Dobrý deň, milí návštevníci! Čo je to personálna práca, prečo je potrebná a je vôbec potrebná? Dozviete sa o tom z môjho článku: Riadenie záznamov ľudských zdrojov pre figuríny.

HR oddelenie v podniku

Tak ako divadlo začína vešiakom pre návštevníkov, tak pre každého novoprijatého zamestnanca začína podnik personálnym oddelením. Končí to aj s nimi, keď ich vyhodia.

Oddelenie ľudských zdrojov je zodpovedné za všetky záležitosti týkajúce sa zamestnancov podniku:

• Prijatie, prestup a prepustenie;
• Dodržiavanie pracovnej disciplíny;
• Dodržiavanie popisov práce;
• Vedenie osobných záznamov zamestnancov;
• Vedenie personálnych záznamov;
• Hľadanie personálu na voľné pracovné miesta;
• Vedenie úvodných pohovorov;
• Oboznámenie zamestnancov so všetkými zmenami v organizácii;
• Vývoj rôznych dokumentov;
• Účasť na vývoji hlavných miestnych regulačných dokumentov podniku.

Ako vidíte, zoznam je veľmi dlhý a nie je vyčerpávajúci. Oddelenie ľudských zdrojov je špeciálna divízia v organizácii, ktorá spolupracuje so všetkými ostatnými štrukturálnymi jednotkami spoločnosti.

A nezáleží na tom, že personál je najčastejšie najmenšou jednotkou v podniku a niekedy nie je pridelený vôbec.

Čo robí HR oddelenie?

Teraz sa pozrime bližšie na to, čo robí personalista na svojom pracovisku – bude to práca personálnej kancelárie.

Registrácia zamestnancov

Najdôležitejšou funkciou HR oddelenia je prijímanie a prepúšťanie zamestnancov. Všetky pohyby zamestnancov sú pod jeho kontrolou. Keď uchádzač o prácu uvidí voľné pracovné miesto a zavolá na určené číslo, v 90 prípadoch zo 100 sa dostane do rámčekov, kde ho usmernia k otázkam, ktoré ho zaujímajú, a určia aj čas, kedy má prísť. rozhovor alebo vyplnenie dotazníka.

Potom, čo manažér rozhodol, že zamestnanec je pre neho vhodný, tento sa opäť dostane do rúk personalistu. A pozor, keď sa voľné miesto obsadí konkurenčným výberom, personalista sa do komisie určite dostane.

Po prijatí zamestnanca teda pôjde k personalistovi, kde prejde nasledujúcimi postupmi:

1. Predloží všetky požadované dokumenty;
2. Oboznámi sa so všetkými miestnymi regulačnými dokumentmi súvisiacimi s jeho prácou a rutinou v spoločnosti;
3. Podpíše pracovnú zmluvu;
4. Oboznámi sa s príkazom na jeho najímanie;
5. V niektorých prípadoch tu získa základné vedomosti o ochrane práce, to znamená, že absolvuje počiatočnú inštruktáž.

Správa záznamov

Po podpísaní a predložení všetkých dokumentov personalista vytvorí osobný spis zamestnanca. Pozostáva zo všetkých kópií dokladov a osobnej karty na jednotnom formulári. Okrem toho sa v budúcnosti všetky otázky súvisiace priamo so zamestnancom budú spracovávať prostredníctvom personálu:

• Dovolenkové služby;
• Vyplácanie prémií a iných peňažných súm;
• Zbavenie bonusov a iných pokút;
• Ukladanie disciplinárnych sankcií a trestov;
• Zmeny v mzdových a iných podmienkach pracovnej zmluvy;
• Zmeny v organizácii sú všeobecné alebo priamo súvisiace so zamestnancom.

A mnoho ďalších otázok, zoznam môže pokračovať takmer donekonečna, v závislosti od špecifík spoločnosti a funkcií pridelených personálu.

Mnohí namietnu, že väčšina týchto záležitostí je v kompetencii účtovníctva, ale nie, nie je to tak. Áno, je to účtovné oddelenie, ktoré vypočítava dovolenku a platby v hotovosti. Necháva si ich, ale až potom, čo dostane príslušnú objednávku, vytvorenú personálnym pracovníkom.

Na vypracovanie týchto príkazov personálny dôstojník používa rôzne dôvody:

• Žiadosti od zamestnanca;
• Poznámky od vedúcich oddelení;
• Oficiálne vyšetrovania a závery komisií;
• Písomné a ústne príkazy vedúceho podniku.

Mimochodom, personalista je priamo podriadený vedúcemu podniku. V ojedinelých prípadoch jeho zástupca.

Po vydaní príkazov sú ich originály a ich dôvody uložené a uložené na určený čas. To by mal robiť aj personalista.

Riadenie ostatnej personálnej práce

Okrem toho, že personalisti vypracúvajú dokumenty pre zamestnancov, venujú sa aj inej práci, ktorú možno pripísať správe osobných záznamov.

• Vypracovanie popisov práce. To však neznamená, že celý návod robí jedna osoba. Sekciu popisu práce spravidla píše niekto, kto sa v tomto type práce vyzná. Je nepravdepodobné, že personálny zamestnanec podrobne popíše funkčnosť zvárača, elektrikára alebo žeriavnika. Ale tvorí pokyny do jedného dokumentu.
• Organizácia držanie pracovná atestácia a pripraviť k tomu potrebnú dokumentáciu. Mimochodom, tento pojem – certifikácia – zostal len v bežnom živote. Legislatívne sa tento postup už pár rokov nazýva osobitné hodnotenie pracovných podmienok (SOUT).
• Účasť na príprave kľúčových dokumentov organizácie: ustanovenia o odmeňovaní, kolektívne zmluvy a zmluvy, vnútorné pracovné predpisy. V niektorých prípadoch sa vykonajú iba úpravy a v niektorých je dokument úplne vypracovaný.
• Udržiavanie personálu. Personalista zdieľa zodpovednosť za tento dokument s hlavným účtovníkom podniku. Má na starosti názvy pozícií a ich počet, účtovné oddelenie kontroluje sadzby a platy.
• Organizácia lekárskych prehliadok a školení pracovníkov. Ak je firma malá, tak si túto prácu robí sám, inak sleduje len exekúciu. V každom prípade to určuje firemná politika.
• Účasť v rôznych komisiách: na vykonávanie úradných vyšetrovaní, priemyselných havárií, testovanie znalostí z ochrany práce a pod.

Ako vidíte, personalista má veľa prípadov a sú veľmi rôznorodé.

Miesto personálu vo fungovaní organizácie

V tejto časti sa pozrieme na interakciu oddelenia ľudských zdrojov s inými oddeleniami. Tu sú tie hlavné:

• účtovníctvo. Personalista s týmto oddelením úzko a neustále spolupracuje. Tu smerujú všetky vydané príkazy. V prvom rade sa to týka príkazov na prijatie, preloženie a prepustenie. Práve z nich sa účtovníci, ktorí počítajú mzdu, dozvedia, koho do výkazu zaradiť, koho z neho vylúčiť a akú má kto mzdu. Pracovné výkazy predtým, ako sa dostanú k platiteľovi na stôl, sú tiež kontrolované personálom a často ich vedie personalista. Ak sa správa podnikových záznamov vykonáva pomocou špecializovaných programov, potom sa interakcia medzi personálom a účtovníctvom výrazne zjednoduší.
• Sekretariát alebo recepcia. Odtiaľ pochádza väčšina dôvodov na vydávanie rozkazov s uznesením hlavy kádrom. Je to vtedy, ak sa kancelárska práca v podniku vykonáva v súlade so všetkými pravidlami. Ak takéto oddelenie neexistuje, žiadosti idú priamo personalistovi a ten ich vezme vedúcemu.
• So všetkými ostatnými oddeleniami organizácie interakcia spočíva v upozorňovaní manažérov a priamo zamestnancov na všetky personálne zmeny v organizácii.

Prečo každá spoločnosť potrebuje oddelenie ľudských zdrojov

Legislatíva neukladá povinnosť vyčleniť takú štrukturálnu jednotku ako personálne oddelenie. Ale v súčasnej praxi kancelárskej práce je to práve táto jednotka, ktorá vedie väčšinu dokumentácie ustanovenej Zákonníkom práce Ruskej federácie.

Je možné zanedbať vedenie personálnej evidencie? Odpoveď: Nie, nemali by ste. A existuje na to niekoľko dôvodov:

1. Správne vyhotovená zmluva medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ako aj všetky ostatné dokumenty súvisiace s prácou zamestnanca, pomôžu predísť mnohým nepríjemným situáciám, keď medzi stranami vzniknú nezhody.
2. Presná dokumentácia, vrátane personálnej, charakterizuje organizáciu len pozitívne.
3. Okrem vybavovania prijímania do zamestnania a prepúšťania vykonáva personalista množstvo inej práce, slúži ako akýsi spojovací článok medzi vyšším manažmentom a ostatnými oddeleniami.
4. Kompetentný personalista nielenže správne vyplní všetky dokumenty, ale bude vedieť aj manažérovi naznačiť, v ktorej časti porušuje pracovné právo, čím sa vyhne kontrolám a sankciám.

Keď zhrnieme všetky vyššie uvedené skutočnosti, môžeme s istotou povedať, že kancelárska práca a personálne záznamy sú veľmi užitočné a potrebné v každej organizácii. A aspoň povrchné znalosti v tejto oblasti, ktoré boli dané „pre machrov“, určite pomôžu pri prijímaní do zamestnania a následnom bezproblémovom plnení pracovných povinností.

A trocha humoru na záver...

S pozdravom technickí experti.

Zamestnanci HR sa každý deň stretávajú s potrebou vydávať príkazy na svoje hlavné činnosti (služobná cesta, dovolenka, povýšenie alebo penále) a ďalšie situácie ovplyvňujúce záujmy zamestnancov, napríklad dočasné preloženie zo zdravotných dôvodov.

Kancelárska práca. objednávky
* Organizácia kancelárskej práce.
* Predpisy
* Približné zloženie dokumentov
* Objednávky podľa
* Dôvody pre objednávky na l/s - memorandum a vysvetlivky, podania, zápisnice, akty
* objednávky na hlavné činnosti,
* Dokumenty
* Dokumenty pre
* Oznámenia, upozornenia, pokyny, odkazy
* vzorové objednávky,
* Ušetrite čas, keď

Vedenie personálnych záznamov je odvetvie činnosti, ktoré dokumentuje pracovnoprávne vzťahy, fixuje informácie o dostupnosti a pohybe personálu, v dôsledku čoho sa zdokumentujú personálne postupy.
Takmer každý personálny dokument má právnu (komerčnú) hodnotu. Pomocou personálnych dokumentov používaných ako písomný dôkaz môže zamestnávateľ preukázať svoje postavenie na súde. Napríklad na potvrdenie daňových výhod z príjmu a dane z majetku musí organizácia predložiť personálnu tabuľku, mzdové listy, personálne príkazy, kópie pracovných kníh, pracovný výkaz a iné dokumenty.
V praxi daňoví kontrolóri umožňujú, že ak tabuľka obsadzovania zabezpečuje pozíciu právnika alebo marketéra, tak organizácia už nemôže pri zdaňovaní zohľadňovať náklady na úhradu služieb tretích právnikov či marketérov. Rozhodcovská prax však potvrdzuje, že na zohľadnenie výdavkov pri výpočte zisku postačuje, že služby sú poskytované v rámci výrobných alebo obchodných činností, sú zamerané na dosahovanie príjmov a sú zdokumentované (§ 252 daňového poriadku zák. Ruská federácia).
Okrem toho podrobné popisy práce, pracovné zmluvy a zoznamy zamestnancov ako písomný dôkaz v súdnom spore stanovujú prevádzkovú nevyhnutnosť nákladov organizácie na služobné cesty a výdavky na školenie a preškolenie personálu.
V dokumentácii pracovnoprávnych vzťahov sa v drvivej väčšine personálnych dokumentov nachádzajú veľmi dôležité informácie. Preto by mal byť prístup k práci s takýmito dokumentmi mimoriadne vážny. Správnosť vyplnenia personálnych dokladov závisí od potvrdenia určitých právnych skutočností, na základe ktorých vznikajú určité práva zamestnanca. Zamestnancovi to môže sťažiť získanie predčasného starobného dôchodku najmä za prácu so škodlivými a sťaženými pracovnými podmienkami, avšak akákoľvek chyba alebo nepresnosť v názve pracovnej pozície môže viesť k tomu, že doba práce v „škodlivá“ pozícia sa nebude počítať ako prednostná a zamestnancovi nevznikne nárok na predčasný starobný dôchodok.
Osobitná pozornosť by sa mal venovať postupu vedenia pracovných kníh, ktoré sú v súlade s článkom 66 Zákonníka práce Ruskej federácie hlavnými dokumentmi na výpočet pracovných a poistných skúseností zamestnanca.
Vo všeobecnosti môže poskytovanie sociálnych, dôchodkových a iných záruk poskytovaných ruskými právnymi predpismi zamestnancom závisieť od zdokumentovania pracovných vzťahov.
Pre odbornú prácu personálneho špecialistu sú nevyhnutné zákony, predpisy, pokyny a iné dokumenty obsahujúce pracovnoprávne normy. Prvým krokom pri vytváraní personálnej služby je preto vytvorenie dostatočnej základne regulačných dokumentov.
Dokumenty, ktoré by mal byť personalista denne po ruke, možno rozdeliť do dvoch nezávislých skupín.
AT prvá skupina zahŕňa legislatívne a podzákonné normy obsahujúce normy pracovného práva a normy ochrany práce. Tieto dokumenty sú povinné.
Co. druhá skupina obsahovať metodické dokumenty o manažérskej práci a vedení personálnej evidencie. Majú poradný charakter. Dokumenty obsahujú odporúčania, ako najlepšie vypracovať personálne dokumenty, ako je pohodlnejšie organizovať prácu s nimi. Zároveň má personalista právo samostatne rozhodnúť, či sa bude riadiť týmito odporúčaniami alebo bude konať v súlade s podnikovými štandardmi.
V bloku „Dokumenty o pracovnom práve a ochrane práce“ možno uviesť päť normatívnych právnych aktov.

Prvý - Zákonník práce Ruskej federácie. Toto je základný zákon, ktorým by sa mala riadiť práca personálneho špecialistu v akejkoľvek organizácii. Normy Zákonníka práce upravujú postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, organizáciu ich pracovného času a času odpočinku, podmienky vyplácania miezd, poskytovanie rôznych výhod a kompenzácií zamestnancom.
Po druhé- Federálny zákon Ruskej federácie z 27. júla 2006 č. č. 149-FZ„O informáciách, informačných technológiách a ochranu informácií"Na základe tohto zákona je postavená všetka práca personálnej služby s osobnými údajmi zamestnancov. Napríklad otázka, akým spôsobom sa budú spracúvať a kde budú informácie, ktoré dostane od zamestnanca pri jeho nástupe do zamestnania." uložené.
Po tretie- Zákon Ruskej federácie z 29. júla 2004 č. č. 98-FZ "O obchodnom tajomstve". Ustanovuje zoznam informácií, ktoré môžu byť obchodným tajomstvom organizácie, zoznam zamestnancov, ktorí k nim majú prístup, postup pri oboznamovaní sa s tajnými údajmi a zodpovednosť za šírenie dôverných informácií.
Po štvrté- Zákon Ruskej federácie zo 17. júla 1999 č. č.181-FZ „O základoch ochrany práce v Ruskej federácii". Ustanovenia tohto dokumentu umožňujú kompetentne vybudovať systém ochrany práce v organizácii. A to je veľmi dôležité. Zdravé a bezpečné pracovné podmienky sú predsa jednou z hlavných podmienok, ktoré zamestnávateľ garantuje uzavretím zmluvy. pracovná zmluva so zamestnancami.práce a bezpečnosti, inšpektor práce privedie vinných úradníkov k administratívnej zodpovednosti.
Po piate - Zákon Ruskej federácie z 8. augusta 2001 č. 134-FZ"O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov vykonávanie štátnej kontroly(dozor)". Zákon dáva predstavu o právach a povinnostiach zamestnávateľa pri vykonávaní rôznych kontrol v organizácii. Zákon napríklad hovorí o dokladoch, ktoré má zamestnávateľ právo požadovať od kontrolóra, keď sa v organizácii objaví právo zástupcu spoločnosti byť osobne prítomný pri kontrole o tom, ako sa môže organizácia odvolať proti neuspokojivým výsledkom kontroly.

Ďalšia skupina predpisov požadované v práci personálnej služby zahŕňajú metodické materiály o organizácii riadiacej práce a na práca s personálnymi dokumentmi.
Po prvé, to je GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie." Táto štátna norma definuje zoznam podrobností, ktoré musia byť uvedené na dokumente vydanom organizáciou, poradie, v ktorom sa nachádzajú, a požiadavky na hlavičkové papiere.
Norma napríklad diktuje pravidlá umiestňovania Štátneho znaku, znaku organizácie a jej ochrannej známky. Určuje, v ktorom prípade je skrátený názov organizácie napísaný v názve dokumentu a v ktorom nie a z akých prvkov pozostáva evidenčné číslo objednávky. Norma sa vzťahuje na všetky organizačné a administratívne dokumenty spoločnosti: uznesenia, príkazy, príkazy, protokoly, úkony, listy. Všetky vyššie uvedené dokumenty vybavujú personalisti.
Po druhé, toto je Posúvajte saštandardné riadiace dokumenty generované v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schválené Federálnym archívom dňa 6. októbra 2000. Tento normatívny akt poskytuje taxatívny zoznam interných dokumentov v závislosti od právneho významu, upravuje postup a termíny pre ich uloženie. Ako dlho sa má uchovávať napríklad personálna tabuľka, nariadenie o odmenách, pracovný výkaz, popis práce a iné dokumenty, sa personalista dozvie z tohto rezortného dokumentu.
Po tretie, toto je jednotné formy prvotná účtovná dokumentácia pre zaúčtovanie práce a jej úhradu. Formuláre príkazov na prijatie, prepustenie, preloženie, pridelenie na služobnú cestu, povýšenie, ako aj formuláre osobných kariet zamestnancov a niektoré ďalšie dokumenty sú súčasťou albumu schválené Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č.1.
Navyše udržiavanie týchto jednotných foriem v súlade s položka 2 uvedené uznesenie povinné pre všetky organizácie pôsobí na území Ruskej federácie, bez ohľadu na formu vlastníctva.
Po štvrté, ide o nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č.225.
"O pracovných knihách"a vyhláška Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69" Po schválení Pokynov na vypĺňanie zošitov"Tieto doklady bude personalista potrebovať pri práci s pracovnými knihami zamestnancov. Odporúčania obsiahnuté v týchto dokumentoch pomôžu personalistovi správne, bezchybne vyplniť pracovný list zamestnanca, v prípade potreby v ňom vykonať príslušné zmeny resp. vystaviť duplikát namiesto poškodeného alebo strateného dokladu.
Po piate, tieto sú medziodborovo rozšírené časové limity za prácu na nábore a účtovaní personálu a medzirezortné agregované časové štandardy pre prácu na dokumentárnej podpore manažmentu, schválené Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 25. novembra 1994 č.72. Tieto dokumenty je možné zaradiť aj do zoznamu potrebných HR nástrojov. S ich pomocou môžete vypočítať počet zamestnancov personálnej služby, ako aj určiť, koľko času potrebuje každý z nich na plnenie svojich pracovných povinností.
Je potrebné dodržiavať odporúčania obsiahnuté v regulačných a metodických dokumentoch, aj keď nie sú povinné. Faktom je, že vo väčšine prípadov zjednodušujú prácu s dokumentmi. Inšpektorát práce navyše týmto pokynom prikladá veľký význam a pri ich nedodržaní môže organizáciu pokutovať.
Je dôležité vedieť, ktoré dokumenty sú pre spoločnosť povinné, ktoré sa nimi stávajú len za určitých podmienok a ktoré dokumenty možno vynechať, keďže majú poradný charakter. To vám umožní dobre sa pripraviť na stretnutie s inšpektormi práce.
Pri vytváraní dokumentov je potrebné, aby sa HR špecialisti pri svojej činnosti riadili nasledujúcim:

1. Pohľad domáci dokumenty, postup pri ich vypracovaní, schvaľovaní a pod. používa sa ten, ktorý je vhodný pre túto organizáciu;
2. Zobraziť externé dokumenty musia byť v súlade so všeobecnými pravidlami pre nadobudnutie právnej sily týchto dokumentov;
3. Dokumenty by mali byť uložené v organizácii s prihliadnutím na požiadavky archívnej služby.

Poskytnutie právnej sily dokumentom

Aby bol dokument platný, musia byť dodržané nasledujúce pravidlá:
1. Zamestnávateľ je povinný pri jeho príprave postupovať v súlade s platnou legislatívou;
2. Dokument možno zverejniť len v rámci jeho pôsobnosti;
3. Zamestnávateľ je povinný dodržiavať vnútroštátne pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov.

Dokumentácia všetkých personálnych operácií v organizácii si vyžaduje určité znalosti a zručnosti.

Administratívna práca v podniku je regulovaná inštrukciou, ktorá je nezávisle vypracovaná a schválená riaditeľom. Ide o interný regulačný akt a je povinný pre všetkých zamestnancov hospodárskeho subjektu. Vyvíja a riadi ho oddelenie ľudských zdrojov.

Legislatíva vyžaduje prípravu mnohých dokumentov, ktoré upravujú všetky aspekty pracovného pomeru zamestnanca k zamestnávateľovi.

Skúsení a začínajúci personalisti by si mali zlepšiť svoje zručnosti. Na pomoc im boli vytvorené internetové stránky, ktoré prezentujú teoretické kurzy v oblasti riadenia personálnych záznamov.

Personálne doklady odzrkadľujú činnosť zamestnancov, potvrdzujú odpracovanú dobu zamestnancov, ktorá zohráva pri výpočte dôchodkov prvoradú úlohu. Za dokumentárny fond podniku zodpovedá vedenie.

Hlavné detaily v ovládaní na papieri

Kompetentná organizácia personálnej evidencie si vyžaduje znalosť regulačného rámca, sledovanie jeho zmien a orientáciu vo formách používaných dokumentov.

Na aký účel

Postup pri vedení personálnej evidencie upravuje zákon. Vo veľkých podnikoch s veľkým počtom zamestnancov sa spravidla vytvára personálna služba. Jeho zamestnanci vypracúvajú príslušné dokumenty v súlade s požiadavkami regulačného rámca Ruskej federácie.

Dokumenty môžu mať jednotnú formu alebo môžu byť vypracované v podniku a schválené v miestnych zákonoch.

Vedenie personálnej evidencie je činnosť zameraná na vypracovanie a udržiavanie dokladov súvisiacich s účtovníctvom personálu, pracovného času, výpočtov miezd.

Personálne problémy zahŕňajú nasledujúce položky:

• registrácia zamestnania;
• vnútorný pohyb pracovníkov;
• prepustenie;
• úprava vzťahov medzi manažérom a zamestnancami;
• organizácia pracovného procesu;
• iní.

Správna organizácia personálnej evidencie prispieva k riešeniu množstva problémov.

Jeho hlavné ciele sú uvedené v tabuľke:

Smerovanie personálnej práce	Prebiehajúce úlohy
Účtovníctvo a kontrola	nábor, účtovníctvo, prepúšťanie zamestnancov.
Plánovanie a regulácia	výber, presun, adaptácia pracovníkov.
Reportingové a analytické	štúdium zamestnancov, hodnotenie ich práce; analytická práca; vypracovanie správy.
Koordinácia a informácie	školenia, vzdelávanie, preškoľovanie personálu; prijímanie zamestnancov v úradných a osobných záležitostiach; spracovanie písomných odvolaní pracovníkov; archívna a referenčná činnosť.
Organizačné a metodické	dokumentovanie práce zamestnancov; pracovať s personálom oddelení; personálne plánovanie a riadenie.
Dokumentárny	vedenie osobných spisov, pracovných zošitov; zostavovanie objednávok, papierov pre personalizované účtovníctvo; registrácia práceneschopnosti, dôchodkové listy atď.

V Moskve a ďalších veľkých regiónoch Ruskej federácie môžu organizácie s oddelenými divíziami viesť osobné záznamy online. Na tento účel boli vyvinuté vhodné programy, ktoré umožňujú výmenu dokumentov v elektronickej forme.

Legislatívny rámec

Legislatívny rámec pre správu osobných záznamov je obsiahnutý v Zákonníku práce Ruskej federácie.

Túto činnosť upravuje viacero právnych aktov:

• Pokyny na vypĺňanie a uplatňovanie prvotných dokladov pre účtovníctvo a odmeňovanie (uznesenie Goskomstatu č. 1 zo dňa 05.01.04);
• zjednotené dokumenty a požiadavky na ich prípravu (gosstandartové uznesenie č. 65-st zo dňa 03.03.03);
• Štandardné pokyny o kancelárskej práci pre federálne výkonné orgány (Nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 536 zo dňa 8. 11. 05);
• Pravidlá pre prácu archívov (rozhodnutie Kolégia federálnych archívov zo dňa 6. 2. 2002);
• Pravidlá kancelárskej práce pre federálne výkonné orgány (vyhláška vlády Ruskej federácie č. 477 z 15.06.09);
• Zákon o informáciách, ich ochrane a informačných technológiách č. 149-FZ z 27. júla 2006;
• Zákon o posudzovaní žiadostí ruských občanov č. 59-FZ zo dňa 2.5.2006;
• Zákon o štátnom jazyku Ruskej federácie č. 53-FZ zo dňa 01.06.05;
• Zákon o archívnictve č. 125-FZ zo dňa 22.10.2004;
• Zákon o obchodnom tajomstve č. 98-FZ z 29. júla 2004;
• Objednávka na pracovné knihy č. 117n zo dňa 22.12.03;
• Vyhláška o prijatí pokynov na vyplnenie práce č. 69 zo dňa 10.10.03;
• uznesenie o pracovných zošitoch č. 225 zo dňa 16.04.2003;
• Pokyny Generálneho štábu Ozbrojených síl Ruskej federácie.

Požadované dokumenty

Zákonník práce Ruskej federácie zaväzuje organizácie mať svoj vlastný právny rámec, ktorý zahŕňa množstvo povinných miestnych regulačných dokumentov.

Tie obsahujú:

Charta	Hlavný zakladajúci dokument. Vymedzuje právnu formu podniku, zakladateľov, predmet činnosti, postup prijímania a odvolávania vedúceho, jeho právomoci. Mnohé vnútorné predpisy spoločnosti sú vypracované na základe ustanovení stanov.
Pracovný poriadok (ďalej len „Poriadok“)	Prítomnosť dokumentu zabezpečuje čl. 189, 190 Zákonníka práce Ruskej federácie. Ustanovuje postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, práva a povinnosti zmluvných strán, režim práce a odpočinku, systém stimulov a pokút a ďalšie otázky týkajúce sa pracovnoprávnych vzťahov v podniku. Riaditeľ schvaľuje pravidlá. Ak v organizácii pôsobí odborová organizácia, zohľadňujú sa jej stanoviská týkajúce sa prijatia dokumentu. V organizáciách, kde personál pracuje nepravidelne, by mal existovať zoznam príslušných pozícií a profesií. Vydáva sa vo forme prílohy Pravidiel.
Poučenie o ochrane osobných údajov	Podľa čl. 87 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovuje požiadavky, ktoré musia byť splnené pri spracúvaní osobných údajov o zamestnancoch, zabezpečovaní ich ochrany, používania a uchovávania. Za osobné údaje sa považujú informácie o jednom pracovníkovi, ktoré sú pre zamestnávateľa nevyhnutné pre pracovnoprávne vzťahy. Zamestnanci by sa mali oboznámiť s dokumentmi, ktoré určujú postup spracovania ich údajov.
Nariadenie o ochrane práce	Nachádza sa na personálnom oddelení. Každý zamestnanec je oboznámený s dokumentom. V podnikoch s viac ako 50 zamestnancami musí existovať pozícia špecialistu na ochranu práce.
harmonogram zmien	Používa sa vo firmách s pracovným režimom na zmeny. Dokument je naliehavý a podľa uváženia zamestnávateľa je platný po určitú dobu.
Papiere o prídelovej práci	Odrážajú nevyhnutné časové náklady na výrobu produktov (výkon práce) jedným zamestnancom alebo skupinou a na ich základe stanovenie pracovných noriem.

nariadenia

Po prijatí vedúceho je stanovený počet pozícií potrebných pre bežnú prevádzku organizácie. S prihliadnutím na získané údaje, výrobný cyklus a ďalšie charakteristiky činnosti podniku sa pripravuje.

Na vyhotovenie dokumentu sa zvyčajne používa štandardizovaný formulár. Vzor si môžete stiahnuť zadarmo z internetu. Zamestnávateľ má právo rozvrh podľa vlastného uváženia upraviť.

V dokumente sú pozície uvedené v hierarchickom poradí: počnúc riaditeľom a končiac pomocným personálom. Pri každom z nich je uvedený počet jednotiek podľa štátu, plat a príspevky.

V ďalšej fáze sa vytvorí harmonogram prác. Predstavuje pracovné plány pre všetkých zamestnancov. Ak sú zmeny, vytvoria sa podrobné plány zmien. Dokument stručne popisuje požiadavky na vzhľad zamestnancov, správanie, denný režim a pod.

Ďalej sa vypracuje forma pracovnej zmluvy. V tomto prípade by sa mali brať do úvahy hlavné normy Zákonníka práce Ruskej federácie a interné regulačné dokumenty spoločnosti. Pracovnú zmluvu zvyčajne vypracúva právnik organizácie alebo externý dodávateľ.

Dokument musí obsahovať tieto položky:

• údaje o právnickej osobe: názov, adresa, telefónne číslo, celé meno a funkcia vedúceho;
• údaje z pasu zamestnanca;
• pozícia zamestnanca, typy zmluvy (na dobu určitú alebo na dobu určitú) a pracovisko (hlavné alebo doplnkové);
• zoznam hlavných povinností s odkazom na pokyny pre túto pozíciu;
• informácie o odmeňovaní, príplatkoch, výhodách, dovolenkách;
• harmonogram prác, platba za spracovanie;
• dôvody ukončenia zmluvy a ďalšie podmienky;
• podpisy a údaje o stranách, pečiatka spoločnosti.

Na kontrolu a optimalizáciu práce personalistov môže manažment vykonať interný alebo nezávislý audit. Pomáha to znižovať riziko administratívnych pokút, sporov a sťažností zamestnancov.

Etapy organizácie správy záznamov ľudských zdrojov od nuly

Na vytvorenie osobných záznamov je vhodné použiť nasledujúce pokyny krok za krokom:

Príprava potrebného	Ak chcete organizovať personálnu službu, musíte si najprv kúpiť nábytok, kancelárske vybavenie, písacie potreby atď. Určite budete potrebovať personálny program, napríklad "1C: ZUP" a referenčný právny systém. Vďaka tomu budú mať pracovníci rezortu prehľad o najnovších zmenách v legislatíve a budú mať prístup k potrebným dokumentom. Trezor je potrebný na uloženie práce a dôležitých dokumentov.
Registrácia hlavy	Riaditeľ je konateľom každej spoločnosti. Podpíše papiere. Aby mal všetky právomoci, je prijatý na dohodu o pracovnej činnosti. Vydá sa príslušný rozkaz, ktorým sa vymenúva.
Vymenovanie osoby zodpovednej za personálnu prácu	V malej spoločnosti môže tieto funkcie vykonávať vedúci. Ak individuálny zamestnanec vykonáva prácu v kancelárii, uzatvára sa s ním pracovná zmluva. Na jeho základe sa vypracuje objednávka. Ak sú povinnosti pridelené jednému z predtým prijatých zamestnancov, vypracuje sa dodatočná dohoda a objednávka.
Vypracovanie vnútorných aktov	Sú podpísané riaditeľom a uložené v osobitnom priečinku spolu s objednávkami. Miestne dokumenty zahŕňajú dokumenty uvedené vyššie (časť „Regulačné akty“).
Zdokumentovanie prijatia personálu	Pre každého zamestnanca by ste mali mať priečinok na uloženie všetkých papierov súvisiacich s jeho údajmi a pracovnou činnosťou (pracovná zmluva, akceptačný príkaz, osobná karta).
Vypĺňanie pracovných zošitov	Do týchto dokladov zamestnancov sa vkladajú záznamy o prijatí, prestupoch, stimuloch a pod. Zamestnancovi, ktorý nikdy predtým nepracoval, je zamestnávateľ povinný založiť novú knihu. Práca a denník ich registrácie sú v oddeleniach papiernictva. Tieto papiere musia byť uložené v trezore.

Tento návod je vhodný aj pre figuríny, ktoré v tejto veci nemajú skúsenosti.

Ako je účtovníctvo

Ak chcete uchovávať záznamy, musíte správne usporiadať tok dokumentov.

Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

• vytvoriť vnútorný regulačný rámec;
• pripraviť personálnu tabuľku pre každý štátny útvar;
• urobiť pravidelné usporiadanie;
• pripraviť pracovné zmluvy;
• rozvíjať formuláre pre personál;
• vydávať karty T-2;
• schvaľovať formuláre žiadostí pre zamestnancov;
• pripraviť interné objednávky.

Všetky personálne úkony musia byť potvrdené. Ich zoznam je stanovený v predpisoch.

Ďalšie body

Personálne účtovníctvo od nuly začína prijatím personálu. Dôležité je riadne sa uchádzať o zamestnanie, pripraviť si potrebnú dokumentáciu.

Personálne obsadenie a dovolenky

Jedným z povinných štandardných dokumentov, ktoré musia v podniku existovať, je personálna tabuľka (formulár T-3).

• zoznam štruktúrnych divízií a pozícií;
• počet personálnych jednotiek pre každú pozíciu;
• platy, bonusy za pozície;
• mzdy organizácie.

Subdivízie sú v dokumente uvedené v poradí podľa ich dôležitosti pre prácu organizácie. V rámci nich by mali byť zoradené aj pozície zamestnancov podľa dôležitosti. Názvy pracovných miest v pracovných zmluvách a zoznamoch zamestnancov sa musia zhodovať.

Personálne obsadenie je formou rozvrhu s úplnými menami zamestnancov zapísanými v súlade s ich pozíciou.

Harmonogram dovoleniek (f. T-7) odzrkadľuje informácie o čase poskytovania ročnej dovolenky všetkým zamestnancom. Kompilovaný rok. Schvaľuje ho riaditeľ po dohode s odborovým orgánom. Doklad musí byť vystavený minimálne 2 týždne pred novým rokom. Údaje v ňom uvedené sú záväzné pre zamestnancov aj zamestnávateľov. Výnimkou sú príjemcovia.

Rozvrh obsahuje nasledujúce podrobnosti:

• názov oddelenia;
• Názov práce;
• Celé meno a osobné číslo pracovníka;
• počet dní dovolenky;
• dátumy odchodu na dovolenku podľa plánu a skutočnosti;
• dôvody na odloženie dovolenky, predpokladaný termín.

2 týždne pred dovolenkou je o tom zamestnanec informovaný. Vydá sa príkaz, s ktorým je zamestnanec oboznámený proti podpisu. V novembri môžete pripraviť objednávku pre všetkých vedúcich oddelení a zaviazať ich, aby do 1. decembra odovzdali účtovnému oddeleniu rozpis dovoleniek. Uľahčí to prípravu celkového harmonogramu.

Registrácia zamestnancov

Plnohodnotná práca organizácie začína náborom zamestnancov. Obsadzovanie voľných miest je sprevádzané papierovaním.

Zodpovednosti personalistu pri prijímaní zamestnancov sú nasledovné:

• registrácia žiadosti žiadateľa v osobitnom vestníku;
• oboznámenie začiatočníka s aktuálnymi pokynmi a miestnymi zákonmi;
• vyhotovenie pracovnej zmluvy a kontrola jej podpisu zmluvnými stranami;
• vydanie kópie zmluvy zamestnancovi a uvedenie poznámky o nej na hlavičkový papier organizácie;
• vykonanie a registrácia objednávky v účtovnej knihe;
• vyplnenie osobnej karty, uloženie dokumentov vo veci (výpisy, kópie osobných listín, objednávky, zmluvy);
• odovzdanie dokladov platiteľovi mzdy na výplatu zamestnancovi.

Pri budovaní systému riadenia osobných záznamov by sa malo najprv určiť, ktoré dokumenty sa musia vypracovať a ktoré sú potrebné pre konkrétnu oblasť činnosti.

Požadované papiere zahŕňajú:

• objednávky pre personál (na príjem, presun atď.);
• personálne objednávky (na dovolenky, prémie, služobné cesty atď.);
• karty T-2;
• pôrod;
• dohody;

Medzi ďalšie požadované dokumenty patria:

• personálne obsadenie;
• pozícia na OT;
• cestovný denník;
• pravidlá vnútorného poriadku;
• iní.

Náplň práce a Kolektívna zmluva nie sú potrebné, ale tieto dokumenty má takmer každý zamestnávateľ.

Po vytvorení zoznamu povinnej dokumentácie by ste si mali preštudovať zákonné dokumenty. Na ich základe je potrebné vypracovať ďalšie dokumenty. Ich zoznam závisí od charakteru činností právnickej osoby a charakteristík pracovných podmienok. Napríklad, ak je potrebné poskytnúť zamestnancom uniformy a OOPP, je potrebné pripraviť príkaz o postupe a podmienkach ich vydávania, ktorí zamestnanci ich potrebujú.

Náhrady a výhody za prácu v osobitných podmienkach musia byť zdokumentované: v rizikových odvetviach, nepravidelná, nočná práca atď. Odráža zoznam dokumentov potrebných pre prácu organizácie, postup ich vyhotovenia a uloženia.

Legislatíva neukladá povinnosť vypracovať takéto nariadenie, značne však uľahčí prácu personalistov. Najprv je najatý riaditeľ, aby pracoval v novej organizácii, potom prijíma zvyšok zamestnancov.

Zloženie a počet požadovaných pracovných miest odzrkadľuje personálnu tabuľku. Pracovný poriadok odráža všetky pracovné harmonogramy, požiadavky na zamestnancov atď. Štandardná pracovná zmluva je vypracovaná na základe noriem Zákonníka práce Ruskej federácie.

Pred použitím účtovných denníkov by sa mali pripraviť: očíslované listy, zošité, zapečatené. Na posledný list firmvéru je nalepený kúsok papiera. Je na ňom uvedený počet strán, podpíše sa riaditeľ alebo zodpovedný vykonávateľ a zapečatí sa. Na prvú stranu denníka napíšte názov organizácie a dátum začiatku jej údržby.

Jedným z najdôležitejších dokumentov personálnej evidencie je pracovná kniha. Na ich údržbu je v objednávke určená zodpovedná osoba, ktorá ich vypĺňa a zodpovedá za ich bezpečnosť.

Často kladené otázky

Organizácia personálnych záznamov má určité jemnosti a nuansy:

Príkaz na vymáhanie	Postup nie je premietnutý do legislatívy. Zvyčajne pozostáva z nasledujúcich krokov: Štúdium aktuálnych predpisov. Stanovenie zoznamu požadovaných dokumentov. Vypracovanie plánu budúcej práce organizácie. Identifikácia osôb zodpovedných za dokumenty. Formovanie personálneho obsadenia. Kontrola správnosti prijímania zamestnancov, sťahovania, personálnych zmien, prepúšťania. Určenie zákonnosti pracovného režimu v podniku.
Vlastnosti jednotlivých podnikateľov so zamestnancami	Podnikateľ najíma zamestnancov podľa štandardného scenára. Zmluva sa uzatvára v niekoľkých etapách: Získanie potrebných papierov. Vytvorenie aplikácie. Vypracovanie a podpis zmluvy. Vytvorenie objednávky na prijatie. Založenie karty T-2. Uskutočnenie vstupu do práce. Zamestnávanie občanov, ktorí hovoria po anglicky, má svoje vlastné charakteristiky.
Vedenie malých podnikov	V týchto organizáciách môže personálne otázky riešiť sám vedúci alebo špeciálne oddelenie. Zamestnávateľ môže outsourcovať personálne účtovníctvo. Všetky problémy vyrieši špecializovaná organizácia tretej strany. Ťažkosti s tokom dokumentov vznikajú, ak je organizácia veľká, má štrukturálne jednotky a veľké množstvo dokumentácie. V tomto prípade môže byť zodpovednosť za prenos dokumentov pridelená kuriérovi. Zároveň zástupcovia vykonávajúcej organizácie často nenavštevujú kanceláriu zákazníka, t.j. práca sa vykonáva úplne na diaľku.
Zjednodušenie účtovníctva v mikropodnikoch	Všetky pracovné podmienky sú stanovené dohodou so zamestnancom. V roku 2019 majú šéfovia týchto spoločností a jednotliví podnikatelia právo odmietnuť vypracovanie miestnych predpisov. Do 4 mesiacov odo dňa straty štatútu mikropodniku je vedenie povinné vydať „tradičnú“ personálnu dokumentáciu.

Organizácia riadenia personálnych záznamov v podniku je teda zložitý postup. Vyžaduje si to podrobné štúdium regulačného rámca a sledovanie všetkých zmien. Kompetentné budovanie personálnej evidencie prispieva k budovaniu pracovnoprávnych vzťahov v rámci zákona. Na školenie personalistu môže zamestnávateľ využiť služby špecializovaných firiem.

Úspešné vedenie a personálne riadenie každého podniku začína správnou prevádzkou personálnej výroby, organizáciou a reguláciou práce s dokumentmi a informáciami o zamestnancoch.

Vedenie personálnej evidencie je osobitným druhom činnosti, ktorá sa špecializuje na formalizáciu pracovnoprávnych vzťahov, vedenie a evidenciu evidencie zamestnancov a zostavovanie správy o pohybe personálu. V skutočnosti je tento typ činnosti úzko zameraný a zaoberá sa výlučne zamestnancami podniku, ich zamestnávaním, prepúšťaním, dohodou o dovolenke a tvorbou miezd.

Vedenie záznamov je neoddeliteľnou a dôležitou súčasťou práce vykonávanej v každom podniku alebo organizácii bez ohľadu na formu vlastníctva a počet zamestnancov. Žiaľ, niektoré podniky takýto dôležitý proces zanedbávajú alebo sa vykonávajú neodborne, s chybami v dokumentácii, čo môže viesť nielen k sankciám zo strany verejných služieb, ale aj k žalobám zo strany zamestnancov podniku.

Riadenie záznamov o ľudských zdrojoch a dôležitosť ich udržiavania

Štruktúra takmer každého podniku alebo organizácie predpokladá prítomnosť personálu. Vzťah medzi manažérom a zamestnancom pri výrobných činnostiach nie je obmedzený na mzdu. Správne rozdelenie povinností, riešenie aktuálnych problémov a organizácia práce podriadených je základom administratívneho personálneho manažmentu, ktorý si zase vyžaduje evidenciu. Na základe personálnych dokladov sú realizované odmeny, prémie zamestnancom, poskytovanie sociálnej pomoci a predpísané benefity. Kópie dokladov môže zamestnanec požadovať predloženie dôchodkového fondu alebo súdu, navyše ich môže kedykoľvek skontrolovať daňový úrad.

Vedenie personálnej evidencie prebieha v súlade s právnymi normami a Zákonníkom práce a tlačivá a doklady ohlasovania sa vypĺňajú jednotnými tlačivami. Smerným rámcom pre prácu zamestnancov personálneho oddelenia sú federálne zákony o ochrane práce, ochrane práv podnikateľov a obchodného tajomstva. Prítomnosť mnohých štátnych noriem v každej oblasti hospodárskej činnosti a dostupnosť predpisov týkajúcich sa prípravy dokumentácie podávania správ je základom pre organizované vedenie záznamov v každej organizácii.

Dokumenty riadenia záznamov HR

Keďže všetky personálne dokumenty majú veľký právny význam, musia byť vypracované v súlade s požiadavkami pracovného práva Ruskej federácie a v jedinej forme. Hlavné dokumenty riadenia osobných záznamov akéhokoľvek podniku, ktoré boli vypracované na prvom mieste, sú tieto:

Dokumenty vnútorných pracovných predpisov;

Doklady o ochrane práv zamestnanca;

Dokumenty týkajúce sa ochrany práce a požiarnej bezpečnosti.

Ďalšou dôležitou oblasťou v práci personálneho oddelenia je príprava personálnej tabuľky podniku, vykonávanie príkazov na prijímanie zamestnancov, zapisovanie do pracovných kníh a vedenie osobných spisov vypracovaných pre každého zamestnanca.

Jedným z veľmi dôležitých dokumentov vedenia personálnej evidencie je aj pracovný výkaz, ktorý odráža skutočne odpracovaný alebo neodpracovaný čas zamestnanca. Pracovný výkaz je základom pre výpočet miezd pre zamestnancov, a teda základom pre výpočet daňových zrážok.

Harmonogram dovoleniek, mzdy, objednávky týkajúce sa pohybu personálu, pracovné knihy a dokumenty súvisiace s osobnými údajmi zamestnancov – to všetko má k dispozícii personálne oddelenie, podlieha prísnemu reportingu a bezpečnosti.

Na ilustráciu práce HR oddelenia zvážte registráciu nového zamestnanca. Pri uchádzaní sa o prácu sa dokumenty vypracúvajú v tomto poradí:

1. uzatvorenie pracovnej zmluvy s úplným popisom pracovných podmienok;

2. podpísanie príkazu týkajúceho sa zamestnania;

3. vyplnenie osobnej karty nového zamestnanca;

4. vykonávanie zápisov do zošita a do registra.

Ďalším príkladom práce zamestnancov personálneho oddelenia je plán dovoleniek, ktorý sa spravidla zostavuje vopred s koordináciou termínov so zamestnancami a pri zohľadnení zvláštností výrobných procesov podniku.

Organizácia riadenia personálnych záznamov

Správna organizácia fungovania personálneho oddelenia a jeho vedenie správy personálnych záznamov pomáha správne organizovať všetky činnosti podniku, ako aj predchádzať nechceným pokutám v prípade kontroly zo strany vládnych agentúr. V závislosti od štruktúry podniku a jeho veľkosti môže byť počet zamestnancov v personálnom oddelení rôzny. Kvalifikácia týchto ľudí a ich kompetentná organizácia riadenia personálnych záznamov ovplyvňujú plynulý chod podniku a riadenie organizácie ako celku.

Personálne oddelenie môže byť priamo podriadené alebo plne podriadené vedúcemu podniku. Bez ohľadu na štruktúru je práca oddelenia prísne regulovaná pracovnými normami, podľa ktorých sa organizuje a vykonáva kancelárska práca.

Zabezpečenie kompetentnej distribúcie špecialistov, návrh pracovného harmonogramu a pracovného času zamestnancov, to znamená opatrenia, ktoré zabezpečujú plynulú a neprerušovanú prevádzku podniku - to je hlavná úloha pridelená personálnemu oddeleniu. Pre rozvoj podniku a plnenie úloh, ktoré pred ním stoja, personálne oddelenie vypracúva plány na zefektívnenie práce zamestnancov zvyšovaním ich kvalifikácie, analyzuje vhodnosť obsadzovanej pozície.

Správa záznamov ľudských zdrojov vám umožňuje riešiť nasledujúce úlohy v podniku:

Vedenie dokumentácie súvisiacej s pracovnoprávnymi vzťahmi, ktorá má veľký spoločenský význam pre každého zamestnanca;

Rozvoj a vytvorenie systému personálneho manažmentu, ktorý zabezpečuje dosahovanie cieľov a strategických zámerov podniku;

Riešenie konfliktných situácií, predkladanie dokumentov rôznym štátnym orgánom vrátane súdu.

Ako sa rieši HR

V prvom rade by vedenie záznamov malo vychádzať z legislatívneho rámca, ktorý koreluje so smerovaním podniku. Zákonník práce Ruskej federácie je hlavnou príručkou pre personalistu, ale fóra a webové stránky na vedenie záznamov, ktoré sú obzvlášť zaujímavé pre začínajúcich podnikateľov, môžu byť veľmi užitočné.

1C je uznávaný ako najbežnejší a najdostupnejší program správy záznamov o ľudských zdrojoch, ktorý väčšina pracovníkov ľudských zdrojov vo svojich praktických činnostiach bežne používa. V procese práce je každému zamestnancovi personálneho oddelenia pridelené veľké množstvo povinností súvisiacich s plnením konkrétnych úloh. Správna organizácia ich práce umožňuje zefektívniť prácu celého oddelenia. Najmä ukladanie pracovných zošitov, osobných spisov a osobných kariet v abecednom poradí výrazne zjednodušuje a urýchľuje vyhľadávanie požadovaného dokumentu a uchovávanie spisov v chronologickom poradí pomáha získať úplný obraz o pohybe zamestnancov.

Rozhodnutie o tom, ako vykonávať správu osobných záznamov, nepochybne robí priamo vedúci podniku, musí to však urobiť s prihliadnutím na právne požiadavky a regulačné dokumenty týkajúce sa tohto typu činnosti.

Stručne povedané, treba poznamenať, že prítomnosť personálneho oddelenia alebo personálneho špecialistu, ako aj ich kvalifikované riadenie príslušnej kancelárskej práce, je jednou z nevyhnutných podmienok úspechu každého podniku. Nie je možné ignorovať taký dôležitý smer, ktorý ovplyvňuje prácu akejkoľvek organizácie.

Vedenie personálnej evidencie je jedným z kľúčových bodov pre vedúcich všetkých organizácií, vyžadujúcich serióznu znalosť pracovnej legislatívy, základov vedenia a spracovania dokumentácie. Nemožno to podceňovať.

V tomto článku sa dočítate:

• Čo je to HR manažment
• Aké dokumenty sú dôležité pri správe záznamov o ľudských zdrojoch
• Čo je základom HR manažmentu
• Ako riadiť HR vo vašej spoločnosti
• Aké chyby robia personalisti najčastejšie?
• Aké sú výhody automatizácie HR?
• Aké zmeny nastali v HR v roku 2016

Čo je to HR manažment

Riadenie HR záznamov zahŕňa personálny manažment, ktorý vám umožňuje včas regulovať tok dokumentov organizácie. Môže sa spájať so zamestnancami, ich pohybom v rámci firmy, ako aj so zohľadnením pracovného času a zúčtovania so zamestnancami.

Najlepší článok mesiaca

Ak budete robiť všetko sami, zamestnanci sa nenaučia pracovať. Podriadení nezvládnu hneď úlohy, ktoré delegujete, no bez delegovania ste odsúdení na časovú tieseň.

V článku sme zverejnili algoritmus delegovania, ktorý vám pomôže zbaviť sa rutiny a prestať pracovať nepretržite. Dozviete sa, kto môže a nemôže byť poverený prácou, ako správne zadať úlohu, aby bola splnená a ako kontrolovať personál.

Nie je to tak dávno, čo každá spoločnosť mala svoje personálne oddelenie a proces práce v kancelárii bol úplne systematizovaný a nevyžadoval od zamestnancov oddelenia žiadne špeciálne znalosti. Teraz sa zmenilo takmer všetko: HR zamestnanci potrebujú len prepojiť kreatívne myslenie pri prijímaní potenciálnych zamestnancov. Pre HR manažéra je teda dôležité vzdelanie a právna gramotnosť, presnosť a dôkladnosť pri vedení záležitostí účtovníka a štúdium školiacich programov.

Účtovník-právnik-HR-manažér v komplexe spravidla zodpovedá titulu majstra v riadení personálnych záznamov.

Aké sú povinnosti špecialistu na ľudské zdroje?

Hlavné dokumenty, s ktorými sa musí personalista zaoberať:

1. Správa dokumentov diktovaná Zákonníkom práce Ruskej federácie:

Zakladanie osobných spisov zamestnancov podniku;

Písanie potvrdení, práceneschopnosti a žiadostí;

Príprava personálnych objednávok;

Tvorba pracovného výkazu a kontrola pracovného času;

Príprava štvrťročných správ o jednotnej sociálnej dani;

Výpočet a výpočet miezd zamestnancov a pod.

2. Kompetentné vypracovanie pracovných zmlúv, pracovnej náplne a vnútorných predpisov.

3. Vedenie dokumentov súvisiacich s prijímaním nových zamestnancov:

Štúdium profilov a životopisov kandidátov;

Dohľad nad trhom v oblasti miezd;

Spracovanie zoznamu voľných pracovných miest organizácie;

4. Účtovanie dokladov o certifikácii a hodnotení zamestnancov:

Písanie hodnotiacich formulárov a predpisov;

Evidencia atestačných charakteristík zamestnancov.

Je dôležité, aby personalista podpísal dokument o nezverejňovaní osobných údajov zamestnancov.

HR základy

Pri práci zamestnanca personálneho oddelenia majú mimoriadny význam rôzne dokumenty, napríklad zákony, nariadenia, pokyny, ktoré stanovujú normy pracovného práva. Existujú dve hlavné skupiny oficiálnych dokumentov:

1) Legislatívne a podzákonné predpisy, ktoré popisujú pracovné právo a normy ochrany práce. Tieto pravidlá musia dodržiavať všetci zamestnanci podniku. Toto zahŕňa:

1. Zákonník práce Ruskej federácie. Je to základný zákon. Za ním nasleduje pracovník personálneho oddelenia každého podniku. Podľa noriem Zákonníka práce sa prijímajú a prepúšťajú zamestnanci organizácie, upravuje sa čas práce a odpočinku, postup pri vyplácaní miezd, evidencia rôznych dávok a kompenzácií.

2. Zákon Ruskej federácie zo 17. júla 1999 č. 181-FZ "O základoch ochrany práce v Ruskej federácii". Tento zákon vám umožňuje organizovať systém ochrany práce v podniku. Manažér preberá kontrolu nad zabezpečením nezávadných pracovných podmienok a nesie za to administratívnu zodpovednosť.

3. Federálny zákon Ruskej federácie z 27. júla 2006 č. 149-FZ „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“. Spracúvanie osobných údajov je založené na tomto zákone. Určujú napríklad, ako sa budú spracovávať všetky údaje o prijímanej osobe, ako aj to, kde budú informácie uložené.

4. Zákon Ruskej federácie z 8. augusta 2001 č.134-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri štátnej kontrole (dozore).“ Tento zákon hovorí o právach a povinnostiach zamestnávateľa počas priebežné kontroly.Zákon najmä predpisuje doklady, ktoré má vedúci právo požadovať od osoby, ktorá prišla s auditom do podniku, spomína právo konajúcej osoby zúčastniť sa samotného auditu, ako aj čo robiť, ak je nevyhovujúce.

5. Zákon Ruskej federácie z 29. júla 2004 č. 98-FZ „O obchodnom tajomstve“. Zahŕňa zoznam údajov klasifikovaných v tomto podniku, ako aj zoznam zamestnancov, ktorí majú tajné informácie a sú zodpovední za ich zverejnenie.

2) Metodické dokumenty k riadiacej práci a vedeniu personálnej evidencie. Tieto dokumenty nie sú záväzné a obsahujú informácie o najracionálnejšej práci s papierovaním personálneho oddelenia.

1. GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie". Definujú pravidlá vedenia dokumentácie, zoznam podrobností, ktoré sú v dokumente povinné. Táto štátna norma definuje zoznam podrobností, ktoré musia byť na dokumente, poradie, v ktorom sa nachádzajú, a požiadavky na hlavičkové papiere. Tieto normy stanovujú napríklad umiestnenie štátneho znaku, znaku organizácie alebo jej ochrannej známky na dokumentoch. Informujú, kedy je potrebné napísať skrátený názov podniku a kedy celý názov, ako aj prvky registračného čísla objednávky. Takéto pravidlá platia pre všetky organizačné a administratívne dokumenty organizácie: uznesenia, príkazy, príkazy, protokoly, akty, listy. Správa personálnych záznamov sa zaoberá všetkými týmito úradnými dokumentmi.

2. Vyhláška vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“ a vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vyplnenie prac. knihy“. Obracia sa na nich personálny pracovník s ohľadom na kompetentné vyplnenie a ďalšie vedenie pracovných kníh svojich zamestnancov.

3. Zoznam štandardných riadiacich dokumentov, schválených Spolkovým archívom 6. októbra 2000. Tento normatívny akt obsahuje úplný zoznam interných dokumentov, stanovuje postup a podmienky ich uchovávania. Ak teda personalista potrebuje zistiť, ako dlho sa má viesť napríklad zoznam zamestnancov, zdvihne práve tento rezortný dokument.

4. Medzisektorové agregované časové štandardy pre nábor a účtovanie personálu a medzirezortné agregované časové štandardy pre prácu na dokumentárnej podpore manažmentu, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 25. novembra 1994 č.72. S ich pomocou sa vypočíta počet zamestnancov personálnej služby, určí sa čas, ktorý každý z nich potrebuje na výkon svojich povinností.

5. Jednotné formy prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu. Vzorové príkazy na prijatie do zamestnania, ukončenie pracovného pomeru, preloženie, pridelenie na pracovnú cestu, odmeny, ako aj niektoré ďalšie dokumenty sú súčasťou dokumentu v súlade s vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004. č. 1.

Ako riadiť HR vo firme

HR aktivity je možné vykonávať nasledujúcimi spôsobmi:

1) Na vlastnú päsť, najať zamestnanca práve na tento účel.

2) S využitím pomoci organizácií tretích strán, ktoré sa špecializujú na outsourcing správy osobných záznamov.

3) Automatizované riadenie osobných záznamov.

Obe prvé metódy sú prijateľné a každá má svoje výhody.

Podľa prvého zriadením oddelenia ľudských zdrojov v organizácii budú môcť jej zamestnanci skĺbiť účtovníctvo, právo a povinnosti HR manažéra, ako aj dobre ovládať všetky potrebné informácie zvnútra spoločnosti.

Ak je personál malý, tak tieto povinnosti zvyčajne vykonáva manažér sám, čím šetrí na mzdách zamestnancov špecializovaných na túto oblasť.

Druhá možnosť si v súčasnosti získava veľkú obľubu, keďže takáto služba stojí spoločnosť oveľa lacnejšie ako trvalé zamestnávanie zamestnanca. Platí to najmä pred kontrolami, pri výmene hlavy alebo pri prepúšťaní skúseného zamestnanca v tejto oblasti. Do organizácie dočasne prichádzajú vysokokvalifikovaní špecialisti a dajú do poriadku všetku internú dokumentáciu.

Ako organizovať správu záznamov o ľudských zdrojoch od začiatku

Etapa 1. Vypracovanie dokumentov, ktoré musia byť vo firme

Najprv vypracujú rôzne manuály pre prácu vedenia personálnej evidencie. Na tento účel musí mať organizácia tieto potrebné dokumenty:

Vnútorné pracovné predpisy;

Zákon o ochrane osobných údajov zamestnanca;

Zákon o ochrane práce a požiarnej bezpečnosti.

Tieto dokumenty sú povinné a vydávajú sa ako prvé.

Etapa 2. Personálna úprava

Pred vypracovaním pracovného plánu uzavrú pracovné zmluvy so zamestnancami organizácie, vypracujú všetku potrebnú dokumentáciu pre zamestnanie a začnú pracovné knihy. Chyby pri vedení tejto dokumentácie sú však pomerne časté.

Personálna tabuľka sa overuje podľa údajov o mzdách zamestnancov a názvov ich pozícií. Tieto informácie sú v účtovnom oddelení.

Venujte pozornosť korešpondencii pozícií v zozname zamestnancov a skutočných pozícií zamestnancov. Tieto informácie je potrebné hlavne zadať do programu 1C, ale v skutočnosti sú hrubé skreslenia v databáze veľmi časté. Preto pri zostavovaní personálnej tabuľky musia byť všetky informácie o zamestnancoch spoľahlivé a overené.

• Metódy motivácie zamestnancov: hmotné a nehmotné

V účtovníctve má každý zamestnanec pridelené jedinečné osobné číslo. Tento proces je zvyčajne automatizovaný. V opačnom prípade sa prideľujú manuálne. Keďže každé osobné číslo je pridelené individuálnej osobe, ani po prepustení sa neprenáša na nikoho.

Starostlivo skontrolujte stav osobných spisov zamestnancov a ich osobných kariet. Ak neexistuje žiadna dokumentácia, napíšte upomienku zamestnancovi organizácie, čo presne by mal ešte predložiť personálnemu oddeleniu.

Etapa 3. Kontrola súladu informácií v pracovných zmluvách a personálnom obsadení

Údaje o počte zamestnancov si určite skontrolujte s informáciami v pracovných zmluvách. Je možné, že informácie nebudú spoľahlivé. Napríklad je uvedený plat, ktorý nezodpovedá skutočnosti, alebo uvedený dátum podpisu zmluvy pripadá na deň voľna a iné nezrovnalosti. V takýchto prípadoch je naliehavo potrebné prepracovať zmluvy. Zmluva musí byť vyhotovená v súlade so všetkými pravidlami a podpísaná oprávnenou osobou. Ak dôjde k zmenám v priebehu činnosti zamestnanca, stačí spísať dodatočnú dohodu a tým upraviť pracovnú zmluvu.

Takáto dohoda sa vypracúva samostatne pre každého jednotlivého zamestnanca organizácie.

Všetka dokumentácia je vyhotovená dvojmo: jedna pre firmu, druhá pre HR oddelenie.

Etapa 4. Kontrola správnosti vykonania personálnych príkazov

Všetka dokumentácia je kontrolovaná na správnosť a spoľahlivosť zadaných údajov. Všetky nuansy, ako sú dátumy, podpisy a všetky informácie týkajúce sa uchádzača o prácu, musia byť pravdivé. Všetky dokumenty sa musia zhodovať. Vždy dávajte pozor na prítomnosť nielen podpisu vedúceho podniku, ale aj samotného zamestnanca. Ak sa v dokumentoch zistia nepresnosti, treba ich prerobiť, prípadne poslať na podpis.

Etapa 5. Kontrola správnosti vedenia pracovných kníh

Ďalej sa uistite, že existujú pracovné knihy. Všetci sú v organizácii. Možno narazíte na pracovnú knihu zamestnanca, ktorý s vašou organizáciou dlhodobo nespolupracuje. Potom by ste mali poslať doporučený list s potvrdením o prijatí so žiadosťou, aby ste sa dostavili pre pracovný zošit, alebo uveďte adresu, na ktorú ho možno poslať. V závislosti od odpovede sa list odošle poštou na zadanú adresu so spätným potvrdením alebo sa oznámenie o prijatí listu priloží do zošita. Doba uchovávania pracovnej knihy nepracujúcich zamestnancov je na požiadanie, nie však kratšia ako 50 rokov.

Keď začínate s vypĺňaním zošita, najprv si preštudujte dokumenty upravujúce vedenie zošitov. Tie obsahujú:

Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov;

Pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, prípravu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom.

Etapa 6. Registrácia osobných spisov alebo osobných priečinkov zamestnancov (ak neboli vedené pred vami)

Pri prijímaní do zamestnania je každému zamestnancovi vydaná osobná karta v tvare č. T-2. Spravidla je tento proces v súčasnosti automatizovaný - existujú špeciálne programy na vyplnenie týchto kariet s následnou tlačou. Treba si uvedomiť, že štátny archív akceptuje osobné karty len na „polokartónovom“ papieri.

Osobné karty uchováva zamestnanec personálneho oddelenia - takýto príkaz je obsiahnutý v pokynoch na používanie jednotných formulárov (vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.2004 č. 1).

Všetky kópie dokumentov: pasy, potvrdenia o poistení sa uložia do priečinkov - „súborov“ a urobí sa inventár každého prípadu. Takto vznikajú osobné priečinky. Vkladajú sa tam aj kópie objednávok a zmlúv týkajúcich sa tohto zamestnanca. Toto sa robí pre pohodlie. Je žiaduce nalepiť fotografie zamestnancov na osobné karty.

Pamätajte, že je veľmi nežiaduce uchovávať osobné súbory spolu s formulárom č. T-2.

Etapa 7. Registrácia potrebných účtovných kníh alebo denníkov

Doklady ako Kniha účtovníctva o pohybe pracovných kníh a príloh v nich a Kniha príjmov a výdavkov za účtovné tlačivá pracovnej knihy a príloh v nej sa uchovávajú výlučne ručne. Každá strana musí byť očíslovaná a kniha musí byť zošitá, keďže ide o register účtovných formulárov na prísne vykazovanie.

Fáza 8. Vypracovanie plánu dovoleniek

V prednovoročnom období sa zostavuje a schvaľuje plán dovoleniek.

V malom podniku môžete vykonať prieskum na tému odchodu zamestnancov na dovolenku, vo veľkom na túto úlohu delegované vedúci oddelení organizácie.

Aby pracovný proces podniku neutrpel, nemali by sa obdobia dovolenky pre zamestnancov toho istého oddelenia zhodovať.

V prípade sporov medzi zamestnancami ohľadom obdobia dovolenky rozhoduje vedúci alebo vedúci oddelenia. Získanie všetkých potrebných informácií na plánovanie dovolenky trvá jeden až tri týždne.

Hneď ako je rozvrh dovoleniek zostavený, schvaľuje ho vedúci organizácie.

Dva týždne pred nástupom na dovolenku musíte jej vznik oznámiť zamestnancovi a vydať príkaz na poskytnutie dovolenky. Čas nástupu na dovolenku sa však môže upraviť po dohode zamestnanca s nadriadeným.

Po predložení práceneschopnosti na začiatku plánovanej dovolenky sa táto prevedie na iné časové obdobie a uvedie sa v žiadosti. Zmenené údaje sa zapisujú do určitých stĺpcov rozvrhu dovoleniek.

Vždy pamätajte na to, že zamestnanec je povinný ísť na dovolenku aspoň raz za dva roky. A pri prepustení zamestnanca je ročná platená dovolenka finančne kompenzovaná.

Etapa 9. Vytváranie personálnych spisov

Prípady sú štruktúrované takto:

- „Príkazy na personál (prijatie, prepustenie, prevod, bonusy, povýšenie, dovolenka bez mzdy, posielanie na dlhé pracovné cesty a služobné cesty do zahraničia)“ - doba skladovania - 75 rokov;

- „Príkazy na personál (pravidelné a študijné dovolenky, clo, penále, krátkodobé služobné cesty v rámci krajiny)“ - doba skladovania - 5 rokov;

- "Pracovné zmluvy";

- "Osobné veci";

- "Osobné karty";

- „Regulačné dokumenty spoločnosti (predpisy, pokyny)“;

- „Personálne otázky týkajúce sa verejných služieb a obchodných organizácií“ atď.

Zoznam dovoleniek, služobný poriadok a rozvrhy sa zvyčajne označujú ako samostatné prípady.

Vzhľadom na to, že osobné objednávky je možné uchovávať päť alebo sedemdesiatpäť rokov, odporúča sa ich triedenie do rôznych prípadov. Upozorňujeme, že všetky dokumenty, ktoré nie sú zahrnuté v 5-ročnom zozname úloh, majú automaticky 75-ročnú dobu uchovávania.

Ak je firma dostatočne veľká a v priebehu 12 mesiacov sa objaví viac ako 250 listov, je potrebné triediť do samostatných priečinkov. Napríklad "Pracovné zmluvy (A-L)", "Pracovné zmluvy (M-Ya)"; „Personálne príkazy (plánované a študijné prázdniny)“, „Personálne príkazy (služba, pokarhanie, služobné cesty)“).

Etapa 10. Registrácia nomenklatúry prípadov

Systematizovaný zoznam názvov firemných spisov, ktorý zároveň uvádza, ako dlho je konkrétny dokument uchovávaný, môže byť vydaný samostatne pre prípady týkajúce sa zamestnancov firmy, alebo môže byť zahrnutý do všeobecného zoznamu firemných dokumentov.

Proces vypĺňania dokumentov týkajúcich sa personálu je rovnaký ako zakladanie spisov a zostavovanie zoznamu pri bežnej kancelárskej práci.

Správne vedenie záznamov o ľudských zdrojoch: typické chyby

1. Chyby pri vydávaní objednávok:

Porušujú sa pravidlá zostavovania textovej zložky príkazov, najmä príkazov na prijatie, preloženie alebo prepustenie osoby.

Podmienky prijatia do zamestnania, náplň práce sú chybne uvedené, nie sú zadané údaje o skúšobnej dobe.

Možné nesprávne napísanie rôznych údajov pri zadávaní objednávky. Často robia chyby v mene osoby, v názve oddelenia spoločnosti alebo pracoviska, v názve pozície.

Nesprávne použitie formulárov stanovenej vzorky pri príprave dokumentov. Problémy sú aj pri upresňovaní zloženia detailov.

2. Chyby pri uzatváraní pracovných zmlúv:

Uzatvorenie dohody na základe nesprávne vyplnených dokumentov alebo pri absencii jedného z povinných dokumentov.

Uzavretie pracovnej zmluvy so zamestnancom, ktorý nedosiahol alebo už prekročil povolenú vekovú hranicu.

Prijatie občana, ktorý túto prácu nemôže vykonávať zo zdravotných dôvodov.

3. Chyby pri vedení pracovných kníh:

Organizácie často zabúdajú zadať údaje zo zošita nového zamestnanca do zošita.

Opravy v pracovnom liste nie sú povolené, ak boli údaje zadané nesprávne.

Do časti „informácie o oceneniach“ nemôžete zadávať údaje o práci alebo vyhotovovať prílohu spôsobom, ktorý nie je v súlade so zákonom.

Automatizácia HR kancelárie: implementačný algoritmus

Majitelia veľkých spoločností často čelia problémom:

Zamestnanci pomaly spracovávajú papiere;

Zmluvy sa dohadujú dlhodobo, zmluvné záväzky sa plnia s oneskorením;

Zamestnanec tvrdí, že existoval konkrétny dokument, dokonca si pamätá, čo v ňom bolo napísané, ale nemôže to nájsť;

Pri odchode zamestnancov zmiznú dôležité dokumenty, s ktorými pracovali.

V dôsledku toho spoločnosť nereaguje včas na požiadavky zákazníkov alebo dodávateľov a znižuje sa rýchlosť rozhodovania. Práve v tejto fáze by sa malo vážne uvažovať o zavedení jednotného systému správy elektronických dokumentov (EDMS). Takýto systém vám umožní vyrovnať sa s uvedenými problémami a navyše vám pomôže kontrolovať výkonovú disciplínu a rýchlo získať potrebné údaje na analýzu situácie.

Pri príprave a implementácii projektu automatizácie pracovného toku by ste mali dodržiavať určitý algoritmus:

Krok 1. Popíšte systém pracovného toku

Opis môžete zveriť sekretárke (ak je spoločnosť malá) alebo špeciálne vymenovanému zamestnancovi. Tu je to, čo musí urobiť:

Pripravte dokument (predpis), ktorý bude uvádzať obchodné procesy a určí postup spracovania dokumentov;

Vypracujte návod na kancelársku prácu (alebo jeho ekvivalent) s popisom postupu pre každý proces (postupy, úlohy a funkcie zamestnancov; príkladom procesu je práca so zmluvami a sprievodnými dokumentmi);

Napíšte (alebo aktualizujte) popisy práce pre zamestnancov; mali by jasne uvádzať funkcie každého zamestnanca a určiť, kto bude vykonávať jeho povinnosti v prípade dočasnej neprítomnosti.

Krok 2. Určte zákazníka (vlastníka) systému a projektového manažéra

Zákazníkom je zamestnanec alebo divízia firmy (zastúpená svojím šéfom), ktorý bude so systémom pracovať viac ako ktokoľvek iný (referent, vedúci právneho či personálneho oddelenia). Povinnosťou zákazníka je poskytnúť implementačnému tímu informácie o obchodných procesoch, reportovacích formulároch, formulároch, poradiť členom tímu, organizovať práce na prispôsobení programu a testovať hotové bloky.

• Zostavenie komerčnej ponuky: 5 dôležitých rád

Musíte tiež určiť projektového manažéra (v malých spoločnostiach môže byť zákazníkom a projektovým manažérom tá istá osoba). Niekedy sa lídrom stane niekto z IT služby. To nie je pravda. Po prvé, zamestnanec tohto oddelenia nepozná oblasť, v ktorej je systém implementovaný, a po druhé, je nepravdepodobné, že by dokázal efektívne riadiť proces, ktorý ovplyvňuje mnohé kľúčové oblasti vašej spoločnosti. Kde však bude pomoc špecialistov IT služieb zásadná, je zostavenie zoznamu softvérových produktov, výber dodávateľa, koordinácia jeho činností, udelenie potrebných právomocí a prístupových práv zamestnancom, ako aj poradenstvo (spolu so špecializovanými špecialistami) spoločnosti zamestnancov, ktorí pre nich ovládajú nový systém.

Krok 3. Vytvorte projektový tím

V tíme by mal byť zákazník, zástupcovia všetkých oddelení pracujúcich s dokumentáciou a zamestnanci IT služby. Okrem toho by v projektovom tíme mali byť zástupcovia dodávateľskej spoločnosti, ktorá systém vyvinie a implementuje (ak sa to rozhodnete nerobiť svojpomocne).

Účasť na projekte generálneho riaditeľa

Nadezhda Merkurieva, Vedúci smerovania pre propagáciu riešenia „1C: Správa dokumentov“ spoločnosti „1C“, Moskva

Účasť na projekte generálneho riaditeľa je povinná. Musíte viesť kľúčové stretnutia, dohodnúť sa na kľúčových dokumentoch, ísť osobným príkladom pri používaní systému – to všetko sú základné podmienky úspešnej implementácie. Ak nie je aktívna účasť šéfa spoločnosti, pokusy o zavedenie automatizovanej správy dokumentov sú zjavne odsúdené na zánik. Neúspech je zaručený aj vtedy, ak vás strední manažéri presviedčajú na implementáciu automatizovaného systému, no vy sami vlastne nerozumiete, prečo je to potrebné, a rozhodnete sa pre projekt založený na princípe „skúsime a uvidíme“.

Úloha vedúceho pri riadení pracovnej skupiny:

1. Preniesť prevádzkovú kontrolu na jedného zo zamestnancov zapojených do projektu. Projekty zvyčajne riadia dobre vyškolení špecialisti alebo vedúci príslušných oddelení.

2. Poverte projektového manažéra. Je to potrebné najmä vtedy, ak majú členovia skupiny vyšší status ako projektový manažér, ktorého ste priradili.

• Sektor b2b: ako získať objednávky za 11 miliónov rubľov mesačne

3. Rozkazom alebo ústnym rozkazom uvoľnite členov projektového tímu od niektorých ich bežných povinností, aby mohli projektu venovať dostatok času.

4. Určite kritériá úspechu projektu.

5. Usporadúvajte pravidelné stretnutia, aby ste rýchlo vyriešili problémy, ktoré spomaľujú proces. Často sú spojené so slabo odladenou interakciou medzi oddeleniami.

6. Inšpirujte tím do posledného ťahu. Ku koncu projektu vždy dôjde k poklesu – toto je fáza „testu sily“. Veľa sa už urobilo, všetci sú unavení, peniaze sa míňajú, neúspechy sa hromadia atď. V 90 % prípadov projektové tímy nedokážu prekonať tento bod a záväzky vychádzajú naprázdno. Projekt potichu zahynie jeden krok od jeho dokončenia, ak jeho vodca alebo generálny riaditeľ nenájde silu zvrátiť vývoj.

Krok 4. Určite úlohy, ktoré chcete vyriešiť, a vyberte softvérový produkt

Niekedy sú úlohy v tejto fáze zmätené: za hlavnú sa považuje napríklad zvýšenie transparentnosti a ovládateľnosti organizačných procesov, hoci to možno dosiahnuť len organizačnými zmenami. Akákoľvek globálna úloha musí byť rozdelená na niekoľko lokálnych úloh. Očividne je zbytočné snažiť sa okamžite „zvýšiť transparentnosť“, ale môžete „skrátiť lehotu na dohodnutie zmlúv na tri dni“ alebo „kedykoľvek dostať správu o mzdových nákladoch zamestnanca pre každý projekt“. Tieto úlohy diktujú výber softvérového produktu. Okrem toho je potrebné vziať do úvahy tieto kritériá:

Kompatibilita s platformou, na ktorej sa vyvíjajú ďalšie produkty spoločnosti;

Možnosť vylepšovania systému pomocou vlastnej IT služby;

Podpora pre mobilné zariadenia.

Krok 5: Oslovte, hovorte o prvých úspechoch

Zvyčajne nasledujúci deň po spustení nového systému manažér začne dostávať sťažnosti od zamestnancov: „systém nefunguje“, „je nepohodlný“, „nemám na to čas“, „prečo by mal Stlačím tieto tlačidlá“, „Už mám dosť práce...“ Tok takýchto sťažností je nevyčerpateľný, pretože zamestnanci nemajú záujem, aby ste videli, čo a ako robia. Aby sa minimalizovali možnosti sabotovať inovácie, je potrebné priebežne informovať zamestnancov o prebiehajúcich zmenách: podrobne sa rozprávať o každej novej etape projektu a všetkých plánovaných zmenách, diskutovať o nich, reagovať na námietky, preukazovať súkromné ​​výhody (zrýchlenie postupu pri kontrola zmlúv, uľahčenie vyhľadávania dokumentov a pod.). V prvom rade stojí za to zamerať sa na procesy, ktorých automatizácia vám umožní rýchlo dosiahnuť viditeľný výsledok. Generálny riaditeľ a všetci vrcholoví manažéri spoločnosti by mali vykonávať vysvetľujúce práce a okrem toho používať systém pri svojich každodenných činnostiach: to bude pre podriadených veľkým stimulom. Tento prístup poskytne projektu pozitívny obraz a systém bude implementovaný rýchlejšie.

3 Výhody EHR

1. Ušetrite peniaze na skladovaní. Takmer všetky dokumenty sa podľa pravidiel uchovávajú najmenej päť rokov. Spoločnosť tak musí naplánovať a zorganizovať miesto, kde budú archívne materiály uložené. Nie je to vždy možné a spôsobuje to určité nepríjemnosti.

2. Ušetrite čas. Aby bolo možné správne vytvoriť prípad alebo vypracovať potrebný dokument, musí HR manažér stráviť čas zbieraním všetkých potrebných podpisov. Používanie dokumentov v elektronickej forme tento postup zjednodušuje. Všetci zamestnanci, ktorí sa potrebujú podpísať, môžu jednoducho vložiť elektronický podpis. Personalista môže informácie len overiť.

3. Znižovanie chýb. Každý človek je schopný robiť chyby. Elektronická správa dokumentov pomáha predchádzať zbytočným opravám a chybnému vypĺňaniu.

Čo je nové v HR: Zmeny v roku 2016

Od roku 2015 prešlo pracovné právo niekoľkými zmenami, ktoré zostali zachované aj v roku 2016. Zvýšila sa výška pokút za nedodržiavanie pracovnoprávnych predpisov, rozšíril sa zoznam kategórií zamestnancov, ktorí si môžu čerpať dovolenku kedykoľvek počas roka. Zamestnancom sa začali vydávať aj pracovné knihy. V roku 2016 tieto novely spôsobia aj ďalšie zmeny, ako napr.

LLC a JSC nemusia mať pečať;

Uskutočnenie služobnej cesty je zjednodušené;

Žiadateľ musí byť v stanovenej lehote písomne ​​vyrozumený o dôvode odmietnutia;

Zavedenie ďalšieho systému administratívnej zodpovednosti zamestnávateľov;

Zmena pravidiel poskytovania potvrdenia o bezúhonnosti pri uchádzaní sa o zamestnanie;

Ďalšia štruktúra procesu získavania informácií z registra diskvalifikovaných osôb;

Nový postup oznamovania zamestnania bývalých štátnych zamestnancov;

Pridanie nového článku do Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý sa zaoberá otázkami poradia udeľovania ročnej platenej dovolenky;

Úprava systému kontrol malých podnikov;

Zmeny v situácii prepúšťania tehotných žien pracujúcich na základe pracovnej zmluvy na dobu určitú.

Takže od 7. apríla 2015 spoločnosti s ručením obmedzeným a akciové spoločnosti nesmú používať okrúhlu pečať. Rostrud sa však domnieva, že spoločnosť je stále povinná potvrdiť pečaťou záznamy v pracovnej knihe. Rostrud to uviedla v liste zo dňa 15.5.2015 č.1168-6-1. Uvedený dokument rezort zaslal potrebným úradom v krajoch, aby z týchto informácií vychádzali pri kontrolách.

Ak spoločnosť odmietne použiť okrúhlu pečať v pracovných knihách zamestnancov, bude jej uložená pokuta až do výšky 50 000 rubľov (doložka 1, článok 5.27 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pre majiteľov firiem je dôležité vedieť, že inšpektor má právo uložiť pokutu za každé jednotlivé porušenie.

Dokumenty o riadení personálnych záznamov - 2016. Všetky procesy a potrebné formy riadenia osobných záznamov sú predpísané v Zákonníku práce Ruskej federácie a postup spracovania dokumentov je špecifikovaný vo federálnych zákonoch. Samozrejmosťou je, že personálne oddelenie je povinné spracovať dostatočné množstvo informácií. V roku 2016 možno hlavnú dokumentáciu rozdeliť do nasledujúcich častí:

Všetky druhy objednávok, napríklad o nábore, prepúšťaní, prevode, bonusoch;

Miestne predpisy organizácie, to znamená vnútorné pracovné predpisy v spoločnosti, nariadenie o osobných údajoch členov tímu, nariadenie o výške príjmu atď.;

Pracovné zmluvy;

Kolektívna zmluva, ak existuje;

Dohody o plnej zodpovednosti;

Personálne účtovné doklady, to znamená rozvrh práce, rozvrh dovoleniek;

pracovné knihy;

Formuláre na účtovanie pracovného času;

Cestovné doklady;

Predpisy o ochrane práce.

Jednotné formuláre v personálnej evidencii 2016. Pred nadobudnutím účinnosti federálneho zákona č. 402-FZ „O účtovníctve“ zo 6. decembra 2011 bolo povinné používať jednotné formuláre. Po prijatí zákona sa situácia zmenila: firmy začali pristupovať k evidencii údajov o domácnosti inak. činnosti.

• Školenie obchodného manažéra: Príprava nováčika v 3 krokoch

Od tohto momentu má každá spoločnosť právo vyhotoviť si formu prvotného účtovného dokladu, ktorá jej vyhovuje, doplniť alebo odstrániť nepotrebné prvky. Jednotné formuláre v personálnej evidencii však ostanú v platnosti.

V roku 2016 sa teda budú pri riadení osobných záznamov naďalej používať tieto dokumenty:

Formuláre č. T-1 a T-1a (objednávka na prijímanie zamestnancov),

formulár č. T-2 (osobná karta zamestnanca),

Formulár č. T-3 (personál),

tlačivá č. T-5 a T-5a (príkaz na preradenie zamestnanca na inú prácu),

Formuláre č. T-7 (rozpis dovoleniek) a T-6 (príkaz na poskytnutie dovolenky),

Tlačivo č.T-9 sa používa pri evidovaní pracovnej cesty, je vhodné si to ujasniť vypísaním účelu pracovnej cesty.

Profesijné štandardy - 2016. Od 1. júla 2016 nadobúdajú účinnosť § 195 ods. 2 a § 195 ods. 3 Zákonníka práce. Profesionálne normy budú pre zamestnávateľov nevyhnutné, ak Zákonník práce, iné federálne zákony, iné regulačné právne akty Ruskej federácie predpisujú požiadavky na kvalifikáciu potrebnú na to, aby osoba vykonávala určitú pracovnú činnosť.

Dovtedy boli zamestnávatelia iba nabádaní, aby takéto normy používali. No už dnes mnohé firmy predpisujú odborné požiadavky na prácu pri zostavovaní náplne práce pre zamestnancov.

Informácie o autorovi a spoločnosti

Nadezhda Merkurieva, vedúci oddelenia pre propagáciu riešenia „1C: Správa dokumentov“ spoločnosti „1C“, Moskva. Špecialista na optimalizáciu procesov pracovného toku a implementáciu systémov správy elektronických dokumentov vo vládnych agentúrach a komerčných podnikoch. Autor manuálov, školení a seminárov o tvorbe systémov založených na riešení "1C: Document Management 8". Skupina spoločností "1C". Oblasť činnosti: vývoj, distribúcia a podpora počítačových programov. Územie: ústredie - v Moskve; práca s používateľmi prebieha prostredníctvom rozsiahlej partnerskej siete (viac ako 7 000 spoločností siete 1C: Franchising v 750 mestách 23 krajín). Počet zamestnancov: 900. Počet používateľov softvérových produktov: viac ako 4 milióny zamestnancov vo viac ako 1 milióne organizácií.