Основният документ за трудовата дейност и трудовия стаж на служителя е трудовата книжка (част 1, член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация). Работните книжки се водят във формата, одобрена с Постановление на правителството № 225 от 16 април 2003 г.

Отговорността за организиране на работата по поддържане, съхраняване, записване и издаване на трудови книжки и вложки към тях е на работодателя. Но лицето, отговорно за прякото поддържане, съхранение, отчитане и издаване на трудови книжки, е специално упълномощено лице, което се назначава със заповед (инструкция) на работодателя (част 3 от член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 45 от Правилника, одобрен с Постановление на правителството № от 16.04.2003 г. 225).

Ще ви разкажем за процедурата за издаване на оригинална трудова книжка на служител в нашата консултация и ще предоставим образец на съответното заявление.

Нека веднага да отбележим, че понякога издаването на трудова книжка означава нейната регистрация за лице, което кандидатства за работа за първи път (част 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация). За заявление за издаване на трудова книжка за първи път образецът е изключително прост: „Във връзка със сключването на трудов договор моля да ми издадете трудова книжка за първи път.“ Подобно заявление се изготвя при издаване на трудова книжка за служител, който пристига без трудова книжка поради нейната загуба, повреда и др. (член 65, част 5 от Кодекса на труда на Руската федерация). Но в тези случаи не може да става въпрос за предаване на книжката на служителя.

Възможно ли е издаване на оригиналната трудова книжка?

По принцип трудовата книжка се връща на служителя в деня на уволнението му (част 4 от член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Друг случай, когато служителят има право да получи оригиналната трудова книжка, е когато служителят се нуждае от трудовата книжка за целите на своето задължително социално осигуряване (сигурност) (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В други случаи, когато служителят се нуждае от трудова книжка, работодателят трябва да издаде заверено копие или извлечение от трудовата книжка. Това трябва да стане в рамките на 3 работни дни от датата на получаване на съответния.

Работодателят няма право да издава оригиналната трудова книжка вместо копие по негово желание или по искане на служителя.

Издаване на трудова книжка по искане на служител

Когато служител подаде оставка, трудовата книжка трябва да му бъде издадена автоматично. Тоест служителят не трябва да пише молби, за да го получи. Но е възможна и различна ситуация. Например в деня на прекратяване на трудовия договор служителят е отсъствал от работа или отказва да получи трудова книжка. В този случай работодателят трябва да изпрати на служителя известие за необходимостта да дойде за трудова книжка или да се съгласи да изпрати книгата по пощата. Съответно служителят може да прехвърли това на работодателя.

Що се отнася до издаването на оригинална трудова книжка на служител, който не напуска, то, както беше посочено по-горе, това е възможно, ако работникът или служителят се нуждае от трудова книжка за целите на неговото задължително обществено осигуряване (осигуряване) (например за назначение или преизчисляване на пенсия). В този случай също е невъзможно да се направи без изявление от служителя. Работодателят трябва да издаде оригиналната трудова книжка не по-късно от 3 работни дни от датата на получаване на заявлението от служителя.

Служител, на когото работодателят е издал оригиналната трудова книжка, е длъжен не по-късно от три работни дни от датата на получаване на трудовата книжка от органа, осигуряващ задължителното социално осигуряване (сигурност), да върне трудовата книжка на работодателя (част 4 от член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При издаването на оригиналната трудова книжка е важно работодателят да документира този факт. Например, направете запис в трудовата книжка или вземете разписка от служителя, посочваща получаването на оригиналната трудова книжка. Така работодателят ще може да избегне отговорност, ако да речем служител загуби трудовата си книжка.

В други случаи, например, когато служител поиска оригинална трудова книжка, която да предостави на банката, заявлението на служителя трябва да бъде оставено без разглеждане. Служителят няма право да изисква оригиналната трудова книжка в случаите, които не са предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация, и съответно работодателят няма право да издава оригиналната книжка.

Как да напиша лично заявление за издаване на трудова книжка

Заявление за оригинална трудова книжка се изготвя във всякаква форма. Той е адресиран до ръководителя на организацията, съдържа пълното име, длъжността на служителя, искането му за издаване на трудова книжка, както и причината, поради която се иска трудовата книжка.

Ще предоставим примерен формуляр за заявление на служител за издаване на трудова книжка.

Когато нов служител дойде в организацията и това е първото му място на работа или трудовата книжка на служителя е станала неизползваема, е необходимо да се издаде нова трудова книжка или дубликат. За примерни заявления за получаване на трудова книжка вижте новата ни статия.

От този материал ще научите:

• Необходимо ли е да се напише молба за трудова книжка;
• къде да намерите примерни заявления за издаване на трудова книжка или дубликат на трудова книжка;
• когато се подаде заявление за дубликат на трудова книжка.

Примерно заявление (регистриране на трудова книжка за първи път, издаване на дубликат)

Няма унифициран формуляр за кандидатстване за получаване на нова трудова книжка, така че изпълнението на документа може да бъде произволно. Основното е да посочите всички необходими подробности (пълно име и длъжност на ръководителя на организацията, на чието име е написано заявлението, дата на изготвяне, пълно име и личен подпис на кандидата), както и да обясните причината за липса на заетост. По правило е достатъчна следната формулировка: „Моля да ми издадете нова трудова книжка вместо изгубената“ или „Моля да ми издадете трудова книжка поради факта, че за първи път постъпвам на работа по трудов договор. .”

Ако говорим за издаване на дубликат на трудова книжка, към него е необходимо да приложите всички документи, с които служителят разполага, потвърждаващи неговия трудов стаж. Те могат да се съхраняват в ръка или да са издадени от предишни работодатели, но във всеки случай трябва да бъдат надлежно заверени. Забранено е използването на предварително направено фотокопие на изгубена или повредена трудова книжка като документ, потвърждаващ трудовия стаж, дори ако е нотариално заверено. Примерни заявления за издаване на трудова книжка за заместване на изгубена можете да намерите в нашата база данни с документи за персонала: за разлика от заявлението, което се пише при получаване на трудова книжка за първи път, то съдържа формулировката „Прилагам документи, потвърждаващи трудов стаж .”

Заявление за нова трудова книжка

Някои работодатели са уверени, че през 2016 г. заявление за нов трудова книжкаКогато кандидатствате за първа работа, не е необходимо да пишете: казват, че е ясно, че служителят няма разрешение за работа. Но как един служител по персонала получава информация, че служител е нает за първи път? Най-добре е да поискате от заявителя документални доказателства за този факт, изготвени под формата на заявление. Няма да е трудно да го напишете, но работодателят ще има писмена обосновка за решението да издаде необходимия документ на новия служител.

Ако служител иска да получи нова трудова книжка, за да замени изгубена или повредена, попълни образец на заявление за трудова книжка и подаде съответно заявление до отдела по човешки ресурси, работодателят няма право да му откаже. За да гарантирате почтеността на служителя, можете да го помолите да предостави препоръки от предишни места на работа. Тъй като предоставянето на такива препоръки е право, а не задължение на служителя, отказът от наемане поради липса на препоръки ще се счита за незаконен.

Заявление за дубликат на трудова книжка

Заявление за дубликат на трудова книжка обикновено се подава на последното място на работа, след което бившият работодател, въз основа на документите, с които разполага и представени от служителя, издава дубликат с всички потвърдени записи. Ако предишното копие на трудовата книжка съдържа записи за прехвърляне или уволнение, които впоследствие са били обявени за невалидни, те не се включват в дубликата.

Ако по някаква причина предишният работодател не може да издаде дубликат (например организацията, в която е работил служителят, е ликвидирана), новият работодател може да се справи с документите. За получаване на липсващата информация, без която информацията за трудовия стаж на служителя, отразена в новата трудова книжка, ще бъде непълна, се изпраща искане до държавния архив по мястото на регистрация на предишните работодатели, Пенсионния фонд или съда .

Прочетете също

В такива ситуации работодателите се държат различно. Някои убеждават ценен специалист да работи повече, докато други просто не могат да се отърват от него.

Във всеки случай тази точка не може да бъде отразена в отношението към документите.
Работодателят е длъжен да ги формализира правилно и да издаде трудова книжка в съответствие с изискванията.

Необходимо ли е да се потвърди трудовия стаж за начисления на PF?

До тази година работодателят не беше длъжен да събира пакет документи за пенсионирани служители и издаваше трудова книжка при уволнение. От 1 януари ситуацията се промени.

Това се определя от проект на закон от 21 юли 2014 г. № 216-FZ „За изменение на някои законодателни актове на Руската федерация и признаване за невалидни на някои законодателни актове (разпоредби на законодателни актове) на Руската федерация във връзка с приемането на федерални закони „За осигурителните пенсии“ и „За капиталовите пенсии“.

В съответствие с този документ работодателят е длъжен да предостави на служителя необходимите документи, включително трудови, в рамките на три дни след навършване на пенсионна възраст. Въз основа на горния документ са направени промени в трудовото законодателство, включително.

Въпреки това не са направени промени в правилата за издаване на ТС през периода на регистрация на пенсия в Правила № 225, одобрени с Постановление на правителството от 16 април 2003 г.

Пенсионният фонд има ли собствена база данни?

Фондът за пенсионно осигуряване на гражданите има в своя арсенал доста пълен набор от информация за служителя.Тя се актуализира с нова информация в съответствие с факта, че този или онзи служител доброволно и директно удържа сумата, определена от законодателните стандарти, от средствата, които печели.

Тези данни са собственост на пенсионните фондове. Това обаче не е достатъчно. Последните законодателни изисквания сложиха край на възникващия спор по този въпрос. Потвърждаването на трудов стаж в съответствие с вписванията в Кодекса на труда се признава като необходим елемент за пенсиониране на всеки служител.

Това предполага, че държавната система има за цел да предотврати възможността от възникване на ситуации, при които ще се разкрие неотчетен опит или ще се загуби, което ще постави под въпрос осъществяването на конституционните права на всеки работещ гражданин.

Трудовият стаж се изчислява само в съответствие с трудовите досиета.

В случаите, когато те са съмнителни или не са надлежно документирани от работодателя, служителят ще трябва да ги потвърди, като представи допълнителни документи.

Процедура за издаване на TC в ръка

Кодексът на труда може да бъде издаден на служител само срещу разписка и по негово писмено заявление, като се позовава на посочения по-горе законодателен документ. Трябва да се има предвид, че в случай на повреда или загуба на трудовия документ, работодателят ще носи отговорност заедно със служителя, ако не потвърди, че издаването на Кодекса на труда е издадено в съответствие с разпоредбите.

Някои особено бдителни работодатели изискват разписка при издаване на Кодекс на труда и въз основа на нея правят запис в дневника за отразяване на движението на трудовите книжки.

След като служителят удостовери трудовия си стаж в пенсионния фонд, той връща трудовия кодекс, а работодателят е принуден да направи нов запис.

Може би този метод ще бъде доста подходящ в случай на загуба на работа.Но при връщането му направеният запис ще се окаже неподходящ, тъй като няма да отговаря на изискванията на Правилата и инструкциите, които позволяват необходимостта от правене на сметка само при кандидатстване за работа.

Въпреки това никъде в Правилата, които в параграф 35 регулират издаването на трудова документация при уволнение, няма забрана за вписване в регистрационните формуляри в случай на издаване на книга срещу разписка.

Следователно този въпрос може да бъде разгледан от работодателя индивидуално.

Но основните разпоредби, които гарантират правилното издаване на разрешението за работа, са:

• приемане на заявление;
• приемане на разписка.

Само въз основа на тях може да се издаде документ.

Как да получите разрешение за работа, за да кандидатствате за пенсия?

Когато идва при работодателя, за да получи трудова книжка, служителят трябва да разбере отговорността си за получаване на документа, за който се прилагат разширените форми за отчитане.

Съответно той е длъжен да предостави гаранции, че документът ще бъде върнат в посочения срок.Освен това той трябва да вземе документа в ръка непосредствено преди да го подаде в осигурителния пенсионен фонд. И веднага след това да го върне на работодателя.

За да получите разрешението си за работа, ще трябва да напишете молба, а в замяна на документа да оставите на служителя по човешки ресурси разписка за получаването му.

Пример за писане на приложение

Заявление за издаване на разрешение за работа се пише на управителя, тъй като той е този, който отговаря за тяхното съхранение и безопасност, а също така поема отговорността за връщането на документа при уволнение в правилна форма.

За това заявление няма специални изисквания и се изписва в стандартен формуляр на обикновен лист А4.

В горния десен ъгъл е посочено:

1. длъжност, фамилия и инициали на работодателя.
2. Длъжност, фамилия и инициали на кандидата.

В средата е името на документа, а след това основният текст, който се състои от следното:

След като управителят потвърди писмено съгласието си със заповед за издаване - в горния ляв ъгъл на документа или в долния, можете да получите трудовата книжка в ръцете си.

Имам ли нужда от касова бележка за получаване?

В допълнение към заявлението, заверено от управителя, което служи като разрешение за издаване на книгата, ще трябва да напишете разписка. Разписката се оставя вместо собственика на труда при служителя по персонала или работодателя. Тя посочва факта, че документът е издаден на собственика.

Той е съставен просто, посочвайки накратко следните точки:

• че собственикът (с посочване на неговата длъжност, фамилия, име и бащино име) е получил трудова книжка.
• Тя трябва да бъде представена в Пенсионния фонд във връзка с пенсиониране.
• Посочете периода, за който е взето конкретно.
• Посочете серията и трудовия номер.
• Добавете дата и подпис с препис.

При завръщане служителят трябва да получи разписка.

Ако през това време разписката е била изгубена или повредена, служителят трябва да поиска разписка от работодателя, в която се посочва, че е получил трудовата книжка от служителя, като се посочват неговото фамилно име, инициали и длъжност, както и серията и номера на работата. Книга.

Заключение

Пенсионирането е трудна, но доста приятна процедура.

За да не бъде помрачен от непредвидени обстоятелства, най-добре е предварително да предоставите на пенсионния фонд всички документи.

Наистина, при най-малките пропуски, които неграмотни работодатели са допуснали във въведената информация, те ще трябва да бъдат коригирани и да бъдат събрани подкрепящи документи.

Ако работодателят откаже да издаде трудова книжка за потвърждаване на трудовия стаж в пенсионния фонд, служителят има право да се обърне към инспекцията по труда. Той ще може да налага на работодателя не само задължение за издаване на Кодекс на труда, но и глоба за нарушаване на установените стандарти.

Загубата на трудови досиета не е толкова рядко явление. За да получите нов документ, трябва да напишете изявление за загубата на предишния.

ФАЙЛОВЕ

В съответствие с действащото законодателство трудовата книжка е включена в списъка на формулярите за строга отчетност. Това означава, че трябва да се отнасяте с него изключително внимателно и внимателно, за да не попадне в неподходящи ръце. Това се дължи на факта, че въз основа на вписванията в трудовата книжка впоследствие се изчислява общият трудов стаж на служителя и се изчислява пенсия.

През периода, когато лицето официално работи, трудовата книжка се съхранява от неговия работодател под надзора на специалист по персонала или секретар.

По това време този служител носи пълна отговорност за документа, включително финансова, т.е. ако трудовият запис внезапно изчезне, представителят на компанията ще го възстанови за своя сметка.

Понякога обаче трудовият документ се озовава в ръцете на гражданин. Това се случва на първо място, когато той е безработен или по някаква причина е принуден да вземе работа от работодателя. Трябва да се отбележи, че в повечето случаи, за да се предостави информация от трудовата книжка на мястото на искане, е достатъчно да се вземат книги от мястото на работа, но що се отнася до някои държавни агенции, например Пенсионен фонд или банков кредит институции, те често искат само оригиналния документ.

И през този период никой не е застрахован срещу загуба на работа или загубата й (последната може да бъде свързана с някакво извънредно обстоятелство - пожар, наводнение, авария и др.).

По закон няма санкция за загуба или загуба на документ, но възстановяването му е грижа и отговорност преди всичко на неговия собственик.

В този случай дори частично увреждане на трудовата книжка - изгаряне, липса на листове, незаличима мръсотия и др. служи като основа за замяната му и получаване на нова форма.

Към кого да кандидатствам

Декларация за загуба на работа винаги се пише до ръководителя на компанията или (ако това е предвидено в местната политика на организацията) до друг отговорен служител, например ръководителя на отдела за човешки ресурси.

В този случай самото приложение се прехвърля или на служителя по персонала, или на секретаря, или на счетоводителя - в големите предприятия висшето ръководство обикновено не е на разположение за разрешаване на такива незначителни въпроси. Ако фирмата е малка, тогава заявлението може да се подаде директно до директора.

Къде да отидете, ако загубата на работа е настъпила по време на период на отсъствие от работа

Ако загубата на вашето трудово досие е станала по време, когато лицето не е работило никъде, тогава трябва да се свържете с бившия си работодател или нов. Във всеки случай, след получаване на заявлението, служителят е длъжен да издаде документ.

В какъв срок работодателят трябва да издаде нова книжка?

След като заявлението замине за местоназначението си, в рамките на две седмици трябва да бъде издадена нова трудова книжка. Но събирането на предишни записи трябва да се извърши от лицето, по чиято вина е настъпила загубата на предишния документ. Ако това е самият собственик, тогава трябва да отидете до предишните места на работа и да ги помолите да поставят необходимите печати върху трудовия запис. Ако загубата е настъпила по вина на служител на компанията - през периода, когато книгата е била на сигурно съхранение при работодателя - той трябва да се погрижи за нейното възстановяване.

Възможно ли е да закупите разрешително за работа и сами да въведете информация за предишни места на работа?

Тази опция за някои изглежда най-простата и бърза. Важно е обаче да знаете, че това е не само неразумно, но и небезопасно от гледна точка на наказателното право. Регистрирането на трудова книжка от лица, които нямат право на това, ще бъде незаконно и може също да попадне в члена за подправяне на документи.

Как да формулираме изявление, характеристики на документа

Ако четете тази статия, тогава вероятно сте изправени пред задачата да съставите декларация за загубата на вашата трудова книжка. Преди да ви предоставим подробно описание на документа, ще дадем обща информация, която е от значение за всички подобни документи.

1. Първо, имайте предвид, че почти всяко заявление днес може да бъде написано във всякаква форма (с изключение на тези, подадени до държавни агенции - където обикновено трябва да попълните унифицирани формуляри). Разбира се, ако работодателят изисква от вас да формулирате заявление, като използвате предоставения от него шаблон, трябва да използвате този метод.
2. Второ, обикновен лист хартия от всеки удобен за вас формат е подходящ за документа - за предпочитане A4 или A5. Заявлението може да бъде написано ръчно или написано на компютър, но е препоръчително незабавно да проверите в отдела за персонал от коя опция се нуждае - отпечатаните формуляри не се приемат навсякъде. Ако сте направили електронен текст, във всеки случай трябва да го разпечатате - това е необходимо, за да можете да поставите своя подпис върху него.
3. Направете заявлението в два екземпляра - единия дайте на представителя на работодателя, втория запазете за себе си, като предварително сте поставили отметка върху него, че сте получили копие. В бъдеще подобна предпазна мярка може да ви помогне - например, ако служител на отдела за човешки ресурси заяви, че не е имало изявление за загуба на работа и откаже да издаде дубликат.

Примерно заявление за загуба на трудово досие

Сега стигаме до основната част от нашата статия - примера. Трябва да се каже, че този документ не е особено труден за изготвяне - въз основа на примера, представен по-долу, ще можете да напишете молбата си без никакви проблеми.

И така, по ред. В началото на документа посочете към кого го адресирате: тук трябва да посочите длъжността, пълното име на ръководителя на компанията, в която работите (или сте работили), както и името на самата организация. След това въведете вашите данни - също вашата длъжност и пълно име. След това в средата на реда напишете думата „изявление“ и поставете точка.

От нов ред информирайте работодателя за действителната загуба на трудовата книжка. Не е необходимо да се изписват причините за загубата - няма такова изискване в законодателството. Позовавайки се допълнително на чл. 65, част 5 от Кодекса на труда на Руската федерация, поискайте издаване на нов трудов документ. Накрая подпишете документа и го предайте на отговорния служител.

Трудовата книжка е задължителен документ за официална работа за гражданите на Руската федерация. През цялата ви кариера ще съдържа информация за кои организации сте работили, каква позиция сте заемали и през какъв период от време. Освен това ще съдържа информация за осигурителния стаж на служителя за различни периоди от време.

Когато кандидатствате за официална работа за първи път, ще трябва да създадете трудова книжка. Ще опишем подробно как да изготвим такъв документ и какво се изисква в този случай в нашата статия.

В съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация документ като трудова книжка трябва да бъде издаден в рамките на една седмица след наемане. Това обаче е отговорност не само на работодателя, но и на самия служител.

Създава се трудова книжка за служител след подаване на съответното заявление и предоставяне на необходимите документи, които ще са необходими за попълване на заглавната страница на формуляра. Сега ще анализираме подробно самото приложение и списъка с необходимите документи.

Изявление

Заявление за регистрация на трудова книжка се изготвя в свободна форма, като задължително се посочва следната информация:

• Име на организацията;
• Длъжност Пълно име на служител или ръководител на отдел „Човешки ресурси“, в зависимост от това кой има правомощия да поддържа документация на персонала;
• Позиция Пълно име на кандидата;
• В текста на заявлението е необходимо да се направи искане за регистрация на трудова книжка във връзка с първата работа. Ако причината за издаване на нов документ е загубата на старата трудова книжка, тогава това трябва да бъде посочено;
• Дата на съставяне и подпис на заявителя.

След това с това заявление новият служител на организацията трябва да се свърже с ръководителя на отдела по персонала или мениджъра, който от своя страна ще поиска да предостави необходимите документи и евентуално формуляр за работна книга. Някои големи организации с голямо текучество на персонала закупуват самостоятелно формуляри за трудови досиета за своите служители, но изискването сами да представите формуляра е напълно законно. Формуляр за трудова книжка може да бъде закупен в Rospechat, в книжарница или в магазин за канцеларски материали.

Задължителни документи

За да попълните трудовата книжка за първи път, ще трябва да въведете данните на лицето, на което принадлежи този документ. Ще има не само информация за собственика на документа, но и за неговото образование и специалност. Тези данни се вписват на заглавната страница на трудовата книжка. Следователно от вас ще се изисква:

• Паспорт на гражданин на Руската федерация;
• Документ за образование;
• Документ за придобиване на специалност.

Има още един важен момент при първоначалното регистриране на трудова книжка. Ако служителят е служил в армията, информацията за това също трябва да бъде включена в трудовата книжка. В този случай ще трябва да предоставите и военна книжка. Ако служителят е бил награден с награди по време на службата си, тогава ще е необходимо да предоставите документи, потвърждаващи това.

Услугата се въвежда в „Работна информация“, където втората колона ще съдържа датата на попълване на книжката (чч.мм.гггг), третата ще посочи периода на военно задължение, а четвъртата ще съдържа връзка към военен идентификационен номер и обозначение на наградите. Само след попълване на заглавната страница и информация за военна служба информацията за заетостта в организацията, в която се обработва документът, може да бъде въведена в трудовата книжка.