Що на Вашу думку є основною проблемою в умовах віддаленої роботи? Комунікація — мабуть, це перше, що спадає на думку. Уявіть, що Ви помилково відправили своїм співробітникам неправильну інформацію або ще гірше забули прикріпити потрібний файл. А тепер уявіть, скільки часу та зусиль Вам знадобиться, щоб пояснити кожному, що це була помилка і вже після цього надіслати на всі ці скриньки листа з необхідною інформацією!

А що якщо Ваші віддалені колеги не поділяють Вашу позицію щодо поточного проекту та встановлених пріоритетів? Як ви збираєтесь дійти компромісу? Відповідь проста: єдності думок Ви досягнете, лише зібравши всю свою команду в одному місці. На щастя, всіх цих проблем можна уникнути, використовуючи онлайн системи для спільної роботи.

Подібні рішення для спільної роботи здатні не лише значно скоротити дистанцію між тими, хто працює над проектами з різних кінців країни, а й надає можливість зберігання, редагування та обміну файлами – в одному місці та в реальному часі!

Щоб зекономити Ваш час, ми надаємо огляд 10 систем для управління проектами, функціональність яких справляє найбільше враження. Забудьте про проблеми, з якими Ви стикалися раніше, адже тепер Вам залишиться лише вибрати найбільш підходящу онлайн-платформу та зареєструватися на раз-два-три!

Робота в Assembla побудована на базі тикетів. Це означає, що працівники, які працюють віддалено, отримують тікети із завданнями від менеджера проекту. Спершу це може здатися трохи дивним, але розібравшись із системою, багато користувачів знаходять саме цей метод розподілу обов'язків дуже зручним. Система тикетів нагадує форум, де співробітники обговорюють конкретні питання, а головним модератором виступає менеджер проекту. Також Assembla надає вбудовану корпоративну енциклопедію Wiki, яка забезпечить у компанії єдність думки та мотивує користувачів читати інструкції, написані колегами.

Teamlab - це безкоштовна система для спільної роботи онлайн, орієнтована в першу чергу на малі та середні компанії. Працювати в Teamlab це все одно, що мати власну соціальну мережу для бізнесу. Ви можете не тільки вести корпоративний блог, доступний усім співробітникам, але й за лічені хвилини дізнатися про думку колег з того чи іншого питання, влаштувавши публічне опитування і навіть голосування. Крім того, співробітники самостійно можуть створювати гілки на форумах так, що ніхто не лишається без участі. Всі новини компанії анонсуються на головній сторінці у «Спільноті», а отже, інформованість працівників завдяки системі оповіщення Teamlab прагне до 100%

Знову ж таки, вбудований клієнт миттєвих повідомлень дозволяє обговорювати нагальні питання, не виходячи з порталу. Особливо зручним є те, що всі співробітники спочатку занесені в контактний лист, а це означає, що Вам не доведеться проводити кілька годин, приймаючи і відхиляючи заявки на «додавання в друзі»

Створений розробниками Чикаго 37 signals, Basecamp фокусується в першу чергу саме на ефективної комунікації. Замість того, щоб розсилати інформацію кільком користувачам, менеджер проекту може просто опублікувати повідомлення прямо в Basecamp, зробивши його доступним для всіх співробітників. Таким чином Basecamp дозволить Вам уникнути всієї цієї тяганини з довгими історіями повідомлень від кожного користувача.

Щодо обміну файлами, Basecamp підтримує всі найбільш поширені формати, починаючи з документів MS Word, закінчуючи всілякими зображеннями. При завантаженні файлу з таким же ім'ям документ, що існував, не буде видалений безповоротно - система відправить його в архів, замінивши на більш нову версію так, що при необхідності користувачі можуть звернутися до історії внесених виправлень.

Як і будь-яка інша онлайн система для спільної роботи, Central Desktop дозволить Вам працювати, де б Ви не знаходилися і до тих пір, поки поруч є Інтернет-з'єднання. З цим рішенням, що базується на хмарних технологіях, Ви зможете працювати в умовах, які влаштовують саме Вас.

Користувачі отримують доступ до обліку робочого часу, можливість проводити онлайн-конференції (що має колосальне значення для будь-якого колективу), вбудований клієнт для обміну миттєвими повідомленнями, а також редактор документів (типу Google)

Але, мабуть, найоригінальніша можливість Central Desktop – це швидкі публікації, аналогічні постам у Twitter, що дозволяють співробітникам вносити оновлення, зроблені за проектами на загальний огляд. Ну і, звичайно, форуми, на яких ведеться обговорення поточних питань, ніколи не втратить своєї цінності для тих, хто працює у різних часових зонах.

Якщо Ви затятий фанат Wiki, то освоєння Confluence не складе для Вас труднощів! Ця система дійсно має багато спільного з усім відомою вільною енциклопедією: можливість створення контенту, редагування та обговорення, «розумний» пошук інформації та багато іншого. Обмін файлами організований за принципом drag and drop (перетягування). На відміну від інших систем управління проектами, Confluence максимально сфокусований на файлообміні, що безумовно є ключовим моментом у великомасштабних проектах з великою кількістю документації.

Як і в WordPress, тут є безліч плагінів, які користувачі легко встановлять на свої системи, але найвагомішим аргументом «ЗА» Confluence є можливість інтегрувати платформу з Microsoft Office. Погодьтеся, це багато.

Ящик із вхідними повідомленнями зовсім вибився з рук? Teambox вирішить цю проблему, начебто підказуючи, на що потрібно звернути увагу і як розставити пріоритети.

Teambox, як і Central Desktop, крокує в ногу з часом і перейняв деякі можливості у Facebook. Наприклад, користувачі можуть публікувати статуси з тією лише різницею, що стосуватимуться вони їхнього робочого прогресу. Teambox - можливо, одна з небагатьох онлайн систем, з якою Вам не доведеться довго шукати необхідну інформацію чи файл. Тут все настільки просто, що інтуїція сама підкаже Вам, яку кнопочку потрібно натиснути.

Із задоволенням візьме на себе проблему часу, витраченого марно, адже кожен із нас знає про те, що час — ключовий фактор у бізнесі і найчастіше керівнику необхідно знати, на що витрачено кожну хвилину.

Отже, ключова можливість Timedoctor – це моніторинг діяльності віддалених працівників за допомогою… скріншотів! Комусь цей метод може здатися порушенням особистого робочого простору, але ніхто не заперечуватиме, що система працює він безвідмовно. Автоматичне генерування щоденних звітів, список відвідуваних сайтів, додатків, що використовуються, і безліч інших можливостей, які дозволять відстежити найменшу дію на конкретному комп'ютері. Якщо Ви хочете мати звіт про кожну витрачену вашим працівником хвилину, то Timedoctor це те, що Ви шукаєте.

Особисті та командні.

В закладки

«Google Завдання »

• Платформи: Android, iOS, Інтернет.

Вартість: безкоштовно.

Сервіс для керування задачами з мінімальним набором функцій. Призначений для власного використання. До веб-версії можна отримати доступ з пошти Gmail, Google Документів або через мобільний додаток.

Сервіс дозволяє призначати час та дату для завдань, додавати підзавдання, формувати списки. Додати докладний опис, додати посилання чи файл неможливо. Інтеграція із сторонніми сервісами не передбачена.

Microsoft To-Do

• Платформи: Windows, Android, iOS, Інтернет.

Вартість: безкоштовно.

Microsoft To-Do призначений для особистого керування справами. Продукт розроблений на основі таск-менеджера Wunderlist – Microsoft планує його закрити. У сервісі підтримується російська.

Microsoft To-Do дозволяє створювати списки справ та завдань, групувати їх на теми, встановлювати нагадування, ділитися списками з іншими користувачами. Кожне завдання може складатися з кількох кроків (своєрідного підзавдання) і включати докладний опис.

У сервіс інтегрується папка Завдання в Microsoft Outlook.

«Планувальник» від Microsoft

Вартість: входить до пакету Microsoft Office 365.

Планувальник від Microsoft входить до складу пакету Microsoft Office 365. Від Microsoft To-Do сервіс відрізняється тим, що призначений для використання в команді. Придбати сервіс окремо від інших програм пакета неможливо. Російська мова підтримується.

Сервіс дозволяє складати плани справ, групувати списки завдань, змінювати статус. У картки завдань можна вкладати файли та посилання. Сервіс може надсилати повідомлення співробітникам електронною поштою.

Things

• Платформи: MacOS, iOS.
• Вартість: від $9,99.

Менеджер завдань Things призначений для власного використання. Пропонується з постійною ліцензією, але на кожен пристрій її потрібно придбати окремо. Російська мова підтримується.

За часом завдання Things розподіляються за категоріями «Сьогодні», «Плани», «У будь-який час», «Коли-нибудь». Крім того, списки завдань можна поділити за видом діяльності. Для великих завдань можна створювати проекти, які будуть складатися з кількох етапів. Сервіс дозволяє додати до картки завдання чек-лист, опис, прикріпити посилання на файл.

Інтеграції коїться з іншими сервісами не передбачені.

24me

• Платформи: Android, iOS.
• Вартість: від $3,99; є безкоштовна версія.

24me - додаток для управління та об'єднання календарів, завдань, нотаток та особистих рахунків. Додаток русифікований.

Сервіс синхронізується з календарями Google Календар, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Yahoo! Calendar, Apple iCal і повідомляє користувача про майбутні події. Перед запланованою зустріччю 24me може повідомляти про погоду та пробки на дорогах міста.

У сервіс інтегрується контакти, інформація про дзвінки, що дозволяє планувати дзвінки, повідомлення та здійснювати їх через 24me.

Todoist

Платформи: Windows, MacOS, Android, iOS, розширення для браузерів Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Інтернет.

Вартість: від 2190 рублів на рік; є безкоштовна версія.

Todoist – таск-менеджер, призначений як для особистого, так і для командного використання. Сервіс підтримує російську мову.

Todoist дозволяє створювати підзавдання, об'єднувати завдання у проекти, підтримує пріоритизацію. У платних версіях можна отримувати нагадування в самому сервісі або електронною поштою, налаштовувати тему, додавати власні мітки до завдань, прикріплювати файли, коментувати, оцінювати виконані завдання.

У версії «Бізнес» можна створювати команду та доручати виконання завдань співробітникам, обмінюватися коментарями, працювати з шаблонами проектів.

Todoist підтримує Google Диск, Dropbox, Google Maps, Gmail, Outlook, Slack, PomoDome, Time Доктор та інші сервіси.

Wrike

Платформи: Windows, MacOS, Android, iOS, Інтернет.

Вартість: від $9,8 на місяць за користувача; є безкоштовна версія.

Сервіс Wrike призначений для управління завданнями та проектами у командах, але може бути використаний і в особистих цілях. Сервіс повністю русифікований.

У безкоштовному тарифі може працювати до п'яти користувачів, обсяг хмарного сховища – 2 ГБ. У сервіс можна інтегрувати дані з Dropbox, Google Диску, Microsoft Office 365 та інших сервісів, завдання можна розташовувати на дошці і у вигляді таблиць, користувачам можна надавати спільний доступ до файлів.

У платних версіях підтримується розширена інтеграція інших сервісів, можна надавати доступ гостьовим користувачам, об'єм хмарного сховища – від 5 ГБ (залежно від версії), є діаграма Ганта, користувачів можна розділяти по групах з різним рівнем доступу.

LeaderTask

Платформи: Windows, Android, MacOS, iOS.

Вартість: від 170 рублів на місяць, є безкоштовна версія.

Сервіс спочатку був призначений для особистого планування завдань, але згодом адаптований і для командної роботи. Російська мова підтримується.

У LeaderTask можна групувати завдання до проектів, створювати підзадачі та підпроекти, прикріплювати файли, писати коментарі та нотатки. Сервіс підтримує створення завдань через надсилання електронних листів із зареєстрованого облікового запису. Для командної роботи доступний обмін коментарями.

Розробники сервісу пропонують набір додаткових інструментів для LeaderTask - власний поштовий клієнт, діаграма Ганта, матриця Терміново-важливо, Сходи цілей, канбан-дошка і так далі. Інтеграцій сторонніх сервісів у додаток немає.

Focuster

Платформи: Інтернет.

Вартість: від $7,99 за користувача на місяць. Безкоштовної версії не передбачено.

Російська не підтримується.

У Focuster можна інтегрувати Google Календар, Microsoft Outlook, Office 365, iCloud - і в ньому з'являться списки завдань і подій, зазначені в даних календарях. Сервіс може і сам створювати завдання та розподіляти їх за проектами.

Крім календарів, у сервіс можна інтегрувати Trello.

Asana

Платформи: Android, iOS, Інтернет.

Вартість: від $6,25 на місяць за користувача, є безкоштовна версія.

Сервіс призначений для керування завданнями у невеликих командах або індивідуальними користувачами. Безкоштовна версія обмежена за функціональністю та дозволяє додати до команди не більше 15 осіб. Російська не підтримується.

У безкоштовній версії продукту можна вести перелік завдань, скористатися календарем, систематизувати завдання по проектам. У платних версіях можна встановлювати залежності у завданнях, вести графік, спостерігати за прогресом співробітників тощо.

Asana підтримує інтеграцію даних із сторонніх сервісів: Dropbox, Evernote, Google Drive, Jira, Slack, GitHub, GitLab та інших.

Pyrus

Платформи: Android, iOS, Інтернет.

• Вартість: від 279 рублів на місяць за користувача, є безкоштовна версія.

Сервіс Pyrus призначений для управління завданнями та проектами у команді, але може бути використаний і в особистих цілях. Сервіс підтримує російську мову.

У безкоштовній версії Pyrus може працювати необмежену кількість користувачів, але команда не може створити більше ста завдань. Сервіс дозволяє прикріплювати до завдань файли, спілкуватися між собою співробітниками, створювати пов'язані списки завдань. У платних версіях доступна необмежена кількість завдань та по 10 ГБ хмарного сховища для кожного користувача.

Сервіс підтримує інтеграцію даних з Google Диску, Dropbox, Box, OneDrive.

Trello

Платформи: Windows 10, Android, iOS, Інтернет.

Вартість: від $9,99 на місяць за користувача, є безкоштовна версія.

Trello є канбан-дошкою зі списками карток, яку можна використовувати для управління завданнями як особисто, так і в команді. У безкоштовній версії можна інтегрувати в Trello лише один сервіс, а розмір вкладеного файлу не може перевищувати 10 МБ.

У платних версіях доступні додаткові інструменти для командної роботи, а також пропонується підвищений рівень безпеки (наприклад, двофакторна автентифікація). Сервіс підтримує російську мову.

У картці можна обмінюватися коментарями з іншими користувачами, прикріплювати учасників, додавати позначки, використовувати чек-лист.

У сервіс можна інтегрувати Jira, Google Диск, Dropbox, Evernote, Slack, GitHub, GitLab і ще кілька десятків сервісів.

Notion

Платформи: Windows, MacOS, Android, iOS, Інтернет.

• Вартість: від $4 на місяць, є безкоштовна версія.

Notion - це хмарний сервіс для управління проектами, призначений як для індивідуального, так і корпоративного використання. Крім роботи із завданнями дозволяє створювати документи та бази знань. Російська не підтримується.

Безкоштовний тариф дозволяє працювати в сервісі необмежену кількість користувачів, але кількість створених блоків у базі знань не може бути більше тисячі, і файли, що завантажуються, не можуть перевищувати 5 МБ. Управління проектами організовано системою канбан-дощок.

У Notion можна інтегрувати дані з Google Документів, Slack, GitHub та інших сервісів.

Basecamp

Платформи: Windows, MacOS, iOS, Android, веб.

Вартість: $99.

Сервіс призначений для управління завданнями та організацією командної роботи. Коштує $99 незалежно від кількості користувачів та можливостей. Російська не підтримується.

Basecamp дозволяє складати списки справ, розклад, зберігати файли в хмарному сховищі (обсяг - 500 ГБ), переписуватись у чаті зі співробітниками, створювати необмежену кількість проектів. За заявами розробників, сервіс може замінити Asana, Slack, Dropbox та Google Suite.

Інтеграції зі сторонніх сервісів у Basecamp немає.

«Бітрікс24»

Платформи: Windows, MacOS, Linux, iOS, Android, Інтернет.

Вартість: від 990 рублів на місяць, є безкоштовна версія.

Сервіс «Бітрікс24» містить не лише можливості керування завданнями та проектами, а й CRM, контакт-центр, конструктор сайтів, функції роботи в команді. Команда до 12 осіб може скористатися сервісом безкоштовно. Російська мова підтримується.

У безкоштовній версії є складання списків завдань, канбан-дошка, шаблони завдань, діаграма Ганта, конструктор звітів, планування термінів і так далі. У платних версіях будуть також доступні залежності в Ганті, обмін шаблонами, поля користувача, відновлення видалених завдань з кошика.

«Мегаплан»

Платформи: Android, iOS, Інтернет.

Вартість: від 239 рублів на місяць.

"Мегаплан" - продукт російської компанії, є сервісом для управління завданнями, який можна доповнити CRM-системою. Російська мова підтримується.

Кількість користувачів тарифними планами не обмежується, обсяг хмарного сховища не обмежений. У всіх версіях можна ставити завдання, контролювати їх виконання, складати звіти, обмінюватися документами, працювати з календарем, листуватися зі співробітниками у бізнес-чаті.

"Мегаплан" пропонує Rest.API для інтеграції даних із сторонніх сервісів, зокрема, з "1С".

«Яндекс.Трекер»

Платформи: Android, iOS, Інтернет.

Вартість: від 81 рубля на місяць за користувача.

Сервіс «Яндекс.Трекер» призначений для управління завданнями та проектами в командах. Російська мова підтримується.

За допомогою сервісу можна створювати списки завдань, групувати їх за проектами, призначати виконавців, формувати черги завдань, працювати з шаблонами. У картці завдання можна писати коментарі, докладне завдання, додавати файли та посилання. Сервіс дозволяє враховувати час роботи над завданнями. Підтримується робота з методології Agile.

"Яндекс.Трекер" можна використовувати у складі "Яндекс.Коннекту". Інтеграцію зі сторонніх сервісів можна налаштувати за API.

Jira

Платформи: Android, iOS, Інтернет.

Вартість: від $7 на місяць за користувача.

Сервіс працює за Agile-методом та призначений для команд розробників. Російська мова підтримується.

Jira дозволяє створювати списки завдань, розподіляти їх між членами команди, відстежувати виконання, обмінюватись думками. Сервіс надсилає повідомлення про зміни у картках завдання. Кожна команда може створити власний вид процесу над продуктом. У картці завдання можна додавати власні поля. Сервіс дозволяє складати звіти та стежити у реальному режимі за виконанням завдань.

Jira підтримує інтеграцію даних із більш ніж 3000 сервісів.

Зведена таблиця з сервісів

Сервіси, запропоновані читачами

TakeWith

Планувальник завдань призначений для особистого використання. Працює лише на пристроях Android. Основні можливості - створення завдань та підзавдань, їх угруповання, інтеграція з календарем Google, прив'язка до завдань місць, речей, можливість налаштування доступу до завдань відбитка пальця.

2Do

Сервіс для управління справами, розрахований на особисте використання. Працює на macOS, iOS та Android. Дозволяє створювати завдання, групувати їх у списки, налаштовувати повтор, оповіщення, додавати до задач теги. Є захист списків паролем. Вартість постійної ліцензії – від $57,61.

OmniFocus

Додаток для управління справами та проектами, призначений для особистого використання. Працює лише на пристроях з macOS та iOS. Дозволяє групувати завдання щодо проектів, користуватися системою тегів тощо. Програми для macOS та iOS купуються окремо. Вартість – від $39,99 за ліцензію. Російської версії немає.

Blueskyme

Сервіс для керування справами, працює на пристроях Android та iOS. Підтримує синхронізацію з Google Календарем.

Any.do

Сервіс для керування завданнями та справами, призначений для особистого використання. Дозволяє формувати списки справ та завдань, встановлювати нагадування, доручати завдання іншим користувачам. Сервіс безкоштовний, але є платна преміум-версія вартістю $2,99 на місяць.

TickTick

Сервіс для управління завданнями, призначений для особистого та командного використання. Дозволяє встановлювати нагадування, працювати із завданнями у календарі, призначати завдання співробітникам. Вартість - $27,99 на рік, є обмежена безкоштовна версія. Локалізації російською мовою немає.

Worktek

Сервіс для підвищення особистої та командної ефективності. Включає управління інформаційними потоками, роботу з цілями і завданнями, аналіз прогресу. Дозволяє зберігати файли на сервері. Є веб-версія та мобільні додатки. Вартість – 29 рублів на день.

Worksection

Система управління проектами у команді. Дозволяє створити ієрархічну структуру команди, призначити відповідальних та адміністраторів, вести проекти та завдання, контролювати та аналізувати їх виконання. Сервіс коштує від $29 на місяць, є безкоштовна безкоштовна версія.

«ПланФікс»

Сервіс для організації спільної роботи команди. Включає роботу з проектами і завданнями, CRM-систему, сервіс підтримки клієнтів, організацію командної роботи. Є веб-версія та мобільні додатки. Вартість сервісу – від €2 за користувача на місяць. Існує безкоштовна версія для команд до п'яти осіб.

MeisterTask

Сервіс для управління завданнями та проектами, призначений для командної роботи. Дозволяє створювати завдання, відстежувати їх виконання, підтримує інтеграцію з MindMeister, Slack, Zendesk, Freshdesk, GitHub та іншими сервісами. Вартість – від $8,25 на місяць за користувача, є обмежена безкоштовна версія.

« »

Система управління бізнесом. Включає корпоративний сайт, контроль доручень, CRM-систему, управління проектами, електронний документообіг, сервіс для збору ідей та пропозицій. Вартість - від 175 рублів на місяць за одного користувача.

Можливо, значна частина вашої роботи та проектів виконується онлайн. Але і вам, і вашому начальству може бути непросто розподілити черговість завдань за рівнем їхньої важливості. Звідси необхідність застосування менеджерами різних програм для спільної роботи онлайн. Більше того, саме тоді їм доводиться вдаватися до засобів управління завданнями.

Засоби забезпечення умов для спільної роботи онлайн допомагають вашим менеджерам, команді співробітників і вам самим постійно триматися в курсі реалізації проектів, який може змінюватися і за яким ви не завжди можете встежити. Якщо вказівок щодо ведення проекту надходить багато, якщо вони оновлюються і коригуються, як і сам проект, всі ці оновлення відразу відображаються в панелі керування. Перед вами огляд 10 додатків для спільної роботи, які можуть стати вам у нагоді, як менеджеру з ведення проектів.

1. Ведення нотаток: Producteev

Вам потрібно відстежувати хід виконання завдань, а заразом "збирати в гурток" учасників вашої команди? Спробуйте Producteev у справі. Producteev - соціальна платформа управління завданнями, що дозволяє сповіщати відразу кількох людей про важливі аспекти виконання поточних завдань. Producteev дозволяє вам вести скільки завгодно проектів, сповіщати про подробиці та оновлення ходу їх реалізації стільки груп та окремих учасників, скільки ви вирішите включити до списку.

2. Віртуальне робоче середовище: Podio

Соціально-мережові засоби забезпечення умов для спільної роботи, подібні до Podio, дозволяють вам відвести на онлайн-платформі "куточок" для спілкування зі співробітниками. Обмінюйтесь робочими матеріалами з тими, кому дозволено доступ до них. Обговорюйте справи і не тільки з учасниками вашої команди тут, як у звичайному робочому кабінеті, з тією різницею, що він діє онлайн. Оптимальний сервіс для численних робітничих колективів.

3. Сеанс конференції: Conceptboard

Conceptboard - легка централізована платформа обміну повідомленнями наживо, що дозволяє вам ділитися відомостями з командою співробітників через їх публікацію на загальній "дошці". Сеанси живого листування відкривають усім учасникам конференції ділянки "дошки", які зараз переглядають інші. Оптимальний сервіс для віртуальних управлінців та учасників команди, які не можуть особисто відвідувати робочі зустрічі чи конференції.

4. Вибіркова командна робота: Basecamp

Basecamp надає користувачеві можливість вибирати, кому з учасників команди відкрити доступ до перегляду деталей конкретних проектів, а кому закрити. Зручний для кожного спосіб координувати хід реалізації проектів через контроль доступу до файлів, запрошення до участі у розгорнутих обговореннях та багато інших прийомів. Basecamp - оптимальна програма для управлінців, які бажають приховати певні відомості та файли від деяких співробітників, забезпечити вибірковий допуск до них.

6. Легкість використання: Google Apps для підприємств

Програма Google Apps, напевно, одна з найчастіше використовуваних вами та вашим менеджером. Легкість його використання дозволяє навіть нечисленним командам задіяти його без жодних складнощів. Google Apps дозволяє зберігати файли, обмінюватися ними, конструювати сайти проектів та шаблони. Сервіс надає вам можливість обміну згенерованими вами разом із вашою командою проектами у професійних та особистих цілях.

[Сервіс, безкоштовний для користування]

7. Відстеження несправностей: Goplan

Goplan дозволяє вам не тільки планувати хід реалізації проектів, упорядковувати завдання та файли в одному місці, але й відстежувати проблеми, що виникають при користуванні акаунтом, генерувати запити на їх усунення. Оптимальний сервіс для колективів, що задіють засоби управління спільною роботою. Додаток забезпечує швидкий розгляд звернень клієнтів через систему надсилання запитів, тим самим підвищуючи рівень обслуговування - а коли клієнт задоволений, він від вас не йде. Goplan також дозволяє вашим управлінцям відслідковувати історію звернень клієнтів щодо несправностей, які довелося усувати вашій команді.

9. Розширення бізнесу: Worketc

Якщо ви власник малого підприємства, але хочете підняти справу на більш високий рівень, то вам варто подумати про використання Worketc. Сервіс забезпечує попередній перегляд умов переведення бізнесу з розряду дрібних у середні та великі. Він містить платформу для управління проектами та взаємодії з клієнтами, підтримує систему виписки накладних та оформлення продажів. Підтримка системи виписки накладних та оформлення продажів надає вашим управлінцям і співробітникам можливість легко задіяти додаткові інструменти для просування контенту на ринку.

[ безкоштовного користування]

10. Справі вінець: ProWork Flow

Застосування базових сервісів ринкового просування соціальних мереж іноді буває недостатньо для успішного розподілу робочого навантаження всередині вашої команди. Якщо під вашим початком великий колектив та обсяг роботи у вас теж великий, то ProWork Flow з його функціоналом нового покоління стане вам у нагоді. Додаток допоможе вам відслідковувати хід та оновлювати дані одразу низки проектів кількох співробітників - одночасно і в одному місці. Серед інших функцій сервісу відображення робочого завантаження команди для зручності перегляду в інструментальній панелі, а також тимчасова шкала та табель, з якими облік витрат часу легше легко вести.

[ безкоштовного користування]

Як позначаєте версію документа? Чи є у вас файли, які містять у назві всі варіанти слова "фінальний"? Ну, наприклад, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Це трохи абсурдно виглядає, але якщо ви слідкуєте за документами у вас у системі, то виявите досить багато «хвостатих» назв. Особливо, якщо файл редагується кількома авторами. Наприклад, текст договору може правити майже нескінченно, дай тільки волю. І в результаті у вас накопичується десяток версій, кожна позначена наростаючим хвостом позначок - тут і дати правок, і ініціали учасників, і сакраментальні "final" і "last".

Зрозуміло, що з цим треба якось упоратися. І приводити роботу з документами до системи, яка буде зрозуміла всім. Основні вимоги до порядку прості:

1. Позначення мають бути зрозумілі всім учасникам.
2. Повинні зберігатись всі (важливі) версії документів.
3. Документи мають належати проектам, а не лежати у загальній купі.
4. Доступ до документів має бути керованим.
5. Не обов'язково, але зручно мати інструменти для роботи над документом.

Ми не обговорюватимемо офлайнові способи управління документами. Ви, звичайно, можете написати регламент позначення документів та пересилати вордівські та екселівські файли поштою. Це призведе до розростання робочих папок у кожного учасника процесу, а згодом – до постійних звірок, хто який док зараз редагує.

Тому давайте піднесемося у хмари – саме там зараз відбувається найцікавіше.

1. Google Drive

"Великий Брат" дає нам майже ідеальний інструмент для керування документами.

1. Google Docs - це не просто онлайновий редактор документів, тут зберігаються старі версії, можна коментувати та редагувати доки "в три руки".
2. Google Sheets - це таблиці для розрахунків, і хороший функціонал для обліку.
3. Google Drive сам по собі - інструмент управління доками, можна організувати єдину структуру для зберігання документів чітко призначити доступи до кожної папки.

Плюси Google Drive

1. Вони очевидні. Ця хмара, з усіма її перевагами.

Мінуси

1. Систему обліку – вкладеність папок, доступи до файлів та табличку для контролю – доведеться створити самим.
2. Не всіх влаштовує використання настільки відкритої платформи – все-таки це цілий Google, він індексує все, що ворушиться, і за приватність ми йому не заплатили.

Зверніть увагу: практично в кожній системі, що поважає себе, є інтеграція з Google-доками - ви побачите це далі в огляді. І це розумно - економніше використовувати працюючий функціонал, ніж витрачати зусилля створення свого аналога.

Однак ми хочемо попередити: конфіденційну та комерційну інформацію, паролі та інші важливі відомості краще зберігати там, де доступ регулюється жорсткіше.

2. Trello

Віртуальна дошка зі списком завдань та проектів. Дошки можна називати як вам зручно – і наочно бачити процес виконання завдань. До кожного завдання можна прикріпити документи: з комп'ютера, Google Диска, Dropbox і т.д. З цікавого - в Trello Business Class ви можете прикріплювати не тільки документи, а й pull-запити GitHub, Slack бесіди та ліди з Salesforce. Для спільної роботи ви можете використовувати зв'язок Trello + Google Docs: прикріплювати файли Google Docs, які можна відкрити на диску і там же редагувати - залишати нові коментарі і т.д.

Плюси розв'язання:

1. Trello – дуже проста для освоєння система. За годину з нею здатні розібратися люди, які ніколи не скористалися подібними рішеннями.
2. Завдання та процес їх виконання видно наочно, як на пробковій дошці. Дизайн зручний та сучасний, нічого зайвого.

Мінуси:

1. Немає інструмента для спільної роботи з документами. Тобто. ви або використовуєте Google Docs, або кожен завантажує свою версію. Так, усі документи в будь-якому випадку будуть зібрані в одному завданні, і ви нічого не втратите. Але якщо потрібна серйозніша автоматизація, то Trello не оптимальний варіант.
2. Якщо проектів та завдань дійсно багато, Trello може заплутувати через особливості структури. Постійно перемикатися між дошками дуже зручно.

3. Worksection

Онлайн система управління проектами з можливістю обліку фінансів. У кожну задачу ви можете додати різні типи файлів - а потім редагувати їх знову ж таки за допомогою Google. Або завантажити та завантажити заново.

Джерело: worksection.com

Для кожного файлу ви можете зробити опис, вибрати мітки (наприклад, need review, urgent! та ін), обмежити доступ - тобто. зробити файл видимим лише для певних користувачів. Якщо ви створюєте завдання або коментар з обмеженою видимістю, не для всіх, то прикріплені туди файли автоматично отримують ті ж налаштування приватності.

Всі файли проекту можна сортувати за різними критеріями: типом, датою, завданням, розміром, назвою. Можна переглянути лише файли, які стосуються невиконаних завдань, а можна – все.

Ви також можете видалити, завантажити, призначити мітки групі файлів, просто виділяючи їх у розділі.

Нові версії документів можна завантажувати до старих – для цього достатньо навести мишкою на старий файл та натиснути на значок зліва від нього. Новий документ завантажиться та займе верхнє місце у списку. При цьому стара версія теж збережеться.

Джерело: worksection.com

Фішка рішення - у просунутому тарифі ви можете підключити власне FTP-сховище. Тоді лімітів на завантаження файлів взагалі не буде.

Плюси розв'язання:

1. Worksection - сучасна система з широкими можливостями з управління проектами та файлами. Фактично вам доступний весь функціонал для зручної спільної роботи.
2. Окремо зазначу розрахунок витрат – якщо визначити вартість години роботи спеціаліста, ви можете бачити собівартість кожного окремого завдання.
3. Зручний інтерфейс, можливість призначити дедлайн для проекту, не тільки за завданнями. Наочно видно % витраченого часу, зручно контролювати.

Мінуси:

1. У безкоштовній версії у вас всього 2 активні проекти і 50 Мб на диску для файлів. 10 Гб включені вже у корпоративний тариф, за ціною 49 $ на місяць. При цьому також є обмеження за активними проектами – 50 штук. Нам здається, що навіть для середньої компанії 50 проектів та 10 Гб недостатньо. Преміум коштує 99 $, але й там активні проекти обмежені – 100.

4. Мегаплан

У Мегаплані реалізовано окремий модуль "Документи", який дозволяє зберігати файли з різним рівнем вкладеності. Для кожного документа можна налаштувати видимість - відкрити доступ тільки певним співробітникам.

При редагуванні новий варіант файлу можна завантажити до старого як версію. Співробітники можуть підписатися на повідомлення про завантаження нової версії - поштою, SMS, у рядку інформера, кожен визначає це сам у налаштуваннях.

Джерело: help.megaplan.ru

Текстові документи можна створювати прямо у Мегаплані. Але переглядати та редагувати їх можна буде також тільки в Мегаплані, не можна завантажити в якомусь іншому форматі.

Також у програмі передбачені шаблони типових документів.

Джерело: help.megaplan.ru

Плюси Мегаплану:

1. Зручний та досить простий інтерфейс.
2. Можливості безкоштовної роботи для 10 користувачів, у тому числі роботи з документами.

Мінуси Мегаплану:

1. Немає повноцінної можливості створювати різні типи документів у системі.
2. Вартість тарифу всього на 10 користувачів досить висока - близько 250 $ за все включено.

5. Бітрікс24

Це комплексне рішення з CRM-системою для бізнесу, де добре продумано всі можливості для спільного доступу та редагування документів. До кожного завдання та коментаря ви можете прикріплювати файли - з комп'ютера або з будь-якого дискового сховища, а також створювати нові файли в Google Docs або Microsoft Office Online.

Спільне редагування документів онлайн доступне в . Якщо ви редагуєте завантажений документ через Google Docs, можна прикріпити його до коментаря - і з'явиться рядок про те, що користувач завантажив нову версію документа. У Бітрікс24 реалізовано розумний пошук - усі документи легко шукати за назвами чи проектами, виводяться підказки.

Файли, що стосуються кожного проекту, можна сортувати за датою, за назвою, за розміром. Приватність встановлюється також згідно з налаштуваннями папки проекту, де зберігається документ. Ви можете заборонити редагування всім, крім автора завдання.

Фішка Бітрікс24 - каталог програм. Наприклад, безкоштовно можна встановити "Конструктор документів", який допомагає створювати типові файли у форматах .docx, .pdf. Шаблони легко редагуються, їх можна надіслати електронною поштою, вести журнал збережених документів.

У Бітрікс24 до кожного завдання прикріплюється посилання на документ, який користувачі можуть спільно редагувати, коментувати та обговорювати в рамках завдання. Найпростіше зберігати документи на системному диску. Якщо з якихось причин вас не влаштовує Бітрікс24.Діск, можна використовувати замість нього будь-яке інше сховище. Але це зручно не всім і не завжди.

Плюси Бітрікс24

1. Майже всі можливості (крім блокування документів та відключення публічних посилань на них) доступні у безкоштовній версії комплексного рішення. Також є 5 Гб у хмарному сховищі. А за 199 $ (верхній тариф) ви отримуєте необмежений обсяг. Плюс економія на ліцензійних програмах.
2. Великий вибір програм для оптимізації роботи з документами.
3. Підтримка версій документів та сповіщення про завантаження нових.
4. Широкий функціонал – в одному рішенні ви отримуєте все необхідне для електронного документообігу.

Мінуси рішення:

1. Параметри приватності файлу задаються через групу або завдання, до якого він прив'язаний, файл не можна зробити видимим або невидимим для певних користувачів, просто поставивши мітку.
2. Немає функції додавання короткого опису файлу.

Підведемо підсумки

Якщо у вас небагато проектів та учасників, а вимоги до документів не надто складні, можна зупинитися на найпростішому рішенні – наприклад, Trello та подібні. Для простої роботи із завданнями цього цілком достатньо – кожен прикріплює потрібні файли та при необхідності їх замінює.

Якщо йдеться про повноцінну спільну роботу та онлайн-узгодження, слід розглядати комплексні рішення - такі, як і аналогічні системи управління. Усі їхні можливості треба аналізувати та порівнювати, а потім вибирати, спираючись на той функціонал, який вам потрібен.

І пара порад - які стануть у пригоді при роботі в будь-якій системі:

• Навіть якщо ви використовуєте складну систему, яка "сама все впорядкує", стежте за тим, щоб документи та завдання називалися за однаковими правилами. Це спростить навігацію за проектами.
• Розділяйте доступи – робочі документи варто зберігати у внутрішніх групах, а клієнту віддавати вже чистий документ без коментарів та правок.
• Лайфхак: якщо Ви використовуєте Ворд у режимі редагування, не забудьте перед відправкою файлу зайти до Рецензування та прийняти всі виправлення. Інакше клієнт може помітити, як ви кілька разів змінили термін чи ціну.

Можливо, значна частина вашої роботи та проектів виконується онлайн. Але і вам, і вашому начальству може бути непросто розподілити черговість завдань за рівнем їхньої важливості.

Звідси необхідність застосування менеджерами різних програм для спільної роботи онлайн. Більше того, саме тоді їм доводиться вдаватися до засобів управління завданнями.

Засоби забезпечення умов для спільної роботи онлайн допомагають вашим менеджерам, команді співробітників і вам самим постійно триматися в курсі реалізації проектів, який може змінюватися і за яким ви не завжди можете встежити.

Якщо вказівок щодо ведення проекту надходить багато, якщо вони оновлюються і коригуються, як і сам проект, всі ці оновлення відразу відображаються в панелі керування. Перед вами огляд 10 додатків для спільної роботи, які можуть стати вам у нагоді, як менеджеру з ведення проектів.

1. Ведення нотаток: Producteev

Безкоштовний сервіс

Вам потрібно відслідковувати хід виконання завдань, а заразом "збирати в гурток" учасників вашої команди? Спробуйте Producteev у справі. Producteev – соціальна платформа управління завданнями, що дозволяє сповіщати відразу кількох людей про важливі аспекти виконання поточних завдань. Producteev дозволяє вам вести скільки завгодно проектів, сповіщати про подробиці та оновлення ходу їх реалізації стільки груп та окремих учасників, скільки ви вирішите включити до списку.

2. Віртуальне робоче середовище: Podio

Сервіс безкоштовний не більше ніж для 5 співробітників

Соціально-мережові засоби забезпечення умов для спільної роботи, подібні до Podio, дозволяють вам відвести на онлайн-платформі "куточок" для спілкування зі співробітниками. Обмінюйтесь робочими матеріалами з тими, кому дозволено доступ до них. Обговорюйте справи і не тільки з учасниками вашої команди тут, як у звичайному робочому кабінеті, з тією різницею, що він діє онлайн. Оптимальний сервіс для численних робітничих колективів.

3. Сеанс конференції: Conceptboard

Сервіс безкоштовний не більше ніж для 25 користувачів

Conceptboard – легка у використанні централізована платформа обміну повідомленнями наживо, що дозволяє вам ділитися відомостями з командою співробітників через їх публікацію на спільній “дошці”. Сеанси живого листування відкривають усім учасникам конференції ділянки “дошки”, які зараз переглядають інші. Оптимальний сервіс для віртуальних управлінців та учасників команди, які не можуть особисто відвідувати робочі зустрічі чи конференції.

4. Вибіркова командна робота: Basecamp

Сервіс, безкоштовний для викладачів та учнів, які розробляють навчальні проекти

Basecamp надає користувачеві можливість вибирати, кому з учасників команди відкрити доступ до перегляду деталей конкретних проектів, а кому закрити. Зручний для кожного спосіб координувати хід реалізації проектів через контроль доступу до файлів, запрошення до участі у розгорнутих обговореннях та багато інших прийомів. Basecamp – оптимальна програма для управлінців, які бажають приховати певні відомості та файли від деяких співробітників, забезпечити вибірковий допуск до них.

5. Мультизадачний режим: Binfire

Сервіс безкоштовний не більше ніж для 3 користувачів

Сервіс Binfire дуже схожий на Producteev, з тією лише різницею, що власні додатки Binfire мають ще й спільну інтерактивну “дошку” для обміну даними наживо та календарем. Binfire забезпечує вам зручність роботи у багатозадачному режимі на одному місці. Binfire підтримує показники соціально-мережевої активності, підвищуючи інтенсивність професійних контактів онлайн на особистому рівні, надає можливість використання інших сервісів творчої та практичної спрямованості.

6. Легкість використання: Google Appsдля підприємств

Сервіс безкоштовний для користування протягом 30 днів

Програма Google Apps, напевно, одна з найчастіше використовуваних вами та вашим менеджером. Легкість його використання дозволяє навіть нечисленним командам задіяти його без жодних складнощів. Google Apps дозволяє зберігати файли, обмінюватися ними, конструювати сайти проектів та шаблони. Сервіс надає вам можливість обміну згенерованими вами разом із вашою командою проектами у професійних та особистих цілях.

7. Відстеження несправностей: Goplan

30 днів безкоштовного пробного користування

Goplan дозволяє вам не тільки планувати хід реалізації проектів, упорядковувати завдання та файли в одному місці, але й відстежувати проблеми, що виникають при користуванні акаунтом, генерувати запити на їх усунення. Оптимальний сервіс для колективів, що задіють засоби управління спільною роботою. Додаток забезпечує швидкий розгляд звернень клієнтів через систему надсилання запитів, тим самим підвищуючи рівень обслуговування - а коли клієнт задоволений, він від вас не йде. Goplan також дозволяє вашим управлінцям відслідковувати історію звернень клієнтів щодо несправностей, які довелося усувати вашій команді.

8. Управління у реальному часі: Glip

Сервіс безкоштовний, але лімітований – 10,000 повідомлень на одну особу

Glip, по суті, це сучасний сервіс ділового спілкування, чиї можливості розширені за рахунок вбудованих функцій. Він не тільки забезпечує легкість взаємодії, а й легко вбудовується в структуру ресурсів. Додаток зручний для управління контентом, для ведення маркетингових проектів та розподілу робочого навантаження команди, але головна його особливість у беззбійності та простоті використання. Серед відмінних функцій Glip також компактний редактор документації спільного користування Notes плюс можливість брати участь у роботі над проектами необмеженої кількості співробітників і запрошених користувачів.

9. Розширення бізнесу: Worketc

Якщо ви власник малого підприємства, але хочете підняти справу на більш високий рівень, то вам варто подумати про використання Worketc. Сервіс забезпечує попередній перегляд умов переведення бізнесу з розряду дрібних у середні та великі. Він містить платформу для управління проектами та взаємодії з клієнтами, підтримує систему виписки накладних та оформлення продажів. Підтримка системи виписки накладних та оформлення продажів надає вашим управлінцям і співробітникам можливість легко задіяти додаткові інструменти для просування контенту на ринку.

10. Справі вінець: ProWork Flow

14 днів безкоштовного користування

Застосування базових сервісів ринкового просування соціальних мереж іноді буває недостатньо для успішного розподілу робочого навантаження всередині вашої команди. Якщо під вашим початком великий колектив та обсяг роботи у вас теж великий, то ProWork Flow з його функціоналом нового покоління стане вам у нагоді. Додаток допоможе вам відстежувати хід та оновлювати дані одразу низки проектів кількох співробітників – одночасно і в одному місці. Серед інших функцій сервісу відображення робочого завантаження команди для зручності перегляду в інструментальній панелі, а також тимчасова шкала та табель, з якими облік витрат часу легше легко вести.