Microsoft Project (или MSP) е програма за управление на проекти, разработена и предлагана на пазара от Microsoft Corporation.

Microsoft Project е предназначен да помогне на ръководителя на проекта да разработва планове, да разпределя ресурси за задачи, да проследява напредъка и да анализира обхвата на работата. Microsoft Project създава графици на критични пътища. Графиците могат да бъдат изготвени, като се вземат предвид използваните ресурси. Веригата се визуализира в диаграма на Гант.

Под марката Microsoft Project се предлагат няколко продукта и решения:

Microsoft Project Standard - версия за един потребител за малки проекти Microsoft Project Professional - корпоративна версия на продукта, която поддържа съвместно управление на проекти и ресурси, както и управление на портфолио от проекти с помощта на Microsoft Project Server.

Microsoft Project Web Access е уеб-базиран интерфейс за отчитане на изпълнението на задачи, както и преглед на портфейли от проекти Microsoft Project Portfolio Server е продукт за избор на проекти за стартиране въз основа на балансирани карти с резултати, който е включен в Microsoft Project Server от MS Project 2010.

В началото на 2013 г. Microsoft започна да доставя облачна версия на Microsoft Project Online.

Microsoft Project е само инструмент, за осъществяването на управление на проекти е необходимо да се избере методология за управление на проекти. По правило методологията се прилага чрез "регулациите" за управление на проекти и специфични за индустрията подобрения на MS Project.

С 20 000 000 потребители Microsoft Project има монопол.

Най-очевидното предимство на продукта е, че принадлежи към семейството на Microsoft Office. Това осигурява следните предимства, общи за всички продукти на MS Office:

Същото кратко време за обучение на потребителите, както при другите програми на Microsoft Office

Богати възможности за персонализиране в стила на формулите на Microsoft Excel (самият продукт е проектиран в интерфейс, който е максимално близък до Microsoft Excel)

Възможност за адаптиране на продукта към вашите специфики чрез програмиране или закупуване на готови решения, създадени на базата на Visual Basic или Microsoft.Net.

Microsoft насърчава закупуването на готови решения от партньори чрез програмата Microsoft ISV Royalty, като компенсира клиентите и партньорите за разработването на индустриални решения, като тази програма също е насочена към намаляване на проблемите с продуктите с техническа поддръжка.

Microsoft разбира недостатъците на своя продукт в областта на надеждността на задния край и използва няколко програми, за да накара отделни експерти и партньори да помогнат за решаването на този проблем. Ако самият работен плот на Microsoft Project е толкова надежден, колкото Microsoft Excel и няма значителни оплаквания, тогава надеждността на Microsoft Project Server е във фокуса на критика дори от централните експерти и продуктови партньори на Microsoft.

Microsoft се занимава с този проблем с надеждността на Microsoft Project Server с пакет от програми.

Чрез програмата Microsoft ISV Royalty партньорите и клиентите получават компенсация за част от разходите за подобрена техническа поддръжка за решението.

Microsoft кани най-силните експерти от клиенти и партньори, и на първо място тези, които са критични към качеството на Microsoft Project Server, да вземат участие в неговата програма за разработка и тестване Microsoft Technology Adoption Program. Microsoft предоставя безплатна услуга за консултации във форума чрез най-ценната професионална програма (Microsoft MVP).

С правилното използване на тези програми проблемите с надеждността на сървърните компоненти са до голяма степен изравнени: част от разходите за техническа поддръжка се компенсира от Microsoft и безплатни консултации във форумите, големи корпоративни клиенти и партньори на Microsoft могат да тестват сложни сценарии на корпоративни реализации чрез Програма за възприемане на технологии на Microsoft.

Настройте и планирайте проект в Microsoft Project

Трябва да започнете работа в Microsoft Project, като зададете работно време. За да направите това, в лентата с инструменти намерете раздела "Файл" и изберете елемента "Опции". В прозореца с опции трябва да отидем в раздела „График“, „Разширени“. Следващите фигури показват настройките на работното време и настройката за показване на стойността.

Фигура 1 - Настройка на работното време

Фигура 2 - Настройки на стойността

След като установим желаното обозначение на количествата, можем да пристъпим към проектирането.

Първо трябва да въведете в програмата плана, даден по-горе в тази курсова работа, и да ги групирате в съответствие с този план.

Фигура 3 - План на проекта

Фигура 4 - План на проекта

И така, планът на проекта е готов. Но самият проект все още не е изпълнен, защото няма хора и средства, с които да се реализира този проект. За да зададете ресурс, трябва да изберете раздела Изглед на лентата с инструменти и да изберете елемента „Списък с ресурси“. Ресурсите, които ще представим, са представени по-долу.

Фигура 5 - Лист с ресурси

• урок

Малко въведение

Цялата методология е просто набор от прости методи и препоръки за използване на MS Project за решаване на приложни проблеми на ръководителя на проекта. Веднага ще направя резервация, че методологията не претендира за универсалност и е приложима само при определени ограничения, които ще спомена в хода на историята.

Първо, нека си припомним какво обикновено се изисква от ръководителя на проекти. За опитни лидери това е очевидно, но за начинаещи (или тепърва ще станат лидери) ще бъде полезно да си припомнят още веднъж. И така, проектът за разработка на софтуер е създаването на някакъв уникален продукт. На различни етапи от жизнения цикъл на проекта RP е необходим за решаване на различни задачи.

Преди започване на проект

Преди да започне проект, мениджърът на проекта обикновено трябва да отговори на два въпроса:

1. колко време ще отнеме проектът
2. колко ще струва проекта

В същото време е важно да се разбере, че никой не се интересува от отговор като „не по-рано от шест месеца“. Просто има нужда от оценка отгоре.

Забележка. Никога не ми се е налагало да се занимавам с изричната парична стойност на проекта и, както сега разбирам, това е сериозен пропуск. Всички проекти, които ръководих, бяха изпълнени от служители на фирмата. Екипът на проекта беше сформиран за цялото времетраене на проекта, някои специалисти бяха привлечени за определено време. Всъщност от мен се изисква да преценя броя на необходимите изпълнители, както и времето за тяхното участие. Струва ми се, че това е доста типична ситуация за компаниите за разработка на софтуер. В крайна сметка всичко се свежда до оценка на разходите за труд, която с помощта на емпирични формули се превръща в оценка на цената на проекта. Както можете да видите, има пряка зависимост на цената на проекта от неговия график.

По време на проекта

В условията на посочените ограничения основната задача на ръководителя на проекта е да осигури изпълнението на проекта в посочения срок, а това пряко
влияе на неговата стойност. Непредвидени обстоятелства, които задължително съпътстват всеки проект, могат да доведат до пропуснати срокове. Строго погледнато, графикът на проекта може да бъде неочаквано съкратен, но, честно казано, никога не съм виждал такова нещо. Управителят е длъжен да реагира своевременно на такива събития, за да намали негативните последици. Единственият начин, който знам за разрешаване на този проблем, е внимателно планиране, редовно наблюдение на предстоящи проблеми и коригиране на плановете.

В края на проекта

В края на проекта мениджърът обикновено поглежда назад и обобщава проекта. Най-често се изисква да се прецени как проектът е излязъл от планираните графици и защо това се е случило.

Какво може да направи MS Project

Въпреки външната сложност, MS Project е много прост идеологически. Работи с три обекта – задачи, ресурси, календар и връзки между тях. По същество това е база данни, потребителски интерфейс за създаване и редактиране на обекти и минимална, сравнително проста автоматизация (това, което Project прави сам в отговор на въвеждане).

Нека анализираме накратко свойствата на обектите.

Задачаима продължителност, обхват, присвоен ресурс и адски много различни свойства. Ако няма достатъчно вградени свойства, можете да добавите свои собствени - ще използваме това по-късно. Задачите могат да бъдат свързани помежду си чрез различни връзки (предшественици, приемници и т.н.).

Ресурсима много описателни свойства, но най-важното е, че може да бъде
задайте наличност във времето, за това се използва календар. Ресурсът може да бъде
възложени на задача.

Въз основа на тези данни Project може да прави различни изгледи, като използва
филтри, групиране, сортиране и др. Освен това той знае как, според някакъв алгоритъм
Изчислете началните и крайните дати за задачите въз основа на наличността на присвоените ресурси
и връзки между задачите. Това е почти всичко, което може да направи.
Нека видим как можем да се възползваме от това

Как се използва

ЗабележкаЗа да стане по-ясно, ще изясня някои общи свойства на проектите,
с когото работих. И така, говорим за проекти за разработка на софтуер,
който се състои от няколко стъпки. В края на всеки етап трябва да вземем малко
осезаем резултат, който ще бъде представен на клиента, така че е важно за нас да оценим
срокът не само на проекта като цяло, но и на всеки етап. Повтарям, единственият вид ресурси
което се изисква са хора и ние не наемаме специалисти отвън, а използваме
възможности за съществуващи служители.

Подготовка на плана

И така, имаме техническа задача пред себе си и трябва да отговорим на три въпроса:

1. Колко време ще отнеме този проект?
2. Колко (и какви) специалисти ще са необходими за това?
3. Какви са очакваните разходи за труд за този проект?

За целта изготвяме приблизителен план за изпълнение на проекта в MS Project. Тези. Ние просто записваме задачите, които трябва да бъдат изпълнени последователно. Техниката за превръщане на техническа задача в набор от задачи е отделна история, няма да се спирам на нея сега.
Изготвянето на плана се извършва на няколко етапа:

1. Изготвяне на списък със задачи
2. Разкриване на зависимости между задачите
   (резултатът от коя задача е необходим за преминаване към следващата?).
3. Задайте изпълнители на задачи
4. Балансиране на натоварването на ресурсите
5. Балансиране на това, което имаме

При изготвянето на плана се придържаме към следните препоръки:

1. Не използваме обобщителни задачи за декомпозиция.
   Всички задачи са поставени в един линеен списък. В началото може да изглежда неудобно,
   но спестява много проблеми в бъдеще. Да управлява структурата на задачите
   използвайте потребителски полета (вижте по-долу).
2. Drag&Drop често се използва за управление на зависимостите на задачите. Когато има много задачи, бързо става неудобно. В този случай препоръчвам да не използвате плъзгане и пускане, а изрично да посочите номерата на предшестващите задачи. За да направите това, можете да добавите колоната "предшественици" към таблицата и да въведете ръчно номерата на задачите.
3. Крайният срок за всяка задача не трябва да надвишава две седмици.
   Ако срокът за изпълнение на дадена задача надвишава една седмица, това вече е причина да помислите за нейното разлагане. Следвах много проста методология за оценка: примитивна задача - 2 дни, средно
   трудност - 1 седмица, трудна задача - 2 седмици. В същото време не трябва да има много сложни задачи. Този подход позволява сравнително бързо да се подготви план за оценка.
   От една страна, получената оценка, разбира се, няма да е точна, но от друга страна, коя е точна? Въз основа на практически опит мога да кажа това
   при големи проекти грешките в оценките на отделните задачи обикновено се изравняват, а при малки проекти често е възможно (и необходимо!) да се използват по-точни оценки.
4. По всякакъв начин избягваме задачи, които имат няколко изпълнители. За всяка задача трябва да бъде назначен само един изпълнител. Логично е да се назначат двама изпълнители
   само ако наистина работят заедно (например практикувате програмиране по двойки). В други случаи е по-добре да разложите проблема.
5. При назначаването на изпълнители се ръководим от тяхната професия и квалификация, като същевременно не се притесняваме за равномерността на натовареността.
6. Използваме обобщени задачи, за да разделим задачите на етапи. Поставяме зависимости между етапите, така че да вървят последователно. Разделението на етапи е все още доста приблизително.

Балансиране на проекта

Най-важното в техниката е точното балансиране. Целта на този процес е да се изготви план, в който работата е сравнително равномерно разпределена между изпълнителите.

След първоначалната подготовка на плана обикновено се получава пълно безобразие, а не проект. Така че нека започнем да го подреждаме. Подреждането се състои от ръчно балансиране на заданията на изпълнителите и разделяне на етапи. За това използваме групиране на задачите по изпълнителида видите как са се разложили задачите. За по-лесно разглеждане препоръчвам да сортирате задачите по начална дата.

Забележка.Теоретично, за да се оцени натоварването, трябва да се използват графики
потребителски изтегляния. Тези графики са добри (вероятно) за шефовете, когато те
оценка на готовия проект. Но те са неподходящи на етапа на създаване на план, както показват
че всичко е лошо, но не дават никаква информация защо е така и какво може да се направи.

Тогава започва магията на балансирането. Необходимо е да се сведе до минимум времето за изпълнение на всеки етап, като се осигури повече или по-малко равномерно натоварване на всички участници в проекта. За целта изпълняваме следните стъпки:

1. Промяна на изпълнителя на задачата.

   Има смисъл да правим това, ако видим, че един изпълнител има голяма опашка от задачи,
   а другият има очевидни "дупки" и той може да поеме част от работата
   първи.

2. Преместете задачата на друг етап.

   Задача, която води до удължаване на сценичното време, но не е необходима
   за получаване на резултат от етап може да бъде преместен на етап по-късно. И обратно,
   ако сцената съдържа "дупки" в зареждането на изпълнители, и сменете изпълнителите
   не успее, можете да опитате да вземете задачи от следващия етап.

За съжаление, трябва да правите всичко това ръчно, като извършвате изравняване на ресурси след всяка промяна. Въпреки привидната сложност, този процес обикновено отнема ограничено време. Проект за една година от 8 участника, разделен на 4 етапа, подредих за по-малко от час.

Сега отново разглеждаме внимателно проекта, уверяваме се, че връзките между задачите са правилно зададени, нищо не е забравено и назначенията на изпълнителите отговарят на техните специалности и квалификации.

Отчитане на риска

Сега - последният щрих: отчитане на риска. Честно казано, не съм се занимавал сериозно с риск мениджмънт, но отчитам възможността за определени форсмажорни обстоятелства (като заболяване на изпълнители, забравени произведения и др.). За да направя това, добавям фиктивна задача с най-нисък приоритет, наречена „друга работа“ за всеки ресурс, към всеки етап. След като ресурсите бъдат изравнени, тези задачи завършват в края на етапа. Продължителността на тези задачи зависи от вероятността за възникване и степента на влияние на рисковете, зависи от начина, по който се определят прогнозите за продължителността на задачите, здравето на членовете на екипа и степента на параноя на ръководителя на проекта. Обикновено задавам продължителността на „друга работа“ на около една трета до една четвърт от дължината на сцената.

В резултат на всички горепосочени манипулации получаваме план за изпълнение на проекта, с който можем да работим.

С този план можем:

1. Избройте времевата рамка за проекта и неговите етапи. Разумно и с висока степен
   надеждност.
2. Оценете приблизителните разходи за труд за проекта

Забележка.Често се случва срокът да е доста дълъг и възниква резонният въпрос дали може да бъде намален чрез привличане на допълнителни изпълнители. За да отговоря на този въпрос, балансирах новия план, използвайки същия набор от задачи, но променяйки състава на изпълнителите. Отговорът не дойде веднага, но не отне много време.

Работа с план

Когато даден проект бъде пуснат в производство, оригиналният план, който е бил използван за оценката, може също да се използва за проследяване на напредъка на проекта. От ръководителя на проекта се изисква редовно да извършва следните действия:

1. Издайте задачи на изпълнителите
2. Маркирайте изпълнени задачи в плана
3. Коригирайте плана в случай на значителни отклонения

Издаването на задачи от изпълнителите може да се извърши по различни начини. Можете да разделите изпълнението на кратки итерации, да формирате набор от задачи на итерация и да маркирате резултатите в края на итерацията. Можете незабавно да обявите на участниците набор от задачи за етапа, да дадете на всеки копие от диаграмата на Гант и периодично да анкетирате за напредъка. Можете да използвате MS Project и TFS интеграция и да качите проекта директно в TFS. Въпросът не е в средствата. Основното нещо е редовно актуализиране на плана. Правя това веднъж или два пъти седмично. Това дава възможност бързо да се видят проблемните зони.
За определяне на проблемната област е удобно да се използват различни групировки - по изпълнители, по компоненти и т.н. Често може да се окаже, че проектът като цяло дори е изпреварил графика, но в определен контекст има изоставане, за Например, един от разработчиците неочаквано се натъкна на сериозен системен проблем, който доведе до отклонения. Използването само на средния показател няма да покаже този проблем - той ще изплува едва в края на етапа, когато ще бъде твърде късно да се направи нещо.

Забележка.Обикновено не местя задачи в календара, а само отбелязвам как са изпълнени. Проследявам отклонението от плана по отклонението на общата задача на проекта от текущия момент.

Има и друга стратегия - извършване на промени в крайните срокове на задачите, "избутване" на незавършени задачи напред. С този подход друга полезна функция на MS Project, базовата линия, може да се използва за проследяване на отклонения от плана. Базовата линия е просто запазена моментна снимка на състоянието на задачите. Може да се направи в началото на проекта. За да сравните текущия план с базовата линия, отворете "Диаграма на Гант с проследяване". За динамичен план, където редът на задачите се променя често, това може да бъде неудобно, така че вмъквам етапи в проекта, които отразяват някои от важните резултати на проекта, и проследявам отклонения от базовата линия само за тях.

Управлявайте структурата на задачите с персонализирани полета

Силно препоръчвам да не използвате обобщени задачи в MS Project за функционална декомпозиция или категоризация на задачи. Факт е, че йерархията на задачите в MS Project е силно обвързана с тяхната последователност. И често искате да разгледате задачите в различна последователност, докато цялата структура се „разпада“. За да управлявате структурата на задачата, препоръчвам да използвате Персонализирани полета. MS Project има предварително дефиниран набор от полета с недефинирано поведение, които можем да използваме, както намерим за добре. Например, за да разделите задачите на компоненти, трябва въз основа на текстовото поле Текст1създайте поле Съставна части задайте списък със стойности за него, съответстващи на компонентите на системата.

След това получаваме възможност да посочим за всяка задача компонента, към който принадлежи, и, използвайки групирането на задачите по компоненти, да проследим как вървят нещата.

Персонализираните полета ви позволяват да разделяте задачите в няколко категории, например разделих задачите по вид работа: Разработка, Тестване, Документация.
За любопитните ще спомена, че в MS Project можете също да задавате правилата за чертане на диаграми въз основа на свойствата на задачата. Ако желаете, можете да направите задачи за различни компоненти с различни цветове, като цветът ще се определя само от свойството на задачата, не е необходимо да се задава ръчно за всяка задача. Такива настройки не изискват писане на скриптове, а се правят от стандартни инструменти за персонализиране на графики.

Използването на персонализирани полета, както и функциите за филтриране, сортиране и групиране, вградени в MS Project, ви позволяват да получите разнообразие от изгледи, които ви позволяват да получите отговори на много въпроси, които има ръководителят на проекта.

Завършване на проекта

В края на проекта получаваме план, в който всички задачи са изпълнени. Обикновено се опитвам да запазя и оригиналния план, поне като базова линия. Честно казано, на този етап MS Project е малко полезен, тъй като не са от интерес планираните стойности, а действителните. Някои решения на този проблем се предлагат от MS Project Server, има възможност да се вземат предвид действителните разходи за труд, но това е извън обхвата на тази статия.

Заключение

Опитах се да обобщя опита си от използването на MS Project за практически решения на проблемите, които възникнаха пред мен, когато управлявах проекти за разработка на софтуер. Описаната техника не претендира за универсалност, но ми се струва, че е доста проста и логична, като в същото време позволява решаването на практическите задачи на ръководителя на проекта.
Използването на този подход ми позволи да завърша успешно повече от един проект навреме.
Вярно, имаше неуспехи. Това се случваше, като правило, когато подготвителната част на проекта беше лошо изпълнена, а именно формулирането на проблема. Тези. резултатът от проекта не беше точно това, което се изискваше и разбирането за това дойде твърде късно.

Сигурно съм пропуснал нещо, не се колебайте да задавате въпроси.

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Принципи на работа на Microsoft Project (софтуер за управление на проекти), неговите основни понятия: задачи, ресурси, задания. Последователността от действия за създаване на нов проект, въвеждане на задачи и зависимости между тях, въвеждане на ресурси. Работа с календари

курсова работа, добавена на 23.01.2011 г


Модерна система за управление на проекти ProjectExpert и Microsoft Project 2007. Project Expert - разработване на бизнес планове и оценка на инвестиционни проекти, програмни възможности. Управление на проекта "JSC Nif-Nif" в софтуерната среда Microsoft Project.

курсова работа, добавена на 14.05.2015 г


Методи за управление на сложни проекти. Редактиране на свойствата на проекта. Настройте календар на проекта. Създавайте задачи в Microsoft Project и променяйте техните свойства. Изборът на безплатни ресурси и тяхното използване. Изготвяне на резюме на проекта и отчет за бюджета.

лабораторна работа, добавена на 01.03.2015 г


Характеристика на основните методи за управление на проекти, техните отличителни черти, критерии и обосновка за избор, анализ на информационните технологии. Анализ на възможностите, предоставяни от програмата Microsoft Project, нейната рентабилност.

дисертация, добавена на 28.06.2010 г


Основи на управлението на проекти с помощта на Microsoft Project. Анализ на модернизацията на производството на микровълново оборудване в АЕЦ "Салют" с увеличаване на производството на монолитно-интегрални, хибридно-монолитни устройства и електронни компоненти.

курсова работа, добавена на 16.01.2014 г


Описание на основните характеристики на проекта за създаване на пекарна, фази, задачи и необходимите ресурси за изпълнението им. Анализ и оптимизация на плана на проекта с помощта на Microsoft Project, въвеждане на данни в програмата. Автоматично изравняване на ресурси.

тест, добавен на 06/02/2010


Оценка на цената на проекта с помощта на функцията Microsoft Project на примера за създаване на технически работен проект за набор от задачи „Управление на качеството на продуктите и услугите“. Цел и условия за прилагане на програмата, нейните характеристики и ръководство за употреба.

дисертация, добавена на 20.03.2012 г