Основним документом про трудову діяльність та трудовий стаж працівника є трудова книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудові книжки проводяться за формою, затвердженою Постановою Уряду від 16.04.2003 № 225.

Відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця. А ось відповідальним за безпосереднє ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок є спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом (розпорядженням) роботодавця (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановою Уряду від 16.04.2003 № 225).

Про порядок видачі працівникові оригіналу трудової книжки розповімо у нашій консультації та наведемо зразок відповідної заяви.

Відразу зазначимо, що іноді під видачею трудової книжки розуміється її оформлення вступнику працювати уперше (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заяви видачу трудовий книжки вперше зразок гранично простий: «У зв'язку з укладанням трудового договору вперше прошу оформити мені трудову книжку». Подібна заява складається і при оформленні трудової книжки працівникові, що надходить без трудової книжки через її втрату, пошкодження тощо. (Ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Але в цих випадках не йдеться про видачу книжки на руки працівникові.

Чи можна видавати оригінал трудової книжки?

У випадку трудова книжка повертається працівникові у його звільнення (год. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Інший випадок, коли працівник має право отримати оригінал трудової книжки, — трудова книжка знадобилася працівникові з його обов'язкового соціального страхування (забезпечення) (ст. 62 ТК РФ).

В інших випадках, коли працівнику потрібна трудова книжка, роботодавець повинен видавати її завірену копію чи витяг із трудової книжки. Робити це потрібно протягом 3 робочих днів із дня отримання відповідного.

Видати за власним бажанням чи на прохання працівника замість копії оригінал трудової книжки роботодавець немає права.

Видача трудової книжки за заявою працівника

Коли працівник звільняється, трудова книжка має бути видана йому автоматично. Тобто, жодних заяв на її отримання працівник писати не повинен. Але можлива та інша ситуація. Наприклад, у день припинення трудового договору працівник був відсутній на роботі або цурається отримання трудової книжки. У цьому випадку роботодавець повинен направити працівникові повідомлення про необхідність прийти по трудову книжку або дати згоду на відправлення книжки поштою. Відповідно працівник може передати роботодавцю таке .

Щодо видачі оригіналу трудової книжки працівникові, який не звільняється, то, як зазначалося вище, таке можливе, якщо працівнику потрібна трудова книжка для цілей його обов'язкового соціального страхування (забезпечення) (наприклад, для призначення чи перерахунку пенсії). У цьому випадку без заяви працівника також не обійтись. Видати оригінал трудової книжки роботодавець не пізніше 3 робочих днів з дня отримання заяви від працівника.

Працівник, якому роботодавець видав оригінал трудової книжки, зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня отримання трудової книжки в органі, який здійснює обов'язкове соціальне страхування (забезпечення), повернути трудову книжку роботодавцю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Роботодавцю під час видачі оригіналу трудової книжки важливо документально підтвердити такий факт. Наприклад, зробити запис у книзі обліку руху трудових книжок або взяти з працівника розписку про отримання оригіналу трудової книжки. Тим самим роботодавець зможе уникнути відповідальності у разі, якщо, скажімо, працівник втратить свою трудову книжку.

В інших випадках, наприклад, працівник вимагає оригінал трудової книжки для подання до банку, заяву працівника має залишити без розгляду. У працівника немає права вимагати оригінал трудової книжки у випадках, не передбачених ТК РФ, а роботодавець, відповідно, не має права видавати оригінал книжки.

Як написати заяву на видачу трудової книжки на руки

Заява отримання оригіналу трудової книжки складається у довільній формі. Воно адресується на ім'я керівника організації, містить П.І.Б., посаду працівника, його прохання видати трудову книжку, а також причину, через яку трудова книжка запитується.

Наведемо для заяви працівника видачу трудовий книжки зразок заповнення.

Коли в організацію приходить новий співробітник, і це його перше місце роботи або трудова книжка працівника стала непридатною, необхідно оформити нову трудову книжку або дублікат. Зі зразками заяв на оформлення трудової книжки ознайомтесь у нашій новій статті.

З цього матеріалу ви дізнаєтесь:

• чи потрібно писати заяву оформлення трудової книжки;
• де знайти зразки заяв на оформлення трудової книжки чи дубліката трудової;
• коли подається заява на оформлення дубліката трудової книжки.

Приклад заяви (оформлення трудової книжки вперше, видача дубліката)

Уніфікованої форми заяви отримання нової трудової книжки немає, тому оформлення документа може бути довільним. Головне — вказати всі необхідні реквізити (ПІБ та посаду керівника організації, на ім'я якої пишеться заява, дату складання, ПІБ та особистий підпис заявника), а також пояснити причину відсутності трудового. Як правило, достатньо наступного формулювання: «Прошу видати мені нову трудову книжку натомість загублену» або «Прошу оформити мені трудову книжку у зв'язку з тим, що я вперше вступаю на роботу за трудовим договором».

Якщо йдеться про оформлення дубліката трудової книжки, необхідно додати до нього всі документи, що є у розпорядженні працівника, що підтверджують його трудовий стаж. Вони можуть зберігатися на руках або видаватися попередніми роботодавцями, але у будь-якому випадку вони повинні бути завірені належним чином. Використовувати як підтверджуючий стаж документ заздалегідь зроблену ксерокопію загубленої або зіпсованої трудової забороняється, навіть якщо вона засвідчена нотаріально. Зразки заяв на оформлення трудової книжки замість втраченої можна знайти в нашій базі кадрових документів: на відміну від заяви, яка пишеться при отриманні трудової вперше, вона містить формулювання «Документи, що підтверджують трудовий стаж, додаю».

Заява на оформлення нової трудової книжки

Деякі роботодавці впевнені, що у 2016 році заява на оформлення нової трудовий книжкипри першому працевлаштуванні писати не потрібно: мовляв, і так зрозуміло, що працівник не має трудового. Але як кадровик отримує інформацію про те, що співробітник приймається на роботу вперше? Найправильніше витребувати з претендента документальне підтвердження цього факту, оформлене у вигляді заяви. Написати його не складе особливих труднощів, зате роботодавець матиме письмове обґрунтування рішення про видачу новому співробітнику необхідного документа.

Якщо працівник хоче отримати нову трудову натомість загублену або зіпсовану, заповнює зразок заяви на оформлення трудової книжки та подає до відділу кадрів відповідну заяву, роботодавець не має права йому відмовити. Щоб переконатися у сумлінності працівника, можна попросити його надати рекомендації із попередніх місць працевлаштування. Оскільки надання таких рекомендацій — право, а не обов'язок працівника, відмова у прийомі на роботу через відсутність рекомендацій вважатиметься незаконною.

Заява на оформлення дубліката трудової книжки

Заява на оформлення дубліката трудової книжки зазвичай подається за останнім місцем працевлаштування, після чого колишній роботодавець на підставі наявних у нього в розпорядженні та поданих працівником документів виписує дублюючий екземпляр з усіма підтвердженими записами. Якщо в колишньому примірнику трудової книжки були записи про переведення чи звільнення, які згодом визнані недійсними, до дублікату їх не вносять.

Якщо попередній роботодавець з якихось причин не може видати дублікат (наприклад, організація, в якій працював працівник, ліквідована), оформленням документа може зайнятися новий роботодавець. Для отримання відомостей, без яких відображена в новій трудовій книжці інформація про стаж працівника буде неповною, надсилається запит до державного архіву за місцем реєстрації колишніх наймачів, Пенсійного фонду або суду.

Також читайте

У таких ситуаціях роботодавці поводяться по-різному. Деякі вмовляють цінного фахівця попрацювати ще, а інші просто не можуть позбутися.

У будь-якому випадку, цей момент не може позначатися на документах.
Роботодавець зобов'язаний правильно їх оформити та видати трудову книжку відповідно до вимог.

Чи потрібно підтверджувати стаж для нарахувань до ПФ?

До цього року роботодавець не був зобов'язаний збирати пакет документів для працівників, що виходять на пенсію, і видавав трудову книжку при звільненні. З 1 січня ситуація змінилася.

Це визначається законодавчим проектом від 21.07.14 р. за № 216-ФЗ «Про внесення змін до окремих законодавчих актів Російської Федерації та визнання такими, що втратили чинність, окремих законодавчих актів (положень законодавчих актів) Російської Федерації у зв'язку з прийняттям федеральних законів “Про страхові пенсії” та “Про накопичувальну пенсію” .

Відповідно до цього документа, роботодавець протягом трьох днів після досягнення пенсійного віку зобов'язаний забезпечити працівника потрібними документами, у тому числі – і трудовий. На підставі вищезазначеного документа, внесено зміни до трудового законодавства, у тому числі – до .

Проте жодних змін регламенту видачі ТК у період оформлення пенсії, до Правил за № 225, затверджених Постановою Уряду від 16.04.03 р., не було внесено.

Чи має пенсійний фонд свою базу даних?

Фонд пенсійного страхування громадян має у своєму арсеналі досить повний набір відомостей про працівника.Він поповнюється новими відомостями відповідно до того, що той чи інший працівник, добровільно та безпосередньо відраховує із зароблених ним коштів, визначену законодавчими нормативами, суму.

Ці дані є надбанням пенсійних фондів. Однак цього замало. Останні законодавчі вимоги завершили полеміку, що виникає з цього питання. Підтвердження трудового стажу відповідно до записів у ТК, визнано необхідним елементом виходу кожного працівника на пенсію.

Це говорить про те, що державна система має намір попередити можливість виникнення ситуацій, в яких виявиться неврахований стаж, або він буде втрачений, що поставить під сумнів виконання конституційних прав кожного громадянина, який працює.

Трудовий стаж розраховується лише відповідно до трудових записів.

У тих випадках, коли вони викликають сумніви чи не належно оформлені роботодавцем – працівникові доведеться їх підтверджувати, представляючи додаткові документи.

Порядок дій щодо видачі ТК на руки

Видати ТК працівникові можна лише під розписку та за його письмовою заявою, посилаючись на наведений вище, законодавчий документ. Потрібно мати на увазі, що у разі псування чи втрати трудової, роботодавець нестиме відповідальність разом із працівником, якщо не підтвердить, що видача ТК була оформлена відповідно до нормативів.

Деякі особливо пильні роботодавці під час видачі ТК вимагають розписку і підставі роблять запис у журналі обліку руху трудових книжок.

Після того, як працівник уточнює стаж у пенсійному фонді, він повертає ТК, а роботодавець змушений робити новий запис.

Можливо, цей метод буде досить актуальний у разі втрати трудовий.Але при її поверненні, внесений запис виявиться недоцільним, оскільки він не відповідатиме вимогам Правил та Інструкцій, які допускають необхідність внесення облікового запису тільки при прийомі на роботу.

Проте ніде у Правилах, які у п.35 регламентують видачу ТК під час звільнення, прямо не записана заборона на внесення записів до реєстраційних форм у разі видачі книжки під розписку.

Тому це питання може розглядатися роботодавцем індивідуально.

Але основні положення, що гарантують правильність видачі трудової, це:

• прийом заяви;
• прийом розписки.

Тільки на їх підставі можна зробити видачу документа.

Як отримати трудову для оформлення пенсії?

Приходячи до роботодавця за трудовою книжкою працівник повинен розуміти свою відповідальність за отримання документа, до якого застосовуються форми підвищеної звітності.

Відповідно, він зобов'язаний надати гарантії того, що документ буде повернуто у зазначений термін.Крім цього, йому необхідно взяти документ на руки безпосередньо перед його поданням до страхового пенсійного фонду. А одразу ж після цього – повернути його роботодавцю.

Для отримання трудової руки потрібно буде написати заяву, а замість документа залишити кадровику розписку в її отриманні.

Зразок написання заяви

Заява на видачу трудовий пишеться на ім'я керівника, оскільки саме він відповідає за їх зберігання та безпеку, а також бере на себе відповідальність за повернення документа при звільненні у належному вигляді.

Особливих вимог до цієї заяви не передбачається і пишеться вона за стандартною формою на звичайному аркуші формату А4.

У верхньому правому кутку вказується:

1. посада, прізвище та ініціали роботодавця.
2. Посада, прізвище та ініціали заявника.

По середині вказується найменування документа, а далі основний текст, що складається з наступного:

Після того, як керівник засвідчить згоду письмовим запевненням з розпорядженням про видачу – у лівому верхньому кутку документа або внизу, можна отримувати трудову книжку на руки.

Чи потрібна розписка про отримання?

Крім завіреної керівником заяви, яка є дозволом на видачу книжки, потрібно написати розписку. Розписка залишається замість трудового власника у кадровика чи роботодавця. Вона констатує факт видачі документа власнику.

Складається вона легко, лаконічно викладаючи такі моменти:

• що власник (із зазначенням посади, прізвища, імені та по батькові) отримав на руки трудову книжку.
• Її необхідно подати до ПФР у зв'язку з виходом на пенсію.
• Термін, який вона взята вказати конкретно.
• Вказати серію та номер трудовий.
• Поставити дату та підпис із розшифровкою.

Після повернення працівник обов'язково повинен отримати на руки розписку.

Якщо за цей час розписка була втрачена або зазнала псування, працівникові необхідно вимагати від роботодавця розписки в тому, що він отримав від працівника трудову книжку, із зазначенням його прізвища, ініціалів та посади, а також – серії та номери трудової.

Висновок

Вихід на пенсію – клопітка, але досить приємна процедура.

Для того, щоб вона не була затьмарена непередбаченими обставинами, найкраще надати до пенсійного фонду всі документи заздалегідь.

Адже у разі найменших недоліків, які могли допустити у внесених відомостях малограмотні роботодавці, доведеться їх виправляти та збирати документи, що підтверджують.

За умови відмови роботодавця у видачі на руки трудової книжки для підтвердження стажу у пенсійному фонді працівник має право звернутися до трудової інспекції. Вона зможе поставити роботодавцю як обов'язок видачі ТК, а й штраф порушення встановлених нормативів.

Втрата трудових книжок – не таке вже й рідкісне явище. Щоб отримати новий документ, необхідно написати заяву про втрату колишнього.

ФАЙЛИ

Відповідно до чинного законодавства, трудова книжка входить до переліку бланків суворого обліку. Значить це те, що ставитися до неї потрібно вкрай дбайливо та уважно, не допускаючи її попадання у сторонні руки. Пов'язано це з тим, що на основі записів, внесених до трудової, надалі обчислюється загальний стаж працівника, нараховується пенсія.

У період, коли людина офіційно працює, трудова зберігається у її роботодавця під наглядом фахівця з кадрів або секретаря.

Саме тоді цей співробітник несе за документ повну відповідальність, зокрема матеріальну, тобто. якщо трудова раптово зникне, відновлювати її представник компанії буде власним коштом.

Однак іноді трудова виявляється на руках громадянина. Це буває, насамперед тоді, коли він перебуває без роботи або з якихось причин змушений взяти трудову у роботодавця. Треба зазначити, що в більшості випадків для надання інформації з трудової за місцем вимоги достатньо взяти з місця роботи книжки, але щодо деяких державних структур, наприклад, Пенсійного фонду або банківських кредитних установ, там часто просять лише оригінал документа.

І ось у цей період ніхто не застрахований від втрати трудової або її втрати (останнє може бути пов'язане з якоюсь надзвичайною обставиною – пожежею, затопленням, аварією тощо).

Ніякого покарання за втрату чи втрату документа за законом немає, але його відновлення – це насамперед турбота і обов'язок його власника.

При цьому навіть часткове пошкодження трудової книжки - обгорання, нестача листів, бруд, що не змивається і т.п. служить підставою для її заміни та отримання нового бланка.

Кому подавати заяву

Заява про втрату трудової пишеться завжди на ім'я керівника компанії або (якщо таке передбачено у локальній політиці організації) – іншого відповідального співробітника, наприклад, начальника відділу кадрів.

При цьому сама заява передається або кадровику, або секретареві, або бухгалтеру - на великих підприємствах вище керівництво зазвичай недоступне для вирішення таких незначних справ. Якщо фірма невелика, заяву можна віддати безпосередньо директору.

Куди звертатись, якщо втрата трудової відбулася в період відсутності роботи

Якщо втрата трудової книжки трапилася в той час, коли людина ніде не працювала, то треба звертатися до колишнього роботодавця або до нового. У будь-якому разі після отримання заяви працівникові зобов'язані видати документ.

Протягом якого терміну роботодавець має оформити нову книжку

Після того, як заява піде за місцем призначення, нова трудова книжка має бути видана у двотижневий термін. А ось займатися збиранням попередніх записів має той, з чиєї вини відбулася втрата колишнього документа. Якщо це сам власник – то треба пройтися колишніми місцями роботи та попросити, щоб там поставили у трудову потрібні штампи. Якщо ж втрата сталася з вини співробітника компанії – у той період, коли книжка знаходилася на відповідальному зберіганні у роботодавця – піклуватися про її відновлення має він.

Чи можна купити трудову та самому внести відомості про попередні місця роботи

Такий варіант деяким здається найпростішим і найшвидшим. Однак важливо знати, що робити це не просто нерозумно, а й небезпечно з погляду кримінального права. Оформлення трудової книжки особами, які не мають на те права, буде нелегальним і може потрапити під статтю про підробку документів.

Як сформулювати заяву, особливості документа

Якщо ви читаєте цю статтю, значить перед вами напевно стоїть завдання щодо складання заяви про втрату трудової книжки. Перш ніж надати вам детальний опис документа, дамо деякі загальні відомості, які стосуються всіх таких паперів.

1. По-перше, майте на увазі, що практично будь-які заяви сьогодні можна писати у довільній формі (за винятком тих, що подаються до державних органів – там зазвичай треба заповнювати уніфіковані формуляри). Звичайно, якщо роботодавець вимагає від вас формування заяви за шаблоном, який він надає, слід скористатися в такий спосіб.
2. По-друге, для документа підійде звичайний аркуш паперу будь-якого зручного формату - переважно А4 або А5. Заяву можна писати вручну або ж набирати на комп'ютері, причому бажано відразу уточнити в кадровому відділі, який варіант їм потрібен – не скрізь приймають надруковані бланки. Якщо ви зробили електронний текст, його в будь-якому випадку потрібно роздрукувати – це необхідно, щоб ви могли поставити під ним свій підпис.
3. Робіть заяву у двох примірниках – один із них віддайте представнику роботодавця, другий залиште собі, попередньо заручившись на ньому відміткою про отримання копії. У майбутньому така обережність може вам допомогти – наприклад, якщо співробітник відділу кадрів заявить, що заяви про втрату трудової не було, і відмовиться видавати дублікат.

Зразок заяви про втрату трудової книжки

Тепер ми підійшли до головної частини нашої статті – прикладу. Потрібно сказати, що цей документ не становить особливої ​​складності у складанні – на основі поданого нижче зразка вам без особливих проблем вдасться написати свою заяву.

Отже, за порядком. На початку документа позначте, кому ви його адресуєте: тут треба вказати посаду, ПІБ керівника компанії, в якій ви працюєте (або працювали), а також назва самої організації. Далі внесіть свої дані – також посаду та ПІБ. Потім посередині рядка напишіть слово «заява» і поставте крапку.

З нового рядка інформуйте роботодавця про втрату трудової книжки. Причини втрати писати не обов'язково – у законодавстві такої вимоги немає. Далі пославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросіть оформити нову трудову. Насамкінець поставте під документом свій підпис і вручіть його відповідальному співробітнику.

Трудова книжка є обов'язковим документом при офіційному працевлаштуванні громадян РФ. Протягом усієї трудової діяльності до неї вноситиметься інформація про те, в яких організаціях ви працювали, яку посаду обіймали та в який період часу. Крім того, тут утримуватиметься інформація про страховий стаж співробітника в різні періоди часу.

Вперше влаштовуючись на офіційну роботу, вам потрібно буде завести трудову книжку. Про те, як оформити такий документ, і що буде потрібно, ми детально розповімо в нашій статті.

Відповідно до Трудового Кодексу РФ, такий документ як трудова книжка має бути оформлений протягом тижня після влаштування на роботу. Проте це обов'язок роботодавця, а й самого працівника.

Трудова книжка заводиться на співробітника під час подання відповідної заяви та надання необхідних документів, які будуть потрібні для заповнення титульного листа бланка. Зараз ми докладно розберемо саму заяву та список необхідних документів.

Заява

Заява на оформлення трудової книжки складається у вільній формі, з обов'язковим зазначенням наступної інформації:

• Назва організації;
• Посада ПІБ співробітника кадрового відділу або керівника, залежно від того, на кому лежать повноваження щодо ведення кадрової документації;
• Посада ПІБ заявника;
• У тексті заяви необхідно висловити прохання про оформлення трудової книжки згідно з першим працевлаштуванням. Якщо причиною оформлення нового документа є втрата старої трудової книжки, це необхідно позначити;
• Дата складання та підпис заявника.

Далі із цією заявою новий співробітник організації має звернутися до начальника відділу кадрів або керівника, який у свою чергу попросить надати необхідні документи, та можливо бланк трудової книжки. Деякі великі організації з великою плинністю кадрів самостійно закуповують бланки трудових книжок для своїх співробітників, проте вимога подати бланк самостійно цілком законно. Бланк трудової книжки можна придбати в «Роздрук», в книгарні, або в магазині канцтоварів.

Необхідні документи

Для первинного заповнення трудової книжки потрібно буде внести дані особи, кому цей документ належить. Тут буде не тільки інформація про господаря документа, але також про його освіту та спеціальність. Ці дані будуть внесені до титульного листа трудової книжки. Таким чином, від вас вимагатимуть:

• Паспорт громадянина РФ;
• Документ про освіту;
• Документ про здобуття спеціальності.

Існує ще один важливий момент при первинному оформленні трудової книжки. Якщо співробітник проходив військову службу, то інформацію про це також потрібно буде внести до трудової книжки. У цьому випадку необхідно буде надати військовий квиток. Якщо під час служби співробітнику присуджувалися нагороди, необхідно буде подати документи, що це підтверджують.

Службі вноситься до «Відомості про роботу», де у другій графі стоятиме дата заповнення книжки (чч.мм.гггг), у третій вказуватиметься період несення військового обов'язку, а в четвертому посилання на номер військового квитка, та позначення нагород. Тільки після заповнення титульного листа та інформації про військову службу до трудової книжки може бути внесена інформація про працевлаштування до організації, де відбувається оформлення документа.