Een volmacht voor het recht om documenten voor een directeur te ondertekenen is een noodzakelijk document wanneer het hoofd van een onderneming regelmatig zijn werkplek verlaat. Hiermee kan de bevoegde persoon tijdens zijn afwezigheid documenten ondertekenen, waardoor het risico op verstoring van de bedrijfsactiviteiten en productiestilstand wordt voorkomen.

Het is nodig zodat de gemachtigde vertegenwoordiger van de directeur het recht heeft om officiële documenten te ondertekenen die verband houden met de bedrijfsactiviteiten van de organisatie.

Soms wordt een volmacht afgegeven voor het recht om documenten te ondertekenen voor een werknemer die op zakenreis gaat. Op basis van het papier zal hij de vertegenwoordiger zijn van de belangen van de onderneming bij haar partnerbedrijven. De persoon heeft het recht om namens de directeur contracten en overeenkomsten te ondertekenen, die vervolgens de basis zullen vormen voor de uitvoering van bepaalde werken, leveringen van goederen, enz.

Er zijn verschillende situaties waarin de uitgifte van het betreffende papier vereist is:

1. beschikbaarheid van documenten waarop de afwezige bestuurder moet tekenen;
2. overdracht van materiële activa en goederen aan een bevoegd persoon;
3. ondertekening van commerciële documentatie, voorstellen, contracten - alle papieren waaruit de documentenstroom van het bedrijf bestaat, die verband houden met het opstellen van rapporten, het berekenen en betalen van salarissen (in deze situatie wordt een volmacht opgesteld voor de hoofdaccountant als hij wordt gedwongen zijn werkplek een tijdje te verlaten);
4. de wens van de manager om een ​​deel van zijn verantwoordelijkheden te delegeren om tijd vrij te maken voor andere soorten werk.

Geldigheidsduur en beëindigingsprocedure

De Russische wetgeving bepaalt dat de geldigheidsduur niet langer mag zijn dan 3 jaar. Indien dit niet is gespecificeerd, bedraagt ​​de langste periode gedurende welke de trustee de overeenkomstige rechten heeft, 1 kalenderjaar (uitgangspunt is de datum van uitgifte).

Belangrijk! Wanneer een looptijd van meer dan 3 jaar wordt gespecificeerd, heeft deze nog steeds een geldigheidsduur van 3 jaar.

Er zijn verschillende situaties voor vroegtijdige beëindiging van acties:

• de werknemer die over deze bevoegdheden beschikte, werd ontslagen, verloor zijn arbeidsvermogen of overleed;
• de werknemer heeft afstand gedaan van de betrokken bevoegdheden door zijn weigering schriftelijk te formaliseren;
• de manager heeft het om bepaalde redenen ingetrokken en geannuleerd;
• de opdrachtgever verloor zijn handelingsbekwaamheid en overleed;
• een commerciële organisatie heeft de status van rechtspersoon verloren;
• de opdrachtgever werd gereorganiseerd;
• faillissement van partijen bij de overeenkomst heeft plaatsgevonden;
• een van de partijen begon zijn bevoegdheden te misbruiken.

Er zijn 3 soorten volmachten die zijn goedgekeurd door het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie: algemeen, eenmalig en speciaal.

De algemene visie geeft de werknemer de breedste bevoegdheden. Deze laatste krijgt het recht om de organisatie te vertegenwoordigen bij alle zakelijke transacties, namens het management overeenkomsten aan te gaan en belangrijke documentatie te ondertekenen.

Een medewerker heeft een eenmalig type nodig om een ​​bepaalde actie uit te voeren, bijvoorbeeld een product ontvangen, een deal sluiten tijdens een zakenreis.

Een speciaal type is nodig wanneer een medewerker een door zijn meerderen opgedragen bepaalde actie meerdere keren moet uitvoeren.

Er is een apart type - met het recht op subrogatie. Hij laat de bevoegde persoon zijn bevoegdheden delegeren, nadat hij de opdrachtgever hiervan vooraf op de hoogte heeft gesteld. Bij het opstellen van een dergelijke volmacht is certificering door een notaris niet nodig - deze is alleen nodig wanneer de bevoegde persoon besluit zijn bevoegdheden aan een andere werknemer te delegeren. De geldigheidsduur van de deelopdracht overschrijdt de termijn die is vastgelegd voor het originele bedrijfspapier niet. Als dit niet is gespecificeerd, is de geldigheidsduur precies één kalenderjaar vanaf de datum van voorbereiding.

Waar u een voorbeeld kunt vinden

Het volmachtformulier is beschikbaar via de volgende links:

Procedure en kenmerken van compilatie

De volmacht heeft twee redactionele kenmerken die zijn gedefinieerd in het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie:

• geschreven op papier;
• moet de vereiste gegevens bevatten en de rechten van de bevoegde persoon beschrijven (in dit geval is een gratis volmacht aanvaardbaar).

Meestal stellen bedrijven zelf een formulier op en keuren het formulier goed met hun merknaam - er is geen uniform model.

Details omvatten:

1. naam van het bedrijf, informatie erover (rechtspersoon, OGRN, charter van de organisatie, adres, evenals informatie over het management);
2. plaats van schrijven (geef de stad aan);
3. registratie datum;
4. duur van de actie;
5. informatie over de gemachtigde (informatie uit het paspoort, identificatienummer, functie);
6. een lijst met officiële documenten die de bevoegde persoon namens de directeur mag ondertekenen.

Aan het einde tekent en verzegelt de directeur.

Bij het schrijven van een algemene versie van een officieel document is het ook vereist om een ​​clausule aan te geven over de vraag of de bevoegde persoon het recht heeft om zijn bevoegdheden te delegeren.

Er zijn kenmerken van het opstellen van het betreffende document voor de hoofdaccountant. De verantwoordelijkheden van deze medewerker omvatten de controle over het opstellen van rapporten en het verzenden ervan naar de relevante autoriteiten, de registratie van de primaire boekhouding, het verplaatsen van documenten door de hele organisatie, enz. Als hij afwezig is, worden zijn verantwoordelijkheden overgedragen aan een medewerker met de juiste opleiding (economisch) die in staat is deze werkzaamheden op het juiste niveau uit te voeren en bekend is met de vigerende wetgeving van de Russische Federatie.

Bij het opstellen van dit type document moet u een aantal details aangeven:

• bedrijfsinformatie;
• de datum waarop het officiële document is opgemaakt;
• geldigheidsduur (meestal wordt deze uitsluitend afgegeven voor de periode van afwezigheid van de accountant);
• gegevens over de persoon met gezag (paspoortgegevens, identificatienummer, functie).

Aan het einde zet de directeur zijn handtekening en bekrachtigt deze met een zegel.

Is notariële bekrachtiging vereist?

Notariële bekrachtiging is vereist voor documenten waarbij notariële transacties betrokken zijn. Aangezien bij de algemene vorm van volmacht het afsluiten van transacties plaatsvindt, waartoe ook transacties behoren die notarieel zijn vastgelegd (bijvoorbeeld een lijfrenteovereenkomst), is in dit geval certificering door een notaris vereist.

Bovendien moet een notariële bekrachtiging worden afgegeven als het papier wordt afgegeven door een individuele ondernemer aan een ingehuurde werknemer.

Voor certificering heeft de notaris de paspoorten van partijen en een kopie van de volmacht nodig. Er kan ook andere informatie nodig zijn.

Conclusie

Een volmacht voor het tekenrecht geeft de werknemer dus bepaalde bevoegdheden. Er zijn kenmerken van de voorbereiding en situaties waarin het wordt geannuleerd.

Vanwege de bestaande vereisten die worden opgelegd door de huidige bepalingen van de wetgeving van de Russische Federatie op het gebied van boekhouding, kan een commerciële structuur nodig zijn voorbeeldbestelling voor het recht om primaire documentatie te ondertekenen.

Dit type bestelling is anders bepaalde eigenschappen, met betrekking tot het doel, de inhoud en het structurele ontwerp.

Volgens de aanbevelingen van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie, die zijn gegeven met betrekking tot bepaalde bepalingen van de wet "Over boekhouding", is het hoofd van elke commerciële structuur die zich bezighoudt met economische activiteiten, moet een bepaalde lijst van personen goedkeuren die het recht hebben om primaire boekhouddocumentatie te ondertekenen.

Deze interne afdelingsfunctie is gebaseerd op de werkbepalingen en artikelen nr. 402-FZ. Het kan worden beoordeeld als bepalende factor continuïteit van wettelijke normen die zijn vastgelegd in paragraaf 3 van paragraaf 9 van de federale wet “Over boekhouding”, die eerder van kracht was.

Voordien werd in de rechtshandelingen die het boekhoudproces regelen, er werden specifieke eisen gesteld over de noodzaak voor het hoofd van het bedrijf om een ​​lijst goed te keuren van personen die het recht hebben om een ​​persoonlijke handtekening op de primaire documentatie achter te laten.

Tot op heden regelen de huidige wetgevingsnormen op geen enkele wijze de procedure voor de verwerving door de relevante personen van de autoriteit die hen toestaat primaire documenten te ondertekenen. De moderne realiteit van Russische ondernemingen laat meestal zien dat dergelijke bevoegdheden worden geconsolideerd door een speciaal bevel uit te vaardigen door het hoofd van de organisatie:

1. Een bevel van het hoofd van het bedrijf om het recht om primaire documenten te ondertekenen over te dragen aan een specifieke persoon of groep personen.
2. Volmacht om het recht over te dragen om papieren te ondertekenen die zijn opgenomen in de lijst met primaire documentatie.

Om meer gedetailleerde informatie over elk van deze methoden te krijgen, moet u ze afzonderlijk bekijken.

Wat certificeert het?

In dit geval is het belangrijkste criterium om onderscheid te maken tussen het bevel van een manager om het tekenrecht over te dragen en een volmacht daarvoor het volgende: het besluit kan uitsluitend gelden voor medewerkers van de organisatie terwijl de volmacht kan aan iedere andere persoon worden overgedragen.

De belangrijkste eis in een dergelijke situatie zal zijn dat de beheerder in de volmacht een lijst opneemt van personen die er gebruik van kunnen maken. Verschillende juridische takken regelen het proces van het opstellen van bevelen en volmachten; hiervoor zijn de Arbeidswetten en het Burgerlijk Wetboek verantwoordelijk.

Als het nodig is om alleen interne bedrijfsdocumenten te ondertekenen, dan zou de optimale oplossing zijn om ervoor te kiezen een order op te stellen, die als regelgevende bron fungeert, en die de overdracht van het recht om de primaire documentatie te ondertekenen certificeert. Het is vermeldenswaard dat het in dit geval niet nodig is om aanvullende bevoegdheden aan andere personen te delegeren.

Tegelijkertijd, als het nodig is om bepaalde documentatie te ondertekenen en deze vervolgens buiten de organisatie over te dragen, bijvoorbeeld begeleidende documentatie voor vrachtvervoer of een factuur, dan is het in een dergelijke situatie nodig om een ​​passende volmacht op te stellen. advocaat.

Er is een belangrijke noodzaak om zowel in de bestelling als in de volmacht tot uiting te komen de volgende informatie:

• persoonsgegevens van de persoon met de juiste bevoegdheid;
• een lijst met bepaalde documenten die door een bevoegd persoon kunnen worden ondertekend.

Bovendien is in elk van deze situaties het hoofd van het bedrijf certificeert de handtekening van een persoon, bekleed met gezag, dat door dezelfde persoon wordt aangegeven in een speciaal veld van de volmacht of beschikking.

Dergelijke processen suggereren de noodzaak van eenre, die moet toebehoren aan de persoon die zijn eigen handtekening op het transcript heeft gezet. Deze fase is uiterst noodzakelijk vanwege het feit dat nu bijna alle belastingcontroles worden uitgevoerd met de identificatie van tegenpartijen die opzettelijk weigeren aan hun eigen belastingverplichtingen te voldoen.

Zelfs als de directe managers van de tegenpartijen geen enkele actie ondernemen om de activiteiten van het bedrijf stop te zetten en het feit erkennen dat zij optreden als de echte managers van de commerciële structuur, De Belastingdienst start een handschriftonderzoek, wat kan bevestigen dat de handtekeningen op de documentatie geen handtekeningen van het management zijn.

Uiteindelijk zal dit dienen als basis voor de belasting officieel weigeren dergelijke kosten voor de onderneming te erkennen I.

Tegenwoordig is het gebruikelijk om onder gedocumenteerde uitgaven alle uitgaven te verstaan ​​die gedocumenteerd zijn. In dit geval moeten alle ondersteunende documenten worden opgesteld in overeenstemming met de huidige bepalingen van de wetgeving van de Russische Federatie.

Alle documenten met onbetrouwbare of tegenstrijdige gegevens, of onvolledige informatie, kan niet dienen als basis voor het verkrijgen van belastingvoordelen. Vanwege het feit dat de primaire documentatie de handtekening bevat van een persoon die niet over de juiste bevoegdheid beschikt, wordt erkend dat dit document valse informatie bevat. Hij kan de btw-aftrek dus op geen enkele manier bevestigen.

Monsterverzameling

Tot op heden is er geen enkel wetgevingsbesluit dat vereist dat de handtekening van de tegenpartij wordt geverifieerd. Maar ondanks dit feit eisen steeds voorzichtiger managers van commerciële organisaties eisen van al hun tegenpartijen speciale handtekeningmonsters, eigendom van personen die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor het ondertekenen van primaire documentatie en facturen.

Dergelijke monsters kunnen een kopie zijn van een paspoort, een kopie van plastic bankkaarten met de handtekening van de eigenaar of een volmacht, die de handtekening van een bevoegd persoon aangeeft. In een andere situatie, als het bedrijf dergelijke documenten niet durft op te vragen, kan het met bepaalde onaangename gevolgen te maken krijgen.

Resultaten

Zoals de praktijk van de meeste commerciële organisaties laat zien, wordt toezicht gehouden op de bevoegdheden van personen die hun handtekening op de primaire documentatie achterlaten is een vrij complexe en niet altijd betrouwbare procedure.

Dit geldt met name voor transacties die worden uitgevoerd door grote bedrijven met een grote omzet in grondstoffen en contant geld, die samenwerken met een groot aantal tegenpartijen. Om de efficiëntie van dergelijke controles te vergroten, is het over het algemeen noodzakelijk om een ​​aparte afdeling op te richten die samenwerkt met de boekhoudafdeling.

Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat echte negatieve gevolgen bij het ondertekenen van primaire documentatie door een persoon zonder de juiste autoriteit voor de belastingbetaler alleen kunnen ontstaan ​​wanneer uit de algemene bewijsbasis blijkt dat alle transacties met een dergelijke tegenpartij fictief waren.

Soortgelijke omstandigheden kunnen zich voordoen als de tegenpartij een lege vennootschap blijkt te zijn, het hoofd van het bedrijf categorisch weigert te tekenen, een onderzoek het feit van vervalsing van de handtekening zal bevestigen, het bedrijf geen belasting heeft betaald, enzovoort.

Op basis hiervan, als de vertegenwoordigers van het bedrijf er nog steeds in slagen voldoende bewijsmateriaal te verzamelen dat de realiteit van de activiteiten zal bevestigen, en ook als er voldoende voorzichtigheid is bij het kiezen van een partner, dan is het heel goed mogelijk de organisatie zal alle claims van de belastingdienst kunnen elimineren. Soortgelijke processen vinden plaats bij de hogere belastingdienst of bij de rechtbank.

In deze video kunt u leren hoe u dit rechtstreeks kunt overbrengen.

De oude wet op de boekhouding vereiste dat de lijst van personen die bevoegd waren om primaire documenten te ondertekenen, werd goedgekeurd door het hoofd van de organisatie, in overleg met de hoofdaccountant. De nieuwe wet voorziet niet in goedkeuring van de lijst, noch in overeenstemming met wie dan ook. Tegelijkertijd moet het hoofd van het bedrijf volgens het ministerie van Financiën nog steeds de lijst vaststellen van personen die het recht hebben om primaire documenten te ondertekenen.

Een van de volgende documenten kan de bevoegdheid bevestigen om documenten te ondertekenen:

• intern administratief document voor de organisatie (een door het hoofd ondertekend bevel of een door hem goedgekeurde regeling inzake het recht om documenten te ondertekenen);
• een volmacht namens de organisatie, opgesteld in overeenstemming met de vereisten van het Burgerlijk Wetboek, dat wil zeggen opnieuw ondertekend door het hoofd.

Wat is het verschil tussen een volmacht en een bevel? Een bevel voor het recht om namens de organisatie documenten te ondertekenen, wordt afgegeven aan specifieke functionarissen die in het bedrijf werken en is geldig voor de gehele duur van de arbeidsrelatie met deze werknemers. Dat wil zeggen, de orde formaliseert de verdeling van bevoegdheden binnen de organisatie.

Meestal delegeert een bevel het recht om die documenten te ondertekenen die nooit de muren van de organisatie verlaten. In de regel zijn de interne administratieve documenten van een onderneming immers niet van toepassing op derden (die niet tot het personeel behoren). In zeer zeldzame gevallen bepaalt de regelgeving dat het recht om namens een organisatie een specifiek type document te ondertekenen, op bevel aan andere personen wordt verleend. Deze documenten omvatten facturen.

Maar het komt voor dat tegenpartijen een volmacht nodig hebben om de autoriteit van de ondertekenaar van het document te verifiëren. Om onnodige geschillen te voorkomen, kunt u dan een volmacht afgeven, of zowel een bevel als een volmacht.

Een volmacht wordt, in tegenstelling tot een bevel, altijd afgegeven aan een specifiek individu, en niet aan een persoon die een specifieke functie bekleedt. U kunt de functie in de volmacht aangeven, maar dit hoeft niet. Normaal gesproken wordt een volmacht afgegeven voor een bepaalde periode. Als de geldigheidsduur niet in de volmacht is vermeld, is deze een jaar geldig vanaf de datum van uitvoering ervan.

U kunt niet zonder een volmacht wanneer u het recht om namens het bedrijf primaire documenten te ondertekenen overdraagt ​​aan een persoon die niet de werknemer is.

Als we het hebben over een medewerker van een organisatie, moet dit tot uiting komen in zijn arbeidsovereenkomst of functieomschrijving, waarmee hij vertrouwd moet worden gemaakt met de ondertekening, zijn verplichting om primaire documenten op te stellen, het recht om te tekenen dat hem wordt verleend.

En ondanks dat de wet de manager niet verplicht een lijst goed te keuren van personen die bevoegd zijn om namens het bedrijf documenten te ondertekenen, kan het opstellen en goedkeuren van zo’n lijst geen kwaad.

Het is goed als iedereen in de organisatie weet wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van een specifiek document en voor de tijdige ontvangst ervan door de boekhoudafdeling.

Laten we ons afzonderlijk concentreren op de handtekening van de hoofdaccountant in de primaire rekening. Zoals u zich herinnert, stelde de oude wet nr. 129-FZ dat zonder de handtekening van de hoofdaccountant monetaire en schikkingsdocumenten als ongeldig worden beschouwd en niet voor uitvoering mogen worden aanvaard. Een dergelijke bepaling bestaat niet in wet nr. 402-FZ. Dit betekent dat de handtekening van de hoofdaccountant niet op het primaire document mag staan. Maar er zijn een aantal uitzonderingen.

Ten eerste, contante documenten. Richtlijn nr. 3210-U van de Bank of Russia bepaalt dat contante documenten moeten worden ondertekend door de hoofdaccountant, hoewel de manager een andere persoon kan machtigen. Voor de geldigheid van deze documenten is de handtekening van de hoofdaccountant dus niet vereist als deze door een andere bevoegde medewerker zijn ondertekend. Maar de hoofdaccountant zelf heeft geen volmacht of opdracht nodig om contante documenten te ondertekenen. Uit hoofde van zijn functie heeft hij het recht deze documenten te ondertekenen.

In de tweede plaats facturen. Hier is alles hetzelfde: de belastingwet vereist de handtekening van de hoofdaccountant, maar staat de overdracht van deze bevoegdheden aan een andere persoon toe.

Lees de volledige tekst van het seminar in het tijdschrift "General Book. Conference Hall" 2015, nr. 03