Топ 10 на софтуера за сътрудничество. Управление на проекти

Кой според вас е основният проблем при работата от разстояние? Общуването е може би първото нещо, за което се сещаме. Представете си, че по погрешка сте изпратили грешна информация на вашите служители или – още по-лошо – сте забравили да прикачите правилния файл. Сега си представете колко време и усилия ще ви отнеме да обясните на всички, че това е грешка и едва след това да изпратите писмо с необходимата информация до всички тези кутии!

Но какво ще стане, ако вашите отдалечени колеги не споделят позицията ви по текущия проект и установените приоритети? Как ще направиш компромис? Отговорът е прост: ще постигнете единство в мненията само като съберете целия си екип на едно място. За щастие, всички тези проблеми могат да бъдат избегнати чрез използване на онлайн системи за сътрудничество.

Решения за сътрудничество като това могат не само да намалят значително разстоянието между работещите по проекти от различни части на страната, но и да предоставят възможност за съхраняване, редактиране и споделяне на файлове – на едно място и в реално време!

За да ви спестим време, предлагаме преглед на 10 системи за управление на проекти, чиято функционалност е най-впечатляваща. Забравете за проблемите, с които сте се сблъсквали преди, защото сега просто трябва да изберете най-подходящата онлайн платформа и да се регистрирате за едно, две, три!

Работата в Assembla е на базата на билети. Това означава, че служителите, работещи дистанционно, получават билети със задачи от ръководителя на проекта. Това може да изглежда малко странно в началото, но след като разберат системата, много потребители намират този конкретен метод за разделяне на задълженията за много удобен. Тикет системата наподобява форум, където служителите обсъждат конкретни въпроси, а ръководителят на проекта действа като главен модератор. Assembla предоставя и вградена корпоративна енциклопедия Wiki, която ще осигури единство на мисълта в компанията и ще мотивира потребителите да четат инструкции, написани от колеги.

Teamlab е безплатна онлайн система за сътрудничество, насочена предимно към малки и средни компании. Работата за Teamlab е като да имате собствена социална мрежа за вашия бизнес. Можете не само да поддържате корпоративен блог достъпен за всички служители, но и да разберете мнението на колегите по конкретен въпрос за няколко минути, като организирате обществено допитване и дори гласувате. Освен това служителите могат самостоятелно да създават теми във форумите, така че никой да не остане без участие. Всички новини на компанията се обявяват на главната страница в „Общността“, което означава, че информираността на служителите благодарение на системата за уведомяване на Teamlab клони към 100%

Отново, вграденият клиент за незабавни съобщения ви позволява да обсъждате належащи проблеми, без да напускате портала. Особено удобно е, че всички служители първоначално са изброени в списъка с контакти, което означава, че не е нужно да прекарвате няколко часа в приемане и отказ на заявки за „добавяне на приятели“

Създаден от базирани в Чикаго разработчици 37 signals, Basecamp се фокусира основно върху ефективната комуникация. Вместо да изпраща информация до множество потребители, ръководителят на проекта може просто да публикува съобщение директно до Basecamp, което го прави достъпно за всички служители. Така Basecamp ще ви позволи да избегнете цялата тази бюрокрация с дълги истории на публикации от всеки потребител.

Когато става въпрос за споделяне на файлове, Basecamp поддържа всички най-разпространени формати, от документи на MS Word до всякакви изображения. При качване на файл със същото име, съществуващият документ няма да бъде окончателно изтрит - системата ще го изпрати в архива, заменяйки го с по-нова версия, така че, ако е необходимо, потребителите да могат да се обърнат към историята на направените корекции.

Като всяка друга онлайн система за сътрудничество, Central Desktop ще ви позволи да работите където и да сте и стига наблизо да има интернет връзка. С това базирано на облак решение можете да работите в среда, която ви подхожда.

Потребителите получават достъп до проследяване на времето, възможност за провеждане на онлайн уеб конференции (което е от голямо значение за всеки екип), вграден клиент за незабавни съобщения и редактор на документи (като Google)

Но може би най-оригиналната функция на Central Desktop са неговите бързи публикации, подобни на публикациите в Twitter, позволяващи на служителите да публикуват актуализации, направени по проекти, за да ги видят всички. И, разбира се, форумите, които обсъждат текущи проблеми, никога няма да загубят своята стойност за тези, които работят в различни часови зони.

Ако сте пламенен фен на Wiki, тогава овладяването на Confluence няма да е трудно за вас! Тази система наистина има много общо с добре познатата безплатна енциклопедия: възможност за създаване на съдържание, редактиране и обсъждане, "интелигентно" търсене на информация и много други. Обменът на файлове е организиран на принципа на плъзгане и пускане (плъзгане и пускане). За разлика от други системи за управление на проекти, Confluence е силно фокусирана върху споделянето на файлове, което със сигурност е ключов момент в мащабни проекти с много документация.

Подобно на WordPress, има много добавки, които потребителите могат лесно да инсталират на своите системи, но най-голямата продажна точка на Confluence е способността му да се интегрира с Microsoft Office. Съгласете се, това е много.

Входящата ви поща напълно ли е извън контрол? Teambox ще реши този проблем, сякаш подсказва на какво трябва да обърнете внимание и как да приоритизирате.

Teambox, както и Central Desktop, вървят в крак с времето и са възприели някои функции от Facebook. Например, потребителите могат да публикуват статуси, с единствената разлика, че те ще бъдат за техния напредък в работата. Teambox е може би една от малкото онлайн системи, в които не се налага да търсите необходимата информация или файл дълго време. Тук всичко е толкова просто, че самата интуиция ще ви каже кой бутон да натиснете.

С удоволствие ще се заеме с проблема с изгубеното време, защото всеки от нас знае, че времето е ключов фактор в бизнеса и често мениджърът трябва да знае за какво е изразходвана всяка минута.

И така, ключовата характеристика на Timedoctor е наблюдението на дейностите на отдалечените работници чрез ... екранни снимки! За някои този метод може да изглежда като нарушаване на личното работно пространство, но никой няма да отрече, че системата работи безупречно. Автоматично генериране на ежедневни отчети, списък на посетените сайтове, използвани приложения и много други функции, които ще ви позволят да проследите и най-малкото действие на конкретен компютър. Ако искате да имате сметка за всяка минута, изразходвана от вашия служител, тогава Timedoctor е това, което търсите.

Лични и екипни.

Към отметки

„Google Tasks“

Платформи: Android, iOS, уеб.

Цена: безплатно.

Услуга за управление на задачи с минимален набор от функции. Предназначен за лична употреба. Уеб версията може да бъде достъпна от Gmail, Google Документи или мобилното приложение.

Услугата ви позволява да задавате час и дата за задачи, да добавяте подзадачи, да създавате списъци. Не е възможно да добавите подробно описание, да прикачите линк или файл. Не се предоставя интеграция с услуги на трети страни.

Microsoft To Do

Платформи: Windows, Android, iOS, уеб.

Цена: безплатно.

Microsoft To-Do е предназначен за управление на лични случаи. Продуктът е разработен на базата на диспечера на задачите Wunderlist - Microsoft планира да го затвори. Услугата поддържа руски.

Microsoft To-Do ви позволява да създавате списъци със задачи и задачи, да ги групирате по теми, да задавате напомняния, да споделяте списъци с други потребители. Всяка задача може да се състои от няколко стъпки (вид подзадачи) и да включва подробно описание.

Услугата интегрира папката "Tasks" в Microsoft Outlook.

"Планировчик" от Microsoft

Цена: Включено с Microsoft Office 365.

"Scheduler" на Microsoft е част от пакета Microsoft Office 365. Услугата се различава от Microsoft To-Do по това, че е предназначена за използване в екип. Невъзможно е да закупите услугата отделно от другите програми от пакета. Поддържа се руски език.

Услугата ви позволява да правите бизнес планове, групови списъци със задачи, да променяте статус. Можете да прикачвате файлове и връзки към картите със задачи. Услугата може да изпраща известия до служителите по имейл.

неща

Платформи: macOS, iOS.
Цена: от $9,99.

Мениджърът на задачите Things е за лична употреба. Предлага се с постоянен лиценз, но трябва да се закупи отделно за всяко устройство. Поддържа се руски език.

По време задачите в Things са разделени в категориите „Днес“, „Планове“, „По всяко време“, „Някой ден“. Освен това списъците със задачи могат да бъдат разделени по вид дейност. За големи задачи можете да създавате проекти, които ще се състоят от няколко етапа. Услугата ви позволява да добавите контролен списък, описание, да прикачите връзка към файла към картата със задачи.

Не се предоставя интеграция с други услуги.

24ме

Платформи: Android, iOS.
Цена: от $3,99; има безплатна версия.

24me е приложение за управление и обединяване на календари, задачи, бележки и лични акаунти. Приложението е русифицирано.

Услугата се синхронизира с Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Yahoo! Календар, Apple iCal и уведомява потребителя за предстоящи събития. Преди насрочена среща 24me може да ви уведоми за времето и трафика по пътищата на града.

Услугата интегрира контакти, информация за разговори, което ви позволява да планирате разговори, съобщения и да ги провеждате през 24me.

Todoist

Платформи: Windows, macOS, Android, iOS, разширения за браузъри за Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, уеб.

Цена: от 2190 рубли на година; има безплатна версия.

Todoist е мениджър на задачи, предназначен както за лична, така и за екипна употреба. Услугата поддържа руски.

Todoist ви позволява да създавате подзадачи, да комбинирате задачи в проекти и поддържа приоритизиране. В платените версии можете да получавате напомняния в самата услуга или по имейл, да персонализирате темата, да добавяте свои собствени етикети към задачи, да прикачвате файлове, да коментирате, да оценявате завършени задачи.

В бизнес версията можете да създадете екип и да възлагате задачи на служителите, да обменяте коментари и да работите с шаблони на проекти.

Todoist поддържа Google Drive, Dropbox, Google Maps, Gmail, Outlook, Slack, PomoDome, Time Doctor и др.

Wrike

Платформи: Windows, macOS, Android, iOS, уеб.

Цена: от $9,8 на месец на потребител; има безплатна версия.

Услугата Wrike е предназначена за управление на задачи и проекти в екипи, но може да се използва и за лични цели. Услугата е напълно русифицирана.

До петима потребители могат да работят в безплатния план, обемът на облачното хранилище е 2 GB. Услугата може да интегрира данни от Dropbox, Google Drive, Microsoft Office 365 и други услуги, задачите могат да се поставят на дъската и под формата на таблици, потребителите могат да споделят файлове.

Платените версии поддържат разширена интеграция на други услуги, можете да предоставите достъп на потребители гости, обемът на облачното хранилище е от 5 GB (в зависимост от версията), има диаграма на Гант, потребителите могат да бъдат разделени на групи с различни нива на достъп.

LeaderTask

Платформи: Windows, Android, macOS, iOS.

Цена: от 170 рубли на месец, има безплатна версия.

Първоначално услугата беше предназначена за персонално планиране на задачи, но впоследствие беше адаптирана за екипна работа. Поддържа се руски език.

В LeaderTask можете да групирате задачи в проекти, да създавате подзадачи и подпроекти, да прикачвате файлове, да пишете коментари и бележки. Услугата поддържа създаването на задачи чрез изпращане на имейли от регистриран акаунт. За работа в екип е налично споделяне на коментари.

Разработчиците на услугата предлагат набор от допълнителни инструменти за LeaderTask - собствен имейл клиент, диаграма на Гант, матрица "Спешно-важно", "Стълба на целите", канбан дъска и др. Няма интеграции на услуги на трети страни в приложението.

фокусьор

Платформи: уеб.

Цена: Започвайки от $7,99 на потребител на месец. Няма безплатна версия.

Руски език не се поддържа.

Focuster може да се интегрира с Google Calendar, Microsoft Outlook, Office 365, iCloud - и в него ще се появят списъци със задачи и събития, посочени в тези календари. Самата услуга може да създава задачи и да ги разпределя между проекти.

В допълнение към календарите, Trello може да бъде интегриран в услугата.

асана

Платформи: Android, iOS, уеб.

Цена: Започвайки от $6,25/месец на потребител, налична е безплатна версия.

Услугата е предназначена за управление на задачи в малки екипи или отделни потребители. Безплатната версия е с ограничена функционалност и ви позволява да добавите не повече от 15 души към екипа. Руски език не се поддържа.

В безплатната версия на продукта можете да поддържате списък със задачи, да използвате календара и да организирате задачите по проекти. В платените версии можете да задавате зависимости в задачите, да поддържате график, да наблюдавате напредъка на служителите и т.н.

Asana поддържа интегрирането на данни от услуги на трети страни: Dropbox, Evernote, Google Drive, Jira, Slack, GitHub, GitLab и други.

Пирус

Платформи: Android, iOS, уеб.

Цена: от 279 рубли на месец на потребител, има безплатна версия.

Услугата Pyrus е предназначена за управление на задачи и проекти в екип, но може да се използва и за лични цели. Услугата поддържа руски.

Безплатната версия на Pyrus може да работи с неограничен брой потребители, но един екип не може да създаде повече от сто задачи. Услугата ви позволява да прикачвате файлове към задачи, да общувате със служители, да създавате свързани списъци със задачи. Платените версии имат неограничен брой задачи и 10 GB облачно хранилище за всеки потребител.

Услугата поддържа интегриране на данни от Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive.

Trello

Платформи: Windows 10, Android, iOS, уеб.

Цена: Започвайки от $9,99/месец на потребител, налична е безплатна версия.

Trello е канбан дъска със списъци с карти, които могат да се използват за управление на задачи както индивидуално, така и като екип. В безплатната версия само една услуга може да бъде интегрирана в Trello, а размерът на прикачения файл не може да надвишава 10 MB.

Платените версии предоставят допълнителни инструменти за работа в екип, както и повишено ниво на сигурност (например двуфакторна автентификация). Услугата поддържа руски.

В картата можете да обменяте коментари с други потребители, да прикачвате участници, да добавяте тагове, да използвате контролен списък.

Можете да интегрирате Jira, Google Drive, Dropbox, Evernote, Slack, GitHub, GitLab и десетки други услуги в услугата.

понятие

Платформи: Windows, macOS, Android, iOS, уеб.

Цена: от $4 на месец, има безплатна версия.

Notion е базирана в облак услуга за управление на проекти, предназначена както за индивидуална, така и за корпоративна употреба. В допълнение към работата със задачи, той ви позволява да създавате документи и бази от знания. Руски език не се поддържа.

Безплатната тарифа позволява на неограничен брой потребители да работят в услугата, но броят на създадените блокове в базата знания не може да надвишава хиляда, а качените файлове не могат да надвишават 5 MB. Управлението на проекти е организирано според системата канбан.

В Notion можете да интегрирате данни от Google Docs, Slack, GitHub и други услуги.

Базов лагер

Платформи: Windows, macOS, iOS, Android, уеб.

Цена: $99.

Услугата е предназначена за управление на задачи и организиране на екипна работа. Струва $99, независимо от броя на потребителите и използваните функции. Руски език не се поддържа.

Basecamp ви позволява да правите списъци със задачи, график, съхраняване на файлове в облачно хранилище (обем - 500 GB), чат със служители, създаване на неограничен брой проекти. Според разработчиците услугата може да замени Asana, Slack, Dropbox и Google Suite.

Basecamp няма интеграция от услуги на трети страни.

Битрикс24

Платформи: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, уеб.

Цена: от 990 рубли на месец, има безплатна версия.

Услугата Bitrix24 съдържа не само възможности за управление на задачи и проекти, но и CRM, контактен център, създател на уебсайтове, функции за работа в екип. Екип до 12 души може да ползва услугата безплатно. Поддържа се руски език.

Безплатната версия включва списък със задачи, канбан дъска, шаблони за задачи, диаграма на Гант, съставител на отчети, планиране и т.н. В платените версии също ще бъдат налични зависимости на Gantt, обмен на шаблони, персонализирани полета и възстановяване на изтрити задачи от кошчето.

"Мегаплан"

Платформи: Android, iOS, уеб.

Цена: от 239 рубли на месец.

"Megaplan" - продукт на руска компания, е услуга за управление на задачи, която може да бъде допълнена с CRM система. Поддържа се руски език.

Броят на потребителите не е ограничен от тарифните планове, количеството облачно хранилище не е ограничено. Във всички версии можете да задавате задачи, да наблюдавате тяхното изпълнение, да създавате отчети, да споделяте документи, да работите с календара и да разговаряте със служители в бизнес чат.

Megaplan предлага Rest.API за интегриране на данни от услуги на трети страни, по-специално от 1C.

Yandex.Tracker

Платформи: Android, iOS, уеб.

Цена: от 81 рубли на месец на потребител.

Услугата Yandex.Tracker е предназначена за управление на задачи и проекти в екипи. Поддържа се руски език.

Използвайки услугата, можете да създавате списъци със задачи, да ги групирате по проекти, да назначавате изпълнители, да създавате опашки със задачи и да работите с шаблони. В картата със задачи можете да пишете коментари, подробна задача, да добавяте файлове и връзки. Услугата ви позволява да вземете предвид времето за работа по задачите. Поддържа се гъвкава методология.

Yandex.Tracker може да се използва като част от Yandex.Connect. Интегрирането от услуги на трети страни може да бъде конфигурирано чрез API.

Джира

Платформи: Android, iOS, уеб.

Цена: от $7 на месец на потребител.

Услугата работи по метода Agile и е предназначена за екипи за разработка. Поддържа се руски език.

Jira ви позволява да създавате списъци със задачи, да ги разпространявате между членовете на екипа, да проследявате напредъка и да обменяте мнения. Услугата изпраща известия за промени в картите със задачи. Всеки екип може да създаде свой собствен вид продуктов процес. Можете да добавите свои собствени полета към картата със задачи. Услугата ви позволява да съставяте отчети и да наблюдавате изпълнението на задачите в реален режим.

Jira поддържа интеграция на данни от над 3000 услуги.

Обобщена таблица на услугите

Услуги, предложени от читатели

Вземи с

Планировчик на задачи, предназначен за лична употреба. Работи само на устройства с Android. Основните функции са създаването на задачи и подзадачи, тяхното групиране, интеграция с календара на Google, свързване на места и неща със задачи, възможност за конфигуриране на достъп до задачи чрез пръстов отпечатък.

2 Направете

Услуга за управление на случаи, предназначена за лична употреба. Работи на macOS, iOS и Android. Позволява ви да създавате задачи, да ги групирате в списъци, да настройвате повторение, предупреждения, да добавяте тагове към задачите. Списъците са защитени с парола. Цената на постоянен лиценз е от $57,61.

OmniFocus

Приложение за управление на случаи и проекти, предназначено за лична употреба. Работи само на устройства с macOS и iOS. Позволява ви да групирате задачи по проекти, да използвате системата за етикети и т.н. Приложенията за macOS и iOS се продават отделно. Цена - от $39,99 на лиценз. Няма руска версия.

blueskyme

Услуга за управление на случаи, която работи на устройства с Android и iOS. Поддържа синхронизация с Google Calendar.

Any.do

Услуга за управление на задачи и случаи, предназначена за лична употреба. Позволява ви да създавате списъци със задачи и задачи, да задавате напомняния, да възлагате задачи на други потребители. Услугата е безплатна, но има платена премиум версия за $2,99 на месец.

ТикТик

Услуга за управление на задачи, предназначена за лична и екипна употреба. Позволява ви да задавате напомняния, да работите със задачи в календара, да възлагате задачи на служителите. Цената е $27,99 на година, има ограничена безплатна версия. Няма локализация на руски.

Worktek

Услуга за подобряване на личната и екипната ефективност. Включва управление на информационния поток, работа с цели и задачи, анализ на напредъка. Позволява ви да съхранявате файлове на сървъра. Има уеб версия и мобилни приложения. Цената е 29 рубли на ден.

Работна секция

Система за управление на екипни проекти. Позволява ви да създадете йерархична структура на екипа, да назначите отговорници и администратори, да управлявате проекти и задачи, да наблюдавате и анализирате тяхното изпълнение. Услугата струва от $29 на месец, има ограничена безплатна версия.

"PlanFix"

Услуга за организиране на екипна работа. Включва работа с проекти и задачи, CRM-система, обслужване на клиенти, организация на работа в екип. Има уеб версия и мобилни приложения. Цената на услугата е от €2 на потребител на месец. Има безплатна версия за екипи до петима души.

MeisterTask

Услуга за управление на задачи и проекти, предназначена за работа в екип. Позволява ви да създавате задачи, да проследявате напредъка им, поддържа интеграция с MindMeister, Slack, Zendesk, Freshdesk, GitHub и други услуги. Цената е от $8,25 на месец на потребител, има ограничена безплатна версия.

« »

Система за управление на бизнеса. Включва корпоративен сайт, контрол на поръчките, CRM система, управление на проекти, електронен документооборот, услуга за събиране на идеи и предложения. Цена - от 175 рубли на месец за един потребител.

Може би значителна част от вашата работа и проекти се извършват онлайн. Но може да бъде трудно за вас и вашия шеф да приоритизирате задачите според тяхната важност. Оттук и необходимостта мениджърите да използват различни приложения за онлайн сътрудничество. Освен това, това е моментът, в който те трябва да прибягнат до помощта на инструменти за управление на работата.

Онлайн инструментите за сътрудничество помагат на вашите мениджъри, вашия екип и вас самите да сте в крак с напредъка на проекта, който може да се промени и може да не винаги можете да го следите. Ако има много инструкции за управление на проекти, ако те се актуализират и коригират, като самия проект, тогава всички тези актуализации веднага се показват в контролния панел. Ето преглед на 10 приложения за сътрудничество, които можете да използвате като ръководител на проекти.

1. Водене на бележки: Продуктеев

Трябва ли да следите напредъка на задачите и в същото време да "съберете в кръг" членовете на екипа си? Опитайте Producteev в действие. Producteev е социална платформа за управление на задачи, която ви позволява да уведомявате няколко души наведнъж за важни аспекти от изпълнението на текущи задачи. Producteev ви позволява да управлявате толкова проекти, колкото желаете, и да предоставяте подробности и актуализации на напредъка на толкова групи и лица, колкото решите да изброите.

2. Виртуална работна среда: Podio

Инструментите за сътрудничество в социалните медии като Podio ви позволяват да създадете „ъгъл“ на вашата онлайн платформа, за да се свържете с вашите колеги. Споделяйте работни материали с тези, на които е разрешен достъп до тях. Обсъждайте бизнес и не само с членовете на вашия екип тук, както в обикновен офис, с единствената разлика, че работи онлайн. Оптимално обслужване за многобройни работни екипи.

3. Конферентна сесия: Conceptboard

Conceptboard е лесна за използване централизирана платформа за съобщения на живо, която ви позволява да споделяте информация с екип от служители, като я публикувате на споделена бяла дъска. Сесиите за чат на живо отварят за всички участници в конференцията областите на „дъската“, които в момента се разглеждат от други. Оптималната услуга за виртуални мениджъри и членове на екипа, които не могат да присъстват лично на работни срещи или конференции.

4. Селективна работа в екип: Basecamp

Basecamp дава възможност на потребителя да избере на кого от членовете на екипа да отвори достъп, за да види детайлите на конкретни проекти и на кого да затвори. Удобен начин за всеки да координира напредъка на проектите чрез контрол на достъпа до файлове, покана за участие в разширени дискусии и много други трикове. Basecamp е оптималното приложение за мениджъри, които искат да скрият определена информация и файлове от някои служители, да предоставят избирателен достъп до тях.

6. Лесна употреба: Google Apps for Enterprise

Google Apps вероятно е един от най-използваните от вас и вашия мениджър. Лесната му употреба позволява дори на малки екипи да я използват без никакви затруднения. Google Apps ви позволява да съхранявате файлове, да ги споделяте, да проектирате сайтове за проекти и шаблони. Услугата ви дава възможност да споделяте проекти, генерирани от вас и вашия екип за професионални и лични цели.

[Услугата е безплатна за използване]

7. Проследяване на проблеми: Goplan

Goplan ви позволява не само да планирате напредъка на проектите, да организирате задачи и файлове на едно място, но и да проследявате проблеми, които възникват при използване на вашия акаунт, да генерирате заявки за тяхното отстраняване. Най-добрата услуга за екипи, използващи инструменти за управление на сътрудничеството. Приложението осигурява бързо разглеждане на заявките на клиентите чрез системата за изпращане на заявки, като по този начин повишава нивото на обслужване - и когато клиентът е доволен, той не ви напуска. Goplan също така позволява на вашите мениджъри да проследяват историята на клиентските оплаквания, които вашият екип е трябвало да разреши.

9. Разширяване на бизнеса: Worketc

Ако сте собственик на малък бизнес, но искате да изведете бизнеса си на следващото ниво, тогава трябва да обмислите използването на Worketc. Услугата предоставя преглед на условията за прехвърляне на бизнес от категория малък към среден и голям. Съдържа платформа за управление на проекти и взаимодействие с клиенти, поддържа система за издаване на фактури и обработка на продажби. Поддръжката на системата за фактуриране и обработка на продажби дава на вашите мениджъри и служители възможността лесно да използват допълнителни персонализирани инструменти за популяризиране на съдържание на пазара.

[безплатна употреба]

10. Корона на бизнеса: ProWork Flow

Използването на основни маркетингови услуги в социалните медии понякога не е достатъчно, за да разпределите успешно натоварването във вашия екип. Ако имате голям екип под ваше ръководство и обемът на работата, която имате, също е голям, тогава ProWork Flow със своята функционалност от ново поколение ще ви бъде полезен. Приложението ще ви помогне да следите напредъка и да актуализирате данните на няколко проекта на няколко служители наведнъж - едновременно и на едно място. Други характеристики на услугата включват показване на натоварването на екипа за лесно разглеждане в таблото за управление, както и времева линия и график, които правят проследяването на времето лесно.

[безплатна употреба]

Как определяте версия на документ? Имате ли файлове, съдържащи всички варианти на думата "final" в името? Ами, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Изглежда малко абсурдно, но ако следвате документите във вашата система, ще намерите доста "опашати" имена. Особено ако файлът се редактира от няколко автора. Например, текстът на договора може да се редактира почти безкрайно, просто му дайте свобода. И в резултат натрупвате дузина версии, всяка маркирана с нарастваща опашка от бележки - тук са и датите на редакциите, и инициалите на участниците, и сакраменталните "финален" и "последен".

Ясно е, че това трябва да се реши по някакъв начин. И пренесете работата с документи в система, която ще бъде разбираема за всички. Основните изисквания за поръчката са прости:

Маркировката трябва да е ясна за всички участници.
Всички (важни) версии на документи трябва да се пазят.
Документите трябва да принадлежат към проекти, а не да лежат в обща купчина.
Достъпът до документи трябва да бъде контролиран.
Не е необходимо, но е удобно да имате инструменти за съвместна работа по документ.

Няма да обсъждаме офлайн начини за управление на документи. Разбира се, можете да напишете правилата за именуване на документи и да изпратите Word и Excel файлове по пощата. Това ще доведе до увеличаване на работните папки за всеки участник в процеса, а с течение на времето - до постоянно съгласуване кой какъв док редактира в момента.

Затова нека се издигнем в облаците - там сега се случва най-интересното.

1. Google Drive

Big Brother ни дава почти идеален инструмент за управление на документи.

Google Docs не е просто онлайн редактор на документи, тук се съхраняват стари версии, можете да коментирате и редактирате докове "с три ръце".
Google Таблици са едновременно електронни таблици за изчисления и добра счетоводна функционалност.
Самият Google Drive е инструмент за управление на док, можете да организирате единна структура за съхранение на документи, ясно да зададете достъп до всяка папка.

Плюсове на Google Drive

Те са очевидни. Това е облакът с всичките му предимства.

минуси

Счетоводната система - влагане на папки, достъп до файлове и контролна плоча - ще трябва да създадете сами.
Не всеки е доволен от използването на такава отворена платформа - все пак това е цял Google, той индексира всичко, което се движи, и не сме му платили за поверителност.

Моля, обърнете внимание: почти всяка уважаваща себе си система има интеграция с Google документи - ще видите това по-нататък в прегледа. И това е разумно - по-икономично е да използвате работеща функционалност, отколкото да харчите усилия за създаване на свой собствен аналог.

Искаме обаче да ви предупредим: по-добре е да съхранявате поверителна и търговска информация, пароли и друга важна информация там, където достъпът е по-стриктно регулиран.

2. Trello

Виртуална дъска със списък със задачи и проекти. Дъските могат да се наричат както искате - и визуално да видите процеса на изпълнение на задачите. Можете да прикачите документи към всяка задача: от компютър, Google Drive, Dropbox и др. Интересното е, че в Trello Business Class можете да прикачите не само документи, но и заявки за изтегляне на GitHub, Slack разговори и потенциални клиенти от Salesforce. За сътрудничество можете да използвате пакета Trello + Google Docs: прикачете файлове на Google Docs, които могат да се отварят на диска и редактират там - оставяйте нови коментари и т.н.

Предимства на решението:

Trello е много лесна за научаване система. За един час хора, които никога не са използвали такива решения, могат да се справят с него.
Задачите и процесът на тяхното изпълнение са ясно видими, като на коркова дъска. Дизайнът е удобен и модерен, нищо повече.

минуси:

Няма инструмент за сътрудничество с документи. Тези. или използвате Google Docs, или всеки качва своя собствена версия. Да, така или иначе всички документи ще бъдат събрани в една задача и няма да загубите нищо. Но ако имате нужда от по-сериозна автоматизация, тогава Trello не е най-добрият вариант.
Ако има наистина много проекти и задачи, Trello може да бъде объркващ поради особеностите на структурата. Постоянното превключване между дъските не е много удобно.

3.Работна секция

Онлайн система за управление на проекти с възможност за запис на финанси. Във всяка задача можете да добавяте различни типове файлове - и след това да ги редактирате отново с помощта на Google. Или изтеглете и качете отново.

Източник: worksection.com

За всеки файл можете да направите описание, да изберете етикети (например нужда от преглед, спешно! и т.н.), да ограничите достъпа - т.е. направете файла видим само за определени потребители. Ако създадете задача или коментар с ограничена видимост, не за всички, тогава прикачените там файлове автоматично получават същите настройки за поверителност.

Всички файлове на проекта могат да бъдат сортирани по различни критерии: тип, дата, задачи, размер, име. Можете да видите само файлове, които се отнасят до неизпълнени задачи, или можете да видите всички.

Можете също да изтривате, изтегляте, присвоявате етикети на група файлове, като просто ги маркирате в секция.

Нови версии на документи могат да се качват към старите - просто задръжте курсора на мишката върху стария файл и щракнете върху иконата вляво от него. Новият документ ще се зареди и ще заеме най-горната позиция в списъка. В този случай старата версия също ще бъде запазена.

Източник: worksection.com

Характеристиката на решението е, че в разширената тарифа можете да свържете собствено FTP хранилище. Тогава изобщо няма да има ограничения за изтегляне на файлове.

Предимства на решението:

Worksection е модерна система с широки възможности за управление на проекти и файлове. Всъщност цялата функционалност за удобно сътрудничество е достъпна за вас.
Отделно отбелязвам изчисляването на разходите - ако определите цената на час работа на специалист, можете да видите цената на всяка отделна задача.
Удобен интерфейс, възможност за задаване на краен срок за целия проект, не само за задачите. Ясно видим % от прекараното време, удобен за управление.

минуси:

В безплатната версия имате само 2 активни проекта и 50 MB дисково пространство за файлове. 10 GB вече са включени в корпоративния план на цена от $49 на месец. В същото време има и ограничение на активните проекти - 50 бр. Струва ни се, че дори за средна компания 50 проекта и 10 GB не са достатъчни. Premium струва $99, но дори там активните проекти са ограничени до 100.

4. Мегаплан

Megaplan има отделен модул "Документи", който ви позволява да съхранявате файлове с различни нива на вложеност. За всеки документ можете да зададете видимост - отворен достъп само за определени служители.

При редактиране на нова версия на файла е допустимо зареждането на старата като версия. Служителите могат да се абонират за известия за изтегляне на нова версия - по пощата, SMS, в линията за информиране, всеки сам го определя в настройките.

Източник: help.megaplan.ru

Текстовите документи могат да се създават директно в Megaplan. Но също така ще бъде възможно да ги преглеждате и редактирате само в Megaplan, не можете да ги изтеглите в друг формат.

Програмата предоставя и шаблони за стандартни документи.

Източник: help.megaplan.ru

Предимства на Megaplan:

Удобен и сравнително прост интерфейс.
Възможност за безплатна работа на 10 потребители, включително работа с документи.

Минуси на Megaplan:

Няма пълноценна възможност за създаване на различни видове документи директно в системата.
Цената на тарифата само за 10 потребители е доста висока - около $ 250 за "всичко включено".

5. Битрикс24

Това е цялостно решение със CRM система за бизнеса, където всички възможности за споделяне и редактиране на документи са добре обмислени. Можете да прикачвате файлове към всяка задача и коментар - от компютър или от всяко дисково хранилище, както и веднага да създавате нови файлове в Google Docs или Microsoft Office Online.

Онлайн съавторството на документи е достъпно на . Ако редактирате качен документ чрез Google Документи, можете да го прикачите към коментар и ще се появи ред, указващ, че потребителят е качил нова версия на документа. В Bitrix24 е внедрено интелигентно търсене - лесно е да търсите всички документи по име или проект, показват се подсказки.

Файловете, свързани с всеки проект, могат да бъдат сортирани по дата, по име, по размер. Поверителността също се задава според настройките на папката на проекта, където се съхранява документът. Можете да предотвратите редактиране от всички, освен от автора на изданието.

Chip Bitrix24 - каталог с приложения. Например, можете да инсталирате безплатно "Дизайнер на документи", който ви помага да създавате стандартни файлове във формати .docx, .pdf. Шаблоните са лесни за редактиране, могат да се изпращат по електронна поща, водят регистър на запазените документи.

В Bitrix24 към всяка задача е приложен линк към документ, който потребителите могат съвместно да редактират, коментират и обсъждат в рамките на задачата. Най-лесният начин е да съхранявате документи на системното устройство. Ако по някаква причина не сте доволни от Bitrix24.Disk, можете да използвате друго облачно хранилище вместо него. Но това не е удобно за всички и не винаги.

Предимства на Bitrix24

Почти всички функции (с изключение на блокиране на документи и деактивиране на публични връзки към тях) са налични в безплатната версия на цялостното решение. Налични са и 5 GB облачно хранилище. А за $199 (топ план) получавате неограничен обем. Плюс спестявания от лицензирани офис програми.
Голям избор от приложения за оптимизиране на работата с документи.
Поддръжка на версия на документ и нови известия за изтегляне.
Широка функционалност – в едно решение получавате всичко необходимо за електронен документооборот.

Минуси на решението:

Настройките за поверителност на даден файл се задават чрез групата или задачата, към която е свързан, файлът не може да бъде направен видим или невидим за определени потребители, като просто го маркирате.
Няма функция за добавяне на кратко описание към файла.

Обобщаване

Ако имате малко проекти и участници и изискванията към документите не са твърде сложни, можете да изберете най-простото решение - например Trello и други подобни. За проста работа със задачи това е напълно достатъчно - всеки прикачва необходимите файлове и ги заменя, ако е необходимо.

Когато става въпрос за пълноценно сътрудничество и онлайн координация, трябва да обмислите комплексни решения - като подобни системи за контрол. Всичките им възможности трябва да бъдат анализирани и сравнени и след това избрани въз основа на функционалността, от която се нуждаете.

И няколко съвета - които ще бъдат полезни при работа във всяка система:

Дори ако използвате сложна система, която "организира всичко сама", уверете се, че документите и задачите са именувани според едни и същи правила. Това ще улесни навигацията в проектите.
Споделен достъп - работните документи трябва да се съхраняват във вътрешни групи, а на клиента да се дава празен документ без коментари и редакции.
да си улесниш живота: Ако използвате Word в режим на редактиране, не забравяйте да отидете на Преглед, преди да изпратите файла, и приемете всички корекции. В противен случай клиентът може да забележи как сте променили условията или цената няколко пъти.

Може би значителна част от вашата работа и проекти се извършват онлайн. Но може да бъде трудно за вас и вашия шеф да приоритизирате задачите според тяхната важност.

Оттук и необходимостта мениджърите да използват различни приложения за онлайн сътрудничество. Освен това, това е моментът, в който те трябва да прибягнат до помощта на инструменти за управление на работата.

Ако има много инструкции за управление на проекти, ако те се актуализират и коригират, като самия проект, тогава всички тези актуализации веднага се показват в контролния панел. Ето преглед на 10 приложения за сътрудничество, които можете да използвате като ръководител на проекти.

1. Водене на бележки: Продуктеев

Безплатно обслужване

Трябва ли да следите напредъка на задачите и в същото време да „съберете в кръг“ членовете на екипа си? Опитайте Producteev в действие. Producteev е социална платформа за управление на задачи, която ви позволява да уведомявате няколко души наведнъж за важни аспекти от изпълнението на текущи задачи. Producteev ви позволява да управлявате толкова проекти, колкото желаете, и да предоставяте подробности и актуализации на напредъка на толкова групи и лица, колкото решите да изброите.

2. Виртуална работна среда: Podio

Безплатно обслужване за до 5 служители

Инструментите за сътрудничество в социалните медии като Podio ви позволяват да създадете „ъгъл“ на вашата онлайн платформа, за да се свържете с вашите служители. Споделяйте работни материали с тези, на които е разрешен достъп до тях. Обсъждайте бизнес и не само с членовете на вашия екип тук, както в обикновен офис, с единствената разлика, че работи онлайн. Оптимално обслужване за многобройни работни екипи.

3. Конферентна сесия: Conceptboard

Безплатна услуга за до 25 потребители

Conceptboard е лесна за използване централизирана платформа за съобщения на живо, която ви позволява да споделяте информация с екип от служители, като я публикувате на споделена бяла дъска. Сесиите за чат на живо отварят области от дъската, които в момента се разглеждат от други, за всички участници в конференцията. Оптималната услуга за виртуални мениджъри и членове на екипа, които не могат да присъстват лично на работни срещи или конференции.

4. Селективна работа в екип: Basecamp

Безплатна услуга за учители и ученици, разработващи образователни проекти

Basecamp дава възможност на потребителя да избере на кого от членовете на екипа да отвори достъп, за да види детайлите на конкретни проекти и на кого да затвори. Удобен начин за всеки да координира напредъка на проектите чрез контрол на достъпа до файлове, покана за участие в разширени дискусии и много други трикове. Basecamp е най-доброто приложение за мениджъри, които искат да скрият определена информация и файлове от определени служители и да предоставят избирателен достъп до тях.

5. Многозадачност: Binfire

Безплатна услуга за до 3 потребители

Услугата Binfire е много подобна на Producteev, с единствената разлика, че собствените приложения на Binfire също идват със споделена интерактивна бяла дъска за споделяне на данни на живо и календар. Binfire ви предоставя удобството на многозадачността на едно място. Binfire поддържа показатели за активност в социалните мрежи, като увеличава интензивността на професионалните контакти онлайн на лично ниво, предоставя ви възможност да използвате други услуги с творческа и практическа насоченост.

6. Лесна употреба: Google Appsза предприятия

Услугата е безплатна за използване за 30 дни

7. Проследяване на проблеми: Goplan

30 дни безплатен пробен период

Goplan ви позволява не само да планирате напредъка на проектите, да организирате задачи и файлове на едно място, но и да проследявате проблеми, които възникват при използване на вашия акаунт, да генерирате заявки за тяхното отстраняване. Най-добрата услуга за екипи, използващи инструменти за управление на сътрудничеството. Приложението осигурява бърза обработка на клиентските заявки чрез системата за изпращане на заявки, като по този начин повишава нивото на обслужване - и когато клиентът е доволен, той не ви напуска. Goplan също така позволява на вашите мениджъри да проследяват историята на клиентските оплаквания, които вашият екип е трябвало да разреши.

8. Контрол в реално време: Glip

Услугата е безплатна, но ограничена до 10 000 съобщения на човек

В основата си Glip е модерна услуга за бизнес комуникация, чиито възможности са подобрени чрез вградени функции. Той не само осигурява лекота на взаимодействие, но и лесно се вписва в структурата на ресурсите. Приложението е удобно за управление на съдържанието, маркетингови проекти и разпределение на екипното натоварване, но основната му характеристика е надеждността и лекотата на използване. Изключителните функции на Glip също включват компактен редактор на споделена документация на Notes, плюс възможността да допринасяте за проекти с неограничен брой сътрудници и поканени потребители.

9. Разширяване на бизнеса: Worketc

Ако сте собственик на малък бизнес, но искате да пренесете нещата на следващото ниво, тогава трябва да обмислите използването на Worketc. Услугата предоставя преглед на условията за прехвърляне на бизнес от категория малък към среден и голям. Съдържа платформа за управление на проекти и взаимодействие с клиенти, поддържа система за издаване на фактури и обработка на продажби. Поддръжката на системата за фактуриране и обработка на продажби дава на вашите мениджъри и служители възможността лесно да използват допълнителни персонализирани инструменти за популяризиране на съдържание на пазара.

10. Корона на бизнеса: ProWork Flow

14 дни безплатно