ..." at iba pa.

Palambutin ang sagot na hindi kanais-nais para sa tatanggap (pagtanggi sa alok, pagtanggi sa pakikipagtulungan) sa mga parirala: "Sa kasamaang palad, hindi namin magagamit ang mga iminungkahing kondisyon ..." o katulad.

Panlabas na dokumentasyon ng papeles

Ang anumang liham pangnegosyo ay dapat na nakasulat sa letterhead ng kumpanya na may mga detalye ng kumpanya at lahat ng mga detalye sa pakikipag-ugnayan.

Tiyaking ipasok ang eksaktong petsa ng dokumento.

Ang kanang itaas na sulok ng sheet ay inookupahan ng mga inisyal ng addressee at address ng kumpanya ng tatanggap.

Hatiin ang teksto sa mga semantikong talata upang mas madaling maunawaan at madama ito ng mambabasa. Hindi hihigit sa 4-5 na linya.

Ang pagsulat ng lahat ng mga salita sa malaking (kapital) na mga titik ay isang masamang anyo.

Ang mga dokumento ay maaaring ilakip sa liham. Sa kasong ito, nakalista ang mga ito sa isang hiwalay na linya sa ibabang kaliwang bahagi ng sheet. Bilang usapin ng etiketa sa negosyo, ang tugon sa isang liham ay dapat matanggap sa loob ng 10 araw. Kung ang problema ay nangangailangan ng mas maraming oras upang malutas ito, dapat ipaalam ng addressee ang tungkol dito.

Pagkatapos magsulat, siguraduhing maingat na suriin muli ang teksto para sa mga error, parehong spelling at gramatikal. Kung may oras ka, dapat mong isantabi ang sulat at ibalik ito muli sa ibang pagkakataon. Bilang isang tuntunin, matutuklasan ang mga kamalian na hindi napansin noong una. Ang payong ito ay pinakamahalaga kapag tumutugon sa isang reklamo ng customer. Hindi mo dapat inisin ang isang tao kahit na may isang hindi nakakabasa na liham.

Kapag ang dokumento ay nakasulat at nasuri ng ilang beses, i-print ito sa A4 na papel. Ang laki na ito ay karaniwang ginagamit para sa anumang sulat, kahit na ang teksto mismo ay tumatagal lamang ng kalahati ng pahina.

Suriin ang tinta sa printer bago mag-print upang maiwasan ang mga mantsa at sloppiness.

Sa ilang mga kaso, maaari mong ilakip ang iyong business card sa dokumento, at ilakip ang naka-print na sheet mismo sa isang transparent na file.

Ang isang corporate envelope na may logo ng kumpanya ay itinuturing ding magandang anyo.

Ang mga patakaran para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo sa isang impormal na eroplano ay kadalasang mas emosyonal kaysa sa mga papeles ng negosyo, at hindi gaanong naselyohan. Ang mga pagdadaglat ay angkop dito, ang paggamit ng mga makukulay na adjectives, halimbawa, sa pagbati: kamangha-manghang, nakikiramay, mabait.

mga email sa negosyo

Ang katotohanan na hindi ka nagpapadala ng sulat sa isang sobre sa pamamagitan ng postal network ay hindi dapat makapagpahinga. Ang mga alituntunin ng pagsusulatan sa negosyo ay nalalapat din sa mga kasong ito.

Ang mga karampatang at tamang elektronikong mensahe ng negosyo ay lumikha ng isang positibong imahe ng parehong negosyo at indibidwal. Malaki ang halaga ng reputasyon sa negosyo!

Mga pangunahing tuntunin para sa pagsusulatan sa e-mail

Gamitin lamang ang iyong email address sa trabaho para sa layunin nito.

Bigyang-pansin ang pangalan ng mailbox. Huwag payagan ang mga maling pangalan gaya ng "baby", "superman" kapag nagtatrabaho, kahit na nakasaad ang mga ito sa English transcription.

Palaging punan ang column na "paksa", kung hindi, maaaring mauwi sa spam ang iyong sulat. Ang mga paglalarawan tulad ng "plano", "listahan", "alok", "ulat" ay hindi gagana. Maaaring may napakaraming katulad na mga titik sa mailbox ng iyong tatanggap. Maging tiyak hangga't maaari tungkol sa kung tungkol saan ang iyong mensahe. Huwag gumamit ng higit sa limang salita. Isulat ang paksa gamit ang malaking titik. Hindi mo kailangang maglagay ng tuldok sa dulo.

Kung tumutugon ka sa isang email na natanggap mo nang mas maaga, tiyaking alisin ang "Re" sa linya ng paksa.

Estilo ng komunikasyon

Panatilihin ang format ng liham ng negosyo. Alisin ang pananakot, pagmamakaawa, pag-uutos na tono.

Ang mga alituntunin ng electronic business correspondence ay hindi pinapayagan ang paggamit ng mga emoticon, isang malaking bilang ng mga tanong o tandang padamdam sa teksto.

Maging magalang. Ang isang ipinag-uutos na pagbati sa simula at paalam sa kausap sa dulo ay isang magandang anyo. Halimbawa, "Na may paggalang ..." o tulad nito: "Taos-puso sa iyo ...".

Business e-mail at ang "golden rule" nito: huwag paghaluin ang iba't ibang paksa sa isang mensahe. Mas mainam na magpadala ng serye ng mga liham.

Ang isang email ay dapat na dalawang beses na mas maikli kaysa sa isang papel.

Paggawa gamit ang mga attachment

Kung mayroong masyadong maraming impormasyon na ipapadala, huwag ilagay ang lahat sa katawan ng liham, ngunit ilakip ito bilang hiwalay na mga dokumento sa isang kalakip.

Para sa kaginhawahan ng tatanggap, palitan ang pangalan ng mga dokumentong inihanda mo sa mga pangalan na naiintindihan niya. Ito ay magpapakita ng iyong interes at mananalo sa iyo. Isipin kung gaano karaming gumaganang mga folder ang mayroon ang tatanggap sa kanyang computer at kung paano niya hahanapin ang iyong sulat sa mga ito.

Siguraduhing sabihin sa tatanggap ang tungkol sa mga file na iyong ipinapadala upang hindi niya ituring ang mga ito na isang aksidenteng virus. I-archive ang malalaking dokumento.

At ito ay pinakamahusay na magpadala ng masyadong malalaking attachment (mula sa 200 kb) sa ibang mga paraan, halimbawa, sa pamamagitan ng isang ftp server.

Format tulad ng COM, EXE, CMD, PIF at marami pang iba, hindi pinapayagan at hinaharangan ng ilang mail server.

Kung mayroong ilang mga tatanggap ng iyong sulat, huwag masyadong tamad na tanggalin ang lahat ng ebidensya ng mass forwarding sa bawat oras. Ang ganitong karagdagang impormasyon ay hindi kailangan ng addressee sa lahat. Ang "blind copy" na utos ay makakatulong sa iyo.

Ang mga patakaran para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay kinabibilangan ng pagpapaalam sa pangalawang partido tungkol sa pagtanggap ng sulat. Kung sa sandaling ito ay hindi posible na sagutin, abisuhan ang kausap tungkol dito. I-save ang kasaysayan ng pagsusulatan upang maiwasan ang mga karagdagang tanong at paglilitis.

Kung ang tugon ay mahalaga at apurahan, ito ay pinahihintulutan na dagdagan na abisuhan ang addressee sa pamamagitan ng telepono, Skype o ICQ. Kung kahit na pagkatapos nito ay hindi makakamit ang isang positibong resulta, paalalahanan muli ang iyong sarili.

Karaniwan para sa isang kahilingan para sa isang dokumento na ibalik ang isang walang laman na sulat na may kalakip na file. Ito ay hindi katanggap-tanggap. Ang mga halimbawa ng sulat sa negosyo ay nangangailangan ng mandatoryong paglalagay ng may-katuturang impormasyon sa katawan ng dokumento. Halimbawa, ito: "Ipinapadala ko ang kinakailangang data sa iyong kahilingan."

Huwag kalimutang ipahiwatig ang mga coordinate sa dulo ng liham: lahat ng magagamit na paraan ng komunikasyon, posisyon, website ng kumpanya, mga link sa mga social network.

Kapag nagsusulat ng mga contact ng organisasyon, magbigay ng maraming impormasyon hangga't maaari - isang numero ng telepono na may isang area code, isang address na may isang zip code. Pagkatapos ng lahat, ang iyong komunikasyon ay nagaganap hindi lamang sa mga naninirahan sa iyong rehiyon. Kung nasa iyo ang lahat ng data, mas madaling makipag-ugnayan sa iyo.

At ang huling tuntunin: kung sino ang nagsimula ng sulat ay dapat tapusin ang elektronikong diyalogo.

Konklusyon

Ang pagsusulat ng negosyo ay isang maselang bagay. Minsan ang isang sulyap ay sapat na upang bumuo ng isang tiyak na opinyon tungkol sa isang tao at sa organisasyong kanyang kinakatawan. Ang pag-alam sa mga alituntunin ng pagsusulat ng negosyo ay maaaring makatulong sa iyong karera.

Pagkatapos ay hindi dapat lumabas ang mga tanong tungkol sa kung paano at sa anong paraan ka makakagawa at makakapagpadala, sa prinsipyo. Gayunpaman, hindi lahat ay handa na agad na simulan ang gawaing ito pagdating sa mga opisyal na liham, lalo na kapag ang may-akda ng liham ay inaasahan na makatanggap ng tugon dito. Sasabihin ko sa iyo ang isang maliit na lihim ng pagsusulatan sa negosyo, mas mahigpit ang karakter at istilo ng sulat, mas maraming pagkakataon para sa tugon mula sa tatanggap. Sa tutorial na ito, bibigyan kita ng ilang sample na email na dapat makatulong sa mga user na bumuo ng kanilang sariling istilo at magsulat ng pinakamahusay na posibleng mga email sa hinaharap.

Una, kailangan mong magpasya kung ano ang magiging karakter ng liham na gagawin namin. Hinahati ko ang lahat ng papalabas na email sa tatlong pangunahing uri:

• Panukala sa negosyo
• kahilingan sa negosyo
• magiliw na pagtrato

Alinsunod dito, para sa lahat ng tatlong uri, mayroon akong mga template na blangko, parehong sa anyo ng mga simpleng text file at sa anyo ng mga template na iniayon para sa ilang mga email program. Lumipat tayo sa bawat isa sa kanila sa pagkakasunud-sunod.

Panukala sa negosyo

Kumusta (Magandang hapon), [pangalan ng taong tinutugunan]!

Maipapayo na ipahiwatig ang pangalan sa anumang liham kapag nakikipag-usap, dahil ang isang personal na apela ay nagtatakda ng isang tao sa isang palakaibigan na kalagayan. Gayunpaman, kung hindi posible na malaman ang pangalan, sapat na ang isang template na pagbati.

Hayaan akong ipakilala sa iyo ang isang bagong serbisyo (bagong produkto) mula sa aming kumpanya [pangalan ng kumpanya].

Hayaan akong magmungkahi ng kooperasyon sa larangan ng [pangalan ng larangan ng aktibidad].

Susunod, maikling ilarawan ang mga pakinabang ng iyong alok sa mga tuntunin ng presyo o ilang katangian ng kalidad. Ang pangunahing bagay ay hindi labis na labis. Megabytes ng teksto, at kahit na pupunan ng maliwanag na walang kahulugan na mga larawan, ay nakakatakot lamang sa mga tao. Kung ang tatanggap ng liham ay interesado sa iyong alok mula sa mga unang linya, tiyak na makikipag-ugnayan siya sa iyo para sa karagdagang impormasyon.

Kung seryoso ka sa pagkuha ng mga tamang tao na makipag-ugnayan sa iyo sa unang pagkakataong makipag-ugnayan sila sa iyo, makatuwirang isipin ang tungkol sa pagiging naa-access higit pa sa email. Hindi magiging labis ang paggawa ng mga account sa mga serbisyo tulad ng ICQ atSkype. Minsan mas madali para sa isang tao na makipag-ugnayan sa iyo sa pamamagitan ng isang regular na telepono, kung ang bilang ng mga ito, siyempre, ay maingat na iiwan mo sa pirma.

Bakit kailangan mong i-duplicate ang iyong sariling e-mail address sa pirma, itatanong mo, kung ito ay awtomatikong ipinapasa ng mail server. Mayroong isang panuntunan ayon sa kung saan ang labis na impormasyon sa mga sulat sa negosyo ay hindi kailanman hindi kinakailangan. Isipin natin ang isang sitwasyon kapag ang iyong liham ay natanggap ng isang tao na posibleng hindi interesado sa panukala, o sadyang walang kakayahang sagutin ito ng tama. Ipinapasa niya ang natanggap na mensahe sa ibang user, ngunit sa ilang kadahilanan, ang impormasyon tungkol sa tunay na nagpadala ay nawala mula sa awtomatikong idinagdag na data, na nagpapahirap sa pakikipag-ugnayan sa iyo. Gayunpaman, ito ay palaging sapat upang tingnan ang lagda upang matukoy ang may-akda ng liham at ang kanyang mga kinakailangang contact.

kahilingan sa negosyo

Hello (Magandang hapon)!

O, kung kilala ang pangalan ng tatanggap, kung gayon (Mahal, [Pangalan, Patronymic])!

Mangyaring magbigay ng impormasyon tungkol sa produkto (serbisyo) [pangalan ng produkto/serbisyo] na may paglalarawan ng buong katangian at mapagkumpitensyang katangian.

Batay sa Pederal na Batas ng Russian Federation [numero at petsa ng dokumento], hinihiling ko sa iyo na magbigay ng impormasyon [ilarawan ang data na kinakailangan upang makuha].

Maaari ka ring makipag-ugnayan sa pamamahala ng isang partikular na serbisyo sa Internet, sa kaso ng paglabag sa iyong mga karapatan.

Kaugnay ng paglabag sa talata [numero ng talata sa kasunduan ng gumagamit] ng kasunduan ng gumagamit, ibig sabihin: "[Sipiin ang buong teksto ng pinangalanang talata]", hinihiling ko sa iyo na suriin at kumuha ng naaangkop na mga parusa laban sa nagkasala [responsable ( kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga empleyado ng serbisyo)] tao [site (site name)]. Mangyaring iulat ang mga resulta ng tseke at ang ipinataw na mga parusa sa [aking sariling e-mail address].

magiliw na pagtrato

Pagbati (Magandang araw) (Hi), [pangalan ng tao]!

Kapag una kang nakipag-ugnayan sa isang palakaibigang paraan, isang magandang indicator ang pagiging kumpleto ng iyong text message. Ang isang wastong pagkakasulat, malaking-malaki na teksto ay magsasaad ng iyong mataas na interes sa pakikipag-ugnayan sa tamang tao at magdudulot ng pagnanais para sa isang tugon. Huwag kalimutang simulan ang pag-uusap sa ilang mga paunang tanong.

Halimbawa ng email

Ano ang email? Sa mundo ng negosyo ngayon, ito ay:

• Ang mukha mo. Ito ay sa tulong ng email na maaari kang lumikha ng isang positibong imahe sa mata ng katapat o masira ang unang impression.
• Ang iyong tool sa trabaho. Maraming komunikasyon sa labas ng mundo ang nangyayari sa pamamagitan ng email. Samakatuwid, ang pagkakaroon ng isang mahusay na utos ng tool na ito, maaari mong gawing mas madali ang iyong buhay.
• Malakas na distraction. Sinusubukan ng labas ng mundo na kunin ka, gambalain ka at iligaw ka sa pamamagitan ng email.

Mula sa mga posisyong ito at tingnan ang pagtatrabaho sa e-mail. Magsimula tayo sa simple.

Disenyo ng liham

Ginagamit ko ang Mozilla Thunderbird mail client, kaya gagamitin ko ang halimbawa nito. Gumawa tayo ng bagong liham at pumunta mula sa itaas hanggang sa ibaba sa listahan ng mga field.

Para kanino. Kopya. Nakatagong kopya

Marahil ay may hindi nakakaalam, ngunit ang "To" sa Mozilla ay maaaring mapalitan ng "Cc" o "Bcc".

• Para kanino: isinusulat namin ang pangunahing tatanggap o ilang tatanggap na pinaghihiwalay ng semicolon.
• Kopya: sumusulat kami ng isang taong dapat magbasa ng liham, ngunit kung kanino hindi namin inaasahan ang isang reaksyon.
• Nakatagong kopya: sumusulat kami ng isang taong dapat magbasa ng liham, ngunit dapat manatiling hindi kilala ng iba pang tatanggap ng liham. Ito ay lalong angkop na gamitin para sa maramihang pagpapadala ng mga liham pangnegosyo, tulad ng mga abiso.

Hindi maayos sa mass mailing, tukuyin ang mga tatanggap sa pamamagitan ng "Cc" o "To" fields. Ilang beses sa isang taon nakakatanggap ako ng mga liham na naglilista ng 50-90 na tatanggap sa field na "Cc". May paglabag sa privacy. Hindi lahat ng iyong tatanggap ay kailangang malaman kung sino pa ang iyong katrabaho sa isang katulad na paksa. Mabuti kung sila ay mga taong magkakilala. At kung may mga nakikipagkumpitensyang kumpanya sa listahan na hindi alam ang tungkol sa isa't isa? Sa pinakamababa, kailangan mong maging handa para sa mga hindi kinakailangang paliwanag, at sa pinakamababa, upang wakasan ang pakikipagtulungan sa isa sa kanila. Huwag gawin ito sa ganitong paraan.

Paksa ng liham

Ang mga propesyonal na serbisyo sa pag-mail ay madalas na nagsusulat tungkol sa kahalagahan ng linya ng paksa (minsan ay makatuwiran) sa kanilang mga corporate blog. Ngunit madalas na pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga liham ng pagbebenta, kung saan nalulutas ng paksa ng liham ang problema na "dapat buksan ang email".

Tinatalakay namin ang pang-araw-araw na sulat sa negosyo. Dito nalulutas ng tema ang problema "ang sulat at ang may-akda nito ay dapat na madaling makilala at pagkatapos ay matagpuan." Bukod dito, ang iyong kasipagan ay babalik sa iyo sa anyo ng karma ng maraming mga titik ng tugon, na may mga prefix lamang. Re: o fwd, kung saan kakailanganin mong hanapin ang nais na liham sa paksa.

Dalawampung titik ang dami ng isang araw na sulat ng isang middle manager. Hindi ko pinag-uusapan ang tungkol sa mga negosyante at may-ari ng negosyo, ang kanilang bilang ng mga titik kung minsan ay lumalampas sa 200 o higit pa bawat araw. Kaya muli: huwag magpadala ng mga email na may walang laman na linya ng paksa.

Kaya, paano maayos na bumalangkas ang paksa ng liham?

Pagkakamali #1 : pangalan lamang ng kumpanya sa paksa. Halimbawa, "Sky" at lahat. Una, malamang na hindi ka isa sa iyong kumpanya na nakikipag-ugnayan sa katapat na ito. Pangalawa, ang ganitong paksa ay hindi nagdadala ng anumang kahulugan, dahil ang pangalan ng iyong kumpanya ay nakikita na mula sa address. Pangatlo, hulaan kung ano ang magiging hitsura ng iyong sariling mailbox sa diskarteng ito sa pagsusulatan? Tinatayang ganito.

Maginhawa bang maghanap sa mga ganitong paksa?

Pagkakamali #2 : marangya, nagbebenta ng pamagat. Maganda kung marunong kang sumulat ng mga ganitong headline. Ngunit angkop bang gamitin ang mga kasanayang ito sa pagsusulatan sa negosyo? Alalahanin ang layunin ng linya ng paksa ng isang liham ng negosyo: hindi upang magbenta, ngunit upang magbigay ng pagkakakilanlan at paghahanap.

Teksto ng liham

Maraming mga gabay sa pagsulat ng mga teksto para sa iba't ibang okasyon. Halimbawa, si Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin at iba pang mga masters ng salita ay may maraming kapaki-pakinabang na impormasyon. Pinapayuhan ko kayong basahin ang kanilang mga artikulo kahit man lang upang mapabuti ang pangkalahatang karunungang bumasa't sumulat at mapabuti ang pangkalahatang istilo ng nakasulat na pananalita.

Sa proseso ng pagsulat ng isang liham, dapat tayong patuloy na gumawa ng ilang mga desisyon.

Isang bagay ng kagandahang-loob . Sa simula ng liham, maaari kang lumabo sa kagandahang-loob o kahit na lambing sa diwa ng "Aking mahal na Rodya, sa loob ng higit sa dalawang buwan na ngayon ay hindi kita nakausap sa sulat, kung saan ako mismo ay nagdusa at hindi natulog ng iba. gabi, nag-iisip." Napaka-magalang at napakamahal, kapwa sa mga tuntunin ng oras upang bumuo ng naturang pagpapakilala, at sa mga tuntunin ng oras ng kausap na basahin ito. Ang korespondensiya ay negosyo, tandaan? Hindi nagsusulat ng isang epistolary genre para sa isang kumpetisyon at hindi isang liham mula sa kanyang ina kay Raskolnikov, ngunit sulat sa negosyo.

Iginagalang namin ang aming oras at ang tatanggap!

Ang pagpapakilala sa iyong sarili at pag-alala sa mga pangyayari ng iyong kakilala ay may katuturan lamang sa unang liham na ipinadala pagkatapos ng isang panandaliang pulong sa eksibisyon. Kung ito ay isang pagpapatuloy ng pakikipagtulungan o kasalukuyang sulat, sa unang liham ng araw ay isinusulat namin: "Kumusta, Ivan", sa pangalawa at kasunod na mga: "Ivan, ...".

apela . Palagi akong nag-aalala tungkol sa tanong kung sino ang kokontakin sa isang liham kung maraming tatanggap. Kamakailan ay sumulat ako ng isang liham na naka-address sa tatlong babae na nagngangalang Anna. Walang pag-aalinlangan, sumulat ako ng "Hello, Anna" at hindi naligo. Ngunit hindi palaging ganoon ang kaso.

Paano kung tatlo o kahit pito ang tatanggap at hindi sila magkapareho ng pangalan? Maaari mong ilista ayon sa pangalan: "Magandang hapon, Rodion, Pulcheria, Avdotya at Pyotr Petrovich." Ngunit ito ay mahaba at nangangailangan ng oras. Maaari kang sumulat ng: "Kumusta, mga kasamahan!".

Para sa aking sarili, ginagamit ko ang panuntunan upang tugunan sa pamamagitan ng pangalan ang nasa field na "Kay". At sa mga nasa kopya, huwag na kayong makipag-ugnayan. Ang panuntunang ito sa parehong oras ay nagbibigay-daan sa iyo upang mas tumpak na matukoy (isa!) Ang addressee ng liham at ang layunin ng liham na ito.

Sipi . Ang korespondensiya ay kadalasang isang hanay ng mga titik na may mga tanong at sagot - sa isang salita, isang diyalogo. Itinuturing na magandang paraan na huwag tanggalin ang kasaysayan ng sulat at isulat ang iyong sagot sa tuktok ng sinipi na teksto, upang kapag bumalik ka sa sulat na ito sa isang linggo, madali mong mabasa ang diyalogo mula sa itaas hanggang sa ibaba sa pamamagitan ng mga pababang petsa.

Para sa ilang kadahilanan, ang default na setting sa Mozilla ay "Itakda ang cursor pagkatapos ng sinipi na teksto." Inirerekomenda kong baguhin ito sa menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon sa Account" → "Pagsasama-sama at Pag-address". Ito ay dapat na gayon.

Layunin ng liham . Ang mga liham pangnegosyo ay may dalawang uri:

• kapag ipinaalam lang namin sa kausap (halimbawa, isang ulat sa gawaing ginawa para sa buwan);
• at kapag may gusto tayo sa kausap. Halimbawa, upang sumang-ayon siya sa nakalakip na invoice para sa pagbabayad.

Bilang isang patakaran, mayroong maraming higit pang mga insentibo na liham kaysa sa pag-uulat. Kung nais nating makamit ang isang bagay mula sa kausap, napakahalagang sabihin ito sa isang liham sa simpleng teksto. Ang tawag sa pagkilos ay dapat na sinundan ng isang pangalan at ang huling pangungusap ng liham.

Hindi maayos : "Porfiry Petrovich, alam ko kung sino ang pumatay sa matandang babae."

Tama : "Porfiry Petrovich, ako ang pumatay sa matandang babae, mangyaring kumilos sa pag-aresto sa akin, pagod na akong magdusa!"

Bakit dapat isipin ng correspondent kung ano ang gagawin sa liham na ito? Pagkatapos ng lahat, maaari siyang gumawa ng maling desisyon.

Lagda sa teksto . Siya dapat. Bukod dito, pinapayagan ka ng lahat ng email client na mag-set up ng awtomatikong pagpapalit ng isang lagda, halimbawa, ang klasikong "Magalang, ...". Sa Mozilla, ginagawa ito sa menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon sa Account".

Ang magsulat o hindi magsulat ng mga contact sa lagda ay isang personal na bagay para sa lahat. Ngunit kung kahit papaano ay konektado ka sa mga benta - siguraduhing magsulat. Kahit na ang transaksyon ay hindi naganap batay sa mga resulta ng komunikasyon, sa hinaharap ay madali kang mahahanap gamit ang mga contact mula sa lagda.

Sa wakas, isa pang tampok ng katawan ng liham para sa mga kausap na hindi gusto (hindi, ayaw, walang oras) na sagutin ang iyong mga liham. Tukuyin ang default sa teksto ng liham. Halimbawa, "Porfiry Petrovich, kung hindi ka pupunta upang arestuhin ako bago ang 12:00 Biyernes, itinuturing kong amnestiya ang aking sarili." Siyempre, dapat na totoo ang deadline (huwag ipadala ang text mula sa halimbawa noong Biyernes sa 11:50). Ang tatanggap ay dapat pisikal na marunong magbasa at magpasya sa iyong sulat. Ang ganitong "katahimikan" ay nagpapagaan sa iyo ng responsibilidad para sa hindi pagtugon ng kausap. Gaya ng dati, ang paggamit ng chip na ito ay dapat na lapitan nang matalino. Kung ang isang tao ay tumugon sa iyong mga liham sa oras at regular, ang gayong ultimatum ay maaaring, kung hindi makasakit sa kanya, pagkatapos ay pilitin siya ng kaunti o humantong sa isang desisyon na huwag sagutin ang liham sa ngayon, ngunit upang hintayin ka para sa Biyernes.

Mga kalakip

Ang mga liham ay madalas na may kasamang mga kalakip: mga resume, komersyal na alok, mga pagtatantya, mga iskedyul, mga pag-scan ng mga dokumento - isang napaka-maginhawang tool at sa parehong oras ay isang mapagkukunan ng mga tanyag na error.

Error : Malaking laki ng pamumuhunan. Madalas kaming nakakatanggap ng mga email na may mga attachment na hanggang 20 MB ang laki. Bilang panuntunan, ito ay mga pag-scan ng ilang mga dokumento sa TIFF na format, na may resolution na 600dpi. Ang mail program ng correspondent ay halos tiyak na mag-hang ng ilang minuto sa walang saysay na mga pagtatangka na i-download ang preview ng attachment na ito. At ipagbawal ng Diyos ang tatanggap na subukang basahin ang liham na ito sa isang smartphone ...

Sa personal, binubura ko kaagad ang mga ganoong sulat. Ayaw mo bang mapunta sa basurahan ang iyong email bago ito mabasa? Kontrolin ang laki ng attachment. Inirerekomenda na hindi ito mas malaki sa 3 MB.

Paano kung lumagpas?

• Subukang i-configure muli ang iyong scanner para sa ibang format at resolution. Halimbawa, sa PDF at 300dpi medyo nababasa ang mga pag-scan ay nakuha.
• Mag-isip tungkol sa mga programa tulad ng WinRar archiver o 7zip. Ang ilang mga file ay perpektong naka-compress.
• Paano kung malaki ang attachment at hindi mo ito ma-compress? Halimbawa, ang halos walang laman na database ng accounting ay tumitimbang ng 900 MB. Ang mga cloud storage ng impormasyon ay sasagipin: Dropbox, Google Drive at iba pa. Ang ilang mga serbisyo, tulad ng Mail.ru, ay awtomatikong nagko-convert ng malalaking attachment sa mga link sa cloud storage. Ngunit mas gusto kong pamahalaan ang aking impormasyon na nakaimbak sa cloud sa aking sarili, kaya hindi ko tinatanggap ang automation mula sa Mail.ru.

At isa pang hindi masyadong halatang rekomendasyon tungkol sa mga pamumuhunan - ang kanilang pangalan . Dapat itong maunawaan at katanggap-tanggap sa tatanggap. Minsan, sa kumpanya, naghahanda kami ng isang komersyal na alok na naka-address sa ... hayaan itong si Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Nakatanggap ako ng liham mula sa manager na may draft na CP para sa pag-apruba, at sa attachment ay may isang file na may pangalang "DlyaFedi.docx". Sa manager na nagpadala sa akin nito, naganap ang isang dialogue na may sumusunod na nilalaman:

Minamahal na manager, handa ka bang personal na lapitan ang iginagalang na taong ito at tawagin siyang Fyodor sa kanyang mukha?

Kahit papaano hindi, isang iginagalang na tao, lahat ay tumatawag sa kanya sa kanyang unang pangalan at patronymic.

Bakit mo tinawag ang attachment na "Para kay Fedi"? Kung ipapadala ko sa kanya ngayon, sa tingin mo ba bibili siya ng mga palakol sa atin sa CP na ito?

Papalitan ko sana ng pangalan...

Bakit maghanda ng time bomb - isang potensyal na pagtanggi ng kliyente - o lumikha ng karagdagang trabaho para sa iyong sarili sa pamamagitan ng pagpapalit ng pangalan ng isang file? Bakit hindi agad pangalanan ang attachment nang tama: "Para kay Fedor Mikhailovich.docx" o mas mabuti pa - "KP_Sky_Axes.docx".

Kaya, sa email bilang isang "mukha" higit pa o hindi gaanong inayos. Lumipat tayo sa e-mail bilang isang tool sa pagiging produktibo at pag-usapan ang pagkagambala nito.

Paggawa gamit ang mga titik

Ang email ay isang malakas na distraction. Tulad ng anumang pagkagambala, ang mail ay dapat harapin sa pamamagitan ng paghihigpit ng mga panuntunan at pagpapatupad ng mga iskedyul ng trabaho.

Hindi bababa sa, kailangan mong i-off ang LAHAT ng mga notification sa mail. Kung ang mail client ay na-configure bilang default, aabisuhan ka ng isang sound signal, at ang icon sa tabi ng orasan ay magbi-blink, at isang preview ng sulat ay ipapakita. Sa madaling salita, gagawin nila ang lahat para maalis ka muna sa masinsinang trabaho, at pagkatapos ay ihulog ka sa kailaliman ng hindi pa nababasang mga liham at hindi pa natitingnang mga sulat - minus isang oras o dalawa sa buhay.

Para sa ilan, ang malakas na paghahangad ay nagpapahintulot sa iyo na huwag magambala ng mga abiso, at mas mabuti para sa mga ordinaryong tao na huwag tuksuhin ang kapalaran at i-off ang mga ito. Sa Mozillla Thunderbird, ginagawa ito sa pamamagitan ng menu na "Tools" → "Settings" → "General" → "Kapag lumitaw ang mga bagong mensahe".

Kung walang mga abiso, paano maiintindihan na may dumating na liham?

Napakasimple. Ikaw mismo, sinasadya, ay naglalaan ng oras para sa pag-parse ng mail, buksan ang iyong mail client at makita ang lahat ng hindi pa nababasang mensahe. Ito ay maaaring gawin dalawang beses sa isang araw, halimbawa sa oras ng tanghalian at sa gabi, o sa panahon ng sapilitang downtime, halimbawa, sa mga jam ng trapiko.

Madalas itanong ng mga tao, paano ang mga oras ng pagtugon at mga agarang email? Sagot ko: wala kang mga agarang sulat sa koreo. Maliban kung nagtatrabaho ka sa departamento ng suporta sa customer (ang naturang departamento ay may sariling mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa mail).

Kung may mga kagyat na liham, aabisuhan ka ng nagpadala tungkol dito sa pamamagitan ng iba pang mga channel - telepono, SMS, Skype. Pagkatapos ay sinasadya mong pumunta sa mail client at iproseso ang agarang mail. Ang lahat ng time management gurus (halimbawa, si Gleb Arkhangelsky kasama ang kanyang "Time Drive") ay nagdeklara ng pamantayan para sa pagtugon sa mga email hanggang 24 na oras. Ito ay isang normal na tuntunin ng magandang anyo - huwag asahan ang mga agarang sagot mula sa kausap sa pamamagitan ng email. Kung may apurahang sulat, ipaalam ito sa pamamagitan ng mas mabilis na mga channel ng komunikasyon.

Kaya, pinatay namin ang mga notification at ngayon ay ino-on namin ang mail client ayon sa aming iskedyul.

Ano ang gagawin kapag nagpunta kami sa mail at nakikibahagi sa isang aktibidad na tinatawag na "pag-parse ng email"? Saan ang simula at wakas ng gawaing ito?

Marami na akong narinig tungkol sa zero inbox system, ngunit, sa kasamaang-palad, wala pa akong nakikilalang tao na gumagamit nito. Kinailangan kong muling likhain ang aking gulong. Mayroong mga artikulo sa paksang ito sa Lifehacker. Halimbawa, " ". Sa ibaba ay magsasalita ako tungkol sa zero inbox system sa aking interpretasyon. Magpapasalamat ako kung ang mga GTD guru ay mapapansin sa mga komento, dagdagan o pagbutihin ang inilarawang sistema.

Mahalagang maunawaan at tanggapin na ang email ay hindi isang tagaplano ng gawain o isang archive para sa iyong mga aktibidad. Samakatuwid, ang folder ng Inbox ay dapat palaging walang laman. Kung nakuha mo na ang pagsusuri ng inbox, huwag huminto at huwag magambala ng anumang bagay hanggang sa mabakante mo ang folder na ito.

Ano ang gagawin sa mga email sa inbox? Kailangan mong dumaan sa bawat titik nang sunud-sunod at tanggalin ito. Oo, piliin lang at pindutin ang Delete sa keyboard. Kung hindi mo mapipilit ang iyong sarili na tanggalin ang email, kailangan mong magpasya kung ano ang gagawin dito.

1. Maaari mo bang sagutin ito sa loob ng tatlong minuto? Kailangan ba itong sagutin? Oo, gagawin mo, at ang sagot ay tatagal ng hindi hihigit sa tatlong minuto, pagkatapos ay sagutin kaagad.
2. Kailangan mong sumagot, ngunit ang paghahanda ng sagot ay tatagal ng higit sa tatlong minuto. Kung gumagamit ka ng task scheduler na nagbibigay-daan sa iyong i-convert ang isang email sa isang gawain, gawing gawain ang iyong email at kalimutan ito saglit. Halimbawa, ginagamit ko ang napakagandang serbisyong Doit.im. Binibigyang-daan ka nitong bumuo ng personal na email address: nagpapasa ka ng sulat dito, at ito ay nagiging isang gawain. Ngunit kung wala kang task scheduler, ilipat ang sulat sa subfolder na "0_Run".
3. Pagkatapos ng mabilis na pagtugon sa isang liham, gawing gawain, o basahin lang ito, kailangan mong magpasya kung ano ang susunod na gagawin sa mensaheng ito: tanggalin ito o ipadala ito sa isa sa mga folder para sa pangmatagalang imbakan.

Narito ang mga folder para sa pangmatagalang imbakan na mayroon ako.

• 0_Tumakbo. Wala akong ganoong folder, ngunit kung wala kang planner, inuulit ko, maaari kang magdagdag ng mga titik dito na nangangailangan ng detalyadong pag-aaral. Kailangan ding regular na linisin ang folder na ito, ngunit may maingat na diskarte sa oras na espesyal na inilaan para dito.
• 1_Sanggunian Dito naglalagay ako ng mga liham na may background na impormasyon: mga sulat ng pagbati na may mga pag-login mula sa iba't ibang serbisyo sa web, mga tiket para sa paparating na mga flight, at iba pa.
• 2_Mga Proyekto. Dito nakaimbak ang isang archive ng mga sulat sa mga kasosyo at proyekto kung saan mayroong kasalukuyang relasyon. Naturally, mayroong isang hiwalay na folder para sa bawat proyekto o kasosyo. Sa folder ng kasosyo, naglagay ako ng mga liham hindi lamang mula sa kanyang mga empleyado, kundi pati na rin mga liham mula sa mga empleyado ng "Sky" na nauugnay sa kasosyo na ito. Tunay na maginhawa: kung kinakailangan, ang lahat ng mga sulat sa proyekto ay nasa kamay sa ilang mga pag-click.
• 3_Museo. Dito ko itinatapon ang mga letrang iyon na sayang tanggalin, at hindi halata ang mga benepisyo nito. Ang mga folder na may mga saradong proyekto mula sa "2_Projects" ay lumilipat din dito. Sa madaling salita, ang mga unang kandidato para sa pagtanggal ay naka-imbak sa "Museum".
• 4_Mga Dokumento. Narito ang mga liham na may mga elektronikong sample na dokumento na maaaring maging kapaki-pakinabang sa hinaharap para sa accounting, halimbawa, mga pagkilos ng pagkakasundo mula sa mga customer, mga tiket para sa mga biyahe. Ang folder ay may maraming pagkakatulad sa mga folder na "2_Projects" at "1_Sprav", nag-iimbak lamang ito ng impormasyon sa accounting, at sa folder na "2_Projects" - impormasyon sa pamamahala. Sa "4_Documents" - patay na impormasyon, at sa "2_Projects" - live.
• 5_Kaalaman. Dito ko lang inilalagay ang mga talagang kapaki-pakinabang na mail, na gusto kong balikan pagkatapos ng ilang sandali para sa inspirasyon o paghahanap ng mga solusyon.

Mayroong iba pang mga setting ng mail client na mahalaga para sa pagpapatakbo ng system na ito. Una, bilang default, ang Thunderbird ay may checkbox na "Markahan ang mga mensahe bilang nabasa na." Mas gusto kong gawin ito nang may kamalayan, kaya ang bandila ay naka-off! Upang gawin ito, pumunta sa menu na "Mga Tool" → "Mga Setting" → "Advanced" → "Pagbasa at pagpapakita".

Pangalawa, ginagamit namin mga filter . Dati, aktibong gumamit ako ng mga filter na awtomatikong nagpapasa ng mga titik sa naaangkop na mga folder batay sa address ng nagpadala. Halimbawa, ang mga liham mula sa isang abogado ay inilipat sa folder na "Abogado." Tinalikuran ko ang diskarteng ito para sa ilang kadahilanan. Una: ang mga liham mula sa isang abogado sa 99% ng mga kaso ay nauugnay sa isang proyekto o kasosyo, na nangangahulugang dapat silang ilipat sa folder ng kasosyo o proyektong ito. Pangalawa: Nagpasya akong magdagdag ng kamalayan. Ikaw mismo ang kailangang magpasya kung saan dapat itago ang isang partikular na liham, at mas maginhawang maghanap ng mga hindi naprosesong mensahe sa isang lugar lamang - sa inbox. Ngayon ay gumagamit lamang ako ng mga filter para sa pag-aayos ng mga awtomatikong regular na titik mula sa iba't ibang mga system sa mga folder, iyon ay, mga titik na hindi nangangailangan sa akin na gumawa ng mga desisyon. Ang mga filter sa Mozilla Thunderbird ay na-configure sa menu na "Mga Tool" → "Mga Filter ng Mensahe".

Kaya, sa tamang diskarte, ang e-mail ay dapat tumagal mula 10 hanggang 60 minuto sa isang araw, depende sa dami ng sulat.

Oo, at isa pa. Na-off mo na ba ang mga notification para sa mga bagong email? ;)