Доброго часу доби, шановні відвідувачі! Що таке кадрова робота, навіщо вона потрібна і чи потрібна взагалі? Про це ви дізнаєтесь із моєї статті: кадрове діловодство для чайників.

Відділ кадрів для підприємства

Як для відвідувачів театр починається з вішалки, так для будь-якого новознятого співробітника підприємство починається з відділу кадрів. Їм воно й закінчується при звільненні.

Відділ кадрів відповідає за всі питання, пов'язані зі співробітниками підприємства:

• Прийом, переведення та звільнення;
• Дотримання трудової дисципліни;
• Дотримання посадових інструкцій;
• ведення особових справ працівників;
• Ведення кадрової документації;
• Пошук персоналу на відкриті вакансії;
• Проведення первинних співбесід;
• Ознайомлення працівників із усіма змінами в організації;
• Розробка різноманітної документації;
• Участь у розробці основних локально нормативних документів підприємства.

Як бачите список дуже великий, і він не вичерпний. Відділ, який веде кадрову справу, це особливий підрозділ в організації, що взаємодіє з усіма іншими структурними одиницями підприємства.

І не важливо, що найчастіше кадри — це найменший підрозділ на підприємстві, інколи ж його взагалі не виділяють.

Чим займається відділ кадрів

Тепер розглянемо докладніше, чим займається кадровик на своєму робочому місці – це і буде кадровим діловодством.

Оформлення працівників

Прийом та звільнення працівників – це найголовніша функція відділу кадрів. Усі переміщення співробітників перебувають у його віданні. Коли людина шукає роботу бачить вакансію і дзвонить за вказаним номером, то в 90 випадках зі 100 вона потрапить у кадри, де її зорієнтують з питань, що її цікавлять, а також призначать час, коли прийти на співбесіду або заповнити анкету.

Після того, як керівник ухвалив рішення про те, що співробітник йому підходить, останній знову потрапляє до рук фахівця з кадрів. І ще, зауважте, коли вакансія заповнюється шляхом конкурсного відбору, до комісії кадровик увійде обов'язково.

Отже, після того, як співробітник найнятий, він потрапить до кадровика, де проходить такі процедури:

1. Подає всі необхідні документи;
2. Знайомиться з усіма локально-нормативними документами, що належать до його роботи та розпорядку в компанії;
3. Підписує трудовий договір;
4. Знайомиться з наказом прийняття його працювати;
5. У деяких випадках тут він отримує початкові знання з охорони праці, тобто проходить первинний інструктаж.

Ведення документації

Після того, як усі документи підписані та надані, фахівець з кадрів формує особисту справу співробітника. Воно є всі копії документів і особисту картку на уніфікованому бланку. Крім цього, надалі через кадри оформлятимуться всі питання, пов'язані безпосередньо з працівником:

• Оформлення відпустки;
• Виплата премій та інших грошових сум;
• Позбавлення премії та інші штрафні санкції;
• Накладення дисциплінарних стягнень та покарань;
• Зміни в оплаті праці та інших умовах трудового договору;
• Зміни в організації загальні або стосуються безпосередньо співробітника.

І багато інших питань, перелік можна продовжувати практично нескінченно в залежності від специфіки компанії та функціоналу, покладеного на кадри.

Багато хто заперечить, що більшість перерахованих питань належить до компетенції бухгалтерії, але ні, це не так. Так, саме бухгалтерія нараховує відпускні та грошові виплати. Вона ж їх утримує, але після того, як отримає відповідний наказ, створений кадровим працівником.

Для складання цих наказів кадровик використовує різні підстави:

• заяви від працівника;
• Службові записки від керівників підрозділів;
• Службові розслідування та висновки комісій;
• Письмові та усні розпорядження керівника підприємства.

До речі, кадровик перебуває у безпосередньому підпорядкуванні у керівника підприємства. У поодиноких випадках його заступника.

Після того, як накази видані, їх оригінали та підстави для них підшиваються та зберігаються належний час. Цим теж має займатися фахівець з кадрів.

Ведення іншої кадрової роботи

Крім того, що працівники кадрів оформлюють документи співробітників, вони займаються ще іншою роботою, яку можна зарахувати до кадрового діловодства.

• Упорядкування посадових інструкцій.Але це не означає, що всю інструкцію складає одна людина. Як правило, розділ посадові обов'язки пише той, хто добре знайомий з цим видом роботи. Чи працівник кадрів докладно розпише функціонал зварювальника, електрика або кранівника. Але він формує інструкцію до єдиного документа.
• Організаціяпроведення атестації робочих місцьта підготовка необхідної документації для неї. До речі, це поняття – атестація – залишилося тільки в побуті. Законодавчо ця процедура вже кілька років називається спеціальною оцінкою умов праці (СОУТ).
• Участь у складанні основних документіворганізації: положень про оплату праці, колективних договорів та угод, правил внутрішнього трудового розпорядку. У деяких випадках вносяться лише корективи, а в деяких документах повністю складається.
• Ведення штатного розкладу.Відповідальність за цей документ кадровик ділить із головним бухгалтером підприємства. У його веденні знаходяться найменування посад та їх кількість, а бухгалтерія контролює ставки та оклади.
• Організація медичних оглядів та навчанняпрацівників. Якщо компанія невелика, то він робить цю роботу сам, інакше стежить лише за виконанням. У будь-якому разі це визначається політикою компанії.
• Участь у різних комісіях: проведення службових розслідувань, нещасних випадків на виробництві, перевірки знань охорони праці тощо.

Як бачите, справ у кадровика досить багато, і вони дуже різноманітні.

Місце кадрів у функціонуванні організації

У розділі ми розглянемо взаємодія відділу кадрів коїться з іншими підрозділами. Ось основні з них:

• Бухгалтерія. З цим відділом кадровик співпрацює тісно та постійно. Саме сюди йдуть всі накази, що видаються. Насамперед це стосується наказів про примі, переклад і звільнення. Саме з них співробітники бухгалтерії, які нараховують зарплату, дізнаються, кого включити до відомості, кого виключити з неї та який у кого оклад. Табелі обліку робочого часу, перед тим як потрапити розрахункові на стіл, також проходять перевірку в кадрах, а найчастіше їх і веде кадровик. Якщо підприємстві діловодство ведеться з допомогою спеціалізованих програм, то взаємодія кадрів і бухгалтерії значно спрощується.
• Секретаріат чи приймальня. Саме звідси до кадрів надходить більшість підстав для видання наказів із резолюцією керівника. Це якщо діловодство для підприємства ведеться з усіх правил. Якщо такого відділу немає, то заяви надходять прямо до кадровика і він несе їх до керівника.
• З усіма іншими відділами організації взаємодія полягає у доведенні до відома керівників та безпосередньо працівників усіх кадрових змін в організації.

Чому на кожному підприємстві необхідний відділ кадрів

Законодавство не зобов'язує виділяти таку структурну одиницю, як відділ кадрів. Але в практиці діловодства, що склалася, саме цей підрозділ веде більшість документації передбаченої Трудовим Кодексом РФ.

Чи можна нехтувати веденням кадрового діловодства? Відповідь: ні, робити цього не варто. І тому є кілька причин:

1. Належно оформлений договір між роботодавцем і працівником, а також всі інші документи, що стосуються роботи співробітника, допоможуть уникнути безлічі неприємних ситуацій, коли між сторонами виникнуть розбіжності.
2. Акуратне ведення документації, зокрема кадрової, характеризує організацію лише з позитивного боку.
3. Крім оформлення прийому на роботу та звільнення кадровик виконує безліч іншої роботи, він служить своєрідною сполучною ланкою між вищим керівництвом та іншими підрозділами.
4. Грамотний кадровик не тільки правильно оформить усі документи, а й зможе вказати керівнику, в якій частині він порушує трудове право, що допоможе уникнути перевірок та санкцій.

Звівши докупи все вищесказане можна з упевненістю сказати, що діловодство і кадровий облік дуже корисні і потрібні в кожній організації. А хоча б поверхневі знання в цій сфері, які й дали «для чайників», впевнений, допоможуть з прийомом на роботу та подальшим безпроблемним виконанням своїх трудових обов'язків.

І трохи гумору наостанок...

З повагою, Технічні експерти.

Кадрові працівники щодня стикаються з необхідністю оформляти накази щодо основної діяльності (відрядження, надання відпустки, заохочення або стягнення) та інших ситуаціях, що торкаються інтересів працівників, наприклад, тимчасового переведення у зв'язку з медичними показаннями.

Діловодство. Накази
* Організація діловодства.
* Нормативні документи
* Зразковий склад документів
* Накази з
* Підстави до наказів по л/с – доповідна та пояснювальна записки, подання, протокол, акти
* Накази з основної діяльності,
* Документи
* Документи для
* Повідомлення, повідомлення, напрямки, довідки
* Зразки наказів,
* Заощадити час при

Кадрове діловодство - галузь діяльності, що документує трудові відносини, що фіксує інформацію про наявність та рух персоналу, в результаті цього кадрові процедури набувають документального оформлення.
Практично будь-який кадровий документ має юридичну (комерційну) цінність. За допомогою кадрових документів, які використовуються як письмові докази, роботодавець може довести свою позицію в суді. Наприклад, організація на підтвердження податкових пільг з прибутку і податку майно має надати штатний розпис, розрахункові відомості із зарплати, накази з кадрів, копії трудових книжок, табель обліку робочого дня та інші документи.
У практиці податковими інспекторами допускається, що якщо у штатному розкладі передбачено посаду юриста чи маркетолога, то витрати на оплату послуг сторонніх юристів чи маркетологів врахувати при оподаткуванні організація вже не може. Однак арбітражна практика підтверджує, що для обліку витрат при розрахунку на прибуток достатньо, щоб послуги були надані в рамках виробничої чи комерційної діяльності, спрямовані на отримання доходу та підтверджені документально (ст.252 НК РФ).
Крім того, докладно складені посадові інструкції, трудові договори та штатний розпис як письмові засоби доказу у судовому розгляді встановлюють виробничу необхідність витрат організації на відрядження та витрати на підготовку та перепідготовку кадрів.
Документуючи трудові відносини, переважна більшість кадрових документів містить дуже важливу інформацію. Тому ставлення до роботи з такими документами має бути надзвичайно серйозним. Про правильність заповнення кадрових документів залежить підтвердження певних юридичних фактів, основі яких виникають ті чи інші права працівника. Це може утруднити отримання права працівника на дострокове призначення трудової пенсії, зокрема за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, проте будь-яка помилка чи неточність у найменуванні посади може призвести до того, що період роботи на "шкідливій" посаді не враховуються як пільговий і працівник не має права на дострокову трудову пенсію.
Особливу увагуслід приділити порядку ведення трудових книжок, які відповідно до ст.66 ТК РФ є основними документами для розрахунку трудового та страхового стажу працівника.
Загалом від документування трудових відносин може залежати забезпечення соціальних, пенсійних та інших гарантій, наданих російським законодавством працівникам.
Закони, постанови, інструкції та інші документи, які містять норми трудового права, необхідні професійної роботи кадрового спеціаліста. Тому перший крок у створенні служби персоналу – це формування достатньої бази нормативних документів.
Документи, які мають бути щодня під рукою у працівника кадрової служби, можна розділити на дві самостійні групи.
У першу групувходять законодавчі та підзаконні акти, що містять норми трудового права та норми охорони праці. Ці документи є обов'язковими для виконання.
До другій групівідносяться документи методичного характеру з управлінської праці та кадрового діловодства. Вони мають рекомендаційний характер. Документи містять рекомендації, як краще оформляти кадрові папери, як зручніше організувати роботу з ними. При цьому кадровик має право самостійно вирішувати, дотримуватися цих рекомендацій або діяти відповідно до корпоративних стандартів.
У блоці "Документи з трудового права та охорони праці" можна зазначити п'ять нормативних правових актів.

Перший - Трудовий кодекс РФ. Це основний закон, яким має керуватися у своїй роботі кадровий фахівець будь-якої організації. Норми ТК регулюють порядок прийому та звільнення співробітників, організацію їхнього робочого часу та часу відпочинку, умови виплати заробітної плати, надання працівникам різних пільг та компенсацій.
Другий- Федеральний закон РФ від 27 липня 2006 р. №149-ФЗ"Про інформацію, інформаційні технології та захисту інформаціїНа підставі цього закону будується вся робота кадрової служби з персональними даними співробітників. Наприклад, вирішується питання про те, яким чином оброблятиметься і де зберігатиметься інформація, отримана від співробітника при його надходженні на роботу.
Третій- Закон РФ від 29 липня 2004 р. №98-ФЗ "Про комерційну таємницю". Він встановлює перелік відомостей, які можуть становити комерційну таємницю організації, список співробітників, які мають доступ до неї, процедуру ознайомлення з секретними даними, а також відповідальність за поширення конфіденційної інформації.
Четвертий- Закон РФ від 17 липня 1999 р. №181-ФЗ "Про основи охорони праців Російській Федерації". Положення цього документа дозволяють грамотно побудувати в організації систему охорони праці. А це дуже важливо. Адже здорові та безпечні умови роботи - це одна з головних умов, яку гарантує роботодавець, укладаючи трудовий договір із співробітниками. При виявленні порушення правил охорони праці праці та техніки безпеки трудовий інспектор притягує винних посадових осіб до адміністративної відповідальності.
П'ятий - Закон РФ від 8 серпня 2001 р. № 134-ФЗ"Про захист правюридичних осіб та індивідуальних підприємців при проведенні державного контролю(нагляду)". Закон дає уявлення про права та обов'язки роботодавця при проведенні в організації різних інспекційних перевірок. Наприклад, у законі йдеться про документи, які роботодавець має право вимагати від перевіряючого при його появі в організації, про право представника компанії особисто бути присутнім під час перевірки , про те, як організація може оскаржити незадовільні результати інспекції.

Ще до однієї групи нормативних актів, необхідні у роботі кадрової служби, належать матеріали методичного характеру щодо організації управлінської праці та роботі з кадровими документами.
По перше, це ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Цей державний стандарт визначає перелік реквізитів, які мають бути присутніми на документі, що видається в організації, порядок їх розташування, вимоги до фірмових бланків.
Наприклад, стандарт диктує правила розташування Державного герба, емблеми організації та її товарного знака. Встановлює, у разі заголовку документа пишеться скорочене найменування організації, а якому немає і з яких елементів складається реєстраційний номер наказу. Стандарт поширюється попри всі організаційно-розпорядчі документи підприємства: постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти, листи. З усіма цими документами працюють співробітники кадрової служби.
По-друге, це Списоктипових управлінських документів, які утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 р. Цей нормативний акт дає вичерпний перелік внутрішніх документів, залежно від юридичної значущості, регулює порядок і їх зберігання. Як довго слід зберігати, припустимо, штатний розпис, положення про преміювання, табель обліку робочого часу, посадові інструкції та інші документи, кадровий працівник дізнається саме з цього відомчого документа.
По-третє, це уніфіковані формипервинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Форми наказів про прийом на роботу, про звільнення, про переведення, про направлення у службове відрядження, про заохочення, а також форми особистої картки працівників та деяких інших документів входять до складу альбому, затвердженого Постановою Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. № 1.
Причому ведення цих уніфікованих форм згідно п.2названої постанови обов'язково для всіх організацій, що здійснюють діяльність на території РФ, незалежно від форми власності.
По-четверте, це постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.
"Про трудові книжки" та постанову Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 " Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжокЦі документи знадобляться кадровику при роботі з трудовими книжками працівників. Рекомендації, які містяться в цих документах, допоможуть співробітнику кадрової служби правильно, без помилок заповнити трудову книжку працівника, при необхідності внести до неї відповідні зміни або оформити замість зіпсованого чи втраченого документа дублікат.
У п'ятих, це міжгалузеві укрупнені нормативи часуна роботи з комплектування та обліку кадрів та міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління, затверджені Постановою Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 №72. Ці документи можна також включити до списку необхідних інструментів кадровика. З їхньою допомогою можна розрахувати чисельність співробітників кадрової служби, і навіть визначити кількість часу, необхідного кожному їх виконання своїх трудових обов'язків.
Потрібно дотримуватися рекомендацій, які містяться в нормативно-методичних документах, хоча вони й не мають обов'язкового характеру. Справа в тому, що здебільшого вони спрощують роботу з документами. Крім того, інспекція праці надає великого значення цим інструкціям та у разі їх недотримання може оштрафувати організацію.
Важливо знати, які документи є обов'язковими для фірми, які стають такими лише за певних умов, а які папери можна не складати, оскільки вони мають рекомендаційний характер. Це дозволить добре підготуватись до зустрічі з трудовими інспекторами.
Створюючи документи, спеціалістам кадрової служби необхідно керуватися у своїй діяльності таким:

1. Вид внутрішніхдокументів, порядок їх розроблення, затвердження тощо. застосовується той, який зручний для цієї організації;
2. Вид зовнішніхдокументів має підпорядковуватися загальним правилам надання цим документам юридичної сили;
3. Зберігатися документи в організації повинні з урахуванням вимог архівної служби.

Надання документам юридичної сили

Щоб документ мав юридичну силу, необхідно дотримання наступних правил:
1. Роботодавець зобов'язаний дотримуватись при його підготовці чинних норм законодавства;
2. Документ може видаватися лише у межах своєї компетенції;
3. Роботодавець зобов'язаний дотримуватись загальнодержавних правил складання та оформлення документів.

Для документального оформлення всіх кадрових операцій у організації необхідні певні знання та вміння.

Діловодство на підприємстві регулюється самостійно розробленою та затвердженою директором інструкцією. Вона є внутрішнім нормативним актом і є обов'язковою для дотримання всіма співробітниками господарюючого суб'єкта. Розробляє та контролює її виконання відділ кадрів.

Законодавство вимагає складання безлічі документів, що закріплюють усі сторони трудових відносин працівника з роботодавцем.

Досвідчені та початківці кадровики повинні підвищувати кваліфікацію. На допомогу їм створено інтернет-сайти, де представлені теоретичні курси кадрового діловодства.

Кадрові папери відбивають діяльність персоналу, підтверджують стаж співробітників, що грає першорядну роль при нарахуванні пенсії. Керівництво відповідає за документальний фонд підприємства.

Головні деталі контролю на папері

Грамотна організація кадрового обліку вимагає знання нормативної бази, відстеження її змін, орієнтації у формах документів, що використовуються.

З якою метою здійснюється

Порядок проведення кадрового обліку регламентується законодавством. На великих підприємствах із великим штатом співробітників, як правило, формується кадрова служба. Її працівники оформляють відповідні документи відповідно до вимог нормативної бази РФ.

Папери можуть мати уніфіковану форму або розроблятися для підприємства і затверджуватись у локальних актах.

Кадрове діловодство - це діяльність, спрямовану розробку і ведення документів, що з урахуванням персоналу, робочого дня, розрахунків з праці.

Кадрові питання включають такі позиції:

• оформлення прийому працювати;
• внутрішнє переміщення працівників;
• звільнення;
• регулювання відносин між керівником та співробітниками;
• організація трудового процесу;
• інші.

Правильна організація кадрового обліку сприяє вирішенню низки завдань.

Його основні цілі представлені у таблиці:

Напрямок кадрової роботи	Завдання, що виконуються
Обліково-контрольне	прийом, облік, звільнення персоналу.
Планово-регулятивне	підбір, переміщення, адаптація працівників.
Звітно-аналітичне	вивчення працівників, оцінка їхньої праці; аналітична робота; складання звітів.
Координаційно-інформаційне	підготовка, навчання, перепідготовка персоналу; прийом працівників зі службових та особистих питань; обробка письмових звернень трудящих; архівна та довідкова діяльність.
Організаційно-методичне	документування роботи працівників; робота з персоналом підрозділів; кадрове планування та керівництво.
Документальне	ведення особових справ, трудових книжок; складання наказів, паперів для персоніфікованого обліку; оформлення лікарняних, пенсійних свідоцтв тощо.

У Москві інших великих регіонах РФ організації, мають окремі підрозділи, можуть вести кадровий облік онлайн. Для цього розроблено відповідні програми, що дозволяють проводити обмін документами в електронному вигляді.

Законодавча база

Законодавчі основи кадрового діловодства містяться у ТК РФ.

Ця діяльність регулюється цілою низкою нормативно-правових актів:

• Вказівки щодо заповнення та застосування первинних документів з обліку та оплати праці (постанова Держкомстату № 1 від 05.01.04);
• уніфіковані документи та вимоги до їх складання (постанова Держстандарту № 65-ст від 03.03.03);
• Типова інструкція з діловодства для федеральних органів виконавчої (наказ Мінкультури РФ № 536 від 08.11.05);
• Правила роботи архівів (рішення Колегії Росархіву від 06.02.02);
• Правила діловодства для ФЗІВ (постанова Уряду РФ № 477 від 15.06.09);
• Закон про інформацію, її захист та інформаційні технології № 149-ФЗ від 27.07.06;
• Закон про розгляд звернень російських громадян №59-ФЗ від 02.05.06;
• Закон про державну мову РФ №53-ФЗ від 01.06.05;
• Закон про архівну справу №125-ФЗ від 22..10.04;
• Закон про комерційну таємницю №98-ФЗ від 29.07.04;
• Наказ про трудові книжки № 117н від 22.12.03;
• Постанову про прийняття інструкції щодо заповнення трудових №69 від 10.10.03;
• Постанову про трудові книжки № 225 від 16.04.03;
• інструкції Генштабу збройних сил РФ

Обов'язкові документи

ТК РФ зобов'язує організації мати свою законодавчу базу, куди входять ряд обов'язкових локальних нормативних документів.

До них відносяться:

Статут	Основний установчий документ. У ньому прописано правову форму підприємства, засновників, сферу діяльності, порядок прийому та звільнення керівника, його повноваження. Багато внутрішні нормативні акти підприємства складаються виходячи з положень Статуту.
Правила розпорядку праці (далі - Правила)	Наявність документа передбачає ст. 189, 190 ТК РФ. Він встановлює порядок прийому на роботу та звільнення співробітників, права, обов'язки сторін угоди, режими праці та відпочинку, систему заохочень та стягнень, інші питання щодо трудових відносин на підприємстві. Правила затверджує директор. За наявності організації профспілки, враховується його думки щодо прийняття документа. В організаціях, де персонал працює ненормований робочий день, має існувати Перелік відповідних посад та професій. Він оформляється як додатки до Правил.
Інструкція про захист персональних даних	Відповідно до ст. 87 ТК РФ у ній встановлено вимоги, обов'язкові до виконання при обробці персональної інформації про працівників, забезпечення їх захисту, використання, зберігання. Персональною вважається інформація про окремо взятого працівника, необхідна роботодавцю для трудових відносин. Працівники мають бути ознайомлені з документами, які визначають порядок обробки даних.
Положення про охорону праці	Воно перебуває у відділі кадрів. Кожного працівника ознайомлюють із документом. На підприємствах з чисельністю співробітників понад 50 осіб має бути посада спеціаліста з охорони праці.
Графік змінності	Застосовується у компаніях зі змінним графіком праці. Документ є терміновим та діє певний період на розсуд роботодавця.
Папери з нормування праці	Вони відображаються необхідні тимчасові витрати на виготовлення продукції (виконання робіт) одним співробітником або групою та встановлення на їх основі трудових норм.

Нормативні акти

Після прийняття керівника встановлюється кількість посад, необхідних для нормальної роботи організації. З урахуванням одержаних цифр, виробничого циклу та інших особливостей діяльності підприємства готується .

Для оформлення документа зазвичай використовують бланк уніфікованої форми. Завантажити зразок безкоштовно можна з Інтернету. Роботодавець має право коригувати розклад на власний розсуд.

У документі посади перераховуються в ієрархічному порядку: починаючи з директора та закінчуючи допоміжним персоналом. Для кожної з них вказується кількість одиниць по штату, оклад та надбавки.

На наступному етапі формується робочий розклад. Воно є графіки роботи всім співробітників. За наявності змін створюються докладні графіки змінності. У документі коротко описуються вимоги до зовнішнього вигляду працівників, поведінки, порядку денного тощо.

Далі розробляється форма трудового договору. У цьому мають враховуватися основні норми ТК РФ та внутрішніх нормативних документів підприємства. Трудову угоду зазвичай складає юрист організації або залучений із боку.

Документ повинен містити такі позиції:

• відомості про юрособу: назву, адресу, телефон, ПІБ та посаду керівника;
• дані паспорта працівника;
• посада співробітника, типи договору (постійний чи терміновий) та робочого місця (основне чи додаткове);
• перелік основних обов'язків із посиланням на інструкцію до цієї посади;
• відомості про оплату праці, доплати, пільги, надання відпусток;
• робочий графік; оплата переробки;
• причини припинення дії договору та інші умови;
• підписи та реквізити сторін, печатка підприємства.

Для перевірки та оптимізації роботи кадровиків керівництво може провести внутрішній чи незалежний аудит. Це сприяє зменшенню ризику адміністративних покарань, суперечок та скарг із боку персоналу.

Етапи організації кадрового діловодства з нуля

Для формування кадрового обліку зручно використовувати таку покрокову інструкцію:

Підготовка необхідного	Для організації кадрової служби спочатку потрібно придбати меблі, оргтехніку, канцтовари і т. д. Обов'язково знадобиться кадрова програма, наприклад, «1С: ЗУП» та довідкова правова система. Завдяки цьому працівники відділу відстежуватимуть останні зміни законодавства та отримають доступ до необхідних документів. Сейф необхідний зберігання трудових і важливих паперів.
Оформлення керівника	Директор є виконавчою особою будь-якої компанії. Він підписує документацію. Для наділення його всіма повноваженнями він приймається працювати за трудовою угодою. Видається відповідне розпорядження, яким він призначає сам себе.
Призначення відповідального за кадрову роботу	У невеликій компанії ці функції може виконувати керівник. Якщо діловодством займається окремий працівник, із нею оформляють трудового договору. На його підставі готується наказ. Якщо обов'язки покладено однієї з прийнятих раніше співробітників, оформлюють додаткову угоду і наказ.
Складання внутрішніх актів	Вони підписуються директором і зберігаються у спеціальній папці разом із наказами. До локальних документів належать папери, перелічені вище (розділ «Нормативні акти»).
Документування прийому персоналу	На кожного працівника слід завести папку для підшивки всіх паперів, пов'язаних з його даними та трудовою діяльністю (трудова угода, наказ про прийом, особиста картка).
Заповнення трудових книжок	До даних документів співробітників вносяться записи про прийом, переклади, заохочення тощо. Роботодавець зобов'язаний завести нову книжку на співробітника, який раніше ніколи не працював. Трудові та журнал їх реєстрації є у ​​відділах канцтоварів. Зберігатися ці папери повинні в сейфі.

Ця інструкція підійде і для чайників, які не мають досвіду в цьому питанні.

Як ведеться облік

Для ведення обліку необхідно правильно організувати документообіг.

Для цього необхідно зробити таке:

• розробити внутрішню нормативну базу;
• підготувати штатний розклад для кожної одиниці штату;
• зробити штатну розстановку;
• підготувати трудові угоди;
• розробити форми з особового складу;
• оформити картки Т-2;
• затвердити бланки заяв для працівників;
• підготувати внутрішні накази.

Усі кадрові дії повинні підтверджуватись. Їхній перелік закріплюється в нормативних актах.

Додаткові моменти

Кадровий облік із нуля починається з прийому персоналу. Важливо правильно оформити роботу здобувачів, підготувати необхідну документацію.

Штатний розклад та відпустки

Одним із обов'язкових типових документів, які мають існувати на підприємстві, є штатний розпис (ф. Т-3).

• список структурних підрозділів та посад;
• кількість одиниць штату з кожної посади;
• оклади, надбавки за посадами;
• фонд заробітної плати організації.

Підрозділи зазначаються у документі за рівнем їх важливості до роботи організації. У них посади працівників повинні наводитися також у порядку значимості. Назви посад у трудових угодах та штатному розкладі мають співпадати.

Штатна розстановка - це форма розкладу із внесеними ПІБ працівників відповідно до займаних посад.

Графік відпусток (ф. Т-7) відображає інформацію про час надання щорічних відпусток усім працівникам. Складається на рік. Його затверджує директор за погодженням із профорганом. Документ має оформлятися мінімум за 2 тижні до нового року. Занесені до нього дані обов'язкові виконання, як співробітниками, і роботодавцями. Виняток становлять пільговики.

Графік включає такі реквізити:

• назва підрозділу;
• Найменування посади;
• ПІБ та табельний номер трудівника;
• число днів відпустки;
• дати відходу у відпустку за планом та фактом;
• підстава перенесення відпустки, ймовірна дата.

За два тижні до відпустки співробітнику повідомляють про це. Видається розпорядження, з яким працівника ознайомлюють під розпис. У листопаді можна підготувати наказ всім керівників підрозділів, який зобов'язує їх здати у бухгалтерію графіки відпусток до 1 грудня. Це полегшить підготовку загального графіка.

Оформлення співробітників

Повноцінна робота організації починається із набору співробітників. Заповнення вакансій супроводжується оформленням документів.

Обов'язки кадровика при прийомі співробітників полягають у наступному:

• реєстрація у спеціальному журналі заяви від претендента;
• ознайомлення новачка з діючими інструкціями та локальними актами;
• оформлення трудової угоди та контроль підписання її сторонами;
• видача примірника договору співробітнику та проставлення відмітки про це на бланку організації;
• оформлення та реєстрація наказу у книзі обліку;
• заповнення особистої картки, підшивка документів у справу (заяви, копії особистих паперів, наказу, договору);
• передача документів розрахункові для нарахування зарплати працівникові.

При побудові системи кадрового діловодства спочатку слід визначитися, які документи обов'язково мають оформлятися, а які необхідні конкретної сфери діяльності.

До необхідних паперів належать:

• розпорядження з особового складу (на прийом, переклад тощо);
• кадрові накази (на відпустки, премії, відрядження тощо);
• картки Т-2;
• трудові;
• угоди;

До інших обов'язкових паперів входять такі:

• штатний розклад;
• становище по ВІД;
• журнал реєстрації відряджень;
• правила внутрішнього розпорядку;
• інші.

Посадові інструкції та Колдоговор вести не обов'язково, проте ці документи є майже у кожного роботодавця.

Після встановлення переліку обов'язкової документації слід вивчити статутні папери. На їх підставі слід розробити інші документи. Їх перелік залежить від характеру діяльності юрособи та особливостей умов праці. Наприклад, за необхідності забезпечення працівників уніформою та ЗІЗ потрібно підготувати розпорядження про порядок та строки їх видачі, яким працівникам вони необхідні.

Документально повинні підтверджуватись компенсації та пільги за роботу в особливих умовах: на шкідливих виробництвах, ненормовану, нічну тощо. Далі оформлюють Положення про кадрове діловодство. У ньому відображають список необхідних роботи організації паперів, порядок їх оформлення та зберігання.

Законодавство не зобов'язує розробляти таке Положення, проте воно суттєво полегшить роботу кадровиків. На роботу до нової організації спочатку приймається директор, потім він набирає решту персоналу.

Склад та кількість необхідних посад відображає штатний розпис. У правилах розпорядку відбиваються всі графіки роботи, вимоги до співробітників тощо. буд. Типове трудову угоду розробляється виходячи з норм ТК РФ.

Перед застосуванням облікових журналів їх потрібно підготувати: пронумерувати аркуші, прошити, скріпити печаткою. На останній лист прошивки приклеюють папірець. На ній вказують кількість сторінок, директор чи відповідальний виконавець розписуються, ставиться друк. На першій сторінці журналу пишуть найменування організації та дату початку його ведення.

Одним із найважливіших документів кадрового обліку є трудова книжка. Для їх ведення наказом призначається відповідальна особа, яка їх заповнює та відповідає за безпеку.

Часто задавані питання

Організація кадрового обліку має певні тонкощі та нюанси:

Порядок відновлення	Процедура не відображена у законодавстві. Зазвичай вона складається з наступних кроків: Вивчення актуальних нормативів. Визначення списку документів. Упорядкування плану подальшої роботи організації. Визначення відповідальних за документи осіб. Формування штатного розкладу. Перевіряє правильність прийому співробітників, переміщень, кадрових перестановок, звільнень. Визначення законності режиму праці для підприємства.
Особливості у ІП із найманими працівниками	Підприємець приймає персонал працювати за стандартним сценарієм. Договір укладається у кілька етапів: Отримання паперів. Оформлення заяви. Складання та підписання угоди. Формування наказу приймання. Заклад картки Т-2. Внесення запису до трудового. Свої особливості має працевлаштування громадян, які розмовляють англійською.
Ведення на малому підприємстві	У цих організаціях кадровими питаннями може займатися сам керівник чи спеціальний відділ. Роботодавець може передати кадровий облік на аутсорсинг. Усі питання вирішуватиме стороння спеціалізована організація. Складнощі з документообігом виникають, якщо організація велика, має структурні одиниці та великий обсяг документації. І тут обов'язки з передачі паперів може покладатися кур'єра. У цьому часто представники організації-виконавця не відвідують офіс замовника, т. е. робота виконується повністю дистанційно.
Спрощення обліку на мікропідприємствах	Усі умови праці закріплюються в угоді із працівником. У 2019 році керівники даних компаній та ІП мають право відмовитися від складання локальних нормативних актів. Протягом 4 місяців із втрати статусу мікропідприємства, керівництво має оформити «традиційну» кадрову документацію.

Отже, організація для підприємства кадрового діловодства - складна процедура. Вона потребує детального вивчення нормативної бази та відстеження всіх змін. Грамотна побудова кадрового обліку сприяє побудові трудових відносин у межах законодавства. Для підготовки кадровика роботодавець може скористатися послугами спеціалізованих компаній.

Успішне керівництво та управління персоналом будь-якого підприємства починається з коректної діяльності кадрового виробництва, організації та регулювання роботи з документами та інформації про співробітників.

Кадрове діловодство - це особливий вид діяльності, що спеціалізується на оформленні трудових відносин, веденні та реєстрації обліку співробітників та складанні звіту про рух персоналу. По суті, цей вид діяльності є вузькоспрямованим та займається виключно співробітниками підприємства, їх працевлаштуванням, звільненням, оформленням відпусток та формуванням заробітної плати.

Ведення діловодства - це невід'ємна і важлива частина роботи, що проводиться на будь-якому підприємстві чи будь-якій організації, незалежно від її форми власності та від чисельності співробітників. На жаль, деякі підприємства нехтують таким важливим процесом, або він виробляється некваліфіковано, з припущенням помилок у документації, що може призвести не лише до штрафних санкцій з боку державних служб, а й до судових позовів з боку працівників підприємства.

Кадрове діловодство та важливість його ведення

Структура практично будь-якого підприємства чи організації передбачає наявність персоналу. Відносини між керівником та працівником у ході виробничої діяльності не обмежуються лише оплатою праці. Грамотний розподіл обов'язків, вирішення поточних питань та організація праці підлеглих – основа адміністративного управління персоналом, яка потребує ведення діловодства. На підставі кадрових документів проводиться оплата праці, преміювання співробітників, надання соціальної допомоги та належних пільг. Копії документів можуть бути потрібні співробітнику для надання до Пенсійного Фонду або суду, крім того, вони можуть бути в будь-який момент перевірені податковою інспекцією.

Кадрове діловодство ведеться відповідно до правових норм та Трудового Кодексу, а заповнення звітних форм і документів здійснюється при використанні уніфікованих форм. Федеральні закони про охорону праці, про захист прав підприємців та комерційну таємницю є керівною основою для роботи співробітників відділу кадрів. Наявність безлічі державних стандартів у кожній галузі господарської діяльності та наявність нормативних актів щодо складання звітної документації є основою для організованого ведення діловодства у кожній організації.

Документи кадрового діловодства

Оскільки всі кадрові документи відрізняються великою юридичною важливістю, вони повинні складатися відповідно до вимог трудового законодавства РФ та за єдиною формою. Основними документами кадрового діловодства будь-якого підприємства, що оформлюються в першу чергу, є:

документи внутрішнього трудового розпорядку;

Документи захисту прав працівника;

Документи щодо охорони праці та забезпечення пожежної безпеки.

Іншим важливим напрямом у роботі відділу кадрів є складання штатного розкладу підприємства, оформлення наказів про прийом співробітників працювати, внесення записів у трудові книжки та ведення особових справ, складених кожного з сотрудников.

До дуже важливих документів кадрового діловодства варто віднести також табель обліку робочого часу, який відображає реально відпрацьований або невідпрацьований співробітником час. Табель є основою нарахування заробітної плати працівникам, і, підставою для обчислення податкових утримань.

Графік відпусток, розрахункові відомості, накази, що стосуються руху кадрів, трудові книжки та документи, пов'язані з персональними даними працівників – все це знаходиться у розпорядженні відділу кадрів, підлягає суворій звітності та безпеці.

Для ілюстрації роботи, яку виконує відділ кадрів, розглянемо оформлення нового співробітника. При прийомі працювати документи оформляються у порядку:

1. укладання трудового договору, з повним описом умов праці;

2. підписання наказу щодо прийому на роботу;

3. заповнення особистої картки нового співробітника;

4. внесення записів у трудову книжку та журнал обліку.

Ще одним прикладом роботи, виробленої працівниками відділу кадрів, може бути графік відпусток, складання якого, зазвичай, здійснюється заздалегідь з узгодженням дат із співробітниками і з урахуванням особливостей виробничих процесів підприємства.

Організація кадрового діловодства

Коректна організація функціонування відділу кадрів та ведення ним кадрового діловодства допомагає правильно організувати всю діяльність підприємства, а також уникнути небажаних штрафів у разі перевірки державними органами. Залежно від структури підприємства та його розмірів, кількість співробітників у відділі кадрів може бути різною. Кваліфікація цих людей та грамотна організація ними кадрового діловодства впливає на забезпечення безперебійної роботи підприємства та керівництво організацією загалом.

Відділ кадрів може мати безпосереднє керівництво чи підпорядковуватися повному складі безпосередньо керівнику підприємства. Незалежно від структури, робота відділу суворо регламентована трудовими нормативами, згідно з якими організується та проводиться ведення діловодства.

Забезпечення грамотного розподілу фахівців, оформлення трудового графіка та режиму роботи співробітників, тобто заходи, що забезпечують налагоджену та безперебійну роботу підприємства, — таке основне завдання, яке покладається на відділ кадрів. З метою розвитку підприємства та для виконання завдань, що стоять перед ним, відділ кадрів розробляє плани підвищення ефективності праці співробітників шляхом підвищення їх кваліфікації, проводить аналіз відповідності займаній посаді.

Кадрове діловодство дозволяє вирішувати для підприємства такі завдання:

ведення документації, що стосується трудових відносин і має велику соціальну значущість для кожного співробітника;

Розробка та створення системи управління кадрами, чим забезпечується досягнення поставлених цілей та стратегічних завдань підприємства;

Вирішення конфліктних ситуацій, надання документів до різних державних інстанцій, у тому числі й до суду.

Як ведеться кадрове діловодство

Насамперед, ведення діловодства має бути засноване на законодавчій базі, що співвідноситься з напрямком діяльності підприємства. Трудовий кодекс РФ - основне керівництво кадровика, проте дуже корисними можуть виявитися форуми і сайти з ведення діловодства, які особливо цікаві для підприємців-початківців.

Найпоширенішою та доступною програмою кадрового діловодства визнано 1С, що широко використовується більшістю кадрових працівників у їхній практичній діяльності. У процесі роботи кожного співробітника відділу кадрів покладається велика кількість обов'язків, що з виконанням конкретних завдань. Правильна організація їх праці дозволяє зробити роботу всього відділу ефективнішою. Зокрема, зберігання трудових книжок, особових справ та особистих карток в алфавітному порядку значно спрощує та прискорює пошук потрібного документа, а ведення справ у хронологічному порядку допомагає скласти повну картину штатних пересувань.

Безсумнівно, що рішення про те, як вести кадрове діловодство, приймає безпосередньо керівник підприємства, однак він повинен робити це з урахуванням правових вимог та регламентуючих документів щодо даного виду діяльності.

Підсумовуючи, слід зазначити, що наявність відділу кадрів чи фахівця-кадровика, і навіть кваліфіковане ведення ними відповідного діловодства одна із непорушних умов успішності будь-якого підприємства. Залишати без уваги такий важливий напрямок, що впливає на роботу будь-якої організації, не можна.

Кадрове діловодство – один із ключових моментів для керівників усіх організацій, що вимагає серйозних знань трудового законодавства, основ ведення та оформлення документації. Недооцінювати його не можна.

У цій статті ви прочитаєте:

• Що таке кадрове діловодство
• Які документи важливі у кадровому діловодстві
• Що є основою кадрового діловодства
• Як організувати у своїй компанії кадрове діловодство
• Які помилки найчастіше припускають фахівці з кадрового діловодства
• Які плюси у автоматизації кадрового діловодства
• Які зміни торкнулися кадрового діловодства у 2016 році

Що таке кадрове діловодство

Кадрове діловодствовключає управління кадрами, що дозволяє своєчасно регулювати документообіг організації. Він може бути пов'язаний як із співробітниками, їх пересуванням усередині фірми, так і з урахуванням робочого часу та розрахунками з працівниками.

Найкраща стаття місяця

Якщо ви робитимете все самостійно, співробітники не навчаться працювати. Підлеглі не відразу впораються із завданнями, які ви делегуєте, але без делегування ви приречені на цейтнот.

Ми опублікували у статті алгоритм делегування, який допоможе звільнитися від рутини та перестати працювати цілодобово. Ви дізнаєтеся, кому можна і не можна доручити роботу, як правильно дати завдання, щоб його виконали, та як контролювати персонал.

Нещодавно будь-яка компанія мала власний відділ кадрів, і процес діловодства був цілком систематизований і не вимагав від працівників відділу якихось особливих знань. Сьогодні майже все змінилося: працівникам відділу кадрів просто потрібно підключати творче мислення при прийомі на роботу потенційних співробітників. Так, у HR-менеджера важливі освіченість та юридична грамотність, акуратність та ретельність при веденні справ бухгалтера, вивчення навчальних програм.

Як правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер у комплексі відповідають званню майстра з кадрового діловодства.

Що входить до обов'язків спеціаліста з кадрового діловодства

Основні документи, з якими доводиться стикатися спеціалісту відділу кадрів:

1. Ведення документообігу, продиктованого Трудовим Кодексом РФ:

Заведення особових справ працівників підприємства;

Написання довідок, лікарняних листів та заяв;

Оформлення кадрових наказів;

Створення табеля та контроль робочого часу;

Підготовка щоквартальної звітності з єдиного соціального податку;

Нарахування та розрахунок зарплати працівникам та інше.

2. Грамотне укладання трудових договорів, посадових інструкцій та правил внутрішнього розпорядку.

3. Ведення документів, пов'язаних із прийомом нових співробітників:

Вивчення анкет та резюме кандидатів;

Спостереження за ринком із заробітної плати;

обробка списку вакансій організації;

4. Облік документів з атестації та оцінки персоналу:

Написання оціночних бланків та положень;

Оформлення атестаційної характеристики працівників.

Важливо те, що фахівець із кадрового діловодства підписує документ про нерозповсюдження персональних даних працівників.

Основи кадрового діловодства

Різні документи, наприклад, закони, постанови, інструкції, у яких викладаються норми трудового права, мають значення в роботі співробітника відділу кадрів. Існують дві основні групи офіційних паперів:

1) Законодавчі та підзаконні акти, в яких описані норми трудового права та норми охорони праці. Ці норми зобов'язані дотримуватись усі співробітники підприємства. Сюди входять:

1. Трудовий кодекс РФ. Є основним законом. Йому слідує співробітник відділу кадрів кожного підприємства. Відповідно до норм трудового кодексу, відбувається прийом на роботу та звільнення співробітників організації, регулюється час роботи та відпочинку, порядок видачі заробітної плати, оформлення різноманітних пільг та компенсацій.

2. Закон РФ від 17 липня 1999 р. № 181-ФЗ "Про основи охорони праці в Російській Федерації". Цей закон дозволяє організувати систему охорони праці для підприємства. Керівник бере на контроль надання нешкідливих умов роботи та несе за це адміністративну відповідальність.

3. Федеральний закон РФ від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації". Обробка особистої інформації ґрунтується саме на цьому законі. Наприклад, визначають, яким чином будуть оброблені всі дані про людину, яка приймається на роботу, а також де зберігатиметься інформація.

4. Закон РФ від 8 серпня 2001 р. № 134-ФЗ "Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців при проведенні державного контролю (нагляду)». Цей закон розповідає про права та обов'язки роботодавця під час поточних інспекційних перевірок. Зокрема, у Законі прописуються документи, які керівник має право вимагати від особи, що прийшла з перевіркою на підприємство, згадується про право виконуючого обов'язки брати участь у проведенні самої перевірки, а також про те, що робити при її незадовільному результаті.

5. Закон РФ від 29 липня 2004 р. № 98-ФЗ "Про комерційну таємницю". Включає список даних, засекречених у цьому підприємстві, а також перелік працівників, які володіють таємною інформацією і несуть відповідальність за її розголошення.

2) Документи методичного характеру з управлінської праці та кадрового діловодства. Ці документи є не обов'язковими до виконання і включають інформацію про найбільш раціональну роботу з паперами відділу кадрів.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Вони визначають правила ведення документації, перелік реквізитів, які обов'язково присутні у документі. Цей державний стандарт визначає перелік реквізитів, які мають бути присутніми на документі, порядок їх розташування, вимоги до фірмових бланків. Наприклад, місцезнаходження документах державного герба, емблеми організації чи її товарного знака передбачаються цими стандартами. Розповідають, коли потрібно написати скорочену назву підприємства, а колись повну, а також складові елементи реєстраційного номера наказу. Такі правила діють попри всі організаційно-розпорядчі документи організації: постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти, листи. Кадрове діловодство займається усіма цими офіційними паперами.

2. Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 "Про трудові книжки" та постанову Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок". Кадровий працівник звертається до них для грамотного заповнення та подальшого ведення трудових книжок своїх працівників.

3. Перелік типових управлінських документів, затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 р. Цей нормативний акт включає у собі повний перелік внутрішніх документів, встановлює порядок і терміни їх зберігання. Таким чином, якщо кадровому працівнику необхідно дізнатися, як довго слід зберігати, наприклад, штатний розпис, він порушує саме цей відомчий документ.

4. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування та обліку кадрів та міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління, затверджені Постановою Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 №72. З їхньою допомогою розраховується чисельність працівників кадрової служби, визначається кількість часу, необхідного кожному їх виконання посадових обов'язків.

5. Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Зразки наказів про працевлаштування, про припинення трудової діяльності, про переведення, про направлення у службове відрядження, про преміювання, а також деякі інші документи входять до складу документа, згідно з Постановою Держкомстату РФ від 5 січня 2004 № 1.

Як потрібно вести кадрове діловодство у компанії

Кадрову діяльність можна проводити такими способами:

1) Власними силами, прийнявши роботу співробітника саме з цієї мети.

2) Вдавшись до допомоги сторонніх організацій, що спеціалізуються на аутсорсингу кадрового діловодства.

3) Автоматизоване кадрове діловодство.

Обидва перші способи допустимі і кожен має переваги.

Згідно з першим, заснувавши в організації відділ кадрів, його персонал зможе поєднувати ведення бухгалтерії, юриспруденції та обов'язки HR-менеджера, а також добре володіти всією необхідною інформацією зсередини компанії.

Якщо штат маленький, то зазвичай керівник виконує сам ці обов'язки, тим самим заощаджуючи на оплаті спеціалізованих у цій сфері співробітників.

Другий варіант набирає зараз більшої популярності, оскільки обходиться така послуга компанії значно дешевше, ніж наймати співробітника на постійній основі. Особливо це актуально перед перевірками, під час зміни керівника чи під час звільнення досвідченого співробітника у цій сфері. Висококваліфіковані спеціалісти приходять до організації тимчасово та упорядковують всю внутрішню документацію.

Як організувати кадрове діловодство з нуля

Етап 1. Розробка документів, які обов'язково мають бути у компанії

Спочатку розробляють різні посібники до роботи кадрового діловодства. Для цього в організації мають бути такі необхідні документи:

інструкції внутрішнього трудового розпорядку;

Закон про захист персональних даних працівника;

Закон про охорону праці та протипожежну безпеку.

Ці документи є обов'язковими та оформляються насамперед.

Етап 2. Коригування штатного розкладу

Перед тим, як скласти графік роботи, із працівниками організації укладають трудові договори, оформлюють всю необхідну документацію з працевлаштування, заводять трудові книжки. Однак досить часто зустрічаються похибки у веденні цієї документації.

Штатний розпис вивіряється згідно з даними про заробітну плату працівників та найменування їх посад. Ця інформація знаходиться у бухгалтерії.

Звертайте увагу на відповідність посад у штатному розкладі та реальних посад співробітників. Ця інформація, в основному, потрібна для внесення до програми 1С, а насправді часто зустрічаються грубі спотворення в базі даних. Відповідно при складанні штатного розкладу вся інформація про працівників має бути достовірною та перевіреною.

• Методи стимулювання персоналу: матеріальні та нематеріальні

У бухгалтерії кожному працівнику надається свій унікальний табельний номер. Як правило, цей процес автоматизовано. Інакше їх надають вручну. Оскільки кожен табельний номер закріплюється за окремою людиною, навіть після звільнення він нікому не передається.

Ретельно перевірте стан особових справ співробітників та їх особистих карток. За відсутності будь-якої документації напишіть нагадування співробітнику організації, що він повинен ще пред'явити у відділ кадрів.

Етап 3. Перевірка відповідності інформації у трудових договорах та штатному розкладі

Обов'язково звіряйте дані штатного розкладу з інформацією у трудових договорах. Можливо, що інформація виявиться недостовірною. Наприклад, вказується зарплата, яка не відповідає дійсності, або зазначена дата підписання договору припадає на вихідний день та інші нестиковки. У разі договори терміново треба переробити. Договір має бути оформлений за всіма правилами та підписаний уповноваженою особою. З появою будь-яких змін у процесі діяльності працівника достатньо скласти додаткову угоду і таким чином вносити корективи до трудового договору.

Така угода оформляється окремо кожному за конкретного співробітника організації.

Вся документація робиться у двох примірниках: один – для компанії, інший – для кадрового відділу.

Етап 4. Перевірка правильності оформлення кадрових наказів

Вся документація перевіряється на правильність та достовірність внесених даних. Усі нюанси, такі, як дати, підписи та всі відомості, що стосуються вступника на роботу, повинні відповідати дійсності. Усі документи мають відповідати один одному. Завжди звертайте увагу на наявність не лише підпису керівника підприємства, а й самого працівника. При виявленні неточностей у документах їх слід переробити або, можливо, відправити на підпис.

Етап 5. Перевірка правильності ведення трудових книжок

Далі перевірте існування трудових книжок. Усі вони перебувають у організації. Можливо, вам зустрінеться трудова книжка співробітника, яка вже давно не співпрацює з вашою організацією. Тоді вам належить відправити рекомендований лист із повідомленням про вручення з проханням з'явитися за трудовою книжкою або дати адресу, за якою її можна надіслати. Залежно від відповіді, її або надсилають поштою на вказану адресу з повідомленням про вручення, або вкладають повідомлення про вручення листа до трудової книжки. Термін зберігання трудової книжки непрацюючих співробітників – до запитання, але не менше 50 років.

Приступаючи до заповнення трудової книжки, вивчіть спочатку документи, що регламентують ведення трудових книжок. До них відносяться:

Інструкція із заповнення трудових книжок;

Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців.

Етап 6. Оформлення особистих справ чи особистих папок співробітників (якщо до вас їх не вели)

При прийомі працювати кожного співробітника заводиться особиста картка формою № Т-2. Як правило, в даний час цей процес автоматизований – існують спеціальні програми для заповнення цих карток з наступним виведенням на друк. Слід зазначити, що державні архіви приймають особисті картки лише на «напівкартонному» папері.

Ведуться особисті картки співробітником відділу кадрів – такий розпорядження міститься у вказівках щодо застосування уніфікованих форм (постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Усі копії документів: паспорта, страхового свідоцтва, поміщаються в папки-файли і робиться опис кожної справи. Так формуються особисті папки. Туди ж вкладають копії наказів та договорів щодо цього працівника. Це робиться для зручності. До особистих карток бажано приклеїти фотографії працівників.

Пам'ятайте, що вкрай небажано зберігати особисті справи разом із формою № Т-2.

Етап 7. Оформлення необхідних облікових книг чи журналів

Такі документи, як Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них та Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладишів до неї, ведуться виключно від руки. Кожна сторінка має бути пронумерована, а книга прошита, оскільки це журнал обліку бланків суворої звітності.

Етап 8. Складання графіка відпусток

У передноворічний період складається та затверджується графік відпусток.

У невеликому підприємстві можна провести опитування щодо виходу у відпустку співробітників, у великому ж – це завдання делегуєтьсяначальників відділів організації.

Щоб процес роботи підприємства не постраждав, періоди відпусток не повинні збігатися у співробітників одного відділу.

У разі спірних питань у співробітників, що стосуються відпускного періоду, рішення приймає керівник чи начальник відділу. Отримання всієї необхідної інформації для складання графіка відпусток займає від одного до трьох тижнів.

Щойно графік відпусток складено, його затверджує керівник організації.

Попередньо за два тижні до початку відпустки ви зобов'язані повідомити працівника про його настання та видати наказ про надання відпустки. Однак час виходу у відпустку може коригуватися за згодою працівника з начальством.

При пред'явленні лікарняного листа початку запланованого відпустки його переносять інший період часу, вказавши їх у заяві. Змінені дані вносяться до певних граф графіка відпусток.

Завжди пам'ятайте, що співробітник зобов'язаний щонайменше 1 раз на два роки виходити у відпустку. А при звільненні співробітника щорічну оплачувану відпустку компенсують матеріально.

Етап 9. Формування кадрових справ

Справи структурують так:

- «Накази з особового складу (прийом, звільнення, переведення, преміювання, заохочення, відпустки без збереження заробітної плати, направлення у тривалі відрядження та відрядження за кордон)» - термін зберігання – 75 років;

- «Накази з особового складу (чергові та навчальні відпустки, чергування, стягнення, короткострокові відрядження у країні)» - термін зберігання – 5 років;

- «Трудові договори»;

- "Особисті справи";

- «Особисті картки»;

- «Нормативні документи компанії (положення, інструкції)»;

- «Кадрові питання, пов'язані з державними службами та торгівельними організаціями» та ін.

Список відпусток, черговість чергувань та розкладу зазвичай належать до окремих справ.

Враховуючи, що накази за особистим ставом можуть зберігатися п'ять чи сімдесят п'ять років, їх рекомендується розсортувати різні справи. Враховуйте, що всі документи, які не враховані у списку справ з 5-річним терміном зберігання, автоматично мають 75-річний термін зберігання.

Якщо фірма досить велика, а протягом 12 місяців з'являється більше 250 аркушів, потрібно розсортувати на окремі папки. Наприклад, "Трудові договори (А-Л)", "Трудові договори (М-Я)"; «Накази з особового складу (заплановані та навчальні відпустки)», «Накази з особового складу (чергування, догани, відрядження)»).

Етап 10. Оформлення номенклатури справ

Систематизований список назв справ компанії, де також вказуються скільки зберігається той чи інший документ, можна оформити окремо у справах, що належать до персоналу компанії, або можна включити до загального списку документів компанії.

Процес заповнення документів, що стосуються персоналу, такий самий як оформлення справ та складання переліку у загальному діловодстві.

Правильне ведення кадрового діловодства: типові помилки

1. Помилки при виданні наказів:

Порушуються правила складання текстової складової наказів, особливо наказів про прийом, переміщення чи звільнення людини.

Помилково вказуються умови прийому працювати, опис роботи, не вписують дані про випробувальний термін.

Можливе неправильне написання різних даних під час оформлення наказу. Часто припускаються помилок у імені людини, у назві відділу компанії або місця роботи, у найменуванні посади.

Неправильне використання бланків встановленого зразка для оформлення документів. Виникають проблеми та у вказівці складу реквізитів.

2. Помилки під час укладання трудових угод:

Укладання договору на основі неправильно заповнених документів або за відсутності одного з обов'язкових.

Укладання трудового договору з працівником, який не досяг або вже перевищив допустимий віковий рубіж.

Ухвалення громадянина, який не може виконувати цю роботу за станом здоров'я.

3. Помилки під час трудових книжок:

Часто організації забувають внести до книги обліку руху трудових книжок дані трудової книжки нового співробітника.

Неприпустимим є виправлення у вкладиші трудової, якщо дані були внесені неправильно.

Не можна вписувати інформацію про роботу в розділ «відомості про нагороди» або оформляти вкладку іншим чином, що не відповідає законодавству.

Автоматизація кадрового діловодства: алгоритм впровадження

Власники великих фірм часто стикаються з проблемами:

Співробітники повільно оформляють документи;

Договори довго погоджуються, контрактні зобов'язання виконуються із затримками;

Працівник стверджує, що конкретний документ був і навіть пам'ятає, що в ньому було написано, але не може його знайти;

При звільненні працівників зникають документи, з якими вони працювали.

У результаті компанія вчасно не реагує на запити клієнтів чи постачальників, знижується швидкість ухвалення рішень. Саме на цьому етапі слід серйозно замислитись про впровадження єдиної системи електронного документообігу (СЕД). Така система дозволить впоратися з перерахованими проблемами, а також допоможе Вам контролювати виконавську дисципліну і швидко отримувати необхідні дані для аналізу ситуації.

Під час підготовки та здійснення проекту з автоматизації документообігу варто дотримуватися певного алгоритму:

Крок 1. Опишіть систему документообігу

Доручити опис можна секретареві (якщо невелика компанія) або спеціально призначеному співробітнику. Ось що йому потрібно зробити:

Підготувати документ (положення), в якому буде перераховано бізнес-процеси та визначено порядок оформлення документів;

Скласти інструкцію з діловодства (або її аналог) з описом порядку дій стосовно кожного процесу (процедури, ролі та функції співробітників; приклад процесу – робота з договорами та супровідними документами);

Написати (або оновити) посадові інструкції працівників; у них мають бути чітко зазначені функції кожного працівника та визначено, хто виконуватиме його обов'язки у разі тимчасової відсутності.

Крок 2. Визначте замовника (власника) системи та керівника проекту

Замовник – це співробітник або підрозділ компанії (в особі його начальника), який найбільше працюватиме із системою (діловод, керівник юридичного або кадрового відділу). Обов'язки замовника – надавати команді впровадження інформацію про бізнес-процеси, звітні форми, бланки, консультувати членів команди, організовувати роботу з адаптації програми, тестувати готові блоки.

• Складання комерційної пропозиції: 5 важливих порад

Також потрібно призначити керівника проекту (у невеликих компаніях замовник та керівник проекту можуть бути однією особою). Іноді керівником стає хтось із IT-служби. Це не вірно. По-перше, працівник цього відділу не знає області, в якій впроваджується система, по-друге, навряд чи зможе результативно керувати процесом, що зачіпає багато ключових напрямів вашої компанії. А ось у чому допомога фахівців IT-служби буде суттєвою, так це у складанні списку програмних продуктів, виборі підрядника, координації його діяльності, наданні необхідних повноважень та прав доступу співробітникам, а також у консультуванні (спільно з профільними спеціалістами) працівників компанії, які освоюють нову їм систему.

Крок 3. Сформуйте проектну команду

У команду треба включити замовника, представників усіх відділів, що працюють із документацією, та співробітників IT-служби. Крім того, до проектної групи мають увійти представники компанії-підрядника, яка розроблятиме та впроваджуватиме систему (якщо ви вирішили не робити це власними силами).

Участь у проекті генерального директора

Надія Меркур'єва,керівник напряму щодо просування рішення «1С:Документообіг» фірми «1С», Москва

Участь у проекті генерального директора є обов'язковою. Ви повинні проводити ключові наради, узгоджувати основні документи, подавати особистий приклад, використовуючи систему – це істотні умови успішного впровадження. Якщо діяльної участі глави компанії немає, спроби впровадити автоматизований документообіг свідомо приречені. Провал гарантований і в тому випадку, якщо керівники середньої ланки вмовили вас впровадити автоматизовану систему, але ви самі не дуже розумієте, навіщо вона потрібна, і наважуєтесь на проект, виходячи з принципу «спробуємо, а там буде видно».

Роль керівника в управлінні робочою групою:

1. Передайте оперативне управління одному із співробітників, які беруть участь у проекті. Керувати проектами зазвичай призначають добре підготовлених спеціалістів чи начальників відповідних підрозділів.

2. Наділіть керівника проекту повноваженнями. Особливо це необхідно, якщо співробітники, що входять до групи, мають більш високий статус, ніж призначений вами керівник проекту.

• Сектор b2b: як отримати замовлення на 11 мільйонів рублів на місяць

3. Наказом або усним розпорядженням звільніть учасників проектної групи від частини їх звичайних обов'язків, щоб вони могли приділяти достатньо часу проекту.

4. Визначте критерії успішності проекту.

5. Проводьте регулярні наради, щоб оперативно усувати проблеми, які гальмують процес. Часто вони пов'язані з погано налагодженою взаємодією між відділами.

6. Надихніть команду на останній ривок. Ближче до кінця проекту завжди спостерігається спад – це фаза випробування на міцність. Вже багато зроблено, всі втомилися, гроші закінчуються, накопичуються невдачі і т. д. У 90% випадків проектні групи не можуть подолати цю точку і починання сходять нанівець. Проект тихо помре за крок від свого завершення, якщо його керівник чи генеральний директор не знайдуть сили переламати ситуацію.

Крок 4. Визначте завдання, які потрібно вирішити, і виберіть програмний продукт

Іноді цьому етапі плутають завдання: основний вважають, наприклад, підвищення прозорості і керованості організаційних процесів, хоча цього можна досягти лише з допомогою організаційних змін. Будь-яке глобальне завдання має бути поділено на ряд локальних. Явно даремно одразу намагатися «підвищити прозорість», але можна «зменшити термін узгодження договорів до трьох днів» або «будь-якої миті отримувати звіт про трудовитрати працівника на кожен проект». Ці завдання диктують вибір програмного продукту. Крім того, треба враховувати такі критерії:

Сумісність із платформою, де розроблені інші продукти компанії;

можливість удосконалення системи силами власної IT-служби;

Підтримка роботи із мобільними пристроями.

Крок 5. Проводьте роз'яснювальну роботу, говоріть про перші успіхи

Зазвичай наступного дня після запуску нової системи керівник починає отримувати претензії від співробітників: «система не працює», «вона незручна», «я не маю на це часу», «чому я повинна натискати на ці кнопки», «у мене і так справ вистачає…». Потік таких скарг невичерпний, адже співробітники не зацікавлені в тому, щоб ви бачили, що і як вони роблять. Для мінімізації можливостей саботувати нововведення треба тримати співробітників у курсі змін, що відбуваються: докладно розповідати про кожен новий етап проекту та всі заплановані зміни, обговорювати їх, реагувати на заперечення, демонструючи приватні переваги (прискорення процедури розгляду договорів, полегшення пошуку документів тощо). Насамперед варто зосередити зусилля на процесах, автоматизація яких дозволить швидко отримати видимий результат. Генеральний директор і всі топ-менеджери компанії повинні вести роз'яснювальну роботу, а також використовувати систему у своїй повсякденній діяльності: це буде відмінним стимулом для підлеглих. Такий підхід забезпечить проекту позитивний імідж, і систему буде впроваджено швидше.

3 переваги електронного кадрового діловодства

1. Економія коштів у зберіганні. Майже всі документи, згідно з правилами, зберігаються щонайменше п'ять років. Таким чином, компанії доводиться планувати та організовувати місце, де зберігатимуться архівні матеріали. Це не завжди можливе і викликає певні незручності.

2. Економія часу. Щоб правильно сформувати справу чи оформити потрібний документ, менеджеру з персоналу доводиться витрачати час, щоб зібрати всі необхідні підписи. Використовуючи документи в електронному вигляді спрощує цю процедуру. Усі співробітники, кому потрібно розписатися, можуть просто поставити електронні підписи. Кадровику залишається лише звірити інформацію.

3. Зменшення помилок. Будь-яка людина здатна припускатися помилок. Електронний документообіг допомагає уникнути непотрібних виправлень та хибне заповнення.

Нове у кадровому діловодстві: зміни 2016 року

З 2015 року трудові закони зазнали деяких змін, які збереглися й у 2016 році. Було збільшено суми штрафів за недотримання трудового законодавства, розширено список категорій співробітників, які можуть взяти відпустку у будь-який період року. Також трудові книжки почали видавати на руки співробітникам. У 2016 році ці поправки також викличуть інші зміни, такі як:

ТОВ та АТ можуть не мати печатки;

Оформлення відрядження спрощується;

Здобувача потрібно повідомити у письмовій формі про причину відмови у встановлений термін;

Впровадження іншої системи адміністративної відповідальності роботодавців;

Зміна правил надання довідки про відсутність судимості прийому працювати;

Інша структура процесу отримання відомостей із реєстру дискваліфікованих осіб;

новий порядок повідомлення про прийом на роботу колишніх державних службовців;

Додавання до Трудового кодексу РФ нової статті, яка висвітлює питання черговості надання щорічних оплачуваних відпусток;

Коригування системи перевірок суб'єктів малого підприємництва;

Зміни щодо ситуації звільнення вагітних жінок, які працюють за терміновим трудовим договором.

Отже, з 7 квітня 2015 року товариства з обмеженою відповідальністю та акціонерні товариства можуть не використовувати круглий друк. Але Роструд вважає, що фірма однаково має засвідчувати печаткою записи у трудовий книжці. Про це Роструд заявив у листі від 15 травня 2015 р. № 1168-6-1. Вище зазначений документ відомство відправило до потрібних інстанцій по регіонах, щоб ті спиралися на цю інформацію під час проведення перевірок.

Що стосується відмови фірми використовувати круглу печатку у трудових книжках працівників, неї буде накладено стягнення у вигляді до п'ятдесяти тисяч рублів (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Власникам підприємств важливо знати, що перевіряючий має право накласти штраф за кожне окреме порушення.

Документи кадрового діловодства – 2016.Усі процеси та необхідні формуляри кадрового діловодства прописані у ТК РФ, а порядок оформлення документів зазначений у федеральних законах. Звісно, ​​від відділу кадрів потрібно обробляти достатньо інформації. У 2016 році основну документацію можна розбити на такі розділи:

Різні накази, наприклад, про прийом на роботу, звільнення, переведення, преміювання;

Місцеві нормативні акти організації, тобто правила внутрішнього трудового розпорядку у фірмі, положення про особисту інформацію членів колективу, положення про рівень доходів та ін;

Трудові контракти;

Колективний договір, якщо є;

Договори про повну матеріальну відповідальність;

Документи щодо обліку кадрів, тобто графік роботи, розклад відпусток;

Трудові книжки;

Формуляри з обліку робочого дня;

Документи щодо оформлення відрядження;

Положення з охорони праці.

Уніфіковані форми у кадровому діловодстві 2016. До набрання чинності федеральним законом від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» необхідно було обов'язково використовувати уніфіковані форми. Після ухвалення закону ситуація змінилася: фірми стали по-іншому ставитися до реєстрації деталей госп. діяльності.

• Навчання менеджерів з продажу: готуємо новачка в 3 кроки

З цього моменту будь-яка компанія має право сама оформляти відповідний їй бланк первинного облікового документа, вносячи доповнення або прибираючи непотрібні елементи. Але уніфіковані форми у кадровому діловодстві все одно залишаться чинними.

Отже, у 2016 році у кадровому діловодстві продовжуватимуть використовувати такі документи:

Форми № Т-1 та Т-1а (наказ про прийом працівників на роботу),

Форма № Т-2 (особова картка працівника),

Форма № Т-3 (штатний розклад),

Форми № Т-5 та Т-5а (наказ про переведення працівника на іншу роботу),

Форми № Т-7 (графік відпусток) та Т-6 (наказ про надання відпустки),

Форма № Т-9 використовується при оформленні відрядження, його бажано уточнювати, записуючи мету відрядження.

Професійні стандарти – 2016. З 1 липня 2016 року набудуть чинності статті 195.2 та 195.3 Трудового кодексу. Професійні стандарти стануть необхідними застосування роботодавцями, якщо Трудовим кодексом, іншими федеральними законами, іншими нормативними правовими актами РФ пропишуть вимоги до кваліфікації, яка потрібна людині до виконання певної праці.

До цього часу роботодавцям було рекомендовано використовувати такі стандарти. Але вже сьогодні багато компаній прописують професійні вимоги до роботи при складанні посадових інструкцій працівників.

Інформація про автора та компанію

Надія Меркур'єва,керівник напряму щодо просування рішення «1С:Документообіг» фірми «1С», Москва. Фахівець з оптимізації процесів документообігу та впровадження систем електронного документообігу у державних установах та на комерційних підприємствах. Автор методичних посібників, навчальних курсів та семінарів зі створення систем на основі рішення «1С:Документообіг 8». Група компаній "1C". Сфера діяльності: розробка, дистрибуція та підтримка комп'ютерних програм. Територія: головний офіс – у Москві; робота з користувачами ведеться через розгалужену партнерську мережу (понад 7000 компаній мережі «1С:Франчайзинг» у 750 містах 23 країн). Чисельність персоналу: 900. Кількість користувачів програмних продуктів: понад 4 млн. співробітників більш ніж в 1 млн. організацій.