Giao tiếp giữa mọi người là một quá trình tự nhiên và quan trọng. Ngày xửa ngày xưa, thể loại thư ký là cách giao tiếp khả dụng duy nhất giữa những người ở khoảng cách xa nhau.

Bưu điện đã tồn tại từ thời La Mã cổ đại, nếu không muốn nói là sớm hơn. Mọi người tương ứng. Trong văn học, người ta biết đến cả tiểu thuyết và truyện bằng chữ cái.

Những tiến bộ hiện đại trong công nghệ cung cấp những cách thức giao tiếp mới, tốt hơn.

Trong trường hợp này, thư từ được lưu. Đây là một cách giao tiếp cũ nhưng đáng tin cậy, có những phẩm chất độc đáo của riêng nó. Định dạng hiện đại của thư từ được thể hiện bằng e-mail, nếu không thì E-mail.

Thư điện tử, không giống như thư thông thường, cho phép bạn giao tiếp với người nhận gần như ngay lập tức. Tôi đã nhấn nút "Gửi" (thư) và sau vài giây, người nhận sẽ thấy bức thư này trong thư của anh ấy, trong thư mục Hộp thư đến.

Sau khi trở nên khả dụng và phổ biến đối với người dùng, e-mail có một số quy tắc nhất định để tiến hành trao đổi thư từ. Những quy tắc như vậy cho phép bạn tổ chức và tiến hành trao đổi thư từ trong khuôn khổ các chuẩn mực văn hóa và kinh doanh được chấp nhận. Tập hợp các quy tắc được hệ thống hóa cho thư từ "e-mail" được gọi là "nghi thức email" bất thành văn.

Nghi thức thư tín điện tử bao gồm các đặc điểm thiết kế, viết thư, cũng như các nguyên tắc giao tiếp của người nhận. Hãy bắt đầu với danh sách các quy tắc:

Quy tắc 5. Điền địa chỉ bưu điện của người nhận sau cùng.

Quy tắc 7. Văn bản của bức thư phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.

Và bây giờ nói thêm về từng quy tắc trong số mười quy tắc.

Quy tắc 1. Trong email, hãy điền vào tất cả các trường.

Để rõ ràng, chúng tôi sử dụng (Hình 1), hiển thị thư mới trông như thế nào trong thư Yandex (sau khi nhấp vào nút "Viết"):

Cơm. 1 Nghi thức email cơ bản

Trong hầu hết tất cả các dịch vụ thư (thư Yandex, Mile ru, Google, Rambler, v.v.), một email chứa các thông tin sau:

1. Địa chỉ bưu chính (e-mail) và tên của người gửi (cũng có thể là họ) - số 1 trong Hình. một.
2. Địa chỉ bưu chính (e-mail) của người nhận thư - số 2 trong hình. một.
3. Chủ đề (tiêu đề, tiêu đề) của bức thư - số 3 trong hình. một.
4. Nội dung bức thư (số 4 trong Hình 1), bao gồm:
   • lời chào hỏi,
   • văn bản chính,
   • phần kết luận,
   • Chữ ký.
5. Tệp đính kèm vào thư (tệp đính kèm hoặc tệp đính kèm) - số 5 trong hình. một.

Tất cả các mục được liệt kê đều phải điền vào, ngoại trừ mục cuối cùng (số 5 trong Hình 1) - tệp đính kèm trong thư. Nếu bạn không cần đính kèm bất kỳ tệp nào giải thích nội dung của bức thư vào bức thư, thì bạn có thể quên mục này đi.

Quy tắc 2. Địa chỉ bưu điện và tên người gửi phải dễ hiểu.

Thư từ liên quan đến sự hiện diện của hai bên, vì vậy bạn nên chú ý đến dữ liệu cá nhân. Dữ liệu cá nhân phải dễ hiểu và đầy đủ nhất có thể để không gây hiểu lầm, cảnh giác và bí ẩn cho người nhận.

Địa chỉ gửi thư chứa họ và tên là địa chỉ đáng tin cậy nhất, ví dụ: [email được bảo vệ]

Nếu người gửi có một blog, thì sẽ rất hữu ích khi chỉ định địa chỉ với tên miền của trang web, ví dụ: [email được bảo vệ] trang mạng. Thực tế là bằng cách truy cập trang web (trang web) được chỉ định sau dấu @, bạn có thể tìm hiểu rất nhiều về tác giả của trang web từ các tài liệu được trình bày trên đó.

Nếu địa chỉ bưu chính là [email được bảo vệ], thì không phải mọi người nhận thư từ một người nhận như vậy sẽ quyết định mở thư này. Điều gì sẽ xảy ra nếu có một loại vi-rút chặn máy tính hoặc thư rác, sau khi mở một bức thư như vậy, sẽ trôi đi trong một dòng vô tận?

Quy tắc 3. Chủ đề (tiêu đề, tiêu đề) của bức thư phải luôn được chỉ định.

Tiêu đề của bức thư là thứ duy nhất mà người nhận bức thư nhìn thấy khi nó đến. Rất thường xuyên, số phận xa hơn của nó phụ thuộc vào tên của bức thư:

• người nhận sẽ mở nó
• hoặc xóa mà không cần nhìn.

Do đó, các tiêu đề của bức thư nên được xử lý với sự tôn trọng đặc biệt (nghĩa là với sự tôn kính).

Tùy chọn cho số phận của bức thư nhận được, tùy thuộc vào tiêu đề của nó:

• bức thư sẽ không được chú ý giữa một đống thư khác,
• được coi là vô dụng và do đó thậm chí không được mở,
• không do dự, họ sẽ ngay lập tức gửi nó vào thư mục "" hoặc "Đã xóa",
• đọc một phần hoặc toàn bộ
• thậm chí có thể trả lời.

Tiêu đề của bức thư chính là điểm mấu chốt khiến người nhận có hứng thú mở thư, hay nói đúng hơn là để “câu”, thu hút sự chú ý. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn viết thư cho ai đó lần đầu tiên. Diễn giải những lời trong cuốn sách “Những cuộc phiêu lưu của thuyền trưởng Vrungel” (“khi bạn gọi con tàu, nó sẽ ra khơi”), chúng ta có thể nói rằng “bạn gọi bức thư như thế nào, nó sẽ đến được” với người nhận.

Do đó, tiêu đề của bức thư phải ngắn gọn (không quá 50 ký tự), thú vị và đi vào trọng tâm (thể hiện bản chất của bức thư).

Đồng thời, trong quá trình trao đổi thư từ, nếu người nhận thư trả lời tác giả thì không nên thay đổi tiêu đề của bức thư. Nó cũng không nên thay đổi trong quá trình trao đổi thư từ lặp đi lặp lại, khi bức thư được gửi nhiều lần theo hướng này hay hướng khác.

Nếu trong quá trình trao đổi thư từ, chủ đề thảo luận thay đổi, thì bạn nên thay đổi chủ đề của bức thư hoặc có thể tạo một bức thư mới với chủ đề mới để trao đổi thư từ sau này.

Quy tắc 4. Khi trả lời bất kỳ bức thư nào, hãy cân nhắc xem bạn có cần thay đổi chủ đề của bức thư hay không.

Trong phần lớn các trường hợp, bạn KHÔNG cần thay đổi chủ đề của bức thư, tôi sẽ giải thích lý do bên dưới. Nhưng như bạn đã biết, có một số ngoại lệ đối với quy tắc. Tuy nhiên, điều đầu tiên đầu tiên.

Cách viết thư hồi âm

Nhiều người dùng mới bắt đầu trả lời sai bức thư, cụ thể là sau khi nhận được bức thư, họ đã đọc nó và nhấp vào nút "Viết" để trả lời. Điều này về cơ bản là sai.

Khi trả lời thư, bạn nên nhấp vào nút "Trả lời" để hiểu thư bắt đầu như thế nào và nó đến từ đâu. Đối với điều này:

• Bạn cần mở bức thư. Trong trường hợp này, nút "Trả lời" sẽ xuất hiện phía trên hoặc phía dưới thư ngỏ (số 1 trong Hình 2).
• Bấm vào "Trả lời".
• “Re:…” sẽ tự động xuất hiện trong chủ đề (tiêu đề) của bức thư (số 2 trong Hình 2). Các chữ cái Re Re là một dấu hiệu cho thấy đây chính xác là câu trả lời cho bức thư.
• Viết câu trả lời của bạn ở đầu bức thư để câu trả lời xuất hiện trước và bên dưới là nội dung của bức thư trước.

Cơm. 2 Cách viết thư hồi âm

Nhiều dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật yêu cầu bạn nhấp vào nút “Trả lời” khi gửi email về một vấn đề. Và đồng thời, không thay đổi bất cứ điều gì trong các chữ cái trước đó trong thư từ. Chính xác hơn, bất kỳ hỗ trợ kỹ thuật nào cũng yêu cầu "lưu trích dẫn khi trả lời". Vì sẽ dễ hiểu hơn về cách họ bắt đầu giải quyết vấn đề và những gì họ đã đạt được.

Nhiều người dùng mới làm quen không thể tìm thấy bức thư trước đó hoặc vì một số lý do khác mà họ thường KHÔNG trả lời (nghĩa là họ không sử dụng nút "Trả lời"), mà viết một bức thư mới (nhấp vào nút "Viết" hoặc "Tạo" cái nút). Mỗi lần nhận được một bức thư mới, người nhận bức thư mới có thể khó nhớ tất cả các chi tiết của bức thư trước đó “từ đầu”, điều này làm phức tạp rất nhiều việc trao đổi thư từ.

Và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp có thể không trả lời các chữ cái được định dạng không chính xác.

Lưu ý rằng "Re:" là từ viết tắt của từ tiếng Anh "Reply:" hoặc "Response:", được dịch là "Câu trả lời của tôi cho:". Nếu chủ đề của email đã thay đổi, bạn nên xóa "Re:" này và viết một chủ đề email mới phản ánh bản chất của các sự kiện mới.

Quy tắc 5. Điền địa chỉ nhận thư (To) cuối cùng của người nhận.

Tốt nhất là điền vào trường “Tới” sau cùng, sau khi thư đã được viết và kiểm tra. Điều này sẽ giúp tránh những sai lầm thường xuyên lặp lại khi người gửi thư gửi nó cho người nhận chưa hoàn thành do vô tình nhấn nút "Trả lời".

Và nếu bạn nhấp vào nút "Trả lời", thì trước khi nhấp vào, trước hết hãy kiểm tra xem bạn có đang gửi thư cho người nhận hay không. Có thể rất khó chịu khi một lá thư, đặc biệt nếu nó chứa thông tin cá nhân hoặc bí mật, không đến được nơi bạn định gửi.

Quy tắc 6. Lưu nội dung của bức thư vào một tệp riêng trước khi gửi thư.

Thật không may, quy tắc này chỉ được ghi nhớ khi

• Gửi email bất ngờ thất bại,
• hoặc khi một lá thư được yêu cầu gửi lại vì lý do nào đó không nhận được.

Khi gửi những email quan trọng với một "bức tường văn bản" được gõ bằng tay thay vì sao chép từ đâu đó, đây là một nguyên tắc rất tốt. Nó đơn giản hóa rất nhiều cuộc sống.

Quy tắc 7. Văn bản của bức thư phải đáp ứng các yêu cầu sau:

1) Văn bản của bức thư nên có lời chào.

Ít nhất, "Xin chào." hoặc "Chào buổi chiều." Nếu bạn biết tên, thì "Dear (th) Name (có thể là Patronymic)". Câu chào "Chúc một ngày tốt lành" thường được sử dụng khi giao tiếp trên Internet thay cho "Chào buổi sáng", "Chào buổi chiều" hay "Chào buổi tối". Điều này là do thực tế là người gửi thư không bao giờ có thể biết chính xác khi nào người nhận sẽ mở thư của mình. Người gửi và người nhận có thể ở các khu vực khác nhau trên Trái đất, ở các múi giờ khác nhau. Ngoài ra, người gửi không bao giờ biết chính xác khi nào người nhận sẽ mở và đọc thư của mình.

2) Văn bản của bức thư phải biết chữ và không có lỗi.

Vì một số lý do, việc biết chữ không được coi trọng. Lỗi có thể được tìm thấy trên các trang web chính thức của các công ty nghiêm túc, chưa kể đến các chữ cái, trong đó đôi khi rất khó hiểu không chỉ các từ riêng lẻ mà còn cả cụm từ, chúng có thể được viết một cách mù chữ và có lỗi. Điều quan trọng cần nhớ là viết mù chữ là một nét văn hóa xấu và không có chỗ đứng trên Internet.

3) Văn bản của bức thư phải dễ hiểu về nội dung.

Người gửi luôn biết mình đang viết gì, nhưng người nhận chỉ có thể hiểu điều này từ nội dung bức thư. Người gửi không phải lúc nào cũng viết về vấn đề của mình theo cách dễ hiểu đối với người nhận. Những bức thư không hiểu nội dung chỉ gây bực bội, khó chịu nơi người nhận, vì bỏ thời gian ra đọc thư mà không hiểu người gửi muốn nói gì với mình.

4) Văn bản của bức thư nên bao gồm phạm vi của một chủ đề.

Nếu người gửi có điều gì đó muốn nói với người nhận về các chủ đề khác nhau, thì tốt hơn là gửi một lá thư cho mỗi chủ đề. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn và cho phép anh ta đưa ra câu trả lời chính xác và toàn diện cho bạn.

5) Văn bản của bức thư nên được cấu trúc về nội dung và nhận thức bên ngoài.

Văn bản có cấu trúc dễ đọc. Và nó được coi là dự định của tác giả bức thư. Một văn bản phi cấu trúc với những suy nghĩ nhảy vọt, cảm xúc chiếm ưu thế hơn là sự thật, với những dây chằng khó hiểu, v.v. có thể được người nhận bức thư cảm nhận theo một cách hoàn toàn khác, như ý định của người gửi. Do đó, giao tiếp bằng E-mail sẽ không hoạt động. Nó hoàn toàn không diễn ra, hoặc bạn sẽ cần có điện thoại, Skype và các phương tiện liên lạc khác.

6) Văn bản của bức thư phải có kích thước tối ưu.

Tất nhiên, những bức thư khá ngắn khoảng 5-7 từ rất dễ đọc, nhưng bạn cần phải hiểu một nhà văn rất tài năng để đưa ý chính vào những từ này. Người viết thư thiếu kinh nghiệm nên viết nhiều hơn để truyền đạt thông tin hoặc thông tin được gửi đến người nhận một cách chính xác nhất có thể.

Đồng thời, một bức thư dài không cần thiết, lặp đi lặp lại nhiều lần, giải thích thêm, thông tin lạc đề không cần thiết, v.v., được người nhận coi là “bức tường văn bản”, khiến anh ta mệt mỏi và gây ra phản ứng tiêu cực. Mọi thứ đều cần có thước đo;

7) Phông chữ của văn bản thư phải là loại phổ biến sẽ được hiển thị trong tất cả các dịch vụ thư.

Những người hâm mộ các phông chữ kỳ lạ, chẳng hạn như những phông chữ giống như văn bản viết tay bằng bút lông, nên nhớ rằng người nhận có thể nhận được chữ viết hoa không thể đọc được thay vì văn bản của bức thư. Những người hâm mộ sự kỳ lạ nên đảm bảo rằng phông chữ kỳ lạ mà họ sử dụng được gửi trong thư cùng với văn bản.

8) Cỡ chữ trong nội dung bức thư phải thống nhất.

Trong bản in nhỏ, bạn có thể viết bất kỳ ghi chú nhỏ nào, mọi thứ khác nên được thực hiện bằng phông chữ có cùng kích thước. Một số dịch vụ thư thường sử dụng một phông chữ chung duy nhất. Điều này phải luôn được ghi nhớ, vì tất cả sự thích thú của người gửi trong việc trang trí văn bản bằng các phông chữ có kích thước khác nhau cuối cùng sẽ giống như văn bản đơn điệu đối với người nhận. Vậy tại sao bạn phải cố gắng như vậy?

9) Trong nội dung bức thư không nên lạm dụng việc dùng chữ hoa, chữ thường.

Rất khó để đọc các chữ cái trong đó tất cả các chữ cái đều nhỏ, ngay cả ở đầu câu hoặc ngược lại, trong đó tất cả các chữ cái đều VỐN. Hãy nhớ rằng MỘT THƯ VIẾT BẰNG CHỮ HOA KHÓA VÀ BẬT CHỮ IN HOA TRÊN INTERNET ĐƯỢC CẢM NHẬN LÀ MỘT LỜI Hét và chỉ có nghĩa là một tiếng hét chứ không có nghĩa gì khác.

10) Giọng điệu của bức thư trong mọi trường hợp không được mang tính hung hăng, cáu kỉnh.

Văn bản của bức thư không được chứa những lời chửi thề và lăng mạ. Tốt nhất là viết một lá thư trong trạng thái cân bằng và hợp lý. Sự vui tươi nhẹ nhàng và sự hài hước phù hợp được hoan nghênh nếu người nhận hỗ trợ giọng điệu giao tiếp như vậy và có thể đánh giá cao nó.

11) Cuối cùng, bạn phải luôn để lại chữ ký (tên, họ, biệt hiệu, chức vụ đối với các chữ cái kinh doanh) với những lời chúc có thể có cho người đối thoại.

Lời chúc bao gồm: Với sự kính trọng, Với lòng biết ơn, v.v.

Quy tắc 8: Email phải được trả lời.

Việc trả lời thư luôn là thông lệ, vì vậy bạn cần tìm thời gian và cơ hội để quan tâm và tôn trọng lẫn nhau đối với người gửi.

E-mail không chịu được sự trì trệ. Làm việc với e-mail phần lớn phụ thuộc vào kỷ luật và tổ chức của người nhận. Điều này bao gồm việc thường xuyên theo dõi hộp thư của bạn, làm quen với thư đến, nghiên cứu thư, hệ thống hóa và biên soạn câu trả lời.

Một trong những điểm quan trọng là phản hồi kịp thời, bản thân nó nói lên điều tích cực về người nhận và đặc trưng cho mức độ trách nhiệm và sự quan tâm của anh ta.

Thư điện tử không phải là thư giấy thông thường với người đưa thư, ô tô, máy bay, tàu hỏa. Email được gửi trong vài giây và người gửi mong đợi phản hồi nhanh chóng. Trong giao tiếp điện tử, các tốc độ hoàn toàn khác nhau được áp dụng, có thể nói rằng đó là “ở đây và bây giờ”. Sự chậm trễ về thời gian có thể dẫn đến việc chủ đề đang thảo luận bị mất đi tính liên quan.

Quy tắc 9: Không gửi email thông tin bí mật.

Than ôi, e-mail có thể bị hack, bị chặn. Và sau đó là mật khẩu, số thẻ ngân hàng, mã pin, v.v. được ghi trong e-mail. có thể trở nên khả dụng cho các bên thứ ba, những người có thể sử dụng chúng vì lợi ích cá nhân. Do đó, thông tin như vậy không nên được tin cậy bằng e-mail.

Quy tắc 10. Không công bố thông tin từ thư cá nhân khi chưa được sự đồng ý của người gửi.

Bằng cách tôn trọng thông tin bí mật của người khác, bạn tôn trọng cả bản thân và quyền riêng tư của mình.

Giao tiếp qua e-mail mà không có sự tiếp xúc trực quan và thính giác lẫn nhau đòi hỏi phải tuân thủ các quy tắc về nghi thức, từ đó góp phần thiết lập một cuộc đối thoại có thẩm quyền và văn hóa giữa mọi người.

Trong một bức thư, Antoine Saint-Exupery nhận xét:

"Hãy tìm tôi trong những gì tôi viết."

Đây là một cách diễn đạt rất phù hợp, bao gồm cả liên quan đến các nguyên tắc nghi thức đã nói ở trên khi giao tiếp qua e-mail.

Bạn không viết một bức thư kinh doanh để giải trí, bạn cần một cái gì đó từ người nhận. Do đó, thật đúng khi bắt đầu nó bằng một hành động lịch sự - lời chào. Làm mà không có nó chẳng khác nào dùng chân mở cửa phòng làm việc của người khác.

Làm thế nào để không

Elena, tôi cần bản scan hợp đồng mua tuyết vào mùa đông.

cách này tốt hơn

chúc một ngày tốt lành, Elena! Tôi cần bản scan hợp đồng mua tuyết vào mùa đông.

2. Cụm từ "Chúc một ngày tốt lành"

Nếu bạn đang viết một lá thư kinh doanh không phải từ những năm 2000, thì hãy chọn từ ngữ hiện đại hơn. Không quan trọng là bạn không thể dự đoán chính xác khi nào người đối thoại sẽ đọc tin nhắn. Tùy chọn “chào buổi chiều” là trung lập nhất, nhưng bạn cũng có thể sử dụng khoảng thời gian khi bạn gửi thư. Và để lại "thời gian tốt đẹp trong ngày" cho các diễn đàn chết dở từ quá khứ.

Làm thế nào để không

Chúc một ngày tốt lành!

cách này tốt hơn

Chào buổi chiều, Peter!

3. Xử lý lỗi

Làm thế nào để không

Xin lỗi, anh bạn, nhưng số tiền đó đã được dùng cho một bữa tiệc của công ty, vì vậy chúng tôi rất tốn kém khi mua màn hình từ bạn. Tìm hiểu về giảm giá, nó là rất cần thiết.

cách này tốt hơn

Chúng tôi chưa sẵn sàng để mua màn hình với giá được cung cấp ngay bây giờ. Vui lòng giảm giá cho đơn đặt hàng này.

12. Không có lịch sử trò chuyện

Nếu bạn đang tích cực trò chuyện với ai đó, người nhận sẽ biết nội dung của cuộc trò chuyện và có thể dễ dàng quay lại phần đầu của cuộc đối thoại bằng cách xoay con lăn chuột. Nhưng khi bạn thỉnh thoảng trao đổi thư từ qua e-mail, người đối thoại có thể quên mất bạn là ai và bạn cần gì ở họ.

Tạo sự dễ dàng cho người đó: trong một đoạn văn, hãy nhắc họ đang nói về điều gì.

Làm thế nào để không

Về vấn đề mà chúng tôi đã nói chuyện vào tháng Tư: người đứng đầu đã phê duyệt.

cách này tốt hơn

Vào tháng 4, chúng tôi đã thảo luận về việc hợp tác phóng tên lửa vào không gian. Bạn đã đề nghị cung cấp một số nhiên liệu để đổi lấy 20% cổ phần trong công ty của chúng tôi. Thủ trưởng đã chấp thuận hợp tác, chúng ta có thể bắt đầu đàm phán.

13. Xử lý chủ đề thư kém

Các dịch vụ và tác nhân thư cho phép bạn làm việc với chuỗi thư. Đó là một công cụ thực sự hữu ích nếu được xử lý đúng cách. Nhưng không phải ai cũng thành công.

Có lẽ bạn đã trở thành nạn nhân của một cuộc gửi thư hàng loạt, trong đó những người tham gia không trả lời trực tiếp cho tác giả mà cho mọi người. Kết quả là, một cuộc trò chuyện không thú vị đối với bạn sẽ lấn át và bạn đưa ra các hình phạt dành cho những người không thể tìm thấy nút phù hợp. Đồng thời, thông tin không dành cho những con mắt tò mò thường lọt vào trường thông tin chung.

Đồng xu cũng có một nhược điểm: khi trong một cuộc trò chuyện quan trọng, một trong những người tham gia không trả lời tất cả mọi người mà chỉ trả lời một người. Và người nhận buộc phải dành nhiều thời gian để chuyển tiếp thư, thay vì làm công việc của họ.

Điều gì trong thư từ kinh doanh làm bạn khó chịu? Chia sẻ trong các ý kiến.

Ngày nay, thật khó để tìm thấy một công ty chưa sử dụng những thành tựu của tiến bộ khoa học và kỹ thuật trong thực tiễn liên lạc giữa các cá nhân: e-mail, ICQ, fax, liên lạc di động. Và nếu ở một mức độ lớn hơn, chúng ta có ý tưởng về các quy tắc trao đổi thư từ trong kinh doanh, nói chuyện qua điện thoại, thì rất ít người có ý tưởng về cách ứng xử trên Internet. Nhưng ở đây cũng vậy, có một số quy tắc nghi thức nhất định, được quy định bởi Netiquette.

Quy tắc chính của Setiquet cũng giống như trong bất kỳ nghi thức nào khác: cư xử theo cách dễ hiểu, không gây rắc rối cho người khác và không can thiệp vào cuộc đối thoại bình thường, ngay cả khi nó được thực hiện qua e-mail. Luôn cư xử theo cách không xúc phạm người mà bạn đang trò chuyện trên Internet.

Trong bài viết “50 quy tắc thực tế về nghi thức kinh doanh (Netiquette)”, Chuck Martin, Chủ tịch công ty tư vấn Mỹ “The Digital Estate Group”, viết: “Netiquette (netiquette) có nghĩa là một bộ quy tắc ứng xử và lách luật được thông qua khi sử dụng mạng máy tính. Việc tuân thủ các quy tắc này đặc biệt quan trọng vì tính chất điện tử của môi trường, không thể tách rời vị trí của doanh nghiệp và khách hàng. "Quy tắc mạng lưới kinh doanh" nổi lên như một hướng dẫn để thiết lập và duy trì mối quan hệ lành mạnh và hạnh phúc giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình."

Trong phần này, chúng tôi sẽ không xem xét các quy tắc ứng xử trên diễn đàn, blog và trò chuyện mà chỉ cho bạn biết cách thực hiện trao đổi thư từ công việc qua e-mail để giao tiếp với đối tác, đồng nghiệp và bạn bè thuận tiện và hiệu quả hơn.

Phong cách giao tiếp

Khi giao tiếp qua e-mail, bạn có thể bỏ qua lời kêu gọi và lời chào và đi thẳng vào vấn đề. Tuy nhiên, nếu bạn muốn e-mail của mình chính thức hơn, tác giả khuyên bạn nên sử dụng công thức địa chỉ sau: “Xin chào, thân mến (thân mến) + tên và tên đệm của địa chỉ.” Và chỉ sau đó, bạn mới nên tiến hành mục đích kháng cáo của mình.

Với tất cả các giao tiếp không chính thức, cần phải nhớ và tuân theo một trong những quy tắc quan trọng nhất khi soạn email – tuân thủ các nguyên tắc của văn học và logic. Chỉ vì email là một cách nhanh chóng để giao tiếp không có nghĩa là nó phải cẩu thả. Hãy chắc chắn bắt đầu câu của bạn bằng một chữ in hoa và đặt dấu chấm. Tên và tiêu đề phải bắt đầu bằng chữ in hoa. Văn bản được viết bằng chữ thường không có dấu chấm hoặc các dấu chấm câu khác rất khó đọc. Văn bản, chỉ được viết bằng chữ in hoa, thường được coi là một tiếng hét LIÊN TỤC khi đọc.

Cần sử dụng khoảng trắng (dòng trống) hoặc dấu chấm lửng để phân tách ý này với ý khác, vì trong email, chúng thường đóng vai trò của một đoạn văn.

Định dạng email

Ở nhiều công ty, có một tiêu chuẩn công ty duy nhất để thiết kế e-mail, bao gồm cấu trúc của bức thư, quy tắc liên hệ với khách hàng, chi tiết chữ ký (tên, chức vụ, điện thoại cơ quan, địa chỉ email và liên kết đến trang web của công ty). Ngoài ra, tiêu chuẩn này có thể cấm sử dụng các biểu tượng cảm xúc không liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.

Nhìn chung, cấu trúc của một email doanh nghiệp có thể được biểu diễn như sau:

1. "Mũ" theo phong cách doanh nghiệp.

2. Lời chào

4. Chia tay

5. Chữ ký cá nhân với danh bạ.

7. Logo nếu cần.

Khi gửi e-mail, các trường sau phải được điền vào:

1. "Chủ đề" ("Chủ đề").
2. "Tới" ("Đến")
3. "Tầm quan trọng của việc viết lách", nếu cần.

Khi gửi tin nhắn điện tử, địa chỉ e-mail của người nhận được nhập vào trường "Tới". Đôi khi cần gửi một bức thư có một văn bản cho nhiều người nhận, khi đó địa chỉ của họ có thể được nhập cách nhau bằng dấu phẩy. Đảm bảo điền vào trường "Chủ đề", nếu không thư của bạn có thể bị xóa vì thư rác. Ở đây bạn nên nhập một vài từ đặc trưng cho chủ đề của tin nhắn.

Một số chương trình email cho phép bạn chỉ định mức độ quan trọng của thư. Điều này đơn giản là cần thiết nếu người nhận nhận được một số lượng lớn thư hàng ngày. Các thư được đánh dấu là "Quan trọng" sẽ được ưu tiên khi kiểm tra thư. Nhưng tính năng này không nên bị lạm dụng. Quan trọng sẽ dần mất đi chất lượng này.

Kích thước email

Quy tắc đặt nghi thức xác định kích thước chính xác: một e-mail phải ngắn hơn hai lần so với viết trên giấy. Nếu bạn cần gửi thông tin quan trọng chứa một lượng lớn, thì tốt hơn hết bạn nên viết một đoạn văn bản ngắn kèm theo trong email và tự sắp xếp thông tin dưới dạng tệp đính kèm.

Khi chuẩn bị gửi một tệp đính kèm lớn vượt quá 200-500 kilobyte, hãy nhớ cảnh báo người trả lời của bạn về điều này. Tốt nhất là không gửi các tệp đính kèm lớn trong email. Có nhiều cách khác để gửi văn bản lớn, ảnh hoặc âm thanh mà không cần email. Ví dụ: thông qua máy chủ ftp hoặc thông qua giao diện web.

Sổ địa chỉ

Trong thư từ truyền thống, người ta phải cất phong bì có địa chỉ hoặc viết chúng ra. Việc ghi nhớ địa chỉ email của tất cả bạn bè và đối tác của bạn cũng không thể và không cần thiết. Để thực hiện việc này, bất kỳ chương trình thư nào cũng có chức năng "Sổ địa chỉ", trong đó bạn có thể lưu trữ e-mail của người gửi thư và các thông tin liên hệ khác. Khi sử dụng chức năng này, việc gửi "giấy" e-mail sẽ dễ dàng hơn nhiều, chỉ cần đánh dấu tên mong muốn trong sổ địa chỉ và nhấp vào nút "gửi thư".

Khi một email đến từ một người trả lời được liệt kê trong Sổ địa chỉ của bạn, bạn sẽ luôn biết chính xác bạn đã nhận được email từ ai, vì liên hệ được ghi lại sẽ được phản ánh trong trường Từ.

Trả lời email

Để trả lời thư đã nhận, chỉ cần nhấp vào nút "Trả lời" trong chương trình thư. Đồng thời, một biểu mẫu cho một tin nhắn mới xuất hiện, trong đó địa chỉ của người nhận sẽ tự động được nhập vào trường "Tới" và chủ đề của bức thư gốc có dấu "Re:" ở đầu dòng sẽ là đưa ra trong trường "Chủ đề". Bằng dấu này, người nhận của bạn sẽ hiểu rằng bạn đã gửi thư trả lời cho anh ta về một chủ đề cụ thể. Như vậy, người nhận có thể dễ dàng nhớ lại ý nghĩa của thư từ.

Nếu bạn đang viết thư cho bạn bè và muốn bức thư của mình tuân thủ các quy tắc của Setiket, thì hãy chỉnh sửa nội dung của thư gốc, chỉ để lại những dòng quan trọng để hiểu câu trả lời của bạn (trích dẫn). Sau những lời chào thông thường và những lời giới thiệu, hãy nhập vào dưới mỗi câu trích dẫn đó câu trả lời của bạn cho câu hoặc câu hỏi đã cho.

Nếu đây là một phản hồi cho một bức thư kinh doanh, thì hãy giữ nguyên tất cả các văn bản trước đó và viết câu trả lời của bạn lên trên cùng.

Trích dẫn - đưa các đoạn văn bản gốc (trong trường hợp này là các chữ cái) vào tin nhắn để khôi phục bản chất của nội dung. Lưu ý rằng trong hầu hết các chương trình email, đoạn trích dẫn được đánh dấu bằng dấu lớn hơn (>).

biểu tượng mặt cười

Trong giao tiếp bình thường, người đối thoại không chỉ và không bị ảnh hưởng nhiều bởi lời nói cũng như giọng nói, ngữ điệu, nét mặt và cử chỉ. Đây là điểm trừ của giao tiếp qua e-mail - nó khiến bạn không thể trao đổi cảm xúc. Tuy nhiên, nhược điểm này đã được khắc phục một phần. Hiện tại, trong giao tiếp ảo, bao gồm cả qua e-mail, cái gọi là "biểu tượng cảm xúc" (hình ảnh thể hiện cảm xúc của bạn) được sử dụng rộng rãi - khuôn mặt được tạo thành từ dấu chấm, dấu phẩy, dấu gạch nối và các ký hiệu khác. Họ có thể bằng cách nào đó tô màu cảm xúc cho các văn bản. Việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc làm cho sự tương ứng trở nên sinh động hơn - tác giả không chỉ truyền tải những suy nghĩ mà còn cả cảm xúc của mình. Dưới đây là những biểu tượng cảm xúc phổ biến nhất:

Có rất nhiều biểu tượng cảm xúc để biểu thị cả cảm xúc và trạng thái của một người hoặc ngoại hình của anh ta. Biểu tượng cảm xúc cổ điển:

1. :-) mỉm cười
2. :-))) cười
3. :-D cười vui vẻ
4. :-| chu đáo, trung lập
5. :-( buồn
6. :-/ không hài lòng hoặc bối rối
7. :-0 ngạc nhiên (mở miệng)

Đôi khi ký tự mũi "-" được bỏ qua để dễ gõ. Ví dụ: họ chỉ cần gõ:) hoặc:(. Gần đây, dấu hai chấm thường được thay thế bằng dấu bằng, ví dụ: =) thay vì:). "Mũi" thường không được đặt trong những trường hợp như vậy. Ngoài ra, trong các cuộc trò chuyện, người ta thường chỉ sử dụng dấu ngoặc mở hoặc đóng. Ví dụ:)))) hoặc ((((((. Số ký tự trong trường hợp này tương ứng với mức độ vui mừng hay đau buồn.

Nhưng đừng quá chú trọng đến các biểu tượng cảm xúc khi soạn thư kinh doanh, nếu không bạn có thể bị mang tiếng là một người phù phiếm.

Chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là một tệp (chữ ký) được tạo đặc biệt, là chữ ký văn bản. Sự hiện diện của một chữ ký điện tử trong tin nhắn là một thông lệ tốt cho thư từ kinh doanh. Chữ ký điện tử cũng là một quảng cáo không phô trương cho một doanh nghiệp. Quảng cáo trực tiếp bằng thư từ những người xa lạ và những người không quen thuộc thường bị coi là tiêu cực và một vài dòng chữ ký sẽ được chấp nhận một cách trung thành.

Luôn sử dụng chữ ký - nó sẽ giúp người trả lời của bạn nhận dạng duy nhất bạn. Và hãy chắc chắn bao gồm một số cách có thể để liên lạc với bạn. Thông thường đây là số điện thoại, e-mail, fax, ICQ

Các quy tắc cơ bản để soạn thảo chữ ký điện tử:

1. Chữ ký điện tử không được dài quá 5-6 dòng.
2. Số ký tự trong một dòng không được vượt quá 70.

Các tính năng của Setiket khi gửi và nhận email

Vì vậy, bạn đã gửi một email và rất lo lắng về việc liệu nó có đến được người nhận hay không. Và lần sau, để bạn yên tâm, bạn đã gửi email kèm theo biên lai. Nhưng theo các quy tắc của Setiquet, dấu hiệu như vậy là dấu hiệu của sự thiếu tôn trọng và không tin tưởng đối tác của bạn. Tốt hơn là sau khi gửi tin nhắn của bạn qua e-mail, hãy gọi cho người nhận và làm rõ liệu thư của bạn đã đến tay hay chưa. Thông thường, từ ngữ sau đây được sử dụng để xác nhận: sau nội dung của bức thư chính, trước chữ ký điện tử của bạn, cụm từ được viết: “Vui lòng xác nhận việc nhận thư bằng thư trả lời hoặc bằng cách gọi đến các số bên dưới”

Theo quy định của Setiket, email phải được trả lời. Và thời gian trả lời e-mail không được quá hai ngày. Nếu bạn cần thời gian lâu hơn để trả lời thư, bạn nên giải thích lý do của sự chậm trễ. Cần phải trả lời các chữ cái có mã hóa bị hỏng. Trong trường hợp này, tốt hơn hết bạn nên đính kèm một tệp đính kèm có giải thích để phóng viên của bạn chắc chắn có thể đọc được. Và đảm bảo trả lời các thư có chứa tệp đính kèm: bạn phải xác nhận rằng tệp đính kèm đã đến và mở bình thường.

Phiên đối thoại điện tử kết thúc theo các quy tắc về nghi thức điện thoại: ai bắt đầu trao đổi thư từ trước thì kết thúc trước.

Hãy nhớ rằng nếu bạn không trả lời email trong vòng 7 ngày, đây rõ ràng là từ chối liên lạc. Do đó, nếu bạn muốn duy trì quan hệ kinh doanh, bạn nhất định phải gọi điện hoặc gửi thư thứ hai cho đối tác kinh doanh của mình sau 2-3 ngày kể từ khi gửi e-mail để làm rõ thông tin đã đến được với anh ta hay chưa.

Hãy nhớ rằng trong thế giới kinh doanh, bạn phải luôn trả lời thư, dù là thư giấy hay thư điện tử. Nếu không, bạn có thể bị coi là một người vô trách nhiệm và phù phiếm, tất nhiên đó không phải là cách tốt nhất để phản ánh danh tiếng doanh nghiệp của bạn.

Một phần của cuốn sách “Nghi thức quốc tế. Các tính năng của nghi thức kinh doanh ở các quốc gia khác nhau. Cuốn sách đang được Nhà xuất bản Phoenix, Rostov-Don chuẩn bị xuất bản vào năm 2008.

Netiquette - (Tiếng Anh Net - mạng + Nghi thức xã giao - etiquette) - các quy tắc ứng xử đạo đức trong mạng máy tính. Các quy tắc ứng xử trên Web, được thiết kế để không làm phức tạp cuộc sống của người khác. Lưu ý của tác giả

Mặt cười, mặt cười (tiếng Anh là smiley) là một biểu tượng miêu tả một cảm xúc. Nó bao gồm các biểu tượng khác nhau, bao gồm cả các biểu tượng dịch vụ. Việc phân phối biểu tượng cảm xúc nhận được trên Internet và SMS. Trở lại năm 1969, Vladimir Nabokov, trong một cuộc phỏng vấn của mình, đã đề cập rằng việc tạo ra một dấu chấm câu đặc biệt để thể hiện cảm xúc bằng hình ảnh là điều đáng làm. Tuy nhiên, mãi đến năm 1982, Scott Fahlman mới là người đầu tiên trên thế giới đề xuất biểu tượng cảm xúc ở dạng mà nó được sử dụng ngày nay. Lưu ý của tác giả.

Thư rác (thư rác tiếng Anh) - thư được gửi hàng loạt đến những người không đồng ý nhận chúng. Quảng cáo không mong muốn. Lưu ý của tác giả.

Wikipedia - Bách khoa toàn thư miễn phí, http://ru.wikipedia.org

ICQ- tên của chương trình khách cho mạng nhắn tin tức thời OSCAR do Mirabilis phát triển. Chữ viết tắt "ICQ" là phụ âm với cụm từ tiếng Anh "I seek you" (Tôi đang tìm bạn), trong tiếng lóng máy tính của Nga, ICQ được gọi là "ICQ" hoặc "Asya". Lưu ý của tác giả

Một người cố tỏ ra đàng hoàng trong các mối quan hệ kinh doanh luôn sử dụng các quy tắc trao đổi thư điện tử. Anh ấy nhớ rằng không thể để một e-mail làm hoen ố người nhận, danh tiếng của công ty mà anh ấy đại diện và hình ảnh doanh nghiệp.

Khả năng thực hiện thư từ điện tử một cách thành thạo và chính xác là một yếu tố quan trọng tạo nên hình ảnh của một nhà quản lý thành công. Thực tế này chứng tỏ trình độ văn hóa chung và tính chuyên nghiệp của anh ấy. Dựa trên cách một người biết cách xây dựng và định hình suy nghĩ của mình, bạn có thể hiểu cách anh ta liên quan đến bản thân và những người khác. Một e-mail được viết cẩu thả sẽ dễ dàng làm hỏng ấn tượng về bạn và làm giảm uy tín doanh nghiệp của bạn.

Quy tắc email doanh nghiệp

Chỉ sử dụng địa chỉ email công việc của bạn cho mục đích kinh doanh. Khi bạn gửi một lá thư từ máy chủ của công ty, nó sẽ được lưu trữ trên đó, cả dưới dạng thư đi và thư đến. Nhà tuyển dụng của bạn sẽ luôn có thể xem qua những lá thư này và hiểu những gì bạn thực sự làm. Khi ở văn phòng, chỉ sử dụng email cho thư từ kinh doanh.

Hiểu bạn đang giải quyết tin nhắn cho ai và thông tin được cung cấp trong đó có thể hữu ích cho ai.

Bạn đang gửi thư cho ai? Bạn đồng hành? Khách hàng? Đồng nghiệp? Lãnh đạo? Cấp dưới? Người nhận phải được chỉ định trong trường "đến", những người quan tâm - "bản sao". Không bao giờ được gửi thêm bản sao, đặc biệt là cho người quản lý. Nếu bức thư liên quan đến bên thứ ba, thì họ cũng thường được nhập vào trường "bản sao".

Xác định mục đích của thông điệp. Bạn muốn đạt được điều gì khi gửi thư? Người nhận nên làm gì sau khi đọc nó? Bạn mong đợi loại phản ứng nào? Người nhận sẽ ngay lập tức hiểu chính xác những gì bạn muốn từ anh ta. Bức thư nên được viết từ người nào?

Nó phụ thuộc vào trường hợp cụ thể:

• nếu bạn muốn hiển thị chế độ xem cá nhân của mình về các sự kiện - từ cái đầu tiên (tôi, chúng tôi);
• nếu tin nhắn của bạn chứa một yêu cầu hoặc hướng dẫn - từ thứ hai (bạn, bạn);
• nếu bạn gửi thư với tư cách là người quan sát bên ngoài, bạn muốn thông báo cho người nhận về một số sự kiện hoặc sự kiện trong quá khứ - từ bên thứ ba (anh ấy, cô ấy, họ).

Luôn điền vào trường "chủ đề". Hầu hết những người nhận được email đầu tiên nhìn vào trường chủ đề. Dựa trên thông tin có trong đó, một quyết định được đưa ra là có đọc bức thư hay không. Nếu có một cụm từ khó hiểu không mang bất kỳ thông tin nào hoặc trường hoàn toàn trống, thì có khả năng người đó sẽ không mở bức thư nào cả. Chỉ định chủ đề một cách ngắn gọn, cụ thể, đầy đủ thông tin.
Theo dõi nội dung: lời chào và lời kêu gọi, nội dung, tóm tắt, chữ ký và danh bạ. Bạn phải tuân theo nghi thức giao tiếp kinh doanh điện tử.

Đừng bỏ qua một số phần của nội dung truyền thống, hãy định dạng bức thư một cách chính xác, điều này cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn.

Bằng cách xưng hô và chào hỏi, bạn thể hiện sự tôn trọng của mình đối với người nhận. Nếu có thể, ở đầu mỗi bức thư, hãy sử dụng địa chỉ và lời chào được cá nhân hóa. Gọi tên người đối thoại của bạn, đây cũng là một yếu tố thể hiện sự tôn trọng. Nếu bạn muốn tin nhắn trông bình thường, hãy đặt dấu phẩy sau lời kêu gọi. Nếu bạn muốn lưu ý ý nghĩa và tính chính thức của nó - một dấu chấm than.

Hãy tuân thủ quy tắc này ngay cả với những đồng nghiệp mà bạn thường xuyên giao tiếp.

Giữ nguyên tắc ngắn gọn và rõ ràng. Trong thư từ kinh doanh, nên có tối thiểu các từ với tối đa thông tin hữu ích. Nêu suy nghĩ của bạn một cách cụ thể, ngắn gọn, nhất quán và dễ hiểu. Tạo thành các câu ngắn, vì vậy người nhận sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn. Trong một bức thư, bao gồm một chủ đề.

Tốt hơn là gửi một vài lá thư nếu bạn cần nói về các chủ đề khác nhau, điều này tốt hơn nhiều so với một tin nhắn dài với những ý tưởng khác nhau không liên quan đến nhau.

Đừng biến giao tiếp không chính thức thành thư từ kinh doanh. Không cần sử dụng cảm xúc trong email. Nếu bạn muốn nhấn mạnh một số điểm trong thông điệp của mình về mặt cảm xúc, thì hãy cố gắng che giấu những âm hưởng cảm xúc đằng sau giọng điệu trình bày bình tĩnh, chính xác và trung tính. Nó có thể đạt được không phải bằng ngôn ngữ, mà bằng nội dung.
Thực hiện theo một thiết kế rõ ràng của cơ thể của bức thư.

Theo quy định, bức thư được chia thành ba phần:

• Lý do viết (lý do, lý do). Giữ phần này càng ngắn càng tốt.
• Tiết lộ nhất quán.
• Quyết định, đề nghị, kết luận, yêu cầu.

Thông điệp nên có hình thức đẹp, dễ hiểu. Viết thành đoạn văn trong bài văn, gồm 5-6 dòng. Nên tách các đoạn văn bằng một dòng trống. Sử dụng một phông chữ và màu sắc. Nếu điều này là không cần thiết, không sử dụng chữ viết tắt, biểu tượng cảm xúc, yếu tố khó hiểu, dấu chấm than.

Viết một cách thông minh. Một bức thư viết không biết chữ nói lên sự thiếu giáo dục của tác giả. In sai và lỗi gây bất lợi cho danh tiếng doanh nghiệp của bạn. Trước khi gửi thư, nên đọc kỹ. Nhiều trình soạn thảo văn bản và chương trình email có chức năng kiểm tra dấu câu và chính tả, nếu phát hiện lỗi, các tùy chọn sửa sẽ được cung cấp. Đảm bảo sử dụng các tính năng này khi viết email.

Hãy suy nghĩ về những tài liệu bạn cần đưa vào thư. Bạn không cần phải đưa dữ liệu chi tiết vào chính văn bản, tốt hơn là gửi chúng trong một tệp riêng. Cho biết trong chủ đề rằng bạn đã đính kèm tệp, định dạng tệp và nội dung bên trong (ngắn gọn), nếu không người nhận có thể coi tệp đó là vi-rút. Trước khi gửi tệp, hãy kiểm tra tệp bằng chương trình chống vi-rút.

Để lại địa chỉ liên lạc của bạn và chữ ký. Đây chỉ là một điểm cộng cho danh tiếng của bạn, nó phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn. Không ký dài, tối đa năm hoặc sáu dòng. Nó nên chứa tên của công ty, tên đầy đủ, vị trí của bạn. Theo quy định, họ cũng cho biết địa chỉ trang web, số điện thoại và địa chỉ email.

Không sử dụng một cách không cần thiết một phần tái bút trong thư từ kinh doanh. Sự hiện diện của nó cho thấy rằng bạn chưa suy nghĩ đủ về nội dung của bức thư.

Chỉ sử dụng xác nhận đã đọc khi thực sự cần thiết. Theo quy định, nó chỉ cần thiết khi giao tiếp với người nhận bên ngoài, và sau đó chỉ khi câu trả lời là rất quan trọng.

Ngoài ra, chỉ sử dụng cờ "tầm quan trọng cao" nếu cần thiết. Nếu bức thư chứa thông tin thực sự quan trọng mà bạn cần xem xét gấp, hãy đánh dấu vào ô này. Nhờ vậy, bức thư sẽ nổi bật trong "hộp thư đến". Tuy nhiên, đừng lạm dụng chức năng này, nó có thể gây khó chịu và cáu kỉnh.

Đảm bảo đọc email trước khi gửi. Kiểm tra xem mọi thứ đã rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn chưa, có gì thừa và không phù hợp, lỗi ngữ pháp không. Bạn đã nhập chính xác thông tin người nhận chưa? Kiểm tra tính logic và nhất quán của bài thuyết trình.

Trả lời các email nhận được một cách kịp thời. Thông báo rằng bạn đã đọc thư, vì vậy bạn thể hiện sự tôn trọng, thể hiện một giọng điệu tốt. Nếu tại một thời điểm cụ thể, bạn không thể trả lời bức thư đã nhận, hãy cảnh báo tác giả về điều này, hứa sẽ trả lời càng sớm càng tốt. Trả lời các câu hỏi theo thứ tự. Không cần phải bắt đầu trả lời như một tin nhắn mới.

Nếu bạn không trả lời trong vòng hai ngày, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn đã không chú ý đến bức thư của anh ta hoặc nó đã bị thất lạc.

Thông thường, người khởi xướng nên kết thúc cuộc đối thoại điện tử. Mặc dù quy tắc này đôi khi có thể không được tuân thủ, dựa trên các chi tiết cụ thể của một sự tương ứng cụ thể.
Hãy nhớ tất cả các quy tắc trên của thư tín điện tử. Hãy luôn quan sát họ, chú ý và hợp lý.

Vì vậy, bạn có thể thể hiện mình là một nhà quản lý chuyên nghiệp, hiện đại và có năng lực, người mà bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái khi làm việc.

Thành công trong hoạt động của bất kỳ tổ chức, công ty thương mại hay doanh nghiệp nào đều gắn bó chặt chẽ với văn hóa ứng xử và nghi thức. Tất cả các hành động của người quản lý, nhân viên chắc chắn phải tính đến các quy tắc của hương vị tốt và tương ứng với tình hình.

Một trong những phần quan trọng nhất của phép xã giao là thư từ kinh doanh.

Người ta ước tính rằng gần 50% thời gian tại nơi làm việc dành cho việc làm quen với giấy tờ và thư từ. Nhưng điều này là cần thiết, vì thư từ kinh doanh có thẩm quyền có thể làm tăng đáng kể doanh thu của công ty, tăng tốc độ tương tác của các dịch vụ và bộ phận khác nhau.

Tất nhiên, có một số mẫu nhất định ở đây và chúng chắc chắn sẽ được thảo luận trong bài viết này. Các quy tắc của thư từ kinh doanh từ lâu đã được tiêu chuẩn hóa. GOST R.6.30-2003 hiện có sẽ giúp đặt văn bản trên trang tính một cách chính xác, cho bạn biết cần thực hiện thụt lề, lề, phông chữ nào. Thư từ kinh doanh được đặc trưng bởi tính đồng nhất và lặp lại của các lượt lời nói.

Tuy nhiên, mỗi bức thư đều khác nhau. Một dấu ấn lớn trên đó được để lại bởi danh tính của người gửi, vị trí, hoàn cảnh và người nhận của anh ta. Ở một mức độ nào đó, thư tín kinh doanh là sự kết hợp giữa sự sáng tạo và công việc khó khăn.

Các loại thư từ kinh doanh

Luồng tài liệu được thực hiện trên giấy và qua e-mail.

Tất cả các thư từ trong doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm sau:

Thư tín chính thức/không chính thức;

Nội bô và ngoại bộ.

Thư từ chính thức bao gồm chào hàng thương mại, thư cảm ơn và bảo lãnh, thỏa thuận thương mại, đơn đặt hàng cho doanh nghiệp, trách nhiệm công việc, yêu cầu, yêu cầu, khiếu nại.

Thư từ không chính thức là những lời chúc mừng khác nhau của các đối tác kinh doanh, khách hàng, nhân viên; lời chia buồn, lời xin lỗi, lời mời và lời cảm ơn.

Các tài liệu nội bộ chỉ luân chuyển giữa các bộ phận của một doanh nghiệp, trong khi các tài liệu bên ngoài vượt ra ngoài nó.

Quy tắc thư tín kinh doanh: Nội dung bên trong

Yêu cầu chính là sự ngắn gọn và dung lượng của bức thư. Không kéo dài văn bản trên nhiều trang. Đặt cược tốt nhất của bạn là gắn bó với một.

Các quy tắc của thư tín kinh doanh liên quan đến việc loại trừ các từ và cách diễn đạt phức tạp, khó hiểu, xa lạ và có tính chuyên môn cao khỏi văn bản. Tất cả các câu nên ngắn gọn, với những suy nghĩ chính của tác giả và không có "nước".

Tránh diễn giải hai lần trong thư, nếu không, nếu xảy ra tranh chấp, bạn sẽ khó bảo vệ quan điểm của mình và chứng minh ý của bạn đối với một cụm từ nhất định.

Các quy tắc đăng ký thư tín kinh doanh bắt buộc người viết phải gọi người nhận bằng tên và tên viết tắt, trước đó ghi rõ lời kêu gọi "Kính gửi (các) ...". Và luôn luôn về "Bạn", ngay cả khi người nhận thư có mối quan hệ thân thiện tốt.

Trong phần giới thiệu, ngoài việc cho biết họ và tên, mục đích chính của tin nhắn được quy định. Ví dụ về thư tín kinh doanh có đủ mẫu và tem cho những trường hợp như vậy: “Liên quan đến bức thư trước đó…”, “Chúng tôi nhắc nhở bạn…”, “Chúng tôi thông báo cho bạn…” và những người khác.

Làm dịu câu trả lời không thuận lợi cho người nhận (từ chối lời đề nghị, từ chối hợp tác) bằng các cụm từ: “Thật không may, chúng tôi sẽ không thể sử dụng các điều kiện được đề xuất…” hoặc tương tự.

Tài liệu giấy tờ bên ngoài

Bất kỳ thư kinh doanh nào cũng phải được viết trên tiêu đề thư của công ty với thông tin chi tiết về công ty và tất cả các chi tiết liên hệ.

Đảm bảo nhập ngày chính xác của tài liệu.

Góc trên bên phải của tờ giấy có tên viết tắt của người nhận và địa chỉ của công ty người nhận.

Chia văn bản thành các đoạn ngữ nghĩa để người đọc dễ hiểu và cảm nhận nó hơn. Không quá 4-5 dòng.

Viết tất cả các từ bằng chữ in hoa (viết hoa) là một hình thức xấu.

Tài liệu có thể được đính kèm với bức thư. Trong trường hợp này, chúng được liệt kê trên một dòng riêng ở phần dưới bên trái của trang tính. Theo nghi thức kinh doanh, phải nhận được phản hồi thư trong vòng 10 ngày. Nếu vấn đề cần thêm thời gian để giải quyết, người nhận phải thông báo về vấn đề đó.

Sau khi viết, hãy nhớ kiểm tra lại cẩn thận văn bản để tìm lỗi, cả chính tả và ngữ pháp. Nếu có thời gian, bạn nên đặt lá thư sang một bên và quay lại đọc sau. Theo quy định, những điểm không chính xác mà ban đầu không được chú ý sẽ được phát hiện. Lời khuyên này là quan trọng nhất khi trả lời khiếu nại của khách hàng. Bạn không nên làm phiền một người nhiều hơn bằng một lá thư mù chữ.

Khi tài liệu được viết và kiểm tra một vài lần, hãy in nó ra giấy A4. Kích thước này được sử dụng tiêu chuẩn cho bất kỳ thư từ nào, ngay cả khi bản thân văn bản chỉ chiếm một nửa trang.

Kiểm tra mực trong máy in trước khi in để tránh bị nhòe và cẩu thả.

Trong một số trường hợp, bạn có thể đính kèm danh thiếp của mình vào tài liệu và đính kèm chính trang tính đã in vào một tệp trong suốt.

Một phong bì công ty với logo của công ty cũng được coi là hình thức tốt.

Các quy tắc để tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh trong một mặt phẳng không chính thức thường mang nhiều cảm xúc hơn trong các giấy tờ kinh doanh và ít đóng dấu hơn. Ví dụ, các chữ viết tắt phù hợp ở đây, việc sử dụng các tính từ đầy màu sắc, trong lời chúc mừng: tuyệt vời, thông cảm, tốt bụng.

email kinh doanh

Việc bạn không gửi thư trong phong bì qua mạng bưu chính không nên thư giãn. Các quy tắc về thư tín kinh doanh cũng được áp dụng trong những trường hợp này.

Thông điệp kinh doanh điện tử có thẩm quyền và chính xác tạo ra một hình ảnh tích cực của cả doanh nghiệp và cá nhân. Danh tiếng trong kinh doanh có giá trị rất nhiều!

Quy tắc cơ bản cho thư điện tử

Chỉ sử dụng địa chỉ email công việc của bạn cho mục đích đã định.

Hãy chú ý đến tên của hộp thư. Không cho phép đặt tên sai như "em bé", "siêu nhân" khi làm việc, ngay cả khi chúng được chỉ định trong phiên âm tiếng Anh.

Luôn điền vào cột "chủ đề", nếu không thư của bạn có thể bị chuyển vào thư rác. Các mô tả như "kế hoạch", "danh sách", "ưu đãi", "báo cáo" sẽ không hoạt động. Có thể có khá nhiều thư tương tự trong hộp thư của người nhận. Hãy càng cụ thể càng tốt về nội dung thông điệp của bạn. Không sử dụng nhiều hơn năm từ. Viết chủ đề bằng chữ in hoa. Bạn không cần đặt dấu chấm ở cuối.

Nếu bạn đang trả lời email bạn đã nhận được trước đó, hãy nhớ xóa "Re" trong dòng chủ đề.

Phong cách giao tiếp

Giữ định dạng thư kinh doanh. Loại bỏ giọng điệu đe dọa, van xin, ra lệnh.

Các quy tắc của thư tín kinh doanh điện tử không cho phép sử dụng biểu tượng cảm xúc, một số lượng lớn câu hỏi hoặc dấu chấm than trong văn bản.

Lịch sự đi. Bắt buộc phải chào khi bắt đầu và tạm biệt người đối thoại khi kết thúc là một hình thức tốt. Ví dụ: "Trân trọng ..." hoặc như thế này: "Trân trọng của bạn ...".

Email doanh nghiệp và "quy tắc vàng" của nó: không trộn lẫn nhiều chủ đề khác nhau trong một thư. Tốt hơn là gửi một loạt thư.

Một email nên ngắn gấp đôi một tờ giấy.

Làm việc với tệp đính kèm

Nếu có quá nhiều thông tin cần gửi, đừng đưa tất cả vào phần nội dung của bức thư mà hãy đính kèm chúng dưới dạng các tài liệu riêng biệt trong tệp đính kèm.

Để thuận tiện cho người nhận, hãy đổi tên các tài liệu bạn đã chuẩn bị thành những cái tên dễ hiểu đối với anh ta. Điều này sẽ thể hiện sự quan tâm của bạn và thu phục bạn. Hãy nghĩ xem người nhận có bao nhiêu thư mục đang hoạt động trên máy tính của anh ấy và anh ấy sẽ tìm kiếm thư của bạn trong số đó như thế nào.

Đảm bảo thông báo cho người nhận về các tệp bạn đang gửi để họ không coi chúng là vi-rút vô tình. Lưu trữ tài liệu lớn.

Và tốt nhất là gửi các tệp đính kèm quá lớn (từ 200 kb) theo những cách khác, chẳng hạn như qua máy chủ ftp.

Định dạng như COM, EXE, CMD, PIF và một số định dạng khác, một số máy chủ thư không cho phép và chặn.

Nếu có nhiều người nhận thư của bạn, đừng quá lười biếng để xóa tất cả bằng chứng về việc chuyển tiếp hàng loạt mỗi lần. Người nhận hoàn toàn không cần thông tin bổ sung như vậy. Lệnh "blind copy" sẽ giúp bạn.

Các quy tắc để tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh bằng e-mail liên quan đến việc thông báo cho bên thứ hai về việc nhận thư từ. Nếu hiện tại không thể trả lời, hãy thông báo cho người đối thoại về việc này. Lưu lại lịch sử trao đổi thư từ để tránh thắc mắc và tố tụng sau này.

Nếu phản hồi là quan trọng và khẩn cấp, thì được phép thông báo thêm cho người nhận qua điện thoại, Skype hoặc ICQ. Nếu ngay cả sau đó vẫn không đạt được kết quả tích cực, hãy nhắc nhở bản thân một lần nữa.

Không có gì lạ khi yêu cầu một tài liệu trả lại một lá thư trống với một tệp đính kèm. Đó là điều không thể chấp nhận được. Ví dụ về thư từ kinh doanh yêu cầu bắt buộc phải đặt thông tin liên quan trong phần nội dung của tài liệu. Ví dụ: "Tôi đang gửi dữ liệu cần thiết theo yêu cầu của bạn."

Đừng quên cho biết tọa độ ở cuối bức thư: tất cả các phương tiện liên lạc có sẵn, vị trí, trang web công ty, liên kết đến các mạng xã hội.

Khi viết địa chỉ liên hệ của tổ chức, hãy cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt - số điện thoại có mã vùng, địa chỉ có mã zip. Rốt cuộc, giao tiếp của bạn diễn ra không chỉ với cư dân trong khu vực của bạn. Nếu bạn có tất cả dữ liệu, việc liên hệ với bạn sẽ dễ dàng hơn.

Và quy tắc cuối cùng: ai bắt đầu trao đổi thư từ thì phải kết thúc đối thoại điện tử.

Phần kết luận

Viết kinh doanh là một vấn đề tế nhị. Đôi khi chỉ cần nhìn thoáng qua cũng đủ để hình thành ý kiến ​​chắc chắn về một người và tổ chức mà người đó đại diện. Biết các quy tắc viết kinh doanh có thể đi một chặng đường dài trong sự nghiệp của bạn.