ई-मेलद्वारे व्यवसाय पत्रव्यवहार हा व्यावसायिक संस्थांमधील लिखित संवादाचा एक सोयीस्कर मार्ग आहे. तुम्हाला बरीच पत्रे लिहावी आणि प्राप्त करावी लागतील आणि संप्रेषणाची गती आणि शुद्धता हा कंपनीच्या यशस्वी कामाचा एक घटक आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे काही नियम.

इ-मेलने त्याच्या फायद्यांमुळे - चोवीस तास उपलब्धता, कार्यक्षमता आणि वापरणी सुलभतेमुळे व्यावसायिक पत्रव्यवहारात त्याचे स्थान घट्टपणे घेतले आहे. या लेखात, आम्ही ऑनलाइन व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या काही बारकावे पाहू.

पत्रे मिळत आहेत

1. कामाच्या दिवसात तुम्ही तुमचा मेलबॉक्स अनेक वेळा तपासावा. अन्यथा, आपण महत्त्वाच्या समस्यांचे निराकरण करण्यास विलंब करू शकता आणि इतर लोकांचे काम थांबवू शकता.
2. जर तुम्हाला एखादे पत्र मिळाले असेल तर तुम्हाला ते वाचण्याची आवश्यकता आहे, कारण कोणीतरी ते पाठवले आहे. स्वाभाविकच, आम्ही येथे स्पॅमबद्दल बोलत नाही.
3. जर तुम्ही व्यवस्थापक असाल तर तुमचा कामाचा दिवस तुमचा मेल तपासण्यापासून सुरू झाला पाहिजे. सोयीसाठी, तुमचा ईमेल क्लायंट प्रत्येक 10-20 मिनिटांनी स्वयंचलितपणे वितरीत करण्यासाठी किंवा मेल पाठवण्यासाठी सेट करा.
4. तुम्ही व्यस्त असाल आणि तुम्हाला ईमेल प्राप्त झाल्यास, तो कोणाचा आहे, ईमेलचा विषय काय आहे ते पहा आणि ईमेलचे महत्त्व मोजण्यासाठी पटकन शीर्षक पहा.
5. ईमेलला लगेच उत्तर देण्याचा प्रयत्न करा - हे तुम्हाला मेलमधील अडथळे टाळण्यास मदत करेल.

To, Cc आणि Bcc फील्डचा योग्य वापर करा

1. "कोणाला". आपण प्रश्न पाठविल्यास किंवा स्पष्टीकरण विचारल्यास, आपण पत्त्याच्या उत्तराची वाट पाहत आहात, ज्याचा डेटा "ते" फील्डमध्ये दर्शविला आहे. जेव्हा तुम्ही प्राप्तकर्ता असाल, तेव्हा तुम्हाला प्रश्नाचे उत्तर देणे आवश्यक आहे. म्हणजेच, या फील्डमध्ये प्राप्तकर्त्याचा डेटा आहे.
2. "कॉपी". प्राप्तकर्ता ज्याचा डेटा या फील्डमध्ये दर्शविला गेला आहे, तो "आमंत्रित प्रत्यक्षदर्शी" आहे. या प्रकरणात प्राप्तकर्त्याने पत्राला उत्तर देऊ नये. याव्यतिरिक्त, जर तुम्हाला असे पत्र पाठवायचे असेल तर ते सौजन्याने "हस्तक्षेप करण्याबद्दल क्षमस्व" या ओळींनी सुरू केले पाहिजे.
3. "लपलेली प्रत". पत्र ज्या पत्त्यावर "अंध प्रत" फील्डमध्ये सूचित केले आहे त्या पत्त्यास पाठवले गेले हे तथ्य मुख्य प्राप्तकर्त्यास अज्ञात आहे. याव्यतिरिक्त, हे फील्ड मास मेलिंगसाठी वापरले जाते.

प्रत्युत्तर देताना, "सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" बटण विसरू नका, हे तुम्हाला एकही प्राप्तकर्ता चुकवण्यास मदत करेल. तुम्ही अवांछित प्राप्तकर्ते हटवू शकता आणि कधीही नवीन जोडू शकता.

विषय फील्ड. हे फील्ड नेहमी भरले जाणे आवश्यक आहे. ज्या व्यक्तीला पत्र संबोधित केले आहे त्याला दररोज मोठ्या प्रमाणात मेल प्राप्त होऊ शकतात आणि या फील्डद्वारे तो पत्राच्या महत्त्वचे मूल्यांकन करण्यास सक्षम असेल. पत्राचा विषय थोडक्यात आणि माहितीपूर्णपणे त्याची सामग्री प्रतिबिंबित केली पाहिजे.

"लेखनाचे महत्त्व". जेव्हा पत्रात महत्वाची किंवा तातडीची माहिती असते ज्याचा त्वरित विचार करणे आवश्यक असते, तेव्हा हे सूचित करा, महत्त्व "उच्च" वर सेट करा. यामुळे तुमचा ईमेल तुमच्या इनबॉक्समध्ये वेगळा दिसेल. परंतु या वैशिष्ट्याचा अतिवापर करू नका.

ईमेलला कसे उत्तर द्यावे

खाली आम्ही एका पत्राला प्रतिसाद लिहिण्याबाबत एक लहान सूचना विचारात घेऊ.

1. आपण नेहमी शुभेच्छा देऊन सुरुवात केली पाहिजे - सौजन्याने श्रद्धांजली, काहीही केले जाऊ शकत नाही.
2. आपल्याला एखाद्या व्यक्तीशी त्याच्या भाषेत संवाद साधण्याची आवश्यकता आहे. आणि हे केवळ भाषाशास्त्रालाच लागू होत नाही, तर संवादाच्या स्वरूपालाही लागू होते. अनौपचारिक संप्रेषणास अनादर मानले जाऊ शकते आणि संभाषणकर्त्याला नाराज करण्याचा प्रयत्न देखील केला जाऊ शकतो.
3. मोबाईल फोनवरून पत्र पाठवल्याशिवाय तुम्ही लिप्यंतरण वापरू नये. जर तुमच्या मेल क्लायंटला रशियन भाषा येत नसेल, तेव्हा अर्जात पत्राचा मजकूर पाठवा.
4. व्यवसाय पत्र संयमित, तंतोतंत आणि संक्षिप्त असावे. अचूकता म्हणजे तुम्ही ज्या डेटाचा संदर्भ देत आहात (तारीख, ठिकाण, वेळ इ.) स्पष्टपणे सूचित करणे. विशिष्टता - आपल्या पत्राच्या प्राप्तकर्त्याला त्याच्यासाठी नेमके काय आवश्यक आहे हे अगदी पहिल्या ओळीतून समजले पाहिजे. संक्षिप्तपणा. जर तुम्ही स्पष्ट विचारवंत असाल तर तुम्ही तुमचे विचार स्पष्टपणे मांडू शकता. आणि तुमचा संवादकर्ता ताबडतोब पाहील आणि त्याचे कौतुक करेल. म्हणून, आपण काही वाक्यांमध्ये प्रकरणाचे सार सांगू शकत असल्यास आपण अनेक पृष्ठांसाठी "पाणी" टाळावे.
5. जेव्हा पत्रामध्ये अनेक प्रश्न, कार्ये किंवा विषय असतात, तेव्हा त्यांची रचना आणि एकमेकांपासून विभक्त करणे आवश्यक आहे. विचारांचा सतत प्रवाह वाचणे कठीण आहे आणि त्यातून महत्त्वाचे मुद्दे काढणे अधिक कठीण आहे.
6. पत्रांमध्ये केलेल्या विनंत्यांना शक्य तितक्या तपशीलवार उत्तरे द्यावीत. "करायचे आहे" सारखी उत्तरे मान्य नाहीत.
7. पत्राच्या मजकुरात कोणतीही त्रुटी नसावी. एक किंवा दोन किरकोळ टायपोजमध्ये रेंगाळल्यास ते भितीदायक नाही. परंतु जर तुम्हाला दीर्घकालीन निरक्षरतेने अक्षरशः ग्रस्त असाल तर संभाषणकर्त्याची तुमच्यावर चांगली छाप पडणार नाही.
8. तुमची पत्रे नेहमी प्रूफरीड करा! पत्र अनेक वेळा वाचा आणि तुमच्याकडून काहीही चुकले नाही याची खात्री करा, त्रुटींसाठी ते तपासा, प्राप्तकर्त्याचे तपशील बरोबर आहेत का, इत्यादी.

बुद्धिमान व्यक्तीची पत्रे ज्यांना संबोधित करतात त्यांचे चरित्र प्रतिबिंबित करतात.

[लिचटेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ]

आपण प्राप्त करू इच्छित असलेली पत्रे लिहा.

[प्राचीन सूत्र]

व्यवसायाच्या जगात लेखन हा एक शक्तिशाली युक्तिवाद आहे.

[बेख्तेरेवा व्हिक्टोरिया]

1. व्यवसाय पत्रव्यवहारात कॉर्पोरेट मानके एकसमान का असतात?

ई-मेल ही कोणत्याही कंपनीसाठी व्यावसायिक संप्रेषणाची अनिवार्य विशेषता आहे. ई-मेल वापरत नाहीत अशा व्यावहारिकदृष्ट्या कोणत्याही कंपन्या नाहीत. पण स्वतःला खालील प्रश्न विचारा:

• जेव्हा तुम्ही एखाद्या सहकाऱ्याला ईमेल पाठवता आणि तुम्हाला प्रतिसाद मिळत नसेल तेव्हा तुम्ही ब्लॅक होलला ईमेल पाठवत आहात असे तुम्हाला कधी वाटते का?
• जेव्हा कर्मचारी एकमेकांना कॉल करतात आणि तातडीचा ​​ईमेल वाचण्यास सांगतात आणि हे दिवसभर घडते
• जेव्हा त्यांना ईमेलमध्ये तुमच्याकडून नेमके काय हवे आहे ते तुम्ही समजू शकत नाही
• जेव्हा जटिल आणि कठीण समस्या, जेव्हा ई-मेलद्वारे चर्चा केली जाते, तेव्हा माहिती, तपशीलांच्या समुद्रात बुडून जाते आणि समस्येचे निराकरण होत नाही

जर हे प्रश्न तुमच्याशी संबंधित असतील, तर इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहारासाठी एकसमान नियम लागू करून तुम्ही दररोज बराच वेळ वाचवू शकता. या लेखात, आम्ही व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या शिष्टाचाराबद्दल बोलू.

2. व्यवसाय पत्रव्यवहार नैतिकतेचे सात मुख्य नियम

आम्ही सशर्तपणे व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम वेगळे करतो नैतिकतेच्या नियमांवरआणि संप्रेषण आणि माहितीची देवाणघेवाण करण्याचे नियम.

व्यवसाय प्रक्रिया आणि प्रकल्पांमध्ये माहितीची देवाणघेवाण करण्याच्या नियमांद्वारे संप्रेषण नियम नियंत्रित केले जातात. आम्ही त्यांना एक स्वतंत्र लेख समर्पित करू. नैतिकतेचे नियम कंपनीच्या कर्मचार्‍यांच्या अंतर्गत संबंधांची शैली तयार करतात आणि भागीदारांमध्ये आपल्या कंपनीच्या प्रतिमेच्या निर्मितीवर अपरिहार्यपणे प्रभाव पाडतात. उदाहरणार्थ, मला नुकतेच आमच्या भागीदारांपैकी एकाचे पत्र मिळाले आहे ज्याची सुरुवात "शुभ दुपार, बेख्तेरेव्ह" या शब्दांनी झाली आहे. आमच्या सहकार्याबद्दल तुम्हाला काय वाटते?

व्यवसाय पत्रव्यवहार करताना कंपनीचा “चेहरा गमावू” नये म्हणून, व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या नैतिकतेचे “सुवर्ण नियम” पाळणे आवश्यक आहे:

1. आम्ही नेहमी आवाहनासह पत्र सुरू करतो
2. ईमेलची विषय ओळ असणे आवश्यक आहे
3. पाठवण्यापूर्वी शब्दलेखन, विरामचिन्हे आणि उच्चार त्रुटी तपासा.
4. अक्षर संरचित असले पाहिजे (पाणी नाही!)
5. पत्रात योग्य शब्द असणे आवश्यक आहे
6. जर आम्ही पत्रात संलग्नक पाठवले, तर आम्ही निश्चितपणे लिहू की तेथे संलग्न फायली आहेत (या हालचालीमुळे आपण पत्र पाठविल्यास आणि फाइल संलग्न नसलेली परिस्थिती टाळण्यास मदत होईल; प्राप्तकर्ता, पत्र वाचून आणि संलग्न न सापडल्यास दस्तऐवज, त्वरीत प्रतिसाद देऊ शकतो आणि तुम्हाला लिहू शकतो की तुम्ही पत्रात सूचित केलेले संलग्न दस्तऐवज गहाळ आहेत).
7. आम्ही संदेश कधीही हटवत नाही. सर्वात महत्वाचा मुद्दा. पत्र हा एक दस्तऐवज असल्याने संदेश इतिहास कधीही हटवू नये. आवश्यक असल्यास, आपण नेहमी पत्रव्यवहाराचा इतिहास वाढवण्यास सक्षम असावे. उदाहरणार्थ, रॅडिस्लाव गांडपस यांनी त्यांच्या स्वाक्षरीतील पत्रव्यवहाराचा इतिहास हटवू नये अशी विनंती देखील समाविष्ट केली आहे.

3. अक्षरांचे प्रकार

अनेक भिन्न वर्गीकरणे आहेत, आम्ही डिझाइन रचनेनुसार अक्षरे वेगळे करण्याचा प्रस्ताव देतो:

1. संप्रेषणाचे पत्र (नकाराचे पत्र, दाव्याचे पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र इ.)
2. कराराचे पत्र

पत्र-संवाद

या प्रकारच्या पत्रामध्ये, आम्ही सर्व प्रकारची पत्रे समाविष्ट करतो जी कर्मचारी त्याच्या व्यावसायिक क्रियाकलापांमध्ये वापरतो.

पत्र रचना

पत्र एका मजकुरात फॉरमॅट केले जाऊ नये. ते स्पष्टपणे संरचित आणि सुव्यवस्थित असले पाहिजे जेणेकरून प्राप्तकर्ता महत्वाची माहिती गमावू नये. पत्राच्या संरचनेत स्पष्ट घटक असतात:

पत्राचा विषय

पत्राच्या विषयामध्ये तुम्हाला प्रतिवादीकडून अपेक्षित असलेल्या विशिष्ट कृतीचा समावेश असावा: “करारावर वाटाघाटी करा”, “विचारासाठी मुद्दे सुचवा”, “अहवाल पाठवा” इ.

जर तुम्ही दस्तऐवज पाठवत असाल, तर विषय ओळीत पत्र संलग्नकामध्ये असलेल्या कागदपत्रांचे स्पष्ट शब्द असावेत.

योग्य विषय ओळ लिहिणे महत्वाचे का आहे?

पत्राच्या विषयानुसार, माहितीच्या दैनंदिन प्रवाहात आवश्यक पत्र शोधणे खूप सोपे आहे. कोणतेही पत्र गमावले जाणार नाही.

टीप: जर तुम्ही कंपनीमध्ये पत्र पाठवले, तर पत्राचा विषय दिलेल्या मानकानुसार फॉरमॅट केला जाईल; जर तुम्ही कंपनीबाहेर पत्र पाठवले, तर विषय साचानुसार फॉरमॅट करणे उचित आहे: कंपनीचे नाव: पत्राचा उद्देश.

अक्षराच्या शरीरात जितके अधिक रचनात्मक, तितके चांगले! तुमच्या कर्मचार्‍यांमध्ये तुम्ही विकसित केलेल्या व्यावसायिक पत्रव्यवहारातील प्रमुख कौशल्यांपैकी एक म्हणजे तुमचे विचार स्पष्टपणे आणि संक्षिप्तपणे मांडण्याची क्षमता.

P.S. जर आपण पत्र तयार करताना, संवादकाराच्या पत्रातील तथ्य नमूद केले तर ते उद्धृत केले पाहिजे, ते रंग किंवा फॉन्टने वेगळे केले पाहिजे.

कॉर्पोरेट स्वाक्षरी

कॉर्पोरेट स्वाक्षरी डिझाइन टेम्पलेट कंपनीच्या सर्व कर्मचार्‍यांसाठी समान असणे आवश्यक आहे.

स्वाक्षरीमध्ये पत्त्याचे सर्व महत्त्वाचे तपशील असावेत जेणेकरून, आवश्यक असल्यास, पत्र प्राप्तकर्ता आपल्याशी सहज संपर्क करू शकेल.

प्रामाणिकपणे,

पूर्ण नाव, पद.

P.S. जर आम्हाला भागीदार / क्लायंटशी उबदार संबंध हवे असतील तर वैयक्तिक स्वाक्षरी देणे योग्य आहे. औपचारिक पत्रव्यवहारातही, वैयक्तिक वृत्तीने पत्र मिळाल्यास कोणत्याही व्यक्तीला आनंद होतो.

वैयक्तिक स्वाक्षरी नेहमी पत्राच्या मुख्य भागाचा संदर्भ देते. उदाहरण: तुमचा दिवस चांगला जावो / धन्यवाद / आज तुमच्याशी बोलून आनंद झाला / अशा महत्त्वाच्या समस्येसाठी वेळ दिल्याबद्दल धन्यवाद / कुटुंब आणि मुलांना शुभेच्छा इ.

प्रति/प्रति

पत्र अद्याप तयार नसताना चुकून पाठवू नये म्हणून आम्ही "To" आणि "Cc" फील्ड भरतो.

"To" आणि "Cc" फील्डमध्ये काय फरक आहे?

"टू" फील्डमध्ये, आम्ही ज्या व्यक्तीकडून काही क्रिया करू इच्छितो त्या व्यक्तीचा पत्ता समाविष्ट करतो.

"कॉपी" फील्डमध्ये, आम्ही अशा व्यक्तीचा पत्ता समाविष्ट करतो ज्याला पत्रातील मजकूर वाचून फायदा होईल.

P.S. आमच्या अनुभवाने सिद्ध केले आहे की "कॉपी" फील्ड खूप उपयुक्त आहे. जर आपण एखाद्या सामान्य कर्मचाऱ्याशी वाटाघाटी करत आहोत, महत्त्वाच्या मुद्द्यांवर चर्चा करत आहोत, परंतु गुणवत्तेवर आणि वेळेवर उत्तरे मिळत नाहीत, तर पत्रव्यवहार रचनात्मकपणे सुरू होताच, एका प्रतमध्ये संचालक किंवा उच्च व्यवस्थापकाचे पत्र समाविष्ट करणे योग्य आहे. .

दुर्दैवाने, बर्‍याच कंपन्यांमध्ये कॉर्पोरेट संस्कृतीची पातळी योग्य स्तरावर नसते, परिणामी अशी परिस्थिती उद्भवते जेव्हा एखाद्या कर्मचाऱ्याने त्याचे काम चांगले करण्यासाठी, व्यवस्थापन संघाकडून कठोर नियंत्रण आवश्यक असते.

आउटलुकमध्ये देखील "Bcc" सारखे एक कार्य आहे - एक महत्त्वाचे साधन जे आपल्याला स्वारस्य असलेल्या पक्षांना पत्राबद्दल माहिती देण्यास अनुमती देते, परंतु त्याच वेळी प्राप्तकर्त्याला लाज वाटू नये की पत्र एकट्याला उद्देशून नाही!

कराराचे पत्र

पत्राचा एक महत्त्वाचा प्रकार जो तुम्हाला मीटिंगच्या निकालांची बेरीज करण्यास, लिखित स्वरूपात करार तयार करण्यास, पूर्ण होण्याची वेळ सूचित करण्यास आणि स्पष्टीकरण देण्यास अनुमती देतो: दोन्ही पक्षांना त्यांनी योग्यरित्या काय करावे हे समजले आहे का?

बैठकी, वाटाघाटी आणि बैठकीनंतर अशी पत्रे लिहिणे उपयुक्त ठरते जेणेकरून लिखित करार आणि त्यांच्या अंमलबजावणीची एक सामान्य दृष्टी असेल.

पत्र रचना:

1. चर्चेतील सहभागींना शुभेच्छा, आवाहन आणि कृतज्ञता.
2. ज्या बैठकीच्या उद्देशाने करार झाले होते त्याची पुनरावृत्ती.
3. त्यांच्यावरील निर्णय आणि अंमलबजावणीसाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीची नियुक्ती यासह चर्चा झालेल्या सर्व मुद्द्यांची सूची.
4. इतिहासासाठी त्वरित अंमलबजावणीची आवश्यकता नसलेल्या कल्पना निश्चित करणे.
5. प्राप्तकर्त्यांना प्रश्न: प्रत्येक गोष्ट विचारात घेतली जाते का? काही टिप्पण्या किंवा जोडण्या आहेत का?

उदाहरणार्थ:

पत्र डिझाइन

फॉन्ट

अक्षराचा फॉन्ट एकसमान असावा, मजकूर, हेडिंगमधील महत्त्वाचे मुद्दे हायलाइट करण्यासाठी तिर्यकांचा वापर केला जाऊ शकतो, परंतु एकाच डिझाइन शैलीचे पालन करणे अत्यावश्यक आहे.

P.S. आपण नेहमी लक्षात ठेवावे की मोठ्या अक्षरात लिहिलेले शब्द टोनमध्ये वाढ म्हणून समजले जातात. ते टाळले पाहिजे.

परिच्छेद

प्रत्येक स्वतंत्र विचार वेगळ्या परिच्छेदात मांडणे इष्ट आहे जेणेकरून मजकूर समजणे सोपे होईल.

इंडेंटेशन

परिच्छेद एकमेकांमध्ये विलीन होऊ नयेत. पत्र अधिक वाचनीय होण्यासाठी, अभिवादनानंतर, प्रत्येक परिच्छेदापूर्वी आणि स्वाक्षरीपूर्वी इंडेंटेशन असावे:

अक्षर अधिक आकर्षक बनविण्यासाठी, पत्राच्या मुख्य भागातील दुवे हायपरलिंक्स म्हणून स्वरूपित करणे चांगले आहे:

लेखनशैली

आम्ही तुम्हाला सेर्गेई बेख्तेरेव्हच्या मास्टर क्लासमध्ये आमंत्रित करतो.

या प्रशिक्षणासह दररोज किमान 1 तास मोकळा वेळ जिंका!

मास्टर क्लासमध्ये तुम्ही शिकाल:
✓ कार्ये कशी व्यवस्थापित करावी जेणेकरून सर्व कार्ये 100% आणि वेळेवर पूर्ण होतील
✓ प्रभावीपणे सभांची तयारी आणि संचालन कसे करावे
✓ एकाच कार्यालयात कर्मचाऱ्यांचे उत्पादक काम कसे आयोजित करावे

कोणत्याही संस्थेच्या, व्यावसायिक कंपनीच्या किंवा एंटरप्राइझच्या क्रियाकलापांमधील यश हे वर्तन आणि शिष्टाचाराच्या संस्कृतीशी अतूटपणे जोडलेले आहे. व्यवस्थापकाच्या सर्व कृती, कर्मचार्‍यांनी नक्कीच चांगल्या चवचे नियम विचारात घेतले पाहिजेत आणि परिस्थितीशी सुसंगत असले पाहिजेत.

शिष्टाचाराचा सर्वात महत्वाचा भाग म्हणजे व्यावसायिक पत्रव्यवहार.

असा अंदाज आहे की कामावरील जवळजवळ 50% वेळ कागदपत्रे आणि मेलच्या ओळखीवर पडतो. परंतु हे आवश्यक आहे, कारण सक्षम व्यावसायिक पत्रव्यवहार कंपनीच्या उलाढालीत लक्षणीय वाढ करू शकतो, विविध सेवा आणि विभागांच्या परस्परसंवादाला गती देऊ शकतो.

अर्थात, येथे काही नमुने आहेत आणि त्यांची या लेखात चर्चा केली जाईल. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे नियम बर्याच काळापासून प्रमाणित केले गेले आहेत. विद्यमान GOST R.6.30-2003 शीटवर मजकूर योग्यरित्या ठेवण्यास मदत करेल, इंडेंट्स, मार्जिन, फॉन्ट काय बनवायचे ते सांगेल. व्यावसायिक पत्रव्यवहार एकसमानता आणि भाषण वळणांची पुनरावृत्ती द्वारे दर्शविले जाते.

तथापि, प्रत्येक अक्षर वेगळे आहे. प्रेषकाची ओळख, त्याची स्थिती, परिस्थिती आणि पत्ता यावर मोठा ठसा उमटवला जातो. काही प्रमाणात, व्यावसायिक पत्रव्यवहार हे सर्जनशीलता आणि परिश्रमपूर्वक कार्य यांचे संयोजन आहे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे प्रकार

कागदपत्रांचा प्रवाह कागदावर आणि ई-मेलद्वारे केला जातो.

एंटरप्राइझमधील सर्व पत्रव्यवहार सशर्तपणे खालील गटांमध्ये विभागले जाऊ शकतात:

अधिकृत/अनौपचारिक पत्रव्यवहार;

अंतर्गत आणि बाह्य.

अधिकृत पत्रव्यवहारामध्ये व्यावसायिक ऑफर, धन्यवाद आणि हमी पत्रे, व्यापार करार, एंटरप्राइझसाठी ऑर्डर, नोकरीच्या जबाबदाऱ्या, विनंत्या, आवश्यकता, दावे यांचा समावेश होतो.

अनौपचारिक पत्रव्यवहार म्हणजे व्यावसायिक भागीदार, ग्राहक, कर्मचारी यांचे विविध अभिनंदन; शोक, माफी, आमंत्रणे आणि आभार.

अंतर्गत दस्तऐवज केवळ एका एंटरप्राइझच्या विभागांमध्ये फिरतात, तर बाह्य दस्तऐवज त्याच्या पलीकडे जातात.

व्यवसाय पत्रव्यवहार नियम: आतील सामग्री

मुख्य आवश्यकता म्हणजे पत्राची संक्षिप्तता आणि क्षमता. मजकूर अनेक पृष्ठांवर ताणू नका. तुमची सर्वोत्तम पैज म्हणजे एकाशी राहणे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या नियमांमध्ये मजकुरातून जटिल, अगम्य, परदेशी आणि उच्च विशिष्ट शब्द आणि अभिव्यक्ती वगळणे समाविष्ट आहे. सर्व वाक्ये लहान असली पाहिजेत, लेखकाच्या मुख्य विचारांसह आणि "पाणी" शिवाय.

पत्रातील दुहेरी अर्थ लावणे टाळा, अन्यथा, विवाद उद्भवल्यास, आपल्या दृष्टिकोनाचे रक्षण करणे आणि विशिष्ट वाक्यांशाद्वारे आपल्याला काय म्हणायचे आहे हे सिद्ध करणे अधिक कठीण होईल.

व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या नोंदणीचे नियम लेखकाला पत्त्याला नाव आणि आश्रयदातेने कॉल करण्यास बाध्य करतात, त्यापूर्वी अपील "प्रिय (चे) ..." सूचित करतात. आणि नेहमी "आपण" वर, पत्र प्राप्तकर्त्याचे चांगले मैत्रीपूर्ण संबंध असले तरीही.

प्रस्तावनेत, आडनाव आणि नाव दर्शविण्याव्यतिरिक्त, संदेशाचा मुख्य उद्देश विहित केलेला आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची उदाहरणे अशा प्रकरणांसाठी पुरेशी टेम्पलेट आणि शिक्के माहित आहेत: "मागील पत्राच्या संबंधात ...", "आम्ही तुम्हाला आठवण करून देतो ...", "आम्ही तुम्हाला सूचित करतो ..." आणि इतर.

प्राप्तकर्त्यासाठी प्रतिकूल असलेले उत्तर (ऑफर नाकारणे, सहकार्यास नकार) या वाक्यांसह मऊ करा: "दुर्दैवाने, आम्ही प्रस्तावित अटी वापरू शकणार नाही ..." किंवा तत्सम.

बाह्य कागदपत्र दस्तऐवजीकरण

कोणतेही व्यावसायिक पत्र कंपनीच्या लेटरहेडवर कंपनी तपशील आणि सर्व संपर्क तपशीलांसह लिहिलेले असणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवजाची अचूक तारीख टाकण्याची खात्री करा.

शीटचा वरचा उजवा कोपरा पत्त्याच्या आद्याक्षरे आणि प्राप्तकर्त्याच्या कंपनीच्या पत्त्याने व्यापलेला आहे.

मजकूर अर्थपूर्ण परिच्छेदांमध्ये खंडित करा जेणेकरून वाचकांना ते समजणे आणि समजणे सोपे होईल. 4-5 पेक्षा जास्त ओळी नाहीत.

सर्व शब्द कॅपिटल (कॅपिटल) अक्षरात लिहिणे हा वाईट प्रकार आहे.

पत्रासोबत कागदपत्रे जोडली जाऊ शकतात. या प्रकरणात, ते शीटच्या खालच्या डाव्या भागात वेगळ्या ओळीवर सूचीबद्ध आहेत. व्यावसायिक शिष्टाचाराचा मुद्दा म्हणून, पत्राचा प्रतिसाद 10 दिवसांच्या आत प्राप्त होणे आवश्यक आहे. समस्येचे निराकरण करण्यासाठी अधिक वेळ लागल्यास, पत्त्याने त्याबद्दल सूचित केले पाहिजे.

लिहिल्यानंतर, शुद्धलेखन आणि व्याकरणाच्या दोन्ही त्रुटींसाठी मजकूर काळजीपूर्वक तपासण्याची खात्री करा. आपल्याकडे वेळ असल्यास, आपण पत्र बाजूला ठेवावे आणि नंतर पुन्हा परत यावे. नियमानुसार, चुकीच्या गोष्टी शोधल्या जातील ज्या सुरुवातीला लक्षात आल्या नाहीत. ग्राहकांच्या तक्रारीला प्रतिसाद देताना हा सल्ला सर्वात महत्त्वाचा आहे. अशिक्षित पत्राने एखाद्या व्यक्तीला आणखी त्रास देऊ नका.

दस्तऐवज लिहिल्यानंतर आणि दोन वेळा तपासल्यानंतर, ते A4 पेपरवर प्रिंट करा. हा आकार प्रमाणितपणे कोणत्याही पत्रव्यवहारासाठी वापरला जातो, जरी मजकूर स्वतः पृष्ठाचा अर्धा भाग घेतो.

मुद्रित करण्यापूर्वी प्रिंटरमधील शाई तपासा जेणेकरून डाग आणि आळशीपणा टाळण्यासाठी.

काही प्रकरणांमध्ये, तुम्ही तुमचे व्यवसाय कार्ड दस्तऐवजात संलग्न करू शकता आणि मुद्रित शीट स्वतः पारदर्शक फाइलमध्ये संलग्न करू शकता.

कंपनीचा लोगो असलेला कॉर्पोरेट लिफाफा देखील चांगला फॉर्म मानला जातो.

अनौपचारिक विमानात व्यवसाय पत्रव्यवहार करण्याचे नियम बहुतेक वेळा व्यावसायिक कागदपत्रांपेक्षा अधिक भावनिक आणि कमी मुद्रांकित असतात. येथे संक्षेप योग्य आहेत, रंगीत विशेषणांचा वापर, उदाहरणार्थ, अभिनंदन मध्ये: आश्चर्यकारक, सहानुभूतीपूर्ण, दयाळू.

व्यवसाय ईमेल

आपण पोस्टल नेटवर्कद्वारे लिफाफ्यात पत्रव्यवहार पाठवत नाही या वस्तुस्थितीमुळे आराम होऊ नये. व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम या प्रकरणांमध्ये देखील लागू होतात.

सक्षम आणि योग्य इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय संदेश एंटरप्राइझ आणि व्यक्ती दोघांची सकारात्मक प्रतिमा तयार करतात. व्यवसायात प्रतिष्ठा खूप मोलाची आहे!

ई-मेल पत्रव्यवहारासाठी मूलभूत नियम

तुमचा कार्यालयाचा ईमेल पत्ता फक्त त्याच्या हेतूसाठी वापरा.

मेलबॉक्सच्या नावाकडे लक्ष द्या. काम करताना "बेबी", "सुपरमॅन" सारख्या चुकीच्या नावांना परवानगी देऊ नका, जरी ते इंग्रजी लिप्यंतरणात सूचित केले असले तरीही.

नेहमी "विषय" कॉलम भरा, अन्यथा तुमचे पत्र स्पॅममध्ये जाऊ शकते. "प्लॅन", "लिस्ट", "ऑफर", "रिपोर्ट" सारखी वर्णने काम करणार नाहीत. तुमच्या प्राप्तकर्त्याच्या मेलबॉक्समध्ये बरीच समान अक्षरे असू शकतात. तुमचा संदेश कशाबद्दल आहे याबद्दल शक्य तितके विशिष्ट व्हा. पाचपेक्षा जास्त शब्द वापरू नका. विषय मोठ्या अक्षराने लिहा. तुम्हाला शेवटी बिंदू ठेवण्याची गरज नाही.

तुम्ही पूर्वी प्राप्त झालेल्या ईमेलला उत्तर देत असल्यास, विषय ओळीतील "पुन्हा" काढण्याची खात्री करा.

संप्रेषण शैली

व्यवसाय पत्राचे स्वरूप ठेवा. धमकावणे, भीक मागणे, कमांडिंग टोन काढा.

इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम इमोटिकॉन्स, मजकूरात मोठ्या संख्येने प्रश्न किंवा उद्गार चिन्ह वापरण्याची परवानगी देत ​​​​नाहीत.

नम्र पणे वागा. सुरुवातीला अनिवार्य अभिवादन आणि शेवटी संभाषणकर्त्याला निरोप देणे हा एक चांगला प्रकार आहे. उदाहरणार्थ, "आदरासह ..." किंवा यासारखे: "विनम्र तुमचे ...".

व्यवसाय ई-मेल आणि त्याचा "सुवर्ण नियम": एका संदेशात अनेक भिन्न विषय मिसळू नका. पत्रांची मालिका पाठवणे चांगले.

ईमेल कागदापेक्षा दुप्पट लहान असावा.

संलग्नकांसह कार्य करणे

जर जास्त माहिती पाठवायची असेल तर ती सर्व पत्राच्या मुख्य भागामध्ये टाकू नका, परंतु संलग्नकमध्ये स्वतंत्र कागदपत्रे म्हणून संलग्न करा.

प्राप्तकर्त्याच्या सोयीसाठी, तुम्ही तयार केलेल्या दस्तऐवजांचे नाव बदलून त्याला समजेल अशी नावे द्या. हे तुमची स्वारस्य दर्शवेल आणि तुम्हाला जिंकेल. प्राप्तकर्त्याच्या संगणकावर किती कार्यरत फोल्डर्स आहेत आणि तो त्यामध्ये आपले पत्र कसे शोधेल याचा विचार करा.

आपण पाठवत असलेल्या फायलींबद्दल प्राप्तकर्त्याला सांगण्याची खात्री करा जेणेकरून तो त्यांना अपघाती व्हायरस मानणार नाही. मोठी कागदपत्रे संग्रहित करा.

आणि इतर मार्गांनी खूप मोठे संलग्नक (200 kb पासून) पाठवणे चांगले आहे, उदाहरणार्थ, ftp सर्व्हरद्वारे.

फॉरमॅट जसे की COM, EXE, CMD, PIF आणि इतर अनेक, काही मेल सर्व्हर परवानगी देत ​​नाहीत आणि ब्लॉक करतात.

जर तुमच्या पत्राचे अनेक प्राप्तकर्ते असतील तर, प्रत्येक वेळी मोठ्या प्रमाणावर अग्रेषित करण्याचे सर्व पुरावे हटविण्यात आळशी होऊ नका. अशा अतिरिक्त माहितीची पत्त्याला अजिबात गरज नाही. "ब्लाइंड कॉपी" कमांड तुम्हाला मदत करेल.

ई-मेलद्वारे व्यवसाय पत्रव्यवहार करण्याच्या नियमांमध्ये दुसऱ्या पक्षाला पत्रव्यवहाराच्या पावतीबद्दल माहिती देणे समाविष्ट आहे. या क्षणी उत्तर देणे शक्य नसल्यास, याबद्दल संभाषणकर्त्याला सूचित करा. पुढील प्रश्न आणि कार्यवाही टाळण्यासाठी पत्रव्यवहाराचा इतिहास जतन करा.

जर प्रतिसाद महत्वाचा आणि तातडीचा ​​असेल तर, अतिरिक्तपणे पत्त्याला फोन, स्काईप किंवा ICQ द्वारे सूचित करण्याची परवानगी आहे. यानंतरही सकारात्मक परिणाम मिळू शकला नाही, तर स्वत:ला पुन्हा आठवण करून द्या.

संलग्न फाइलसह रिकामे पत्र परत करण्यासाठी दस्तऐवजाची विनंती करणे असामान्य नाही. ते अस्वीकार्य आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या उदाहरणांसाठी दस्तऐवजाच्या मुख्य भागामध्ये संबंधित माहितीची अनिवार्य नियुक्ती आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, हे: "मी तुमच्या विनंतीवर आवश्यक डेटा पाठवत आहे."

पत्राच्या शेवटी निर्देशांक सूचित करण्यास विसरू नका: संप्रेषणाची सर्व उपलब्ध साधने, स्थिती, कंपनीची वेबसाइट, सोशल नेटवर्क्सचे दुवे.

संस्थेचे संपर्क लिहिताना, शक्य तितकी माहिती द्या - क्षेत्र कोड असलेला फोन नंबर, पिन कोड असलेला पत्ता. शेवटी, तुमचा संवाद केवळ तुमच्या प्रदेशातील रहिवाशांशीच होत नाही. तुमच्याकडे सर्व डेटा असल्यास, तुमच्याशी संपर्क साधणे सोपे होईल.

आणि शेवटचा नियम: ज्याने पत्रव्यवहार सुरू केला त्याने इलेक्ट्रॉनिक संवाद संपवला पाहिजे.

निष्कर्ष

व्यवसाय लेखन ही एक नाजूक बाब आहे. कधीकधी एखादी व्यक्ती आणि तो ज्या संस्थेचे प्रतिनिधित्व करतो त्याबद्दल निश्चित मत तयार करण्यासाठी एक नजर पुरेशी असते. व्यवसाय लेखनाचे नियम जाणून घेणे तुमच्या करिअरमध्ये खूप पुढे जाऊ शकते.

मग तत्त्वतः, आपण कसे आणि कोणत्या माध्यमाने तयार आणि पाठवू शकता याबद्दल प्रश्न उद्भवू नयेत. तथापि, जेव्हा अधिकृत पत्रांचा विचार केला जातो तेव्हा प्रत्येकजण हे कार्य त्वरित सुरू करण्यास तयार नाही, विशेषत: जेव्हा पत्राच्या लेखकास प्रतिसाद मिळण्याची अपेक्षा असते. मी तुम्हाला व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे थोडेसे रहस्य सांगेन, अक्षर आणि शैली जितकी कठोर असेल तितकी प्राप्तकर्त्याकडून प्रतिसाद मिळण्याची शक्यता जास्त असते. या ट्युटोरियलमध्ये, मी तुम्हाला काही नमुना ईमेल देईन जे वापरकर्त्यांना त्यांची स्वतःची शैली विकसित करण्यात आणि भविष्यात शक्य तितके सर्वोत्तम ईमेल लिहिण्यास मदत करतील.

प्रथम, आपण जे अक्षर तयार करत आहोत ते कोणते वर्ण असेल हे ठरविणे आवश्यक आहे. मी सर्व आउटगोइंग ईमेल तीन मुख्य प्रकारांमध्ये विभागतो:

• व्यवसाय प्रस्ताव
• व्यवसाय विनंती
• अनुकूल उपचार

त्यानुसार, तिन्ही प्रकारांसाठी, माझ्याकडे टेम्पलेट रिक्त आहेत, दोन्ही साध्या मजकूर फाइल्सच्या स्वरूपात आणि विशिष्ट ईमेल प्रोग्राम्ससाठी तयार केलेल्या टेम्पलेटच्या स्वरूपात. चला त्या प्रत्येकाकडे क्रमाने पुढे जाऊया.

व्यवसाय प्रस्ताव

नमस्कार (शुभ दुपार), [संबोधित केलेल्या व्यक्तीचे नाव]!

संप्रेषण करताना कोणत्याही पत्रात नाव सूचित करणे उचित आहे, कारण वैयक्तिक अपील एखाद्या व्यक्तीस मैत्रीपूर्ण मूडमध्ये ठेवते. तथापि, नाव शोधणे शक्य नसल्यास, टेम्पलेट ग्रीटिंग पुरेसे असेल.

मी तुम्हाला आमच्या कंपनी [कंपनीचे नाव] कडून नवीन सेवेची (नवीन उत्पादनाची) ओळख करून देतो.

मी [क्रियाकलापाच्या क्षेत्राचे नाव] क्षेत्रात सहकार्याचा प्रस्ताव देतो.

पुढे, किंमत किंवा काही गुणवत्तेच्या वैशिष्ट्यांनुसार तुमच्या ऑफरच्या फायद्यांचे थोडक्यात वर्णन करा. मुख्य गोष्ट ते प्रमाणा बाहेर नाही. मजकूराचा मेगाबाइट, आणि अगदी तेजस्वी अर्थहीन चित्रांद्वारे पूरक, केवळ लोकांना घाबरवते. जर पत्राच्या प्राप्तकर्त्यास पहिल्या ओळींपासून आपल्या ऑफरमध्ये स्वारस्य असेल तर तो निश्चितपणे अतिरिक्त माहितीसाठी आपल्याशी संपर्क साधेल.

जर तुम्ही तुमच्याशी संपर्क साधण्यासाठी योग्य लोक प्रथमच संपर्क साधण्यासाठी गंभीर असाल, तर केवळ ईमेलच्या पलीकडे प्रवेशयोग्यतेबद्दल विचार करणे अर्थपूर्ण आहे. सारख्या सेवांमध्ये खाती तयार करणे अनावश्यक होणार नाही ICQ आणिस्काईप. काहीवेळा एखाद्या व्यक्तीने नियमित फोनद्वारे आपल्याशी संपर्क साधणे खूप सोपे असते, जर अशा व्यक्तींचा नंबर, अर्थातच, आपल्या स्वाक्षरीत विवेकाने सोडला असेल.

तुम्हाला तुमचा स्वतःचा ई-मेल पत्ता स्वाक्षरीमध्ये डुप्लिकेट करण्याची आवश्यकता का आहे, तुम्ही विचारता, जर तो मेल सर्व्हरद्वारे स्वयंचलितपणे अग्रेषित झाला असेल. असा एक नियम आहे ज्यानुसार व्यावसायिक पत्रव्यवहारात जास्त माहिती कधीही अनावश्यक नसते. अशा परिस्थितीची कल्पना करूया जेव्हा तुमचे पत्र एखाद्या व्यक्तीकडून प्राप्त होते ज्याला प्रस्तावात स्वारस्य नसतात किंवा त्याचे योग्य उत्तर देण्यास सक्षम नसतात. तो प्राप्त झालेला संदेश दुसर्‍या वापरकर्त्याला फॉरवर्ड करतो, परंतु काही कारणास्तव, आपोआप जोडलेल्या डेटामधून खर्‍या प्रेषकाची माहिती गमावली जाते, ज्यामुळे तुमच्याशी संपर्क साधणे कठीण होते. तथापि, पत्राचा लेखक आणि त्याचे आवश्यक संपर्क निश्चित करण्यासाठी स्वाक्षरी पाहणे नेहमीच पुरेसे असेल.

व्यवसाय विनंती

नमस्कार (शुभ दुपार)!

किंवा, जर प्राप्तकर्त्याचे नाव माहित असेल तर (प्रिय, [नाव, संरक्षक])!

कृपया उत्पादनाबद्दल (सेवा) [उत्पादन/सेवेचे नाव] संपूर्ण वैशिष्ट्ये आणि स्पर्धात्मक गुणांच्या वर्णनासह माहिती प्रदान करा.

रशियन फेडरेशनच्या फेडरल कायद्याच्या आधारावर [दस्तऐवजाची संख्या आणि तारीख], मी तुम्हाला माहिती [प्राप्त करण्यासाठी आवश्यक डेटाचे वर्णन] प्रदान करण्यास सांगतो.

तुमच्या अधिकारांचे उल्लंघन झाल्यास तुम्ही इंटरनेटवरील एखाद्या विशिष्ट सेवेच्या व्यवस्थापनाशी देखील संपर्क साधू शकता.

वापरकर्ता करारातील परिच्छेद [वापरकर्ता करारातील परिच्छेद क्रमांक] चे उल्लंघन केल्याच्या संदर्भात, म्हणजे: “[नाम दिलेल्या परिच्छेदाचा संपूर्ण मजकूर उद्धृत करा]”, मी तुम्हाला तपासण्यासाठी आणि दोषी [जबाबदार (जबाबदार) विरुद्ध योग्य कारवाई करण्यास सांगतो. जर आपण सेवा कर्मचार्‍यांबद्दल बोलत आहोत)] व्यक्ती [साइट (साइटचे नाव)]. कृपया चेकचे परिणाम आणि आरोपित मंजूरी [माझ्या स्वतःच्या ई-मेल पत्त्यावर] कळवा.

अनुकूल उपचार

ग्रीटिंग्ज (शुभ दिन) (हाय), [व्यक्तीचे नाव]!

जेव्हा तुम्ही प्रथम मैत्रीपूर्ण रीतीने संपर्क साधता तेव्हा तुमच्या मजकूर संदेशाची पूर्णता एक चांगला सूचक असेल. योग्यरित्या लिहिलेला, मोठा मजकूर योग्य व्यक्तीशी संपर्क साधण्यात तुमची उच्च स्वारस्य दर्शवेल आणि प्रतिसादाची इच्छा निर्माण करेल. काही प्रारंभिक प्रश्नांसह संभाषण सुरू करण्यास विसरू नका.

ईमेल उदाहरण

ईमेल म्हणजे काय? आजच्या व्यावसायिक जगात, हे आहे:

• तुझा चेहरा. ईमेलच्या मदतीने तुम्ही प्रतिपक्षाच्या नजरेत सकारात्मक प्रतिमा तयार करू शकता किंवा पहिली छाप खराब करू शकता.
• आपले कार्य साधन. बाहेरील जगाशी बराच संवाद ईमेलद्वारे होतो. म्हणून, या साधनाची चांगली आज्ञा असल्यास, आपण आपले जीवन बरेच सोपे करू शकता.
• शक्तिशाली विक्षेप. बाहेरचे जग ईमेलद्वारे तुम्हाला मिळवण्याचा, तुमचे लक्ष विचलित करण्याचा आणि तुम्हाला भरकटवण्याचा प्रयत्न करत आहे.

या पदांवरून आणि ई-मेलसह काम पहा. चला सोपी सुरुवात करूया.

पत्र डिझाइन

मी Mozilla Thunderbird मेल क्लायंट वापरतो, म्हणून मी त्याचे उदाहरण वापरेन. चला एक नवीन अक्षर तयार करू आणि फील्डच्या सूचीमधून वरपासून खालपर्यंत जाऊ.

कोणाला. कॉपी करा. लपलेली प्रत

कदाचित कोणाला माहित नसेल, परंतु Mozilla मध्ये "To" ला "Cc" किंवा "Bcc" मध्ये बदलता येईल.

• कोणाला: आम्ही मुख्य प्राप्तकर्ता किंवा अर्धविरामाने विभक्त केलेले अनेक प्राप्तकर्ते लिहितो.
• कॉपी करा: ज्याने पत्र वाचले पाहिजे असे आपण लिहितो, परंतु ज्याच्याकडून आपल्याला प्रतिक्रियेची अपेक्षा नसते.
• लपलेली प्रत: आम्ही असे लिहितो ज्याने पत्र वाचले पाहिजे, परंतु पत्राच्या उर्वरित प्राप्तकर्त्यांसाठी ते अज्ञात राहिले पाहिजे. नोटिफिकेशन्स सारख्या व्यावसायिक पत्रांच्या मास मेलिंगसाठी वापरणे विशेषतः योग्य आहे.

नीट नाही मास मेलिंगमध्ये, "Cc" किंवा "To" फील्डद्वारे प्राप्तकर्ते निर्दिष्ट करा. वर्षातून अनेक वेळा मला पत्रे येतात जी "Cc" फील्डमध्ये 50-90 प्राप्तकर्त्यांची यादी करतात. गोपनीयतेचा भंग होत आहे. तुम्ही समान विषयावर इतर कोणासह काम करत आहात हे तुमच्या सर्व प्राप्तकर्त्यांना माहित असणे आवश्यक नाही. ते एकमेकांना ओळखणारे लोक असल्यास ते चांगले आहे. आणि जर या यादीत प्रतिस्पर्धी कंपन्या असतील ज्यांना एकमेकांबद्दल माहिती नाही? कमीतकमी, आपण अनावश्यक स्पष्टीकरणांसाठी तयार असणे आवश्यक आहे आणि कमीतकमी, त्यापैकी एकासह सहकार्य संपुष्टात आणण्यासाठी. अशा प्रकारे करू नका.

पत्राचा विषय

व्यावसायिक मेलिंग सेवा त्यांच्या कॉर्पोरेट ब्लॉगमध्ये विषय ओळ (कधीकधी समजूतदारपणे) महत्त्वाबद्दल लिहितात. परंतु तेथे बहुतेकदा आम्ही विक्री पत्रांबद्दल बोलत असतो, जेथे पत्राचा विषय "ईमेल उघडला पाहिजे" या समस्येचे निराकरण करतो.

आम्ही दररोजच्या व्यावसायिक पत्रव्यवहारावर चर्चा करतो. येथे थीम समस्येचे निराकरण करते "पत्र आणि त्याचे लेखक सहजपणे ओळखले जावे आणि नंतर सापडले पाहिजे." शिवाय, तुमचा परिश्रम तुमच्याकडे असंख्य प्रतिसाद पत्रांच्या कर्माच्या रूपात परत येईल, फक्त उपसर्गांसह पुन:किंवा fwd, ज्यामध्ये तुम्हाला विषयावरील इच्छित पत्र शोधावे लागेल.

वीस अक्षरे म्हणजे मधल्या व्यवस्थापकाच्या एका दिवसाच्या पत्रव्यवहाराची मात्रा. मी उद्योजक आणि व्यवसाय मालकांबद्दल अजिबात बोलत नाही, त्यांच्या पत्रांची संख्या कधीकधी दररोज 200 किंवा त्याहून अधिक असते. तर पुन्हा एकदा: रिक्त विषय ओळ असलेले ईमेल पाठवू नका.

तर, पत्राचा विषय योग्यरित्या कसा तयार करायचा?

चूक #1 : विषयात फक्त कंपनीचे नाव. उदाहरणार्थ, "आकाश" आणि सर्व. प्रथम, या प्रतिपक्षाशी संप्रेषण करणारी तुमची कंपनी कदाचित तुम्ही नाही. दुसरे म्हणजे, असा विषय काही अर्थ आणत नाही, कारण आपल्या कंपनीचे नाव पत्त्यावरून आधीच दृश्यमान आहे. तिसरे म्हणजे, पत्रव्यवहाराच्या या दृष्टिकोनातून तुमचा स्वतःचा मेलबॉक्स कसा दिसेल? अंदाजे यासारखे.

अशा विषयांवर शोध घेणे सोयीचे आहे का?

चूक #2 : आकर्षक, विक्री शीर्षक. तुम्हाला अशा मथळे कसे लिहायचे हे माहित असल्यास ते छान आहे. पण ही कौशल्ये व्यावसायिक पत्रव्यवहारात वापरणे योग्य आहे का? व्यवसाय पत्राच्या विषय ओळीचा उद्देश लक्षात ठेवा: विक्री करण्यासाठी नाही, परंतु ओळख आणि शोध प्रदान करण्यासाठी.

पत्राचा मजकूर

वेगवेगळ्या प्रसंगांसाठी ग्रंथ लिहिण्यासाठी अनेक मार्गदर्शक आहेत. उदाहरणार्थ, मॅक्सिम इल्याखोव्ह, अलेक्झांडर अमझिन आणि शब्दाच्या इतर मास्टर्सकडे बरीच उपयुक्त माहिती आहे. सामान्य साक्षरता सुधारण्यासाठी आणि लिखित भाषणाची एकूण शैली सुधारण्यासाठी मी तुम्हाला त्यांचे लेख वाचण्याचा सल्ला देतो.

पत्र लिहिण्याच्या प्रक्रियेत, आपण सातत्याने अनेक निर्णय घेतले पाहिजेत.

सौजन्याची बाब . पत्राच्या सुरूवातीस, आपण सौजन्याने किंवा अगदी कोमलतेने देखील अस्पष्ट करू शकता “माझ्या प्रिय रोड्या, आता दोन महिन्यांहून अधिक काळ मी तुझ्याशी लेखी बोललो नाही, ज्याचा मला त्रास झाला आणि दुसर्‍याला झोपही आली नाही. रात्री, विचार." अतिशय विनम्र आणि खूप खर्चिक, अशा प्रकारची प्रस्तावना लिहिण्यासाठी वेळेच्या दृष्टीने आणि संभाषणकर्त्याला वाचण्यासाठी लागणारा वेळ या दोन्ही बाबतीत. पत्रव्यवहार हा व्यवसाय आहे, लक्षात ठेवा? स्पर्धेसाठी एपिस्टोलरी शैली लिहिणे नाही आणि त्याच्या आईचे रस्कोलनिकोव्हला पत्र नाही तर व्यवसाय पत्रव्यवहार.

आम्ही आमच्या वेळेचा आणि प्राप्तकर्त्याचा आदर करतो!

प्रदर्शनात क्षणभंगुर भेटीनंतर पाठवलेल्या पहिल्या पत्रातच तुमचा परिचय करून देणे आणि तुमच्या ओळखीची परिस्थिती आठवणे अर्थपूर्ण आहे. जर हे सहकार्य किंवा वर्तमान पत्रव्यवहार चालू असेल तर, दिवसाच्या पहिल्या पत्रात आम्ही लिहितो: “हॅलो, इव्हान”, दुसऱ्या आणि त्यानंतरच्या पत्रात: “इव्हान, ...”.

आवाहन . अनेक प्राप्तकर्ते असल्यास पत्रात कोणाशी संपर्क साधावा या प्रश्नाने मला नेहमीच काळजी वाटायची. मी अलीकडेच अण्णा नावाच्या तीन मुलींना उद्देशून एक पत्र लिहिले. कोणताही संकोच न करता, मी "हॅलो, अण्णा" लिहिले आणि वाफेवर स्नान केले नाही. पण नेहमीच असे नसते.

जर तीन किंवा सात प्राप्तकर्ते असतील आणि त्यांचे नाव समान नसेल तर? आपण नावाने यादी करू शकता: "शुभ दुपार, रॉडियन, पुलचेरिया, अवडोत्या आणि प्योत्र पेट्रोविच." पण ते लांब आहे आणि वेळ लागतो. आपण लिहू शकता: "हॅलो, सहकारी!".

माझ्यासाठी, मी "टू" फील्डमध्ये असलेल्या व्यक्तीच्या नावाने संबोधित करण्यासाठी नियम वापरतो. आणि ज्यांच्याकडे कॉपी आहे त्यांनी अजिबात संपर्क करू नका. हा नियम त्याच वेळी आपल्याला अधिक अचूकपणे (एक!) पत्राचा पत्ता आणि या पत्राचा हेतू निर्धारित करण्यास अनुमती देतो.

उद्धरण . पत्रव्यवहार हा सहसा प्रश्न आणि उत्तरांसह अक्षरांची साखळी असतो - एका शब्दात, संवाद. पत्रव्यवहाराचा इतिहास न हटवणे आणि उद्धृत केलेल्या मजकुराच्या शीर्षस्थानी आपले उत्तर लिहिणे हा चांगला प्रकार मानला जातो, जेणेकरुन आपण एका आठवड्यात या पत्रव्यवहारावर परत याल तेव्हा आपण तारखांच्या खाली उतरून वरपासून खालपर्यंत संवाद सहजपणे वाचू शकाल.

काही कारणास्तव, Mozilla मधील डीफॉल्ट सेटिंग "उद्धृत मजकूरानंतर कर्सर सेट करा" आहे. मी ते "टूल्स" → "खाते पर्याय" → "संकलन आणि पत्ता" मेनूमध्ये बदलण्याची शिफारस करतो. तसे असलेच पाहिजे.

पत्राचा उद्देश . व्यवसाय अक्षरे दोन प्रकारची आहेत:

• जेव्हा आम्ही संभाषणकर्त्याला फक्त माहिती देतो (उदाहरणार्थ, महिन्यासाठी केलेल्या कामाचा अहवाल);
• आणि जेव्हा आम्हाला इंटरलोक्यूटरकडून काहीतरी हवे असते. उदाहरणार्थ, जेणेकरुन तो पेमेंटसाठी जोडलेल्या इनव्हॉइसवर सहमत असेल.

नियमानुसार, अहवाल देण्यापेक्षा बरेच अधिक प्रोत्साहन पत्र आहेत. जर आपल्याला संभाषणकर्त्याकडून काहीतरी साध्य करायचे असेल तर हे साध्या मजकुरात एका पत्रात सांगणे फार महत्वाचे आहे. कॉल टू अॅक्शन हे पहिले नाव असावे आणि पत्राचे शेवटचे वाक्य असावे.

नीट नाही : "पोर्फरी पेट्रोविच, मला माहित आहे की वृद्ध महिलेला कोणी मारले."

बरोबर : "पोर्फीरी पेट्रोविच, मीच त्या वृद्ध महिलेची हत्या केली, कृपया माझ्या अटकेवर कारवाई करा, मी त्रास सहन करून थकलो आहे!"

या पत्राचं काय करायचं याचा विचार बातमीदाराने का करावा? शेवटी, तो चुकीचा निर्णय घेऊ शकतो.

मजकुरात स्वाक्षरी . ती असावी. शिवाय, सर्व ईमेल क्लायंट आपल्याला स्वाक्षरीचे स्वयं-प्रतिस्थापन सेट करण्याची परवानगी देतात, उदाहरणार्थ, क्लासिक "आदरपूर्वक, ...". Mozilla मध्ये, हे मेनू "Tools" → "Account Options" मध्ये केले जाते.

स्वाक्षरीमध्ये संपर्क लिहावे की न लिहावे ही प्रत्येकाची वैयक्तिक बाब आहे. परंतु आपण विक्रीशी कसेतरी जोडलेले असल्यास - लिहिण्याचे सुनिश्चित करा. जरी संप्रेषणाच्या परिणामांवर आधारित व्यवहार होत नसला तरीही, भविष्यात आपण स्वाक्षरीवरील संपर्क वापरून सहजपणे आढळू शकाल.

शेवटी, पत्राच्या मुख्य भागाचे आणखी एक वैशिष्ट्य ज्यांना तुमच्या पत्रांची उत्तरे द्यायला आवडत नाहीत (करू शकत नाहीत, नको आहेत, वेळ नाही). पत्राच्या मजकुरात डीफॉल्ट निर्दिष्ट करा. उदाहरणार्थ, "पोर्फीरी पेट्रोविच, जर तुम्ही मला शुक्रवारी रात्री 12:00 च्या आधी अटक करायला आला नाही, तर मी स्वतःला माफी समजतो." अर्थात, अंतिम मुदत खरी असली पाहिजे (शुक्रवारी 11:50 वाजता उदाहरणावरून मजकूर पाठवू नका). प्राप्तकर्ता आपले पत्र वाचण्यास आणि त्यावर निर्णय घेण्यास शारीरिकदृष्ट्या सक्षम असणे आवश्यक आहे. अशी "शांतता" तुम्हाला संभाषणकर्त्याच्या प्रतिसाद न देण्याच्या जबाबदारीपासून मुक्त करते. नेहमीप्रमाणे, या चिपचा वापर सुज्ञपणे केला पाहिजे. जर एखादी व्यक्ती तुमच्या पत्रांना वेळेवर आणि नियमितपणे उत्तर देत असेल, तर अशा अल्टिमेटमने, जर त्याला नाराज केले नाही, तर त्याला थोडे ताण द्या किंवा आत्ताच पत्राचे उत्तर न देण्याचा निर्णय घ्या, परंतु तुम्हाला शुक्रवारची वाट पहावी लागेल.

संलग्नक

पत्रे सहसा संलग्नकांसह येतात: रेझ्युमे, व्यावसायिक ऑफर, अंदाज, वेळापत्रक, कागदपत्रांचे स्कॅन - एक अतिशय सोयीस्कर साधन आणि त्याच वेळी लोकप्रिय त्रुटींचे स्त्रोत.

त्रुटी : प्रचंड गुंतवणूक आकार. आम्हाला अनेकदा 20 MB आकारापर्यंतच्या संलग्नकांसह ईमेल प्राप्त होतात. नियमानुसार, हे 600dpi च्या रिझोल्यूशनसह TIFF स्वरूपातील काही दस्तऐवजांचे स्कॅन आहेत. या संलग्नकाचे पूर्वावलोकन डाउनलोड करण्याच्या व्यर्थ प्रयत्नांमध्ये संवाददाताचा मेल प्रोग्राम जवळजवळ निश्चितपणे काही मिनिटे थांबेल. आणि देवाने प्राप्तकर्त्याला हे पत्र स्मार्टफोनवर वाचण्याचा प्रयत्न करण्यास मनाई केली आहे ...

वैयक्तिकरित्या, मी अशी पत्रे त्वरित हटवतो. तुमचा ईमेल वाचण्यापूर्वी तो कचरापेटीत जाऊ नये असे वाटते? संलग्नकाचा आकार नियंत्रित करा. हे 3 MB पेक्षा मोठे नसावे अशी शिफारस केली जाते.

ते ओलांडले तर?

• तुमचा स्कॅनर वेगळ्या फॉरमॅट आणि रिझोल्यूशनसाठी पुन्हा कॉन्फिगर करून पहा. उदाहरणार्थ, PDF आणि 300dpi मध्ये वाचनीय स्कॅन प्राप्त केले जातात.
• WinRar archiver किंवा 7zip सारख्या प्रोग्रामचा विचार करा. काही फाइल्स उत्तम प्रकारे कॉम्प्रेस करतात.
• संलग्नक प्रचंड असेल आणि आपण ते संकुचित करू शकत नसल्यास काय? उदाहरणार्थ, जवळजवळ रिक्त लेखा डेटाबेसचे वजन 900 MB असते. माहितीचे क्लाउड स्टोरेज बचावासाठी येईल: ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव्ह आणि यासारखे. Mail.ru सारख्या काही सेवा, मोठ्या संलग्नकांचे क्लाउड स्टोरेज लिंक्समध्ये स्वयंचलितपणे रूपांतर करतात. परंतु मी क्लाउडमध्ये संग्रहित केलेली माझी माहिती स्वतः व्यवस्थापित करण्यास प्राधान्य देतो, म्हणून मी Mail.ru वरून ऑटोमेशनचे स्वागत करत नाही.

आणि गुंतवणुकीबद्दल आणखी एक स्पष्ट नसलेली शिफारस - त्यांची नाव . ते प्राप्तकर्त्यास समजण्यायोग्य आणि स्वीकार्य असले पाहिजे. एकदा, कंपनीत, आम्ही एक व्यावसायिक ऑफर तयार करत होतो ज्याला उद्देशून ... ते फ्योडोर मिखाइलोविच दोस्तोव्हस्की असू द्या. मला मॅनेजरकडून मसुदा सीपीसह मंजुरीसाठी एक पत्र प्राप्त झाले आणि संलग्नकमध्ये "DlyaFedi.docx" नावाची फाइल होती. ज्या व्यवस्थापकाने मला हे पाठवले त्यांच्याशी, खालील सामग्रीसह संवाद झाला:

प्रिय व्यवस्थापक, आपण वैयक्तिकरित्या या आदरणीय व्यक्तीकडे जाण्यास आणि त्याला त्याच्या चेहऱ्यावर फ्योडोर म्हणण्यास तयार आहात का?

असो नाही, एक आदरणीय व्यक्ती, प्रत्येकजण त्याला त्याच्या नावाने आणि आश्रयस्थानाने हाक मारतो.

तुम्ही संलग्नकाला “फेडीसाठी” का म्हटले? मी त्याला आत्ता पाठवले तर तो या सीपीवर आमच्याकडून कुऱ्हाडी विकत घेईल असे वाटते का?

मी नाव बदलणार होतो...

टाइम बॉम्ब का तयार करायचा - संभाव्य क्लायंटचा नकार - किंवा फाइलचे नाव बदलून स्वतःसाठी अतिरिक्त काम का तयार करायचे? अटॅचमेंटला लगेच नाव का देऊ नये: "Fedor Mikhailovich.docx साठी" किंवा त्याहूनही चांगले - "KP_Sky_Axes.docx".

म्हणून, "चेहरा" म्हणून ईमेलसह कमी-अधिक प्रमाणात क्रमवारी लावली जाते. चला उत्पादकता साधन म्हणून ई-मेलकडे वळू आणि त्याच्या विचलनाबद्दल बोलूया.

पत्रांसह कार्य करणे

ईमेल एक शक्तिशाली विचलित आहे. कोणत्याही विचलनाप्रमाणेच, नियम कडक करून आणि कामाचे वेळापत्रक लागू करून मेलला सामोरे जावे लागेल.

कमीतकमी, तुम्हाला सर्व मेल सूचना बंद करणे आवश्यक आहे. जर मेल क्लायंट डीफॉल्टनुसार कॉन्फिगर केले असेल, तर तुम्हाला ध्वनी सिग्नलसह सूचित केले जाईल आणि घड्याळाच्या पुढील चिन्ह ब्लिंक होईल आणि पत्राचे पूर्वावलोकन दर्शविले जाईल. एका शब्दात, ते प्रथम तुम्हाला परिश्रमपूर्वक कामापासून दूर करण्यासाठी सर्व काही करतील आणि नंतर तुम्हाला न वाचलेल्या पत्रांच्या आणि न पाहिलेल्या मेलिंगच्या अथांग डोहात बुडवून टाकतील - आयुष्यातील एक किंवा दोन तास.

काहींसाठी, शक्तिशाली इच्छाशक्ती आपल्याला सूचनांद्वारे विचलित न होऊ देते आणि सामान्य लोकांसाठी नशिबाचा मोह न करणे आणि त्यांना बंद न करणे चांगले आहे. Mozilla Thunderbird मध्ये, हे "टूल्स" → "सेटिंग्ज" → "सामान्य" → "जेव्हा नवीन संदेश दिसतात" या मेनूद्वारे केले जाते.

कोणतीही सूचना नसल्यास, पत्र आले आहे हे कसे समजावे?

अगदी साधे. तुम्ही स्वतः, जाणीवपूर्वक, मेल पार्स करण्यासाठी वेळ द्या, तुमचा मेल क्लायंट उघडा आणि सर्व न वाचलेले संदेश पहा. हे दिवसातून दोनदा केले जाऊ शकते, उदाहरणार्थ लंचच्या वेळी आणि संध्याकाळी, किंवा सक्तीच्या डाउनटाइम दरम्यान, उदाहरणार्थ, ट्रॅफिक जाममध्ये.

लोक सहसा विचारतात, प्रतिसाद वेळा आणि तातडीच्या ईमेलचे काय? मी उत्तर देतो: तुमच्याकडे मेलमध्ये तातडीची पत्रे नाहीत. जोपर्यंत तुम्ही ग्राहक समर्थन विभागात काम करत नाही तोपर्यंत (अशा विभागाचे मेलसह काम करण्याचे स्वतःचे नियम आहेत).

तातडीची पत्रे असल्यास, प्रेषक आपल्याला इतर चॅनेल - फोन, एसएमएस, स्काईपद्वारे याबद्दल सूचित करेल. मग तुम्ही जाणीवपूर्वक मेल क्लायंटमध्ये जाल आणि तातडीच्या मेलवर प्रक्रिया कराल. सर्व वेळ व्यवस्थापन गुरु (उदाहरणार्थ, ग्लेब अर्खंगेल्स्की त्याच्या "टाइम ड्राइव्ह"सह) 24 तासांपर्यंत ईमेलला प्रतिसाद देण्यासाठी मानक घोषित करतात. हा चांगल्या स्वरूपाचा एक सामान्य नियम आहे - ईमेलद्वारे संभाषणकर्त्याकडून त्वरित उत्तरांची अपेक्षा करू नका. एखादे तातडीचे पत्र असल्यास, जलद संप्रेषण माध्यमांद्वारे त्याबद्दल सूचित करा.

म्हणून, आम्ही सूचना बंद केल्या आणि आता आम्ही आमच्या वेळापत्रकानुसार मेल क्लायंट चालू करतो.

जेव्हा आम्ही मेलमध्ये गेलो आणि "ईमेल पार्सिंग" नावाच्या क्रियाकलापात गुंतलो तेव्हा काय करावे? या कामाची सुरुवात आणि शेवट कुठे आहे?

मी शून्य इनबॉक्स प्रणालीबद्दल बरेच ऐकले आहे, परंतु, दुर्दैवाने, मला ती वापरणारी एकही व्यक्ती भेटलेली नाही. मला माझे चाक पुन्हा शोधायचे होते. Lifehacker वर या विषयावर लेख आहेत. उदाहरणार्थ, " ". खाली मी माझ्या व्याख्येतील शून्य इनबॉक्स प्रणालीबद्दल बोलेन. GTD गुरूंनी टिप्पण्यांमध्ये नोंद केल्यास, वर्णन केलेल्या प्रणालीला पूरक किंवा सुधारित केले तर मी कृतज्ञ आहे.

हे समजून घेणे आणि स्वीकारणे महत्त्वाचे आहे की ईमेल हे कार्य नियोजक किंवा आपल्या क्रियाकलापांसाठी संग्रहण नाही. त्यामुळे इनबॉक्स फोल्डर नेहमी रिकामे असावे. तुम्ही इनबॉक्सचे विश्लेषण हाती घेतल्यास, तुम्ही हे फोल्डर रिकामे करेपर्यंत थांबू नका आणि कोणत्याही गोष्टीने विचलित होऊ नका.

इनबॉक्समधील ईमेलचे काय करावे? तुम्हाला प्रत्येक अक्षरात अनुक्रमे जाणे आणि ते हटवणे आवश्यक आहे. होय, फक्त निवडा आणि कीबोर्डवरील हटवा दाबा. जर तुम्ही स्वतःला ईमेल हटवण्यासाठी सक्ती करू शकत नसाल, तर तुम्हाला त्याचे काय करायचे याचा निर्णय घ्यावा लागेल.

1. तीन मिनिटांत उत्तर देऊ शकाल का? याचे उत्तर देण्याची गरज आहे का? होय, तुम्ही करा, आणि उत्तर तीन मिनिटांपेक्षा जास्त वेळ घेणार नाही, नंतर लगेच उत्तर द्या.
2. तुम्हाला उत्तर देणे आवश्यक आहे, परंतु उत्तर तयार करण्यास तीन मिनिटांपेक्षा जास्त वेळ लागेल. जर तुम्ही टास्क शेड्युलर वापरत असाल जो तुम्हाला ईमेलला टास्कमध्ये रूपांतरित करू देतो, तर तुमचा ईमेल टास्कमध्ये बदला आणि काही काळ विसरून जा. उदाहरणार्थ, मी Doit.im ही अप्रतिम सेवा वापरतो. हे तुम्हाला वैयक्तिक ईमेल पत्ता व्युत्पन्न करण्यास अनुमती देते: तुम्ही त्यावर एक पत्र फॉरवर्ड करता आणि ते कार्यात बदलते. परंतु जर तुमच्याकडे टास्क शेड्युलर नसेल, तर पत्र "0_Run" सबफोल्डरवर हलवा.
3. पत्राला त्वरित प्रतिसाद दिल्यानंतर, त्यास कार्यात रुपांतरित करणे किंवा फक्त ते वाचणे, आपल्याला या संदेशाचे पुढे काय करायचे ते ठरवावे लागेल: तो हटवा किंवा दीर्घकालीन संचयनासाठी फोल्डरपैकी एकावर पाठवा.

माझ्याकडे दीर्घकालीन स्टोरेजसाठी फोल्डर आहेत.

• 0_धावा.माझ्याकडे असे फोल्डर नाही, परंतु जर तुमच्याकडे प्लॅनर नसेल, तर मी पुन्हा सांगतो, तुम्ही तपशीलवार अभ्यासाची आवश्यकता असलेली अक्षरे येथे जोडू शकता. हे फोल्डर देखील नियमितपणे साफ करणे आवश्यक आहे, परंतु यासाठी विशेषतः वाटप केलेल्या वेळी विचारपूर्वक दृष्टीकोन ठेवून.
• 1_संदर्भयेथे मी पार्श्वभूमी माहितीसह पत्रे टाकली आहेत: विविध वेब सेवांवरील लॉगिनसह स्वागत पत्र, आगामी फ्लाइटची तिकिटे इ.
• 2_प्रकल्प.येथे वर्तमान संबंध असलेल्या भागीदार आणि प्रकल्पांवरील पत्रव्यवहाराचे संग्रहण संग्रहित केले आहे. स्वाभाविकच, प्रत्येक प्रकल्पासाठी किंवा भागीदारासाठी एक स्वतंत्र फोल्डर आहे. भागीदाराच्या फोल्डरमध्ये, मी केवळ त्याच्या कर्मचार्‍यांचीच नाही तर या भागीदाराशी संबंधित "स्काय" च्या कर्मचार्‍यांची पत्रे देखील ठेवतो. खूप सोयीस्कर: आवश्यक असल्यास, प्रकल्पावरील सर्व पत्रव्यवहार दोन क्लिकमध्ये हाताशी आहे.
• 3_संग्रहालय.येथे मी ती अक्षरे फेकून देतो जी हटवण्याची दया येते आणि त्यांचे फायदे स्पष्ट नाहीत. "2_Projects" मधील बंद प्रकल्प असलेले फोल्डर देखील येथे स्थलांतरित होतात. एका शब्दात, हटविण्याचे पहिले उमेदवार "संग्रहालय" मध्ये संग्रहित केले जातात.
• 4_दस्तऐवज.येथे इलेक्ट्रॉनिक नमुना दस्तऐवज असलेली पत्रे आहेत जी भविष्यात लेखाकरिता उपयुक्त ठरू शकतात, उदाहरणार्थ, ग्राहकांकडून सलोखा कृती, सहलींसाठी तिकिटे. फोल्डरमध्ये "2_Projects" आणि "1_Sprav" फोल्डरमध्ये बरेच साम्य आहे, फक्त ते अकाउंटिंग माहिती संग्रहित करते आणि "2_Projects" - व्यवस्थापन माहिती फोल्डरमध्ये. "4_दस्तऐवज" मध्ये - मृत माहिती आणि "2_प्रोजेक्ट्स" मध्ये - थेट.
• 5_ज्ञान.येथे मी फक्त खरोखर उपयुक्त मेलिंग्स टाकल्या आहेत, ज्यावर मला काही काळानंतर प्रेरणा किंवा उपाय शोधायचे आहे.

या प्रणालीच्या ऑपरेशनसाठी इतर मेल क्लायंट सेटिंग्ज महत्त्वाच्या आहेत. प्रथम, डीफॉल्टनुसार, थंडरबर्डमध्ये "वाचलेले संदेश म्हणून चिन्हांकित करा" चेकबॉक्स आहे. मी ते जाणीवपूर्वक करण्यास प्राधान्य देतो, म्हणून ध्वज बंद आहे! हे करण्यासाठी, "टूल्स" → "सेटिंग्ज" → "प्रगत" → "वाचन आणि प्रदर्शन" मेनूवर जा.

दुसरे म्हणजे, आम्ही वापरतो फिल्टर . पूर्वी, मी सक्रियपणे फिल्टर वापरले जे प्रेषकाच्या पत्त्यावर आधारित योग्य फोल्डरवर अक्षरे स्वयंचलितपणे अग्रेषित करतात. उदाहरणार्थ, वकिलाची पत्रे "वकील" फोल्डरमध्ये हलवली गेली. मी अनेक कारणांमुळे हा दृष्टिकोन सोडला. प्रथम: 99% प्रकरणांमध्ये वकिलाची पत्रे प्रकल्प किंवा भागीदाराशी संबंधित आहेत, याचा अर्थ ते या भागीदार किंवा प्रकल्पाच्या फोल्डरमध्ये हलविले जाणे आवश्यक आहे. दुसरा: मी जागरूकता जोडण्याचा निर्णय घेतला. एखादे विशिष्ट पत्र कोठे साठवायचे हे तुम्हीच ठरवायचे आहे आणि प्रक्रिया न केलेले संदेश फक्त एकाच ठिकाणी - इनबॉक्समध्ये शोधणे अधिक सोयीचे आहे. आता मी विविध सिस्टीममधून स्वयंचलित नियमित अक्षरे फोल्डर्समध्ये व्यवस्थित करण्यासाठी फिल्टर वापरतो, म्हणजेच मला निर्णय घेण्याची आवश्यकता नसलेली अक्षरे. Mozilla Thunderbird मधील फिल्टर "Tools" → "Message Filters" मेनूमध्ये कॉन्फिगर केले आहेत.

तर, योग्य दृष्टिकोनासह, पत्रव्यवहाराच्या प्रमाणानुसार ई-मेलला दिवसातून 10 ते 60 मिनिटे लागतील.

होय, आणि आणखी एक गोष्ट. तुम्ही आधीच नवीन ईमेलसाठी सूचना बंद केल्या आहेत? ;)