Giấy ủy quyền cho quyền ký các văn bản chính. Quyền ký các văn bản chính: lệnh hoặc giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền ký các văn bản cho giám đốc là văn bản cần thiết khi người đứng đầu doanh nghiệp thường xuyên rời khỏi nơi làm việc. Nó cho phép người được ủy quyền ký các tài liệu trong thời gian vắng mặt, do đó sẽ ngăn chặn được nguy cơ gián đoạn hoạt động của công ty và thời gian ngừng hoạt động sản xuất.
Cần có người đại diện theo ủy quyền của giám đốc có quyền ký các văn bản chính thức liên quan đến hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Đôi khi giấy ủy quyền về quyền ký các văn bản được cấp cho một nhân viên sắp được cử đi công tác. Dựa trên giấy tờ, ông sẽ là người đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp trước các công ty đối tác. Người đó sẽ có quyền thay mặt giám đốc ký kết các hợp đồng và thỏa thuận, sau này sẽ trở thành cơ sở để thực hiện một số công việc, cung cấp hàng hóa, v.v.
Có một số tình huống yêu cầu phát hành giấy được đề cập:
- có sẵn các tài liệu mà giám đốc vắng mặt phải ký;
- chuyển giao tài sản vật chất, hàng hóa cho người có thẩm quyền;
- chữ ký của các tài liệu thương mại, đề xuất, hợp đồng - tất cả các giấy tờ tạo nên luồng tài liệu của công ty liên quan đến việc lập báo cáo, tính toán và trả lương (trong trường hợp này, giấy ủy quyền sẽ được lập cho kế toán trưởng nếu anh ta buộc phải rời khỏi nơi làm việc của mình một thời gian);
- mong muốn của người quản lý được giao phó một số trách nhiệm của mình để có thời gian dành cho các loại công việc khác.
Thời hạn hiệu lực và thủ tục chấm dứt
Pháp luật Nga quy định thời hạn hiệu lực không được vượt quá 3 năm. Nếu không được chỉ định thì thời gian dài nhất mà người được ủy thác được trao các quyền tương ứng là 1 năm dương lịch (thời điểm bắt đầu là ngày phát hành).
Quan trọng! Khi có quy định thời hạn lớn hơn 3 năm thì vẫn có thời hạn hiệu lực là 3 năm.
Có một số tình huống để chấm dứt hành động sớm:
- nhân viên có những quyền hạn này bị sa thải, mất khả năng làm việc hoặc chết;
- nhân viên từ bỏ các quyền hạn được đề cập bằng cách chính thức từ chối bằng văn bản;
- người quản lý vì lý do nào đó đã thu hồi và hủy bỏ nó;
- người hiệu trưởng bị mất năng lực hành vi dân sự và chết;
- tổ chức thương mại mất tư cách pháp nhân;
- hiệu trưởng được tổ chức lại;
- xảy ra sự phá sản của các bên trong thỏa thuận;
- một trong các bên bắt đầu lạm dụng quyền lực của mình.
Có 3 loại giấy ủy quyền được Bộ luật Dân sự Liên bang Nga phê chuẩn - chung, một lần và đặc biệt.
Quan điểm chung mang lại cho nhân viên quyền hạn rộng nhất. Sau này nhận được quyền đại diện cho tổ chức trong tất cả các giao dịch kinh doanh, thay mặt ban quản lý ký kết các thỏa thuận và ký các tài liệu quan trọng.
Loại một lần là bắt buộc để nhân viên thực hiện một hành động nhất định - ví dụ: nhận sản phẩm, ký kết thỏa thuận trong một chuyến công tác.
Một loại đặc biệt là cần thiết khi một nhân viên cần thực hiện nhiều lần một hành động nhất định được cấp trên giao.
Có một loại riêng biệt - với quyền thay thế. Anh ta cho phép người được ủy quyền giao quyền hạn của mình, trước đó đã thông báo cho hiệu trưởng về việc này. Khi lập giấy ủy quyền như vậy, không cần thiết phải có xác nhận của công chứng viên - chỉ cần khi người được ủy quyền quyết định giao quyền hạn của mình cho nhân viên khác. Thời hạn hiệu lực của giấy tờ kinh doanh phụ không vượt quá thời hạn được xác định cho giấy tờ kinh doanh gốc. Nếu không được chỉ định thì thời hạn hiệu lực là đúng một năm dương lịch kể từ ngày chuẩn bị.
Tìm mẫu ở đâu
Mẫu giấy ủy quyền có tại các liên kết sau:
Thủ tục và tính năng của việc biên soạn
Giấy ủy quyền có 2 đặc điểm soạn thảo được Bộ luật Dân sự Liên bang Nga quy định:
- viết trên giấy;
- phải có các chi tiết cần thiết và mô tả các quyền của người được ủy quyền (trong trường hợp này, có thể chấp nhận hình thức ủy quyền miễn phí).
Thông thường, các công ty tự lập biểu mẫu và phê duyệt biểu mẫu có tên thương hiệu của họ - không có mô hình thống nhất.
Chi tiết bao gồm:
- tên công ty, thông tin về nó (pháp nhân, OGRN, điều lệ của tổ chức, địa chỉ, cũng như thông tin về ban quản lý);
- nơi viết (cho biết thành phố);
- ngày đăng ký;
- Thời gian hành động;
- thông tin về người được ủy quyền (thông tin từ hộ chiếu, số CMND, chức vụ);
- danh sách các văn bản chính thức mà người được ủy quyền có quyền ký thay giám đốc.
Cuối cùng giám đốc ký và đóng dấu.
Khi viết văn bản tổng quát cũng phải nêu rõ điều khoản về việc người được ủy quyền có quyền ủy quyền hay không.
Có những đặc điểm của việc soạn thảo giấy tờ dành cho kế toán trưởng. Trách nhiệm của nhân viên này bao gồm kiểm soát việc lập báo cáo và gửi báo cáo đến các cơ quan liên quan, đăng ký kế toán chính, di chuyển tài liệu trong toàn tổ chức, v.v. Nếu anh ta vắng mặt, trách nhiệm của anh ta sẽ được chuyển giao cho nhân viên có chức năng phù hợp. trình độ học vấn (kinh tế) có khả năng thực hiện công việc này ở trình độ phù hợp và hiểu biết về pháp luật hiện hành của Liên bang Nga.
Khi soạn thảo loại tài liệu này, bạn cần chỉ ra một số chi tiết:
- Thông tin công ty;
- ngày mà tài liệu chính thức được soạn thảo;
- thời hạn hiệu lực (thường nó được ban hành riêng cho thời gian vắng mặt của kế toán viên);
- dữ liệu về người được ủy quyền (thông tin hộ chiếu, số nhận dạng, chức vụ).
Cuối cùng, giám đốc ký tên và đóng dấu.
Có cần công chứng không?
Việc công chứng là bắt buộc đối với những tài liệu liên quan đến giao dịch được công chứng. Vì loại giấy ủy quyền chung liên quan đến việc ký kết các giao dịch, bao gồm cả những giao dịch được công chứng (ví dụ: thỏa thuận niên kim), nên trong trường hợp này cần phải có chứng nhận của công chứng viên.
Ngoài ra, phải cấp công chứng nếu giấy tờ được cấp từ cá nhân doanh nhân cho người làm thuê.
Để chứng nhận, công chứng viên sẽ yêu cầu hộ chiếu của các bên và bản sao giấy ủy quyền. Thông tin khác cũng có thể cần thiết.
Phần kết luận
Vì vậy, giấy ủy quyền về quyền ký mang lại cho nhân viên những quyền hạn nhất định. Có những đặc điểm của việc chuẩn bị và các tình huống khi nó bị hủy bỏ.
Do các yêu cầu hiện hành do các quy định hiện hành của pháp luật Liên bang Nga về kế toán đặt ra, một cơ cấu thương mại có thể yêu cầu yêu cầu mẫu về quyền ký tài liệu chính.
Loại đơn đặt hàng này khác tính năng nhất định, về mục đích, nội dung cũng như thiết kế cấu trúc của nó.
Theo khuyến nghị của Bộ Tài chính Liên bang Nga liên quan đến một số quy định của luật “Về kế toán”, người đứng đầu mỗi cơ cấu thương mại tham gia vào hoạt động kinh tế, phải phê duyệt một danh sách người nhất định có quyền ký chứng từ kế toán chính.
Vị trí của bộ phận nội bộ này dựa trên các điều khoản và điều khoản làm việc số 402-FZ. Nó có thể được đánh giá là yếu tố quyết định tính liên tục của các quy phạm pháp luật đã được thiết lập tại khoản 3 của khoản 9 của Luật Liên bang “Về Kế toán”, có hiệu lực trước đó.
Trước đó, trong các văn bản pháp luật điều chỉnh quá trình kế toán, yêu cầu cụ thể đã được quy định về sự cần thiết của người đứng đầu công ty phê duyệt danh sách những người có quyền để lại chữ ký cá nhân trên các tài liệu chính.
Cho đến ngày hôm nay, các quy phạm pháp luật hiện hành không quy định thủ tục mua lại của những người có liên quan của cơ quan có thẩm quyền cho phép họ ký các văn bản chính. Thực tế hiện đại của các doanh nghiệp Nga thường cho thấy những quyền lực đó được củng cố bằng cách ban hành một mệnh lệnh đặc biệt của người đứng đầu tổ chức:
- Lệnh của người đứng đầu công ty chuyển giao quyền ký các văn bản chính cho một người hoặc một nhóm người cụ thể.
- Giấy ủy quyền chuyển nhượng quyền ký các giấy tờ có trong danh mục hồ sơ chính.
Để có được thông tin chi tiết hơn về từng phương pháp này, bạn nên xem xét chúng một cách riêng biệt.
Nó chứng nhận cái gì?
Trong trường hợp này, tiêu chí chính để phân biệt giữa lệnh chuyển giao quyền ký của người quản lý và giấy ủy quyền là: lệnh có thể áp dụng riêng cho nhân viên của tổ chức trong khi giấy ủy quyền có thể được chuyển giao cho bất kỳ người nào khác.
Yêu cầu chính trong tình huống như vậy là người quản lý phải đưa vào giấy ủy quyền danh sách những người có thể sử dụng nó. Có nhiều ngành luật khác nhau quy định quá trình soạn thảo lệnh và giấy ủy quyền, cụ thể hơn là Bộ luật Lao động và Dân sự chịu trách nhiệm về việc này.
Nếu chỉ cần ký các tài liệu nội bộ của công ty, thì giải pháp tối ưu là chọn lập một đơn đặt hàng, đóng vai trò là nguồn quy định, chứng nhận việc chuyển giao quyền ký trên các tài liệu chính. Điều đáng chú ý là trong trường hợp này không cần thiết phải giao thêm quyền cho người khác.
Đồng thời, nếu cần phải ký một số tài liệu nhất định với việc chuyển ra ngoài tổ chức sau đó, chẳng hạn như tài liệu đi kèm về vận chuyển hàng hóa hoặc hóa đơn, thì trong tình huống như vậy cần phải có thẩm quyền thích hợp của luật sư.
Cần phải thể hiện cả trong lệnh và giấy ủy quyền các thông tin sau:
- dữ liệu cá nhân của người có thẩm quyền thích hợp;
- danh sách các tài liệu nhất định có thể được ký bởi người có thẩm quyền.
Ngoài ra, trong mỗi tình huống này, người đứng đầu công ty chứng thực chữ ký của một người, được trao quyền, được chỉ định bởi cùng một người trong một lĩnh vực đặc biệt của giấy ủy quyền hoặc lệnh.
Những quá trình như vậy gợi ý sự cần thiết của thủ tục nhận dạng chữ ký, phải thuộc về người ký tên vào biên bản. Giai đoạn này là vô cùng cần thiết bởi hiện nay hầu hết các cuộc thanh tra thuế đều được thực hiện với việc xác định các đối tác cố tình từ chối thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.
Ngay cả khi những người quản lý trực tiếp của các đối tác không thực hiện bất kỳ hành động nào để từ bỏ hoạt động của công ty và thừa nhận thực tế rằng họ đóng vai trò là người quản lý thực sự của cơ cấu thương mại, Dịch vụ thuế bắt đầu tiến hành nghiên cứu chữ viết tay, điều này có thể khẳng định chữ ký trên các văn bản không phải là chữ ký của ban quản lý.
Cuối cùng, đây sẽ là cơ sở để tính thuế chính thức từ chối ghi nhận chi phí đó cho doanh nghiệp TÔI.
Ngày nay, người ta thường hiểu chi phí được ghi chép là tất cả các khoản chi có bằng chứng tài liệu. Trong trường hợp này, tất cả các tài liệu hỗ trợ phải được soạn thảo theo các quy định hiện hành của pháp luật Liên bang Nga.
Tất cả các tài liệu có dữ liệu không đáng tin cậy hoặc mâu thuẫn hoặc thông tin không đầy đủ, không thể làm căn cứ để được hưởng các ưu đãi về thuế. Do tài liệu chính có chữ ký của người không có thẩm quyền phù hợp nên tài liệu này sẽ bị coi là chứa thông tin sai lệch. Do đó, anh ta không thể xác nhận việc khấu trừ VAT dưới bất kỳ hình thức nào.
Bộ sưu tập mẫu
Cho đến nay, không có một đạo luật lập pháp nào yêu cầu cần phải xác minh chữ ký của đối tác. Nhưng bất chấp thực tế này, các nhà quản lý tổ chức thương mại ngày càng thận trọng yêu cầu tất cả các đối tác của họ phải mẫu chữ ký đặc biệt, thuộc sở hữu của những người chịu trách nhiệm trực tiếp ký các tài liệu chính cũng như hóa đơn.
Các mẫu đó có thể là bản sao hộ chiếu, bản sao thẻ ngân hàng nhựa có chữ ký của chủ sở hữu hoặc giấy ủy quyền sẽ có chữ ký của người được ủy quyền. Trong một tình huống khác, nếu công ty không dám yêu cầu những tài liệu đó thì có thể phải đối mặt với những hậu quả khó chịu nhất định.
Kết quả
Như thực tế của hầu hết các tổ chức thương mại cho thấy, việc giám sát quyền hạn của những người để lại chữ ký trên tài liệu chính là một thủ tục khá phức tạp và không phải lúc nào cũng đáng tin cậy.
Điều này đặc biệt đúng đối với các hoạt động được thực hiện bởi các công ty lớn có doanh thu hàng hóa và tiền mặt lớn, hợp tác với một số lượng lớn đối tác. Nhìn chung, để nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra như vậy, cần phải thành lập một bộ phận riêng để làm việc cùng với bộ phận kế toán.
Đồng thời, cần lưu ý rằng hậu quả tiêu cực thực sự khi ký tài liệu chính bởi một người không có thẩm quyền phù hợp đối với người nộp thuế chỉ có thể phát sinh khi cơ sở bằng chứng chung chỉ ra rằng tất cả các giao dịch với đối tác đó đều là hư cấu.
Các trường hợp tương tự có thể xảy ra nếu đối tác hóa ra là một công ty vỏ bọc, người đứng đầu công ty dứt khoát từ chối ký, cuộc kiểm tra sẽ xác nhận thực tế về việc giả mạo chữ ký, công ty không nộp thuế, v.v.
Dựa trên điều này, nếu đại diện của công ty vẫn thu thập đủ số lượng bằng chứng xác nhận tính thực tế của hoạt động và cũng có mức độ thận trọng thích hợp khi lựa chọn đối tác, thì điều đó hoàn toàn có thể xảy ra. tổ chức sẽ có thể loại bỏ tất cả các khiếu nại từ dịch vụ thuế. Các quy trình tương tự diễn ra ở cơ quan thuế cấp cao hơn hoặc tại tòa án.
Bạn có thể tìm hiểu cách chuyển cái này ngay từ video này.
Luật Kế toán cũ quy định danh sách người được ủy quyền ký văn bản chính phải được người đứng đầu đơn vị phê duyệt và thống nhất với kế toán trưởng. Luật mới không quy định việc phê duyệt danh sách hay thỏa thuận với bất kỳ ai. Đồng thời, theo Bộ Tài chính, người đứng đầu công ty vẫn phải xác định danh sách những người có quyền ký các văn bản chính.
Một trong các văn bản sau đây có thể xác nhận thẩm quyền ký văn bản:
- văn bản hành chính nội bộ của tổ chức (lệnh do người đứng đầu ký hoặc quy chế được người đứng đầu phê duyệt về quyền ký trên văn bản);
- giấy ủy quyền thay mặt tổ chức, được soạn thảo theo yêu cầu của Bộ luật Dân sự, tức là được người đứng đầu ký một lần nữa.
Thông thường, lệnh ủy quyền ký những tài liệu không bao giờ rời khỏi bức tường của tổ chức. Thật vậy, theo nguyên tắc chung, các tài liệu hành chính nội bộ của công ty không áp dụng cho bên thứ ba (những người không thuộc đội ngũ nhân viên của công ty). Trong một số trường hợp rất hiếm, các quy định quy định rằng quyền ký một loại văn bản cụ thể thay mặt cho một tổ chức được cấp cho người khác theo lệnh. Những tài liệu này bao gồm hóa đơn.
Nhưng điều đó xảy ra là các đối tác cần có giấy ủy quyền để xác minh thẩm quyền của người ký văn bản. Khi đó, để tránh những tranh chấp không đáng có, bạn có thể cấp giấy ủy quyền hoặc cả lệnh và giấy ủy quyền.
Giấy ủy quyền, không giống như lệnh, luôn được cấp cho một cá nhân cụ thể chứ không phải cho một người nắm giữ một chức vụ cụ thể. Bạn có thể ghi rõ chức vụ trong giấy ủy quyền, nhưng điều này là không cần thiết. Thông thường, giấy ủy quyền được cấp trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu thời hạn hiệu lực không được quy định trong giấy ủy quyền thì thời hạn đó có hiệu lực trong một năm kể từ ngày thực hiện.
Bạn không thể làm gì nếu không có giấy ủy quyền khi chuyển giao quyền ký các tài liệu chính thay mặt công ty cho một người không phải là nhân viên của công ty.
Khi chúng ta nói về một nhân viên của một tổ chức, điều đó phải được thể hiện trong hợp đồng lao động hoặc bản mô tả công việc của anh ta, trong đó anh ta phải làm quen với chữ ký, nghĩa vụ soạn thảo các tài liệu chính, quyền ký mà anh ta được cấp.
Và mặc dù thực tế là pháp luật không bắt buộc người quản lý phải phê duyệt danh sách những người được ủy quyền ký các văn bản thay mặt công ty, việc lập và phê duyệt danh sách đó sẽ không có hại gì.
Thật tốt khi mọi người trong tổ chức đều biết ai chịu trách nhiệm thực hiện một tài liệu cụ thể và để bộ phận kế toán tiếp nhận kịp thời.
Chúng ta hãy tập trung riêng vào chữ ký của kế toán trưởng trên tài khoản chính. Như bạn còn nhớ, Luật số 129-FZ cũ quy định nếu không có chữ ký của kế toán trưởng thì các văn bản tiền tệ, quyết toán coi như không hợp lệ và không được chấp nhận thi hành. Không có quy định nào như vậy trong Luật số 402-FZ. Điều này có nghĩa là chữ ký của kế toán trưởng có thể không có trên văn bản chính. Nhưng có một số trường hợp ngoại lệ.
Đầu tiên, chứng từ tiền mặt. Chỉ thị của Ngân hàng Nga số 3210-U quy định rằng các chứng từ tiền mặt phải có chữ ký của kế toán trưởng, mặc dù người quản lý có thể ủy quyền cho người khác. Vì vậy, để các văn bản này có giá trị pháp lý thì không cần có chữ ký của kế toán trưởng nếu được người có thẩm quyền khác ký. Nhưng bản thân kế toán trưởng không cần có giấy ủy quyền hay lệnh ký chứng từ tiền mặt. Anh ta có quyền ký các văn bản này nhờ vào vị trí của mình.
Thứ hai, hóa đơn. Ở đây mọi thứ đều giống nhau - Bộ luật thuế yêu cầu chữ ký của kế toán trưởng, nhưng cho phép chuyển giao quyền hạn này cho người khác.
Đọc toàn văn buổi tọa đàm trên tạp chí “Sách tổng hợp. Hội trường” 2015, số 03