Добър ден, скъпи посетители! Какво е работа с персонала, защо е необходима и необходима ли е изобщо? Ще научите за това от моята статия: Управление на HR записи за манекени.

Отдел "Човешки ресурси" в предприятието

Както театърът започва със закачалка за посетители, така и за всеки новоназначен служител предприятието започва с отдела за персонал. Приключва и с тях, когато ги уволнят.

Отдел Човешки ресурси отговаря за всички въпроси, свързани със служителите на предприятието:

• Приемане, преместване и освобождаване;
• Спазване на трудовата дисциплина;
• Спазване на длъжностните характеристики;
• Поддържане на лични досиета на служители;
• Поддържане на кадрови досиета;
• Търсене на персонал за свободни позиции;
• Провеждане на първоначални интервюта;
• Запознаване на служителите с всички промени в организацията;
• Разработване на различна документация;
• Участие в разработването на основните местни нормативни документи на предприятието.

Както можете да видите, списъкът е много дълъг и не е изчерпателен. Отделът по човешки ресурси е специално подразделение в организацията, което взаимодейства с всички останали структурни звена на компанията.

И няма значение, че най-често персоналът е най-малката единица в предприятието, а понякога изобщо не се разпределя.

Какво прави отдел "Човешки ресурси"?

Сега нека разгледаме по-отблизо какво прави служител по персонала на работното си място - това ще бъде работа в офиса на персонала.

Регистрация на служители

Наемането и освобождаването на служители е най-важната функция на отдела по човешки ресурси. Всички движения на служителите са под негов контрол. Когато търсещ работа види свободно работно място и се обади на посочения номер, тогава в 90 случая от 100 той ще попадне в кадрите, където ще бъде насочван по въпроси, които го интересуват, а също така ще определят времето, когато да дойде за интервю или попълване на въпросник.

След като мениджърът е преценил, че служителят е подходящ за него, последният отново попада в ръцете на специалист по персонала. И все пак, имайте предвид, когато едно свободно място се запълни чрез конкурсен подбор, служител по персонала определено ще влезе в комисията.

Така че, след като служител бъде нает, той ще отиде при служителя по персонала, където преминава през следните процедури:

1. Представя всички необходими документи;
2. Запознава се с всички местни нормативни документи, свързани с работата и ежедневието му във фирмата;
3. Подписва трудов договор;
4. Запознава се със заповедта за приемането му на работа;
5. В някои случаи тук той получава основни познания по защита на труда, т.е. преминава първоначален инструктаж.

Управление на записи

След като всички документи са подписани и предадени, специалистът по човешки ресурси формира личното досие на служителя. Състои се от всички копия на документи и лична карта по унифициран формуляр. Освен това в бъдеще всички въпроси, свързани пряко със служителя, ще се обработват чрез персонал:

• Организиране на ваканции;
• Изплащане на бонуси и други парични суми;
• Лишаване от бонуси и други наказания;
• Налагане на дисциплинарни наказания и наказания;
• Промени в заплатите и други условия на трудовия договор;
• Промените в организацията са общи или пряко свързани със служителя.

И много други въпроси, списъкът може да бъде продължен почти безкрайно, в зависимост от спецификата на компанията и функционалността, възложена на персонала.

Мнозина ще възразят, че повечето от тези въпроси са от компетенциите на счетоводството, но не, това не е така. Да, счетоводният отдел е този, който изчислява ваканционните плащания и паричните плащания. Тя ги запазва, но само след като получи съответния ред, създаден от служител по персонала.

За изготвянето на тези заповеди служителят по персонала използва различни основания:

• Заявления от служител;
• Бележки от ръководители на отдели;
• Официални разследвания и заключения на комисии;
• Писмени и устни заповеди на ръководителя на предприятието.

Между другото, служителят по персонала е пряко подчинен на ръководителя на предприятието. В редки случаи неговият заместник.

След издаване на заповедите оригиналите и мотивите към тях се завеждат и съхраняват за определеното време. Това също трябва да се направи от HR специалист.

Управление на друга работа с персонала

В допълнение към факта, че служителите по персонала съставят документи за служителите, те се занимават и с друга работа, която може да се припише на управлението на досиета на персонала.

• Изготвяне на длъжностни характеристики.Но това не означава, че цялата инструкция се прави от един човек. По правило разделът с длъжностната характеристика се пише от човек, който е запознат с този вид работа. Малко вероятно е служител на персонала да опише подробно функционалността на заварчик, електротехник или оператор на кран. Но той формира инструкциите в един документ.
• Организацияхолдинг атестация на работното мястои изготвяне на необходимата документация за това. Между другото, тази концепция - сертифициране - остана само в ежедневието. Законодателно тази процедура се нарича специална оценка на условията на труд (SOUT) от няколко години.
• Участие в изготвянето на ключови документиорганизации: разпоредби относно възнагражденията, колективни договори и споразумения, правилник за вътрешния трудов ред. В някои случаи се правят само корекции, а в някои документът е изцяло съставен.
• Поддържане на персонала.Служителят по персонала споделя отговорността за този документ с главния счетоводител на предприятието. Той отговаря за имената на длъжностите и техния брой, а счетоводният отдел контролира тарифите и заплатите.
• Организиране на медицински прегледи и обучениеработници. Ако компанията е малка, тогава той върши тази работа сам, в противен случай той само следи изпълнението. Във всеки случай това се определя от фирмената политика.
• Участие в различни комисии: за провеждане на официални разследвания, производствени аварии, проверка на знанията по охрана на труда и др.

Както можете да видите, служителят по персонала има много случаи и те са много разнообразни.

Мястото на персонала във функционирането на организацията

В този раздел ще разгледаме взаимодействието на отдела за човешки ресурси с други отдели. Ето основните от тях:

• Счетоводство. Служителят по персонала си сътрудничи тясно и постоянно с този отдел. Тук отиват всички издадени заповеди. На първо място това се отнася за заповедите за приемане, преместване и уволнение. Именно от тях счетоводният персонал, който изчислява заплатата, ще разбере кого да включи в отчета, кого да изключи от него и каква заплата има някой. Графиците, преди да стигнат до платеца на масата, също се проверяват в персонала и често се поддържат от служителя по персонала. Ако управлението на документацията на предприятието се извършва с помощта на специализирани програми, тогава взаимодействието между персонала и счетоводството е значително опростено.
• Секретариат или рецепция. Именно оттук повечето основания за издаване на заповеди с резолюция на ръководителя идват при кадрите. Това е така, ако работата в офиса в предприятието се извършва в съответствие с всички правила. Ако няма такъв отдел, тогава заявленията отиват директно при служителя по персонала и той ги отнася до ръководителя.
• Взаимодействието с всички останали отдели на организацията се състои в довеждане до знанието на мениджърите и непосредствено служителите за всички промени в персонала в организацията.

Защо всяка компания се нуждае от отдел „Човешки ресурси“.

Законодателството не задължава да разпределя такова структурно звено като отдела за персонал. Но в настоящата практика на офис работа това звено поддържа по-голямата част от документацията, предвидена от Кодекса на труда на Руската федерация.

Възможно ли е да се пренебрегне управлението на досиета на персонала? Отговор: Не, не трябва. И има няколко причини за това:

1. Правилно подписаният договор между работодателя и служителя, както и всички други документи, свързани с работата на служителя, ще помогнат да се избегнат много неприятни ситуации, когато възникнат разногласия между страните.
2. Точната документация, включително персоналът, характеризира организацията само от положителна страна.
3. В допълнение към обработката на наемането и уволнението, служителят по персонала изпълнява много друга работа, той служи като вид свързващо звено между висшето ръководство и други отдели.
4. Компетентен служител по персонала не само ще попълни правилно всички документи, но и ще може да посочи на ръководителя в коя част той нарушава трудовото законодателство, което ще помогне да се избегнат проверки и санкции.

Обединявайки всичко по-горе, можем да кажем с увереност, че работата в офиса и документите за персонала са много полезни и необходими във всяка организация. И поне повърхностните познания в тази област, които бяха дадени „за манекени“, сигурен съм, ще помогнат при наемането и последващото безпроблемно изпълнение на служебните им задължения.

И малко хумор накрая...

С уважение, технически експерти.

Ежедневно служителите по човешки ресурси се сблъскват с необходимостта да издават заповеди за основните си дейности (командировка, ваканция, повишение или наказание) и други ситуации, засягащи интересите на служителите, например временно преместване по медицински причини.

Офис работа. Поръчки
* Организация на деловодството.
* Регламенти
* Приблизителен състав на документите
* Поръчки от
* Основания за заповеди за л/с - докладни и обяснителни записки, становища, протоколи, актове
* Поръчки за основна дейност,
* Документация
* Документи за
* Уведомления, уведомления, указания, справки
* примерни поръчки,
* Спестете време, когато

Управлението на досиета на персонала е клон на дейност, който документира трудовите отношения, фиксира информация за наличността и движението на персонала, в резултат на което кадровите процедури се документират.
Почти всеки документ за персонала има юридическа (търговска) стойност. С помощта на документи за персонала, използвани като писмени доказателства, работодателят може да докаже позицията си в съда. Например, за да потвърди данъчните облекчения върху доходите и данъка върху имуществото, организацията трябва да представи таблица с персонал, ведомости за заплати, заповеди за персонал, копия от трудови книжки, график за време и други документи.
На практика данъчните инспектори допускат, че ако таблицата с персонала предвижда позиция на адвокат или търговец, тогава организацията вече не може да взема предвид разходите за плащане на услугите на адвокати или търговци на трети страни при данъчно облагане. Арбитражната практика обаче потвърждава, че за да се вземат предвид разходите при изчисляване на печалбата, е достатъчно услугите да се предоставят като част от производствена или търговска дейност, да са насочени към генериране на доход и да са документирани (член 252 от Данъчния кодекс на Руска федерация).
В допълнение, подробни длъжностни характеристики, трудови договори и списъци на персонала като писмени доказателства в съдебни спорове установяват оперативната необходимост от разходите на организацията за командировки и разходите за обучение и преквалификация на персонала.
Документирайки трудовите отношения, по-голямата част от документите за персонала съдържат много важна информация. Ето защо отношението към работата с такива документи трябва да бъде изключително сериозно. Правилността на попълването на документите за персонал зависи от потвърждаването на определени юридически факти, въз основа на които възникват определени права на служителите. Това може да затрудни получаването на пенсия за ранно пенсиониране на служител, по-специално за работа с вредни и тежки условия на труд, но всяка грешка или неточност в наименованието на длъжността може да доведе до факта, че периодът на работа в "вредна" длъжност няма да се зачита за преференциална и служителят няма да има право на пенсия за ранно пенсиониране.
Специално вниманиетрябва да се обърне внимание на процедурата за поддържане на трудови книжки, които в съответствие с член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация са основните документи за изчисляване на трудовия и осигурителния стаж на служителя.
Като цяло предоставянето на социални, пенсионни и други гаранции, предвидени от руското законодателство на служителите, може да зависи от документирането на трудовите отношения.
За професионалната работа на специалист по персонала са необходими закони, наредби, инструкции и други документи, съдържащи норми на трудовото право. Следователно първата стъпка в създаването на служба за персонал е формиране на достатъчна база от нормативни документи.
Документите, които трябва да бъдат под ръка всеки ден с служител по персонала, могат да бъдат разделени на две независими групи.
IN първа групавключва законови и подзаконови актове, съдържащи норми на трудовото право и норми за защита на труда. Тези документи са задължителни.
Co. втора групавключват методически документи за управленска работа и управление на досиета на персонала. Те имат консултативен характер. Документите съдържат препоръки как най-добре да се съставят документи за персонала, как е по-удобно да се организира работата с тях. В същото време служителят по персонала има право самостоятелно да реши дали да се придържа към тези препоръки или да действа в съответствие с корпоративните стандарти.
В блока "Документи по трудово право и защита на труда" могат да се отбележат пет нормативни правни акта.

Първо - Кодекс на труда на Руската федерация. Това е основният закон, който трябва да ръководи работата на специалист по персонала във всяка организация. Нормите на Кодекса на труда уреждат реда за наемане и освобождаване на служители, организиране на тяхното работно време и почивка, условията за изплащане на заплатите и предоставяне на служителите на различни обезщетения и обезщетения.
Второ- Федерален закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-ФЗ„На информацията, информационните технологии и защита на информацията"На базата на този закон се изгражда цялата работа на кадровата служба с личните данни на служителите. Например въпросът как ще се обработват и къде ще бъде информацията, получена от служителя при постъпване на работа съхранени.
трето- Закон на Руската федерация от 29 юли 2004 г. № 98-ФЗ "За търговската тайна". Той установява списък с информация, която може да представлява търговска тайна на организацията, списък на служителите, които имат достъп до нея, процедура за запознаване със секретни данни и отговорност за разпространението на поверителна информация.
Четвърто- Закон на Руската федерация от 17 юли 1999 г. № 181-FZ „За основите на защитата на трудав Руската федерация". Разпоредбите на този документ ви позволяват компетентно да изградите система за защита на труда в организацията. И това е много важно. В крайна сметка здравословните и безопасни условия на труд са едно от основните условия, които работодателят гарантира чрез сключване трудов договор със служителите.труд и безопасност, инспекторът по труда привлича виновните длъжностни лица към административна отговорност.
Пето - Закон на Руската федерация от 8 август 2001 г. № 134-FZ"Относно защитата на праватаюридически лица и индивидуални предприемачи провеждане на държавен контрол(надзор)". Законът дава представа за правата и задълженията на работодателя при извършване на различни проверки в организацията. Например законът се позовава на документите, които работодателят има право да изисква от инспектора, когато той се появява в организацията, правото на представител на компанията да присъства лично по време на проверката за това как организацията може да обжалва незадоволителните резултати от проверката.

Друга група регламентинеобходими в работата на службата за персонал включват методически материали за организацията на управленската работа и др работа с кадрови документи.
Първо, това е GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация." Този държавен стандарт определя списък с подробности, които трябва да присъстват в документ, издаден от организация, реда, в който са разположени, и изискванията за бланки.
Например, стандартът диктува правилата за поставяне на държавния герб, емблемата на организацията и нейната търговска марка. Определя в кой случай съкратеното наименование на организацията е изписано в заглавието на документа и в кой не е и от какви елементи се състои регистрационният номер на поръчката. Стандартът се прилага за всички организационни и административни документи на дружеството: решения, заповеди, заповеди, протоколи, актове, писма. Всички горепосочени документи се обработват от служители по персонала.
Второ, Това Превъртетестандартни документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение, одобрени от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. Този нормативен акт предоставя изчерпателен списък на вътрешни документи, в зависимост от правното им значение, регламентира реда и условията за тяхното съхранение. Колко дълго трябва да се съхраняват, например, таблицата с персонала, наредбата за бонусите, графикът на времето, длъжностните характеристики и други документи, служителят по персонала ще научи от този ведомствен документ.
трето, Това унифицирани формипървична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане. Формуляри на заповеди за наемане, уволнение, преместване, изпращане в командировка, повишение, както и формуляри на лични карти на служители и някои други документи са включени в одобрения албум Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.
Освен това поддържането на тези унифицирани форми в съответствие с т.2посочената резолюция задължителни за всички организациидействащи на територията на Руската федерация, независимо от формата на собственост.
Четвърто, това е постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.
"Относно трудовите книжки"и постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69" За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки". Тези документи ще са необходими на служителя по персонала при работа с трудовите книжки на служителите. Препоръките, съдържащи се в тези документи, ще помогнат на служителя по персонала правилно, без грешки, да попълни трудовата книга на служителя, ако е необходимо, да направи съответните промени в нея или издаване на дубликат вместо повреден или изгубен документ.
Пето, това са междуотраслови уголемени времеви ограниченияза работа по набиране и отчитане на персонала и междусекторни сумирани стандарти за време за работа по документална поддръжка на управлението, одобрени Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 25 ноември 1994 г. № 72. Тези документи също могат да бъдат включени в списъка с необходимите HR инструменти. С тяхна помощ можете да изчислите броя на служителите на службата за персонал, както и да определите времето, необходимо на всеки от тях да изпълнява служебните си задължения.
Необходимо е да се спазват препоръките, съдържащи се в нормативните и методически документи, въпреки че те не са задължителни. Факт е, че в повечето случаи те опростяват работата с документи. Освен това инспекцията по труда отдава голямо значение на тези указания и при неспазване може да глоби организацията.
Важно е да се знае кои документи са задължителни за фирмата, които стават такива само при определени условия и кои документи могат да бъдат пропуснати, тъй като те имат консултативен характер. Това ще ви позволи да сте добре подготвени за срещата с инспекторите по труда.
Когато създават документи, специалистите по човешки ресурси трябва да се ръководят в своята дейност от следното:

1. Изглед вътрешнидокументи, процедурата за тяхното разработване, одобрение и др. използва се този, който е удобен за тази организация;
2. Изглед външендокументите трябва да отговарят на общите правила за придаване на правна сила на тези документи;
3. Документите трябва да се съхраняват в организацията, като се вземат предвид изискванията на архивната служба.

Придаване на правна сила на документи

За да бъде документът валиден, трябва да се спазват следните правила:
1. Работодателят е длъжен да спазва действащото законодателство при изготвянето му;
2. Документ може да бъде публикуван само в рамките на своята компетентност;
3. Работодателят е длъжен да спазва националните правила за подготовка и оформяне на документи.

Документирането на всички операции с персонала в организацията изисква определени знания и умения.

Офисната работа в предприятието се регулира от инструкция, самостоятелно разработена и одобрена от директора. Това е вътрешен нормативен акт и е задължителен за всички служители на икономическия субект. Разработва се и се контролира от отдел „Човешки ресурси“.

Законодателството изисква изготвянето на много документи, които определят всички аспекти на трудовите отношения на служителя с работодателя.

Опитните и начинаещите кадровици трябва да подобрят уменията си. В тяхна помощ са създадени интернет сайтове, които представят теоретични курсове по управление на кадровите досиета.

Документите за персонала отразяват дейността на персонала, потвърждават трудовия стаж на служителите, който играе първостепенна роля при изчисляването на пенсиите. За документалния фонд на предприятието отговаря ръководството.

Основните детайли в контрола на хартия

Компетентната организация на досиетата на персонала изисква познаване на нормативната уредба, проследяване на нейните промени и ориентация във формите на използваните документи.

С каква цел е

Процедурата за водене на досиета на персонала е регламентирана със закон. В големите предприятия с голям персонал по правило се формира служба за персонал. Неговите служители изготвят съответните документи в съответствие с изискванията на нормативната уредба на Руската федерация.

Документите могат да имат унифицирана форма или да бъдат разработени в предприятието и одобрени в местни актове.

Управлението на кадровите досиета е дейност, насочена към разработване и поддържане на документи, свързани с отчитането на персонала, работното време, изчисленията на заплатите.

Проблемите с персонала включват следните елементи:

• регистрация на работа;
• вътрешно движение на работници;
• уволнение;
• регулиране на отношенията между ръководителя и служителите;
• организация на трудовия процес;
• други.

Правилната организация на досиетата на персонала допринася за решаването на редица проблеми.

Основните му цели са представени в таблицата:

Направление на работата на персонала	Задачи в ход
Счетоводство и контрол	набиране, осчетоводяване, освобождаване на персонал.
Планиране и регулиране	подбор, трансфер, адаптация на работници.
Отчетно-аналитичен	проучване на служителите, оценка на работата им; аналитична работа; изготвяне на отчет.
Координация и информация	обучение, обучение, преквалификация на персонал; прием на служители по служебни и лични въпроси; обработка на писмени жалби на работници; архивна и справочна дейност.
Организационно-методически	документиране на работата на служителите; работа с персонала на отделите; планиране и управление на персонала.
Документален филм	поддържане на лични досиета, трудови книжки; съставяне на ордери, документи за персонифицирано счетоводство; регистрация на болнични, пенсионни удостоверения и др.

В Москва и други големи региони на Руската федерация организациите с отделни подразделения могат да водят досиета на персонала онлайн. За това са разработени подходящи програми, които позволяват обмен на документи в електронен вид.

Законодателната рамка

Законодателната рамка за управление на досиетата на персонала се съдържа в Кодекса на труда на Руската федерация.

Тази дейност се регулира от редица правни актове:

• Инструкции за попълване и прилагане на първични документи за счетоводство и възнаграждения (Резолюция на Goskomstat № 1 от 05.01.04 г.);
• унифицирани документи и изисквания за тяхното изготвяне (Резолюция на Gosstandart № 65-st от 03.03.03 г.);
• Стандартна инструкция за деловодството на федералните изпълнителни органи (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 536 от 08.11.05 г.);
• Правила за работа на архивите (решение на Колегиума на Федералните архиви от 06.02.02 г.);
• Правила за деловодство на федералните органи на изпълнителната власт (Постановление на правителството на Руската федерация № 477 от 15.06.09 г.);
• Закон за информацията, нейната защита и информационните технологии № 149-FZ от 27 юли 2006 г.;
• Закон за разглеждане на молби на руски граждани № 59-FZ от 02.05.06 г.;
• Закон за държавния език на Руската федерация № 53-FZ от 01.06.05 г.;
• Закон за архивното дело № 125-FZ от 22 октомври 2004 г.;
• Закон за търговската тайна № 98-FZ от 29 юли 2004 г.;
• Заповед за трудови книжки № 117н от 22.12.03 г.;
• Постановление за приемане на инструкции за попълване на трудов № 69 от 10.10.03 г.;
• Резолюция на трудови книжки № 225 от 16 април 2003 г.;
• Инструкции на Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация.

Задължителни документи

Кодексът на труда на Руската федерация задължава организациите да имат собствена законодателна рамка, която включва редица задължителни местни нормативни документи.

Те включват:

Харта	Основният учредителен документ. Той описва правната форма на предприятието, учредителите, обхвата на дейността, процедурата за наемане и освобождаване на ръководителя, неговите правомощия. Много вътрешни правила на дружеството се изготвят въз основа на разпоредбите на Устава.
Трудови разпоредби (наричани по-долу - Правилата)	Наличието на документа е предвидено в чл. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация. Той установява процедурата за наемане и освобождаване на служители, правата и задълженията на страните по споразумението, режимите на работа и почивка, системата от стимули и наказания и други въпроси, свързани с трудовите отношения в предприятието. Директорът утвърждава правилата. Ако в организацията има синдикат, неговите становища относно приемането на документа се вземат предвид. В организации, в които персоналът работи ненормирано работно време, трябва да има списък на съответните длъжности и професии. Издава се под формата на приложение към правилника.
Инструкции за защита на личните данни	Съгласно чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация, той установява изискванията, които трябва да бъдат изпълнени при обработката на лична информация за служителите, осигурявайки тяхната защита, използване и съхранение. Лична информация се счита за информация за отделен работник, която е необходима на работодателя за трудови отношения. Служителите трябва да са запознати с документите, които определят реда за обработка на техните данни.
Наредба за защита на труда	Намира се в отдел "Личен състав". Всеки служител се запознава с документа. В предприятия с над 50 служители трябва да има длъжност специалист по охрана на труда.
график на смени	Използва се във фирми със сменен работен график. Документът е спешен и е валиден за определен срок по преценка на работодателя.
Документи по нормиране на труда	Те отразяват необходимите времеви разходи за производство на продукти (извършване на работа) от един служител или група и установяване на трудови норми въз основа на тях.

Регламенти

След приемането на ръководителя се установява броят на длъжностите, необходими за нормалното функциониране на организацията. Като се вземат предвид получените цифри, производственият цикъл и други характеристики на дейността на предприятието, той се изготвя.

За съставяне на документ обикновено се използва стандартизиран формуляр. Можете да изтеглите мостра безплатно от интернет. Работодателят има право да коригира графика по свое усмотрение.

В документа позициите са изброени в йерархичен ред: започвайки от директора и завършвайки с помощния персонал. За всеки от тях са посочени брой единици по щат, заплата и надбавки.

На следващия етап се формира работният график. Представлява работни графици за всички служители. При наличие на смени се създават подробни графици на смени. Документът описва накратко изискванията за външен вид на служителите, поведение, дневен режим и др.

След това се разработва форма на трудов договор. В този случай трябва да се вземат предвид основните норми на Кодекса на труда на Руската федерация и вътрешните нормативни документи на компанията. Трудовият договор обикновено се изготвя от адвокат на организацията или външен изпълнител.

Документът трябва да включва следните елементи:

• информация за юридическото лице: име, адрес, телефонен номер, пълно име и длъжност на ръководителя;
• паспортни данни на служителите;
• длъжност на служителя, видове трудов договор (постоянен или срочен) и работно място (основен или допълнителен);
• списък на основните задължения във връзка с инструкциите за тази длъжност;
• информация за възнаграждения, допълнителни плащания, обезщетения, отпуски;
• работен график, плащане за обработка;
• причини за прекратяване на договора и други условия;
• подписи и данни на страните, фирмен печат.

За да провери и оптимизира работата на служителите по персонала, ръководството може да проведе вътрешен или независим одит. Това спомага за намаляване на риска от административни наказания, спорове и жалби от персонала.

Етапи на организиране на управлението на HR записи от нулата

За формиране на записи на персонала е удобно да използвате следните инструкции стъпка по стъпка:

Подготовка на необходимото	За да организирате услуга за персонал, първо трябва да закупите мебели, офис оборудване, канцеларски материали и др. Определено ще ви е необходима програма за персонала, например "1C: ZUP" и референтна правна система. Благодарение на това служителите на отдела ще следят последните промени в законодателството и ще имат достъп до необходимите документи. Необходим е сейф за съхранение на труд и важни документи.
Регистрация на главата	Директорът е изпълнителен директор на всяка компания. Той подписва документите. За да му бъдат предоставени всички правомощия, той е назначен по трудов договор. Издава се съответна заповед, с която се самоназначава.
Назначаване на лице, отговорно за работата с персонала	В малка компания тези функции могат да се изпълняват от ръководителя. Ако отделен служител се занимава с офис работа, с него се сключва трудов договор. Въз основа на него се изготвя заповед. Ако задълженията са възложени на един от наетите по-рано служители, се изготвя допълнително споразумение и заповед.
Изготвяне на вътрешни актове	Те се подписват от директора и се съхраняват в специална папка заедно със заповедите. Местните документи включват документите, изброени по-горе (раздел „Нормативни актове“).
Документиране на приемането на персонал	За всеки служител трябва да имате папка за архивиране на всички документи, свързани с неговите данни и трудова дейност (трудов договор, заповед за приемане, лична карта).
Попълване на трудови книжки	В тези документи на служителите се вписват записи за приемане, трансфери, стимули и др. Работодателят е длъжен да започне нова книжка на служител, който не е работил досега. Трудът и дневник за регистрацията им се намират в канцеларските отдели. Тези документи трябва да се съхраняват в сейф.

Тази инструкция е подходяща и за манекени, които нямат опит по този въпрос.

Как е счетоводството

За да поддържате записи, трябва правилно да организирате документооборота.

За да направите това, направете следното:

• разработване на вътрешна нормативна уредба;
• изготвя щатно разписание за всяка държавна единица;
• правете редовно подреждане;
• изготвят трудови договори;
• разработване на формуляри за персонала;
• издаване на карти T-2;
• одобрява формуляри за кандидатстване на служители;
• изготвят вътрешни заповеди.

Всички действия на персонала трябва да бъдат потвърдени. Техният списък е определен в правилника.

Допълнителни точки

Счетоводството на персонала от нулата започва с приемането на персонал. Важно е правилно да кандидатствате за кандидати за работа, да подготвите необходимата документация.

Персонал и почивки

Един от задължителните стандартни документи, които трябва да съществуват в предприятието, е таблицата с персонал (формуляр T-3).

• списък на структурни подразделения и длъжности;
• броя на щатните единици за всяка длъжност;
• заплати, бонуси за длъжности;
• организация заплати.

Подразделенията са посочени в документа по реда на тяхното значение за работата на организацията. В тях длъжностите на служителите също трябва да бъдат дадени по важност. Длъжностите в трудовите договори и списъците на персонала трябва да съвпадат.

Персоналът е форма на график с вписани пълните имена на служителите в съответствие с длъжностите им.

Графикът на отпуските (f. T-7) отразява информация за времето на предоставяне на годишни отпуски на всички служители. Съставен за една година. Утвърждава се от директора съгласувано със синдикалния орган. Документът трябва да бъде издаден най-малко 2 седмици преди новата година. Въведените в него данни са обвързващи както за работниците, така и за работодателите. Изключение правят бенефициентите.

Графикът включва следните подробности:

• име на отдел;
• Длъжност;
• Пълно име и персонален номер на работника;
• брой ваканционни дни;
• дати на заминаване на почивка по план и факт;
• основания за отлагане на ваканция, прогнозна дата.

2 седмици преди ваканцията служителят е информиран за това. Издава се заповед, с която служителят се запознава срещу подпис. През ноември можете да подготвите заповед за всички началници на отдели, задължавайки ги да представят графици за отпуски в счетоводството до 1 декември. Това ще улесни изготвянето на цялостния график.

Регистрация на служители

Пълноценната работа на организацията започва с набирането на служители. Попълването на свободни позиции е съпроводено с документация.

Отговорностите на служителя по човешки ресурси при наемане на служители са както следва:

• регистрация в специален дневник на заявление от кандидата;
• запознаване на начинаещия с действащите инструкции и местни актове;
• сключване на трудов договор и контрол на подписването му от страните;
• издаване на копие от договора на служителя и поставяне на бележка върху бланката на организацията;
• изпълнение и регистриране на поръчката в счетоводната книга;
• попълване на лична карта, подаване на документи по делото (декларации, копия на лични документи, заповеди, договори);
• прехвърляне на документи на платеца за заплати на служителя.

При изграждането на система за управление на записи на персонала, първоначално трябва да се определи кои документи трябва да бъдат съставени и кои са необходими за конкретна област на дейност.

Необходимите документи включват:

• заповеди за персонал (за приемане, предаване и др.);
• заповеди за персонал (за отпуски, бонуси, командировки и др.);
• T-2 карти;
• труд;
• споразумения;

Другите необходими документи включват следното:

• персонал;
• позиция на ОТ;
• пътен дневник;
• правила за вътрешен ред;
• други.

Длъжностни характеристики и Колективен договор не се изискват, но почти всеки работодател разполага с тези документи.

След като съставите списък със задължителна документация, трябва да проучите нормативните документи. На тяхна база трябва да се разработят други документи. Техният списък зависи от естеството на дейността на юридическото лице и характеристиките на условията на труд. Например, ако е необходимо да се осигурят служители с униформи и ЛПС, е необходимо да се изготви заповед за реда и условията за издаването им, кои служители се нуждаят от тях.

Компенсациите и обезщетенията за работа при специални условия трябва да бъдат документирани: в опасни производства, нередовен, нощен труд и т.н. Освен това те изготвят Правилника за управление на досиетата в областта на човешките ресурси. Той отразява списъка на документите, необходими за работата на организацията, процедурата за тяхното изпълнение и съхранение.

Законодателството не задължава разработването на такава наредба, но тя значително ще улесни работата на служителите по персонала. Директорът първо се наема да работи в нова организация, след което наема останалия персонал.

Съставът и броят на необходимите длъжности отразява щатното разписание. Процедурният правилник отразява всички работни графици, изисквания към служителите и т.н. Стандартен трудов договор се разработва въз основа на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация.

Преди да използвате счетоводни дневници, те трябва да бъдат подготвени: номерирани листове, зашити, запечатани. Парче хартия е залепено върху последния лист на фърмуера. В него се посочва броят на страниците, подписва се директорът или отговорният изпълнител и се поставя печат. На първата страница на дневника напишете името на организацията и началната дата на нейното поддържане.

Един от най-важните документи на персонала е трудовата книжка. За поддържането им със заповед се определя отговорно лице, което ги попълва и отговаря за тяхната безопасност.

ЧЗВ

Организацията на досиетата на персонала има някои тънкости и нюанси:

Заповед за възстановяване	Процедурата не е отразена в законодателството. Обикновено се състои от следните стъпки: Проучване на действащите разпоредби. Определяне на списъка с необходимите документи. Изготвяне на план за бъдещата работа на организацията. Идентифициране на лица, отговорни за документи. Формиране на персонала. Проверка на коректността на приема на служители, премествания, промени в персонала, съкращения. Определяне на законността на трудовия режим в предприятието.
Характеристики на индивидуалните предприемачи със служители	Предприемачът наема персонал според стандартния сценарий. Договорът се сключва на няколко етапа: Набавяне на необходимите документи. Изготвяне на приложение. Изготвяне и подписване на договор. Оформяне на заповед за прием. Създаване на карта Т-2. Извършване на вписване в труда. Наемането на граждани, които говорят английски, има свои собствени характеристики.
Управление на малък бизнес	В тези организации кадровите въпроси могат да се решават от самия ръководител или от специален отдел. Работодателят може да възложи счетоводството на персонала. Всички проблеми ще бъдат разрешени от трета специализирана организация. Трудности с документооборота възникват, ако организацията е голяма, има структурни звена и голямо количество документация. В този случай отговорността за прехвърлянето на документите може да бъде възложена на куриера. В същото време представители на организацията-изпълнител често не посещават офиса на клиента, т.е. работата се извършва напълно дистанционно.
Опростяване на счетоводството в микропредприятията	Всички условия на работа се определят в споразумение със служителя. През 2019 г. ръководителите на тези компании и индивидуалните предприемачи имат право да откажат да изготвят местни разпоредби. В рамките на 4 месеца от датата на загуба на статут на микропредприятие ръководството е длъжно да издаде "традиционна" документация за персонала.

Така че организацията на управлението на досиета на персонала в предприятието е сложна процедура. Изисква подробно проучване на нормативната база и проследяване на всички промени. Компетентното изграждане на досиета на персонала допринася за изграждането на трудовите отношения в рамките на закона. За да обучи служител по персонала, работодателят може да използва услугите на специализирани компании.

Успешното ръководство и управление на персонала на всяко предприятие започва с правилното функциониране на производството на персонал, организацията и регулирането на работата с документи и информация за служителите.

Управлението на досиета на персонала е специален вид дейност, която е специализирана във формализиране на трудовите отношения, поддържане и регистриране на досиета на служителите и съставяне на отчет за движението на персонала. Всъщност този вид дейност е тясно фокусирана и се занимава изключително със служителите на предприятието, тяхното наемане, уволнение, организиране на отпуски и формиране на заплатите.

Воденето на деловодство е неразделна и важна част от работата, извършвана във всяко предприятие или организация, независимо от неговата форма на собственост и броя на служителите. За съжаление, някои предприятия пренебрегват такъв важен процес или се извършват неумело, с грешки в документацията, което може да доведе не само до санкции от обществените служби, но и до съдебни дела от служителите на предприятието.

Управление на записи в човешките ресурси и значението на поддържането им

Структурата на почти всяко предприятие или организация предполага наличието на персонал. Взаимоотношенията между ръководителя и служителя в хода на производствената дейност не се ограничават до заплатите. Правилното разпределение на задълженията, решаването на текущи проблеми и организирането на работата на подчинените е в основата на административното управление на персонала, което от своя страна изисква водене на документация. Въз основа на документите за персонала се извършват възнагражденията, бонусите на служителите, предоставянето на социални помощи и предписаните обезщетения. Копия от документи могат да бъдат изискани от служител да бъдат представени в Пенсионния фонд или в съда, освен това те могат да бъдат проверени от данъчната служба по всяко време.

Управлението на кадровото деловодство се извършва в съответствие със законовите норми и Кодекса на труда, а отчетните форми и документи се попълват чрез унифицирани формуляри. Федералните закони за защита на труда, защита на правата на предприемачите и търговската тайна са ръководната рамка за работата на служителите в отдела за персонал. Наличието на много държавни стандарти във всяка област на икономическата дейност и наличието на разпоредби относно изготвянето на отчетна документация е основата за организирано водене на документация във всяка организация.

Документи за управление на HR записи

Тъй като всички документи за персонала са от голямо правно значение, те трябва да бъдат съставени в съответствие с изискванията на трудовото законодателство на Руската федерация и в единна форма. Основните документи за управление на досиета на персонала на всяко предприятие, съставени на първо място, са следните:

Документи за вътрешния трудов правилник;

Документи за защита на правата на служителя;

Документи, свързани с охраната на труда и пожарната безопасност.

Друга важна област в работата на отдела по персонала е изготвянето на щатното разписание на предприятието, изпълнението на заповеди за наемане на служители, извършване на записи в трудови книжки и поддържане на лични досиета, съставени за всеки от служителите.

Един от много важните документи за управление на досиетата на персонала е също и графикът за време, който отразява действително отработеното или неотработеното време от служителя. Графикът за време е основата за изчисляване на заплатите на служителите и съответно основата за изчисляване на данъчните удръжки.

График за отпуски, ведомости за заплати, заповеди относно движението на персонала, трудови книжки и документи, свързани с личните данни на служителите - всичко това е на разположение на отдела за персонал, подлежи на стриктно отчитане и безопасност.

За да илюстрирате работата, извършена от отдела по човешки ресурси, помислете за регистрацията на нов служител. При кандидатстване за работа документите се изготвят в следния ред:

1. сключване на трудов договор с пълно описание на условията на труд;

2. подписване на заповедта за приемане на работа;

3. попълване на личен картон на нов служител;

4. извършване на вписвания в трудовата книжка и в регистъра.

Друг пример за работата, извършена от служителите на отдела по персонала, е графикът на ваканциите, който по правило се изготвя предварително с координиране на датите със служителите и като се вземат предвид особеностите на производствените процеси на предприятието.

Организация на управлението на персонала

Правилната организация на функционирането на отдела по персонала и провеждането на управление на досиета на персонала помага за правилното организиране на всички дейности на предприятието, както и за избягване на нежелани глоби в случай на проверка от държавни органи. В зависимост от структурата на предприятието и неговия размер, броят на служителите в отдела за персонал може да бъде различен. Квалификацията на тези хора и тяхната компетентна организация за управление на досиета на персонала оказват влияние върху гладкото функциониране на предприятието и управлението на организацията като цяло.

Отделът по персонала може да бъде пряко подчинен или да докладва в пълна сила директно на ръководителя на предприятието. Независимо от структурата, работата на отдела е строго регламентирана от трудовите норми, според които се организира и извършва деловодството.

Осигуряване на компетентно разпределение на специалисти, проектиране на работния график и работното време на служителите, тоест мерки, които осигуряват безпроблемната и непрекъсната работа на предприятието - това е основната задача, възложена на отдела за персонал. За да развива предприятието и да изпълнява задачите, които стоят пред него, отделът по персонала разработва планове за подобряване на ефективността на работата на служителите чрез повишаване на тяхната квалификация, анализира пригодността на заеманата длъжност.

Управлението на HR записи ви позволява да решавате следните задачи в предприятието:

Поддържане на документация, свързана с трудовите правоотношения и имаща голяма социална значимост за всеки служител;

Разработване и създаване на система за управление на персонала, която осигурява постигането на целите и стратегическите цели на предприятието;

Разрешаване на конфликтни ситуации, подаване на документи до различни държавни органи, включително съда.

Как се работи с HR

На първо място, воденето на записи трябва да се основава на законодателна рамка, която корелира с посоката на предприятието. Кодексът на труда на Руската федерация е основното ръководство за служител по персонала, но форумите и уебсайтовете за водене на документация, които са особено интересни за начинаещи предприемачи, могат да бъдат много полезни.

1C е призната за най-разпространената и достъпна програма за човешки ресурси, широко използвана от повечето служители по човешки ресурси в техните практически дейности. В процеса на работа на всеки служител от отдела по персонала се възлагат голям брой отговорности, свързани с изпълнението на конкретни задачи. Правилната организация на тяхната работа ви позволява да направите работата на целия отдел по-ефективна. По-специално, съхраняването на трудови книжки, лични досиета и лични карти по азбучен ред значително опростява и ускорява търсенето на желания документ, а поддържането на файлове в хронологичен ред помага да се получи пълна картина на движението на персонала.

Несъмнено решението за това как да се води управление на досиетата на персонала се взема директно от ръководителя на предприятието, но той трябва да направи това, като вземе предвид законовите изисквания и нормативните документи, свързани с този вид дейност.

Обобщавайки, трябва да се отбележи, че наличието на отдел по персонала или специалист по персонала, както и тяхното квалифицирано управление на съответната офис работа е едно от задължителните условия за успеха на всяко предприятие. Невъзможно е да се пренебрегне такава важна посока, която засяга работата на всяка организация.

Управлението на досиетата на персонала е една от ключовите точки за ръководителите на всички организации, изискващи сериозни познания по трудовото законодателство, основите на поддържането и обработката на документацията. Не може да се подценява.

В тази статия ще прочетете:

• Какво е управление на човешките ресурси
• Какви документи са важни при управлението на HR записи
• Какво е в основата на управлението на човешките ресурси
• Как да управлявате HR във вашата компания
• Кои са най-честите грешки на HR специалистите?
• Какви са ползите от автоматизацията на човешките ресурси?
• Какви промени бяха направени в HR през 2016 г

Какво е управление на човешките ресурси

Управление на HR записивключва управление на персонала, което ви позволява своевременно да регулирате документооборота на организацията. Може да се свързва както със служителите, тяхното движение в рамките на компанията, така и с отчитане на работното време и разплащанията със служителите.

Най-добра статия на месеца

Ако правите всичко сами, служителите няма да се научат как да работят. Подчинените няма да се справят веднага със задачите, които делегирате, но без делегиране сте обречени на натиск във времето.

Публикувахме в статията алгоритъм за делегиране, който ще ви помогне да се отървете от рутината и да спрете да работите денонощно. Ще научите на кого може и на кого не може да се поверява работа, как да дадете правилно задачата, така че да бъде изпълнена и как да контролирате персонала.

Не толкова отдавна всяка компания имаше собствен отдел за персонал, а процесът на работа в офиса беше напълно систематизиран и не изискваше специални познания от служителите на отдела. Сега почти всичко се е променило: HR служителите просто трябва да свържат креативно мислене, когато наемат потенциални служители. Така че за мениджъра по човешки ресурси е важно образованието и правната грамотност, точността и задълбочеността при воденето на счетоводни дела и изучаването на програми за обучение.

По правило счетоводител-юрист-HR-мениджър в комплекса отговаря на титлата магистър по управление на досиета на персонала.

Какви са отговорностите на специалист по човешки ресурси?

Основните документи, с които трябва да работи HR специалистът:

1. Управление на документи, продиктувано от Кодекса на труда на Руската федерация:

Създаване на лични досиета на служители на предприятието;

Изписване на удостоверения, болнични и молби;

Изготвяне на кадрови заповеди;

Създаване на график и контрол на работното време;

Изготвяне на тримесечни отчети за единния социален данък;

Изчисляване и изчисляване на заплати на служители и др.

2. Компетентно изготвяне на трудови договори, длъжностни характеристики и вътрешни правила.

3. Поддържане на документи, свързани с приемането на нови служители:

Проучване на профили и автобиографии на кандидати;

Пазарен надзор на заплатите;

Обработка на списъка със свободни позиции на организацията;

4. Отчитане на документи за сертифициране и оценка на персонала:

Писане на формуляри за оценка и наредби;

Регистрация на атестационни характеристики на служители.

Важно е специалистът по човешки ресурси да подпише документ за неразкриване на лични данни на служителите.

Основи на човешките ресурси

Различни документи, например закони, наредби, инструкции, които определят нормите на трудовото право, са от първостепенно значение в работата на служител на отдела за персонал. Има две основни групи официални документи:

1) Законови и подзаконови актове, които описват трудовото право и стандартите за защита на труда. Тези правила трябва да се спазват от всички служители на предприятието. Това включва:

1. Кодекс на труда на Руската федерация. Това е основният закон. Следва го служител от отдела за персонал на всяко предприятие. Съгласно нормите на Кодекса на труда служителите на организацията се наемат и уволняват, регламентират се времето за работа и почивка, процедурата за издаване на заплати и регистрацията на различни обезщетения и компенсации.

2. Закон на Руската федерация от 17 юли 1999 г. № 181-FZ „За основите на защитата на труда в Руската федерация“. Този закон ви позволява да организирате система за защита на труда в предприятието. Ръководителят поема контрола върху осигуряването на безвредни условия на труд и носи административна отговорност за това.

3. Федерален закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“. Обработването на лична информация се основава на този закон. Например те определят как ще се обработват всички данни за наеманото лице, както и къде ще се съхранява информацията.

4. Закон на Руската федерация от 8 август 2001 г. № 134-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи по време на държавен контрол (надзор)". Този закон разказва за правата и задълженията на работодателя по време на текущи проверки.По-специално, в закона се предписват документите, които ръководителят има право да изисква от лицето, дошло с одита в предприятието, споменава правото на действащото лице да участва в самия одит, както и какво да направите, ако е незадоволително.

5. Закон на Руската федерация от 29 юли 2004 г. № 98-FZ "За търговската тайна". Включва списък с данни, класифицирани в това предприятие, както и списък на служители, които имат секретна информация и са отговорни за нейното разкриване.

2) Методически документи по управленска работа и управление на досиета на персонала. Тези документи не са обвързващи и включват информация за най-рационалната работа с документацията на отдела за персонал.

1. GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация". Те определят правилата за поддържане на документация, списък с подробности, които са задължителни в документа. Този държавен стандарт определя списъка с подробности, които трябва да присъстват в документа, реда, в който са разположени, и изискванията за бланки. Например местоположението върху документите на държавната емблема, емблемата на организацията или нейната търговска марка е предвидено от тези стандарти. Те казват кога е необходимо да се напише съкратеното наименование на предприятието и кога пълното име, както и съставните елементи на регистрационния номер на поръчката. Такива правила се прилагат за всички организационни и административни документи на организацията: резолюции, заповеди, заповеди, протоколи, актове, писма. Управлението на досиетата на персонала се занимава с всички тези официални документи.

2. Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ и Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“ книги". Служител по персонала се обръща към тях за компетентно попълване и по-нататъшно поддържане на трудовите книжки на своите служители.

3. Списък на стандартните документи за управление, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. Този нормативен акт включва пълен списък на вътрешните документи, установява реда и условията за тяхното съхранение. Така, ако един служител по персонала трябва да разбере колко дълго трябва да се съхранява например щатното разписание, той повдига този конкретен ведомствен документ.

4. Междусекторни сумирани времеви стандарти за набиране и отчитане на персонала и междусекторни сумирани времеви стандарти за работа по документална поддръжка на управлението, одобрени с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 25 ноември 1994 г. № 72. С тяхна помощ се изчислява броят на служителите на службата за персонал, определя се времето, необходимо на всеки от тях да изпълнява задълженията си.

5. Единни форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане. В документа са включени примерни заповеди за наемане на работа, прекратяване на трудово правоотношение, преместване, назначаване в командировка, бонуси, както и някои други документи в съответствие с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. номер 1.

Как да управляваме HR във фирма

HR дейностите могат да се извършват по следните начини:

1) Сами, като наемат служител точно за тази цел.

2) Прибягване до помощта на организации на трети страни, специализирани в аутсорсинг на управление на досиета на персонала.

3) Автоматизирано управление на досиета на персонала.

И двата първи метода са приемливи и всеки има своите предимства.

Според първия, чрез създаването на отдел човешки ресурси в една организация, нейният персонал ще може да съчетава счетоводството, правото и задълженията на мениджър Човешки ресурси, както и да владее добре цялата необходима информация от компанията.

Ако персоналът е малък, обикновено мениджърът изпълнява тези задължения сам, като по този начин спестява от заплатите на служителите, специализирани в тази област.

Вторият вариант сега набира голяма популярност, тъй като подобна услуга струва на компанията много по-евтино от наемането на служител за постоянно. Това е особено вярно преди проверки, при смяна на ръководителя или по време на уволнението на опитен служител в тази област. В организацията временно идват висококвалифицирани специалисти, които подреждат цялата вътрешна документация.

Как да организираме управлението на HR записи от нулата

Етап 1. Разработване на документи, които трябва да бъдат във фирмата

Първо, те разработват различни ръководства за работата по управление на досиета на персонала. За да направите това, организацията трябва да разполага със следните необходими документи:

Правилник за вътрешния трудов ред;

Закон за защита на личните данни на служителя;

Закон за защита на труда и пожарна безопасност.

Тези документи са задължителни и се издават първи.

Етап 2. Корекция на персонала

Преди да съставят работен график, те сключват трудови договори със служители на организацията, изготвят цялата необходима документация за наемане на работа и започват трудови книжки. Грешките при поддържането на тази документация обаче са доста чести.

Таблицата с персонала се проверява според данните за заплатите на служителите и имената на техните длъжности. Тази информация е в счетоводството.

Обърнете внимание на съответствието на длъжностите в списъка на персонала и реалните позиции на служителите. Тази информация е необходима главно за въвеждане в програмата 1C, но в действителност грубите изкривявания в базата данни са много чести. Съответно при съставянето на таблицата с персонала цялата информация за служителите трябва да бъде надеждна и проверена.

• Методи за стимулиране на персонала: материални и нематериални

В счетоводството на всеки служител се определя уникален персонален номер. Обикновено този процес е автоматизиран. В противен случай те се задават ръчно. Тъй като всеки персонален номер се присвоява на отделно лице, дори след уволнение, той не се прехвърля на никого.

Внимателно проверявайте състоянието на личните досиета на служителите и техните лични карти. При липса на каквато и да е документация, напишете напомняне на служителя на организацията какво точно трябва да представи на отдела за персонал.

Етап 3. Проверка на съответствието на информацията в трудовите договори и персонала

Не забравяйте да проверите данните за персонала с информацията в трудовите договори. Възможно е информацията да не е достоверна. Например, посочена е заплата, която не отговаря на действителността, или посочената дата на подписване на договора попада в почивен ден и други несъответствия. В такива случаи договорите трябва спешно да бъдат преработени. Договорът трябва да бъде съставен в съответствие с всички правила и подписан от упълномощено лице. Ако настъпят промени в хода на дейността на служителя, достатъчно е да се състави допълнително споразумение и по този начин да се направят корекции в трудовия договор.

Такова споразумение се съставя отделно за всеки отделен служител на организацията.

Цялата документация се изготвя в два екземпляра: единият за фирмата, другият за отдел Човешки ресурси.

Етап 4. Проверка на правилността на изпълнението на заповедите на персонала

Цялата документация се проверява за коректност и достоверност на въведените данни. Всички нюанси, като дати, подписи и цялата информация относно кандидата за работа, трябва да са верни. Всички документи трябва да съвпадат. Винаги обръщайте внимание на присъствието не само на подписа на ръководителя на предприятието, но и на самия служител. Ако се открият неточности в документите, те трябва да бъдат преработени или евентуално изпратени за подпис.

Етап 5. Проверка на коректността на поддържането на трудови книжки

След това се уверете в наличието на трудови книжки. Всички те са в организацията. Може би ще попаднете на трудова книжка на служител, който отдавна не е сътрудничил с вашата организация. След това трябва да изпратите препоръчано писмо с обратна разписка с молба да се явите за трудова книжка или да посочите адрес, на който да бъде изпратена. В зависимост от отговора, той се изпраща или по пощата на посочения адрес с обратна разписка, или в трудовата книжка се прилага известие за получаване на писмото. Периодът на съхранение на трудовата книжка на неработещите служители е при поискване, но не по-малко от 50 години.

Когато започнете да попълвате трудова книжка, първо проучете документите, регулиращи поддържането на трудови книжки. Те включват:

Указания за попълване на трудови книжки;

Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях.

Етап 6. Регистрация на лични досиета или лични папки на служители (ако не са били съхранявани преди вас)

При наемане на работа се издава лична карта за всеки служител във формуляр № Т-2. По правило този процес в момента е автоматизиран - има специални програми за попълване на тези карти с последващ печат. Трябва да се отбележи, че държавните архиви приемат лични карти само на хартия "полукартон".

Личните карти се водят от служител на отдела за персонал - такава заповед се съдържа в инструкциите за използване на унифицирани формуляри (Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1).

Всички копия на документи: паспорти, осигурителни книжки, се поставят в папки – „картотеки” и се прави опис на всяко дело. Така се формират лични папки. Там се поставят и копия от заповеди и договори, отнасящи се до този служител. Това се прави за удобство. Желателно е да залепите снимки на служители на лични карти.

Не забравяйте, че е крайно нежелателно да съхранявате лични досиета заедно с формуляр № T-2.

Етап 7. Регистриране на необходимите счетоводни книги или дневници

Документи като книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях и книгата за получаване и разход на счетоводните форми на трудовата книжка и вложките в нея се водят изключително на ръка. Всяка страница трябва да бъде номерирана и книгата трябва да бъде зашита, тъй като това е регистър на счетоводни формуляри за стриктно отчитане.

Етап 8. Изготвяне на график за ваканция

В предновогодишния период се изготвя и утвърждава график за ваканции.

В малко предприятие можете да проведете проучване по темата за служителите, които отиват на почивка, в голямо, тази задача делегиранръководители на отдели на организацията.

За да не пострада работният процес на предприятието, ваканционните периоди не трябва да съвпадат за служителите от един и същи отдел.

В случай на спорове между служителите относно периода на ваканция, решението се взема от ръководителя или ръководителя на отдела. Отнема от една до три седмици, за да получите цялата необходима информация за планиране на ваканции.

Веднага след изготвянето на графика за ваканция той се одобрява от ръководителя на организацията.

Две седмици преди началото на ваканцията трябва да уведомите служителя за нейното настъпване и да издадете заповед за предоставяне на ваканцията. Времето за излизане във ваканция обаче може да бъде коригирано по споразумение на служителя с неговите началници.

При представяне на отпуск по болест в началото на планираната ваканция, той се прехвърля в друг период от време, като се посочва в заявлението. Променените данни се въвеждат в определени колони на графика за отпуск.

Винаги помнете, че служителят е длъжен да отиде на почивка поне веднъж на всеки две години. А при уволнение на служител платеният годишен отпуск се компенсира финансово.

Етап 9. Формиране на досиета на персонала

Случаите са структурирани така:

- „Заповеди за персонала (наемане, уволнение, преместване, премии, повишение, отпуск без заплащане, изпращане в дълги командировки и командировки в чужбина)” - срок на съхранение - 75 години;

- “Заповеди по личния състав (редовни и учебни отпуски, дежурства, наказания, краткосрочни командировки в страната)” - срок на съхранение - 5 години;

- „Трудови договори”;

- "Лични вещи";

- "Лични карти";

- „Нормативни документи на дружеството (регламенти, инструкции)“;

- “Кадрови въпроси, свързани с обществените услуги и търговските организации” и др.

Списъкът с отпуските, редът на дежурствата и графиците обикновено се наричат ​​отделни случаи.

Като се има предвид, че личните поръчки могат да се съхраняват пет или седемдесет и пет години, препоръчително е те да бъдат сортирани в различни каси. Моля, обърнете внимание, че всички документи, които не са включени в 5-годишния списък със задачи, автоматично имат 75-годишен период на съхранение.

Ако фирмата е достатъчно голяма и в рамките на 12 месеца се появяват повече от 250 листа, тогава е необходимо да се сортират в отделни папки. Например „Трудови договори (А-Л)“, „Трудови договори (М-Я)“; „Заповеди за персонала (планирани и учебни ваканции)“, „Заповеди за персонала (дежурства, забележки, командировки)“).

Етап 10. Регистриране на номенклатурата на делата

Систематизиран списък с имена на фирмени файлове, който също така показва колко дълго се съхранява даден документ, може да бъде издаден отделно за случаи, свързани с персонала на компанията, или може да бъде включен в общия списък на фирмените документи.

Процесът на попълване на документи, свързани с персонала, е същият като архивирането на файлове и съставянето на списък в общата офис работа.

Правилно водене на HR записи: типични грешки

1. Грешки при издаване на поръчки:

Нарушават се правилата за съставяне на текстовия компонент на заповедите, особено заповедите за приемане, преместване или уволнение на лице.

Погрешно са посочени условията за наемане, длъжностната характеристика, не са въведени данни за изпитателния срок.

Възможно неправилно изписване на различни данни при поръчка. Често допускат грешки в името на човек, в името на отдел на фирма или месторабота, в заглавието на длъжност.

Неправилно използване на формуляри на установения образец при изготвянето на документи. Проблеми има и при уточняването на състава на детайлите.

2. Грешки при сключване на трудови договори:

Сключване на договор въз основа на неправилно попълнени документи или при липса на един от задължителните.

Сключването на трудов договор със служител, който не е достигнал или вече е надвишил допустимата възраст.

Приемане на гражданин, който не може да изпълнява тази работа по здравословни причини.

3. Грешки при поддържане на трудови книжки:

Често организациите забравят да въведат данните от трудовата книжка на нов служител в работната книжка.

Не се допускат корекции в трудовата карта, ако данните са въведени неправилно.

Не можете да въвеждате информация за работа в раздела „информация за награди“ или да съставяте вложка по начин, който не отговаря на закона.

HR офис автоматизация: алгоритъм за внедряване

Собствениците на големи компании често се сблъскват с проблеми:

Служителите бавно обработват документи;

Договорите се договарят дълго време, договорните задължения се изпълняват със закъснение;

Служителят твърди, че е имало конкретен документ и дори помни какво пише в него, но не може да го намери;

Когато служителите напуснат, важни документи, с които са работили, изчезват.

В резултат на това компанията не отговаря навреме на заявки от клиенти или доставчици и скоростта на вземане на решения е намалена. Именно на този етап трябва сериозно да се мисли за въвеждането на единна система за електронен документооборот (EDMS). Такава система ще ви позволи да се справите с изброените проблеми и освен това ще ви помогне да контролирате дисциплината на изпълнение и бързо да получите необходимите данни за анализ на ситуацията.

Когато подготвяте и изпълнявате проект за автоматизация на работния процес, трябва да се придържате към определен алгоритъм:

Стъпка 1. Опишете системата на работния процес

Можете да поверите описанието на секретаря (ако компанията е малка) или на специално назначен служител. Ето какво трябва да направи:

Подгответе документ (наредба), който ще изброява бизнес процесите и ще определя процедурата за обработка на документи;

Изготвяне на инструкция за работа в офиса (или неин еквивалент), описваща процедурата за всеки процес (процедури, роли и функции на служителите; пример за процес е работа с договори и придружаващи документи);

Напишете (или актуализирайте) длъжностни характеристики за служителите; те трябва ясно да посочват функциите на всеки служител и да определят кой ще изпълнява задълженията му в случай на временно отсъствие.

Стъпка 2. Определете клиента (собственика) на системата и ръководителя на проекта

Клиентът е служител или подразделение на компанията (представлявано от шефа си), който ще работи със системата повече от всеки друг (служител, началник правен отдел или отдел "Личен състав"). Задълженията на клиента са да предостави на екипа за внедряване информация за бизнес процеси, отчетни форми, формуляри, да консултира членовете на екипа, да организира работата по адаптиране на програмата и да тества готови блокове.

• Съставяне на търговска оферта: 5 важни съвета

Трябва също така да назначите ръководител на проекта (в малките компании клиентът и ръководителят на проекта могат да бъдат едно и също лице). Понякога някой от ИТ службата става мениджър. Това не е вярно. Първо, служител на този отдел не познава областта, в която се внедрява системата, и второ, той едва ли ще може ефективно да управлява процес, който засяга много ключови области на вашата компания. Но там, където помощта на специалистите по ИТ услуги ще бъде от съществено значение, е при съставянето на списък от софтуерни продукти, избора на изпълнител, координирането на дейността му, предоставянето на необходимите правомощия и права за достъп на служителите, както и при консултирането (съвместно със специализирани специалисти) на компанията служители, които усвояват нова за тях система.

Стъпка 3. Сформирайте екип по проекта

Екипът трябва да включва клиента, представители на всички отдели, работещи с документация, и служители на ИТ службата. Освен това екипът по проекта трябва да включва представители на фирмата изпълнител, която ще разработи и внедри системата (ако решите да не го правите самостоятелно).

Участие в проекта на изпълнителния директор

Надежда Меркуриева,Ръководител на направление за популяризиране на решението "1C: Управление на документи" на компанията "1C", Москва

Участието в проекта на изпълнителния директор е задължително. Трябва да проведете ключови срещи, да съгласувате ключови документи, да дадете личен пример, използвайки системата – всичко това са съществени условия за успешна реализация. Ако няма активно участие на ръководителя на компанията, опитите за въвеждане на автоматизирано управление на документи очевидно са обречени. Неуспехът е гарантиран, дори ако мениджърите на средно ниво са ви убедили да внедрите автоматизирана система, но вие сами не разбирате защо е необходима и решавате проект въз основа на принципа „да опитаме и ще видим“.

Ролята на лидера в управлението на работната група:

1. Прехвърлете оперативния контрол на един от служителите, участващи в проекта. Обикновено проектите се ръководят от добре обучени специалисти или ръководители на съответните отдели.

2. Дайте правомощия на ръководителя на проекта. Това е особено необходимо, ако членовете на групата са с по-висок статус от ръководителя на проекта, който сте назначили.

• Сектор b2b: как да получавате поръчки за 11 милиона рубли на месец

3. Освободете членовете на екипа по проекта от някои от нормалните им задължения със заповед или устна заповед, така че да могат да отделят достатъчно време на проекта.

4. Определете критериите за успех на проекта.

5. Провеждайте редовни срещи за бързо разрешаване на проблеми, които забавят процеса. Често те са свързани с лошо дебъгвано взаимодействие между отделите.

6. Вдъхновявайте екипа до последния тласък. Винаги има спад към края на даден проект – това е фазата на „тест за сила“. Вече е направено много, всички са уморени, парите свършват, провалите се трупат и т.н. В 90% от случаите екипите по проекти не могат да преодолеят тази точка и начинанията се провалят. Проектът тихо ще умре на крачка от завършването си, ако неговият ръководител или изпълнителен директор не намери сили да обърне хода.

Стъпка 4. Определете задачите, които искате да решите и изберете софтуерен продукт

Понякога задачите се объркват на този етап: основната се счита, например, за повишаване на прозрачността и управляемостта на организационните процеси, въпреки че това може да се постигне само чрез организационни промени. Всяка глобална задача трябва да бъде разделена на редица локални. Очевидно е безполезно да се опитвате веднага да „увеличите прозрачността“, но можете да „намалите срока за сключване на договори до три дни“ или „по всяко време да получите отчет за разходите за труд на служител за всеки проект“. Тези задачи диктуват избора на софтуерен продукт. Освен това трябва да се вземат предвид следните критерии:

Съвместимост с платформата, върху която се разработват други продукти на компанията;

Възможност за подобряване на системата с помощта на собствена ИТ услуга;

Поддръжка на мобилни устройства.

Стъпка 5: Обхват, говорете за ранни успехи

Обикновено на следващия ден след стартирането на нова система мениджърът започва да получава оплаквания от служители: „системата не работи“, „неудобно е“, „Нямам време за това“, „защо трябва Натискам тези бутони”, „Вече имам достатъчно работа…” Потокът от подобни оплаквания е неизчерпаем, защото служителите не се интересуват да ги видите какво и как правят. За да се сведат до минимум възможностите за саботиране на иновациите, е необходимо служителите да бъдат информирани за текущите промени: да се говори подробно за всеки нов етап от проекта и всички планирани промени, да се обсъждат, да се отговаря на възражения, да се демонстрират лични предимства (ускоряване на процедурата за преглед на договори, улесняване на търсенето на документи и др.). На първо място, струва си да се съсредоточите върху процесите, чиято автоматизация ще ви позволи бързо да получите видим резултат. Главният изпълнителен директор и всички топ мениджъри на компанията трябва да провеждат разяснителна работа и освен това да използват системата в ежедневните си дейности: това ще бъде голям стимул за подчинените. Този подход ще осигури на проекта положителен имидж и системата ще бъде внедрена по-бързо.

3 предимства на ЕЗД

1. Спестете пари за съхранение. Почти всички документи, според правилата, се съхраняват най-малко пет години. По този начин компанията трябва да планира и организира мястото, където ще се съхраняват архивни материали. Това не винаги е възможно и причинява известно неудобство.

2. Спестете време. За да образува правилно случай или да изготви необходимия документ, мениджърът по човешки ресурси трябва да отдели време за събиране на всички необходими подписи. Използването на документи в електронен вид опростява тази процедура. Всички служители, които трябва да подписват, могат просто да поставят електронен подпис. Служителят по персонала може само да провери информацията.

3. Намаляване на грешките. Всеки човек е способен да прави грешки. Електронното управление на документи помага да се избегнат ненужни корекции и грешно попълване.

Какво е новото в HR: Промени през 2016 г

От 2015 г. трудовото законодателство претърпя някои промени, които бяха запазени през 2016 г. Увеличен е размерът на глобите за неспазване на трудовото законодателство, разширен е списъкът на категориите служители, които могат да вземат отпуск по всяко време на годината. Също така започнаха да се издават трудови книжки на служителите. През 2016 г. тези изменения ще доведат и до други промени, като например:

LLC и JSC може да нямат печат;

Осъществяването на командировка е опростено;

Заявителят трябва да бъде уведомен писмено за причината за отказа в определения срок;

Въвеждане на друга система за административна отговорност на работодателите;

Промяна на правилата за предоставяне на свидетелство за несъдебно минало при кандидатстване за работа;

Друга структура на процеса на получаване на информация от регистъра на неправоспособните лица;

Нов ред за уведомяване при наемане на бивши държавни служители;

Добавяне на нов член в Кодекса на труда на Руската федерация, който урежда въпросите за реда за предоставяне на годишен платен отпуск;

Корекция на системата за проверки на малкия бизнес;

Промени в ситуацията на уволнение на бременни жени, работещи по срочен трудов договор.

Така от 7 април 2015 г. дружествата с ограничена отговорност и акционерните дружества не могат да използват кръгъл печат. Но Rostrud вярва, че компанията все още е длъжна да удостовери с печат вписванията в трудовата книжка. Rostrud заяви това в писмо от 15 май 2015 г. № 1168-6-1. Ведомството изпрати горния документ до необходимите органи по районите, за да разчитат на тази информация при извършване на проверки.

Ако компанията откаже да използва кръгъл печат в трудовите книжки на служителите, ще й бъде наложена глоба до петдесет хиляди рубли (клауза 1, член 5.27 от Кодекса на труда на Руската федерация). Важно е собствениците на фирми да знаят, че инспекторът има право да наложи глоба за всяко отделно нарушение.

Документи за управление на човешките ресурси - 2016г.Всички процеси и необходими форми за управление на досиета на персонала са предписани в Кодекса на труда на Руската федерация, а процедурата за обработка на документи е посочена във федералните закони. Разбира се, отделът по персонала е длъжен да обработва достатъчно количество информация. През 2016 г. основната документация може да бъде разделена на следните раздели:

Всички видове поръчки, например за наемане, уволнение, прехвърляне, бонуси;

Местните разпоредби на организацията, т.е. вътрешните трудови разпоредби в компанията, наредбата за личната информация на членовете на екипа, наредбата за нивото на доходите и др .;

Трудови договори;

Колективен трудов договор, ако има такъв;

Споразумения за пълна отговорност;

Документи за счетоводство на персонала, т.е. работен график, график за отпуски;

трудови книжки;

Формуляри за отчитане на работното време;

Пътни документи;

Наредби за защита на труда.

Унифицирани формуляри за управление на досиета на персонала 2016. Преди влизането в сила на федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ беше задължително използването на унифицирани формуляри. След приемането на закона ситуацията се промени: фирмите започнаха да третират по различен начин регистрацията на домакински данни. дейности.

• Обучение на мениджър продажби: Подготовка на начинаещ в 3 стъпки

От този момент нататък всяка компания има право да изготви формата на първичния счетоводен документ, който му подхожда, като прави допълнения или премахва ненужни елементи. Но унифицираните формуляри в управлението на кадровите досиета ще останат в сила.

И така, през 2016 г. следните документи ще продължат да се използват при управлението на досиета на персонала:

Формуляри № T-1 и T-1a (заповед за наемане на служители),

Формуляр № T-2 (лична карта на служителя),

Формуляр № T-3 (щат),

Формуляри № T-5 и T-5a (заповед за прехвърляне на служител на друга работа),

Формуляри № Т-7 (график на отпуск) и Т-6 (заповед за предоставяне на отпуск),

Формуляр № T-9 се използва при регистриране на командировка, препоръчително е да го изясните, като напишете целта на командировката.

Професионални стандарти - 2016 г. От 1 юли 2016 г. влизат в сила членове 195.2 и 195.3 от Кодекса на труда. Професионалните стандарти ще станат необходими за прилагане на работодателите, ако Кодексът на труда, други федерални закони, други регулаторни правни актове на Руската федерация предписват изискванията за квалификацията, необходима на дадено лице за извършване на определена трудова дейност.

До този момент работодателите бяха насърчавани само да използват такива стандарти. Но вече днес много компании предписват професионални изисквания за работа при съставяне на длъжностни характеристики на служителите.

Информация за автора и фирмата

Надежда Меркуриева,ръководител на направлението за популяризиране на решението "1C: Управление на документи" на компанията "1C", Москва. Специалист по оптимизиране на работни процеси и внедряване на системи за електронен документооборот в държавни органи и търговски предприятия. Автор на ръководства, курсове за обучение и семинари за създаване на системи, базирани на решението "1C: Управление на документи 8". Група от компании "1C". Сфера на дейност: разработка, разпространение и поддръжка на компютърни програми. Територия: централен офис - в Москва; работата с потребителите се извършва чрез обширна партньорска мрежа (повече от 7000 компании от мрежата 1C: франчайзинг в 750 града от 23 държави). Брой служители: 900. Брой потребители на софтуерни продукти: над 4 милиона служители в повече от 1 милион организации.