Korespondencja biznesowa za pośrednictwem poczty elektronicznej jest wygodnym sposobem pisemnej komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Trzeba pisać i odbierać dużo listów, a szybkość i poprawność komunikacji to jeden z elementów udanej pracy firmy. Niektóre zasady korespondencji biznesowej.

Poczta elektroniczna na stałe zadomowiła się w korespondencji biznesowej ze względu na swoje zalety - całodobową dostępność, wydajność i łatwość obsługi. W tym artykule przyjrzymy się niektórym niuansom korespondencji biznesowej online.

Odbieranie listów

1. Skrzynkę pocztową należy sprawdzać kilka razy w ciągu dnia roboczego. W przeciwnym razie możesz opóźnić rozwiązanie ważnych problemów i wstrzymać pracę innych osób.
2. Jeśli otrzymałeś list, musisz go przeczytać, ponieważ ktoś go wysłał. Oczywiście nie mówimy tutaj o spamie.
3. Jeśli jesteś menedżerem, to Twój dzień pracy powinien zaczynać się od sprawdzenia poczty. Dla wygody ustaw klienta poczty e-mail tak, aby automatycznie dostarczał lub wysyłał pocztę co 10-20 minut.
4. W przypadku, gdy jesteś zajęty i otrzymasz wiadomość e-mail, spójrz, od kogo pochodzi, jaki jest temat wiadomości e-mail i szybko spójrz na tytuł, aby ocenić wagę wiadomości e-mail.
5. Staraj się od razu odpowiadać na e-maile - pomoże to uniknąć blokad w poczcie.

Używaj poprawnie pól Do, DW i UDW

1. "Do kogo". Jeśli wyślesz pytanie lub poprosisz o wyjaśnienie, czekasz na odpowiedź od adresata, którego dane są wskazane w polu „do”. Kiedy jesteś odbiorcą, musisz odpowiedzieć na pytanie. Oznacza to, że w tym polu znajdują się dane odbiorcy.
2. "Kopiuj". Odbiorca, którego dane są wskazane w tym polu, to niejako „zaproszeni naoczni świadkowie”. Odbiorca w takim przypadku nie powinien odpowiadać na pismo. Ponadto, jeśli musisz wysłać taki list, powinien zaczynać się od linii „przepraszam za przeszkadzanie”, z grzeczności.
3. „Ukryta kopia”. Fakt, że pismo zostało wysłane do adresata, którego dane widnieją w rubryce „kopia ukryta”, nie jest znany głównemu adresatowi. Dodatkowo pole to jest wykorzystywane do wysyłki masowej.

Odpowiadając, nie zapomnij o przycisku „odpowiedz wszystkim”, dzięki temu nie przegapisz żadnego odbiorcy. W każdej chwili możesz usunąć niechcianych odbiorców i dodać nowych.

Pole tematyczne. To pole musi być zawsze wypełnione. Osoba, do której adresowany jest list, może otrzymać dziennie ogromną ilość przesyłek i na podstawie tego pola będzie w stanie ocenić stopień ważności listu. Temat listu powinien zwięźle i treściwie odzwierciedlać jego treść.

„Znaczenie pisania”. W przypadku, gdy list zawiera ważne lub pilne informacje, które wymagają pilnego rozpatrzenia, zaznacz to, ustaw wagę na „wysoką”. Dzięki temu Twój e-mail będzie wyróżniał się w skrzynce odbiorczej. Ale nie nadużywaj tej funkcji.

Jak odpowiedzieć na e-mail

Poniżej rozważymy małą instrukcję dotyczącą pisania odpowiedzi na list.

1. Powinieneś zawsze zaczynać od powitania - hołd dla uprzejmości, nic nie można zrobić.
2. Musisz komunikować się z osobą w jej języku. I dotyczy to nie tylko językoznawstwa, ale także formy komunikacji. Komunikacja nieformalna może zostać odebrana jako brak szacunku, a nawet próba urazy rozmówcy.
3. Nie należy używać transliteracji, z wyjątkiem wysyłania listu z telefonu komórkowego. W przypadku, gdy Twój klient pocztowy nie obsługuje języka rosyjskiego, wyślij treść listu w aplikacji.
4. List biznesowy powinien być powściągliwy, precyzyjny i zwięzły. Dokładność oznacza wyraźne wskazanie danych, do których się odnosisz (data, miejsce, czas itp.). Konkretność - odbiorca Twojego listu powinien od pierwszych linijek zrozumieć, czego dokładnie się od niego wymaga. Zwięzłość. Jeśli jasno myślisz, możesz jasno wyrażać swoje myśli. A Twój rozmówca od razu to zauważy i doceni. Dlatego należy unikać „wody” przez kilka stron, jeśli w kilku zdaniach można przekazać istotę sprawy.
5. Kiedy list zawiera kilka pytań, zadań lub tematów, należy je uporządkować i oddzielić od siebie. Ciągły strumień myśli jest trudny do odczytania, a jeszcze trudniej wydobyć z niego ważne punkty.
6. Odpowiedzi na prośby składane listownie powinny być możliwie szczegółowe. Odpowiedzi takie jak „Do zrobienia” są nie do przyjęcia.
7. W treści listu nie powinno być błędów. Nie jest przerażające, jeśli wkradnie się jedna lub dwie drobne literówki. Ale jeśli cierpisz na chroniczny analfabetyzm od litery do litery, to rozmówca nie będzie miał o tobie najlepszego wrażenia.
8. Zawsze sprawdzaj swoje listy! Przeczytaj list kilka razy i upewnij się, że niczego nie przeoczyłeś, sprawdź, czy nie zawiera błędów, czy dane adresata są poprawne itp., itd.

Listy inteligentnej osoby odzwierciedlają charakter tych, do których są adresowane.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Napisz listy, które chciałbyś otrzymać.

[Antyczny aforyzm]

Pisanie jest potężnym argumentem w świecie biznesu.

[Bechterewa Wiktoria]

1. Po co jednolite standardy korporacyjne w korespondencji biznesowej?

E-mail jest obowiązkowym atrybutem komunikacji biznesowej w każdej firmie. Praktycznie nie ma firm, które nie korzystają z poczty elektronicznej. Ale zadaj sobie następujące pytania:

• Czy masz czasem wrażenie, że wysyłasz wiadomość e-mail do czarnej dziury, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do współpracownika i możesz nie otrzymać odpowiedzi?
• Kiedy pracownicy dzwonią do siebie i proszą o przeczytanie pilnego e-maila, a dzieje się tak przez cały dzień
• Kiedy absolutnie nie możesz zrozumieć, czego dokładnie chcą od ciebie w e-mailu
• Kiedy złożone i trudne kwestie omawiane mailowo toną w morzu informacji, szczegółów, a problem nie zostaje rozwiązany

Jeśli te pytania są dla Ciebie istotne, to każdego dnia możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu, wprowadzając jednolite zasady prowadzenia korespondencji elektronicznej. W tym artykule porozmawiamy o etykiecie korespondencji biznesowej.

2. Siedem głównych zasad etyki korespondencji biznesowej

Warunkowo wyodrębniamy zasady prowadzenia korespondencji biznesowej o zasadach etyki I zasady komunikacji i wymiany informacji.

Zasady komunikacji regulują zasady wymiany informacji w ramach procesów biznesowych i projektów. Poświęcimy im osobny artykuł. Zasady etyki kształtują styl relacji wewnętrznych pracowników firmy i nieuchronnie wpływają na kształtowanie się wizerunku Twojej firmy wśród partnerów. Na przykład niedawno otrzymałem list od jednego z naszych partnerów, zaczynający się od słów „Dzień dobry, Bekhterev”. Co sądzisz o naszej współpracy?

Aby nie „stracić twarzy” firmy podczas prowadzenia korespondencji biznesowej, należy kierować się „złotymi zasadami” etyki korespondencji biznesowej:

1. List zawsze zaczynamy od apelu
2. Wiersz tematu wiadomości e-mail musi być
3. Przed wysłaniem sprawdź błędy ortograficzne, interpunkcyjne i językowe.
4. List musi być ustrukturyzowany (BEZ wody!)
5. Pismo musi zawierać poprawną treść
6. Jeśli wysyłamy załączniki w liście, to na pewno napiszemy, że są w nim załączone pliki (posunięcie to pozwoli uniknąć sytuacji, gdy wysyłasz pismo, a plik nie jest załączony; odbiorca po przeczytaniu pisma i nie znalezieniu załączonego dokumentu, może szybko odpowiedzieć i napisać, że brakuje załączonych dokumentów, które wskazałeś w liście).
7. Nigdy nie usuwamy wiadomości. Jeden z najważniejszych punktów. Nigdy nie należy usuwać historii wiadomości, ponieważ list jest dokumentem. W razie potrzeby zawsze powinieneś mieć możliwość podniesienia historii korespondencji. Na przykład Radislav Gandapas zamieścił nawet w swoim podpisie prośbę o nieusuwanie historii korespondencji.

3. Rodzaje listów

Istnieje wiele różnych klasyfikacji, proponujemy rozróżnić litery według struktury projektu:

1. List zawiadomienia (pismo odmowne, pozew, list uznaniowy, list motywacyjny itp.)
2. Umowa o pracę

Komunikacja listowa

W tego typu pismach uwzględniamy wszystkie rodzaje pism, którymi pracownik posługuje się w trakcie swojej działalności zawodowej.

Struktura listu

List nie powinien być sformatowany w jednym tekście. Powinien być jasno skonstruowany i dobrze sformułowany, aby odbiorca nie stracił z oczu ważnych informacji. Struktura listu składa się z wyraźnych elementów:

Temat listu

Temat listu powinien zawierać konkretne działanie, którego oczekujesz od respondenta: „negocjować umowę”, „zaproponować kwestie do rozpatrzenia”, „przesłać raport” itp.

Jeśli wysyłasz dokumenty, to w temacie wiadomości powinna znaleźć się jasna treść dokumentów zawartych w załączniku do pisma.

Dlaczego ważne jest, aby napisać odpowiedni temat?

Dzięki tematowi listu bardzo łatwo jest znaleźć potrzebny list w codziennym przepływie informacji. Żaden list nie zaginie.

Uwaga: jeśli wysyłasz pismo wewnątrz firmy, to temat listu jest sformatowany zgodnie z podanym standardem, jeśli wysyłasz pismo poza firmę, to warto sformatować temat według szablonu: Nazwa firmy: cel listu.

Im bardziej konstruktywna treść listu, tym lepiej! Jedną z kluczowych umiejętności w korespondencji biznesowej, którą powinieneś rozwijać u swoich pracowników, jest umiejętność jasnego i zwięzłego artykułowania myśli.

PS Jeśli pisząc list powołujemy się na fakt z listu rozmówcy, należy go zacytować, oddzielając go kolorem lub czcionką.

Podpis firmowy

Szablon projektu podpisu korporacyjnego musi być taki sam dla wszystkich pracowników firmy.

Podpis powinien zawierać wszystkie kluczowe dane adresata, aby w razie potrzeby odbiorca listu mógł się z Tobą łatwo skontaktować.

Z poważaniem,

Imię i nazwisko, stanowisko.

PS Jeśli zależy nam na ciepłych relacjach z partnerem/klientem, to warto wystawić własnoręczny podpis. Każda osoba jest zadowolona z otrzymania listu z osobistym podejściem, nawet w oficjalnej korespondencji.

Podpis osobisty zawsze odnosi się do treści listu. Przykład: Miłego dnia / Dziękuję / Miło mi dzisiaj z Tobą porozmawiać / Dziękuję za poświęcenie czasu na tak ważną sprawę / Pozdrowienia dla rodziny i dzieci itp.

Do wiadomości

Pola „Do” i „DW” wypełniamy na końcu, aby przypadkiem nie wysłać listu, gdy nie jest on jeszcze gotowy.

Jaka jest różnica między polami „Do” i „DW”?

W polu „Do” wpisujemy adres osoby, od której chcemy wykonać jakąś akcję.

W polu „Kopia” wpisujemy adres osoby, która skorzystałaby z zapoznania się z treścią pisma.

PS Z naszego doświadczenia wynika, że ​​pole „Kopiuj” jest bardzo przydatne. Jeśli negocjujemy ze zwykłym pracownikiem, omawiamy ważne kwestie, ale nie otrzymujemy merytorycznych i terminowych odpowiedzi, to warto włożyć do kopii pismo od dyrektora lub przełożonego, gdy tylko korespondencja zacznie się konstruktywnie .

Niestety w wielu firmach poziom kultury korporacyjnej nie jest na odpowiednim poziomie, w wyniku czego zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik, aby dobrze wykonywał swoją pracę, wymaga ścisłej kontroli ze strony kadry zarządzającej.

Również w Outlooku dostępna jest funkcja typu „UDW” – ważne narzędzie, które pozwala poinformować zainteresowane osoby o liście, ale jednocześnie nie zawstydzić odbiorcy, że list nie jest adresowany tylko do niego!

Umowa o pracę

Ważny rodzaj listu, który pozwala podsumować wyniki spotkania, zawrzeć pisemną umowę, wskazać termin zakończenia i wyjaśnić: czy obie strony dobrze zrozumiały, co mają zrobić?

Warto pisać takie listy po spotkaniu, negocjacjach i spotkaniach, aby mieć spisane ustalenia i wspólną wizję ich realizacji.

Struktura liter:

1. Pozdrowienia, apel i podziękowania dla uczestników dyskusji.
2. Powtórzenie celu spotkania, na którym zawarto umowy.
3. Zestawienie wszystkich spraw, które zostały omówione, wraz z podjętymi w nich decyzjami i wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej za wykonanie.
4. Naprawianie pomysłów, które nie wymagają pilnej realizacji dla historii.
5. Pytanie do odbiorców: Czy wszystko jest brane pod uwagę? Czy są jakieś uwagi lub uzupełnienia?

Na przykład:

Projekt listu

Czcionka

Czcionka litery powinna być jednolita, kursywa może służyć do podkreślenia kluczowych punktów w tekście, nagłówków, ale konieczne jest przestrzeganie jednego stylu projektowania.

PS Należy zawsze pamiętać, że słowa pisane wielkimi literami są postrzegane jako podniesienie tonu. Należy ich unikać.

Ustęp

Pożądane jest ułożenie każdej oddzielnej myśli w osobnym akapicie, aby tekst był łatwiejszy do zrozumienia.

Wcięcie

Akapity nie powinny się ze sobą łączyć. Aby list był bardziej czytelny, wcięcie powinno znajdować się po zwrotach grzecznościowych, przed każdym akapitem i przed podpisem:

Aby list był bardziej atrakcyjny wizualnie, lepiej sformatować linki w treści listu jako hiperłącza:

Styl pisania

Zapraszamy na kurs mistrzowski Siergieja Bechterewa.

Wygraj co najmniej 1 godzinę wolnego czasu każdego dnia dzięki temu szkoleniu!

W klasie mistrzowskiej nauczysz się:
✓ Jak zarządzać zadaniami, aby wszystkie zadania zostały wykonane w 100% i na czas
✓ Jak skutecznie przygotowywać i prowadzić spotkania
✓ Jak zorganizować produktywną pracę pracowników w jednym biurze

Sukces w działalności każdej organizacji, firmy handlowej czy przedsiębiorstwa jest nierozerwalnie związany z kulturą zachowania i etykietą. Wszelkie działania kierownika, pracowników muszą z pewnością uwzględniać zasady dobrego smaku i odpowiadać sytuacji.

Jedną z najważniejszych części etykiety jest korespondencja biznesowa.

Szacuje się, że prawie 50% czasu w pracy przypada na zapoznawanie się z papierami i pocztą. Jest to jednak konieczne, ponieważ kompetentna korespondencja biznesowa może znacznie zwiększyć obroty firmy, przyspieszyć interakcję różnych służb i działów.

Oczywiście są tu pewne wzorce i na pewno zostaną one omówione w tym artykule. Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej od dawna są ujednolicone. Istniejący GOST R.6.30-2003 pomoże poprawnie umieścić tekst na arkuszu, podpowie, jakie wcięcia, marginesy, czcionki należy wykonać. Korespondencja biznesowa charakteryzuje się jednolitością i powtarzalnością zwrotów mowy.

Jednak każda litera jest inna. Duży ślad pozostawia na nim tożsamość nadawcy, jego pozycja, sytuacja i adresat. Korespondencja biznesowa jest w pewnym stopniu połączeniem kreatywności i żmudnej pracy.

Rodzaje korespondencji biznesowej

Obieg dokumentów odbywa się w formie papierowej oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Całą korespondencję w przedsiębiorstwie można warunkowo podzielić na następujące grupy:

Korespondencja oficjalna / nieoficjalna;

Wewnętrzny i zewnętrzny.

Korespondencja służbowa obejmuje oferty handlowe, listy z podziękowaniami i gwarancjami, umowy handlowe, zamówienia dla przedsiębiorstwa, obowiązki służbowe, prośby, wymagania, roszczenia.

Nieformalna korespondencja to różne gratulacje od partnerów biznesowych, klientów, pracowników; kondolencje, przeprosiny, zaproszenia i podziękowania.

Dokumenty wewnętrzne krążą tylko pomiędzy działami jednego przedsiębiorstwa, natomiast dokumenty zewnętrzne wychodzą poza niego.

Zasady korespondencji biznesowej: treść wewnętrzna

Głównym wymaganiem jest zwięzłość i pojemność listu. Nie rozciągaj tekstu na kilka stron. Najlepiej trzymać się jednego.

Zasady korespondencji biznesowej zakładają wyłączenie z tekstu skomplikowanych, niezrozumiałych, obcych i wysoce specjalistycznych słów i wyrażeń. Wszystkie zdania powinny być krótkie, z głównymi myślami autora i bez „wody”.

Unikaj podwójnych interpretacji w liście, w przeciwnym razie, jeśli pojawią się spory, trudniej będzie obronić swój punkt widzenia i udowodnić, co miałeś na myśli przez określone wyrażenie.

Zasady rejestracji korespondencji biznesowej zobowiązują pisarza do nazywania adresata imieniem i nazwiskiem oraz patronimem, przed którym należy wskazać odwołanie „Szanowni Państwo…”. I zawsze na „Ty”, nawet jeśli adresat listu ma dobre przyjacielskie stosunki.

We wstępie, oprócz podania nazwiska i imienia, określony jest główny cel wiadomości. Przykłady korespondencji biznesowej znają wystarczającą liczbę szablonów i znaczków do takich przypadków: „W związku z poprzednim listem ...”, „Przypominamy ...”, „Informujemy ...” i inne.

Niekorzystną dla odbiorcy odpowiedź (odrzucenie oferty, odmowa współpracy) złagodź zwrotami: „Niestety nie skorzystamy z proponowanych warunków…” lub podobnym.

Dokumentacja zewnętrzna

Każdy list biznesowy musi być napisany na firmowym papierze firmowym z danymi firmy i wszystkimi danymi kontaktowymi.

Pamiętaj, aby podać dokładną datę dokumentu.

Prawy górny róg arkusza zajmują inicjały adresata oraz adres firmy odbiorcy.

Podziel tekst na akapity semantyczne, aby czytelnikowi łatwiej było go zrozumieć i dostrzec. Nie więcej niż 4-5 linii.

Pisanie wszystkich słów dużymi (wielkimi) literami jest złą formą.

Do pisma można dołączyć dokumenty. W tym przypadku są one wymienione w osobnej linii w lewej dolnej części arkusza. Zgodnie z zasadami etykiety biznesowej odpowiedź na pismo musi nadejść w ciągu 10 dni. Jeżeli problem wymaga więcej czasu na jego rozwiązanie, adresat musi o tym powiadomić.

Po napisaniu pamiętaj, aby ponownie dokładnie sprawdzić tekst pod kątem błędów, zarówno ortograficznych, jak i gramatycznych. Jeśli masz czas, odłóż list na bok i wróć do niego później. Z reguły zostaną odkryte nieścisłości, które nie zostały zauważone na początku. Ta rada jest najważniejsza przy udzielaniu odpowiedzi na reklamację klienta. Nie powinieneś jeszcze bardziej denerwować osoby niepiśmiennym listem.

Po kilkukrotnym napisaniu i sprawdzeniu dokumentu wydrukuj go na papierze A4. Ten rozmiar jest standardowo używany do wszelkiej korespondencji, nawet jeśli sam tekst zajmuje tylko połowę strony.

Sprawdź atrament w drukarce przed drukowaniem, aby uniknąć smug i niechlujstwa.

W niektórych przypadkach możesz dołączyć swoją wizytówkę do dokumentu, a samą wydrukowaną kartkę dołączyć do przezroczystego pliku.

Za dobrą formę uważa się również firmową kopertę z firmowym logo.

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej na płaszczyźnie nieformalnej są często bardziej emocjonalne niż w dokumentach biznesowych i mniej ostemplowane. Odpowiednie są tu skróty, użycie kolorowych przymiotników, np. w gratulacjach: niesamowity, sympatyczny, miły.

e-maile biznesowe

Fakt, że nie wysyłasz korespondencji w kopercie za pośrednictwem sieci pocztowej, nie powinien rozluźniać. Również w tych przypadkach obowiązują zasady korespondencji handlowej.

Kompetentne i poprawne elektroniczne komunikaty biznesowe tworzą pozytywny wizerunek zarówno przedsiębiorstwa, jak i jednostki. Reputacja w biznesie jest wiele warta!

Podstawowe zasady korespondencji e-mailowej

Używaj służbowego adresu e-mail tylko zgodnie z jego przeznaczeniem.

Zwróć uwagę na nazwę skrzynki pocztowej. Nie zezwalaj na niepoprawne nazwy, takie jak „dziecko”, „superman” podczas pracy, nawet jeśli są one wskazane w angielskiej transkrypcji.

Zawsze wypełniaj kolumnę „temat”, w przeciwnym razie Twój list może trafić do spamu. Opisy takie jak „plan”, „lista”, „oferta”, „raport” nie będą działać. W skrzynce odbiorczej może znajdować się całkiem sporo podobnych listów. Bądź jak najbardziej konkretny, o czym jest Twoja wiadomość. Nie używaj więcej niż pięciu słów. Temat napisz z dużej litery. Nie musisz stawiać kropki na końcu.

Jeśli odpowiadasz na otrzymaną wcześniej wiadomość e-mail, pamiętaj o usunięciu „Odp” w wierszu tematu.

Styl komunikacji

Zachowaj format listu biznesowego. Usuń groźny, błagalny, rozkazujący ton.

Regulamin elektronicznej korespondencji handlowej nie dopuszcza stosowania w tekście emotikonów, dużej ilości pytajników czy wykrzykników.

Bądź uprzejmy. Dobrą formą jest obowiązkowe powitanie na początku i pożegnanie z rozmówcą na końcu. Na przykład „Z wyrazami szacunku…” lub w ten sposób: „Z wyrazami szacunku…”.

Biznesowy e-mail i jego „złota zasada”: nie mieszaj kilku różnych tematów w jednej wiadomości. Lepiej wysłać serię listów.

E-mail powinien być dwa razy krótszy niż papierowy.

Praca z załącznikami

Jeśli informacji do przesłania jest za dużo, nie umieszczaj ich wszystkich w treści listu, tylko dołącz je jako osobne dokumenty w załączniku.

Dla wygody odbiorcy zmień nazwy przygotowanych dokumentów na zrozumiałe dla niego. To pokaże twoje zainteresowanie i przekona cię. Pomyśl, ile folderów roboczych ma odbiorca na swoim komputerze i jak będzie wśród nich szukał Twojego listu.

Pamiętaj, aby poinformować odbiorcę o plikach, które wysyłasz, aby nie uznał ich za przypadkowego wirusa. Archiwizuj duże dokumenty.

A najlepiej wysłać zbyt duże załączniki (od 200 kb) w inny sposób, np. przez serwer ftp.

Formaty takie jak COM, EXE, CMD, PIF i wiele innych, niektóre serwery pocztowe nie pozwalają i blokują.

Jeśli adresatów Twojego listu było kilku, nie bądź zbyt leniwy, aby za każdym razem usuwać wszystkie dowody masowego przesyłania. Takie dodatkowe informacje nie są w ogóle potrzebne adresatowi. Pomoże ci polecenie „ślepej kopii”.

Zasady prowadzenia korespondencji handlowej drogą elektroniczną polegają na poinformowaniu drugiej strony o otrzymaniu korespondencji. Jeśli w danym momencie nie można odpowiedzieć, powiadom o tym rozmówcę. Zapisz historię korespondencji, aby uniknąć dalszych pytań i postępowań.

Jeżeli odpowiedź jest ważna i pilna, dopuszcza się dodatkowe powiadomienie adresata przez telefon, Skype lub ICQ. Jeśli nawet po tym nie udało się osiągnąć pozytywnego wyniku, przypomnij sobie ponownie.

Nierzadko zdarza się, że prośba o zwrot dokumentu jest pustym pismem z załączonym plikiem. To niedopuszczalne. Przykłady korespondencji biznesowej wymagają obowiązkowego umieszczenia odpowiednich informacji w treści dokumentu. Na przykład to: „Wysyłam niezbędne dane na Twoją prośbę”.

Nie zapomnij podać współrzędnych na końcu listu: wszystkie dostępne środki komunikacji, stanowisko, strona firmowa, linki do portali społecznościowych.

Pisząc kontakty organizacji, podaj jak najwięcej informacji - numer telefonu z numerem kierunkowym, adres z kodem pocztowym. W końcu Twoja komunikacja odbywa się nie tylko z mieszkańcami Twojego regionu. Jeśli posiadasz wszystkie dane, łatwiej będzie się z Tobą skontaktować.

I ostatnia zasada: kto zaczął korespondencję, musi zakończyć elektroniczny dialog.

Wniosek

Pismo biznesowe to delikatna sprawa. Czasem wystarczy jedno spojrzenie, aby wyrobić sobie ostateczną opinię o osobie i organizacji, którą reprezentuje. Znajomość zasad pisania biznesowego może przejść długą drogę w twojej karierze.

Wtedy pytania o to, jak i za pomocą jakich środków możesz tworzyć i wysyłać, w zasadzie nie powinny się pojawiać. Jednak nie wszyscy są gotowi od razu przystąpić do tego zadania, jeśli chodzi o oficjalne pisma, zwłaszcza gdy autor listu spodziewa się otrzymać na nie odpowiedź. Zdradzę Ci mały sekret korespondencji biznesowej, im ostrzejszy w charakterze i stylu list, tym większe szanse na odpowiedź od adresata. W tym samouczku podam kilka przykładowych e-maili, które powinny pomóc użytkownikom w opracowaniu własnego stylu i pisaniu możliwie najlepszych e-maili w przyszłości.

Najpierw musisz zdecydować, jaki charakter będzie miała literka, którą tworzymy. Wszystkie wychodzące e-maile dzielę na trzy główne typy:

• Oferta biznesowa
• prośba biznesowa
• przyjazne traktowanie

W związku z tym dla wszystkich trzech typów mam puste szablony, zarówno w postaci prostych plików tekstowych, jak iw postaci szablonów dostosowanych do określonych programów pocztowych. Przejdźmy do każdego z nich w kolejności.

Oferta biznesowa

Witam (dzień dobry), [imię osoby, do której się zwracam]!

Podczas komunikowania się wskazane jest podanie imienia w dowolnym liście, ponieważ osobisty apel wprowadza osobę w przyjazny nastrój. Jeśli jednak nie można było znaleźć nazwy, wystarczy powitanie szablonowe.

Przedstawiam Państwu nową usługę (nowy produkt) naszej firmy [nazwa firmy].

Zapraszam do współpracy w zakresie [nazwa dziedziny działalności].

Następnie krótko opisz zalety swojej oferty pod względem ceny lub niektórych cech jakościowych. Najważniejsze, żeby nie przesadzić. Megabajty tekstu, a nawet uzupełnione jasnymi, pozbawionymi znaczenia obrazami, tylko odstraszają ludzi. Jeżeli odbiorca listu od pierwszych linijek będzie zainteresowany Twoją ofertą, na pewno skontaktuje się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Jeśli poważnie myślisz o tym, aby odpowiednie osoby skontaktowały się z Tobą przy pierwszym kontakcie, warto pomyśleć o ułatwieniach dostępu wykraczających poza samą pocztę e-mail. Nie będzie zbędne tworzenie kont w usługach takich jak ICQ iSkype'a. Czasami o wiele łatwiej jest skontaktować się z Tobą przez zwykły telefon, jeśli oczywiście numer takiego zostanie przez Ciebie roztropnie pozostawiony w podpisie.

Po co duplikować własny adres e-mail w podpisie, pytasz, skoro jest on automatycznie przekazywany przez serwer pocztowy. Istnieje zasada, zgodnie z którą nadmiar informacji w korespondencji biznesowej nigdy nie jest zbędny. Wyobraźmy sobie sytuację, w której Twój list otrzymuje osoba, która potencjalnie nie jest zainteresowana propozycją lub po prostu nie jest kompetentna, aby udzielić na nią poprawnej odpowiedzi. Przekazuje otrzymaną wiadomość innemu użytkownikowi, ale z jakiegoś powodu informacje o prawdziwym nadawcy są tracone z automatycznie dodanych danych, co utrudnia kontakt z Tobą. Zawsze jednak wystarczy spojrzeć na podpis, aby ustalić autora listu i jego niezbędne kontakty.

prośba biznesowa

Witam dobry wieczór)!

Lub, jeśli nazwisko odbiorcy jest znane, to (Drogi, [imię, patronimiczny])!

Proszę podać informacje o produkcie (usłudze) [nazwa produktu/usługi] wraz z opisem pełnej charakterystyki i walorów konkurencyjnych.

Na podstawie Ustawy Federalnej Federacji Rosyjskiej [numer i data dokumentu] proszę o udzielenie informacji [opisać dane niezbędne do uzyskania].

Możesz również skontaktować się z kierownictwem konkretnego serwisu w Internecie, w przypadku naruszenia Twoich praw.

W związku z naruszeniem paragrafu [numer paragrafu w umowie użytkownika] umowy użytkownika, a mianowicie: „[cytat pełnego tekstu wskazanego paragrafu]”, proszę o sprawdzenie i podjęcie stosownych sankcji wobec winnego [odpowiedzialnego ( jeśli mówimy o pracownikach serwisu)] osoba [strona (nazwa strony)]. Proszę zgłosić wyniki kontroli i przypisane sankcje na [mój własny adres e-mail].

przyjazne traktowanie

Pozdrowienia (Dzień dobry) (Cześć), [imię osoby]!

Przy pierwszym przyjacielskim kontakcie dobrym wskaźnikiem będzie kompletność wiadomości tekstowej. Poprawnie napisany, obszerny tekst będzie wskazywał na duże zainteresowanie skontaktowaniem się z właściwą osobą i wywoła chęć uzyskania odpowiedzi. Nie zapomnij rozpocząć rozmowy od kilku pytań wstępnych.

Przykład e-maila

Co to jest e-mail? W dzisiejszym świecie biznesu jest to:

• Twoja twarz. To właśnie za pomocą e-maila można stworzyć pozytywny wizerunek w oczach kontrahenta lub zepsuć pierwsze wrażenie.
• Twoje narzędzie pracy. Wiele komunikacji ze światem zewnętrznym odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlatego mając dobrą znajomość tego narzędzia, możesz znacznie ułatwić sobie życie.
• Potężne odwrócenie uwagi. Świat zewnętrzny próbuje cię dopaść, rozproszyć i sprowadzić na manowce za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Z tych pozycji i spójrz na pracę z e-mailem. Zacznijmy prosto.

Projekt listu

Korzystam z klienta poczty Mozilla Thunderbird, więc posłużę się jego przykładem. Utwórzmy nową literę i przejdźmy od góry do dołu przez listę pól.

Do kogo. Kopiuj. Ukryta kopia

Być może ktoś nie wie, ale „Do” w Mozilli można zmienić na „DW” lub „UDW”.

• Do kogo: piszemy głównego odbiorcę lub kilku odbiorców oddzielonych średnikiem.
• Kopiuj: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale nie oczekujemy od niego reakcji.
• Ukryta kopia: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale powinien pozostać nieznany pozostałym adresatom listu. Szczególnie nadaje się do masowych wysyłek listów biznesowych, takich jak zawiadomienia.

Zło w wysyłce masowej określ odbiorców poprzez pola „DW” lub „Do”. Kilka razy w roku otrzymuję listy, które w polu „DW” wymieniają 50-90 odbiorców. Doszło do naruszenia prywatności. Nie wszyscy odbiorcy muszą wiedzieć, z kim jeszcze pracujesz nad podobnym tematem. Dobrze, jeśli są to ludzie, którzy się znają. A jeśli na liście są konkurencyjne firmy, które się nie znają? Jako minimum trzeba być przygotowanym na niepotrzebne wyjaśnienia, a przynajmniej na zerwanie współpracy z którymś z nich. Nie rób tego w ten sposób.

Temat listu

Profesjonalne serwisy mailingowe często piszą o znaczeniu tematu (czasem rozsądnie) na swoich firmowych blogach. Ale tam najczęściej mówimy o listach sprzedażowych, gdzie temat listu rozwiązuje problem „e-mail powinien zostać otwarty”.

Omawiamy codzienną korespondencję biznesową. Tutaj temat rozwiązuje problem „list i jego autor powinny być łatwo zidentyfikowane, a następnie odnalezione”. Co więcej, wasza pracowitość powróci do was w postaci karmy licznych listów odpowiedzi, tylko z przedrostkami Odnośnie: Lub fwd, wśród których będziesz musiał wyszukać żądaną literę na ten temat.

Dwadzieścia listów to objętość jednodniowej korespondencji kierownika średniego szczebla. W ogóle nie mówię o przedsiębiorcach i właścicielach firm, ich liczba listów czasami przekracza 200 lub więcej dziennie. Więc jeszcze raz: nie wysyłaj e-maili z pustym tematem.

Jak więc poprawnie sformułować temat listu?

Błąd nr 1 : w temacie tylko nazwa firmy. Na przykład „Niebo” i wszystkie. Po pierwsze, prawdopodobnie nie jesteś jedną z firm komunikujących się z tym kontrahentem. Po drugie, taki temat nie wnosi żadnego sensu, ponieważ nazwa Twojej firmy jest już widoczna z adresu. Po trzecie, zgadnij, jak będzie wyglądać Twoja własna skrzynka pocztowa przy takim podejściu do korespondencji? Mniej więcej tak.

Czy wyszukiwanie na takie tematy jest wygodne?

Błąd nr 2 : błyskotliwy, sprzedający się tytuł. To wspaniale, jeśli wiesz, jak pisać takie nagłówki. Ale czy właściwe jest wykorzystywanie tych umiejętności w korespondencji biznesowej? Pamiętaj o celu tematu listu biznesowego: nie sprzedawać, ale zapewnić identyfikację i poszukiwanie.

Tekst listu

Istnieje wiele poradników pisania tekstów na różne okazje. Na przykład Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i inni mistrzowie słowa mają wiele przydatnych informacji. Radzę przeczytać ich artykuły przynajmniej w celu poprawy ogólnej umiejętności czytania i pisania oraz ogólnego stylu wypowiedzi pisanej.

W procesie pisania listu musimy konsekwentnie podejmować kilka decyzji.

Kwestia uprzejmości . Na początku listu można zamazać uprzejmości czy nawet czułość w duchu „Kochana Rodia, już ponad dwa miesiące nie rozmawiałam z Tobą na piśmie, na co sama cierpiałam i nawet nie spałam noc, myślenie”. Bardzo grzeczny i bardzo kosztowny, zarówno pod względem czasu na napisanie takiego wstępu, jak i czasu rozmówcy na jego przeczytanie. Korespondencja to biznes, pamiętasz? Nie pisanie gatunku epistolarnego na konkurs i nie listu matki do Raskolnikowa, ale korespondencja biznesowa.

Szanujemy swój czas i obdarowanego!

Przedstawienie się i przypomnienie okoliczności znajomości ma sens dopiero w pierwszym liście wysłanym po przelotnym spotkaniu na wystawie. Jeśli jest to kontynuacja współpracy lub bieżąca korespondencja, w pierwszym liście dnia piszemy: „Cześć Iwan”, w drugim i kolejnych: „Iwan,…”.

Odwołanie . Zawsze martwiło mnie pytanie, do kogo się zwrócić w liście, jeśli jest kilku odbiorców. Niedawno napisałem list zaadresowany do trzech dziewczyn o imieniu Anna. Bez wahania napisałem „Cześć, Anno” i nie wziąłem łaźni parowej. Ale nie zawsze tak jest.

Co jeśli jest trzech, a nawet siedmiu odbiorców i nie mają tego samego nazwiska? Możesz wymienić po imieniu: „Dzień dobry, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Piotr Pietrowicz”. Ale to jest długie i wymaga czasu. Możesz napisać: „Cześć koledzy!”.

Dla siebie stosuję zasadę zwracania się po imieniu do tego, który jest w polu „Do”. A do tych, którzy są w kopii, w ogóle nie kontaktujcie się. Zasada ta pozwala jednocześnie na dokładniejsze określenie (jednego!) adresata pisma oraz celu tego pisma.

Cytat . Korespondencja to często łańcuch listów z pytaniami i odpowiedziami – jednym słowem dialog. Za dobrą praktykę uważa się nie kasowanie historii korespondencji i pisanie odpowiedzi na górze cytowanego tekstu, tak aby wracając do tej korespondencji za tydzień, można było z łatwością przeczytać dialog od góry do dołu według malejących dat.

Z jakiegoś powodu domyślnym ustawieniem w Mozilli jest „Ustaw kursor po cytowanym tekście”. Polecam zmienić to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta” → „Kompilacja i adresowanie”. Tak musi być.

Cel listu . Listy biznesowe są dwojakiego rodzaju:

• gdy po prostu informujemy rozmówcę (np. raport z wykonanej pracy za dany miesiąc);
• i kiedy chcemy czegoś od rozmówcy. Na przykład, aby zgodził się na załączoną fakturę do zapłaty.

Z reguły listów motywacyjnych jest znacznie więcej niż listów sprawozdawczych. Jeśli chcemy coś osiągnąć od rozmówcy, bardzo ważne jest, aby powiedzieć to w liście zwykłym tekstem. Wezwanie do działania powinno poprzedzać imię i być ostatnim zdaniem listu.

Zło : „Porfiry Pietrowicz, wiem, kto zabił staruszkę”.

Prawidłowy : „Porfirij Pietrowiczu, to ja zabiłem staruszkę, proszę o podjęcie działań w sprawie mojego aresztowania, mam dość cierpienia!”

Dlaczego korespondent miałby myśleć za ciebie, co zrobić z tym listem? W końcu może podjąć złą decyzję.

Podpis w tekście . Ona musi być. Co więcej, we wszystkich klientach pocztowych można ustawić automatyczne zastępowanie podpisu, na przykład klasyczne „Z wyrazami szacunku,…”. W Mozilli odbywa się to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta”.

Pisanie lub nie pisanie kontaktów w podpisie jest sprawą osobistą dla każdego. Ale jeśli jesteś w jakiś sposób związany ze sprzedażą - koniecznie napisz. Nawet jeśli transakcja nie odbędzie się na podstawie wyników komunikacji, w przyszłości łatwo Cię będzie znaleźć za pomocą kontaktów z podpisu.

Na koniec jeszcze jedna cecha treści listu dla tych rozmówców, którzy nie lubią (nie mogą, nie chcą, nie mają czasu) odpowiadać na Wasze listy. Określ wartość domyślną w treści listu. Na przykład: „Porfiry Pietrowicz, jeśli nie przyjdziesz mnie aresztować przed 12:00 w piątek, to uważam się za amnestię”. Oczywiście termin musi być realny (nie wysyłać tekstu z przykładu w piątek o 11:50). Odbiorca musi być fizycznie zdolny do przeczytania Twojego listu i podjęcia decyzji. Takie „milczenie” zwalnia Cię z odpowiedzialności za brak reakcji rozmówcy. Jak zawsze, do korzystania z tego chipa należy podejść mądrze. Jeśli ktoś odpowiada na twoje listy na czas i regularnie, takie ultimatum może go, jeśli nie urazić, to trochę nadwyrężyć lub doprowadzić do decyzji, aby nie odpowiadać na list od razu, ale kazać czekać do piątku.

Załączniki

Do listów często dołączane są załączniki: życiorysy, oferty handlowe, kosztorysy, harmonogramy, skany dokumentów - bardzo wygodne narzędzie i jednocześnie źródło popularnych błędów.

Błąd : Ogromny rozmiar inwestycji. Często otrzymujemy e-maile z załącznikami o rozmiarze do 20 MB. Z reguły są to skany niektórych dokumentów w formacie TIFF, o rozdzielczości 600dpi. Program pocztowy korespondenta prawie na pewno zawiesi się na kilka minut w daremnych próbach pobrania podglądu tego załącznika. I nie daj Boże odbiorcy próbować przeczytać ten list na smartfonie...

Osobiście natychmiast usuwam takie listy. Nie chcesz, aby Twój e-mail wylądował w koszu, zanim zostanie przeczytany? Kontroluj rozmiar załącznika. Zaleca się, aby nie był większy niż 3 MB.

A jeśli przekroczy?

• Spróbuj ponownie skonfigurować skaner do innego formatu i rozdzielczości. Na przykład w PDF i 300dpi uzyskuje się całkiem czytelne skany.
• Pomyśl o programach takich jak archiwizator WinRar lub 7zip. Niektóre pliki kompresują się idealnie.
• Co zrobić, jeśli załącznik jest ogromny i nie można go skompresować? Na przykład prawie pusta księgowa baza danych waży 900 MB. Z pomocą przyjdą magazyny informacji w chmurze: Dropbox, Google Drive i tym podobne. Niektóre usługi, takie jak Mail.ru, automatycznie konwertują ogromne załączniki na łącza do przechowywania w chmurze. Ale wolę samodzielnie zarządzać moimi informacjami przechowywanymi w chmurze, więc nie przyjmuję automatyzacji z Mail.ru.

I jeszcze jedna nie do końca oczywista rekomendacja dotycząca inwestycji - ich Nazwa . Musi być zrozumiały i akceptowalny dla odbiorcy. Kiedyś w firmie przygotowywaliśmy ofertę handlową skierowaną do… niech to będzie Fiodor Michajłowicz Dostojewski. Otrzymałem list od kierownika z projektem CP do zatwierdzenia, aw załączniku był plik o nazwie „DlyaFedi.docx”. Z kierownikiem, który mi to przesłał, odbył się dialog o następującej treści:

Drogi menedżerze, czy jesteś osobiście gotowy podejść do tej szanowanej osoby i nazwać go Fiodorem prosto w twarz?

Jakoś nie, szanowana osoba, wszyscy nazywają go po imieniu i patronimii.

Dlaczego nazwałeś załącznik „Dla Fedi”? Jeśli wyślę mu to teraz, myślisz, że kupi od nas siekiery w tym CP?

Miałem zmienić nazwę...

Po co przygotowywać bombę zegarową — odrzucenie przez potencjalnego klienta — lub tworzyć dla siebie dodatkową pracę, zmieniając nazwę pliku? Dlaczego nie od razu nazwać poprawnie załącznika: „Dla Fedora Michajłowicza.docx” lub jeszcze lepiej - „KP_Sky_Axes.docx”.

Tak więc z e-mailem jako „twarzą” mniej więcej uporządkowane. Przejdźmy do poczty e-mail jako narzędzia produktywności i porozmawiajmy o tym, jak rozprasza.

Praca z literami

E-mail to potężne rozproszenie uwagi. Podobnie jak w przypadku innych zakłóceń, pocztą należy zająć się poprzez zaostrzenie zasad i wdrożenie harmonogramów pracy.

Jako minimum musisz wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia e-mail. Jeśli klient poczty jest skonfigurowany domyślnie, zostaniesz o tym powiadomiony sygnałem dźwiękowym, ikona obok zegara zacznie migać i wyświetli się podgląd listu. Jednym słowem zrobią wszystko, aby najpierw oderwać Cię od żmudnej pracy, a potem pogrążyć w otchłani nieprzeczytanych listów i nieodebranych mailingów - minus godzina lub dwie życia.

Niektórym potężna siła woli pozwala nie rozpraszać się powiadomieniami, a zwykłym ludziom lepiej nie kusić losu i ich wyłączać. W Mozilla Thunderbird odbywa się to za pomocą menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Ogólne” → „Gdy pojawiają się nowe wiadomości”.

Jeśli nie ma powiadomień, jak zrozumieć, że list dotarł?

Bardzo prosta. Ty sam świadomie przeznaczasz czas na analizowanie poczty, otwierasz klienta poczty i przeglądasz wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Można to zrobić dwa razy dziennie, na przykład w porze lunchu i wieczorem lub w czasie przymusowego przestoju, na przykład w korkach.

Ludzie często pytają, co z czasem odpowiedzi i pilnymi e-mailami? Odpowiadam: nie masz pilnych listów w poczcie. Chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta (taki dział ma swoje własne zasady pracy z pocztą).

Jeśli są pilne listy, nadawca powiadomi Cię o tym innymi kanałami - telefonem, SMS-em, Skype. Następnie świadomie wejdziesz do klienta poczty i obsłużysz pilną pocztę. Wszyscy guru zarządzania czasem (na przykład Gleb Archangielski ze swoim „Time Drive”) deklarują standard odpowiadania na e-maile do 24 godzin. To normalna zasada dobrej formy – nie oczekuj natychmiastowych odpowiedzi od rozmówcy drogą mailową. Jeśli jest pilny list, powiadom o nim szybszymi kanałami komunikacji.

Wyłączyliśmy więc powiadomienia i teraz włączamy klienta poczty zgodnie z naszym harmonogramem.

Co zrobić, gdy weszliśmy do poczty i zaangażowaliśmy się w czynność zwaną „analizowaniem wiadomości e-mail”? Gdzie jest początek i koniec tej pracy?

Wiele słyszałem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej, ale niestety nie spotkałem ani jednej osoby, która by z niego korzystała. Musiałem wymyślić swoje koło na nowo. Istnieją artykuły na ten temat na Lifehacker. Na przykład, " ". Poniżej opowiem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej w mojej interpretacji. Będę wdzięczny, jeśli guru GTD zostaną odnotowani w komentarzach, uzupełnią lub ulepszą opisywany system.

Ważne jest, aby zrozumieć i zaakceptować fakt, że poczta e-mail nie jest narzędziem do planowania zadań ani archiwum Twoich działań. Dlatego folder Skrzynka odbiorcza powinien być zawsze pusty. Jeśli podjąłeś się analizy skrzynki odbiorczej, nie zatrzymuj się i nie rozpraszaj się niczym, dopóki nie opróżnisz tego folderu.

Co zrobić z e-mailami w skrzynce odbiorczej? Musisz kolejno przeglądać każdą literę i usuwać ją. Tak, po prostu wybierz i naciśnij klawisz Delete na klawiaturze. Jeśli nie możesz zmusić się do usunięcia wiadomości e-mail, będziesz musiał podjąć decyzję, co z nią zrobić.

1. Czy możesz odpowiedzieć na to pytanie w ciągu trzech minut? Czy trzeba na nie odpowiedzieć? Tak, masz, a odpowiedź zajmie nie więcej niż trzy minuty, więc odpowiedz od razu.
2. Musisz odpowiedzieć, ale przygotowanie odpowiedzi zajmie więcej niż trzy minuty. Jeśli korzystasz z harmonogramu zadań, który pozwala zamienić wiadomość e-mail w zadanie, zmień wiadomość e-mail w zadanie i zapomnij o nim na chwilę. Na przykład korzystam z absolutnie wspaniałej usługi Doit.im. Pozwala wygenerować osobisty adres e-mail: przesyłasz do niego list, który zamienia się w zadanie. Ale jeśli nie masz harmonogramu zadań, przenieś literę do podfolderu „0_Run”.
3. Po szybkiej odpowiedzi na list, przekształceniu go w zadanie lub po prostu przeczytaniu, musisz zdecydować, co dalej zrobić z tą wiadomością: usunąć ją lub wysłać do jednego z folderów w celu długoterminowego przechowywania.

Oto foldery do długoterminowego przechowywania, które posiadam.

• 0_Uruchom. Nie mam takiego folderu, ale jeśli nie masz terminarza, powtarzam, możesz tu dodać listy, które wymagają szczegółowego przestudiowania. Ten folder również musi być regularnie czyszczony, ale z przemyślanym podejściem w czasie specjalnie do tego przeznaczonym.
• 1_Referencja Tutaj umieszczam listy z podstawowymi informacjami: listy powitalne z loginami z różnych serwisów internetowych, bilety na nadchodzące loty i tak dalej.
• 2_Projekty. Tutaj przechowywane jest archiwum korespondencji dotyczącej partnerów i projektów, z którymi istnieje bieżąca relacja. Oczywiście istnieje osobny folder dla każdego projektu lub partnera. W teczce wspólnika umieściłem listy nie tylko od jego pracowników, ale także od pracowników „Sky” związanych z tym wspólnikiem. Bardzo wygodne: w razie potrzeby cała korespondencja dotycząca projektu jest pod ręką za pomocą kilku kliknięć.
• 3_Muzeum. Tutaj wrzucam te listy, które szkoda kasować, a korzyści z nich płynące nie są oczywiste. Tutaj również migrowane są foldery z zamkniętymi projektami z „2_Projects”. Jednym słowem pierwsi kandydaci do skreślenia są przechowywani w „Muzeum”.
• 4_Dokumenty. Oto listy z przykładowymi dokumentami elektronicznymi, które mogą być przydatne w przyszłości do księgowości, na przykład akty pojednania od klientów, bilety na wycieczki. Folder ma wiele wspólnego z folderami „2_Projekty” i „1_Sprav”, tylko przechowuje informacje księgowe, aw folderze „2_Projekty” - informacje zarządcze. W "4_Dokumenty" - martwe informacje, aw "2_Projekty" - żywe.
• 5_Wiedza. Tutaj zamieszczam tylko naprawdę przydatne mailingi, do których chce się wracać po jakimś czasie w poszukiwaniu inspiracji lub szukania rozwiązań.

Istnieją inne ustawienia klienta poczty, które są ważne dla działania tego systemu. Po pierwsze, Thunderbird domyślnie ma pole wyboru „Oznacz wiadomości jako przeczytane”. Wolę to robić świadomie, więc flaga wywieszona! Aby to zrobić, przejdź do menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Zaawansowane” → „Odczyt i wyświetlanie”.

Po drugie, używamy filtry . Wcześniej aktywnie korzystałem z filtrów, które automatycznie przekierowywały listy do odpowiednich folderów na podstawie adresu nadawcy. Na przykład listy od prawnika zostały przeniesione do folderu „Prawnik”. Zrezygnowałem z tego podejścia z kilku powodów. Po pierwsze: pisma od prawnika w 99% przypadków dotyczą projektu lub partnera, co oznacza, że ​​muszą zostać przeniesione do teczki tego partnera lub projektu. Po drugie: postanowiłem dodać świadomość. Sam musisz zdecydować, gdzie ma być przechowywany konkretny list, a wygodniej jest szukać nieprzetworzonych wiadomości tylko w jednym miejscu - w skrzynce odbiorczej. Teraz filtrów używam tylko do organizowania automatycznych zwykłych pism z różnych systemów w foldery, czyli pism, które nie wymagają ode mnie podejmowania decyzji. Filtry w Mozilla Thunderbird są konfigurowane w menu „Narzędzia” → „Filtry wiadomości”.

Tak więc, przy odpowiednim podejściu, e-mail powinien zająć od 10 do 60 minut dziennie, w zależności od ilości korespondencji.

Tak, i jeszcze jedno. Czy wyłączyłeś już powiadomienia o nowych e-mailach? ;)