Przykład wypełnienia karty inwentarza. Charakterystyka karty księgowej środków trwałych
FORMULARZ nr OS -6 „KARTA INWENTARYZACYJNA DO ROZLICZENIA PRZEDMIOTU ŚRODKÓW TRWAŁYCH”
W dziale księgowości przedsiębiorstwa dla każdego środka trwałego przyjętego do rozliczenia prowadzona jest „Karta inwentarzowa do ewidencji środka trwałego” (formularz nr OS-6). Istnieje „Karta inwentarza do grupowego rozliczania środków trwałych” (formularz nr OS-6a). Do rejestrowania dostępności środków trwałych małych przedsiębiorstw stosuje się „Księgę inwentarza do księgowania środków trwałych” (formularz nr OS-6b).
Kartę inwentarzową do ewidencji środków trwałych stosuje się w następujących przypadkach:
1) do rozliczania poszczególnych środków trwałych,
2) dla grupowego rozliczania środków trwałych tego samego rodzaju, które weszły do użytku w tym samym miesiącu kalendarzowym i mają ten sam cel produkcyjno-ekonomiczny, cechy techniczne i koszt.
Karty inwentarzowe można grupować w szafce na dokumenty zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Środków Trwałych oraz w sekcjach podsekcji, klas i podklas - według miejsca działania (według podziałów strukturalnych organizacji)
Wypełnianie kart inwentarzowych polega na:
· akt (faktura) przyjęcia i przekazania środków trwałych,
· paszporty techniczne,
· inne dokumenty dotyczące środków trwałych dokumentujące ich nabycie, budowę, przemieszczanie, doposażenie, przebudowę, modernizację, remont kapitalny, umorzenie.
Karty inwentarzowe muszą zawierać podstawowe dane dotyczące pozycji środka trwałego:
okres użytkowania,
sposób naliczania amortyzacji,
· zwolnienie z amortyzacji (jeśli dotyczy), indywidualne cechy obiektu
Karty inwentaryzacyjne są z reguły sporządzane w jednym egzemplarzu i przechowywane w dziale księgowości przedsiębiorstwa.
W przypadku środków trwałych przyjętych do leasingu, w celu prowadzenia ewidencji pozabilansowej wynajmowanych obiektów, zaleca się również otwarcie kart inwentaryzacyjnych w służbie księgowej organizacji najemcy.
Karty inwentarza środków trwałych przyjętych do rozliczenia, a także spisanych z księgowości w ciągu miesiąca sprawozdawczego, prowadzi się do końca miesiąca oddzielnie od kart inwentarza pozostałych środków trwałych.
W karcie inwentarza dokonywana jest adnotacja o zbyciu środka trwałego na podstawie wykonanych czynności o spisanie środków trwałych przekazanych do działu księgowości. Karty zapasów wycofanych środków trwałych są przechowywane przez okres określony przez kierownika organizacji.
Zasady wypełniania wierszy i kolumn, które mogą rodzić pytania.
Każdej karcie przypisany jest numer seryjny, który jest wskazany w wierszu „Nr karty inwentarzowej”.
W kolumnie „Data zestawienia” wskazana jest data wypełnienia karty inwentarzowej. Jeżeli karta jest wydawana na nowo otrzymany przez organizację środek trwały, data przygotowania musi pokrywać się z datą poświadczenia przez księgowego protokołu odbioru, który sformalizował operację dodania przedmiotu do środków trwałych. Jeżeli zamiast starej zostanie otwarta nowa karta ekwipunku, w tej kolumnie wskazana jest data kompilacji nowej karty.
W kolumnie „OKOF” zapisany jest kod odpowiadający temu typowi obiektu środków trwałych zgodnie z OKOF (Ogólnorosyjski klasyfikator środków trwałych).
W kolumnie „Numer grupy amortyzacji” wskazany jest numer grupy amortyzacji, do której przypisany jest ten składnik aktywów zgodnie z Uchwałą nr 1.
W kolumnie „Numer inwentarzowy” wskazany jest numer inwentarzowy obiektu OS, który jest przydzielany temu obiektowi przez prowizję po jego otrzymaniu przez organizację, a następnie z reguły się nie zmienia.
Pozycja środków trwałych otrzymana przez organizację na podstawie umowy leasingu może być rozliczona przez leasingobiorcę przy użyciu numeru inwentarza nadanego przez leasingodawcę.
Numer seryjny wpisuje się w kolumnie „Numer seryjny”. Numer ten można zobaczyć:
· na najbardziej podstawowych środkach;
· w karcie technicznej urządzenia;
· w akcie przyjęcia i przeniesienia (na przykład w przypadku wynajmu od innej organizacji);
· na karcie inwentarzowej systemu operacyjnego, jeżeli system operacyjny jest przenoszony w obrębie przedsiębiorstwa.
W kolumnie „Data przyjęcia do rozliczenia” wpisujemy datę włączenia otrzymanego sprzętu do własnych środków trwałych organizacji odbiorcy, która musi pokrywać się z datą wystawienia świadectwa odbioru środków trwałych (z wyjątkiem budynków, budowli)
W kolumnie „Data odpisu z księgowości” wskazana jest data zbycia środka trwałego.
Wiersze „Obiekt (seria, rodzaj konstrukcji lub model, marka)”, „Lokalizacja środków trwałych”, „Producent” wypełnia się na podstawie dokumentacji technicznej lub innych dokumentów zawierających odpowiednie informacje.
W wierszu „Lokalizacja obiektu środka trwałego” wskazana jest jednostka strukturalna, w której znajduje się środek trwały.
Sekcja 1 „Informacje o przedmiocie środków trwałych w dniu przekazania” wypełnia się na podstawie danych przekazującego (organizacji - dostawcy), co ma charakter informacyjny dla środków trwałych będących w eksploatacji. Jeśli organizacja otrzymująca zakupiła system operacyjny w sprzedaży detalicznej lub stworzyła go samodzielnie, nie musisz wypełniać tej sekcji.
W kolumnie „Data produkcji (konstrukcji)” podajemy rok produkcji zgodnie z dokumentacją techniczną.
W kolumnie „Dokument odbioru” podajemy numer i datę protokołu odbioru obiektu środka trwałego (OS-1).
Kolumna „Rzeczywisty okres użytkowania” wskazuje całkowity okres faktycznego użytkowania zakupionego systemu operacyjnego od jego poprzednich właścicieli od momentu oddania obiektu do użytku.
Kolumna „Kwota naliczonej amortyzacji (zużycie)” wskazuje kwotę naliczonych odpisów amortyzacyjnych za cały okres użytkowania środka trwałego.
Wypełniając kolumnę „Okres użytkowania”, wprowadza się okres użytkowania środka trwałego, ustalony w momencie początkowego przyjęcia obiektu środka trwałego do rozliczenia.
W kolumnie „Wartość końcowa” należy wskazać wartość końcową środków trwałych, która po przyjęciu do rozliczenia przez ostatnią organizację otrzymującą zostanie przyjęta jako pierwotna. Wartość rezydualna oznacza w tym przypadku różnicę pomiędzy pierwotnym kosztem środków trwałych a kwotą naliczonej wcześniej amortyzacji.
Dział 2 „Informacje o przedmiocie środków trwałych na dzień przyjęcia do księgowości.”
W kolumnie „Koszt pierwotny na dzień przyjęcia do rozliczenia” podajemy koszt początkowy środka trwałego, który pobieramy z sekcji 2 kolumny 1 protokołu odbioru i przekazania środków trwałych, na podstawie którego karta inwentarzowa jest wypełniona.
Wartość do wypełnienia kolumny „Okres użytkowania” jest również pobierana ze świadectwa odbioru (sekcja 2, kolumna 2).
Sekcja 7 „Krótka indywidualna charakterystyka obiektu OS” wskazuje:
· nazwa środka trwałego;
· ilość;
Kolumna 8 „Nazwa elementów konstrukcyjnych i innych cech charakteryzujących obiekt” zawiera główne cechy charakteryzujące obiekt.
Kolumna „Cechy jakościowe i ilościowe (wymiary, inne informacje)” jest podzielona na kolumny „Przedmiot główny” i „Urządzenie, akcesoria, przyłączone pomieszczenia itp.”.
Kolumna 9 „Obiekt główny” rejestruje cechy charakterystyczne głównego przedmiotu środków trwałych (materiał, z którego wykonany jest przedmiot, jego wymiary i inne cechy wyróżniające).
Po wypełnieniu karty inwentarza po raz pierwszy, w wierszu „Osoba odpowiedzialna za prowadzenie karty inwentarza” księgowy, który wypełnił kartę inwentarza, wskazuje swoje stanowisko, podpisuje, wpisuje swoje nazwisko i inicjały (transkrypcja podpisu).
Na podstawie ustawy na formularzu OC-1 zamieszcza się:
DEBIT 01 KREDYT 08 (03, 75, 76, 80 itd.) - pozycja środka trwałego zostaje przyjęta do rozliczenia.
Przykład:
Samochód Ford Focus został oddany do użytku i przyjęty do rozliczenia. Data otrzymania systemu operacyjnego przez przedsiębiorstwo to 21.05.2012 r. Data produkcji samochodu to 22.03.2012 r. Okres użytkowania wynosi 10 lat. Liniowa metoda naliczania amortyzacji. Koszt samochodu to 908 000 rubli. Na tej podstawie księgowy tworzy kartę inwentaryzacyjną do rozliczenia pozycji środka trwałego.
Księgowość środków trwałych stanowiących własność spółki i poruszających się w obrębie jej oddziałów strukturalnych musi być prowadzona poprzez wydanie specjalnej karty inwentarzowej.
W księgowości taka karta musi być wytworzona w jednym egzemplarzu, a w zależności od liczby obiektów lub rodzaju samego przedsiębiorstwa zmienia się jedynie forma, w jakiej powinna zostać wydana.
Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:
WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.
Jest szybki i ZA DARMO!
Jednocześnie obowiązujące przepisy w tej kwestii regularnie podlegają różnym zmianom, dlatego wiele osób nie wie, jak należy sporządzić kartę księgową środków trwałych w 2019 roku i jakie są jej główne cechy.
Warunki i cel dokumentu
Wszystkie kwestie istotne z punktu widzenia zarządzania prawem znajdują bardzo precyzyjne odzwierciedlenie w obowiązującym ustawodawstwie, jednak aby właściwie zrozumieć i zinterpretować poszczególne normy, warto przyjrzeć się podstawowym wymaganiom, jakie się w nich stosują:
| Środki trwałe | Podstawowe przedmioty, które wykorzystywane są bezpośrednio podczas wytwarzania produktów lub stopniowego generowania dochodu przez firmę, przy zachowaniu ich naturalnej formy. |
| Podstawowa dokumentacja księgowa | Lista dokumentów odzwierciedlających informacje o wszelkiego rodzaju transakcjach bankowych. Dokumenty takie sporządzane są natychmiast w momencie transakcji lub jakiejkolwiek operacji gospodarczej. |
| Procedura odzwierciedlania danych dotyczących działalności finansowej firmy w specjalnych tabelach. | |
| Rachunkowość podatkowa | Procedura odzwierciedlania danych o działalności finansowej spółki, na podstawie której obliczane są kwoty transferów do budżetu. |
| Stopniowe przenoszenie kosztu środków trwałych na procesy produkcyjne, co znajduje odzwierciedlenie w odpowiednich raportach za pomocą karty inwentaryzacyjnej. |
Samo utrzymanie karty ekwipunku pozwala rozwiązać dość dużą liczbę problemów, w tym:
- uprościć procedurę analizy danych o środkach trwałych;
- generować dane statystyczne tak szybko, jak to możliwe;
- organizować informacje.
Podczas przeprowadzania wszelkiego rodzaju kontroli urzędnicy skarbowi zawsze zwracają szczególną uwagę na te karty, dlatego algorytm ich wypełniania powinien zostać przestudiowany przez upoważnionych pracowników firmy tak szczegółowo, jak to możliwe, ponieważ w przypadku błędów może zostać nałożona wysoka grzywna na organizacji.
Obowiązkowe punkty
Rejestracja karty inwentarzowej podlega pewnym zasadom, które musi znać każda upoważniona osoba, w szczególności dotyczy to nie tylko procedury rejestracji, ale także treści tego dokumentu.
Główne informacje w treści
W formularzu OS-6 należy zawrzeć informacje o:
- otrzymanie środków trwałych;
- ruchy pomiędzy wewnętrznymi podziałami strukturalnymi;
- prace naprawcze;
- modernizacja lub przebudowa środków trwałych;
- procedury przeszacowania;
- umorzenie lub zbycie.
Przykład formularza OS-6
W nagłówku dokumentu należy podać pełną nazwę organizacji, przedmiot środka trwałego, jego lokalizację, a także kody OKUD, OKOF i numer seryjny. Ponadto wskazywana jest data przyjęcia środków trwałych i ich wyrejestrowania.
Główna część dokumentu składa się z siedmiu sekcji-tabel, a w momencie przyjęcia obiektu do rozliczenia wypełniane są następujące sekcje:
Wszystkie pozostałe sekcje muszą zostać wypełnione w momencie bezpośredniej eksploatacji tego obiektu i zawierają następujące dane:
Wypełniony formularz musi zostać podpisany przez osobę odpowiedzialną.
Jeżeli firma z tego czy innego powodu zdecydowała się na wycofanie środków trwałych, wówczas w tym przypadku, zgodnie ze spisaną ustawą, należy sporządzić specjalną adnotację w karcie inwentarza. W takim przypadku karty inwentarzowe wszelkich wycofanych obiektów należy przechowywać przez okres ustalony przez kierownika organizacji (co najmniej pięć lat).
Warto zaznaczyć, że nawet jeśli karta została wydana w formie elektronicznej, po dokonaniu niektórych operacji lub po ich zakończeniu konieczne będzie sporządzenie dokumentu w formie pisemnej, jeśli wcześniej nie było to możliwe.
Jak wypełnić kartę księgową środków trwałych
Warto zwrócić uwagę na kilka cech charakterystycznych dla procedury wypełniania formularza księgowego środków trwałych:
- Dane o środkach trwałych należy wypełnić w momencie ich przekazania tylko wtedy, gdy były już wcześniej używane, a wpisów należy dokonać zgodnie z dokumentami środków trwałych. Jeśli mówimy o nowym sprzęcie, wypełnianie tej pozycji nie jest już konieczne.
- Przy wypełnianiu informacji o środkach trwałych w momencie ich przyjęcia do rozliczenia wskazany jest jedynie koszt przyjęcia tego przedmiotu.
- Przeszacowanie polega na podwyższeniu lub obniżeniu pierwotnej wartości przedmiotu, a cena, która została zmieniona, uzyskuje wówczas status ceny odtworzeniowej. Ponadto przeszacowywaniu podlega także naliczona amortyzacja.
- Informacje o przyjęciu, odpisie i przesunięciu środków trwałych. Wpisy dokonywane są w kolejności, czyli zaczynając od danych o otrzymaniu systemu operacyjnego. W tej sekcji należy wskazać dane na podstawie dokumentów, takich jak akty przyjęcia, przeniesienia, umorzenia i inne dokumenty.
- Informacje o korektach początkowego kosztu środków trwałych reprezentują dane o kosztach niezbędnych do przeprowadzenia remontów kapitalnych, dostosowań lub ulepszeń, które pozwoliły na zwiększenie wartości środków trwałych. Wskazane na podstawie danych zapisanych w formularzu OS-3.
- W wydatkach na prace naprawcze należy wskazać informację, jakie środki zostały wydane na naprawy rutynowe, które nie wpływają na koszt przedmiotu i są odpisywane na poczet kosztu produktu.
- Do wskaźników indywidualnych zalicza się wszelkie informacje charakteryzujące dany składnik aktywów trwałych.
Ostatecznie zatem podpis musi złożyć ten, kto bierze udział w przygotowaniu tego dokumentu i ponosi za niego pełną odpowiedzialność.
Prowadzenie ewidencji i rozliczeń
W przypadku środków trwałych amortyzację nalicza się w następującej kolejności:
- na nieruchomości w momencie jej przyjęcia do rejestracji po fakcie państwowej rejestracji praw własności do nieruchomości, przewidzianej w obowiązujących przepisach;
- w przypadku nieruchomości o wartości mniejszej niż 40 000 rubli włącznie amortyzację należy obliczyć jako 100% całkowitej wartości księgowej przedmiotu w momencie jego przyjęcia do rozliczenia;
- W przypadku nieruchomości o wartości większej niż 40 000 rubli amortyzację należy obliczać zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi obliczonymi wcześniej w określony sposób.
Jeśli mówimy o ruchomości, to amortyzację należy obliczyć nieco inaczej, a mianowicie:
- w przypadku obiektów zbiorów bibliotecznych o wartości mniejszej niż 40 000 rubli włącznie, amortyzację oblicza się w postaci 100% wartości księgowej zarejestrowanej w momencie oddania obiektu do użytku;
- w przypadku środków trwałych o koszcie większym niż 40 000 rubli amortyzację należy obliczać zgodnie z przyjętymi standardami amortyzacji;
- w przypadku środków trwałych, których koszt jest mniejszy niż 3000 rubli włącznie (nie licząc obiektów zbiorów bibliotecznych i wartości niematerialnych i prawnych), nie można naliczyć amortyzacji;
- w przypadku innych środków trwałych, których koszt mieści się w przedziale 3 000–40 000 rubli włącznie, amortyzację należy obliczyć w postaci 100% ceny księgowej zarejestrowanej w momencie oddania obiektu do użytku.
Zatem zasady naliczania amortyzacji zależą bezpośrednio od rodzaju nieruchomości, do której należy dana nieruchomość i jaka jest jej wartość.
Zasady inwentaryzacji i przechowywania
Karty inwentaryzacyjne środków trwałych należą do kategorii podstawowych dokumentów sprawozdawczych, w związku z czym podlegają zwykłym zasadom, w szczególności dotyczy to okresu przechowywania dokumentacji - co najmniej pięciu lat. Po upływie tego terminu dokumenty należy zutylizować w przewidziany sposób.
Zasada ta dotyczy również wszelkich kart inwentarzowych służących do ewidencji środków trwałych, jednak w niektórych przypadkach czas przechowywania może być nieco dłuższy, a wszystko tutaj zależy od rodzaju środków trwałych.
Co kilka lat należy przeprowadzać inwentaryzację kart inwentarzowych, której głównym celem jest rejestracja kart inwentarzowych. Przeprowadzenie tej procedury zapewnia potwierdzenie bezpieczeństwa całej dostępnej dokumentacji, a rejestracja musi zostać przeprowadzona w pełnej zgodności z informacjami określonymi w rachunkach budżetowych.
Trzeba złożyć, bo... wszystkie szczegóły umów, ksiąg i rachunków wymagają dostosowania.
Tworzenie i rejestracja kart inwentaryzacyjnych do rozliczania środków trwałych w formie OS-6 odbywa się zwykle w tych przedsiębiorstwach i organizacjach, które posiadają znaczną ilość majątku i które muszą kontrolować jego zawartość, przechowywanie i przemieszczanie. Każdy indywidualny środek trwały ma swoją własną kartę, a karty mogą być wydawane zarówno na majątek firmy, jak i na nieruchomość wynajmowaną.
AKTA
Przed otwarciem karty
Przed utworzeniem tego dokumentu księgowego konieczne jest sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania środków trwałych - z tego na karcie trafiają informacje o przedmiocie. Dodatkowo do jego wypełnienia pobierane są dane z innych dokumentów towarzyszących, takich jak np. paszporty techniczne wyrobów, urządzeń i maszyn.
Karta inwentarzowa odnosi się do wewnętrznej dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa i wprowadzane są do niej informacje dotyczące wszelkich działań związanych z zarejestrowanym w niej majątkiem (zakup, przeniesienie z jednego działu do drugiego, naprawa, przebudowa, modernizacja, umorzenie itp.) .
Zasady egzekucji dokumentów
Karta inwentarzowa obiektu ma ujednoliconą formę z kodem OS-6, zatwierdzoną uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 21 stycznia 2003 r. N 7.
Dokument sporządzany jest dla każdego obiektu osobno i w jednym egzemplarzu, a jeżeli karty prowadzone są w formie elektronicznej, to musi być jego kopia w wersji papierowej (to właśnie wersje papierowe zawierają „żywy” podpis osoba odpowiedzialna finansowo). Nie jest konieczne poświadczanie dokumentu pieczęcią firmową, gdyż odnosi się do swojej dokumentacji wewnętrznej.
Przykład rejestracji karty inwentarzowej według formularza OS-6
Wypełnianie nagłówka dokumentu
Na początku dokumentu napisz:
- nazwa firmy będącej właścicielem środka trwałego,
- jednostkę strukturalną, do której przypisana jest nieruchomość,
- numer karty inwentarzowej,
- data jego sporządzenia,
- nazwa rejestrowanego obiektu.
Tutaj, w prawej kolumnie, wskazany jest kod przedsiębiorstwa według OKPO (Ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji) - jest on zawarty w dokumentach założycielskich oraz kod obiektu środka trwałego według OKOF (Ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji) Klasyfikator środków trwałych). Kontynuując wypełnianie prawej kolumny, wprowadzamy szczegółowe informacje o obiekcie:
- numer grupy amortyzacji, do której należy według rachunkowości przedsiębiorstwa,
- numer rejestracyjny paszportu,
- numery seryjne i inwentarzowe,
- data rejestracji środka trwałego do celów księgowych,
- numer rachunku (subkonta), przez który przechodzi.
Poniżej w odpowiednich wierszach wpisana jest lokalizacja środka trwałego (ze wskazaniem kodu działu, jeśli w przedsiębiorstwie stosowane jest takie kodowanie) oraz informacja o producencie (dane te można znaleźć w paszporcie technicznym).
Wypełnianie tabel szczegółowych
Druga część dokumentu otwiera sekcje poświęcone rejestrowanemu obiektowi.
Notatka: informację wpisuje się w pierwszą rubrykę tylko wtedy, gdy w chwili wpisu na kartę nieruchomość była już użytkowana. Jeśli jest nowy, nie musisz wypełniać tej sekcji.
Do drugiej części Uwzględnia się koszt przedmiotu w momencie przyjęcia do rozliczenia oraz jego okres użytkowania.
Trzecia sekcja wydawany jest przy przeszacowaniu środka trwałego - a cena może zmieniać się zarówno w górę, jak i w dół. Różnicę pomiędzy kosztem pierwotnym a ceną po przeszacowaniu ustala się jako cenę odtworzeniową.
Do czwartej części kartach wprowadzane są informacje o wszystkich ruchach zarejestrowanego majątku. Dane są tu wprowadzane wyłącznie na podstawie załączonych dokumentów wskazujących rodzaj operacji, jednostkę strukturalną, do której należy dany składnik majątku, wartość końcową oraz informacje o osobie odpowiedzialnej.
Jeżeli środek trwały jest własnością kilku osób, należy je wskazać w czwartej tabeli z procentowym rozkładem udziałów.
Wypełnianie sekcji odwrotnej strony formularza OS-6
W piątej części wskazuje wszystkie zmiany pierwotnej wartości obiektu, niezależnie od wykonanych na nim działań. Tutaj zapisywany jest rodzaj operacji, dane z dokumentu uzupełniającego, a także wysokość wydatków poniesionych przez organizację w procesie przeprowadzania niezbędnych procedur.
Sekcja szósta zawiera informację o kosztach naprawy, z pełnym wyszczególnieniem każdej wykonanej operacji (rodzaj naprawy, dołączona dokumentacja, wysokość wydatków).
Sekcja siódma zawiera szczególne dane o przedmiocie środka trwałego, w tym dane o zawartości w jego składzie metali szlachetnych i półszlachetnych, kamieni i materiałów.
W ostatniej tabeli kart Rejestrowane są jednostki konstrukcyjne, elementy i inne cechy stanowiące cechę wyróżniającą dobro, a także jego wskaźniki jakościowe i ilościowe. Jeżeli są uwagi, wpisuje się je w ostatniej kolumnie tabeli.
Ostatecznie dokument jest poświadczony przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie kart inwentarzowych w przedsiębiorstwie (należy wskazać w tym miejscu jego stanowisko i opatrzyć odpisem podpisem).
Jednym z celów rachunkowości jest generowanie sprawozdawczości dla przedsiębiorstwa.
Taka księgowość znajduje odzwierciedlenie w lokalnej dokumentacji organizacji.
Nie zapomnij o różnych niuansach tej procedury.
Karta księgowa zapasów jest jedną z form pomocniczych.
Przed sporządzeniem formularza księgowego nieruchomości sporządzany jest akt odbioru, w którym wpisywane są wszystkie podstawowe informacje o otrzymanym środku trwałym.
Ponadto karta inwentarzowa jest wypełniana na podstawie innej załączonej dokumentacji (paszporty techniczne sprzętu). Wydawanie karty zgodnie z ujednoliconym formularzem OS-6 odbywa się w firmach, w których konieczne jest przeprowadzenie kontrolę nad zawartością obiektów OS, ich przechowywaniem i przemieszczaniem.
Z reguły takie przedsiębiorstwa posiadają znaczną ilość majątku. Karty inwentaryzacyjne do ewidencji środków trwałych w formie OS-6 wydawane są dla obiektów stanowiących własność firmy, a także użytkowanych na podstawie umowy najmu.
Główne obszary zastosowania formularza Czy:
- uproszczenie procesu analizy stanu obiektu,
- sporządzanie raportów statystycznych.
Karta księgowa majątku zawiera wszelkie informacje o wszelkich czynnościach związanych z majątkiem (zakup, naprawa, odbudowa, umorzenie, przeprowadzka). Jest opracowywany przez każde przedsiębiorstwo dla środków trwałych (niezależnie od dziedziny działalności firmy).
Inspektorzy podatkowi bardzo dokładnie sprawdzają karty inwentarzowe. Obecność błędów w ich wypełnieniu pociąga za sobą dość poważne sankcje.
Którego formularza powinienem użyć?
Karta ma zatwierdzoną ujednoliconą formę OS-6(Dekret Państwowej Komisji Statystycznej nr 7 z dnia 21 stycznia 2003 r.).
Formularz wypełnia się dla każdego środka trwałego (w jednym egzemplarzu). W przypadku przechowywania dokumentu w formie elektronicznej, kopia musi znajdować się w wersji papierowej.
Karta inwentarzowa wymaga podpisu pracownika odpowiedzialnego merytorycznie. Formularz OS-6 nie jest poświadczony pieczęcią.
Wypełnienie po otrzymaniu OS
Początkowo karta rejestracyjna jest wypełniana w przedsiębiorstwie.
Pasuje do „nagłówka” formularza OS-6 Informacja o:
- nazwa przedsiębiorstwa (właściciel obiektu);
- jednostka strukturalna, do której przypisany jest środek trwały;
- numer karty inwentarzowej;
- data sporządzenia i nazwa ewidencjonowanej nieruchomości.
W kolumnie po prawej stronie dokumentu wpisane są kody: OKPO (zgodnie z dokumentami założycielskimi organizacji) i OKOF (zgodnie z klasyfikatorem środków trwałych).
Poniżej w kolumnach numery są rejestrowane: grupa amortyzacyjna obiektu, paszporty, inwentarz i fabryka, a także data rejestracji środka trwałego w dokumentacji księgowej i numer rachunku księgowego.
W następnym wierszu paszportu technicznego obiektu wpisywane są informacje o organizacji producenta.
Następnie w formularzu OS06 prezentowane są tabele służące do uzupełnienia informacji o ewidencjonowanym obiekcie środka trwałego:
- sekcja nr 1- nie wypełnia się dla nowej nieruchomości, dane wprowadza się tylko dla środków trwałych, które były wcześniej użytkowane;
- sekcja nr 2- koszt środka trwałego rejestruje się w dniu przyjęcia do rozliczenia, na który składa się kwota, okres jego użytkowania (przydatny);
- sekcja nr 4- wprowadzane są informacje o ruchach majątkowych.
Czwartą sekcję wypełnia się ściśle zgodnie z załączoną dokumentacją wskazującą rodzaj operacji środka trwałego.
Trzecia część karty ekwipunku jest wypełniana, jeśli koszt obiektu zostanie przeliczony w celu dopasowania do cen rynkowych. Koszt początkowy można zwiększyć lub zmniejszyć. Zmieniony koszt środka trwałego stanowi wartość odtworzeniową i jest rejestrowany w kolumnie 3.
Dodatkowo przeszacowywaniu podlega także naliczona amortyzacja, w tym celu stosuje się kurs przeliczeniowy. Oblicza się go poprzez podzielenie kosztu odtworzenia przez koszt pierwotny, a następnie pomnożenie wyniku przez amortyzację. Współczynnik zapisano w kolumnie 2. Pierwsza kolumna to data amortyzacji, z reguły jest to koniec roku kalendarzowego.
Za nieruchomość o wartości mniejszej niż 40 tysięcy rubli., amortyzację nalicza się w wysokości 100% całkowitego kosztu na dzień jej przyjęcia do księgowości. Obiekty o wartości ponad 40 tysięcy rubli podlegają amortyzacji zgodnie z ustalonymi standardami.
Jeżeli właścicielami nieruchomości jest kilka osób, wówczas są one wskazane w tabeli nr 4, wskazując procenty należne każdemu z właścicieli.
Na odwrotnej stronie ujednoliconego formularza karty inwentarzowej OS-6, po otrzymaniu środka trwałego, sekcja 7 jest wypełniana, jeżeli nieruchomość charakteryzuje się specjalnymi danymi, w tym obecnością w jej składzie metali szlachetnych i kamieni. Rejestracji podlegają tutaj również elementy konstrukcyjne, inne cechy charakterystyczne obiektu OS, wskaźniki jakościowe i ilościowe. Aby wprowadzić do karty inwentarza specjalne notatki dotyczące charakterystyki nieruchomości, służy ostatnia kolumna tabeli.
Formularz OS-6 zatwierdza pracownik organizacji odpowiedzialny za jego prawidłowe przygotowanie. Zazwyczaj czynności te w przedsiębiorstwie wykonuje pracownik księgowości.
Również na odwrotnej stronie znajdują się sekcje:
- №5 - wypełniane, gdy zmienia się koszt początkowy środka trwałego, uwzględniane są koszty remontów kapitalnych, modernizacji i likwidacji, co powoduje wzrost kosztu początkowego;
- №6 - ma na celu wyświetlenie informacji o kosztach napraw bieżących, które nie powodują zwiększenia kosztu, lecz podlegają odpisowi w koszt produktu.
Ważne niuanse
Funkcje wypełniania formularza księgowania zapasów:
- Wypełniając informacje o środku trwałym w chwili jego odbioru należy wpisać jedynie koszt odbioru tej nieruchomości.
- Dane dotyczące przyjęcia, przemieszczania i odpisu przedmiotów są rejestrowane w porządku chronologicznym. Pierwszy wpis będzie dotyczył otrzymania środków trwałych. Należy wskazać dokumenty stanowiące podstawę podjętych działań - akty przyjęcia, przeniesienia i umorzenia.
- Informacje o korektach wartości początkowej nieruchomości ewidencjonuje się w oparciu o wielkości wskazane w ustawie OS-3.
- Koszty napraw rejestruje się tylko dla tych, które nie mają wpływu na wartość nieruchomości.
- Poszczególne wskaźniki zawierają wszelkie informacje charakteryzujące rejestrowany obiekt.
Jeżeli firma posiada stosunkowo niewielką liczbę środków trwałych, dozwolone jest utworzenie skonsolidowanej karty inwentarzowej () Dopuszcza się wówczas nie sporządzanie osobnego dokumentu dla każdego obiektu.
Pobierz darmowy formularz i próbkę z przykładem
Spójrzmy na przykład wypełnienia karty inwentarza po przyjeździe ciężarówki.
Przedmiot ten jest środkiem trwałym, dociera do przedsiębiorstwa w nowym stanie, w związku z czym pierwsza sekcja karty inwentarza nie jest wypełniona.
Druga część formularza OS-6 wskazuje koszt początkowy, w tym przykładzie jest to 1 milion rubli. i okres użytkowania: samochód ten jest przypisany do 4 grupy amortyzacji i posiada SPI wynoszący 5 lat = 60 miesięcy.
W momencie przyjęcia pojazdu do rejestracji konieczne jest także wypełnienie informacji o dokumencie, na podstawie którego pojazd został odebrany; dane wpisuje się w rubryce 4 formularza OS-6 oraz informacje dodatkowe o paragonie.
Wypełnioną kartę wzorcową podpisuje odpowiedzialny pracownik – zazwyczaj księgowy. W razie potrzeby do tego formularza wprowadzane będą informacje o fakcie przeszacowań, napraw i przemieszczeń pojazdu pomiędzy działami. Ostatecznego wpisu dokonuje się w momencie zbycia lub umorzenia pojazdu.
Jak wygląda wypełniona karta? biorąc pod uwagę ten przykład:
W " Aplikacja księgowa » nr 25 za rok 2007 rozmawialiśmy o tym, jak wypełnić akt przyjęcia i przekazania środków trwałych zgodnie z formularzem nr OS-1. Tym razem porozmawiamy o karcie inwentarzowej do ewidencji środka trwałego (formularz OS-6).
Głównym dokumentem regulującym procedurę przetwarzania operacji związanych z przyjęciem środków trwałych do księgowości jest Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 21 stycznia 2003 r. nr 7 „Po zatwierdzeniu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do księgowania środków trwałych.”
To właśnie ten dokument przewiduje ujednolicony formularz nr OS-6 „Karta inwentarzowa do ewidencji przedmiotu środka trwałego”.
Karta służy do ewidencji dostępności środków trwałych. Odzwierciedla informacje o przyjęciu środka trwałego do księgowości, jego przemieszczaniu w organizacji, przebudowie, modernizacji, remoncie, a także zbyciu lub spisaniu.
Kartę wypełnia się w jednym egzemplarzu. Wpisów do niego dokonuje się na podstawie aktu przyjęcia i przekazania środków trwałych oraz innych dokumentów (na przykład paszportu technicznego itp.). Jeżeli do rozliczenia zostanie przyjęta grupa środków trwałych, wydawana jest dla nich jedna karta inwentarzowa w formularzu nr OS-6a „Karta inwentarzowa do grupowego rozliczania środków trwałych”.
Organizacja posiadająca niewielką liczbę środków trwałych może prowadzić księgowość według obiektów w księdze inwentarza (formularz nr OS-6b), wskazując niezbędne informacje o środkach trwałych według ich rodzajów i lokalizacji (klauzula 12 Wytycznych dla rachunkowość środków trwałych, zatwierdzona Zarządzenie Ministra Finansów Rosji z dnia 13 października 2003 r. nr 91n).
Przyjrzyjmy się, jak wypełnić formularz nr OS-6 na konkretnym przykładzie.
PRZYKŁAD
W czerwcu 2007 r. Organizacja medyczna OJSC Petra zakupiła za pośrednictwem sieci detalicznej stół do aparatu rentgenowskiego (model MBP-18/002) za kwotę 63 720 rubli, w tym podatek VAT - 9 720 rubli. Stół został wyprodukowany przez Zakłady Meblowe nr 18 Sp.
Data wydania tabeli - 01.07.2007.
Organizacja ustaliła swój okres użytkowania do celów rachunkowych i podatkowych na podstawie Klasyfikacji środków trwałych wchodzących w skład grup amortyzacji, zatwierdzonej dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 1 stycznia 2002 r. nr 1, 7 lat (czwarta amortyzacja Grupa).
Numer seryjny - 1278, inwentarz - 20.
Stół został oddany do użytku 05.06.2007. Jednocześnie księgowy organizacji sporządził akt przyjęcia i przekazania środków trwałych (formularz nr OS-1), na podstawie którego konieczne jest teraz sporządzenie karty inwentaryzacyjnej w celu rozliczenia pozycji środka trwałego .
Miesiąc później (07.05.2007) stół został wyposażony w dodatkowe osłony ochronne za łączną kwotę 14 300 rubli. Wyposażenie dodatkowe zostało sformalizowane ustawą w formularzu nr OS-3 (akt nr 12).
Zasady rachunkowości organizacji przewidują sekwencyjną numerację kart inwentarzowych od początku roku. Stół jest 79. środkiem trwałym zakupionym przez organizację w tym roku.
Wypełnianie karty inwentarza zacznijmy od tzw. nagłówka dokumentu: jest to przede wszystkim numer i data karty. Zgodnie z warunkami polityki rachunkowości numer karty inwentaryzacyjnej wynosi 79. Data karty musi odpowiadać momentowi przyjęcia środka trwałego do rozliczenia (odzwierciedlonego w obciążeniu rachunku 01 „Środki trwałe”), a także jako data aktu formularza nr OS-1.
Następnie księgowy wypełnia dane organizacji (mianowicie nazwę, kody OKPO i OKOF organizacji), a także wskazuje nazwę jednostki strukturalnej, w której znajduje się pozycja środka trwałego przyjęta do rozliczenia.
Następnie wskazywana jest nazwa obiektu środka trwałego przyjętego do rozliczenia.
Należy pamiętać, że w wierszu tym należy podać pełną nazwę wskazującą markę i model, analogicznie jak w akcie formularza nr OS-1. W naszym przypadku „Stół na sprzęt medyczny model MBP-18/002”.
Następnie należy wprowadzić numer grupy amortyzacji (IV), numer paszportu rejestracyjnego (w naszym przypadku brak), numer fabryczny (1278) i numer inwentarza (20), a także wskazać datę przyjęcia środka trwałego do rozliczenia (06/ 05/2007) i subkonto, dla którego jest to odzwierciedlone (01-1).
Przejdźmy teraz do jego wypełnienia pierwsza sekcja formularz „Informacja o środku trwałym na dzień przekazania.”
Sekcję 1 wypełnia się na podstawie danych zawartych w sekcji 1 ustawy formularza nr OS-1 i mających charakter informacyjny dla eksploatowanych obiektów środków trwałych. W przypadku zakupu przedmiotów za pośrednictwem sieci dystrybucyjnej lub produkcji na własne potrzeby, pkt 1 nie wypełnia się.
W naszym przykładzie organizacja kupuje nowe biurko, więc może nie wypełnić określonej sekcji. Tymczasem nie byłoby błędem wskazanie daty wydania odzwierciedlonej w akcie i wskazanie szczegółów samego aktu. Pozostałe linie należy wypełnić myślnikami.
Przejdźmy dalej druga sekcja„Informacja o przedmiocie środków trwałych na dzień przyjęcia do księgowości.” Tutaj przede wszystkim wprowadzany jest koszt początkowy środka trwałego. W naszym przykładzie jest to koszt zakupu stołu bez podatku VAT (54 000 RUB). Podatek VAT nie jest uwzględniany w cenie przedmiotu, ponieważ nasza organizacja jest płatnikiem tego podatku i nie prowadzi działalności zwolnionej z podatku VAT, w związku z czym ma prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT przedstawionej przez dostawcę.
Kolejnym szczegółem jest okres użytkowania. Według Klasyfikacji środków trwałych zaliczanych do grup amortyzacyjnych, zatwierdzonej Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 1 stycznia 2002 r. nr 1, meble medyczne należą do czwartej grupy amortyzacyjnej o okresie użytkowania od ponad 5 do 7 lat włącznie. W naszej sytuacji, na mocy zarządzenia zarządcy, okres użytkowania wynosi 7 lat.
Trzecia sekcjaKarty zostaną wypełnione przez organizację w przypadku przeszacowania środka trwałego. W tym miejscu należy podać datę przeszacowania i jej współczynnik. W kolumnie 3 - odzwierciedl koszt odtworzenia na podstawie wyników przeszacowania.
Przejdźmy dalej czwarta sekcja formularz, który nazywa się „Informacją o przyjęciu, ruchach wewnętrznych, zbyciu (odpisie) środków trwałych”.
W naszym przykładzie księgowy wypełnia tę część formularza przyjęcia środków trwałych na podstawie ustawy w formularzu nr OS-1.
W przyszłości w tej sekcji można wpisać dodatkowe informacje związane z wewnętrznym przemieszczaniem obiektu - na podstawie faktury w formularzu nr OS-2 lub jego zbyciem (odpisem) - na podstawie ustawy w formularzu nr OS-4.
Przejdźmy teraz do wypełnienia drugiej strony karty ekwipunku.
Zacznijmy piąta sekcja„Zmiany początkowego kosztu środka trwałego”, które odzwierciedlają informację o kosztach modernizacji, doposażenia, wykończenia i odbudowy, a także o spadku wartości w trakcie częściowej likwidacji.
W naszym przykładzie organizacja doposażyła stół, co znalazło odzwierciedlenie w określonej sekcji karty. Koszt dodatkowego wyposażenia wyniósł 14 300 rubli.
Następny sekcja szósta Karta inwentarzowa ma odzwierciedlać koszty napraw, które wpisuje się do karty na podstawie formularza nr OS-3.
Pozostał ostatni sekcja siódma„Krótka charakterystyka indywidualna przedmiotu środków trwałych.” W pierwszej kolejności należy dokonać rejestracji urządzeń i akcesoriów wchodzących w skład środka trwałego.
W naszym przypadku jest to sam stół, zabudowana szafka oraz zabudowany stojak na sprzęt RTG.
Informacje takie mogą być przydatne przy wymianie części i akcesoriów środka trwałego, a także przy przestawianiu elementów z jednego obiektu na drugi, co często ma miejsce w praktyce i wiąże się z problemem rozliczenia takich przemieszczeń.
Ponadto przy przyjęciu środków trwałych do rozliczenia karta inwentarzowa musi zawierać dane dotyczące obecności metali szlachetnych i kamieni szlachetnych w składzie tego środka trwałego, a także ich masę (w gramach, kilogramach). Przecież w momencie zbycia środków trwałych elementy wycofanego sprzętu zawierające cenne materiały muszą zostać skapitalizowane.
W naszym przypadku w nabywanych środkach trwałych nie występują materiały szlachetne i półszlachetne.
Po wypełnieniu karta inwentarzowa jest podpisana przez osobę odpowiedzialną za jej prowadzenie.
Księgowi często uważają, że wystarczające jest prowadzenie karty inwentarzowej wyłącznie w formie elektronicznej. Rzeczywiście, jeśli zajdzie taka potrzeba (podczas kontroli lub kontroli podatkowej), zawsze można ją wydrukować i podpisać.
Ale w tym przypadku organizacja narusza ust. 4 art. 9 Ustawa federalna z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości”, zgodnie z którą podstawowy dokument księgowy należy sporządzić w momencie transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.
Ponadto istnieje możliwość, że w momencie kontroli pracownik odpowiedzialny za prowadzenie kart nie jest już zatrudniony w organizacji.
Podsumowując, należy pamiętać, że w razie potrzeby kartę inwentarza można uzupełnić o nowe szczegóły (odpowiednio odzwierciedlając to w zasadach rachunkowości organizacji). Jednak w żadnym wypadku nie należy usuwać istniejących danych.