Czy wiesz, czym jest planowanie i jak ważne jest planowanie? Uważa się, że poświęcając trochę czasu na planowanie i organizowanie swojego dnia pracy, dzięki dobrej koordynacji działań i prawidłowej kolejności zadań, zaoszczędzisz wielokrotnie więcej czasu. Nie ma wątpliwości, że planowanie niesie ze sobą wiele korzyści i korzyści.

Znane statystyki w skali całych organizacji, według których odkryli naukowcy. Te biura, które zajmują się planowaniem strategicznym, odnoszą większe sukcesy i są bogatsze finansowo na dłuższą metę niż ich konkurenci, którzy nie zajmują się planowaniem strategicznym. Planowanie dnia to zasadniczo to samo planowanie, ale na poziomie taktycznym. Planowanie jest potężnym narzędziem do osiągania celów każdej nowoczesnej osoby odnoszącej sukcesy. Oto główne zalety planowania:

DLACZEGO POTRZEBUJESZ PLANOWANIA

1. Plan dnia pracy. Nic nie pozostanie bez uwagi.

Niestety pomimo tego, że nasz mózg jest najpotężniejszym narzędziem w pracy, to jednak nasza pamięć jest bardzo ograniczona. Są ludzie z lepszą pamięcią, są ludzie z gorszą pamięcią. Pamięć można rozwijać. Ale kiedy jest wiele rzeczy do zrobienia, niektóre sprawy mogą umknąć naszej uwadze. A diabeł, jak wiadomo, tkwi w szczegółach.

Naukowcy uważają, że przeciętny ludzki mózg jest w stanie zapamiętać siedem obiektów (plus/minus dwa). Co więcej, jest to ocena bardzo optymistyczna.

Oprócz tego, że o niczym nie zapomnimy, uwalniamy się też od stresu – przestajemy się martwić i zadawać sobie pytanie „czy wszystko na dzisiaj zrobiłem?”. Osobiście piszę ten artykuł, korzystając z planu w dzienniku.

2. Spędzanie czasu na planowaniu pozwoli Ci zrobić więcej.

Korzyści z planowania oczywiste. Kiedy zastanawiasz się nad całą pracą z góry, to z jednej strony w trakcie pracy nie rozpraszasz się. Z drugiej strony masz więcej czasu, który możesz przeznaczyć na dodatkową pracę lub wcześniej wyjść z pracy. Oba zasadniczo oznaczają zwiększoną produktywność. Uważa się, że ułożenie planu dnia zajmuje nie więcej niż 10 minut przy filiżance porannej kawy. A oszczędność czasu to co najmniej dwa sas. W ciągu miesiąca może to zaoszczędzić do 40 godzin pracy, co odpowiada pełnemu tygodniowi.

3. Planowanie dnia pracy pomaga ustalać priorytety

Na przykład dziś po raz pierwszy napisałem dwa artykuły, za które dostanę 1000 rubli za każdy. Następnie napisałem ogólny artykuł na ciekawy temat, a także poświęciłem czas na publikację, którą czytasz. Cała ta praca znajduje się na liście priorytetów. Ponieważ mam jasny plan pracy na dzień, nie tracę czasu na zadania niepriorytetowe. Dzięki temu ważne sprawy nie zostaną zapomniane ani odłożone na później. Bądźmy ze sobą szczerzy. Często odkładamy ważne rzeczy na później, na jutro. Oznacza to, że wielu z nas cierpi na prokrastynację.

4. Codzienny plan uwalnia od stresu i terminów

Korzyści z planowania Polega to również na tym, że przestajemy martwić się tym, co musimy zrobić dzisiaj w niezrozumiały sposób dużą liczbą rzeczy, które powinniśmy byli zrobić wczoraj. Ty wybierasz swoją możliwą ilość i pracę z dnia na dzień, co pozwala całkowicie uniknąć terminów i niekończącego się stresu, bo nie masz na coś czasu. W rezultacie przepływ pracy staje się przewidywalny i łatwy do zarządzania.

Czy słyszałeś o? Zasadniczo planowanie dnia pracy pozwala wykorzystać tę zasadę na swoją korzyść, co oznacza, że ​​możesz zrobić wielokrotnie więcej. Najpierw robimy tylko najważniejsze dalas. mamy dobrze przemyślany plan. Wtedy będzie można wykonywać zadania drugorzędne lub nawet za nie punktować. Zaplanuj swój dzień i uczyń z niego nawyk, ale daj go innym ludziom. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku nowych i złożonych projektów.

Menedżer (specjalista) każdego dnia musi podejmować decyzje, jak najlepiej wykorzystać swój czas pracy. Planowanie to projekt procesów pracy na nadchodzący okres. I bardzo ważne jest, aby organicznie powiązać planowanie czasu pracy z pożądanymi rezultatami działań. Można to osiągnąć stosując w praktyce podstawowe zasady i zasady planowania czasu pracy.

Podstawowe zasady i zasady planowania:

1. Zasada 60:40 („złota” zasada planowania).

2. Analiza czynności i czasochłonności.

3. Łączenie zadań. Sporządzenie planu działania. Ustalanie priorytetów.

4. Regularność, konsekwencja i spójność planowania.

5. Realistyczne planowanie..

6. Rekompensata za stracony czas.

7. Forma pisemna.

8. Kontynuowanie tego, co nie zostało zrobione.

9. Naprawianie wyników zamiast działania. Lepiej jest zapisywać wyniki lub cele (stan końcowy) w planach, a nie byle jakie działania. „Nie dzwoń”, ale „zgódź się”.

10. Ustanowienie norm tymczasowych.

11. Termin.

12. Ustalanie priorytetów (stopień ważności).

13. Pozbycie się „tyranii” pośpiechu. Nie zawsze to, co najpilniejsze, jest najważniejsze.

14. Delegowanie (zmiana przydziału) spraw.

15. "Pochłaniacze czasu" i rezerwy czasu.

16. Recykling – podwójne sprawdzenie.

17. Czas wolny, czas na planowanie i kreatywność.

18. Alternatywy. Wybór najlepszego sposobu rozwiązania problemów.

19. Różnorodność.

20. Wyrównanie czasu S x plany.

System planowania czasu pracy.

Aby uzyskać jak najlepsze efekty przy planowaniu czasu pracy, kierownik (specjalista) musi posługiwać się pojęciem „okresy planowania”: dzień, tydzień, miesiąc, rok. Każdy okres planowania należy rozpatrywać oddzielnie.

W życiu biznesowym uzasadnione są następujące okresy planowania:

cele długoterminowe - 3-5 lat (lub więcej) - plany na kilka lat;

cele średniookresowe - 1-3 lata - plan roczny;

plany bieżące - 1 tydzień - 3 miesiące - plany miesięczne, dziesięciodniowe.

okresy planowania.

Plan roczny. Na koniec kończącego się roku konieczne jest wyznaczenie najważniejszych zadań i celów na najbliższe 12 miesięcy. Jednocześnie w większości przypadków wystarczy podział na kwartały.

Plan kwartału. Służy jako narzędzie monitorowania realizacji planu rocznego. W ciągu roku, w regularnych odstępach czasu, należy rozważyć wydarzenia z minionego okresu iw razie potrzeby wprowadzić zmiany lub przesunąć terminy (kontrola tymczasowa). Na koniec każdego kwartału można wyznaczyć benchmarki na kolejne trzy miesiące i określić, które zadania w kolejnym kwartale należy skreślić, które przesunąć, a które dodać.

Plan miesięczny. Zadania i cele uwzględnione w planie miesięcznym są przenoszone z planu kwartalnego, aw razie potrzeby także z planu z poprzedniego miesiąca. Ponieważ dokładność planowania wzrasta wraz ze zbliżaniem się horyzontu czasowego, w planie miesięcznym zadania są już uwzględniane z większą szczegółowością (czasochłonność wyrażona jest w godzinach).

Plan dekadowy. Zakłada jeszcze bardziej szczegółową, dokładniejszą prognozę na nadchodzący okres.

Plan dzienny. Zbudowany jest w oparciu o plan dziesięciodniowy. Ustala, które zadania i sprawy należy wykonać w danym dniu roboczym, a nieprzewidziane dopisuje do wcześniej zaplanowanych.

Plan dnia to ostatni i jednocześnie najważniejszy krok w systemie planowania czasu, konkretne ucieleśnienie (realizacja) postawionych sobie celów.

Na przykładzie planu dziennego rozważmy pięć etapów systemowego planowania czasu.

Sporządzanie planów dnia roboczego metodą alpejską.

Pięć etapów metody Alps.

Ta metoda jest stosunkowo prosta i łatwa do zapamiętania, ponieważ opiera się na memotechnice: pierwsze litery symbolizują pojęcia przedmiotowe.

Metoda obejmuje pięć etapów:

1. Sporządzenie wykazu czynności roboczych i planowanych do wykonania.

2. Wstępna ocena czasu trwania planowanych czynności i czynności roboczych.

3. Rezerwacja godzin pracy z zastosowaniem zasady 60:40.

4. Podejmowanie decyzji o ustaleniu priorytetów, przeniesieniu lub rezygnacji z niektórych czynności w pracy i zaplanowanych do wykonania.

Kontrola i przekazanie cofnięte.

Rozważmy bardziej szczegółowo każdy z etapów.

1. Sporządzenie wykazu czynności roboczych i planowanych do wykonania.

Zapisywanie pod odpowiednimi rubrykami „Planu dnia” tworzy wszystko, co należy zrobić następnego dnia:

zadania z listy rzeczy do zrobienia lub z tygodniowego (plan miesięczny);

niespełnione dzień wcześniej;

dodane przypadki;

terminy, których należy dotrzymać;

powtarzające się zadania.

Jednocześnie należy stosować skróty odpowiadające rodzajowi czynności lub nagłówkom w formularzu „Plan dnia”: V - wizyty, spotkania, D - delegowanie spraw, K - kontrola itp.

Lista rzeczy do zrobienia powinna wyglądać tak:

w pierwszym przybliżeniu rozłóż je według priorytetu;

podzielić je na długie i „krótkie”, krótkie;

ponownie sprawdź zadania związane z kontaktem osobistym pod kątem możliwości wykonania ich w bardziej racjonalny sposób (np. przy użyciu telefonu).

To jednak dopiero początek planowania dnia. Realistyczny plan dnia powinien zawsze ograniczać się do tego, co jest faktycznie możliwe do zrobienia.

2. Wstępna ocena czasu trwania planowanych czynności i czynności roboczych.

Teraz przy każdym zadaniu musisz odnotować przybliżony czas jego wykonania, zsumować i określić przybliżony czas całkowity. Czas trwania ewentualnych spraw można oszacować po obserwacji i zdobyciu doświadczenia.

3. Rezerwacja godzin pracy z zastosowaniem zasady 60:40.

Sporządzając plan dnia należy przestrzegać podstawowej zasady planowania czasu, zgodnie z którą plan powinien obejmować nie więcej niż 60% czasu, a około 40% pozostawić jako rezerwę czasu na rzeczy nieoczekiwane.

4. Podejmowanie decyzji o ustaleniu priorytetów, przeniesieniu lub rezygnacji z niektórych czynności w pracy i zaplanowanych do wykonania.

5. Kontrola i przekazanie cofniętych.

Monitorowanie postępów planu pozwala kierownikowi (specjalistowi) na uzyskanie niezbędnych informacji do analizy i ustalenia sposobów usprawnienia swojej pracy.

Korzyści ze stosowania metody „Alpy”: lepszy nastrój na nadchodzący dzień pracy; planowanie następnego dnia; jasne wyobrażenie o zadaniach dnia; usprawnienie przepływu dnia; przezwyciężenie zapomnienia; koncentracja na tym, co najważniejsze; osiąganie celów dnia; podkreślanie spraw ważniejszych i mniej ważnych; decydowanie o ustaleniu priorytetów i zmianie przypisania; racjonalizacja poprzez grupowanie zadań; ograniczenie zakłóceń i niepożądanych przerw; samodyscyplina przy wykonywaniu zadań; redukcja stresu i napięcia nerwowego; spokojne postrzeganie nieprzewidzianych wydarzeń; doskonalenie samokontroli; zwiększona satysfakcja i motywacja; poczucie sukcesu na koniec dnia pracy; wzrost wyników osobistych; zyskać na czasie dzięki metodycznej organizacji pracy.

Cześć! W tym artykule porozmawiamy o planowaniu dnia pracy.

Dziś dowiesz się:

1. Po co planować swój dzień pracy;
2. Kto tego potrzebuje;
3. Jak zaplanować dzień pracy.

Planowanie dnia pracy

W XXI wieku rytm życia wyraźnie przyspieszył i nadal nabiera rozpędu. Jeśli wcześniej, aby odnieść sukces, trzeba było wykonać jedną pracę, teraz, aby osiągnąć sukces, trzeba zrobić znacznie więcej. A ludzie zaczynają odczuwać brak czasu. Jeśli gonisz za wszystkimi codziennymi zadaniami, które codziennie rzuca nam życie, nie ma w ogóle czasu.

Planowanie dnia pracy to narzędzie, które pomaga nie tylko efektywnie wykorzystać czas pracy, ale także go skrócić. To nie jest banalna lista rzeczy do zrobienia, którą należy wypełnić w ściśle określonej kolejności. Planowanie to umiejętność wyboru, co należy zrobić, dlaczego i kiedy.

Dlatego dobre planowanie nie tylko organizuje wszystko, co robisz w ciągu dnia, ale także uwalnia Twój czas. Przede wszystkim musisz zrobić najważniejsze rzeczy - to główna zasada. Przydaje się każdej osobie, która ma wolny czas w pracy i nie ma jasnego harmonogramu, aby właściwie rozdysponować swój czas.

Co obejmuje planowanie?

Planowanie czasu pracy obejmuje:

• Ustalanie priorytetów.
• Wybierz ważne zadania.
• Znalezienie najlepszych sposobów ich rozwiązania.
• Szukaj pracy w wolnym czasie.

Ustalanie priorytetów pomaga zrozumieć, co wymaga uwagi, co można rozwiązać samoistnie, a jaki problem należy po prostu zignorować. Czas i informacja stały się o wiele bardziej wartościowe niż wcześniej, a złoszczenie się na coś, co nie daje rezultatu, jest rzeczą pozbawioną sensu.

Wybór ważnych zadań- prawie to samo co ustalanie priorytetów, tylko w ciągu jednego dnia roboczego. Ty wybierasz, co przyniesie ważny rezultat, co trzeba pilnie zrobić, a co można odłożyć na później.

Znajdowanie najlepszych sposobów rozwiązywania problemów jest bardzo ważnym punktem. Planując, powinieneś rozważyć nie tylko to, co będziesz robić, ale także jak najlepiej to zrobić. Jednocześnie ważne jest nie tylko zaoszczędzenie czasu, ale zrobienie wszystkiego tak szybko i sprawnie, jak to tylko możliwe.

Praca z wolnym czasem również należy uwzględnić w planie pracy. Czy masz wolne 2 godziny dziennie, które możesz poświęcić na coś? Możesz powiedzieć o tym swojemu szefowi, a on obciąży cię pracą, możesz się dokształcić lub możesz podjąć starania, aby rozwinąć własny projekt.

Dlaczego planowanie dnia pracy jest ważne?

Każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z freelancingiem, biznesem lub „pracą do woli” (jak taksówka) rozumie, jak ważne jest organizowanie rzeczy w ciągu dnia. Ale na przykład większość pracowników biurowych nie uważa za konieczne planowania dnia pracy.

Tak naprawdę głównym powodem planowania dnia pracy jest zwiększenie własnej wydajności. Jeśli słuchasz własnego ciała, możesz zrozumieć, że niektóre rzeczy są dla ciebie lepsze w jednym czasie, a inne w innym. Na przykład wygodniej jest dzwonić do innych firm po obiedzie, ponieważ już się obudziłeś, ale nie miałeś jeszcze czasu się zmęczyć, a monotonna praca jest wykonywana wieczorem szybciej, więc lepiej odłóż informacje o jeździe do bazy danych do 5-6 godzin.

Planowanie dnia pracy uwzględnia nie tylko podstawowe elementy rozwiązywania problemów, ale także osobiste preferencje każdej osoby. Zarządzanie czasem nie zostało stworzone po to, by narzucać wszystkim ten sam wzorzec wysokiej wydajności. Musisz dostosować swoje zadania do charakterystyki swojego organizmu.

Organizowanie i planowanie dnia pozwala zrobić więcej w krótszym czasie, pozostawiając czas na rzeczy, które kochasz.

Kto powinien planować swój dzień pracy

Każdy powinien mieć możliwość zaplanowania swojego dnia pracy. W ten sposób możesz zaoszczędzić czas i pracować wydajniej. Istnieją jednak 3 kategorie osób, które są po prostu zobowiązane do osobistego planowania.

. Najbardziej niezdyscyplinowanym pracownikiem jest freelancer. Nie ma jasnego harmonogramu i tylko termin przypomina mu, że czas usiąść i coś zrobić. Dlatego bardzo ważne jest, aby freelancerzy, którzy pracują z kilkoma klientami, zaplanowali swój dzień pracy. Często okazuje się, że nowe zlecenia pojawiają się z różnicą jednego lub dwóch dni, a jeśli zwlekasz do ostatniego, możesz nie mieć czasu na pracę nad dwoma projektami.

biznesmeni. Tutaj wszystko jest prawie takie samo jak w freelancingu. Zwłaszcza jeśli jest to biznes internetowy. Z jednej strony możesz spać spokojnie w domu, gdy twoi pracownicy pracują, ale z drugiej strony takie podejście nieuchronnie okaże się porażką. Na Zachodzie wśród biznesmenów kwitnie kult pracoholizmu. Uważają, że jeśli nie pracujesz 60 godzin tygodniowo, to jesteś leniwy i nie masz co robić w biznesie.

Liderzy. Lider nie zawsze będzie biznesmenem. Właściciel firmy nie może brać czynnego udziału w sprawach swojej firmy, ale jej dyrektor bierze odpowiedzialność za działanie całego mechanizmu. Dlatego liderzy średnich i dużych firm muszą efektywnie wykorzystywać swój czas, ponieważ od ich decyzji zależy przyszłość firmy w dłuższej perspektywie. Planowanie dnia pracy managera to sposób na najefektywniejsze rozłożenie czasu pomiędzy zadaniami strategicznie ważnymi.

Metody planowania dnia pracy

Sposobów na prawidłowe zaplanowanie dnia pracy jest wiele. Ale jeden z najskuteczniejszych Macierz Eisenhowera. Jego istota jest następująca.

Są 4 kwadraty:

1. Kwadrat A - Sprawy pilne i ważne.
2. Kwadrat B - sprawy niepilne i ważne.
3. Kwadrat C – sprawy pilne i nieważne.
4. Kwadrat D - sprawy niepilne i nieważne.

Kwadrat A powinien być prawie zawsze pusty. Przy odpowiednim planowaniu wszystkie ważne zadania powinny znajdować się w kwadracie B i być wykonywane, gdy zbliżają się do punktu A.

Kwadrat B To ważne rzeczy, które pomogą Ci osiągnąć cel. Obejmuje to wszystkie zadania, które należy wykonać w ciągu 1 dnia roboczego.

Kwadrat C oznacza sprawy pilne i nieważne, które należy przekazać innym osobom. Doskonałym przykładem pilnych, ale nieistotnych spraw jest telefon do potencjalnego klienta. Pracownik może to zrobić, lepiej skup się na innych rzeczach.

Kwadrat D, oznacza, że ​​są rzeczy niepilne i nieważne, które nie przybliżają do celu, nie wywołują pozytywnych emocji i w zasadzie nie są potrzebne. W tym polu powinieneś zapisać wszystkie bezużyteczne pomysły.

Taki podział zadań według ich ważności i pilności pozwala zrozumieć, na co należy zwrócić uwagę w ciągu dnia pracy, a o czym można bezpiecznie zapomnieć. Matryca pomaga nie tylko w procesach pracy, ale także w życiu codziennym. Jeśli chcesz nauczyć się angielskiego, to jest dla Ciebie interesujące i pomoże Ci w karierze - to jest kwadrat B. Ale jeśli chcesz uczyć się hiszpańskiego tylko dla samej znajomości - to jest D i możesz spokojnie zapomnieć o To.

Zasady planowania dnia pracy

Istnieje kilka zasad, jak efektywnie zarządzać swoim dniem pracy. Dla wygody dzień podzielimy na 3 części:

• Początek dnia pracy.
• Główny przepływ pracy.
• Ukończenie.

Najważniejszym krokiem jest poranek. W zależności od tego, ile spałeś, jak wstawałeś i co robiłeś, twój nastrój, nastawienie psychiczne i wydajność będą zależeć.

Zasady „właściwego” poranka obejmują:

• Pozytywne nastawienie. Jeśli budzisz się każdego dnia z myślą, że nienawidzisz swojej pracy, Twoja produktywność spadnie. Spróbuj rozpocząć poranek przyjemnymi myślami.
• Staraj się nie „huśtać”. Czy zauważyłeś, że po przebudzeniu potrzebujesz kolejnych 30-40 minut, aby w końcu dojść do siebie? To czas, którego nie warto marnować. Zaraz po przebudzeniu weź prysznic, zaparz kawę i zamiast pół godziny „donikąd”, możesz w spokoju zjeść śniadanie.
• Spokojne śniadanie i droga do pracy. Powolne rozpoczynanie dnia jest bardzo ważne. Kiedy się spieszysz, organizm zużywa dodatkową energię i nerwy, które można wykorzystać do bardziej produktywnej pracy. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na obfite śniadanie i spokojną przejażdżkę, idź spać później i wstań wcześniej.
• Kluczowe zadania. Większość odnoszących sukcesy biznesmenów twierdzi, że najważniejsze zadania należy wykonywać rano. Jak mówi przysłowie: „Jeśli chcesz zrobić wszystko, zjedz żabę na śniadanie”. Rola żaby to sprawa, której w ogóle nie chcesz brać. Zrób to rano, a pozytywne nastawienie z faktu, że „żaba jest zjedzona” utrzyma się przez cały dzień.

Główny przepływ pracy składa się z następujących zadań:

• Rozwiązywanie pilnych problemów. Ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli w ciągu dnia pracy spadła na ciebie jakaś pilna sprawa, nie musisz skupiać się wyłącznie na niej. Najpierw musisz zrozumieć, czy jest to ważne, czy nie. Jeśli jest to ważne, musisz natychmiast do niego przystąpić. Jeśli nie, przenieś odpowiedzialność za jego realizację na inną osobę.
• Dotrzymuj terminów. Każdego dnia musisz wyznaczać sobie przybliżone terminy, w których musisz poradzić sobie z całym natłom zadań. Ważne jest, aby nie było to „Zrób wszystko przed 18:00”, ale „O 14:00 - zacznij tworzyć plan, o 15:00 - analizuj wskaźniki, o 16:00 - napisz raport” itp.
• Porządek w miejscu pracy. Jest to dorozumiany, ale bardzo ważny punkt. Jeśli na twoim biurku panuje bałagan, twoje oczy będą się w nim gubić. A jeśli w miejscu pracy pojawi się jakiś obcy dokument, możesz zacząć go studiować i po prostu stracić 20-30 minut.
• Nie idź za impulsami. To jest najważniejsze. Istnieje kilka czynników, które powodują, że przenosisz uwagę z pracy na coś mniej ważnego. Zadzwoń do znajomego, gdy przeglądasz plan sprzedaży? Lepiej tego nie robić, wtedy stracisz koncentrację i łatwo przegapisz nastrój do pracy.
• Pogrupuj swoją rutynę. To jest bardzo ważne. Jeśli musisz wykonać 60 rozmów telefonicznych w ciągu dnia, lepiej podzielić je na kilka małych grup, po 10 do 15 na raz. Po wezwaniu możesz wykonać kolejne zadanie. Poprzez ciągłe przechodzenie od rutyny do energicznej aktywności, możesz zrobić znacznie więcej.

Zakończenie dnia roboczego opiera się na następujących zasadach:

• Uzupełnij to, co jest potrzebne. Istnieje grupa spraw, które mieszczą się w kwadracie „ważne, ale nie pilne”. Najlepiej wypełniać je w ciągu dnia roboczego, a plac „ważne i pilne” jest zawsze pusty.
• Porównaj swoje wyniki z planem. Wszystko, co zrobiłeś w ciągu dnia, powinno być porównane z tym, co zaplanowałeś. Jeśli dopiero zacząłeś planować swój dzień pracy, drobne odchylenia od planu będą na porządku dziennym. Postaraj się, aby było ich jak najmniej.
• Zrób plan na następny dzień. Najlepiej zrobić to pod koniec poprzedniego dnia roboczego. Więc utrzymuj nastrój do pracy i, ale ważne jest, aby sporządzić prawdziwy program spraw.

Jeśli jesteś liderem, w ciągu dnia pracy powinieneś ściśle współpracować ze swoim sekretarzem.

Pamiętaj, że to wszystko są ogólne wskazówki. Nie biorą pod uwagę Twoich indywidualnych cech. Jeśli wygodniej jest ci wykonywać pilną pracę po południu, a nie rano, masz do tego prawo. Jeśli wolisz zrobić duże i trudne zadanie na koniec, a to w żaden sposób nie wpływa na Twój nastrój na jeden dzień, niech trwa.

Planowanie dnia pracy powinno być indywidualne.

Główne błędy przy planowaniu dnia pracy

Pomimo faktu, że praktyka zarządzania czasem jest mocno zakorzeniona w naszym życiu, większość ludzi popełnia typowe błędy podczas planowania dnia pracy. Oto kilka z nich.

Błąd 1. Niewłaściwa hierarchizacja.

Matryca Eisenhowera mówi nam, że mamy ważne rzeczy do zrobienia. Ale wiele osób może łatwo pomylić to, co jest dla nich ważne. Kwadrat A, który powinien pozostać pusty i odpowiedzialny za sprawy pilne i ważne, często myli z C, gdzie nagromadziły się sprawy nieistotne, które wymagają natychmiastowej uwagi.

Ważne jest, aby pamiętać, że powinieneś poświęcać energię wyłącznie na to, co jest dla Ciebie ważne w danym momencie. Powinieneś pracować na przyszłość, kiedy wszystko można odłożyć na później i odpowiednio zaplanować.

Błąd 2. Zbyt dużo czasu poświęca się drobiazgom.

Aby wyjaśnić, dlaczego najpierw trzeba zrobić „bazę”, a dopiero potem drobiazgi, posłużymy się prawem Pareto. Mówi się, że 20% wysiłków daje 80% efektów. Oznacza to, że kiedy pracujesz nad czymś ważnym, poświęcasz 20% wysiłku i osiągasz 80% wyniku. Kiedy pracujesz nad małymi rzeczami, osiągasz 4 razy mniejsze wyniki i zużywasz 4 razy więcej energii.

Rozważmy mały przykład. Musisz rozpocząć kampanię reklamową. Jeśli stworzysz 10 kreacji, dobierzesz do nich słowa kluczowe i frazy i uruchomisz je na przygotowanych witrynach, to będzie to 20% pracy, która da 80% efektu. Ale jeśli poświęcisz czas na edytowanie czcionek i obrazów, wybieranie i dopracowywanie fraz oraz znajdowanie dodatkowych platform reklamowych, poświęcisz znacznie więcej wysiłku. Wszystko to trzeba będzie zrobić, ale po rozpoczęciu kampanii reklamowej, kiedy osiągniesz pierwszy wynik.

Błąd 3. Brak czasu na sprawy osobiste.

Każdy człowiek powinien mieć życie osobiste i swobodę wyboru zawodu. Jeśli masz dużo do zrobienia i nie znajdujesz jednej lub dwóch godzin na swoje hobby, to jest to złe planowanie własnego dnia. Planowanie czasu pracy jest ważne nie tylko dlatego, że pozwala zrobić więcej. Daje Ci możliwość robienia tego, co kochasz bez pośpiechu.

Będziesz potrzebować

• - dziennik;
• - standardowa codzienna rutyna głowy;
• - wykaz bieżących wydarzeń z udziałem szefa.

Instrukcja

Określ swoją standardową codzienną rutynę. Niektóre czynności można powtarzać z dnia na dzień, inne są jednorazowe. Zrób plany na następny tydzień i miesiąc. Uszereguj oczekiwane działania w kolejności ich ważności. W rezultacie powinieneś otrzymać listę zadań umieszczonych w określonej hierarchii.

Włącz do codziennej rutyny te czynności, które są zawarte w planach pracy organizacji lub przedsiębiorstwa na kwartał, pół roku i rok. Zbieraj według działów i pododdziałów strukturalnych informacje o działaniach kontrolnych i weryfikacyjnych, w których musisz wziąć bezpośredni udział.

Jeśli zaplanowane działania są zaplanowane na określony czas, pogrupuj je i wprowadź do dziennika pracy w kolejności według priorytetu. Zanotuj stopień ważności konkretnego spotkania, spotkania lub negocjacji. Ustalając priorytety, kieruj się swoimi głównymi funkcjami. Poinstruuj asystenta lub sekretarkę, aby przypominała Ci o najważniejszych wydarzeniach z wyprzedzeniem, a nie w ostatniej chwili.

Upewnij się, że zaplanowane wydarzenia nie nakładają się w czasie. Jeśli udział w spotkaniu lub spotkaniu biznesowym wymaga podróży poza placówkę lub biuro, zaplanuj czas podróży.

Zostaw czas w swoim harmonogramie na inne nieplanowane działania biznesowe. Nawet niewielka przerwa czasowa pozwoli uniknąć pośpiechu i wielu nieporozumieniom. Zadbaj o to, aby w Twojej codziennej rutynie znalazł się czas na odpoczynek i posiłki.

Przenieś swoją codzienną rutynę do swojego asystenta. Żądanie regularnego powiadamiania Cię o zmianach w planach działania, które zachodzą z przyczyn obiektywnych. Gdy otrzymasz od swojego asystenta istotne informacje, natychmiast wprowadź zmiany w swojej codziennej rutynie.

Źródła:

• Planowanie dnia pracy kierownika

Dlaczego jest tak, że dwóch pracowników jest w biurze przez ten sam czas i żadnemu z nich nie przeszkadzają obce rzeczy, ale udaje im się wykonać różną ilość pracy? Ponieważ jeden z nich rozprasza swoją uwagę, a drugi zdołał ustrukturyzować przepływ pracy. Właściwe planowanie czasu pracy jest jednym z kluczy do udanego i efektywnego dnia pracy.

Instrukcja

Stwórz bloki pracy, w których będziesz wykonywać podobne zadania. Jak wiesz, trudno jest zacząć. Niechętnie siadasz do pierwszego zadania, zostajesz wciągnięty, a sprawy toczą się znacznie szybciej. Dlatego posortuj projekty i zadania w foldery i zacznij robić podobne. W przypadku przyjmowania gości lub pracowników, jeśli jesteś szefem, lepiej jest również zarezerwować godziny pracy, aby nie rozpraszać się nieustannie papierkową robotą.

Jeśli pracy jest dużo i wymaga to Twojej pełnej uwagi, pozwól sobie na zorganizowanie godzin wolnych od pracy. Przekaż telefon współpracownikom lub sekretarce, wyślij gości do swojego zastępcy. Śmiało zamknij się w biurze od wszystkich i całkowicie oddaj się pilnemu projektowi.

Często czas trwania projektu jest bezpośrednio związany z czasem przeznaczonym na jego realizację. Jeśli twój szef nie spieszy się z wykonaniem zadania, możesz samodzielnie regulować ramy czasowe, w których projekt musi zostać ukończony. Dzięki temu Twoja praca będzie przebiegać znacznie szybciej, niż gdybyś dzień po dniu pracował powoli.

Planowanie i organizowanie pracy jest kluczem do dalszego samorozwoju. O podstawowych zasadach i zasadach planowania dnia przeczytasz w artykule.

Z artykułu dowiesz się:

Dlaczego potrzebujesz codziennego planowania?

Nie wszyscy rozumieją, dlaczego trzeba planować swój dzień pracy. W końcu każdy człowiek, nawet bez planowania, wie, jakie funkcje pełni i jakie rzeczy ma do zrobienia. Wielu nie widzi sensu w planowaniu dnia, ponieważ zawsze pojawiają się nieoczekiwane zadania, które mogą zmylić wszystkie wcześniej zaplanowane pozycje.

Pobierz powiązane dokumenty:

Jeśli porównamy dwóch pracowników, którzy wykonują te same funkcje i mają te same umiejętności, możemy stwierdzić, że ilość i jakość ich pracy różny. Jednemu pracownikowi udaje się rozwiązywać zarówno bieżące, jak i strategiczne zadania, drugi nie ma nawet czasu na pilne zadania i jest zmuszony cały czas zostawać po pracy. Najlepsze wyniki pokażą ci, których jest więcej . Czyli takiego, dla którego proces planowania jest codziennym obowiązkiem i potrzebą. Posiadanie planu, nawet na poziomie psychologicznym, mobilizuje człowieka. Ma wyznaczony cel i istnieje wewnętrzna potrzeba jego osiągnięcia.

Jak skutecznie planować?

Planowaniem i organizacją pracy zajmuje się pracownik. Nie kierownik, ale pracownik powinien stawiać sobie zadania. W tym przypadku sam wyznacza sobie cele, działa w wybranym przez siebie kierunku. Z reguły odsetek zrealizowanych zadań przy samodzielnym planowaniu jest wyższy niż przy realizacji ogólnego opracowany przez lidera.

Istnieje sprawdzony w praktyce system planowania pracy, który zapewnia optymalne wykorzystanie czasu pracy. Jest to zestaw zasad, dzięki którym osoba może sporządzić kompetentny, realistyczny i wykonalny plan.

Przede wszystkim ustal, co musisz uwzględnić w swoim planie dnia. Powinien być sporządzony z uwzględnieniem planu strategicznego opracowanego na pół roku lub rok. Planowanie na każdy dzień uwzględnia wszystkie zaplanowane do realizacji zadania, zarówno bezpośrednio związane z pracą, jak i drugorzędne. Na przykład gratulacje dla kolegi z okazji jego urodzin. Oprócz tych przedmiotów, na które czeka lider, w planie należy również uwzględnić sprawy osobiste. Jest to konieczne dla rozwój osobisty i kreowanie pozytywnego wizerunku.

Planując pracę, duże zadania, których wykonanie zajmie kilka dni lub tygodni, należy podzielić na etapy i wykonywać je sekwencyjnie. Ustaw termin dla każdego kamienia milowego. Zrób plan na następny dzień, uwzględniając w nim podzadania. Aby sporządzić plan, możesz użyć zwykłego papierowego pamiętnika lub specjalnego programu.

Celem planowania pracy nie jest realizacja pozycji planu za wszelką cenę, ale terminowa i wysokiej jakości realizacja zadań priorytetowych i pilnych. Dlatego lista zadań zaplanowanych do realizacji musi być posortowana i ułożona w porządku malejącym według priorytetu. W trakcie Możesz korzystać z wielu metod jednocześnie.

Na przykład zadania z ustalonym terminem i zadania wymagające większego wysiłku do rozwiązania mają najwyższy priorytet. Na drugim miejscu będą codzienne zadania obowiązkowe oraz te, których terminy realizacji zaplanowano na najbliższe dni. Najniższy priorytet w codziennym planowaniu mają drobne sprawy, których niepowodzenie nie będzie miało znaczących negatywnych konsekwencji.

Zasady planowania dnia

Podobnie jak planowanie pracy przedsiębiorstwa, planowanie dnia pracy pojedynczego pracownika musi być zgodne z zasadami. Przestrzeganie ich pomoże zapewnić realizację planów w wygodnym dla Ciebie trybie.

1. Zaplanuj nie więcej niż 70% swojego czasu pracy. Pozwoli ci to spokojnie wykonywać pilne nieplanowane zadania i nie denerwować się, jeśli trzeba będzie odwrócić uwagę od wykonania. .
2. Nie uwzględniaj w planie dnia więcej niż trzech ważnych i pilnych zadań jednocześnie. Ogranicz łączną liczbę elementów planu do dziesięciu.
3. Uformuj sprawy tego samego typu w bloki. Pomoże to wykonać je za pomocą jednego algorytmu, co skróci czas wykonania.
4. Przenieś proces planowania na wieczór poprzedniego dnia. Będziesz miał czas na wprowadzenie poprawek do planu, jeśli to konieczne.
5. Zaplanuj złożone przypadki zgodnie ze swoimi biorytmami. Ktoś wyróżnia się zwiększoną wydajnością rano, ktoś - po południu, a ktoś pracuje najbardziej produktywnie wieczorem.
6. Nie zaczynaj nowego zadania, zanim nie skończysz pracy, którą już zacząłeś. Jeśli musiałeś przerwać - wróć i dokończ to, co zacząłeś.
7. Nie odkładaj nieplanowanych zadań, jeśli można je wykonać w ciągu kilku minut.
8. Rób przerwy co godzinę bez pozostawania w pracy. Poświęcaj przerwy na lekką rozgrzewkę, to pomoże „odświeżyć” głowę.
9. Nie myl z osiąganiem celów nie stawiaj sobie celów i nie wyznaczaj tomów, z którymi trudno będzie sobie poradzić.
10. Jeśli są niedokończone zadania, które nie straciły na aktualności, przenieś je do planu na następny dzień.
11. Zorganizuj swoje miejsce pracy w taki sposób, aby praca była wygodna.

Wniosek

Planowanie każdego dnia to przydatna i niezbędna umiejętność. To sposób samoorganizacji i samorozwoju, gwarancja efektywnej pracy. Proponowany system planowania pracy pomoże zrozumieć podstawowe zasady zarządzanie czasem i skutecznie zastosować tę wiedzę w praktyce.