Разберете как да приложите правилно новия персонал: готов примерен ред, подробни инструкции за съставянето му, експертни съвети и списък с необходимите подробности можете да намерите в статията.

В статията

Изтеглете този полезен документ:

Кога имате нужда от поръчка за одобрение?

Персоналът се развива във всяко предприятие - голямо и малко, държавна агенция, търговски структури. Това е условно задължителен документ, благодарение на който се оптимизира работата с персонала, управленските дейности, данъците и счетоводството в организацията. Как ще изглежда, работодателят решава сам, въпреки че в повечето случаи използват унифицирания формуляр Т-3. Одобряването на щатното разписание се извършва в писмена заповед.

★ В списание "Кадри бизнес" ще намерите

Не е трудно да съставите поръчка без грешки, ако имате под ръка стандартен формуляр и подробни препоръки за попълването му. Ако документът няма установена форма, рискът от грешки се увеличава драстично: не винаги е възможно да се излезе с правилното заглавие и преамбюл, не е ясно каква трябва да бъде структурата.

★

Как да издадете заповед за одобряване на таблицата с персонала: образец

Няма унифицирана форма на заповедта за одобряване на щатното разписание. Затова го съставете във всякаква форма, като вземете предвид общите изисквания за проектиране на организационна и административна документация. Днес стандартът GOST R 7.0.97-2016 е актуален. Използва се както от публични, така и от търговски организации.

За да направите компетентна поръчка, следвайте инструкциите:

1. Попълнете заглавката

Ако не използвате бланка с фирмени данни - пълно и съкратено наименование на юридическото лице, адрес и други данни, ги посочете в горната част на формуляра. По-долу въведете заглавие, дата и място на съставяне, регистрационен номер на документа.

Регистрационният номер, понякога заедно с индекса, се определя в съответствие с номенклатурата на случаите, използвани от работодателя, и инструкциите за водене на кадрови досиета. Номерацията може да бъде от край до край или разделена по видове документи. Под присвоения номер заповедта за персонала се вписва в регистър на хартиен или електронен носител, завежда се в досието, съхранява се в архива.

★ Експертът на списанието "Кадрови бизнес" ще разкаже

1. Посочете основанието, на което се публикува документът

Тъй като говорим за щатното разписание, позоваваме се на върховенството на закона, което изисква то да бъде въведено в действие с писмена заповед на ръководството на компанията (раздел 1 от инструкциите, одобрени с Указ на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 01.05.2004 г.).

1. Подредете административната част

Напишете какъв конкретен документ влиза в сила, посочете неговия регистрационен номер и дата на съставяне. Тук можете също да посочите ключовите характеристики на одобреното щатно разписание, например " с персонал от 30 единици персонал, с месечен фонд за заплати от 932 000 рубли". Не е необходимо да описвате подробно съдържанието на формуляра T-3, достатъчно е да копирате данните от последния ред.

1. Избройте прикачените файлове към поръчката

Обикновено се прилага един документ - щатното разписание, но може да има и други приложения. Посочете имената на приложените документи и броя на листовете във всеки от тях.

1. Проверете поръчката по предписания начин

Процедурата за заверка на административните документи за основната дейност е разписана в местния правилник на дружеството. Обикновено поставете печата на организацията (ако има такъв) и подписа на длъжностно лице, упълномощено да издава заповеди.

Ето как изглежда типична заповед за персонал (образец). Можете да го изтеглите безплатно в началото на статията.

За да придадете на документа правна сила и да сведете до минимум риска от грешки, използвайте готов пример за заповед за одобряване на таблицата с персонала. Преди да го изпратите за подпис, уверете се, че разполагате с всички необходими подробности - кои по-конкретно, ще ви каже визуалният измамник от системата Kadra.

Кой подписва заповедта за въвеждане на щатното разписание

Изпълнителният документ трябва да бъде подписан от генералния директор. Без удостоверителния подпис на ръководителя на организацията заповедта за одобряване на таблицата с персонала в DOW (управленска документация) не влиза в сила. Ако документът е одобрен от счетоводния отдел, отдела по персонала и други служби преди одобрението, допълнете формуляра с полета за подписите на отговорни служители: главен счетоводител, ръководител на отдела по персонала. В близост до всеки подпис е предвидено място за декодиране - фамилията и инициалите на служителя, името на заеманата длъжност.

Директорът на фирмата има право да делегира правото на подпис на друг служител - например негов заместник или главен счетоводител. В повечето случаи е достатъчно да се издаде писмена заповед за право на подписване на кадрови документи. Но ако уставът на организацията не предвижда такава възможност, ще трябва да съставите пълномощно от името на работодателя. Експертът на System Kadra ще ви каже как да изготви такова пълномощно и дали упълномощителят може да го прекрати по всяко време

внимание!Законът не изисква подписите на служителя по персонала и главния счетоводител на организацията върху заповедта за одобряване на таблицата с персонала, докато те са длъжни да удостоверят формуляра за персонала.

За да запознаете останалата част от персонала със заповедта под подписа или не, решете сами. Всичко, което служителят трябва да знае за длъжността си - име, заплата, надбавки, работно време, основни функции и отговорности - е разписано в трудовия и колективния договор, допълнителните споразумения, длъжностните характеристики и местните разпоредби. Следователно липсата на неговия подпис върху заповедта за одобряване на щатното разписание във всеки случай няма да предизвика оплаквания от GIT.

Одобрява новото щатно разписание с писмена заповед, съставена във всякаква форма. Ръководете се от общите норми на трудовото законодателство и действащия GOST, уверете се, че всички необходими подробности са посочени във формуляра.

Прикрепете към административния документ таблицата с персонала, заверена с подписите на главния счетоводител и началника на отдела за персонал. За да влезе в сила заповедта, я удостоверете с подписа на ръководителя на организацията и печата, ако го използвате в работата си.

Успехът на компанията, както и прозрачността на нейната дейност за клиентите и регулаторните органи, до голяма степен зависи от правилната организация на работата на персонала. За целта е необходимо ясно да се структурират дейностите на институцията, да се назначат конкретни хора, отговорни за изпълнението на определена задача, да се контролира тяхната работа, както и да се оптимизира процеса на вземане на решения и да се доведе до знанието на служителите в своевременно.

Именно за изпълнението на такива задачи е необходима подходяща нормативна документация - таблицата с персонала.

Документът, чиито точки служат за формиране на персонала и структурната организация на институцията, както и за установяване на правилата за нейната работа, се нарича таблица за персонала.

По правило той трябва точно да посочва следната информация:

• подразделения в компанията;
• длъжности на служители, отговарящи на ЕНДС и ЕТКС;
• заплати и надбавки на служителите;
• допълнителна информация, която ръководителят на дружеството счита за необходимо да документира като част от щатното разписание с цел оптимизиране на организацията на работа.

Форма за персонал T-3 - можете да изтеглите образец на попълване

действие по набиране на персонал

Таблицата с персонала е преди всичко насока за одобряване на длъжностни характеристики за всички включени в нея служители, независимо от длъжността, заемана в организацията. По-специално, той управлява дейността на отдела за персонал и

Тяхната функция в този случай е изготвянето на този документ, както и извършването на необходимите допълнения и корекции в него. В големите компании таблицата с персонала се одобрява за тези цели от специални структурни звена - отдели по труда и заплатите.

Как да съставите заповед за назначаване на генерален директор и какви подробности трябва да присъстват в нея - прочетете

Формиране на щатното разписание

Таблицата с персонала се изготвя съгласно унифицирания формуляр T-3 (одобрен от Държавния комитет по статистика на Руската федерация).Всяка щатна единица се поставя в нейното подразделение, посочва се броят на единиците и се вписват наименованията им в съответствие с държавните справочници за квалификация.

Има колона за бележки за посочване на свободни позиции. Щатното разписание трябва да включва както списък на основните работни места, така и места за работници с почасово заплащане или работа на непълно работно време. Могат да не се посочват само тези служители на фирмата, които работят на изплащане или на частични договори.

Заповед за одобрение на щатното разписание - можете да изтеглите формуляра за попълване

Винаги ли е необходим персонал?

Щатното разписание е един от задължителните документи за държавните предприятия и учреждения. За частните фирми задължението му не е пряко установено от закона.

Можете да разберете как да съставите молба за работа и да изтеглите нейното примерно попълване в нашия

Член 15 от Кодекса на труда на Руската федерация обаче определя признаците на трудовите отношения като работа, съответстваща на щатното разписание. Следователно е необходимо на първо място за справедливо разрешаване на трудови спорове, чието разглеждане е от съдопроизводствената компетентност.

Например, в случай, че служител е уволнен поради намаляване на персонала, законът задължава мениджъра да му предложи друга свободна позиция в организацията, ако има такава.

И ако делото стигне до съда, наличието или липсата на такова свободно място в таблицата с персонала може да повлияе на съдебното решение относно законосъобразността на уволнението.

Ако изобщо няма персонал, съдът може да вземе страната на уволнения служител, в резултат на което Работодателят ще понесе административна отговорност.

Освен това, ако дейността на предприятието се проверява от социална служба или данъчен орган, ако има щатно разписание за счетоводния отдел, ще бъде много по-лесно да се потвърди правилното разходване на средства и социалните задължения на компанията, и за отдела за персонал - надеждността на информацията за служителите.

Как да одобря персонала?

Щатното разписание за календарната година по правило започва на 1 януари.За влизането му в сила се издава подходяща заповед от ръководителя на дружеството или неговия клон - заповед за одобряване на щатното разписание. При необходими промени през годината, те се одобряват.

За да се извършва тази работа точно и своевременно, в институцията има вътрешна инструкция за деловодство за съответните препоръки и указания.

Издаването на заповедта за създаване на щатното разписание се записва в специален документ, Наречен

Примерна заповед за одобряване на щатното разписание.

Процедурата за изготвяне на заповед за одобряване на таблицата с персонала

Формулярът за поръчка се изготвя, като правило, от ръководителите и служителите на отдела за персонал на компанията. Таблицата с персонала се одобрява от ръководителя на организацията, неговия заместник или лице, упълномощено от ръководството. Заверката на формуляра на документа се извършва с помощта на печата на институцията, той се заверява от главния счетоводител и ръководителя на отдела за персонал.

Какво представлява заповедта за бонуси на служителите и защо е необходим този документ - прочетете в материалите за това

Добре обмислената организация на работата на персонала в предприятието гарантира успех и прозрачност. Директорът трябва да разпределя отговорностите между служителите, да назначава главни отдели и да упражнява контрол върху изпълнението на задачите.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Най-често срещаната форма на персонал, използвана навсякъде, е Т - 3. Тази форма е одобрена от Държавния статистически комитет на Русия. Ръководителят на организацията може да добави в колоната "Бележки" информацията, която смята за необходима.

Тази информация трябва да е свързана със случая - структурата на персонала на организацията, издаването на заплати или надбавки, начина на работа на служителите. Самият документ е одобрен със заповед.

В какви случаи се изисква?

С правилното изграждане на дейностите на компанията, разделението на труда и организацията на работните графици за служителите, мениджърът трябва да състави таблица за персонала в края на всяка година.

В случай, че са направени глобални размествания в системата на персонала, документът може да бъде съставен по всяко време.

В някои случаи е достатъчно само да направите корекции. Графикът влиза в сила само след одобрение на новия документ; той може да бъде валиден само след влизане в сила на заповедта за въвеждане на нов график или в стария документ.

Изготвянето му е важна част от организацията на трудовата дейност на фирмата.

Работодателят може:

• упражнява контрол върху организационната структура на предприятието;
• определяне на точния брой служители за всяка длъжност;
• контрол на системата;
• упражняват контрол върху .

Как да съставя заповед за одобряване на таблицата с персонала през 2016 г.?

Според правилата икономистите трябва да участват в планирането, но най-често това се поверява на счетоводителите.

Текстът на заповедта може да бъде изготвен от служители от името на директора. Графикът и заповедта обаче се подписват от директора или негов заместник.

Колко често е необходимо да се публикува?

Достатъчно е да публикувате ново щатно разписание веднъж годишно. При необходимост може да бъде преиздадена в рамките на една година.

Всяко издание или препечатка е придружено от нова поръчка. Това се практикува, ако има глобални промени в системата на персонала.

При съкращаване на персонала е необходимо броят на персоналните единици да се приведе в пълно съответствие с реалните цифри.

Структура и форма на документа

Заповедта, изготвена от ръководителя на компанията, е документ, потвърждаващ началото на нов график или внасяне на малки промени в стария.

Документът съдържа раздели като:

• подразделения на компанията;
• дата и номер на поръчката;
• дата и номер на утвърдения график;
• броя на служителите;
• обща заплата.

Ръководителят има право да въвежда в списъка на персонала всяка информация, която според него ще оптимизира работата в организацията и ще я коригира със заповед.

Таблицата с персонала може да бъде съставена за един отдел или за цялата структурна единица наведнъж или може да бъде разделена на категории служители. Най-често срещаните категории са: работници, обслужващ персонал, AUP и инженери.

Таблицата показва основните раздели на таблицата с персонала.

Име на раздел	Описание
Наименование и код на структурната единица	Посочва се пълното и съкратеното наименование на организацията
Длъжност на служител	Всички позиции в предприятието се записват отделно
Брой единици в държавата	Броят на хората, работещи на определена позиция в държавата
Заплата и различни видове надбавки	Посочва се размерът на заплатата и, ако е назначен, надбавки, като например за прослужено време, бонуси
Общо по сума	Общият брой начисления за
Забележка	—

До подписване на заповедта щатното разписание не влиза в сила и посочените в нея данни не са валидни.

Заповед се изисква не само при изготвяне на нов документ, но и при извършване на промени в стария график.

Реквизити

Основните точки на документа:

• Дата на изготвяне;
• пореден номер на документа, съгласно действащата система в предприятието и брой издадени преди това Заповеди;
• пълно име на организацията или клона;
• реквизити.

Пример

Заповедта, необходима за влизане в сила на щатното оформяне.

Примерна заповед за въвеждане на ново щатно разписание можете да изтеглите от тук:

Таблицата с персонала трябва да бъде попълнена, като се спазват общоприетите правила:

• първо се посочва името на предприятието;
• посочва се точната дата на новото разписание и неговият номер;
• броят на служителите и общият размер на заплатите се изписват от списъка на персонала.

Счетоводителят или икономистът на предприятието трябва да вземе като проба стандартния формуляр за поръчка на нова таблица с персонал и да го адаптира към изискванията на мениджъра.

Не се препоръчва да се правят глобални промени в пробата. Заповедта трябва да бъде кратка и стегната, да не прелива от ненужна информация. Името на дружеството трябва задължително да съответства напълно на това, което е посочено в посочените в учредителните документи.

Под надписа "Одобрена" се поставя номерът на заповедта, както и датата на нейното изготвяне.

Трябва да обърнете внимание на факта, че е неприемливо да пишете числа с думи в документа.

Ставката на служителите, заплатата и надбавките - всичко това е написано в цифри.

В случай, че са допуснати грешки при попълване на графика, те ще изискват издаване на нова заповед от главата, за да ги коригират.

За да се запази поверителността на информацията, попълненият формуляр не се разпространява в цялата организация. Прави се само 1 екземпляр. Оригиналът се съхранява от ръководителя, копие се съхранява от главния счетоводител.

Кой визира?

Одобрението на документите се извършва от длъжностни лица, назначени от организацията. Посочва се длъжността на одобряващия, личен подпис и препис от него.

Къде и колко време се съхранява?

Заповедите за персонала се съхраняват в папка със заповеди, свързани с персонала в организацията. Самото щатно разписание се съхранява в отделна папка постоянно и се предава в архива от служител на счетоводния отдел.

При необходимост могат да се издават документи от архива на ръководителя на предприятието или упълномощени лица.

Таблицата с персонала е организационен и административен документ, който отразява структурата на организацията, съдържа списък на длъжностите с посочване на техния брой и заплати. Таблицата с персонала също така отразява размера на надбавките и допълнителните плащания, които съществуват в тази организация, във връзка с конкретни позиции. Таблицата с персонала се съставя въз основа на структурите и числеността на предприятието, предмета на неговата дейност и целите.

При определяне на необходимия брой служители трябва да се ръководи от Методиката за изчисляване на броя на определени категории служители въз основа на трудовите стандарти, одобрена със заповед на Министерството на труда от 4 септември 2000 г. № 222.

При разработването и одобряването собственикът или упълномощен от него орган трябва да присвои на персонала само такива имена на длъжности и професии, които съответстват на Класификатора на професиите DK 003:2005, одобрен със заповед на Държавния комитет на Украйна за техническо регулиране. и индустриална политика от 26 декември 2005 г. № 375.

Персоналът се одобрява по правило в началото на годината от ръководителя на предприятието и е валиден за една календарна година, което също следва от писмото на Министерството на труда от 20 януари 2005 г. № 18-23 .

Трябва да се отбележи, че таблицата с персонала се съставя и за помощни служители на предприятието с почасово заплащане, обслужващи основното производство. Въпреки това, за работниците със заплащане на парче персоналът по правило не се прилага на практика.

Таблицата с персонала не трябва да се съставя поименно, като се посочват имената на длъжностите и фамилните имена на служителите, както понякога се среща в предприятията, а по структурни звена по ред на подчинение, включително като се вземе предвид подчинеността в рамките на структурната единица (например, главен счетоводител - 1, заместник главен счетоводител - 1, икономист I категория - 2, счетоводител II категория - 4 и др.).

Промени в щатното разписание се правят при незначителни промени в организационната структура, а именно въвеждане на нови длъжности и/или промени в заплатите. В този случай се издава заповед за изменение на таблицата с персонала, която трябва да отразява обосновката за извършване на промени и да съдържа формулировката на тези промени. Ако ръководителят на предприятието издаде такава заповед, тогава одобреното в началото на годината щатно разписание не може да се променя, а се ръководи от заповедта за изменение на щатното разписание.

Ако през календарната година структурата на предприятието се трансформира значително, тогава е препоръчително да се издаде заповед за одобряване на таблицата с персонала в нова редакция. В този случай таблицата с персонала се съставя, като се вземат предвид всички промени и се одобрява от ръководителя на предприятието в момента на извършване на тези промени. Трябва да се отбележи, че не е препоръчително да се променя и одобрява щатното разписание на месечна база. Ако корекциите в таблицата с персонала са незначителни, по-добре е да се публикува частично.

Позициите на работници на непълно работно време, както и други служители на предприятието, за които тази работа е основна, трябва да бъдат предвидени в таблицата с персонала.

При промяна на щатното разписание следва да се има предвид, че съгласно чл. 32 и 103 от Кодекса на труда собственикът или упълномощен от него орган е длъжен да уведоми работника или служителя за промяна на условията на заплащане към влошаване или промяна на съществуващите условия на труд (включително промяна в трудовото възнаграждение към намаляване) не по-късно от 2 месеца преди промяната им.

Сред местните актове на икономическия субект специално място заема таблицата с персонала, която отразява наличните професии във фирмата и възнаграждението на служителите. За да има документът правна сила, той трябва да бъде въведен в сила, за което се използва заповедта за одобряване на щатното разписание. Формира се от отдела по персонала и се утвърждава от директора на дружеството.

Щатното разписание не се отнася за предприятието, което според закона задължително трябва да съществува в дружеството. Независимо от това, за оправдаване на разходите и за целите на планирането е желателно да се разработи този акт.

Много често при проверка на стопански субект контролните органи изискват списък на персонала на организацията сред основните документи.

Росстат предоставя стандартизиран формуляр за този акт T-3, компанията получи правото да създаде график в свободна форма.

Данните от щатното разписание се използват при изготвяне на трудовите договори със служителите. Информацията за необходимия брой служители за определени професии определя необходимостта от трудови ресурси.

внимание!въведени основно за една година. В компании, където има малка промяна в персонала, този документ може да бъде валиден за дълго време, което надхвърля една година.

Разработеният проект на този акт се съгласува със синдиката, след което трябва да бъде въведен в действие.

Заповедта за утвърждаване на новото щатно разписание се оформя в свободна форма на фирмената бланка. След това се подписва от ръководителя и се регистрира в книгата за поръчки.

В същото време щатното разписание отива при него като приложение. Самият местен документ е одобрен с печат. В същото време в този акт е необходимо да се отразят подробностите на заповедта в таблицата с персонала, която я въвежда в сила.

внимание!Необходимо е служителите на предприятието да се запознаят с щатното разписание срещу подпис. Това може да стане с помощта на уводен лист, издаден за всеки служител, или специален дневник.

Копие от таблицата с персонала трябва да бъде в отдела по персонала, икономическия отдел и др.

Ако в процеса на дейност настъпи промяна в организационната структура, се появят нови длъжности и старите са изключени, тогава те трябва да бъдат формализирани по съответния ред.

Малките корекции не изискват прекратяване на стария документ. При използването му е необходимо само да се съобразите със заповедите за промени, които трябва да се съхраняват със самия акт.

Трябва да се има предвид, че ако настъпят значителни промени, се препоръчва да се разработи нова таблица за персонала и да се приведе в действие. За това се компилира.

внимание!Ако промените засягат официалните заплати за професиите, в които хората работят в момента, тогава ще е необходимо да се отразят тези нововъведения в трудовите договори чрез изготвяне на допълнителни. споразумения към тях.

Примерна заповед за одобряване на щатното разписание

Изтеглете Word.

Как да съставите заповед за одобрение в организацията на таблицата с персонала

Заповедта за персонала се формира на бланката на фирмата, която посочва нейното пълно наименование, регистрационни кодове (TIN, OGRN), както и адрес и номера за контакт.

По-долу, в центъра на реда, е посочено името на документа, който се издава - „Поръчка“. Тук до него по ред е изписан номерът на поръчката, който по-късно ще бъде записан в книгата за поръчки.

Следващият ред трябва да отразява името на издадената заповед „За одобряване на щатното разписание“.

След това, отстъпвайки малко назад, се посочва уводната част на заповедта, която обосновава необходимостта от таблица с персонал в предприятието.

След това в средата на реда се изписва: "ПОРЪЧВАМ".

След това е желателно да се посочи съдържанието на поръчката с посочване на точки:

• Одобрете съставеното щатно разписание в предприятието. Тук е необходимо да се предпише броят на щатните единици, предвиден в този документ, както и общият фонд за заплати за календарния месец;
• Влезте в сила, като в тази част е необходимо да се отрази от коя дата влиза в сила. Ако датата не е посочена, тогава се счита, че такъв акт влиза в сила от момента на издаване на самата заповед за неговото одобрение;
• Ако е необходимо, признайте предишната таблица с персонала за невалидна;
• Назначете отговорно лице, което да следи за изпълнението на този документ. Ако в държавата има главен счетоводител и служител по персонала, тогава тази отговорност се възлага на тях.
• Назначете отговорно лице, което да запознае персонала на фирмата с този документ.

След това документът се подписва от ръководителя на предприятието със задължително декодиране на неговата длъжност и лични данни.