Pojawiło się wśród firm już w 2002 roku, kiedy uchwalono ustawę „O elektronicznym podpisie cyfrowym”. Umowa, faktura, świadectwo wykonania pracy, list przewozowy, list przewozowy, a także zdecydowana większość innych dokumentów, którymi posługują się rosyjskie firmy, można dziś posługiwać się formą elektroniczną. Dokumenty takie nie są przesyłane pocztą czy kurierem, lecz kanałami telekomunikacyjnymi (przez Internet).

Przez długi czas jedynym wyjątkiem od tego procesu były faktury elektroniczne, które miały wyłącznie formę papierową. W 2010 r. Prawo do wystawiania faktur w formie elektronicznej zostało uregulowane w 229-FZ (zmiana art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Następnie przygotowano Rozporządzenia Ministra Finansów i Federalnej Służby Podatkowej, które opisują proces wystawiania i otrzymywania elektronicznych zestawów faktur podczas interakcji przedsiębiorstw, a także późniejsze składanie takich dokumentów elektronicznych do kontroli podatkowej. Jednak przez długi czas formaty faktur elektronicznych nie były zalecane.

Wreszcie 12 maja w „Rossijskiej Gazecie” ukazało się zarządzenie „W sprawie zatwierdzenia formatów faktury, dziennika otrzymanych i wystawionych faktur, księgi zakupów i księgi sprzedaży, dodatkowych arkuszy księgi zakupów i księgi sprzedaży w wersji elektronicznej”. formie” (zarejestrowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji z dnia 11 kwietnia 2012 r. pod numerem 23791, wszedł w życie 23 maja). Oznacza to, że ramy regulacyjne dotyczące korzystania z dokumentów elektronicznych są już w pełni ukształtowane. Ustawodawstwo umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, a także opisuje mechanizm pracy z takim dokumentem.

Dokumenty bez błędów

Co to jest faktura elektroniczna (ESF)? Jest to pełnoprawny dokument, podobnie jak jego papierowy odpowiednik. EFS zawiera te same szczegóły i dane, musi zostać podpisany przez kierownika lub upoważnionego przedstawiciela i przesłany w ciągu pięciu dni. Faktura elektroniczna musi być również zapisana w dzienniku i księgach rachunkowych. Może stanowić podstawę do uzyskania odliczenia podatku VAT.

Korzystanie z faktur elektronicznych ma kilka zalet. Po pierwsze, prędkość dostawy dokumenty. Każdy wie, że proces dostarczania dokumentów pocztą może trwać miesiącami. Dokumenty elektroniczne dostarczane są przez Internet błyskawicznie, z prędkością światła, o każdej porze dnia. To także gwarancja dostawy w przypadku skorzystania z usług wykwalifikowanego operatora, który przekaże potwierdzenie dostawy.

Po drugie, dokumenty elektroniczne oznaczają automatyzacja pracy księgowej. Na przykład przychodzące obecnie dokumenty papierowe są wprowadzane ręcznie do systemów księgowych. Jeśli w przedsiębiorstwie są setki takich dokumentów, do tej rutynowej pracy zmuszani są dziesiątki pracowników księgowych. Dokumenty elektroniczne podpisane elektronicznym podpisem cyfrowym mają znaczenie prawne. Mogą istnieć wyłącznie w formie elektronicznej, nie trzeba ich drukować, stemplować ani przechowywać w archiwum papierowym. Wszystkie dokumenty mogą być przechowywane na komputerze lub w Twoim elektronicznym systemie zarządzania dokumentami (jeśli operator gwarantuje bezpieczeństwo).

Trzecia ważna zaleta: EFS eliminuje nierzetelność w wypełnianiu dokumentów. Na przykład autentyczność podpisów. Przecież dokument jest podpisywany tylko jednym podpisem cyfrowym - kierownikiem lub innym pracownikiem upoważnionym do podpisywania faktur (art. 169 ust. 6 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Podpis głównego księgowego nie jest wymagany (patrz uchwała nr 1137).

Poza tym wpis EFS pozwala ograniczyć ryzyko podatkowe. Ma to ogromne znaczenie dla organizacji rosyjskich. Faktem jest, że wiele firm boryka się z ogromną liczbą dostaw, z których każda jest udokumentowana dokumentami, w tym fakturami. W przypadku błędnie wystawionej faktury lub jej braku, urząd skarbowy ma prawo naliczyć dodatkowy podatek VAT. Wysokość dodatkowych opłat może być znaczna i obniżyć zysk firmy. Jeśli korzystasz z dokumentów elektronicznych, znacznie łatwiej jest monitorować ich dostępność i poprawność przygotowania.

Cechy faktur elektronicznych

Proces pracy z fakturami elektronicznymi znacznie różni się od pracy z fakturami papierowymi. Wymagania dotyczące procesu wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych przez przedsiębiorców określa „Procedura wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem TKS z wykorzystaniem podpisu elektronicznego”. Oprócz zmian w projekcie podpisu istnieje kilka innych głównych różnic w pracy z fakturami.

Data wystawienia i odbioru Kupujący fakturę odnotowuje Operator w Potwierdzeniu. To właśnie tę datę uważa się za datę wystawienia/odbioru faktury i zgodnie z nią odnosi się do okresu podatkowego. Ustalenie daty wystawienia faktury powoduje, że nie ma możliwości wystawiania dokumentów „z mocą wsteczną” w formie elektronicznej. Warunek ten może powodować pewne trudności dla organizacji, które np. faktycznie mogą oszacować koszt świadczonych usług dopiero po upływie określonego czasu.

Fakt wydania i odbioru- kolejna różnica nowego Zakonu. Fakturę uważa się za wystawioną tylko wtedy, gdy sprzedawca otrzyma powiadomienie o jej otrzymaniu podpisane przez kupującego. Przepis ten w istocie zobowiązuje sprzedawcę do monitorowania otrzymywania zawiadomień od kupujących, gdyż w przypadku nie wygenerowania zawiadomienia lub jego nie otrzymania przez sprzedawcę, faktura elektroniczna nie jest wystawiana, a sprzedawca będzie musiał wydrukować papierową fakturę i wyślij ją do odbiorcy w formie papierowej. Podkreślić należy, że data otrzymania niniejszego zawiadomienia nie wpływa w żaden sposób na decyzję o zakwalifikowaniu faktury jako okresu podatkowego.

Proces pracy z nowo wprowadzonymi fakturami korygującymi (CFI) i korektami faktur (IF) w formie elektronicznej i papierowej jest identyczny, gdyż operatorzy EDI wdrażają w swoich systemach wymagania prawne (Uchwała nr 11376). Odmienne są przypadki wystawienia faktury korygującej i wprowadzenia korekt do już istniejącej faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w przypadku zmiany kosztu sprzedanego towaru, wykonanej pracy, świadczonych usług (czyli zmiany podstawy opodatkowania). Zmniejszenie lub zwiększenie kosztu (kolumna 5 faktury) może być spowodowane m.in. zmianą ceny (kolumna 4), wyjaśnieniem ilości lub wolumenu towarów, robót budowlanych lub usług (kolumna 3). Jeżeli koszt ulegnie zmianie w dół, wystawiana jest faktura korygująca z tytułu zmniejszenia. Dla sprzedawcy taki dokument może stanowić podstawę do odliczenia różnicy w nadliczonym podatku VAT, kupujący na podstawie takiego dokumentu będzie miał obowiązek doliczyć różnicę w podatku VAT. Jeżeli koszt ulegnie zmianie w górę, sporządzany jest CSF w celu uzyskania dodatkowej płatności. Tutaj sytuacja będzie odwrotna. Wszystkie delty (różnice ogółem) dotyczące redukcji lub dopłaty są rejestrowane w CSF ze znakiem dodatnim. Odbywa się to w taki sposób, że przy wprowadzaniu CSF do ksiąg zakupów i sprzedaży nie dochodzi do odliczeń kwot. Kolejnym ważnym warunkiem sporządzenia CSF, zgodnie z paragrafem 10 art. 172 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej istnieje pewne porozumienie stron, że koszt zostanie zmieniony. Zgoda ta może zostać sformalizowana w formie dodatkowej umowy (w umowie, jako dokument dwustronny) lub w formie powiadomienia (jako podstawowy dokument jednostronny). W każdym konkretnym przypadku możesz zrobić to, co jest wygodniejsze dla sprzedającego i kupującego.

Korekta na fakturze przeprowadza się w przypadku wykrycia błędu w dokumencie (na przykład literówki, nieprawidłowej stawki podatku, błędu w szczegółach), a także w przypadku przyznania premii bez zmiany ceny sprzedanego towaru. W trakcie procesu korekty pojawia się nowa instancja faktury - faktura korygowana. Numeracja CSF i ISF. Numeracja CSF i faktur w ramach jednego okresu rozliczeniowego jest ciągła, przy czym numeracja korekt w ramach jednej faktury rozpoczyna się zawsze od 1, a liczba korekt nie jest ograniczona.
Ważne pytanie: jak rozliczenie EFS w czasopiśmie i książkach? Wcześniej nie były ustalone żadne zasady rejestrowania otrzymanych i wystawionych faktur. Brakowało także zalecanej drukowanej formy czasopisma. W nowej Uchwale nr 1137, która zastąpiła Uchwałę 914, te niedociągnięcia zostały wyeliminowane. Podatnicy będą odtąd prowadzić jeden Dziennik, składający się z 2 części: części 1 „wystawione faktury” i części 2 „faktury otrzymane”. Oprócz danych do faktury Dziennik musi teraz wskazać sposób wystawienia – czy dokument został wystawiony w formie papierowej, czy elektronicznej.
Należy pamiętać, że w Dzienniku wystawionych faktur znajdują się dwie kolumny – data sporządzenia i data wystawienia faktury. Jeżeli w przypadku dokumentu papierowego daty te nie zawsze są rozdzielone, to przy wystawianiu faktury w formie elektronicznej datę wystawienia rejestruje niezależna strona trzecia – operator.
Kolejną ważną cechą rejestracji faktur elektronicznych w Dzienniku jest obecność powiadomienia o paragonie. Ten sam dokument technologiczny, który jest automatycznie sporządzany przez kupującego przy potwierdzeniu odbioru. W przypadku braku powiadomienia ani sprzedawca, ani kupujący nie mają prawa zarejestrować dokumentu elektronicznego w dzienniku.

Forma i kolejność przygotowania Księgi zakupów i sprzedaży nie uległy istotnym zmianom. Sprzedający rejestruje fakturę w Księdze Sprzedaży, którą wystawia kupującemu, a kupujący rejestruje tę fakturę w Księdze Zakupów. Faktura korygująca za dopłatę jest rejestrowana przez sprzedającego i kupującego w zwykły sposób – odpowiednio w Księdze Sprzedaży i Zakupu. Fakturę korygującą dotyczącą obniżki przez sprzedającego należy wpisać do Księgi Zakupów, a przez Kupującego do Księgi Sprzedaży. Dokument rejestrowany jest na kwotę różnicy.

Jak rozpocząć pracę z EDI?

Aby móc pracować z fakturami elektronicznymi, organizacja musi:

1. Wypełnij wniosek na stronie internetowej www.diadoc.ru. Specjaliści Diadoc pomogą Ci wybrać odpowiednią taryfę i doradzą jak rozpocząć pracę w systemie.
2. Na stronie internetowej www.diadoc.ru znajdują się regulacje dotyczące stosowania elektronicznych podpisów cyfrowych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami Diadoc. Jest przeznaczony dla wszystkich uczestników EFR. Jeśli organizacja zdecyduje się na pracę z dokumentami elektronicznymi, musi podpisać oświadczenie o przestrzeganiu niniejszego rozporządzenia. Podpisana zostaje także umowa na prawo do korzystania z programu komputerowego Diadoc (wzór znajduje się na stronie internetowej).
3. Operator przydziela firmie identyfikator i rejestruje organizację w systemie.
4. Następnie firma kupuje certyfikat podpisu elektronicznego w dowolnym z serwisów SKB Kontur. Teraz każdy dokument będzie miał moc prawną. Wniosek o wydanie certyfikatu EDS można również wysłać bezpośrednio z systemu Diadoc. Jeśli organizacja posiada już certyfikat, możesz z niego skorzystać.
5. Znajdź wykonawców w Diadoc i rozpocznij pracę.

Dla Twojej informacji

Wiodące rosyjskie firmy zdały sobie sprawę z zalet faktur elektronicznych. Sieć handlowa BILLA, Kirov Plant OJSC, największy dystrybutor farmaceutyczny Protek i inne organizacje rozpoczęły wdrażanie projektów pilotażowych jeszcze przed zatwierdzeniem formatów faktur elektronicznych.
— Ilość dokumentacji pierwotnej w naszym zakładzie jest ogromna. Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami pozwoli, po pierwsze, na osiągnięcie skrócenia terminu zamkniętego. Po drugie, pozwoli to zwiększyć efektywność i przejrzystość wymiany dóbr pierwotnych pomiędzy przedsiębiorstwami. Ponadto z pewnością obniżymy zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie koszty obiegu dokumentów” – Siergiej Kulabuchow, dyrektor IT Zakładu Kirowa OJSC, ocenił perspektywy wdrożenia EDI.

„Proces technologiczny i techniczny wymiany faktur elektronicznych był możliwy jeszcze przed zatwierdzeniem zamówienia nr ММВ-7-6/138. Jednak wcześniej nie było ram prawnych pozwalających na wykorzystanie tego do celów podatkowych, to znaczy organy podatkowe musiały posiadać „żywy” dokument z pieczątką i podpisem. Obecnie ramy regulacyjne są w pełni ukształtowane. Podatnik zadaje sobie pytanie: co zmieni się w kontaktach z organami podatkowymi? W końcu jest to całkowicie nowy sposób pracy. Czy to mnie pogorszy? Czy będą jakieś problemy? Odpowiedź jest oczywista: nie powinno być gorzej, dokument elektroniczny to to samo, co papierowy. Ponadto organy podatkowe wskazały, że zachęcają do korzystania z faktur elektronicznych. Kolejne pytanie: jak faktury elektroniczne będą wpływać na charakter przeprowadzania i wyniki kontroli podatkowych? Uważam, że charakter kontroli podatkowych nie powinien się zmieniać. Praca stanie się wygodniejsza: nie będziesz już musiał nosić ton dokumentów do urzędu skarbowego. Doświadczenia międzynarodowe pokazują także, że organy podatkowe zwracają coraz większą uwagę na procedurę analityczną kontroli podatkowych, a skarg na techniczne wykonanie dokumentów jest coraz mniej. Najprawdopodobniej zmiany doprowadzą do skuteczniejszej interakcji z organami regulacyjnymi. Tym samym powstaje nowa rzeczywistość w relacjach z organami podatkowymi. Zaczynamy z nimi rozmawiać inaczej.”

Zgodnie z art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej faktura jest głównym dokumentem, na podstawie którego kupujący towary (praca, usługi) ma prawo odliczyć kwotę podatku od wartości dodanej przedstawioną przez sprzedawcę towarów (praca, usług) przy obliczaniu kwoty tego podatku przypadającej do budżetu.

Aby ograniczyć obieg dokumentów papierowych, art. 169 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej ustanawia prawo podatników do sporządzania faktur w formie elektronicznej (Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 grudnia 2012 r. nr 03-07-03/230).

Zgodnie z ust. 1 art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wystawianie faktur w formie elektronicznej jest prawem podatnika.

Jak wynika z ust. 2 s. 1 szt. 169 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej faktury wystawiane są w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji i jeżeli strony te posiadają kompatybilne środki techniczne i możliwości otrzymywania i przetwarzania tych faktur zgodnie z ustalonymi formatami i procedurami.

Używany w sztuce. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej sformułowanie „za obopólną zgodą stron transakcji” oznacza dobrowolne korzystanie z elektronicznego formularza do przygotowania i wystawienia faktury. Jednocześnie Ordynacja Podatkowa Federacji Rosyjskiej nie reguluje sposobu wyrażania wzajemnej zgody stron transakcji na sporządzenie faktury w formie elektronicznej. Zdaniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej zgoda taka może zostać sformalizowana z uwzględnieniem zasad postępowania (zwyczajów biznesowych) stosowanych w działalności gospodarczej, w tym poprzez wymianę dokumentów, bez sporządzania jednego podpisanego przez strony dokumentu, wykonywania czynności wskazujące zgodę na sporządzanie faktur w formie elektronicznej itp. (Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 1 sierpnia 2011 r. nr 03-07-09/26).

Zgodnie z paragrafem 6 art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej faktura sporządzona w formie elektronicznej jest podpisana elektronicznym podpisem cyfrowym kierownika organizacji lub innych osób do tego upoważnionych na podstawie zamówienia (innego dokumentu administracyjnego) dla organizacji lub pełnomocnictwo w imieniu organizacji, indywidualnego przedsiębiorcy zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

W związku z tym należy wziąć pod uwagę, że ustawa federalna nr 1-FZ z dnia 10 stycznia 2002 r. „W sprawie elektronicznego podpisu cyfrowego” została uznana za nieważną z dniem 1 lipca 2012 r. (klauzula 2 art. 20 ustawy federalnej nr 63 -FZ z dnia 6 kwietnia 2011 r. „O podpisie elektronicznym”). Na podstawie klauzuli 2 art. 19 i ust. 1 art. 5 ustawy nr 63-FZ z dnia 04.06.2011 r. dokument elektroniczny podpisany elektronicznym podpisem cyfrowym przed datą uznania ustawy nr 1-FZ za nieobowiązującą już z dnia 01.10.2002 r. uznaje się za dokument elektroniczny podpisany udoskonalonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tym samym faktura wystawiona w formie elektronicznej może zostać podpisana przed 1 lipca 2012 roku elektronicznym podpisem cyfrowym lub wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Po uznaniu ustawy nr 1-FZ z dnia 10 stycznia 2002 r. za nieważną - z ulepszonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zgodnie z ust. 2 art. 6 ustawy nr 63-FZ z dnia 04.06.2011 r. z ulepszonym niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ulepszony niekwalifikowany podpis elektroniczny stosuje się, jeżeli certyfikat klucza weryfikacji podpisu elektronicznego został wydany przez centrum certyfikacji należące do sieci zaufanych centrów certyfikacji Federalnej Służby Podatkowej Rosji (do wygaśnięcia certyfikatu lub istnienia sieci zaufanych ośrodków certyfikacyjnych Federalnej Służby Podatkowej Rosji) (Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 03-07-15/80 z dnia 20 lipca 2012 r.).

Wystawienie faktury elektronicznej nie oznacza wystawienia faktury papierowej dla tej samej transakcji biznesowej.

Jeżeli w odniesieniu do faktur wystawianych przez sprzedającego w formie elektronicznej i podpisanych elektronicznym podpisem cyfrowym, sprzedający posiada potwierdzenie od operatora otrzymania plików faktur oraz powiadomienia od kupującego o otrzymaniu faktur podpisanych podpisem kupującego elektroniczny podpis cyfrowy i otrzymany za pośrednictwem operatora, wówczas sprzedawca nie przygotowuje takich faktur papierowych. (Wyjaśnienia z dnia 16 listopada 2012 r. sporządzone przez E.N. Vikhlyaeva, Doradcę Departamentu Podatków Pośrednich Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej).

Procedurę wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych przy użyciu ulepszonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego określają przepisy Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej i Federalnej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej (art. 169 ust. 9 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Tym samym Rozporządzenie Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej nr 50n z dnia 25 kwietnia 2011 roku zatwierdziło Procedurę wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych z wykorzystaniem elektronicznego podpisu cyfrowego. Niniejsza Procedura określa procedury interakcji uczestników elektronicznego zarządzania dokumentami w ramach wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych z wykorzystaniem elektronicznego podpisu cyfrowego zgodnie z art. 169 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Zarządzenie Federalnej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej nr ММВ-7-6/36@ z dnia 30 stycznia 2012 r. zatwierdziło format składania dokumentów służących do wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Zarządzenie Federalnej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej nr ММВ-7-6/138@ z dnia 5 marca 2012 r. „W sprawie zatwierdzenia formatów faktury, dziennika otrzymanych i wystawionych faktur, księgi zakupów i księgi sprzedaży , dodatkowe arkusze księgi zakupów i księgi sprzedaży w formie elektronicznej” zatwierdzone:

• format faktury stosowany przy naliczaniu podatku od towarów i usług, w formie elektronicznej;
• format faktury korygującej stosowany przy naliczaniu podatku od towarów i usług, w formie elektronicznej;
• format dziennika otrzymanych i wystawionych faktur stosowany przy naliczaniu podatku od towarów i usług, w formie elektronicznej;
• format księgi zakupów stosowany przy naliczaniu podatku od towarów i usług w formie elektronicznej;
• format dodatkowej karty księgi zakupów stosowanej przy naliczaniu podatku od towarów i usług, w formie elektronicznej;
• format księgi sprzedaży stosowany przy naliczaniu podatku od towarów i usług, w formie elektronicznej;
• format dodatkowego arkusza księgi sprzedaży stosowanego przy kalkulacji podatku od towarów i usług, w formie elektronicznej.

Elektroniczny obieg dokumentów dla każdej faktury odbywa się osobno (pkt 1.9 Procedury, zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej nr 50n z dnia 25 kwietnia 2011 r.). Dlatego też dla każdej faktury przeprowadzane są wszelkie niezbędne czynności i sporządzane są wszystkie niezbędne dokumenty, zgodnie z Procedurą Zatwierdzenia. Zarządzeniem Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej nr 50n z dnia 25 kwietnia 2011 roku Dokumenty sporządzane w procesie wystawiania i otrzymywania faktur podpisywane są wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym uczestnika obiegu dokumentów.

Faktura elektroniczna to faktura wystawiona zgodnie z wymogami art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej daje prawo do odliczenia podatku VAT (klauzula 1, klauzula 2, art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Faktura musi zostać wystawiona w terminie pięciu dni od daty wysyłki towaru, wykonania pracy, świadczenia usług lub otrzymania zaliczki. pozwala to zrobić nie tylko w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne o istotnym znaczeniu prawnym są pełnoprawnymi odpowiednikami faktur papierowych: zawierają te same dane i podpis osoby upoważnionej. W tym przypadku muszą to być:

• skompilowany zgodnie z formatem zatwierdzonym przez;
• podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
• przekazywane zgodnie z przepisami ustalonymi przez operatora EDF, który odnotowuje daty wystawienia i otrzymania dokumentu w odpowiednich dokumentach technologicznych.

Szybka wymiana elektronicznych dokumentów istotnych prawnie:

• Zdobądź to za darmo;
• wyślij za kilka sekund;
• obniżyć koszty wysyłki.

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dokumenty elektroniczne podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesyłane za pośrednictwem operatora EDF są oryginałami i nie wymagają drukowania.

Procedura księgowa

W celu rozliczenia kwot podatku VAT podatnicy tego podatku są zobowiązani do prowadzenia ksiąg zakupów i sprzedaży. Osoby wykonujące czynności pośredniczące, a także osoby wystawiające i otrzymujące faktury przy wykonywaniu czynności w ramach umowy ekspedycji transportowej lub pełniąc funkcje dewelopera, są obowiązane prowadzić dziennik otrzymanych i wystawionych faktur. Wszystkie faktury – podstawowe, korygujące, korygujące – podlegają jednej rejestracji.

Formy ksiąg i czasopism oraz kolejność ich prowadzenia są ustalone. Ewidencję faktur możesz prowadzić zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Natomiast od 01.01.2015 r. w ramach deklaracji VAT należy składać informacje z książek i czasopism, które można składać wyłącznie drogą elektroniczną (). Dlatego wygodniejsze jest także natychmiastowe rejestrowanie faktur w formie elektronicznej.

Przy obiegu dokumentów papierowych śledzenie dat wystawienia i otrzymania faktury jest prawie niemożliwe, dlatego zamiast nich z reguły odzwierciedlana jest data wystawienia dokumentu. W przypadku faktur elektronicznych rejestrowane są jednocześnie trzy daty: przygotowanie, wystawienie i otrzymanie. Jednocześnie w księgach sprzedaży i zakupów uwzględniane są jedynie daty zestawień, gdyż księgi te służą przede wszystkim ewidencji kwot podatku. Daty wystawienia i otrzymania faktur wpisywane są do ksiąg rachunkowych prowadzonych przez organizacje pośredniczące. Przyjrzyjmy się procedurze księgowej bardziej szczegółowo.

Książka sprzedaży

W miarę powstania obowiązku zapłaty podatku VAT faktury księguje się w księdze sprzedaży w porządku chronologicznym, w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy. W tym przypadku wskazane są:

• dane kupującego (NIP/KPP i imię i nazwisko);
• dane dokumentu potwierdzającego płatność (numer i data);
• nazwa i kod waluty;
• koszt transakcji i wysokość podatku, który należy wpłacić do budżetu państwa.

Księga zakupów

W miarę pojawiania się prawa do odliczeń faktury są rejestrowane w księdze zakupów. Odzwierciedla następujące dane:

• dane do faktury (numer i data wystawienia);
• data rejestracji towarów (robót, usług), praw majątkowych;
• dane sprzedawcy (NIP/KPP i nazwa);
• dane pośrednika (NIP/KPP i nazwa);
• Numer zgłoszenia celnego;
• nazwa i kod waluty;
• koszt transakcji oraz kwotę podatku, o którą podatnik może ubiegać się o odliczenie (zwrot).

Prawo do odliczenia

Podatnik-kupujący ma prawo obniżyć naliczony podatek VAT o kwotę podatku zapłaconego od zakupionych towarów, robót budowlanych, usług (). Prawo do odliczenia powstaje w przypadku spełnienia następujących warunków ():

1. towary (praca, usługi) nabyte w ramach transakcji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT;
2. towary (praca, usługi) zostały przyjęte do rozliczenia (podstawowe dokumenty muszą być dostępne);
3. Otrzymano prawidłowo wykonaną fakturę.

Pomimo tego, że przy rejestracji w księdze zakupów wpisana jest data wystawienia faktury elektronicznej, prawo do odliczenia zależy bezpośrednio od daty jej otrzymania. Sprzedawca jest odpowiedzialny za wystawienie faktury i do czasu jej wystawienia i otrzymania przez kupującego faktury, ten ostatni nie będzie mógł obniżyć naliczonego do zapłaty podatku.

Rozliczenie i dalsze wykorzystanie towaru do działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT leży po stronie kupującego. Jeżeli fakturę otrzymamy w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym dokonano kapitalizacji towaru (roboty/usługi), to nie pojawia się pytanie, kiedy odliczyć kwotę VAT.

Trudniej jest, gdy zaksięgowanie towaru i otrzymanie faktury należą do różnych okresów podatkowych. W przypadku otrzymania faktury po upływie okresu rozliczeniowego, w którym towar był zarejestrowany, ale przed złożeniem deklaracji za ten okres, kupujący ma prawo do odliczenia kwoty podatku należnego za ten towar w tym samym okresie w w którym te towary zostały zarejestrowane (klauzula 1.1 art., zmieniona ustawą federalną z dnia 29 listopada 2014 r. nr 382-FZ). Jeżeli faktura wpłynie po złożeniu deklaracji, należy ją zaliczyć do nowego okresu rozliczeniowego.

Dzienniki

Obowiązek prowadzenia ewidencji otrzymanych i wystawionych faktur nie jest uzależniony od tego, czy pośrednik jest płatnikiem podatku VAT. Pośrednicy, deweloperzy i spedytorzy nie płacą i nie odliczają podatku VAT od faktur imiennych.

Dziennik księgowy składa się z dwóch części, w których odrębnie ewidencjonowane są faktury wystawione i otrzymane, w tym faktury korygujące i korygowane. W Części 1 „Wystawione faktury” dokumenty rejestrowane są według daty wystawienia faktury. W przypadku braku przekazania faktur kontrahentom rejestracja następuje według daty wystawienia. W Części 2, „Otrzymane faktury”, faktury są wykazywane według daty ich otrzymania.

Pośrednicy przekazują organom podatkowym dzienniki raz na kwartał. Na podstawie otrzymanych danych kontrole mogą monitorować, czy kwoty podatku VAT naliczone np. przez zleceniodawców (komitety) przy sprzedaży towarów odpowiadają kwotom podatku przyjętego do odliczenia przez nabywców tych towarów. I odwrotnie, czy kwoty odliczeń zadeklarowanych przez zleceniodawców (zleceniodawców) za towary zakupione przez agentów odpowiadają kwotom podatku VAT, który sprzedawcy tych towarów naliczyli w celu wpłaty do budżetu.

Artykuł 169 akapit dziewiąty kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej umożliwia sprzedającemu i kupującemu wymianę faktur drogą elektroniczną. Faktury elektroniczne całkowicie zastępują dokumentację papierową, upraszczając i przyspieszając procedurę wymiany dokumentów.

Korzyści dla uczestników korzystających z faktur elektronicznych

Faktura elektroniczna dostarczana jest do kupującego niemal natychmiast po wystawieniu, nie ma konieczności dostarczania jej klientowi w formie papierowej, wystarczy skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm, które zapewniają niezawodną i szybką komunikację pomiędzy kontrahentami w sprawach przekazywania wygenerowanych faktury, ich zmiany i korekty. Firmy te nazywane są Operatorami Elektronicznego Zarządzania Dokumentami i łączą sprzedającego i kupującego za pośrednictwem szybkich kanałów telekomunikacyjnych.

W przypadku wystawienia faktury papierowej należy ją w wygodny sposób przetransportować do klienta, jednak nie zawsze jest to wygodne dla stron. Dobrze, jeśli faktura jest dołączona do innej dokumentacji przewozowej wraz z wysyłanym towarem i materiałami. Jeżeli kupujący wpłaci zaliczkę, w odpowiedzi na co w terminie 5 dni konieczne jest także wystawienie faktury, wówczas procedura przekazywania dokumentów papierowych staje się bardziej skomplikowana – sprzedawca musi szukać sposobów dostarczenia papieru klientowi, a to kosztuje dodatkowe pieniądze i czas. Korzystną alternatywą dla faktur papierowych jest przesyłanie ich drogą elektroniczną za pośrednictwem Operatora.

Zmiany od kwietnia 2016 r

Rozporządzenie Ministra Finansów nr 174n z dnia 10 listopada 2015 r. określa sposób prowadzenia komunikacji elektronicznej pomiędzy dwoma uczestnikami relacji gospodarczych przy generowaniu faktur. Przepisy niniejszego zarządzenia wchodzą w życie z początkiem kwietnia 2016 roku.

Jak przejść na faktury elektroniczne?

Przede wszystkim strony muszą dojść do porozumienia w tej kwestii między sobą. W tym celu lepiej jest sporządzić pisemną umowę, która będzie przewidywała zgodę stron na zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi.

Faktury elektroniczne: Umowa wymiany

Przykład umowy o wymianę faktur elektronicznych

Jeżeli strony stosunku handlowego wspólnie wyrażą zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wówczas:

1. Upewnij się, że obie strony posiadają wymagane możliwości techniczne umożliwiające wzajemne przesyłanie i odbiór dokumentacji drogą elektroniczną;
2. Otrzymuj od obu uczestników wzmocniony kwalifikowany podpis elektroniczny (ECES) w celu poświadczenia faktur i innej dokumentacji podlegającej rejestracji w procedurze komunikacji elektronicznej (zawiadomienia, zawiadomienia);
3. Wybierz niezawodnego Operatora Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (dopuszczalne jest jednoczesne korzystanie z kilku operatorów);
4. Zawrzyj umowę z Operatorem, wysyłając mu wniosek zawierający szczegóły określone w lit. b ust. 2.1 zarządzenia nr 174n;
5. Uzyskaj od Operatora informacje niezbędne do korzystania z kanałów komunikacji elektronicznej w procesie wymiany faktur (identyfikator, parametry dostępu i inne dane).

Uzyskanie UKEP polega na wydaniu kwalifikowanych certyfikatów kluczy podpisu elektronicznego w wyspecjalizowanych firmach, procedurę tę reguluje ustawa nr 63-FZ z dnia 04.06.11. Certyfikaty uzyskujemy dla przedstawicieli firmy, którzy będą podpisywać faktury. Prawo do poświadczania faktur przekazanych osobom odpowiedzialnym musi być potwierdzone pełnomocnictwem lub postanowieniem.

Informacja o tym, że w elektronicznej wymianie faktur będą uczestniczyć dwa podmioty gospodarcze, Operator przekazuje Federalnej Służbie Podatkowej – do wydziału, w którym każdy podmiot jest zarejestrowany. Procedura ta przeprowadzana jest w terminie 3 dni od momentu połączenia Klienta z elektronicznymi kanałami komunikacji.

Jeżeli dane firmy ulegną zmianie, Operator musi zostać o tym poinformowany w ciągu trzech dni poprzez przesłanie wniosku. Po otrzymaniu dokumentu aplikacyjnego Operator w terminie trzech dni dokonuje określonych korekt danych uczestnika komunikacji elektronicznej.

Strony muszą rozważyć następujące kwestie:

• Każdą fakturę należy złożyć osobno jako samodzielny dokument;
• Cała dokumentacja elektroniczna wygenerowana w postępowaniu podlega certyfikacji przez UKEP;
• Za dzień wystawienia faktury uważa się datę znajdującą się na potwierdzeniu otrzymania przez Operatora pliku od sprzedawcy;
• Za dzień otrzymania faktury uważa się datę od potwierdzenia przez Operatora przekazania kupującemu pliku z dokumentem;
• Wady techniczne korygowane są na fakturze poprzez przesłanie Sprzedającemu zawiadomienia o dokonaniu korekt za pośrednictwem Operatora;
• Poprawiona faktura przesyłana jest ponownie do kupującego za pośrednictwem Operatora.

Proces wysyłania faktury elektronicznej do kupującego od kwietnia 2016r

• Wszystkie dokumenty, zawiadomienia, potwierdzenia są certyfikowane przez UKEP;
• Wszystkie formaty dokumentów elektronicznych przechowywane są przez każdego uczestnika relacji elektronicznych.

Po zakończeniu procedury przeniesienia faktury strony muszą posiadać zapisaną w UKEP następującą dokumentację.

Sprzedawca:

• Wygenerowana faktura;
• Potwierdzenie przekazane przez Operatora ze wskazaniem dnia otrzymania pliku z s/f elektronicznym od sprzedawcy;
• Powiadomienie kupującego o dostarczeniu mu pliku z elektroniczną s/f (jeżeli strony uzgodniły, że taki dokument jest niezbędny).

Kupujący:

• Przesłana faktura;
• Potwierdzenie przekazane przez Operatora, wskazujące dzień przesłania pliku z dowodem elektronicznym do kupującego;
• Potwierdzenie dostarczenia przez Operatora powiadomienia o otrzymaniu towaru przez kupującego sprzedającemu.

Proces korekty faktury elektronicznej

Kolejność działań uczestników:

W ten sam sposób przesyłane są faktury korygujące. Elektroniczne formularze formularzy standardowych i korygujących znajdują się w zatwierdzonym przez organ podatkowy zarządzeniu nr ММВ-7-6/93@ z dnia 03.04.15.

Powyższy proces wymiany dokumentacji elektronicznej zapisany jest w zarządzeniu nr 174n i obowiązuje od początku drugiego kwartału 2016 roku.

Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej umożliwia wystawianie faktur nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej. Kontrahenci sami decydują w jaki sposób będą wymieniać dokumenty. Prawo do korzystania z dokumentacji elektronicznej w celu przesłania danych wejściowych do odliczenia jest zapisane w dziewiątym akapicie sto sześćdziesiątego dziewiątego artykułu Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Jak opłacalne i wygodne jest to?

Faktury elektroniczne są wygodne dla obu stron. Sprzedawca nie musi dostarczać klientowi dokumentu papierowego, marnując jego czas i pieniądze, a kupujący otrzymuje wymagany dokument terminowo.

W formie elektronicznej łatwiej jest wprowadzać zmiany w fakturach, poprawiać, korygować dokument. Poprawiony formularz faktury jest wysyłany do kupującego tak szybko, jak to możliwe. Transakcje elektroniczne mogą nastąpić niemal natychmiastowo, co jest istotną zaletą dla stron.

Elektroniczna wymiana faktur ma jednak również wady. Strony muszą wydać pieniądze na uzyskanie ulepszonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przygotuj się technicznie do odbioru i przesyłania dokumentacji elektronicznej, zawrzyj umowę z pośrednikiem, który przeprowadzi procedurę wymiany i opłać jego usługi.

Zmiany 2016

Od kwietnia 2016 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów nr 174n z dnia 10 listopada 2015 roku, które określiło nowe zasady procedury wymiany faktur elektronicznych.

Dokument ten określał sposób postępowania każdego uczestnika elektronicznego obiegu dokumentów: sprzedawcy, kupującego i Operatora.

Aktualne formy faktur elektronicznych zostały zatwierdzone Zarządzeniem nr ММВ-7-6/93@ z dnia 04.03.15. To zarządzenie Federalnej Służby Podatkowej zatwierdziło nie tylko elektroniczną formę standardowej faktury, ale także jej formularz korygujący.

Jak przejść na faktury elektroniczne?

Jeżeli dwa podmioty stosunków gospodarczych zdecydują się na wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

1. Uzgodnij to na piśmie;
2. Przygotuj się technicznie do otrzymywania i przesyłania faktur elektronicznych;
3. Uzyskaj ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny (ECES);
4. Wybierz odpowiedniego pośrednika – Operatora Elektronicznego Zarządzania Dokumentami;
5. Wypełnić i złożyć wniosek o połączenie z usługami Operatora;
6. Zawrzeć umowę z Operatorem;
7. Otrzymaj od Operatora niezbędne dane do połączenia – parametry dostępu, identyfikator.

Przykładowa umowa

Dwa podmioty gospodarcze – dostawca i klient – ​​muszą zgodzić się na elektroniczną wymianę faktur. Dokumentacja elektroniczna powinna całkowicie zastąpić dokumentację papierową. Lepiej zgodzić się nie ustnie, ale pisemnie, aby w przyszłości nie musieć rozwiązywać problemów związanych z niezadowoleniem jednej ze stron.

Strony powinny podpisać umowę o uczestniczeniu w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją przy przesyłaniu faktur. Treść niniejszej umowy jest sporządzona w dowolnej formie i należy wskazać następujące punkty:

• Nazwa formularza;
• Data i miejsce kompilacji;
• Dane stron;
• Potwierdzenie, że strony będą wymieniać faktury drogą elektroniczną;
• Wskazanie konieczności spełnienia wymogu Rozporządzenia nr 174n dotyczącego podpisywania dokumentów UKEP;
• Linki do dokumentów legislacyjnych ustanawiających procedurę interakcji między stronami w elektronicznym zarządzaniu dokumentami;
• Dzień wejścia w życie umowy;
• Czas trwania umowy;
• Podpisy stron, pieczęcie.

Tekst sporządzony jest w dowolnej formie, np. sugerujemy pobranie poniższego wzoru umowy.

Umowa o wymianę faktur elektronicznych wzór - .

Uzyskanie UKEP

W zarządzeniu nr 174n ustalono, że faktury, powiadomienia, powiadomienia generowane w trakcie wymiany elektronicznej należy podpisywać wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Aby móc spełnić ten wymóg Ministerstwa Finansów, należy skontaktować się z wyspecjalizowanymi firmami, które są w stanie stworzyć dla nich klucze podpisu elektronicznego i wydać dla nich kwalifikowane certyfikaty. Tutaj należy skupić się na ustawie federalnej nr 63-FZ z dnia 6 kwietnia 2011 r.

Zazwyczaj fakturę podpisuje nie tylko kierownik, ale także główny księgowy (jeśli firma go posiada) i inni pracownicy. Każda osoba powinna uzyskać UKEP. Dodatkowo należy wystawić pełnomocnictwo, które umożliwi przedstawicielom firmy podpisywanie dokumentacji elektronicznej. Pełnomocnictwo można zastąpić dokumentem administracyjnym, na przykład postanowieniem.

Wybór Operatora Elektronicznego Zarządzania Dokumentami i zawarcie z nim umowy

Wybór jest dość duży, strony mogą wybrać więcej niż jednego Operatora i z każdym zawrzeć umowę o współpracy.

Każdy uczestnik (kupujący i dostawca) ma obowiązek wypełnić wniosek i przekazać go operatorowi. Operatorzy z reguły oferują gotowe formularze zgłoszeniowe z polami do wypełnienia, wystarczy je jedynie wypełnić i złożyć w miejscu docelowym. Aplikacja zawiera podstawowe informacje o podmiocie gospodarczym, jego dane oraz wyraża chęć połączenia się z elektroniczną wymianą faktur za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych.

Po podpisaniu umowy o przyłączenie Operator udostępnia niezbędne dane, na podstawie których uczestnik przygotowuje swoje środki techniczne do odbioru i przesyłania dokumentacji elektronicznej. Operator ma okres 3 dni od dnia złożenia wniosku, w ciągu którego musi przekazać dane przyłączeniowe.

Informacja o tym, że strony będą wymieniać elektroniczne wersje faktur przekazywana jest organowi podatkowemu, zadanie to spoczywa na Operatorze, kupujący i sprzedający nie muszą podejmować żadnych działań.

Procedura wymiany dokumentacji elektronicznej

Szczegółowy tryb wymiany faktur elektronicznych określa Zarządzenie nr 174n. Określane są działania każdej ze stron podczas wstępnego przedłożenia faktury, jej korekty i złożenia dokumentu korygującego.

Wcześniej, gdy kupujący otrzymywał plik z fakturą elektroniczną, musiał wystawić zawiadomienie o zakończeniu tego zdarzenia. Nowe zamówienie z kwietnia 2016 roku zniosło ten obowiązek dla kupującego. Zawiadomienie wysyłane jest tylko wtedy, gdy obie strony doszły do ​​porozumienia w tej kwestii i uznały, że dokument jest niezbędny.

Cechy procedury wymiany elektronicznej:

• Każdy wygenerowany dokument jest certyfikowany przez UKEP;
• Każdy uczestnik relacji elektronicznej ma obowiązek sprawdzić akta przy przyjęciu;
• Cała wypełniona dokumentacja musi być przechowywana w formie elektronicznej;
• Każda czynność musi zostać potwierdzona wykonaniem potwierdzenia Operatora;
• W przypadku każdego potwierdzenia kupujący i sprzedający muszą przesłać powiadomienie o otrzymaniu potwierdzenia;
• Zawiadomienie kupującego o otrzymaniu faktury następuje na wniosek stron;
• Każdą indywidualną fakturę należy przesłać osobno.

Korekta faktur elektronicznych

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją pozwala na szybkie korygowanie błędów technicznych w fakturach. W zależności od rodzaju błędu stosuje się dokument poprawiony lub korygujący.

Jeżeli błąd ma charakter techniczny (literówka, błędne obliczenie) wówczas dokument zostaje poprawiony, a kupujący wysyła za pośrednictwem Operatora powiadomienie sprzedającego o konieczności zmiany faktury. Sprzedawca generuje kolejną identyczną fakturę, wskazuje numer i datę korekty, a gotowy formularz przekazuje kupującemu za pośrednictwem Operatora.

Jeżeli błąd związany jest z błędnym wskazaniem ceny, ilości, stawki VAT, samej kwoty podatku VAT w związku z nadwyżkami, brakami w dostawie lub uzgodnioną zmianą ceny, wówczas należy wystawić fakturę korygującą – samodzielny dokument tj. dodatek do dokumentu głównego. Dokument korygujący wysyłany jest za pośrednictwem Operatora w taki sam sposób, jak zwykły.