Viete, čo je plánovanie a aké dôležité je plánovať? Verí sa, že keď strávite trochu času plánovaním a organizovaním svojho pracovného dňa, ušetríte mnohonásobne viac času vďaka dobrej koordinácii udalostí a správnej postupnosti úloh. O tom, že plánovanie prináša množstvo výhod a výhod, niet pochýb.

Známe štatistiky o rozsahu celých organizácií, podľa ktorých vedci zistili. Tie kancelárie, ktoré sa zaoberajú strategickým plánovaním, sú z dlhodobého hľadiska úspešnejšie a finančne bohatšie ako ich konkurenti, ktorí sa strategickému plánovaniu nezaoberajú. Plánovanie dňa je v podstate rovnaké plánovanie, ale na taktickej úrovni. Plánovanie je mocný nástroj na dosiahnutie cieľov každého moderného úspešného človeka. Takže tu sú hlavné výhody plánovania:

PREČO POTREBUJETE PLÁNOVANIE

1. Plán pracovného dňa. Nič nezostane bez pozornosti.

Bohužiaľ, aj napriek tomu, že náš mozog je najsilnejším nástrojom v práci, naša pamäť je veľmi obmedzená. Sú ľudia s lepšou pamäťou, sú ľudia s horšou pamäťou. Pamäť sa dá rozvíjať. Ale keď je veľa vecí, ktoré treba urobiť, potom môže nejaký biznis uniknúť našej pozornosti. A diabol, ako viete, je v detailoch.

Vedci sa domnievajú, že priemerný ľudský mozog je schopný udržať v pamäti sedem objektov (plus/mínus dva). Navyše je to veľmi optimistické hodnotenie.

Okrem toho, že na nič nezabudneme, zbavíme sa aj stresu - prestaneme sa trápiť a klásť si otázku „urobil som pre dnešok všetko?“. Osobne momentálne píšem tento článok pomocou plánu v denníku.

2. Plánovanie času vám umožní urobiť viac.

Výhody plánovania zrejmé. Keď si všetku prácu vopred premyslíte, tak na jednej strane v procese práce vás od nej nerozptyľuje. Na druhej strane máte viac času, ktorý môžete venovať buď doplnkovej práci, alebo môžete z práce odísť skôr. Oboje v podstate znamená zvýšenie produktivity. Predpokladá sa, že zostavenie plánu dňa netrvá dlhšie ako 10 minút pri šálke rannej kávy. A časová úspora je minimálne dva sas. Za mesiac to môže ušetriť až 40 hodín práce, čo sa rovná celému týždňu.

3. Naplánovanie pracovného dňa vám pomôže určiť priority

Napríklad dnes som prvýkrát napísal dva články, za ktoré mi zaplatí 1 000 rubľov. Potom som napísal všeobecný článok na zaujímavú tému a venoval som sa aj publikácii, ktorú práve čítate. Celá táto práca je na zozname priorít. Keďže mám na deň jasný pracovný plán, nestrácam čas na neprioritné úlohy. Vďaka tomu nebudú dôležité veci zabudnuté alebo odložené na neskôr. Buďme k sebe úprimní. Dôležité veci často odkladáme na neskôr, na zajtra. To znamená, že mnohí z nás trpia prokrastináciou.

4. Denný plán odbúrava stres a termíny

Výhody plánovania Spočíva aj v tom, že sa prestávame trápiť tým, čo dnes musíme urobiť nepochopiteľne veľké množstvo vecí, ktoré sa mali urobiť včera. Každý deň si vyberiete svoj realizovateľný objem a prácu, čo vám umožní úplne sa vyhnúť termínom a nekonečnému stresu, pretože na niečo nemáte čas. Výsledkom je, že pracovný tok sa stáva predvídateľným a ovládateľným.

Počuli ste už o? Plánovanie pracovného dňa vám v podstate umožňuje využiť tento princíp vo svoj prospech, čo znamená, že môžete urobiť mnohonásobne viac. Najprv robíme len tie najdôležitejšie dalasy. máme dobre premyslený plán. Potom bude možné robiť vedľajšie úlohy alebo na nich dokonca bodovať. Naplánujte si svoj deň a urobte si z neho zvyk, ale dajte ho aj iným ľuďom. To platí najmä pre nové a zložité projekty.

Manažér (špecialista) musí každý deň rozhodovať o tom, ako čo najlepšie využiť svoj pracovný čas. Plánovanie je projekt pracovných procesov na najbližšie obdobie. A je veľmi dôležité organicky prepojiť plánovanie pracovného času a želané výsledky činností. Dá sa to dosiahnuť praktickým využívaním základných princípov a pravidiel plánovania pracovného času.

Základné princípy a pravidlá plánovania:

1. Pravidlo 60:40 („zlaté“ pravidlo plánovania).

2. Analýza činností a spotreby času.

3. Spájanie úloh. Vypracovanie akčného plánu. Stanovenie priorít.

4. Pravidelnosť, dôslednosť a dôslednosť plánovania.

5. Realistické plánovanie..

6. Náhrada za stratený čas.

7. Písomná forma.

8. Prenášanie toho, čo nebolo urobené.

9. Opravovanie výsledkov namiesto akcie. Do plánov je lepšie zaznamenávať výsledky, prípadne ciele (koncový stav), a nie hocijaké akcie. „Nevolať“, ale „súhlasiť“.

10. Stanovenie dočasných noriem.

11. Termín.

12. Stanovenie priorít (stupeň dôležitosti).

13. Zbavenie sa „tyranie“ uponáhľanosti. Najnaliehavejšia vec nie je vždy najdôležitejšia.

14. Delegovanie (prerozdelenie) vecí.

15. "Pohlcovače času" a zásoby času.

16. Recyklácia - dvojitá kontrola.

17. Voľný čas, čas na plánovanie a kreativitu.

18. Alternatívy. Výber najlepšieho spôsobu riešenia problémov.

19. Rozmanitosť.

20. Časové zarovnanie s x plánov.

Systém plánovania pracovného času.

Na dosiahnutie čo najlepších výsledkov pri plánovaní pracovného času musí manažér (špecialista) použiť taký koncept ako „plánovacie obdobia“: deň, týždeň, mesiac, rok. Každé plánovacie obdobie sa musí posudzovať samostatne.

V obchodnom živote sa osvedčili nasledujúce plánovacie obdobia:

dlhodobé ciele - 3-5 rokov (alebo viac) - plány na niekoľko rokov;

strednodobé ciele - 1-3 roky - ročný plán;

aktuálne plány - 1 týždeň - 3 mesiace - mesačné, desaťdňové plány.

plánovacie obdobia.

Ročný plán. Na konci odchádzajúceho roka je potrebné stanoviť si najvýznamnejšie úlohy a ciele na najbližších 12 mesiacov. Zároveň vo väčšine prípadov postačuje rozdelenie na štvrtiny.

Štvrťročný plán. Slúži ako nástroj na sledovanie plnenia ročného plánu. Počas roka by ste mali v pravidelných intervaloch zvažovať udalosti uplynulého obdobia a v prípade potreby vykonať zmeny alebo odložiť dátumy (dočasná kontrola). Na konci každého štvrťroka je možné nastaviť benchmarky na najbližšie tri mesiace a určiť, ktoré úlohy v nasledujúcom štvrťroku treba preškrtnúť, ktoré presunúť a ktoré pridať.

Mesačný plán. Úlohy a ciele zohľadnené v mesačnom pláne sa prenesú zo štvrťročného plánu a v prípade potreby aj z plánu za posledný mesiac. Keďže s približovaním sa časového horizontu sa presnosť plánovania zvyšuje, v mesačnom pláne sú už úlohy zohľadňované podrobnejšie (spotreba času sa drží v hodinách).

Desaťročný plán. Predpokladá ešte podrobnejšiu a presnejšiu predpoveď na nadchádzajúce obdobie.

Denný plán. Je postavená na základe desaťdňového plánu. Stanovuje, ktoré úlohy a prípady musia byť dokončené počas príslušného pracovného dňa, a nepredvídané sa pridávajú k predtým plánovaným.

Denný plán je posledným a zároveň najdôležitejším krokom v systéme časového plánovania, konkrétnym stelesnením (realizáciou) stanovených cieľov.

Na príklade denného plánu uvažujme o piatich fázach systémového plánovania času.

Vypracovanie plánov na pracovný deň alpskou metódou.

Päť etáp alpskej metódy.

Táto metóda je pomerne jednoduchá a ľahko zapamätateľná, keďže je založená na memotechnike: začiatočné písmená symbolizujú pojmy predmetu.

Metóda zahŕňa päť fáz:

1. Vypracovanie zoznamu pracovných činností a činností plánovaných na vykonanie.

2. Predbežné posúdenie trvania plánovaných pracovných činností a činností.

3. Rezervácia pracovného času podľa pravidla 60:40.

4. Rozhodovanie o stanovení priorít, preradení alebo upustení od niektorých pracovných činností a činností naplánovaných na výkon.

Kontrola a prenos neukončených.

Pozrime sa podrobnejšie na každú z fáz.

1. Vypracovanie zoznamu pracovných činností a činností plánovaných na vykonanie.

Zaznamenajte pod príslušnými nadpismi formulára „Plán dňa“ všetko, čo je potrebné urobiť nasledujúci deň:

úlohy zo zoznamu úloh alebo z týždenného (mesačného plánu);

nesplnený deň predtým;

pridané prípady;

termíny, ktoré treba dodržať;

opakujúce sa úlohy.

Zároveň by sa mali používať skratky, ktoré zodpovedajú typu činnosti alebo nadpisom vo formulári „Plán dňa“: V - návštevy, stretnutia, D - delegovanie prípadov, K - kontrola atď.

Zoznam úloh by mal vyzerať takto:

v prvom priblížení ich rozdeľte podľa priority;

rozdeľte ich na zdĺhavé a „krátke“, krátke;

prekontrolovať úlohy súvisiace s osobným kontaktom, či ich možno vykonať racionálnejším spôsobom (napríklad pomocou telefónu).

Toto je však len začiatok plánovania dňa. Realistický plán dňa by mal byť vždy obmedzený na to, čo je skutočne možné urobiť.

2. Predbežné posúdenie trvania plánovaných pracovných činností a činností.

Teraz je potrebné ku každej úlohe uviesť približný čas jej dokončenia, zrátať a určiť približný celkový čas. Dĺžku trvania prípadných prípadov je možné odhadnúť po pozorovaniach a získaní skúseností.

3. Rezervácia pracovného času podľa pravidla 60:40.

Pri zostavovaní denného plánu treba dodržať základné pravidlo časového plánovania, podľa ktorého by plán nemal pokrývať viac ako 60 % času a približne 40 % by si mal nechať ako rezerva na neočakávané veci.

4. Rozhodovanie o stanovení priorít, preradení alebo upustení od niektorých pracovných činností a činností naplánovaných na výkon.

5. Kontrola a prenos nedokončeného.

Sledovanie priebehu plánu umožňuje manažérovi (odborníkovi) získať potrebné informácie na analýzu a určenie spôsobov na zlepšenie svojej práce.

Výhody použitia metódy "Alpy": lepšia nálada na nadchádzajúci pracovný deň; plánovanie na ďalší deň; jasnú predstavu o úlohách dňa; zefektívnenie toku dňa; prekonať zábudlivosť; sústredenie na to najpodstatnejšie; dosiahnutie cieľov dňa; zdôrazňovanie dôležitejších a menej dôležitých prípadov; rozhodovanie o prioritizácii a zmene pridelenia; racionalizácia prostredníctvom zoskupovania úloh; zníženie rušenia a nechcených prerušení; sebadisciplína pri plnení úloh; zníženie stresu a nervového napätia; pokojné vnímanie nepredvídaných udalostí; zlepšenie sebakontroly; zvýšená spokojnosť a motivácia; pocit úspechu na konci pracovného dňa; rast osobných výsledkov; získať čas vďaka metodickej organizácii práce.

Ahoj! V tomto článku budeme hovoriť o plánovaní pracovného dňa.

Dnes sa dozviete:

1. Prečo plánovať svoj pracovný deň;
2. Kto to potrebuje;
3. Ako si naplánovať pracovný deň.

Plánovanie pracovného dňa

V 21. storočí sa rytmus života citeľne zrýchlil a naďalej naberá na obrátkach. Ak predtým, aby ste boli úspešní, bolo potrebné urobiť jedno množstvo práce, teraz, aby ste dosiahli úspech, musíte urobiť oveľa viac. A ľudia začínajú čeliť nedostatku času. Ak stíhate za všetkými každodennými úlohami, ktoré nám život každý deň hádže, nie je na to vôbec čas.

Plánovanie pracovného dňa je nástroj, ktorý pomáha nielen efektívne využívať pracovný čas, ale ho aj skrátiť. Toto nie je banálny zoznam úloh, ktorý je potrebné vyplniť v prísnom poradí. Plánovanie je schopnosť vybrať si, čo je potrebné urobiť, prečo a kedy.

To je dôvod, prečo dobré plánovanie nielen štruktúruje všetko, čo robíte za deň, ale tiež šetrí váš čas. V prvom rade musíte urobiť to najdôležitejšie – to je hlavné pravidlo. Správne rozvrhnutie času je užitočné pre každého človeka, ktorý má v práci voľný čas a nemá jasný harmonogram.

Čo zahŕňa plánovanie?

Plánovanie pracovného času zahŕňa:

• Stanovenie priorít.
• Vyberte dôležité úlohy.
• Hľadanie najlepších spôsobov, ako ich vyriešiť.
• Hľadajte si prácu vo svojom voľnom čase.

Stanovenie priorít vám pomôže pochopiť, čo si vyžaduje pozornosť, čo sa môže vyriešiť samo a aký problém by ste mali ignorovať. Čas a informácie sa stali oveľa cennejšími ako predtým a hnevať sa na niečo, čo neprináša výsledok, je nezmyselná vec.

Výber dôležitých úloh- takmer to isté ako stanovenie priorít, len v rámci jedného pracovného dňa. Vy si vyberiete, čo prinesie dôležitý výsledok, čo je potrebné urobiť naliehavo a čo možno odložiť.

Hľadanie najlepších spôsobov riešenia problémov je veľmi dôležitý bod. Pri plánovaní by ste mali zvážiť nielen to, čo budete robiť, ale aj to, ako to najlepšie urobiť. Zároveň je dôležité nielen šetriť čas, ale robiť všetko čo najrýchlejšie a najefektívnejšie.

Práca s voľným časom by mali byť zahrnuté aj do pracovného plánu. Máte voľné 2 hodiny denne, ktoré môžete venovať niečomu? Môžete o tom povedať svojmu šéfovi, ktorý vás zaťaží prácou, môžete sa vzdelávať alebo sa môžete snažiť vyvinúť svoj vlastný projekt.

Prečo je dôležité plánovať si pracovný deň?

Každý, kto sa niekedy zaoberal freelancingom, obchodom alebo „práci podľa ľubovôle“ (ako taxík), chápe dôležitosť zariaďovania vecí počas dňa. Ale napríklad väčšina kancelárskych pracovníkov nepovažuje za potrebné plánovať svoj pracovný deň.

V skutočnosti je hlavným dôvodom plánovania pracovného dňa zvýšenie vlastnej efektívnosti. Ak počúvate svoje vlastné telo, môžete pochopiť, že niektoré veci sú pre vás raz lepšie a iné inokedy. Napríklad je pre vás pohodlnejšie telefonovať po obede do iných spoločností, pretože ste sa už zobudili, ale ešte ste sa nestihli unaviť a večer sa monotónna práca robí rýchlejšie, takže je lepšie odložiť informácie o jazde do databázy až o 5-6 hodín.

Plánovanie pracovného dňa zohľadňuje nielen základné prvky riešenia problémov, ale aj osobné preferencie každého človeka. Time management nebol vytvorený s cieľom vnútiť každému rovnaký vzor vysokého výkonu. Svoje úlohy musíte prispôsobiť vlastnostiam svojho tela.

Organizovanie a plánovanie dňa vám umožní stihnúť viac za menej času a ponechať čas na veci, ktoré máte radi.

Kto by si mal plánovať pracovný deň

Každý by si mal vedieť naplánovať svoj pracovný deň. Môžete tak ušetriť čas a pracovať efektívnejšie. Existujú však 3 kategórie ľudí, ktorí sú jednoducho povinní zapojiť sa do osobného plánovania.

. Najnedisciplinovanejším pracovníkom je slobodný pracovník. Nemá jasný harmonogram a len termín mu pripomína, že je čas si sadnúť a niečo urobiť. Preto je pre freelancerov, ktorí pracujú s viacerými klientmi, veľmi dôležité, aby si svoj pracovný deň naplánovali. Často sa stáva, že nové zákazky sa objavia s rozdielom jedného či dvoch dní, a ak budete meškať do posledného, ​​možno nestihnete pracovať na dvoch projektoch.

podnikateľov. Všetko je tu takmer rovnaké ako na voľnej nohe. Najmä ak ide o online podnikanie. Na jednej strane môžete byť pokojní doma, keď vaši zamestnanci pracujú, no na druhej strane sa tento prístup nevyhnutne ukáže ako neúspešný. Na Západe medzi podnikateľmi prekvitá kult workoholizmu. Veria, že ak nepracujete 60 hodín týždenne, tak ste leniví a nemáte čo robiť.

Lídri. Vodca nebude vždy podnikateľ. Majiteľ spoločnosti sa nesmie aktívne zúčastňovať na záležitostiach svojej spoločnosti, ale jej riaditeľ preberá zodpovednosť za chod celého mechanizmu. Preto musia lídri stredných a veľkých firiem využívať svoj čas efektívne, pretože na ich rozhodnutiach závisí z dlhodobého hľadiska budúcnosť firmy. Plánovanie pracovného dňa manažéra je spôsob, ako čo najefektívnejšie rozdeliť svoj čas medzi strategicky dôležité úlohy.

Metódy plánovania pracovného dňa

Existuje mnoho spôsobov, ako si správne naplánovať pracovný deň. Ale jeden z najúčinnejších Eisenhowerova matica. Jeho podstata je nasledovná.

Existujú 4 štvorce:

1. Štvorec A - Naliehavé a dôležité záležitosti.
2. Štvorec B – neurgentné a dôležité veci.
3. Štvorec C - naliehavé a nedôležité záležitosti.
4. Štvorec D – neurgentné a nedôležité veci.

Námestie A by mal byť takmer vždy prázdny. Pri správnom plánovaní by sa všetky dôležité úlohy mali usadiť v štvorci B a mali by sa vykonávať, keď sa blížia k bodu A.

Štvorec B Toto sú dôležité veci, ktoré vám pomôžu dosiahnuť váš cieľ. To zahŕňa všetky úlohy, ktoré je potrebné dokončiť do 1 pracovného dňa.

Štvorec C znamená naliehavé a nedôležité prípady, ktoré je potrebné preniesť na iných ľudí. Vzorovým príkladom naliehavých, ale nedôležitých vecí je zavolať potenciálnemu klientovi. Toto zvládne zamestnanec, radšej sa zamerajte na iné veci.

štvorec D, znamená, že existujú nie naliehavé a nedôležité veci, ktoré vás nepribližujú k cieľu, nedávajú pozitívne emócie a v zásade nie sú potrebné. Do tohto poľa by ste si mali zapísať všetky zbytočné nápady.

Toto rozdelenie úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti umožňuje pochopiť, čomu je potrebné venovať pozornosť počas pracovného dňa a na čo možno bezpečne zabudnúť. Matrica pomáha nielen v pracovných procesoch, ale aj v bežnom živote. Ak sa chcete naučiť angličtinu, je to pre vás zaujímavé a pomôže vám to v kariére - toto je štvorec B. Ak sa však chcete naučiť španielsky len kvôli tomu, aby ste to vedeli - toto je D a môžete pokojne zabudnúť na to.

Pravidlá pre rozvrhnutie pracovného dňa

Existuje niekoľko pravidiel, ako efektívne riadiť svoj pracovný deň. Pre pohodlie rozdelíme deň na 3 časti:

• Začiatok pracovného dňa.
• Hlavný pracovný postup.
• Dokončenie.

Ráno je najdôležitejší krok. V závislosti od toho, koľko ste spali, ako ste vstali a čo ste robili, bude závisieť vaša nálada, psychologický postoj a výkon.

Zásady „správneho“ rána zahŕňajú nasledovné:

• Kladný postoj. Ak sa budete každý deň prebúdzať s tým, že nenávidíte svoju prácu, vaša produktivita sa zníži. Skúste začať ráno príjemnými myšlienkami.
• Snažte sa „nehojdať sa“. Všimli ste si, že po tom, ako ráno vstanete, potrebujete ďalších 30-40 minút, aby ste sa konečne zotavili? Toto je čas, ktorý sa neoplatí strácať. Hneď po prebudení sa osprchujte, uvarte si kávu a namiesto polhodinky „do nikam“ môžete pokojne raňajkovať.
• Pokojné raňajky a cesta do práce. Začať deň pomaly je veľmi dôležité. Keď sa ponáhľate, telo míňa energiu a nervy navyše, ktoré by sa dali využiť na produktívnejšiu prácu. Ak si nemôžete dovoliť výdatné raňajky a pokojnú jazdu, choďte spať neskôr a vstávajte skôr.
• Kľúčové úlohy. Väčšina úspešných podnikateľov má tendenciu tvrdiť, že najdôležitejšie úlohy treba urobiť ráno. Ako sa hovorí: "Ak chceš robiť všetko, zjedz na raňajky žabu." Úloha žaby je prípad, do ktorého sa vôbec nechcete pustiť. Urobte si to ráno a pozitívny prístup z toho, že „žaba je zjedená“ vám vydrží celý deň.

Hlavný pracovný postup pozostáva z nasledujúcich úloh:

• Vyriešte naliehavé problémy. Je dôležité pochopiť, že ak na vás počas pracovného dňa padne nejaká naliehavá záležitosť, nemusíte venovať všetku svoju pozornosť výlučne tomu. Najprv musíte pochopiť, či je to dôležité alebo nie. Ak je to dôležité, musíte k tomu okamžite pristúpiť. Ak nie, preneste zodpovednosť za jeho realizáciu na inú osobu.
• Dodržiavajte termíny. Každý deň si musíte stanoviť približné termíny, do ktorých musíte zvládnuť celý objem úloh. Je dôležité, aby to nebolo „Urobte všetko do 18:00“, ale „O 14:00 - začnite plánovať, o 15:00 - analyzujte ukazovatele, o 16:00 - napíšte správu“ atď.
• Poriadok na pracovisku. Toto je implicitný, ale veľmi dôležitý bod. Ak je na vašom stole neporiadok, vaše oči sa medzi ním budú neustále strácať. A ak sa na pracovisku objaví nejaký cudzí dokument, môžete ho začať študovať a stratiť 20-30 minút.
• Nesledujte impulzy. Je to najdôležitejšie. Existuje niekoľko spúšťačov, ktoré vás prinútia presunúť pozornosť z práce na niečo menej dôležité. Zavolať priateľovi, keď si prezeráte plán predaja? Toto radšej nerobte, stratíte koncentráciu a ľahko vám môže chýbať pracovná nálada.
• Zoskupte svoju rutinu. Je to veľmi dôležité. Ak potrebujete urobiť 60 telefonátov počas dňa, potom je lepšie ich rozdeliť do niekoľkých malých skupín, 10 až 15 naraz. Po hovore môžete vykonať ďalšiu úlohu. Neustálym prepínaním z rutinnej činnosti na náročnú činnosť dokážete oveľa viac.

Koniec pracovného dňa je založený na nasledujúcich princípoch:

• Doplňte, čo je potrebné. Existuje skupina prípadov, ktoré spadajú do štvorca „dôležité, ale nie naliehavé“. Najlepšie sa vypĺňajú počas pracovného dňa a políčko „dôležité a naliehavé“ je vždy prázdne.
• Skontrolujte svoje výsledky oproti plánu. Všetko, čo ste urobili za deň, by sa malo porovnať s tým, čo ste plánovali. Ak ste práve začali plánovať svoj pracovný deň, potom malé odchýlky od plánu budú v poradí vecí. Snažte sa ich udržať čo najmenej.
• Urobte si plán na ďalší deň. Najlepšie je to urobiť na konci predchádzajúceho pracovného dňa. Takže si udržíte pracovnú náladu a, ale je dôležité vypracovať skutočný program záležitostí.

Ak ste vedúci, počas pracovného dňa by ste mali úzko spolupracovať so svojou sekretárkou.

Pamätajte, že toto všetko sú všeobecné rady. Neberú do úvahy vaše individuálne vlastnosti. Ak je pre vás pohodlnejšie robiť naliehavú prácu popoludní a nie ráno, je to vaše právo. Ak dávate prednosť tomu, aby ste veľkú a náročnú úlohu urobili ako poslednú a nijako to neovplyvní vašu náladu na jeden deň, nechajte to trvať.

Plánovanie pracovného dňa by malo byť individuálne.

Hlavné chyby pri plánovaní pracovného dňa

Napriek tomu, že prax time managementu je v našich životoch pevne zakorenená, väčšina ľudí robí bežné chyby pri plánovaní svojho pracovného dňa. Tu je niekoľko z nich.

Chyba 1. Nesprávne stanovenie priorít.

Eisenhowerova matica nám hovorí, že musíme urobiť dôležité veci. Mnoho ľudí si však môže ľahko pomýliť, čo je pre nich dôležité. Štvorec A, ktorý by mal zostať prázdny a zodpovedný za naliehavé a dôležité záležitosti, si často mýlia s C, kde sa nahromadili nedôležité záležitosti, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť.

Je dôležité si uvedomiť, že energiu by ste mali míňať výlučne na to, čo je pre vás v danom momente dôležité. Mali by ste pracovať na budúcnosti, keď sa veci dajú odložiť a správne naplánovať.

Chyba 2. Príliš veľa času sa venuje maličkostiam.

Aby sme vysvetlili, prečo je v prvom rade potrebné vytvoriť „základ“, a až potom malé veci, použijeme Paretov zákon. Hovorí sa, že 20 % úsilia dáva 80 % výsledkov. To znamená, že keď pracujete na niečom dôležitom, miniete 20 % úsilia a dosiahnete 80 % výsledku. Keď pracujete na maličkostiach, získate 4-krát menej výsledkov a miniete 4-krát viac energie.

Zoberme si malý príklad. Musíte spustiť reklamnú kampaň. Ak vytvoríte 10 kreatív, vyberiete pre ne kľúčové slová a frázy a spustíte ich na pripravených stránkach, bude to 20% práce, ktorá poskytne 80% výsledku. Ak však trávite čas úpravou písma a obrázkov, výberom a leštením fráz a hľadaním ďalších platforiem pre reklamu, vynaložíte oveľa viac úsilia. To všetko bude potrebné urobiť, ale po spustení reklamnej kampane, keď dosiahnete prvý výsledok.

Chyba 3. Nedostatok času na osobné záležitosti.

Každý človek by mal mať osobný život a slobodu výberu povolania. Ak máte veľa práce a nenájdete si jednu alebo dve hodiny na to, aby ste sa venovali svojmu koníčku, potom je to zlé plánovanie vášho vlastného dňa. Rozvrhnutie pracovného času je dôležité nielen preto, že vám umožní urobiť viac. Dáva vám príležitosť robiť to, čo milujete, bez náhlenia.

Budete potrebovať

• - denník;
• - štandardný denný režim hlavy;
• - zoznam aktuálnych podujatí za účasti prednostu.

Inštrukcia

Určite si svoj štandardný denný režim. Niektoré činnosti sa môžu opakovať zo dňa na deň, iné sú jednorazové. Urobte si plány na nasledujúci týždeň a mesiac. Zoraďte očakávané aktivity podľa dôležitosti. V dôsledku toho by ste mali dostať zoznam úloh umiestnených v určitej hierarchii.

Zahrňte do denného režimu tie činnosti, ktoré sú obsiahnuté v pracovných plánoch organizácie alebo podniku na štvrťrok, polrok a rok. Zbierajte podľa oddelení a štruktúrnych útvarov informácie o kontrolných a overovacích činnostiach, na ktorých sa musíte priamo zúčastniť.

Ak sú plánované aktivity naplánované na konkrétny čas, zoskupte ich a zapíšte do pracovného denníka v poradí podľa priority. Poznačte si mieru dôležitosti konkrétneho stretnutia, stretnutia alebo vyjednávania. Pri stanovovaní priorít sa riaďte svojimi hlavnými funkciami. Požiadajte asistenta alebo sekretárku, aby vám najdôležitejšie udalosti pripomenula vopred a nie na poslednú chvíľu.

Uistite sa, že plánované udalosti sa časovo neprekrývajú. Ak si účasť na stretnutí alebo obchodnom stretnutí vyžaduje cestu mimo zariadenia alebo kancelárie, naplánujte si čas cesty.

Nechajte si v rozvrhu čas na iné neplánované obchodné aktivity. Aj malý časový odstup zabráni uponáhľanosti a zabráni mnohým nedorozumeniam. Do svojho denného režimu nezabudnite zahrnúť čas na odpočinok a jedlo.

Prineste svoju každodennú rutinu svojmu asistentovi. Požadujte pravidelné upozorňovanie na zmeny v akčných plánoch, ku ktorým dochádza z objektívnych príčin. Keď od svojho asistenta dostanete zmysluplné informácie, okamžite vykonajte úpravy vo svojej každodennej rutine.

Zdroje:

• Plánovanie pracovného dňa manažéra

Čím to je, že dvaja zamestnanci sú v kancelárii rovnako dlho, ani jeden sa nerozptyľuje cudzorodými vecami, ale zvládajú iné množstvo práce? Pretože jeden z nich šíri svoju pozornosť a druhý dokázal štruktúrovať pracovný tok. Správne plánovanie pracovného času je jedným z kľúčov k úspešnému a efektívnemu pracovnému dňu.

Inštrukcia

Formujte pracovné bloky, v ktorých budete vykonávať podobné úlohy. Ako viete, je ťažké začať. Neochotne si sadnete k prvej úlohe a ste vtiahnutí a veci idú oveľa rýchlejšie. Roztrieďte si preto projekty a úlohy do priečinkov a začnite robiť podobné. Na prijímanie návštev alebo zamestnancov, ak ste šéf, je tiež lepšie vyhradiť si úradné hodiny, aby vás neustále nevyrušovalo papierovanie.

Ak je práce veľa a vyžaduje si vašu plnú pozornosť, dovoľte si zariadiť mimopracovný čas. Preneste telefón kolegom alebo sekretárke, pošlite návštevy k svojmu zástupcovi. Pokojne sa zatvorte pred všetkými v kancelárii a úplne sa pustite do urgentného projektu.

Trvanie projektu často priamo súvisí s časom, ktorý je naň vyčlenený. Ak vás váš šéf neponáhľa s dokončením úlohy, môžete nezávisle regulovať časový rámec, v ktorom musí byť projekt dokončený. Práca vám teda pôjde oveľa rýchlejšie, ako keby ste deň čo deň pracovali pomaly.

Plánovanie a organizácia práce je kľúčom k ďalšiemu sebarozvoju. Prečítajte si o základných princípoch a pravidlách denného plánovania v článku.

Z článku sa dozviete:

Prečo potrebujete denné plánovanie?

Nie každý chápe, prečo si treba plánovať svoj pracovný deň. Každý človek predsa aj bez plánovania vie, aké funkcie vykonáva a aké veci má robiť. Mnohí nevidia zmysel v plánovaní dňa, pretože vždy sa vyskytnú neočakávané úlohy, ktoré môžu zamiešať všetky vopred naplánované položky.

Stiahnite si súvisiace dokumenty:

Ak porovnáme dvoch pracovníkov, ktorí vykonávajú rovnaké funkcie a majú rovnaké schopnosti, zistíme, že objem a kvalita ich práce rôzne. Jeden zamestnanec zvláda riešiť aktuálne aj strategické úlohy, druhý nestíha plniť ani urgentné zadania a je nútený neustále ostať po práci. Najlepšie výsledky ukážu tí, ktorí sú viac . Teda taký, pre ktorého je proces plánovania každodennou povinnosťou a potrebou. Mať plán, aj na psychickej úrovni, človeka zmobilizuje. Má pevne stanovený cieľ a je tu vnútorná potreba ho dosiahnuť.

Ako efektívne plánovať?

Plánovanie a organizáciu práce vykonáva zamestnanec. Nie manažér, ale zamestnanec by si mal dávať úlohy. V tomto prípade si stanovuje ciele sám, koná v smere, ktorý si vyberie. Percento dokončených úloh pri samostatnom plánovaní je spravidla vyššie ako pri realizácii generálky vyvinutý vedúcim.

Existuje v praxi overený systém plánovania práce, ktorý zabezpečuje optimálne využitie pracovného času. Je to súbor princípov, podľa ktorých môže človek zostaviť kompetentný, realistický a realizovateľný plán.

V prvom rade si stanovte, čo musíte zahrnúť do svojho denného plánu. Mal by sa vypracovať s prihliadnutím na strategický plán vypracovaný na šesť mesiacov alebo rok. Plánovanie na každý deň zohľadňuje všetky úlohy naplánované na implementáciu, priamo súvisiace s prácou aj sekundárne. Napríklad zablahoželanie kolegovi k narodeninám. Okrem tých položiek, na ktoré vodca čaká, musia byť do plánu zahrnuté aj osobné záležitosti. Toto je potrebné pre osobný rozvoj a vytváranie pozitívneho obrazu.

Pri plánovaní práce by sa veľké úlohy, ktorých dokončenie bude trvať niekoľko dní alebo týždňov, mali rozdeliť na etapy a vykonávať postupne. Nastavte dátum splatnosti pre každý míľnik. Urobte si plán na ďalší deň, vrátane podúloh v ňom. Na zostavenie plánu môžete použiť bežný papierový denník alebo špeciálny program.

Účelom plánovania práce nie je za každú cenu plnenie položiek plánu, ale včasné a kvalitné plnenie prioritných úloh a urgentných úloh. Preto musí byť zoznam úloh naplánovaných na implementáciu zoradený a usporiadaný v zostupnom poradí podľa priority. V procese Môžete použiť viacero metód súčasne.

Najvyššiu prioritu majú napríklad úlohy s pevným termínom a úlohy, ktorých riešenie si vyžaduje väčšie úsilie. Druhým najdôležitejším budú denné povinné úlohy a tie úlohy, ktorých termíny sú naplánované na najbližšie dni. Najnižšou prioritou v dennom plánovaní sú drobné záležitosti, ktorých zlyhanie nebude mať výrazné negatívne dôsledky.

Pravidlá denného plánovania

Rovnako ako plánovanie práce podniku, aj plánovanie pracovného dňa jednotlivého zamestnanca sa musí riadiť pravidlami. Ich dodržiavanie pomôže zabezpečiť realizáciu plánov v pohodlnom režime pre vás.

1. Naplánujte si maximálne 70 % svojho pracovného času. To vám umožní pokojne vykonávať naliehavé neplánované úlohy a nebudete nervózni, ak budete musieť byť rozptýlení od vykonávania. .
2. Nezaraďujte do denného plánu viac ako tri dôležité a naliehavé úlohy súčasne. Obmedzte celkový počet položiek plánu na desať.
3. Vytvorte rovnaký typ puzdier do blokov. Pomôže to vykonať ich pomocou jediného algoritmu, ktorý skráti čas vykonania.
4. Presuňte proces plánovania na večer predchádzajúceho dňa. V prípade potreby budete mať čas na úpravu plánu.
5. Plánujte zložité prípady podľa vašich biorytmov. Niekto sa vyznačuje zvýšenou účinnosťou ráno, niekto popoludní a niekto pracuje najproduktívnejšie večer.
6. Nezačínajte novú úlohu, kým nedokončíte prácu, ktorú ste už začali. Ak ste museli prerušiť - vráťte sa a dokončite, čo ste začali.
7. Neodkladajte vykonanie neplánovanej úlohy, ak sa dá urobiť za pár minút.
8. Robte si prestávky každú hodinu bez toho, aby ste zostali v práci. Prestávky venujte ľahkej rozcvičke, pomôže vám to „osviežiť“ hlavu.
9. Nezamieňajte s dosahovaním cieľov si nedávajte ciele a nenačrtnite objemy, s ktorými bude ťažké sa vyrovnať.
10. Ak existujú nedokončené úlohy, ktoré nestratili aktuálnosť, preneste ich do plánu na ďalší deň.
11. Usporiadajte si pracovisko tak, aby sa vám v ňom pracovalo pohodlne.

Záver

Plánovanie na každý deň je užitočná a potrebná zručnosť. Je to spôsob sebaorganizácie a sebarozvoja, záruka, že môžete pracovať efektívne. Navrhovaný systém plánovania práce pomôže pochopiť základné princípy time management a úspešne aplikovať tieto poznatky v praxi.