Mát xa

Chương trình quản lý thời gian trong ngày. Trình quản lý thời gian tốt nhất cho Android

Thời gian là một nguồn tài nguyên hạn chế liên tục được sử dụng hết. Bạn không thể ngừng sử dụng nó và bạn không thể bổ sung nó, nhưng bạn vẫn cần nó để biến nó thành hiện thực. Từ việc lên lịch các cuộc hẹn đến thực hiện các đơn đặt hàng, thời gian luôn ở đằng sau mọi khía cạnh của việc điều hành một doanh nghiệp và bạn không thể quản lý nó một cách sai lầm.

Quản lý thời gian không hiệu quả có thể tự biểu hiện theo nhiều cách. Sự chần chừ, những phiền nhiễu cá nhân hay những dự án kéo dài, có rất nhiều thứ làm lãng phí thời gian của chúng ta mỗi ngày. Vì mất thời gian, bạn làm mất cân bằng giữa cuộc sống và công việc, cảm thấy căng thẳng hơn và đối mặt với nhiều thời hạn khó khăn hơn.

May mắn thay, công nghệ ngày nay có thể mang đến cho chúng ta rất nhiều cơ hội để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi đã liệt kê 9 ứng dụng sẽ giải phóng lịch biểu của bạn, tìm thời gian cho cuộc sống cá nhân và tập trung vào làm những công việc quan trọng.

1. Xóa

Clear là một ứng dụng tạo danh sách việc cần làm đơn giản, được thiết kế tốt giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các nhiệm vụ hiện tại của mình.

Đôi khi cuộc sống của chúng ta trở nên quá bận rộn, nhưng Clear giúp bạn xem các mục tiêu ưu tiên của mình dưới dạng một chuỗi các quy trình cơ bản, từng bước. Bạn có thể sắp xếp các công việc hàng ngày của mình thành các danh mục riêng biệt bằng cách sử dụng danh sách theo chủ đề và xem ngay những việc cần làm tiếp theo.

Một trong những ưu điểm chính của Clear là giao diện hoàn toàn tùy biến và dễ sử dụng. Với những cử chỉ đơn giản, bạn có thể thêm và hoàn thành nhiệm vụ mà không cần suy nghĩ nhiều.

Xóa có sẵn cho iOS, OS X và Apple Watch.

Tại sao rõ ràng?

Ứng dụng này tổ chức cuộc sống của bạn, cho phép bạn từng bước đạt được mục tiêu của mình.

Xóa đồng bộ hóa với tài khoản iCloud của bạn, vì vậy bạn không cần phải cập nhật liên tục danh sách việc cần làm của mình trên các thiết bị.

Clear dạy cho bạn trách nhiệm bằng lời nhắc và thông báo đẩy làm nổi bật những gì bạn thực sự cần làm.

Quy trình làm việc là một ứng dụng có khả năng tùy chỉnh cao giúp giảm thời gian dành cho các công việc phức tạp hàng ngày của bạn.

Với Quy trình làm việc, bạn có thể tạo các lối tắt trên màn hình độc đáo trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình để thực hiện một loạt tác vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Cho dù bạn quan tâm đến việc tự động kéo chỉ đường đến cuộc họp tiếp theo của mình từ Google Maps hay sao lưu tất cả ảnh của mình vào Dropbox, bạn sẽ có thể phát triển các ứng dụng của riêng mình để xử lý bất kỳ chức năng nào bạn cần.

Quy trình làm việc tự hào có hơn 200 hành động và tích hợp với các ứng dụng như Facebook, Uber và YouTube. Trình quản lý thời gian này khả dụng trên iOS.

Tại sao lại là quy trình làm việc?

Quy trình làm việc giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ phức tạp mà bạn thường xuyên thực hiện trên thiết bị di động của mình.

Quy trình làm việc đơn giản và nhanh chóng vì nó cho phép bạn nhanh chóng tạo các ứng dụng và lối tắt mới bằng cách sử dụng các lệnh kéo và thả thông thường.

Quy trình làm việc linh hoạt và có thể chạy bên trong các ứng dụng như Safari và Evernote.

3. Clara

Clara là một ứng dụng hỗ trợ AI giúp lên lịch và điều phối các cuộc họp của bạn.

Lên lịch hẹn là một công việc rất tốn thời gian: tìm thời gian trong lịch trình của chính bạn đã khó, nhưng sắp xếp các sự kiện trong lịch trình của người khác còn khó hơn. Clara giúp bạn tránh khỏi rắc rối về các vấn đề tổ chức bằng cách tự động xử lý các email gửi đi gửi lại phiền phức mà bạn dành thời gian cho mỗi ngày.

Chỉ cần nhập Clara với tư cách là người nhận phụ (CC - bản sao carbon) trong bất kỳ bức thư nào và ứng dụng sẽ ngay lập tức bắt đầu quá trình tạo cuộc hẹn.

Tại sao Clara?

Clara giúp bạn tiết kiệm thời gian gửi email và giải phóng hộp thư đến của mình.

Với Clara, bạn sẽ có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình vì bạn không phải lo lắng về lịch trình của mình.

Clara cư xử như một con người thực và sử dụng phong cách đơn giản, tự nhiên sẽ hoàn toàn dễ hiểu đối với người nhận của bạn.

Wunderlist là một ứng dụng tạo danh sách việc cần làm hợp tác cho phép bạn phối hợp chính xác hơn với đồng nghiệp, bạn bè và gia đình.

Khi đến lúc phải làm một số công việc, bạn không cần phải làm mọi thứ một mình. Wunderlist cho phép bạn theo dõi, hoàn thành và chia sẻ mục tiêu của mình chỉ bằng một nút bấm. Bạn cũng có thể giao nhiệm vụ, thêm nhận xét, đặt ngày đến hạn và lời nhắc cho nhóm của mình.

Wunderlist có sẵn cho Android, iOS và Windows Phone; OS X và Windows; và Google Chrome.

Tại sao Wunderlist?

Với Wunderlist, toàn bộ nhóm của bạn luôn cập nhật vì ứng dụng cho phép bạn chia sẻ, nhận xét và cộng tác trên bất kỳ nhiệm vụ hoặc danh sách việc cần làm nào.

Wunderlist có sẵn trên hầu hết các nền tảng, có nghĩa là nó sẽ hoạt động trên tất cả các thiết bị của bạn và cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.

Wunderlist đảm bảo bạn không quên bất cứ điều gì bằng cách cho phép bạn linh hoạt đặt thời hạn và lời nhắc.

RescueTime là một công cụ theo dõi thời gian ghi lại cách thức và địa điểm bạn dành thời gian trực tuyến.

Bạn muốn cân bằng cuộc sống cá nhân và cuộc sống công việc? RescueTime phân tích mọi thứ bạn làm trong ngày, từ các ứng dụng bạn sử dụng đến lượng thời gian bạn dành cho các trang web yêu thích của mình. Nếu bạn muốn bảo vệ bản thân khỏi những phiền nhiễu hàng ngày và hoàn thành công việc nhanh hơn, RescueTime cho phép bạn xác định những hành vi nào đang cản trở bạn có một cuộc sống hiệu quả hơn.

Để giúp bạn tập trung vào việc đạt được mục tiêu của mình, RescueTime thậm chí có thể tạm thời chặn các tài nguyên mà bạn muốn dành thời gian, hoãn công việc "để sau". RescueTime có sẵn cho iOS và Android; Hệ điều hành X, Windows và Linux.

Tại sao RescueTime?

RescueTime báo hiệu cho bạn rằng bạn đang dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể thông qua lời nhắc.

RescueTime cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về cách bạn dành cả ngày với các báo cáo chi tiết và thông báo hàng ngày.

RescueTime giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách tìm ra những cách mới để bạn tổ chức ngày của mình và quản lý tốt thời gian của mình.

6. Kịp thời

Timely là một công cụ theo dõi thời gian sáng tạo không chỉ cho bạn biết bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi dự án mà còn giúp bạn sắp xếp tuần làm việc của mình hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch kịp thời cho tuần của bạn và cho phép bạn ước tính thời gian dành cho các công việc hàng ngày của mình. Bằng cách theo dõi thời gian của mình, bạn có thể so sánh các dự báo của mình với thời gian thực sự mất bao lâu để thực hiện một nhiệm vụ và tối ưu hóa lịch biểu của mình cho tương lai.

Cách tiếp cận theo dõi thời gian này sẽ cho phép bạn quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn và chấm dứt các dự án quan trọng. Timely có sẵn cho iOS và dưới dạng một ứng dụng trình duyệt.

Tại sao phải kịp thời?

Kịp thời đưa nhóm của bạn đi đúng hướng và cung cấp cho bạn bức tranh thực tế hơn về lượng thời gian thực sự dành cho các dự án.

Kịp thời giúp bạn theo dõi chính xác lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ công việc.

Kịp thời giúp bạn biết chính xác tuần của mình sẽ diễn ra như thế nào và lên kế hoạch cho "bảy ngày" tiếp theo của bạn.

Trello là một ứng dụng quản lý dự án dựa trên web linh hoạt giúp bạn dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ của mình và cộng tác với các thành viên khác trong nhóm.

Thay vì làm bạn bối rối với một loạt email và tin nhắn Slack, Trello hiển thị các dự án của bạn dưới dạng danh sách được ghim vào bảng thông báo. Mỗi danh sách được tạo thành từ các thẻ riêng lẻ có thể đại diện cho các nhiệm vụ, ý tưởng, mục tiêu, v.v. Các thành viên trong nhóm có thể thêm nhận xét, tệp đính kèm, danh sách kiểm tra và ghi chú tùy chỉnh vào bản đồ, tất cả trên một trang.

Cho dù bạn đang muốn theo dõi tiến độ của các dự án lớn hay tổ chức một phiên động não, Trello có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của nhân viên của bạn.

Tại sao Trello?

Ứng dụng này hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng và Trello dễ dàng đáp ứng những nhu cầu này.

Trello giúp bạn tổ chức bằng cách kết nối tất cả các dự án và thông tin liên lạc của nhóm vào một môi trường kỹ thuật số duy nhất.

Với Trello, bạn sẽ dễ dàng theo dõi các dự án hơn nhiều và có thể phân tích toàn bộ quy trình công việc trong nháy mắt.

Thông qua quyền truy cập vào mạng dữ liệu rộng lớn, Google Hiện hành có thể cung cấp cho bạn thông tin mà Google cho là có liên quan đến bạn. Từ tỷ số thể thao và các nhà hàng gần đó cho đến tắc đường trên đường đi làm, Google Hiện hành giải phóng thời gian của bạn bằng cách giải quyết tất cả những điều nhỏ nhặt hàng ngày của bạn.

Google Hiện hành cũng được tích hợp hoàn toàn vào hệ sinh thái ứng dụng Google, cho phép bạn lên lịch các sự kiện trên Lịch Google, ghi chú, v.v. Trợ lý trực tuyến này tương thích với hệ điều hành iOS và Android.

Tại sao lại là Google Hiện hành?

Google Hiện hành mang đến cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc của mình bằng cách cung cấp cho bạn thông tin bạn cần mà không cần phải tìm hiểu qua SERPs.

Google Hiện hành sẵn sàng trợ giúp, cho dù bạn đang đặt chỗ tại nhà hàng hay đang cố nhớ nơi bạn đã đỗ xe.

Ứng dụng tự động điều chỉnh theo hành vi của bạn và cung cấp cho bạn trải nghiệm độc đáo và hoàn toàn có thể tùy chỉnh mà bạn có thể thay đổi bất kỳ lúc nào.

Pocket là một ứng dụng đánh dấu trang cho phép bạn lưu các bài viết để đọc sau.

Nội dung hấp dẫn có thể khiến bạn mất tập trung vào quy trình làm việc ngay cả trong những ngày làm việc hiệu quả nhất. Nhờ Pocket, bạn có thể lưu tất cả các ấn phẩm bạn thích ở một nơi và lưu chúng cho tương lai mà không cần tra cứu từ các nhiệm vụ ưu tiên cao hơn của bạn.

Pocket hoạt động với hơn 1500 ứng dụng khác nhau, vì vậy, bất cứ khi nào bạn tìm thấy một bài viết thú vị, bạn sẽ có thể ghim bài báo đó. Pocket tương thích với iOS và Android.

Tại sao bỏ túi?

Với Pocket, bạn sẽ không bị phân tâm vì bạn luôn có thể lưu nội dung thông minh và tận dụng tối đa thời gian của mình.

Pocket giúp bạn tổ chức ngày của mình và tách biệt thời gian làm việc với thời gian học tập.

Pocket giúp bạn dễ dàng khám phá nội dung mới, vì vậy bạn sẽ không bị hết nội dung khi quyết định đọc nội dung mới.

Thời gian là tất cả

Quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả là chìa khóa để có một cuộc sống hạnh phúc và hiệu quả hơn.

Nếu bạn không quản lý tài nguyên này đủ tốt, bạn có thể dễ dàng bị sa lầy vào các sắc thái của công việc và bỏ lỡ cơ hội có khoảng thời gian vui vẻ bên bạn bè hoặc người thân. Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là rất quan trọng đối với sự thành công trong sự nghiệp và cá nhân của bạn, vì vậy bạn nên cố gắng tận dụng tối đa thời gian của mình trong mọi trường hợp.

Với các ứng dụng được liệt kê ở trên, bạn có thể dễ dàng tối ưu hóa cuộc sống của mình để có năng suất cao hơn và ít căng thẳng hơn.

Quản lý thời gian được coi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một doanh nhân hiện đại. Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, chúng tôi tăng đáng kể năng suất cá nhân, đạt được tất cả các mục tiêu của mình và trở thành chủ nhân thực sự của cuộc đời mình. Bài viết này cung cấp cho bạn một số cách làm việc để tăng năng suất với sự trợ giúp của các chuyên gia có thẩm quyền. quản lý thời gian . Vì vậy, hãy xem xét chúng chi tiết hơn.

Bản chất của phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng này là chia tất cả các nhiệm vụ sắp tới thành 4 loại: A (quan trọng và khẩn cấp nhất), B (quan trọng nhưng không quá khẩn cấp), C (khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn) và D (phụ và không khẩn cấp). Quản lý thời gian theo một sơ đồ tương tự đã nhiều lần chứng minh tính hiệu quả của nó, nhưng nó cũng đòi hỏi một lượng kinh nghiệm nhất định.

Lúc đầu, bạn có thể đánh giá sai tầm quan trọng/khẩn cấp của một số trường hợp nhất định bằng cách ngay lập tức thêm chúng vào phần A hoặc B. Do đó, bạn có thể làm quá tải các danh mục này so với các danh mục còn lại. Tuy nhiên, một khi bạn hiểu rõ và hiểu rõ về nó, bạn sẽ bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời tăng năng suất và hiệu suất cá nhân của bạn một cách rõ rệt.

Bản đồ tư duy (bản đồ tư duy)

Đây là một phương pháp phổ biến để xử lý và cấu trúc thông tin, cũng rất tốt cho quản lý thời gian . Nó dựa trên sơ đồ cây, sơ đồ này có thể bao gồm các nhiệm vụ, mục tiêu, ý tưởng, tài nguyên hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác. Người ta tin rằng cấu trúc của nó hiệu quả và dễ đọc hơn nhiều so với các danh sách, bảng hoặc sơ đồ tuyến tính truyền thống.

Bản đồ tư duy là một công cụ lập kế hoạch mạnh mẽ giúp bạn lập kế hoạch cho tuần, tháng, năm hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ra, phương pháp này phù hợp để chuẩn bị cho bất kỳ dự án quy mô lớn nào (ví dụ: kế hoạch kinh doanh), cho phép bạn mô tả chi tiết tất cả các chi tiết quan trọng và mối quan hệ của chúng với nhau. Bản đồ tư duy là một phương pháp rất đơn giản. quản lý thời gian , chúng có thể được biên soạn cả trên một tờ giấy thông thường và ở dạng kỹ thuật số, sử dụng các dịch vụ Internet chuyên dụng.

Hệ thống quản lý thời gian này là hình chóp gồm 6 bậc liên tiếp. Trên cùng là kế hoạch trong ngày (phải lập hàng ngày), bên dưới là kế hoạch ngắn hạn trong tuần / tháng, sau đó là kế hoạch dài hạn trong một năm hoặc vài năm. Ba bước cơ bản của kim tự tháp là lập kế hoạch quy mô lớn, bao gồm kế hoạch tổng thể để đạt được mục tiêu hiện tại, mục tiêu toàn cầu của cuộc sống và các giá trị sống chính. Kim tự tháp của Franklin không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian, nó còn thực hiện các nhiệm vụ sâu sắc và nghiêm túc hơn, giúp hình thành các nguyên tắc sống của một người.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt - cách quản lý thời gian , được triển khai dưới dạng bảng, các hàng ngang hiển thị các khoảng thời gian nhất định và hàng dọc - danh sách các nhiệm vụ hoặc sự kiện hiện tại. Sơ đồ cho biết khoảng thời gian nào sẽ được phân bổ cho một dự án cụ thể. Do đó, bạn sẽ có thể lập một lịch trình chính xác và chi tiết để thực hiện bất kỳ công việc nào, bạn sẽ có thể phân chia hiệu quả ngay cả nhiệm vụ đầy tham vọng nhất thành các giai đoạn thành phần của nó và kiểm soát thời gian thực hiện chúng.

KickIdler

Đây là một dịch vụ sáng tạo cung cấp nhiều cơ hội để theo dõi thời gian làm việc - cả của bạn và năng suất của người khác (ví dụ: nhân viên công ty). KickIdler cung cấp một cách tiếp cận mới về cơ bản để quản lý thời gian sử dụng các công nghệ tiên tiến. Hệ thống thực hiện phân tích toàn diện dữ liệu nhận được từ máy tính và tạo báo cáo chi tiết về năng suất. Sử dụng KickIdler, bạn có thể kiểm soát hiệu quả và nhanh chóng lượng thời gian mà bạn và cấp dưới của mình dành cho các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau cũng như lượng thời gian dành cho các vấn đề cá nhân. Phương pháp này quản lý thời gian có nhiều ứng dụng, nó phù hợp cho mọi doanh nghiệp (nhỏ hay lớn), cho các tổ chức giáo dục và thậm chí cho điều khiển PC tại nhà.

Như bạn thấy, hiện nay có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian đa dạng, hãy áp dụng chúng cùng nhau, bạn sẽ có thể đạt được kết quả tốt nhất. Các chuyên gia khuyên bạn nên thử nghiệm từng bài tập trong thực tế, sau đó chọn một (hoặc những bài tập) lý tưởng cho bạn trong số đó.

Như chúng ta đã biết, thời gian là nguồn tài nguyên duy nhất không thể thay thế trong cuộc sống của chúng ta.

Do đó, thật hợp lý khi thực hiện các phép đo và quản lý chúng một cách khéo léo. Để tăng hiệu quả của chính họ và hiệu quả của các dự án, hoạt động kinh doanh, hành động của họ.

Tôi sẽ đưa ra tên của các chương trình mà cá nhân tôi sử dụng để quản lý thời gian của mình.

1. Đá mài 3(miễn phí, tiếng Nga)

Một chương trình tổng hợp và tính toán thời gian dành cho các dự án và tiểu dự án của bạn, đọc sách, xem các khóa đào tạo, học ngôn ngữ, ngồi trên mạng xã hội, lướt mạng một cách vô thức và hơn thế nữa.

Nó rất hữu ích trong những khoảng thời gian bạn cần quản lý một số dự án và tổng kết hàng ngày thời gian bạn đã dành cho chúng.

Chức năng tuyệt vời: vào đúng thời điểm, nó sẽ nhắc bạn rằng đã đến lúc bạn thư giãn và bạn đã kiếm được tiền từ dự án, tự động hạch toán thời gian vắng mặt nếu bạn rời khỏi máy tính (dự án tạm dừng) và nhiều hơn nữa...

2. Rainlendar (miễn phí, tiếng Nga). Cá nhân tôi có phiên bản 2.12.2.

Một lịch tuyệt vời với một thiết kế tốt cho máy tính để bàn của bạn. Với khả năng ghi chú và ghi chú trên đó. Nếu muốn, nó có các tùy chọn tùy chỉnh tuyệt vời và nhiều chức năng.

Lịch luôn ở trên máy tính để bàn của tôi.

3. Nhiệm vụ của người lãnh đạo(trả tiền, tiếng Nga). Cá nhân tôi có phiên bản 8.2.1

Nhà tổ chức tuyệt vời. Nó được sử dụng bởi giám đốc của các tập đoàn lớn và được khen ngợi cũng như khuyên dùng theo mọi cách có thể.

Chức năng tuyệt vời cho thời gian lập kế hoạch. Khả năng lập kế hoạch cho ngày của bạn, lãnh đạo các dự án khác nhau và đặt nhiệm vụ cho chúng. nhắc nhở tuyệt vời. Bạn có thể thay thế hoàn toàn bộ sắp xếp giấy cố định không.

người tổ chức nhiệm vụ lãnh đạo lặng lẽ ngồi vào mâm. Cho đến khi bạn cần nó. Ngay sau khi nhấp, nó sẽ mở chức năng sang trọng của nó. Tôi sử dụng hàng ngày.

4. Thời gian hưng phấn(miễn phí, tiếng Nga). Cá nhân tôi có phiên bản 2.5.1.3

Một chương trình tự động theo dõi thời gian trên PC: bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho một trang web cụ thể, mạng xã hội, YouTube, v.v.

Ngoài ra, chương trình sẽ tự động tính toán lượng thời gian bạn đã dành cho một chương trình hoặc ứng dụng cụ thể trong Windows.

Bất cứ lúc nào, bạn có thể hiểu nơi bạn đã dành thời gian hôm nay, hôm qua, tuần trước khi ngồi trước PC. Thống kê, báo cáo chi tiết.

Bạn không chỉ có thể xem chỉ dẫn của các ứng dụng mà còn có thể xem tổng thời gian sử dụng máy tính - mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm.

Điều này giúp bạn biết mức độ hiệu quả (hoặc không) của thời gian dành cho PC của bạn đang được sử dụng.

Chương trình nằm lặng lẽ trong khay cho đến khi bạn cần.

========================================

Cá nhân tôi thường xuyên sử dụng danh sách các chương trình này để nâng cao hiệu quả cá nhân trong việc quản lý thời gian của mình.

Tái bút Trong thời gian sắp tới, tôi có thể sẽ làm một bài đánh giá về phần mềm quản lý tài chính cá nhân mà tôi đang sử dụng.

Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi nào trong bài viết “Quản lý thời gian trong tuần: kế hoạch từng bước”

Bạn thường có thể nghe từ các chủ doanh nghiệp rằng họ bận rộn đến mức đơn giản là họ không có thời gian để lên kế hoạch cho thời gian. Do đó, một vòng luẩn quẩn được hình thành: không có thời gian để quản lý thời gian. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần hiểu: dành 25 phút hôm nay để lên kế hoạch cho ngày mai không phải là lãng phí mà là một khoản đầu tư. Bằng cách lập kế hoạch cho ngày mai của bạn, bạn sẽ có thể dành thời gian để giải quyết các nhiệm vụ chính của mình, vì vậy bạn không cần phải trì hoãn việc học quản lý thời gian và chờ đợi thời điểm thuận lợi hơn: không chắc sẽ đến sớm.

Quản lý thời gian có thể được so sánh với các bài tập thể chất: bạn cần tăng tải dần dần và luyện tập liên tục. Các lớp học càng thường xuyên, hình thức vật lý càng tốt. Do đó, lựa chọn lý tưởng để đưa chương trình quản lý thời gian vào cuộc sống của bạn là từng bước, từng ngày, nắm vững các kỹ thuật.

Quản lý thời gian: chương trình trong tuần

Thứ hai. Lập kế hoạch thời gian làm việc của người quản lý

Lập kế hoạch là cơ sở của công việc hiệu quả. Chính việc quản lý thời gian (lập kế hoạch thời gian làm việc) trở thành cơ sở để tổ chức công việc của bạn. Hầu hết mọi người mong đợi nhiều nhiệm vụ khác nhau mỗi ngày, một số nhiệm vụ phải được hoàn thành trong thời gian rất ngắn, trong khi những nhiệm vụ khác có thể chờ đợi. Sắp xếp các trường hợp này thành một hệ thống thuận tiện và hiệu quả trở thành nguyên tắc cơ bản để lập kế hoạch thời gian của bạn.

Tôi khuyên vào đêm trước của tuần làm việc, vào Chủ nhật, hãy chia các trường hợp đã lên kế hoạch cho Thứ Hai thành các loại “khó” và “linh hoạt”. Những cái cứng nhắc có một tham chiếu thời gian nhất định (ví dụ: một cuộc họp lúc 14:00), trong khi những cái linh hoạt có thời hạn (“chuẩn bị báo cáo trước thứ Sáu”). Để tổ chức sơ đồ này, tốt hơn là sử dụng nguyên tắc sau. Trong sổ kế hoạch hoặc nhật ký của bạn, bạn nên chia đôi trang theo chiều dọc - dọc theo dòng bên trái, chúng tôi liệt kê các nhiệm vụ “khó khăn” của mình, ở bên phải - “linh hoạt”, không liên kết phần sau với thời gian cụ thể. Nhờ sự phân bổ thời gian trong ngày của bạn theo cách này, bạn có thể thấy rằng có một khoảng thời gian giữa các nhiệm vụ “khó” có thể dành cho các nhiệm vụ “linh hoạt”.

Quản lý thời gian như vậy sẽ cho phép bạn có được bức tranh toàn cảnh về ngày sắp tới - một người có được sự tự tin rằng anh ta tuân thủ kế hoạch hiệu quả, đã được lên kế hoạch. Không cần phải lo lắng nếu có những vi phạm trong kế hoạch của bạn - bởi vì cuộc sống luôn có những điều chỉnh. Bạn chỉ cần thích nghi với hoàn cảnh bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết cho kế hoạch của mình. Cũng cần lưu ý rằng việc lập kế hoạch “cứng” hơn 40-60% thời gian làm việc là không thực tế. Ngày càng linh hoạt thì càng tốt.

Tôi khuyên bạn nên lập kế hoạch cho ngày tiếp theo vào ngày hôm trước - vào buổi tối của ngày hôm trước. Vào buổi sáng, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều. Hãy nhớ đưa vào danh sách các trường hợp “linh hoạt” của bạn - “lập kế hoạch hành động cho ngày hôm sau”.

Thứ ba. Nguyên tắc quản lý thời gian và ưu tiên

Sau khi đào tạo vào thứ Hai về kỹ thuật lập kế hoạch cho các trường hợp “khó” và “linh hoạt”, bạn nên chuyển sang một giai đoạn quản lý thời gian mới - có tính đến mức độ ưu tiên của các kế hoạch của bạn. Thông thường, việc tổng hợp danh sách các trường hợp "linh hoạt" khá hỗn loạn - các nhiệm vụ cấp bách được liệt kê ở cuối và các kế hoạch phụ được đặt ở trên cùng. Cách tiếp cận này chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn trong việc thực hiện các kế hoạch của họ cho ngày hôm sau.

Để tránh vấn đề này, hãy liệt kê các trường hợp dựa trên mức độ quan trọng của chúng. Các ưu tiên được thiết lập dựa trên các tiêu chí nhất định. Ví dụ, nếu nhiệm vụ được đặt ra bởi chủ sở hữu của doanh nghiệp, thì cần phải giải quyết nó ngay lập tức. Nếu vụ việc không liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn của họ thì có thể đợi. Danh sách các tiêu chí như vậy cho mỗi người sẽ là cá nhân - bạn cần suy nghĩ kỹ về chúng trước.

Vào sáng thứ Ba, chúng tôi ưu tiên các trường hợp “linh hoạt” của mình. Các kỹ thuật khác nhau có thể được sử dụng cho việc này. Ví dụ: chúng tôi sắp xếp mọi thứ trong danh sách của mình theo mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ hoặc chúng tôi tô màu các biểu đồ bằng các màu khác nhau tương ứng với một mức độ quan trọng nhất định. Các nhiệm vụ quan trọng nhất có thể được hiển thị bằng màu đỏ, những nhiệm vụ ít quan trọng hơn có màu vàng, các nhiệm vụ có thể đợi bằng màu xanh lá cây.

Cách tiếp cận này cho phép bạn đạt được kế hoạch chi tiết trong ngày của mình. Nhưng nó đáng để hiểu, một cách chi tiết - không có nghĩa là mỗi phút. Chỉ là bạn sẽ biết mình phải làm gì vào ngày mai, bạn sẽ phải bắt đầu từ đâu, kết thúc như thế nào - cả ngày đã được lên kế hoạch.

Thứ Tư. Đặt mục tiêu và “hồi ký”

Thiết lập mục tiêu là một kỹ thuật quản lý thời gian quan trọng về mặt tổ chức thời gian làm việc và về mặt triết học. Đời người dù sao cũng có một lần nên phải dành cho điều quan trọng nhất. Điều này đòi hỏi khả năng lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu. Tuy nhiên, cần thận trọng - đừng quá chạy theo xu hướng thời trang. Ví dụ, tại các cuộc hội thảo của chúng tôi, nhiều người tham gia lưu ý rằng trong tương lai gần (5-10 năm) họ đặt cho mình những mục tiêu gần giống nhau - một văn phòng đẹp như tuyết trắng, nhiều cấp dưới và chiếc xe tốt nhất. Tất nhiên, những giấc mơ như vậy không thể gọi là xấu, nhưng thường thì một người không thể trả lời câu hỏi - chính xác thì anh ta làm gì, điều gì sẽ cho phép anh ta đạt được hạnh phúc, văn phòng và xe hơi như vậy?

Do đó, nên giữ một "hồi ký" (ví dụ: một tệp riêng trên máy tính hoặc sổ ghi chép, tất cả phụ thuộc vào sở thích cá nhân). Chỉ ra trong đó mỗi buổi tối sự kiện quan trọng của ngày hôm qua và vào cuối tuần - chúng tôi đã xác định từ khóa của tuần, sau đó là tháng. Chỉ nên chọn một sự kiện cụ thể - tích cực hoặc tiêu cực, liên quan đến công việc hoặc các lĩnh vực khác. Điều kiện chính phải thực sự quan trọng. Bạn nên bắt đầu “hồi ký” của mình từ thứ Tư. Nhưng trước đó, bạn cần viết ra các mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian nhất định - ví dụ: trong 1, 2 hoặc 10 năm. Sau đó, chúng tôi tiến hành phân tích định kỳ “hồi ký” của mình. Nhờ đó, có thể hiểu được những lợi ích chính trong cuộc sống của chính mình - những gì thực sự thuộc phạm trù quan trọng. Theo đó, sẽ có thể đánh giá tính đúng đắn của chuyển động của bạn đối với mục tiêu. Có thể tiết lộ rằng bạn chỉ đang rời xa mục tiêu của mình, hoặc điều đó hóa ra là hoàn toàn không cần thiết. Trong thực tế của tôi, mỗi ngày tôi xem các hồ sơ được lập vào cùng một ngày, nhưng trong những năm trước, tôi cố gắng so sánh và phân tích các giá trị của bản thân cũng như những thay đổi đã xảy ra với chúng.

Thứ năm. Quản lý thời gian và mục tiêu dài hạn

Khi bạn hiểu các ưu tiên của mình và tầm nhìn của mình cho tương lai, bạn có thể nói về sự sẵn sàng của mình để thực hiện bước tiếp theo - bản đồ các mục tiêu dài hạn. Bản đồ cho thấy các mục tiêu dài hạn của một người như sau. 2 trục được đặt theo chiều ngang - năm (bắt đầu từ hiện tại) và tuổi của một người. Các lĩnh vực chính được chỉ định theo chiều dọc (quan hệ gia đình, sự nghiệp, phát triển cá nhân, v.v.). Bạn nên chỉ ra các mục tiêu gần đúng tại thời điểm giao nhau giữa các năm và các lĩnh vực chính của bạn. Một lợi thế quan trọng của việc biên soạn một bản đồ như vậy là tích hợp các mục tiêu nghề nghiệp và cá nhân trong một kế hoạch chung.

Tất nhiên, một số thay đổi nhất định đối với bản đồ của bạn có thể thực hiện được theo định kỳ. Tuy nhiên, nhờ có nó, một bản phác thảo gần đúng về tương lai là có thể, mô tả lộ trình gần đúng của bạn cho con đường xa hơn. Do đó, vào thứ Năm tuần này, chúng tôi sẽ vẽ bản đồ đầu tiên về các mục tiêu dài hạn.

Thứ sáu. "Voi" và "ếch"

Chúng tôi đã có một kế hoạch hành động và một danh sách các mục tiêu theo ý của mình, vì vậy vào thứ Sáu, chúng tôi bắt đầu suy nghĩ về động lực cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Để lập một kế hoạch như vậy, chúng tôi có thể đề xuất một kỹ thuật khá đơn giản dựa trên sự phân chia có điều kiện các nhiệm vụ của bạn thành “ếch” và “voi”.

"Voi" - bất kỳ công việc khó khăn, đồ sộ nào vẫn cần phải hoàn thành ("ăn" có điều kiện). Ban đầu, có vẻ như việc “ăn một con voi như vậy” đơn giản là không thể. Nhưng… một con voi có thể được cắt thành từng miếng để làm nhiều món “bít tết” nhỏ cho thực đơn hàng ngày của bạn. Nhiệm vụ tương tự với các nhiệm vụ phức tạp, đồ sộ - được chia hoàn toàn thành các thành phần có thể được xử lý riêng. Ví dụ, vào cuối năm, cần phải lập một báo cáo hàng năm. Chúng tôi có một công việc thực sự quy mô lớn phía trước - với việc tìm kiếm các tài liệu phức tạp, tổ chức các hoạt động, v.v. Chúng tôi cần chia tổng thể nhiệm vụ phức tạp thành các phần riêng biệt - ví dụ: viết 3 đoạn văn hàng ngày hoặc mô tả một chủ đề riêng biệt. Nhờ đó, bạn có thể đối phó với việc chuẩn bị báo cáo đúng hạn mà không phải lo lắng và căng thẳng thường xuyên. Kinh nghiệm xác nhận rằng nhờ phương pháp này, có thể giải quyết các vấn đề phức tạp nhanh hơn, tốn ít công sức hơn.

Tình huống tương tự với việc “ăn ếch”. Thuật ngữ "ếch" ngụ ý một vấn đề nhỏ nhưng khó chịu. Mặc dù không có sự lựa chọn - nó là cần thiết để thực hiện nó. Một con “ếch” như vậy rất có thể sẽ trở thành “con voi” theo thời gian nếu bạn không kịp thời “ăn thịt” nó. Ví dụ: bạn cần bày tỏ sự không hài lòng với các báo cáo chi phí cho bộ phận kế toán hoặc tháo rời các ngăn kéo dưới cùng của bàn làm việc. Với cách tổ chức hợp lý, “ếch” cũng trở thành món “bít tết” ngon, vào đó chúng tôi cũng chia “voi”. Để sử dụng kỹ thuật này trong thực tế, chúng tôi lấy một "con voi", mà chúng tôi chia thành các phần. Sau đó, chúng tôi chỉ ra danh sách "ếch" và sắp xếp tất cả thông tin này trong bảng sau.

Ở phía bên trái, tất cả "bít tết" và "ếch" cho mỗi ngày được chỉ định. Ở phía bên phải, việc hoàn thành hoặc không hoàn thành các mục tiêu này được chỉ định. Nếu một công việc nào đó không được mong đợi vào ngày hôm đó, hãy để lại một khoảng trống. Nếu nó được cho là, nhưng không thể hoàn thành nó, bạn cần phải đặt một dấu gạch ngang. Khi hoàn thành một mục tiêu cụ thể, bạn cần đánh dấu cộng hoặc đánh dấu. Không cần phải buồn vì các dấu gạch ngang của bạn, tuy nhiên - nếu có rất nhiều dấu gạch ngang trong một cột nhất định, thì bạn nên suy nghĩ về điều đó và bắt tay vào công việc. Chúng tôi đặt bảng này ở một nơi dễ thấy hoặc trong nhật ký của chúng tôi. Điều quan trọng là bạn phải xem biểu đồ của mình nhiều lần trong ngày - không quên mục tiêu của mình và để có thêm động lực.

Thứ bảy. Nhịp điệu trong hoạt động nghỉ ngơi và tài nguyên

Tuần làm việc kết thúc vào cuối tuần. Bạn có thể thư giãn và làm quen với các kỹ thuật quản lý thời gian phù hợp, thú vị hơn để tổ chức thành thạo và đầy đủ kỳ nghỉ của mình. Vào thứ bảy tuần này, bạn có thể đề xuất 2 kỹ thuật quản lý thời gian.

Nhịp điệu trong phần còn lại. Một người không thể tập trung chú ý vào một đối tượng trong hơn 40 (hiếm khi 80) phút. Do đó, bạn nên cho mình nghỉ ngơi trong 5 phút khoảng một lần mỗi giờ. Ví dụ, trong khi đọc sách hoặc xem tạp chí kinh doanh đã tích lũy được trong tuần làm việc này, bạn cần nghỉ ngơi sau mỗi giờ - im lặng, đi dạo, v.v. Kinh nghiệm này có thể được áp dụng từ tuần tới tại nơi làm việc .

Các lớp tài nguyên. Chúng có thể hồi sinh hoặc làm dịu (chuyển đổi càng nhiều càng tốt, góp phần vào việc nghỉ ngơi nhanh chóng và hiệu quả hơn). Ví dụ, một số thích đi bộ từ tầng 1 lên tầng cuối cùng và ngược lại, những người khác thích thêu chữ thập, những người khác nghỉ ngơi trong khi thưởng thức cà phê với rượu rum. Ở đây, điều quan trọng là một người phải quyết định một nghề nghiệp phù hợp góp phần phục hồi năng lượng bên trong hiệu quả nhất. Hiệu quả phục hồi khả năng lao động của một người còn phụ thuộc vào chất lượng nghỉ ngơi. Bạn có thể dành cả ngày thứ Bảy để đi dạo và thư giãn trong công viên hoặc một chuyến đi đến trung tâm giải trí cùng cả gia đình. Bạn nên xem xét những hoạt động tài nguyên nào bạn có thể đưa vào lịch trình làm việc của mình vào tuần tới.

Chủ nhật. Hãy tự thưởng cho mình, hệ thống quản lý thời gian đã sẵn sàng

Chủ nhật là một ngày tuyệt vời để tự chúc mừng bạn về một khóa học thành công kéo dài một tuần, nhờ đó bạn đã thiết lập được hệ thống quản lý thời gian của mình. Nuông chiều bản thân một chút cũng không hại gì. Để làm được điều này, bạn có thể tuân thủ kỹ thuật tạo niềm vui trung gian. Chọn thứ gì đó đặc biệt dễ chịu cho bản thân - thứ mà bạn yêu thích, nhưng bạn không đủ khả năng chi trả hàng ngày. Ví dụ: bổ sung chế độ ăn uống của bạn bằng một thứ gì đó đắt tiền và ngon miệng bằng cách đến thăm những địa điểm yêu thích của bạn, trò chuyện với những người thân yêu của bạn, tắm nắng, dành thời gian cho thiên nhiên, chỉ dành một giờ nhàn rỗi, v.v. của công việc. Sử dụng biểu đồ này để lên kế hoạch cho ngày làm việc, tuần hoặc thậm chí cả năm của bạn. Để làm điều này, bạn có thể lập một bảng - cho biết phần thưởng cho thành tích của bạn. Có thêm động lực, công việc trở nên thú vị hơn rất nhiều. Vào cuối ngày Chủ nhật, bạn cần lập kế hoạch thời gian làm việc cho ngày thứ Hai, dựa trên các kỹ thuật quản lý thời gian mà chúng ta đã thảo luận.

Làm thế nào và tại sao trong quản lý thời gian, nên chia các trường hợp thành “khó” và “linh hoạt”.
Tại sao bạn cần đặt mục tiêu dài hạn cụ thể?
Làm thế nào để ép buộc bản thân làm những việc nặng nhọc (lớn và lâu dài).
Lập kế hoạch thời gian làm việc: làm thế nào để duy trì khả năng làm việc của bạn ở cùng mức độ.
Chương trình quản lý thời gian nào là CEO của MC-Bauchemie Nga.

Quản lý thời gian có thể so sánh với các bài tập thể chất: bạn cần tăng tải dần dần và tập luyện liên tục. Các lớp học càng thường xuyên, hình thức vật lý càng tốt. Do đó, lựa chọn lý tưởng để đưa chương trình quản lý thời gian vào cuộc sống của bạn là từng bước, từng ngày, nắm vững các kỹ thuật.

Quản lý thời gian: chương trình trong tuần

Lập kế hoạch thời gian làm việc

Quản lý thời gian như vậy sẽ cho phép bạn có được bức tranh toàn cảnh về ngày sắp tới - một người có được sự tự tin rằng anh ta tuân thủ kế hoạch hiệu quả, đã được lên kế hoạch. Không cần phải lo lắng nếu có những vi phạm trong kế hoạch của bạn - bởi vì cuộc sống luôn có những điều chỉnh. Bạn chỉ cần thích nghi với hoàn cảnh bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết cho kế hoạch của mình. Cũng cần lưu ý rằng việc lập kế hoạch "cứng" hơn 40-60% thời gian làm việc là không thực tế. Ngày càng linh hoạt thì càng tốt.

Tôi khuyên bạn nên lập kế hoạch cho ngày tiếp theo vào ngày hôm trước - vào buổi tối của ngày hôm trước. Vào buổi sáng, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều. Hãy chắc chắn bao gồm trong danh sách của bạn các trường hợp "linh hoạt" - "lập kế hoạch hành động cho ngày hôm sau."

Cách xây dựng một công việc để theo kịp mọi thứ: mẹo vặt cuộc sống của các nhà quản lý hàng đầu của Metro và Tele2

Trong một bài báo của tạp chí điện tử "Tổng giám đốc", một lựa chọn các kỹ thuật để cải thiện hiệu quả cá nhân từ các nhà lãnh đạo thị trường. Các nhà quản lý hàng đầu của Tele2, Mitsubishi Electric, 220 Volt và Metro đã nói về các phương pháp giúp họ làm được nhiều việc hơn. Lễ tân có thể được áp dụng ngay lập tức, họ không yêu cầu đào tạo đặc biệt.

Nguyên tắc quản lý thời gian và ưu tiên

Sau khi đào tạo vào thứ Hai về kỹ thuật lập kế hoạch cho các trường hợp "khó" và "linh hoạt", bạn nên chuyển sang một giai đoạn quản lý thời gian mới - có tính đến mức độ ưu tiên của các kế hoạch của bạn. Thông thường, việc tổng hợp danh sách các trường hợp "linh hoạt" khá hỗn loạn - các nhiệm vụ khẩn cấp được liệt kê ở cuối và các kế hoạch phụ được đặt ở trên cùng. Cách tiếp cận này chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn trong việc thực hiện các kế hoạch của họ cho ngày hôm sau.

Đặt mục tiêu và "hồi ký"

Do đó, nên giữ một "hồi ký" (ví dụ: một tệp riêng trên máy tính hoặc sổ ghi chép, tất cả phụ thuộc vào sở thích cá nhân). Chỉ ra trong đó mỗi buổi tối sự kiện quan trọng của ngày hôm qua và vào cuối tuần - chúng tôi đã xác định từ khóa của tuần, sau đó là tháng. Chỉ nên chọn một sự kiện cụ thể - tích cực hoặc tiêu cực, liên quan đến công việc hoặc các lĩnh vực khác. Điều kiện chính phải thực sự quan trọng. Bạn nên bắt đầu "cuốn hồi ký" của mình từ thứ Tư. Nhưng trước đó, bạn cần viết ra các mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian nhất định - ví dụ: trong 1, 2 hoặc 10 năm. Sau đó, chúng tôi tiến hành phân tích định kỳ "hồi ký" của chúng tôi. Nhờ đó, có thể hiểu được những lợi ích chính trong cuộc sống của chính mình - những gì thực sự thuộc phạm trù quan trọng. Theo đó, sẽ có thể đánh giá tính đúng đắn của chuyển động của bạn đối với mục tiêu. Có thể tiết lộ rằng bạn chỉ đang rời xa mục tiêu của mình, hoặc điều đó hóa ra là hoàn toàn không cần thiết. Trong thực tế của tôi, mỗi ngày tôi xem các hồ sơ được lập vào cùng một ngày, nhưng trong những năm trước, tôi cố gắng so sánh và phân tích các giá trị của bản thân cũng như những thay đổi đã xảy ra với chúng.

Bạn sẽ được dạy cách quản lý thời gian và năng lượng hiệu quả.

Quản lý thời gian và mục tiêu dài hạn

Cách làm chủ quản lý thời gian trong một tuần (hướng dẫn)

"Voi" và "ếch"

"Voi" - bất kỳ công việc khó khăn, đồ sộ nào vẫn cần phải hoàn thành ("ăn" có điều kiện). Ban đầu, có vẻ như việc “ăn một con voi như vậy” đơn giản là không thể. Nhưng... con voi có thể được cắt thành từng miếng để làm nhiều món "bít tết" nhỏ cho thực đơn hàng ngày của bạn. Nhiệm vụ tương tự với các nhiệm vụ phức tạp, đồ sộ - được chia hoàn toàn thành các thành phần có thể được xử lý riêng. Ví dụ, vào cuối năm, cần phải lập một báo cáo hàng năm. Chúng tôi có một công việc thực sự quy mô lớn phía trước - với việc tìm kiếm các tài liệu phức tạp, tổ chức các hoạt động, v.v. Chúng tôi cần chia tổng thể nhiệm vụ phức tạp thành các phần riêng biệt - ví dụ: viết 3 đoạn văn hàng ngày hoặc mô tả một chủ đề riêng biệt. Nhờ đó, bạn có thể đối phó với việc chuẩn bị báo cáo đúng hạn mà không phải lo lắng và căng thẳng thường xuyên. Kinh nghiệm xác nhận rằng nhờ phương pháp này, có thể giải quyết các vấn đề phức tạp nhanh hơn, tốn ít công sức hơn.

Tình huống tương tự với việc “ăn ếch”. Thuật ngữ "ếch" ngụ ý một vấn đề nhỏ nhưng khó chịu. Mặc dù không có sự lựa chọn - nó là cần thiết để thực hiện nó. Một con “ếch” như vậy rất có thể sẽ trở thành “con voi” theo thời gian nếu bạn không kịp thời “ăn thịt” nó. Ví dụ: bạn cần bày tỏ sự không hài lòng với các báo cáo trước hoặc tháo rời các ngăn kéo dưới cùng của bàn làm việc. Với cách tổ chức hợp lý, "ếch" cũng trở thành món "bít tết" ngon lành, trong đó chúng tôi chia "voi". Để sử dụng kỹ thuật này trong thực tế, chúng tôi lấy "con voi", mà chúng tôi chia thành các phần. Sau đó, chúng tôi chỉ ra danh sách "ếch" và tổng hợp tất cả thông tin này trong bảng sau.

Nhịp điệu trong hoạt động nghỉ ngơi và tài nguyên

Hãy tự thưởng cho mình và hệ thống quản lý thời gian đã sẵn sàng

Năng suất lao động: làm thế nào để đạt được sự gia tăng của nó

Những lầm tưởng về quản lý thời gian

"Quản lý thời gian không được phát minh cho người Nga." Quản lý thời gian được phát minh ra để kinh doanh và thành công - nếu điều này quan trọng đối với người Nga, thì việc lập kế hoạch thời gian là cần thiết.
Chúng ta không kiểm soát được thời gian. Vâng, một người không thể quản lý thời gian, nhưng chúng tôi có thể lập kế hoạch sử dụng nó. Do đó, nhiều nhà quản lý đã có thể đánh giá cao lợi ích của việc quản lý thời gian để lập kế hoạch cho cuộc sống của họ.
Khi làm việc với quản lý thời gian, bạn sẽ phải dành cả đời cho một lịch trình, không có quyền lựa chọn. Không, quản lý thời gian không được thiết kế cho việc này - bạn luôn có thể thay đổi kế hoạch của mình. Quản lý thời gian và tạo ra sự tự do, với khả năng lựa chọn những việc cần làm.
Quản lý thời gian hoàn toàn không phù hợp với những cá nhân sáng tạo. Kinh nghiệm xác nhận tính hiệu quả của việc quản lý thời gian đối với những người sáng tạo. Ví dụ, cho đến khi bạn viết nhạc với dự đoán về một nàng thơ. Thay vì lên kế hoạch để nàng thơ gõ cửa vào ngày mai từ 7.30 đến 9.30, tốt hơn hết bạn nên lên kế hoạch - sáng tác một vài câu thơ trong vòng 2 tuần tới hoặc hoàn thành bức tranh trước cuối năm.
"Quản lý thời gian rất khó." Vâng, có một số sự tinh tế nhất định - nhưng các phương pháp vật chất và khá đơn giản của chúng tôi sẽ cho phép bạn nắm vững khoa học có giá trị - bằng cách đầu tư vào thành công của bạn.
Để thành công trong cuộc sống, bạn không cần phải lập kế hoạch mà phải làm việc không ngừng nghỉ và ngày nghỉ. Để làm việc hiệu quả và vui vẻ, bạn cần nghỉ ngơi đầy đủ. Kỹ thuật quản lý thời gian giúp giải phóng thời gian để nghỉ ngơi và tự do.

CEO phát biểu
Alexander Mondrus, Tổng giám đốc MC-BauchemieNga, St.

Tôi đã có thể thành thạo việc quản lý thời gian khá dễ dàng. Khi anh ấy bắt đầu tham gia vào các lĩnh vực này, anh ấy đã trao đổi thư từ với tôi về các ý tưởng và kế hoạch để tìm thêm nguồn thời gian. Tôi thực sự cần quản lý thời gian tốt hơn. Ngoài ra, về bản chất, tôi là một người khá có hệ thống - do đó, tôi thường chấp nhận ý tưởng chấm công, phân tích chi phí và lập các bảng khác nhau.

Tôi mất khoảng 2 tháng để thành thạo các kỹ thuật quản lý thời gian cơ bản - thiết lập các ưu tiên và thời gian. Nhờ họ, tôi đã có thể hiểu thời gian là gì. Tôi bắt đầu cảm thấy tốt hơn nhiều. Vào thời điểm đó, anh ấy bắt đầu làm việc với tư cách là người quản lý trong một công ty mới, vì vậy anh ấy có mọi cơ hội để rèn luyện các kỹ năng của mình trong một nhóm làm việc. Tôi bắt đầu tích cực lôi kéo hầu hết tất cả các nhà quản lý hàng đầu vào việc phát triển kỹ thuật này, họ đã kết nối nhân viên của mình. Tất cả những yếu tố này cho phép tôi làm quen với các phương pháp quản lý thời gian khác nhau một cách phức tạp và hài hòa.

Trong công việc kinh doanh của mình, tôi tích cực làm việc với nhiều phương tiện liên lạc điện tử khác nhau. Đặc biệt, tôi lên kế hoạch mọi thứ bằng chương trình Microsoft Outlook - chức năng của nó hỗ trợ rất nhiều, bao gồm sắp xếp thứ tự ưu tiên, chia mục tiêu thành “cứng” và “linh hoạt”, cho phép bạn tô màu mọi thứ bằng các màu khác nhau, v.v. Vị trí của tôi cũng liên quan đến việc làm việc với giấy phương tiện truyền thông, do đó, để kiểm soát các nhiệm vụ này, ông đã thành lập hệ thống của riêng mình, giới thiệu một số cải tiến cho các giải pháp của Gleb Arkhangelsky.

Anh mang đến cho mỗi người một cuốn sổ dày cộp. Trong cuộc họp, tôi ghi lại phần tóm tắt, ghi chú, nhiệm vụ, v.v. Và đã có trên Outlook, tôi theo dõi tiến độ công việc tiếp theo. Thuận tiện khi làm việc với sổ ghi chép - trong cuộc họp, bạn có thể xem toàn bộ lịch sử của một vấn đề cụ thể (về vấn đề này, phương tiện điện tử không thuận tiện). Nhưng Outlook thuận tiện hơn nhiều để quản lý.

Được đặt trong ngăn kéo tiếp tân của tôi có ngăn kéo - chúng chứa các tài liệu để ký. Chúng được nhóm thành các thư mục linh hoạt trong suốt, mỗi thư mục có tên của một bộ phận cụ thể. Ngoài ra, công ty có quy trình chuẩn bị cho chữ ký - với sự cải tiến và bổ sung sáu tháng một lần. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm kiểm soát việc đệ trình tất cả các tài liệu theo các quy định đã được phê duyệt. Và có những khuyến khích cho việc tuân thủ các quy định, mặc dù có một số hình phạt tượng trưng. Ví dụ: một tài liệu không được chuẩn bị để ký sẽ có giá 3 kg. táo Xanh. Tại quầy lễ tân, chúng tôi đặt một chiếc bình lớn đựng táo - ghi dòng chữ "Hôm nay bạn được đối xử như vậy và như vậy." Nếu quy tắc đã thiết lập bị vi phạm, một người sẽ phải giao tiền để mua táo.

Khi lên kế hoạch cho một ngày của mình, tôi cố gắng dành thời gian cho những tình huống không chắc chắn. Bởi vì dù sao thì luôn có một cái gì đó đang diễn ra. Mặc dù kế hoạch là 80-90% thời gian làm việc. Một lịch trình cứng nhắc như vậy mang lại cho tôi những lợi thế quan trọng, mặc dù nó không phải là không có nhược điểm. Cá nhân tôi thích hệ thống này, mặc dù tôi phải giữ nó làm con tin. Nếu một cái gì đó được thiết lập trong một thời gian nhất định (kế hoạch liên quan đến một số lượng lớn người), thì việc thay đổi lịch trình của bạn sẽ khá khó khăn. Một tình huống từ thực tế - chúng tôi đang tìm kiếm nhà cung cấp, nhưng hóa ra hai giờ thuyết trình là không đủ đối với chúng tôi, chúng tôi cần ít nhất hai giờ nữa. Nhưng "cửa sổ" tiếp theo được lên kế hoạch chỉ sau một tháng.

Mặc dù tôi quản lý để giải quyết một số lượng lớn các nhiệm vụ khác nhau khi thời gian được giải phóng chứ không phải theo thời hạn được đặt ra một cách cứng nhắc. Ví dụ: trong một chuyến đi quanh thành phố, bạn cũng có thể giải quyết các vấn đề khác qua điện thoại - nhờ tài xế, tôi có thể giải quyết các vấn đề khác.

Nhờ quản lý thời gian, cũng có thời gian cho cuộc sống cá nhân. Khi lên kế hoạch cho năm của mình, tôi luôn bắt đầu với những kế hoạch cá nhân và gia đình - tôi ấn định ngày đi nghỉ, thảo luận với vợ, dành thời gian cho các hoạt động yêu thích, giao tiếp với con trai. Khi lập lịch trình, tôi cố gắng tính đến các sự kiện công việc, ngày mà tôi biết trước. Do đó, tôi không lên kế hoạch cho các công việc cá nhân của mình trong giai đoạn này. Dù những biến cố công việc ập đến trong thời gian tới sẽ không lấy đi thời gian dự định của tôi cho những mục đích cá nhân và gia đình.

7 quy tắc quản lý thời gian

Hãy tưởng tượng rằng hôm nay là ngày cuối cùng của bạn. Quy tắc bất thường, nhưng khá phù hợp. Chỉ cần tự hỏi mình câu hỏi - "Tôi sẽ làm gì nếu tôi biết - hôm nay là ngày cuối cùng của cuộc đời tôi." Bạn nên suy nghĩ về câu hỏi này trước khi đi ngủ và vào buổi sáng sau khi thức dậy.
Lọc thông tin. Để tránh bộ não quá bão hòa với nhiều thông tin không cần thiết mà không lãng phí quá nhiều thời gian, hãy học cách chọn những thứ hữu ích, cần thiết nhất và cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết. Ví dụ: học cách lướt qua thông tin trên trang web, chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Loại bỏ "lãng phí thời gian" khỏi cuộc sống của bạn. Có lẽ là vấn đề đầu tiên cản trở việc kiểm soát hoàn toàn và sử dụng thời gian hiệu quả. Giảm thiểu thời gian của bạn dành cho phương tiện truyền thông xã hội, skype hoặc email. Trong thời gian thực hiện một nhiệm vụ hữu ích, sẽ rất hữu ích nếu bạn tắt mọi thứ gây mất tập trung. Bạn cũng nên ghi nhật ký riêng ghi rõ tất cả các hoạt động vô ích chiếm thời gian của bạn nhưng không đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình.
Tập trung từ đầu đến cuối vào một nhiệm vụ. Rốt cuộc, bị phân tâm bởi một số nhiệm vụ sẽ làm giảm hiệu quả của nhiệm vụ của bạn. Không cần phải phân tán sự chú ý và nỗ lực, chuyển sang một nhiệm vụ mới trước khi hoàn thành nhiệm vụ trước đó.
Giữ máy tính để bàn của bạn theo thứ tự. Người giàu luôn làm việc tại một chiếc bàn sạch sẽ - vừa thoải mái vừa tiết kiệm thời gian tìm kiếm mọi thứ bạn cần.
Nói "KHÔNG" thường xuyên hơn. Bạn cần học cách từ chối một số người, nhiệm vụ, v.v. nếu chúng cần thời gian của bạn nhưng không hữu ích.
Làm việc vào những thời điểm nhất định. Bằng cách cẩn thận quan sát bản thân, bạn có thể xác định nhịp sinh học thích hợp của mình trong ngày khi bạn làm việc hiệu quả nhất.

Những cuốn sách hữu ích về quản lý thời gian

LucyJo Palladino. Nồng độ tối đa. Làm thế nào để duy trì hiệu quả trong thời đại tư duy clip. M.: Mann, Ivanov và Ferber, 2015. - 336 tr. Petersburg, 2015. - 288 tr.
Nikolay Mrochkovsky, Alexey Tolkachev. Quản lý thời gian cực đoan. tái bản lần thứ 3. NXB Alpina, 2015. - 2014 tr.

Sai lầm của những người tìm cách quản lý thời gian

1. Đảm nhận quá nhiều. Bạn có thể và nên cải thiện khả năng của mình, nhưng bạn cần biết khi nào nên dừng lại. Tại một số thời điểm, số lượng nhiệm vụ có thể quá lớn, gây ra căng thẳng và xung đột. Để ngăn chặn vấn đề này, bạn có thể:

yêu cầu giúp đỡ. Bạn cần có khả năng chế ngự bản thân và yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.
sử dụng quy tắc 80/20. Xác định danh sách các nhiệm vụ chính, phần lớn thời gian và công sức sẽ dành cho chúng.

2. Làm phức tạp hệ thống quản lý thời gian. Đôi khi hệ thống quản lý thời gian quá phức tạp. Nếu nó mang lại kết quả, tuyệt vời. Mặt khác, khi phát sinh lãng phí thời gian không hiệu quả, bạn nên xem xét các thay đổi. Cân nhắc việc đơn giản hóa và hợp lý hóa hệ thống quản lý thời gian của bạn để bạn không mất một nửa thời gian để quản lý nó.

3. Bận rộn nhưng không hiệu quả. Lãng phí nhiều thời gian vào những nhiệm vụ vô ích, ít ưu tiên là một vấn đề nghiêm trọng. Một trong những cách để giải quyết lỗi này là đặt câu hỏi “Điều tôi làm có mang lại lợi ích gì không?”. Trong trường hợp câu trả lời là phủ định, bạn nên suy nghĩ về việc giải quyết các vấn đề hữu ích hơn. Câu hỏi này hoàn hảo như một trình bảo vệ màn hình trên máy tính hoặc bạn có thể in nó ra giấy và đặt ở nơi dễ thấy.

4. Đừng nghỉ ngơi. Cơ thể con người có giới hạn, làm việc không ngừng nghỉ sẽ không hiệu quả. Tất nhiên, bạn có thể làm việc trong một thời gian rất dài mà không cần nghỉ ngơi, nhưng điều này chẳng ích gì - hiệu quả đang giảm dần. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi, thì đừng quên nghỉ ngơi - hãy tự thưởng cho mình một chuyến đi dạo, những giây phút thư giãn hoặc những món ăn ngon cho công việc. Để xác định chính xác khi nào bạn cần nghỉ ngơi, bạn nên thử nghiệm. Điều quan trọng là phải tìm được sự cân bằng cá nhân giữa giải trí và công việc. Và đừng ngại cho mình cơ hội nghỉ ngơi khi thực sự cần.

Sao chép tài liệu mà không được phép nếu có liên kết dofollow đến trang này