Пълномощно за правото да подписва документи за директор е необходим документ, когато ръководителят на предприятие редовно напуска работното си място. Позволява на упълномощеното лице да подписва документи по време на отсъствието си, в резултат на което ще бъде предотвратен рискът от смущения в дейността на фирмата и прекъсване на производството.

Това е необходимо, за да може упълномощеният представител на директора да има право да подписва официални документи, свързани с дейността на организацията.

Понякога се издава пълномощно за правото да подписва документи за служител, който предстои да бъде изпратен в командировка. Въз основа на документа той ще бъде представител на интересите на предприятието пред неговите партньорски компании. Лицето ще има право да подписва от името на директора договори и споразумения, които впоследствие ще станат основа за извършване на определени работи, доставки на стоки и др.

Има няколко ситуации, които изискват издаването на въпросния документ:

1. наличие на документи, върху които отсъстващият директор трябва да се подпише;
2. предаване на материални ценности и стоки на упълномощено лице;
3. подписване на търговска документация, предложения, договори - всички документи, които съставляват документооборота на компанията, които са свързани с изготвянето на отчети, изчисляването и изплащането на заплатите (в тази ситуация се изготвя пълномощно за главния счетоводител, ако той е принуден да напусне работното си място за известно време);
4. желанието на мениджъра да делегира част от своите отговорности, за да освободи време за други видове работа.

Продължителност на валидност и процедура за прекратяване

Руското законодателство гласи, че срокът на валидност не може да надвишава 3 години. Ако не е посочено, тогава най-дългото време, през което доверителят има съответните права, е 1 календарна година (началната точка е датата на издаване).

важно!Когато е посочена продължителност от време, по-голяма от 3 години, той все още ще има 3-годишен период на валидност.

Има няколко ситуации за предсрочно прекратяване на действия:

• служителят, който е имал тези правомощия, е бил уволнен, загубил е работоспособността си или е починал;
• служителят се е отказал от въпросните правомощия, като е формализирал писмено отказа си;
• управителят по определени причини го оттегли и отмени;
• упълномощителят е загубил правоспособността си и е починал;
• търговска организация е загубила статута си на юридическо лице;
• директорът е реорганизиран;
• настъпил фалит на страните по споразумението;
• една от страните започна да злоупотребява с правомощията си.

Има 3 вида пълномощни, одобрени от Гражданския кодекс на Руската федерация - общо, еднократно и специално.

Общият изглед дава на служителя най-широки правомощия. Последният получава правото да представлява организацията във всички бизнес сделки, да сключва споразумения от името на ръководството и да подписва важна документация.

Еднократен тип е необходим, за да може служител да извърши определено действие - например да получи продукт, да сключи сделка в командировка.

Специален тип е необходим, когато служителят трябва да извърши определено действие, възложено от началниците му няколко пъти.

Има отделен вид - с право на суброгация. Той позволява на упълномощеното лице да делегира своите правомощия, като предварително е уведомил за това упълномощителя. При изготвянето на такова пълномощно не е необходима нотариална заверка - необходима е само когато упълномощеното лице реши да делегира правомощията си на друг служител. Срокът на валидност на подзаданието не надвишава срока, установен за оригиналния бизнес документ. Ако не е посочено, тогава срокът на валидност е точно една календарна година от датата на изготвяне.

Къде да намеря проба

Формулярът на пълномощното е достъпен на следните линкове:

Процедура и особености на съставянето

Пълномощното има 2 характеристики на съставяне, определени от Гражданския кодекс на Руската федерация:

• написана на хартия;
• трябва да съдържа необходимите данни и да описва правата на упълномощеното лице (в този случай е допустима свободна форма на пълномощно).

Най-често фирмите сами изготвят формуляр и одобряват формуляра с марката си - няма унифициран модел.

Подробностите включват:

1. име на фирмата, информация за нея (юридическо лице, OGRN, устав на организацията, адрес, както и информация за ръководството);
2. място на писане (посочете града);
3. дата на регистрация;
4. продължителност на действие;
5. информация за упълномощеното лице (данни от паспорта, идентификационен номер, длъжност);
6. списък на официалните документи, които упълномощеното лице има право да подписва от името на директора.

Накрая директорът се подписва и подпечатва.

При писане на обща версия на официален документ също е необходимо да се посочи клауза за това дали упълномощеното лице има право да делегира правомощията си.

Има особености при изготвянето на въпросния документ за главния счетоводител. Отговорностите на този служител включват контрол върху изготвянето на отчети и изпращането им до съответните органи, регистриране на първично счетоводство, движение на документи в цялата организация и т.н. Ако той отсъства, тогава неговите отговорности се прехвърлят на служител с подходящо образование (икономическо), който е в състояние да изпълнява тази работа на подходящо ниво и е запознат с действащото законодателство на Руската федерация.

Когато изготвяте този тип документ, трябва да посочите редица подробности:

• информация за компанията;
• датата, на която е съставен официалният документ;
• продължителност на валидност (най-често се издава изключително за периода на отсъствие на счетоводителя);
• данни за лицето с правомощия (паспортна информация, идентификационен номер, длъжност).

Накрая директорът полага своя подпис и го заверява с печат.

Изисква ли се нотариална заверка?

Нотариална заверка се изисква за тези документи, които включват нотариално заверени сделки. Тъй като общият вид пълномощно включва сключване на сделки, които включват нотариално заверени (например договор за анюитет), в този случай е необходима нотариална заверка.

Освен това трябва да се издаде нотариална заверка, ако документът се издава от индивидуален предприемач на нает служител.

За заверка нотариусът ще изисква паспортите на страните и копие от пълномощното. Може да е необходима и друга информация.

Заключение

По този начин пълномощно за правото на подпис дава на служителя определени правомощия. Има характеристики на подготовката му и ситуации, когато се отменя.

Поради съществуващите изисквания, наложени от действащите разпоредби на законодателството на Руската федерация относно счетоводството, търговската структура може да изисква образец на заповед за право на подписване на първична документация.

Този тип поръчка е различен определени характеристики, по отношение на неговото предназначение, съдържание, както и конструктивно решение.

Съгласно препоръките на Министерството на финансите на Руската федерация, дадени във връзка с определени разпоредби на закона „За счетоводството“, ръководителят на всяка търговска структура, занимаваща се с икономическа дейност, трябва да одобри определен списък от лицакоито имат право да подписват първична счетоводна документация.

Тази вътрешна ведомствена позиция се основава на работните разпоредби и членове № 402-FZ. Може да се оцени като определящ факторприемственост на правните норми, установени в параграф 3 от параграф 9 от Федералния закон „За счетоводството“, който е бил в сила преди това.

Преди това в правните актове, които регулират счетоводния процес, бяха определени специфични изискванияотносно необходимостта ръководителят на дружеството да одобри списък на лицата, които имат право да оставят личен подпис върху първичната документация.

Към днешна дата действащите законодателни норми по никакъв начин не регулират процедурата за придобиване от съответните лица на правомощията, които им позволяват да подписват първични документи. Съвременните реалности на руските предприятия най-често показват, че такива правомощия са консолидирани чрез издаване на специална заповед от ръководителя на организацията:

1. Заповед от ръководителя на дружеството за прехвърляне на правото да подписва първични документи на конкретно лице или група лица.
2. Пълномощно за прехвърляне на правото да подписва документи, включени в списъка на първичната документация.

За да получите по-подробна информация за всеки от тези методи, трябва да ги разгледате поотделно.

Какво удостоверява?

В случая основният критерий за разграничаване на заповедта на управителя за прехвърляне на правото на подпис от пълномощното за нея е, че заповедта може да се прилага изключително за служители на организациятадокато пълномощното може да бъде прехвърлено на всяко друго лице.

Основното изискване в такава ситуация ще бъде, че управителят трябва да включи в пълномощното списък на лицата, които могат да го използват. Различни правни отрасли регулират процеса на изготвяне на заповеди и пълномощни, по-конкретно, Трудовият и Гражданският кодекс отговарят за това.

Ако е необходимо да се подписват само вътрешни фирмени документи, тогава оптималното решение би било да се изготви заповед, действаща като регулаторен източник, който удостоверява прехвърлянето на правото на подпис върху първичната документация. Струва си да се отбележи фактът, че в този случай не е необходимо да се делегират допълнителни правомощия на други лица.

В същото време, ако има нужда от подписване на определена документация с последващото й прехвърляне извън организацията, например придружаваща документация за превоз на товари или фактура, тогава в такава ситуация е необходимо да се състави подходящо правомощие на адвокат.

Важно е да се отрази както в заповедта, така и в пълномощното следната информация:

• лични данни на лицето, което има съответните правомощия;
• списък на определени документи, които могат да бъдат подписани от упълномощено лице.

Освен това във всяка от тези ситуации ръководителят на фирмата заверява подписа на лицето, натоварено с правомощия, което е посочено от същото лице в специално поле на пълномощното или поръчката.

Такива процеси предполагат необходимостта от процедура за идентификация на подписа, който трябва да принадлежи на лицето, положило собствения си подпис върху преписа. Този етап е изключително необходим поради факта, че сега почти всички данъчни проверки се извършват с идентифициране на контрагенти, които умишлено отказват да изпълнят собствените си данъчни задължения.

Дори ако преките мениджъри на контрагентите не предприемат никакви действия за изоставяне на дейността на дружеството и признават факта, че действат като истински мениджъри на търговската структура, Данъчната служба започва да инициира проучване на почерка, което може да потвърди факта, че подписите върху документацията не са подписи на ръководство.

В крайна сметка това ще служи като данъчна основа официално отказват да признаят такива разходи за предприятиетоаз

Днес е обичайно под документирани разходи да се разбират всички разходи, които имат документални доказателства. В този случай всички подкрепящи документи трябва да бъдат съставени в съответствие с действащите разпоредби на законодателството на Руската федерация.

Всички документи с ненадеждни или противоречиви данни, или непълна информация, не може да служи като основание за придобиване на данъчни облекчения. Поради факта, че първичната документация съдържа подпис на лице, което няма съответните правомощия, този документ ще бъде признат за съдържащ невярна информация. В резултат на това той не може да потвърди по никакъв начин приспадането на ДДС.

Колекция от проби

Към днешна дата няма нито един законодателен акт, който да изисква необходимостта от проверка на подписа на контрагента. Но въпреки този факт, все по-предпазливите мениджъри на търговски организации изискват от всички свои контрагенти специални образци на подписи, собственост на лица, които са пряко отговорни за подписване на първична документация, както и на фактури.

Такива проби могат да бъдат копие на паспорт, копие на пластмасови банкови карти с подпис на собственика или пълномощно, което ще посочи подписа на упълномощено лице. В друга ситуация, ако компанията не посмее да поиска такива документи, може да се сблъска с определени неприятни последици.

Резултати

Както показва практиката на повечето търговски организации, наблюдение на правомощията на лицата, които оставят своя подпис върху първичната документация е доста сложна и не винаги надеждна процедура.

Това важи особено за операциите, извършвани от големи компании с голям стоков и паричен оборот, които си сътрудничат с огромен брой контрагенти. Като цяло, за да се повиши ефективността на такива проверки, е необходимо да се създаде отделен отдел, който да работи заедно със счетоводния отдел.

В същото време трябва да се отбележи, че реални отрицателни последици при подписване на първична документация от лице без съответните правомощия за данъкоплатеца могат да възникнат само когато общата доказателствена база показва, че всички сделки с такъв контрагент са фиктивни.

Подобни обстоятелства могат да възникнат, ако контрагентът се окаже фиктивна компания, ръководителят на компанията категорично отказва да подпише, проверка ще потвърди факта на фалшификация на подписа, компанията не е платила данъци и т.н.

Въз основа на това, ако представителите на компанията все пак успеят да съберат достатъчно доказателства, които да потвърдят реалността на операциите, а също и ако има подходящо ниво на предпазливост при избора на партньор, тогава е напълно възможно организацията ще може да елиминира всички искове от данъчната служба. Подобни процеси протичат във висшите данъчни органи или в съда.

Можете да научите как да прехвърлите това право от това видео.

Старият Закон за счетоводството изискваше списъкът на лицата, упълномощени да подписват първични документи, да бъде одобрен от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. Новият закон не предвижда нито утвърждаване на списъка, нито съгласуването му с когото и да било. В същото време, според Министерството на финансите, ръководителят на компанията все още трябва да определи списъка на лицата, които имат право да подписват първични документи.

Един от следните документи може да потвърди правомощието за подписване на документи:

• вътрешен административен документ на организацията (заповед, подписана от ръководителя, или одобрен от него регламент за правото на подписване на документи);
• пълномощно от името на организацията, изготвено в съответствие с изискванията на Гражданския кодекс, т.е. отново подписано от ръководителя.

Каква е разликата между пълномощно и поръчка? Заповед за право на подписване на документи от името на организацията се издава на определени длъжностни лица, работещи в компанията, и е валидна за целия срок на трудовото правоотношение с тези служители. Тоест заповедта формализира разпределението на правомощията в организацията.

Обикновено заповедта делегира правото да подписва онези документи, които никога не напускат стените на организацията. Всъщност, като общо правило, вътрешните административни документи на дружеството не се прилагат за трети страни (които не са в неговия персонал). В много редки случаи разпоредбите установяват, че правото да подписват конкретен вид документ от името на организацията се предоставя на други лица със заповед. Тези документи включват фактури.

Но се случва контрагентите да изискват пълномощно, за да проверят пълномощията на лицето, подписващо документа. След това, за да избегнете излишни спорове, можете да издадете пълномощно или едновременно заповед и пълномощно.

Пълномощното, за разлика от заповедта, винаги се издава на конкретно лице, а не на лице, заемащо определена длъжност. Можете да посочите длъжността в пълномощното, но това не е необходимо. Обикновено пълномощното се издава за определен период. Ако срокът на валидност не е посочен в пълномощното, тогава то е валидно за една година от датата на неговото подписване.

Не можете да правите без пълномощно, когато прехвърляте правото да подписвате първични документи от името на компанията на лице, което не е неин служител.

Когато говорим за служител на организация, това трябва да бъде отразено в неговия трудов договор или длъжностна характеристика, с която той трябва да бъде запознат с подпис, задължението му да съставя първични документи, правото да подписва, което му е предоставено.

И въпреки факта, че законът не задължава управителя да одобри списък с лица, упълномощени да подписват документи от името на компанията, съставянето и одобряването на такъв списък няма да навреди.

Добре е, когато всеки в организацията знае кой е отговорен за изпълнението на конкретен документ и за навременното му получаване от счетоводния отдел.

Нека отделно да се съсредоточим върху подписа на главния счетоводител в първичната сметка. Както си спомняте, старият Закон № 129-FZ гласеше, че без подписа на главния счетоводител паричните и сетълмент документи се считат за невалидни и не трябва да се приемат за изпълнение. В Закон № 402-FZ няма такава разпоредба. Това означава, че подписът на главния счетоводител може да не е върху първичния документ. Но има редица изключения.

Първо, касови документи. Директива № 3210-U на Банката на Русия гласи, че касовите документи трябва да бъдат подписани от главния счетоводител, въпреки че управителят може да упълномощи друго лице. Така че за валидността на тези документи не е необходим подпис на главния счетоводител, ако са подписани от друг упълномощен служител. Но самият главен счетоводител не се нуждае от пълномощно или заповед за подписване на касови документи. Той има право да подписва тези документи по силата на длъжността си.

Второ, фактури. Тук всичко е същото - Данъчният кодекс изисква подпис на главния счетоводител, но позволява прехвърлянето на тези правомощия на друго лице.

Прочетете пълния текст на семинара в списание "Обща книга. Конферентна зала" 2015, № 03