Pełnomocnictwo do podpisywania dokumentów dla dyrektora jest niezbędnym dokumentem, gdy szef przedsiębiorstwa regularnie opuszcza miejsce pracy. Umożliwia osobie upoważnionej podpisywanie dokumentów podczas jej nieobecności, dzięki czemu zapobiegnie się ryzyku zakłóceń w działalności firmy i przestojów w produkcji.

Jest to konieczne, aby upoważniony przedstawiciel dyrektora miał prawo podpisywać oficjalne dokumenty związane z działalnością gospodarczą organizacji.

Czasami pełnomocnictwo do podpisywania dokumentów wydawane jest pracownikowi, który ma zostać wysłany w podróż służbową. Na podstawie referatu będzie reprezentował interesy przedsiębiorstwa wobec firm partnerskich. Osoba będzie miała prawo podpisywać w imieniu dyrektora umowy i porozumienia, które później staną się podstawą do wykonania określonych prac, dostaw towarów itp.

Istnieje kilka sytuacji, które wymagają wydania przedmiotowego dokumentu:

1. dostępność dokumentów, na których nieobecny dyrektor musi podpisać;
2. przekazanie rzeczy materialnych i towarów osobie upoważnionej;
3. podpisywanie dokumentacji handlowej, ofert, umów - wszelkich dokumentów składających się na obieg dokumentów w firmie, które związane są ze sporządzaniem raportów, naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń (w tej sytuacji sporządzane jest pełnomocnictwo dla głównego księgowego, jeżeli jest zmuszony na jakiś czas opuścić miejsce pracy);
4. chęć menedżera do delegowania części swoich obowiązków, aby zwolnić czas na inne rodzaje pracy.

Czas trwania ważności i procedura wypowiedzenia

Ustawodawstwo rosyjskie stanowi, że okres ważności nie może przekraczać 3 lat. Jeżeli nie określono, to najdłuższy okres, w którym powiernikowi przysługują odpowiednie uprawnienia, wynosi 1 rok kalendarzowy (początkiem jest data wydania).

Ważny! Jeśli określono okres dłuższy niż 3 lata, nadal będzie on miał 3-letni okres ważności.

Istnieje kilka sytuacji wcześniejszego zakończenia działań:

• pracownik posiadający te uprawnienia został zwolniony, utracił zdolność do pracy lub zmarł;
• pracownik zrzekł się przedmiotowych uprawnień, formalizując swoją odmowę na piśmie;
• kierownik z pewnych powodów odwołał to i anulował;
• mocodawca utracił zdolność do czynności prawnych i zmarł;
• organizacja komercyjna utraciła osobowość prawną;
• dyrektor został zreorganizowany;
• nastąpiła upadłość stron umowy;
• jedna ze stron zaczęła nadużywać swoich uprawnień.

Istnieją 3 rodzaje pełnomocnictw zatwierdzone przez Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej - ogólne, jednorazowe i specjalne.

Ogólny pogląd daje pracownikowi najszersze uprawnienia. Ten ostatni otrzymuje prawo do reprezentowania organizacji we wszystkich transakcjach biznesowych, zawierania umów w imieniu kierownictwa i podpisywania ważnych dokumentów.

Typ jednorazowy jest wymagany, aby pracownik mógł wykonać określoną czynność - na przykład otrzymać produkt, zawrzeć umowę w podróży służbowej.

Specjalny typ jest niezbędny, gdy pracownik musi kilkakrotnie wykonać określoną czynność zleconą przez przełożonych.

Istnieje odrębny typ - z prawem subrogacji. Zezwala osobie upoważnionej na delegowanie swoich uprawnień, po uprzednim powiadomieniu o tym mocodawcy. Przy sporządzaniu takiego pełnomocnictwa nie jest konieczne poświadczenie notarialne – jest ono potrzebne jedynie w przypadku, gdy osoba upoważniona zdecyduje się na przekazanie swojego pełnomocnictwa innemu pracownikowi. Okres ważności podcesji nie przekracza okresu ustalonego dla oryginału dokumentu biznesowego. Jeżeli nie jest to określone, okres ważności wynosi dokładnie jeden rok kalendarzowy od daty przygotowania.

Gdzie znaleźć próbkę

Formularz pełnomocnictwa dostępny jest pod poniższymi linkami:

Procedura i cechy kompilacji

Pełnomocnictwo ma 2 cechy redakcyjne określone w Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej:

• napisane na papierze;
• musi zawierać wymagane dane oraz opisywać uprawnienia osoby upoważnionej (w tym przypadku dopuszczalna jest pełnomocnictwo w dowolnej formie).

Najczęściej firmy samodzielnie sporządzają formularz i zatwierdzają go swoją marką – nie ma jednolitego modelu.

Szczegóły obejmują:

1. nazwa firmy, informacje o niej (podmiot prawny, OGRN, statut organizacji, adres, a także informacje o kierownictwie);
2. miejsce napisania (wskazać miasto);
3. Data rejestracji;
4. czas działania;
5. informacje o osobie upoważnionej (dane z paszportu, numer identyfikacyjny, stanowisko);
6. wykaz dokumentów urzędowych, które w imieniu dyrektora ma prawo podpisać osoba upoważniona.

Na koniec reżyser podpisuje i pieczętuje.

Pisząc ogólną wersję pisma urzędowego, wymagane jest także wskazanie klauzuli mówiącej, czy osoba upoważniona ma prawo delegować swoje uprawnienia.

Istnieją cechy sporządzenia danego artykułu dla głównego księgowego. Do obowiązków tego pracownika należy kontrola nad przygotowywaniem raportów i ich wysyłaniem do odpowiednich organów, rejestracja podstawowej księgowości, przepływ dokumentów w całej organizacji itp. W przypadku jego nieobecności jego obowiązki zostają przeniesione na pracownika z odpowiednimi uprawnieniami wykształcenie (ekonomiczne), który jest w stanie wykonywać tę pracę na właściwym poziomie i zna obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Sporządzając tego typu dokument, należy podać szereg szczegółów:

• informacje o firmie;
• datę sporządzenia dokumentu urzędowego;
• czas ważności (najczęściej wydawany jest wyłącznie na okres nieobecności księgowego);
• dane osoby posiadającej uprawnienia (dane paszportowe, numer identyfikacyjny, stanowisko).

Na zakończenie reżyser składa swój podpis i poświadcza go pieczęcią.

Czy wymagane jest poświadczenie notarialne?

Notarialne poświadczenie jest wymagane w przypadku dokumentów, które obejmują transakcje notarialne. Ponieważ ogólny rodzaj pełnomocnictwa polega na zawieraniu transakcji, do których zaliczają się transakcje poświadczone notarialnie (na przykład umowa renty), w tym przypadku wymagane jest poświadczenie notarialne.

Ponadto poświadczenie notarialne musi zostać wydane, jeśli dokument jest wydawany przez indywidualnego przedsiębiorcę zatrudnionemu pracownikowi.

Do poświadczenia notariusz będzie potrzebował paszportów stron i kopii pełnomocnictwa. Mogą być potrzebne także inne informacje.

Wniosek

Tym samym pełnomocnictwo do prawa do podpisu daje pracownikowi określone uprawnienia. Istnieją cechy jego przygotowania i sytuacje, w których jest ono anulowane.

Ze względu na istniejące wymagania nałożone przez obowiązujące przepisy ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej dotyczące rachunkowości, może wymagać struktury komercyjnej przykładowe zamówienie na prawo do podpisania dokumentacji podstawowej.

Ten rodzaj zamówienia jest inny pewne cechy, co do jego przeznaczenia, treści, a także projektu konstrukcyjnego.

Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej wydanymi w związku z niektórymi przepisami ustawy „O rachunkowości”, kierownik każdej struktury handlowej prowadzącej działalność gospodarczą, musi zatwierdzić określoną listę osób które mają prawo podpisywać podstawową dokumentację księgową.

To wewnętrzne stanowisko departamentu opiera się na przepisach roboczych i artykułach nr 402-FZ. Można go ocenić jako czynnik determinujący ciągłość norm prawnych ustanowionych w ust. 3 ust. 9 obowiązującej wcześniej ustawy federalnej „O rachunkowości”.

Wcześniej w aktach prawnych regulujących proces księgowy postawiono szczególne wymagania w sprawie konieczności zatwierdzenia przez kierownika spółki listy osób uprawnionych do złożenia podpisu własnoręcznego na dokumentacji podstawowej.

Na dzień dzisiejszy obowiązujące normy prawne w żaden sposób nie regulują trybu nabycia przez osoby zainteresowane upoważnienia umożliwiającego podpisywanie dokumentów pierwotnych. Współczesne realia rosyjskich przedsiębiorstw najczęściej pokazują, że siły te ulegają konsolidacji poprzez wydanie specjalnego zarządzenia przez szefa organizacji:

1. Polecenie kierownika firmy przeniesienia prawa do podpisywania dokumentów pierwotnych na konkretną osobę lub grupę osób.
2. Pełnomocnictwo do przeniesienia prawa do podpisywania dokumentów znajdujących się w wykazie dokumentacji podstawowej.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat każdej z tych metod, należy rozważyć je osobno.

Co potwierdza?

W tym przypadku głównym kryterium rozróżnienia pomiędzy poleceniem menedżera przeniesienia prawa do podpisu a pełnomocnictwem do tego jest to, że zarządzenie może dotyczyć wyłącznie pracowników organizacji chwila pełnomocnictwo może zostać przekazane innej osobie.

Głównym wymogiem w takiej sytuacji będzie to, że menadżer będzie musiał uwzględnić w pełnomocnictwie listę osób, które mogą z niego korzystać. Proces sporządzania zarządzeń i pełnomocnictw regulują różne gałęzie prawa, a konkretnie Kodeks pracy i Kodeks cywilny.

Jeżeli istnieje konieczność podpisywania wyłącznie dokumentów wewnętrznych firmy, wówczas optymalnym rozwiązaniem będzie wybranie zlecenia, pełniącego rolę źródła regulacyjnego, które poświadcza przeniesienie prawa do podpisu na dokumentacji pierwotnej. Warto zaznaczyć, że w tym przypadku nie ma konieczności delegowania dodatkowych uprawnień na inne osoby.

Jednocześnie, jeśli zaistnieje potrzeba podpisania określonej dokumentacji, a następnie jej przekazania poza organizację, na przykład dokumentacji towarzyszącej przewozowi ładunku lub faktury, wówczas w takiej sytuacji istnieje konieczność sporządzenia odpowiedniego pełnomocnictwa adwokat.

Istotną koniecznością jest przemyślenie zarówno postanowienia, jak i pełnomocnictwa następująca informacja:

• dane osobowe osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia;
• wykaz określonych dokumentów, które może podpisać osoba upoważniona.

Poza tym w każdej z tych sytuacji szef firmy potwierdza podpis danej osoby, któremu przysługuje pełnomocnictwo, które ta sama osoba wskazuje w specjalnym polu pełnomocnictwa lub postanowienia.

Takie procesy sugerują potrzeba procedury identyfikacji podpisu, które musi należeć do osoby, która złożyła swój podpis na transkrypcie. Etap ten jest niezwykle konieczny ze względu na fakt, że obecnie niemal wszystkie kontrole podatkowe przeprowadzane są z identyfikacją kontrahentów, którzy świadomie odmawiają wywiązania się z własnych obowiązków podatkowych.

Nawet jeśli bezpośredni menedżerowie kontrahentów nie podejmą żadnych działań mających na celu porzucenie działalności firmy i uznanie faktu, że pełnią rolę prawdziwych menedżerów struktury handlowej, Służba podatkowa rozpoczyna badanie pisma ręcznego, co może potwierdzić fakt, że podpisy na dokumentacji nie są podpisami kierownictwa.

Docelowo będzie to stanowić podstawę opodatkowania oficjalnie odmawiają uznania takich wydatków dla przedsiębiorstwa I.

Obecnie przez udokumentowane wydatki rozumie się wszystkie wydatki posiadające udokumentowane dowody. W takim przypadku wszystkie dokumenty uzupełniające muszą zostać sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej.

Wszelkie dokumenty zawierające nierzetelne lub sprzeczne dane lub niekompletne informacje, nie może stanowić podstawy do uzyskania korzyści podatkowych. Z uwagi na to, że dokumentacja pierwotna zawiera podpis osoby nie posiadającej odpowiednich uprawnień, dokument ten zostanie uznany za zawierający informacje fałszywe. W efekcie nie może w żaden sposób potwierdzić odliczenia VAT.

Zbiór próbek

Do chwili obecnej nie ma ani jednego aktu prawnego, który wymagałby konieczności weryfikacji podpisu kontrahenta. Ale pomimo tego coraz ostrożniejsi menedżerowie organizacji komercyjnych żądają od wszystkich swoich kontrahentów specjalne próbki podpisów, będące własnością osób bezpośrednio odpowiedzialnych za podpisywanie dokumentów podstawowych i faktur.

Takimi próbkami może być kopia paszportu, kopia plastikowych kart bankowych z podpisem właściciela lub pełnomocnictwo, które wskaże podpis osoby upoważnionej. W innej sytuacji, jeśli firma nie odważy się zażądać takich dokumentów, może spotkać się z przykrymi konsekwencjami.

Wyniki

Jak pokazuje praktyka większości organizacji komercyjnych, monitorowanie uprawnień osób składających swój podpis na dokumentacji pierwotnej jest procedurą dość złożoną i nie zawsze niezawodną.

Dotyczy to szczególnie operacji prowadzonych przez duże firmy o dużych obrotach towarowych i gotówkowych, które współpracują z ogromną liczbą kontrahentów. W zasadzie, aby zwiększyć skuteczność takich kontroli, konieczne jest utworzenie osobnego działu, który współpracowałby z działem księgowości.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że realne negatywne konsekwencje podpisania dokumentacji pierwotnej przez osobę nieuprawnioną dla podatnika mogą powstać dopiero wówczas, gdy ogólna baza dowodowa wskazuje, że wszelkie transakcje z takim kontrahentem miały charakter fikcyjny.

Podobne okoliczności mogą zaistnieć, jeśli kontrahent okaże się firmą fasadową, szef firmy kategorycznie odmówi podpisania, badanie potwierdzi fakt sfałszowania podpisu, firma nie zapłaciła podatków i tak dalej.

Na tej podstawie, jeśli przedstawicielom firmy uda się jeszcze zebrać wystarczającą ilość dowodów, które potwierdzą realność działań, a także jeśli zachowana zostanie odpowiednia ostrożność przy wyborze partnera, to całkiem możliwe organizacja będzie mogła wyeliminować wszelkie roszczenia ze służby podatkowej. Podobne procesy toczą się w wyższych organach podatkowych lub w sądzie.

Możesz dowiedzieć się, jak przenieść to bezpośrednio z tego filmu.

Stara ustawa o rachunkowości wymagała, aby lista osób upoważnionych do podpisywania dokumentów podstawowych była zatwierdzana przez kierownika organizacji w porozumieniu z głównym księgowym. Nowa ustawa nie przewiduje ani zatwierdzania listy, ani jej uzgadniania z kimkolwiek. Jednocześnie, zdaniem Ministerstwa Finansów, szef firmy musi jeszcze ustalić listę osób, które mają prawo podpisywać dokumenty podstawowe.

Uprawnienie do podpisywania dokumentów może potwierdzić jeden z następujących dokumentów:

• wewnętrzny dokument administracyjny organizacji (zarządzenie podpisane przez kierownika lub zatwierdzone przez niego rozporządzenie w sprawie prawa do podpisywania dokumentów);
• pełnomocnictwo w imieniu organizacji, sporządzone zgodnie z wymogami Kodeksu cywilnego, czyli ponownie podpisane przez kierownika.

Jaka jest różnica między pełnomocnictwem a postanowieniem? Nakaz przyznania prawa do podpisywania dokumentów w imieniu organizacji wydawany jest konkretnym urzędnikom pracującym w firmie i obowiązuje przez cały czas trwania stosunku pracy z tymi pracownikami. Oznacza to, że porządek formalizuje podział uprawnień w organizacji.

Zwykle zlecenie deleguje prawo do podpisywania tych dokumentów, które nigdy nie opuszczają murów organizacji. Co do zasady wewnętrzne dokumenty administracyjne spółki nie mają zastosowania do osób trzecich (niebędących pracownikami spółki). W bardzo rzadkich przypadkach przepisy stanowią, że prawo do podpisania określonego rodzaju dokumentu w imieniu organizacji przyznaje się na mocy zarządzenia innym osobom. Dokumentami tymi są faktury.

Zdarza się jednak, że kontrahenci wymagają pełnomocnictwa, aby zweryfikować uprawnienia osoby podpisującej dokument. Następnie, aby uniknąć niepotrzebnych sporów, można wystawić pełnomocnictwo lub zarówno zlecenie, jak i pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo w odróżnieniu od zlecenia wydawane jest zawsze konkretnej osobie, a nie osobie zajmującej określone stanowisko. W pełnomocnictwie możesz wskazać stanowisko, jednak nie jest to wymagane. Zazwyczaj pełnomocnictwo udzielane jest na czas określony. Jeżeli w pełnomocnictwie nie określono okresu ważności, wówczas jest ono ważne przez rok od dnia jego zawarcia.

Nie można obejść się bez pełnomocnictwa przy przekazywaniu prawa do podpisywania dokumentów podstawowych w imieniu firmy na osobę niebędącą jej pracownikiem.

Kiedy mówimy o pracowniku organizacji, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w jego umowie o pracę lub opisie stanowiska, z którym musi się zapoznać z podpisem, obowiązkiem sporządzania dokumentów podstawowych, prawem do podpisu, które mu przysługuje.

I choć prawo nie obliguje menadżera do zatwierdzania listy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w imieniu firmy, sporządzenie i zatwierdzenie takiej listy nie zaszkodzi.

Dobrze, gdy wszyscy w organizacji wiedzą, kto odpowiada za wykonanie konkretnego dokumentu i jego terminowe otrzymanie przez dział księgowości.

Skupmy się osobno na podpisie głównego księgowego na koncie podstawowym. Jak pamiętacie, stara ustawa nr 129-FZ stanowiła, że ​​bez podpisu głównego księgowego dokumenty pieniężne i rozliczeniowe uważa się za nieważne i nie należy ich przyjmować do realizacji. Ustawa nr 402-FZ nie zawiera takiego przepisu. Oznacza to, że podpis głównego księgowego może nie znajdować się na dokumencie podstawowym. Ale istnieje wiele wyjątków.

Po pierwsze, dokumenty gotówkowe. Dyrektywa Banku Rosji nr 3210-U stanowi, że dokumenty kasowe muszą być podpisane przez głównego księgowego, chociaż kierownik może upoważnić inną osobę. Zatem do ważności tych dokumentów nie jest wymagany podpis głównego księgowego, jeżeli podpisał je inny upoważniony pracownik. Ale sam główny księgowy nie potrzebuje pełnomocnictwa ani zlecenia podpisania dokumentów gotówkowych. Ma on prawo podpisać te dokumenty ze względu na swoje stanowisko.

Po drugie, faktury. Tutaj wszystko jest takie samo - Ordynacja podatkowa wymaga podpisu głównego księgowego, ale pozwala na przeniesienie tych uprawnień na inną osobę.

Pełny tekst seminarium przeczytasz w czasopiśmie „Księga Generalna. Sala Konferencyjna” 2015, nr 03