Obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu predstavuje pohodlný spôsob písomnej komunikácie medzi podnikateľskými subjektmi. Musíte písať a dostávať veľa listov a rýchlosť a korektnosť komunikácie je jednou zo zložiek úspešnej práce firmy. Niektoré pravidlá obchodnej korešpondencie.

E-mail pevne zaujal svoje miesto v obchodnej korešpondencii vďaka svojim výhodám – nepretržitej dostupnosti, efektívnosti a jednoduchosti používania. V tomto článku sa pozrieme na niektoré nuansy online obchodnej korešpondencie.

Prijímanie listov

1. Schránku by ste si mali skontrolovať niekoľkokrát počas pracovného dňa. V opačnom prípade môžete oddialiť riešenie dôležitých problémov a zastaviť prácu iných ľudí.
2. Ak ste dostali list, musíte si ho prečítať, pretože ho niekto poslal. Prirodzene, nehovoríme tu o spame.
3. Ak ste manažér, váš pracovný deň by mal začať kontrolou pošty. Pre pohodlie nastavte svojho e-mailového klienta tak, aby automaticky doručoval alebo odosielal poštu každých 10 až 20 minút.
4. V prípade, že ste zaneprázdnení a dostanete e-mail, pozrite sa, od koho je, aký je predmet e-mailu a rýchlo sa pozrite na názov, aby ste zhodnotili dôležitosť e-mailu.
5. Pokúste sa odpovedať na e-maily ihneď – pomôže vám to vyhnúť sa blokovaniu pošty.

Správne používajte polia Komu, Kópia a Skrytá kópia

1. "Komu". Ak pošlete otázku alebo požiadate o vysvetlenie, čakáte na odpoveď od adresáta, ktorého údaje sú uvedené v poli „komu“. Keď ste príjemcom, musíte odpovedať na otázku. To znamená, že toto pole obsahuje údaje príjemcu.
2. "Kopírovať". Príjemcovia, ktorých údaje sú uvedené v tomto poli, sú takpovediac „pozvaní očití svedkovia“. Príjemca by v tomto prípade nemal na list odpovedať. Okrem toho, ak potrebujete poslať takýto list, mal by sa zo zdvorilosti začínať riadkami „prepáčte, že zasahujem“.
3. "Skrytá kópia". Skutočnosť, že list bol odoslaný adresátovi, ktorého údaje sú uvedené v poli „slepá kópia“, nie je hlavnému príjemcovi známe. Okrem toho sa toto pole používa na hromadné zasielanie správ.

Pri odpovedaní nezabudnite na tlačidlo „odpovedať všetkým“, pomôže vám to, aby ste nepremeškali ani jedného príjemcu. Neželaných príjemcov môžete kedykoľvek odstrániť a pridať nových.

Pole predmetu. Toto pole musí byť vždy vyplnené. Osoba, ktorej je list určený, môže denne prijať obrovské množstvo pošty a podľa tohto poľa bude môcť posúdiť stupeň dôležitosti listu. Predmet listu by mal stručne a informatívne odrážať jeho obsah.

"Dôležitosť písania". V prípade, že list obsahuje dôležité alebo naliehavé informácie, ktoré je potrebné urýchlene zvážiť, uveďte to, nastavte dôležitosť na „vysokú“. Vďaka tomu bude váš e-mail vynikať vo vašej doručenej pošte. Túto funkciu však nepreháňajte.

Ako odpovedať na e-mail

Nižšie zvážime malý návod na písanie odpovede na list.

1. Vždy treba začať pozdravom – hold zdvorilosti, nič sa nedá robiť.
2. Musíte komunikovať s človekom v jeho jazyku. A to platí nielen pre lingvistiku, ale aj pre formu komunikácie. Neformálnu komunikáciu možno považovať za neúctu a dokonca za pokus uraziť partnera.
3. Nemali by ste používať prepis, s výnimkou odosielania listu z mobilného telefónu. V prípade, že váš poštový klient nemá ruský jazyk, pošlite text listu v aplikácii.
4. Obchodný list by mal byť zdržanlivý, presný a stručný. Presnosť znamená jasné označenie údajov, na ktoré odkazujete (dátum, miesto, čas atď.). Špecifickosť - príjemca vášho listu by mal od prvých riadkov pochopiť, čo presne sa od neho vyžaduje. stručnosť. Ak ste jasný mysliteľ, dokážete jasne vyjadriť svoje myšlienky. A váš partner to okamžite uvidí a ocení. Preto by ste sa mali vyhnúť „vode“ na niekoľko strán, ak v niekoľkých vetách viete povedať podstatu veci.
5. Keď list obsahuje niekoľko otázok, úloh alebo tém, musia byť štruktúrované a navzájom oddelené. Nepretržitý prúd myšlienok sa ťažko číta a ešte ťažšie sa z neho vyťahujú dôležité body.
6. Na žiadosti podané v listoch by sa malo odpovedať čo najpodrobnejšie. Odpovede ako „To musí byť hotové“ nie sú prijateľné.
7. V texte listu by nemali byť žiadne chyby. Nie je strašidelné, ak sa tam vkradne jeden alebo dva drobné preklepy. Ale ak trpíte chronickou negramotnosťou od písmena k písmenu, potom z vás partner nebude mať najlepší dojem.
8. Vždy korigujte svoje listy! Prečítajte si list niekoľkokrát a uistite sa, že ste nič neprehliadli, skontrolujte, či neobsahuje chyby, či sú údaje o príjemcovi správne atď., atď.

Listy inteligentného človeka odrážajú charakter tých, ktorým sú určené.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Napíšte listy, ktoré by ste chceli dostávať.

[Starožitný aforizmus]

Písanie je v obchodnom svete silným argumentom.

[Bekhtereva Victoria]

1. Prečo mať jednotné firemné štandardy v obchodnej korešpondencii?

E-mail je povinným atribútom obchodnej komunikácie každej spoločnosti. Prakticky neexistujú spoločnosti, ktoré by nepoužívali e-mail. Ale položte si nasledujúce otázky:

• Máte niekedy pocit, že posielate email do čiernej diery, keď posielate email kolegovi a možno nedostanete odpoveď?
• Keď si zamestnanci navzájom volajú a žiadajú, aby si prečítali naliehavý e-mail, a to sa deje celý deň
• Keď absolútne nerozumiete, čo presne od vás chcú v e-maile
• Keď sa zložité a zložité problémy, keď sa diskutuje e-mailom, utopia v mori informácií, podrobností a problém sa nevyrieši

Ak sú pre vás tieto otázky relevantné, potom môžete každý deň ušetriť veľa času zavedením jednotných pravidiel pre elektronickú korešpondenciu. V tomto článku budeme hovoriť o etikete obchodnej korešpondencie.

2. Sedem hlavných pravidiel etiky obchodnej korešpondencie

Podmienečne oddeľujeme pravidlá obchodnej korešpondencie o pravidlách etiky a pravidlá komunikácie a výmeny informácií.

Pravidlá komunikácie sa riadia pravidlami pre výmenu informácií v rámci obchodných procesov a projektov. Budeme im venovať samostatný článok. Pravidlá etiky formujú štýl vnútorných vzťahov zamestnancov spoločnosti a nevyhnutne ovplyvňujú formovanie imidžu vašej spoločnosti medzi partnermi. Nedávno som napríklad dostal list od jedného z našich partnerov, ktorý sa začínal slovami: "Dobré popoludnie, Bekhterev." Čo si myslíte o našej spolupráci?

Aby sme pri vedení obchodnej korešpondencie „nestratili tvár“ spoločnosti, je potrebné dodržiavať „zlaté pravidlá“ etiky obchodnej korešpondencie:

1. List vždy začíname odvolaním
2. Predmet e-mailu musí byť
3. Pred odoslaním skontrolujte pravopis, interpunkciu a rečové chyby.
4. List musí byť štruktúrovaný (ŽIADNA voda!)
5. List musí obsahovať správne znenie
6. Ak pošleme prílohy v liste, určite napíšeme, že sú tam priložené súbory (tento krok pomôže vyhnúť sa situáciám, keď pošlete list a súbor nie je pripojený; príjemca si list prečítal a nenašiel prílohu dokument, môže rýchlo odpovedať a napísať vám, že chýbajú priložené dokumenty, ktoré ste uviedli v liste).
7. Správy nikdy nemažeme. Jeden z najdôležitejších bodov. História správ by sa nikdy nemala vymazávať, pretože list je dokument. Ak je to potrebné, mali by ste byť vždy schopní zvýšiť históriu korešpondencie. Radislav Gandapas napríklad do podpisu dokonca zahrnul požiadavku, aby sa nevymazávala história korešpondencie.

3. Druhy písmen

Existuje veľa rôznych klasifikácií, navrhujeme rozlišovať písmená podľa štruktúry dizajnu:

1. Komunikačný list (odmietací list, reklamačný list, uznávací list, odôvodnenie atď.)
2. List o dohode

Listová komunikácia

Do tohto typu listov zaraďujeme všetky druhy listov, ktoré zamestnanec používa pri svojej odbornej činnosti.

Štruktúra písmen

List by nemal byť formátovaný v jednom texte. Mala by byť jasne štruktúrovaná a dobre sformovaná, aby príjemca nestratil zo zreteľa dôležité informácie. Štruktúra listu pozostáva z jasných komponentov:

Predmet listu

Predmet listu by mal obsahovať konkrétnu akciu, ktorú od respondenta očakávate: „vyjednať zmluvu“, „navrhnúť záležitosti na posúdenie“, „zaslať správu“ atď.

Ak posielate dokumenty, tak predmet by mal obsahovať jasné znenie dokumentov obsiahnutých v listovej prílohe.

Prečo je dôležité napísať správny predmet?

Podľa predmetu listu je veľmi ľahké nájsť potrebné písmeno v každodennom toku informácií. Žiadny list sa nestratí.

Poznámka: ak posielate list v rámci firmy, tak predmet listu je naformátovaný podľa daného štandardu, ak list posielate mimo firmy, potom je vhodné naformátovať predmet podľa šablóny: Názov firmy: účel listu.

Čím konštruktívnejšie v tele listu, tým lepšie! Jednou z kľúčových zručností v obchodnej korešpondencii, ktorú by ste mali u svojich zamestnancov rozvíjať, je schopnosť jasne a stručne formulovať svoje myšlienky.

P.S. Ak pri písaní listu spomenieme skutočnosť z listu partnera, musí byť citovaný a oddelený farbou alebo typom písma.

Firemný podpis

Šablóna návrhu firemného podpisu musí byť rovnaká pre všetkých zamestnancov spoločnosti.

Podpis by mal obsahovať všetky kľúčové údaje adresáta, aby vás v prípade potreby mohol príjemca listu jednoducho kontaktovať.

s pozdravom

Celé meno, pozícia.

P.S. Ak chceme vrúcny vzťah s partnerom / klientom, potom sa oplatí vydať osobný podpis. Každý rád dostane list s osobným prístupom, dokonca aj vo formálnej korešpondencii.

Osobný podpis sa vždy vzťahuje na telo listu. Príklad: Prajem pekný deň / Ďakujem / Rád ​​sa s vami dnes porozprávam / Ďakujem, že ste si našli čas na takú dôležitú záležitosť / Pozdravujem rodinu a deti atď.

Komu/Kópia

Polia „Komu“ a „Kópia“ vypĺňame ako posledné, aby sme náhodou list neodoslali, keď ešte nie je pripravený.

Aký je rozdiel medzi poliami „Komu“ a „Kópia“?

Do poľa „Komu“ vložíme adresu osoby, od ktorej chceme vykonať nejakú akciu.

Do poľa „Kópia“ vložíme adresu osoby, ktorej by prečítanie obsahu listu prospelo.

P.S. Naše skúsenosti ukázali, že pole „Kopírovať“ je veľmi užitočné. Ak rokujeme s bežným zamestnancom, diskutujeme o dôležitých otázkach, ale nedostávame odpovede podľa podstaty a včas, potom sa oplatí vložiť list od riaditeľa alebo vyššieho manažéra do kópie, len čo sa korešpondencia začne konštruktívne .

Žiaľ, v mnohých spoločnostiach nie je úroveň firemnej kultúry na správnej úrovni, v dôsledku čoho dochádza k situáciám, keď na to, aby zamestnanec dobre robil svoju prácu, je nevyhnutná prísna kontrola zo strany manažérskeho tímu.

Aj v Outlooku je funkcia ako "Skrytá kópia" - dôležitý nástroj, ktorý vám umožní informovať záujemcov o liste, no zároveň neuviesť príjemcu do rozpakov, že list nie je adresovaný len jemu!

List o dohode

Dôležitý typ listu, ktorý vám umožňuje zhrnúť výsledky stretnutia, uzavrieť písomné dohody, uviesť čas na dokončenie a objasniť: pochopili obe strany, čo musia urobiť správne?

Takéto listy je užitočné písať po stretnutí, rokovaniach a stretnutiach, aby ste mali písomné dohody a spoločnú víziu ich realizácie.

Štruktúra písmen:

1. Účastníkom diskusie pozdrav, odvolanie a poďakovanie.
2. Zopakovanie účelu stretnutia, na ktorom boli uzatvorené dohody.
3. Zoznam všetkých otázok, o ktorých sa diskutovalo, spolu s rozhodnutiami o nich a určením osoby zodpovednej za výkon.
4. Oprava nápadov, ktoré nevyžadujú naliehavú implementáciu pre históriu.
5. Otázka pre príjemcov: Berie sa do úvahy všetko? Existujú nejaké pripomienky alebo dodatky?

Napríklad:

Dizajn písmen

Písmo

Písmo listu by malo byť jednotné, kurzíva môže byť použitá na zvýraznenie kľúčových bodov v texte, nadpisov, ale je nevyhnutné dodržať jednotný dizajnový štýl.

P.S. Vždy by ste mali pamätať na to, že slová napísané veľkými písmenami sú vnímané ako zvýšenie tónu. Treba sa im vyhýbať.

Odsek

Je žiaduce usporiadať každú samostatnú myšlienku do samostatného odseku, aby bol text ľahšie vnímateľný.

Odsadenie

Odseky by sa nemali navzájom spájať. Aby bol list čitateľnejší, odsadenie by malo byť za pozdravom, pred každým odsekom a pred podpisom:

Aby bol list vizuálne atraktívnejší, je lepšie formátovať odkazy v tele listu ako hypertextové odkazy:

Štýl písania

Pozývame vás na majstrovskú triedu Sergeja Bekhtereva.

Vyhrajte s týmto tréningom každý deň aspoň 1 hodinu voľného času!

Na majstrovskej triede sa naučíte:
✓ Ako riadiť úlohy tak, aby boli všetky úlohy splnené na 100% a včas
✓ Ako efektívne pripravovať a viesť stretnutia
✓ Ako organizovať produktívnu prácu zamestnancov v jednej kancelárii

Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky akcie manažéra, zamestnancov musia určite brať do úvahy pravidlá dobrého vkusu a zodpovedať situácii.

Jednou z najdôležitejších súčastí etikety je obchodná korešpondencia.

Odhaduje sa, že takmer 50 % pracovného času pripadá na znalosť papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti, urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.

Samozrejme, existujú tu určité vzory a určite sa o nich bude diskutovať v tomto článku. Pravidlá obchodnej korešpondencie sú už dávno štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 pomôže správne umiestniť text na list, povie vám, aké zarážky, okraje, typy písma. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje rovnomernosť a opakovanie rečových obratov.

Každé písmeno je však iné. Veľký odtlačok na ňom zanecháva identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a adresát. Obchodná korešpondencia je do určitej miery kombináciou kreativity a starostlivej práce.

Druhy obchodnej korešpondencie

Tok dokumentov sa uskutočňuje na papieri a prostredníctvom e-mailu.

Všetku korešpondenciu v podniku možno podmienečne rozdeliť do nasledujúcich skupín:

úradná / neoficiálna korešpondencia;

Interný a externý.

Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné listy a záruky, obchodné zmluvy, objednávky pre podnik, pracovné povinnosti, požiadavky, požiadavky, reklamácie.

Neformálna korešpondencia sú rôzne gratulácie obchodných partnerov, zákazníkov, zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.

Interné dokumenty obiehajú iba medzi oddeleniami jedného podniku, zatiaľ čo externé dokumenty presahujú jeho rámec.

Pravidlá obchodnej korešpondencie: Vnútorný obsah

Hlavnou požiadavkou je stručnosť a kapacita listu. Nenaťahujte text na niekoľko strán. Najlepšie urobíte, ak zostanete pri jednom.

Pravidlá obchodnej korešpondencie zahŕňajú vylúčenie zložitých, nezrozumiteľných, cudzích a vysoko odborných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.

Vyhnite sa dvojitým výkladom v liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo ste mysleli určitou frázou.

Pravidlá registrácie obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa osloviť adresáta menom a patronymom, pred ktorým uvedie odvolanie „Vážení ...“. A vždy na „Ty“, aj keď má príjemca listu dobrý priateľský vzťah.

V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena predpísaný hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú dostatok šablón a pečiatok pre takéto prípady: „V súvislosti s predchádzajúcim listom ...“, „Pripomíname ...“, „Informujeme vás ...“ a ďalšie.

Odpoveď, ktorá je pre prijímateľa nevýhodná (odmietnutie ponuky, odmietnutie spolupráce) zjemnite vetami: „Bohužiaľ, navrhované podmienky nebudeme môcť využiť...“ alebo podobne.

Externá papierová dokumentácia

Akýkoľvek obchodný list musí byť napísaný na hlavičkovom papieri spoločnosti s údajmi o spoločnosti a všetkými kontaktnými údajmi.

Nezabudnite zadať presný dátum dokumentu.

V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.

Rozdeľte text do sémantických odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a vnímal. Nie viac ako 4-5 riadkov.

Písanie všetkých slov veľkými (veľkými) písmenami je zlá forma.

K listu môžu byť priložené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené na samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. V rámci obchodnej etikety musí byť odpoveď na list doručená do 10 dní. Ak si problém vyžaduje dlhší čas na jeho vyriešenie, musí na to adresát upozorniť.

Po napísaní nezabudnite znova dôkladne skontrolovať text, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa zistia nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Negramotným listom by ste nemali človeka nahnevať ešte viac.

Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť sa štandardne používa pri akejkoľvek korešpondencii, aj keď samotný text zaberá len polovicu strany.

Pred tlačou skontrolujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazaniu a nedbalosti.

V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a samotný vytlačený hárok priložiť k priehľadnému súboru.

Za dobrú formu sa považuje aj firemná obálka s logom spoločnosti.

Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie v neformálnej rovine sú často emotívnejšie ako v obchodných dokumentoch a sú menej opečiatkované. Vhodné sú tu skratky, použitie farebných prídavných mien, napríklad pri gratuláciách: úžasný, sympatický, milý.

obchodné e-maily

To, že neposielate korešpondenciu v obálke cez poštovú sieť, by nemalo poľaviť. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.

Kompetentné a správne elektronické obchodné správy vytvárajú pozitívny obraz o podniku aj jednotlivcovi. Reputácia v podnikaní stojí za veľa!

Základné pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu

Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na určený účel.

Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Nedovoľte pri práci nesprávne mená ako „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.

Vždy vyplňte kolónku „predmet“, inak môže váš list skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „ponuka“, „správa“ nebudú fungovať. Podobných listov môže byť v poštovej schránke vášho príjemcu pomerne veľa. Buďte čo najkonkrétnejší v tom, o čom je vaša správa. Nepoužívajte viac ako päť slov. Predmet napíšte s veľkým začiatočným písmenom. Na koniec nemusíte dávať bodku.

Ak odpovedáte na e-mail, ktorý ste dostali skôr, nezabudnite odstrániť „Re“ v riadku predmetu.

Komunikačný štýl

Dodržujte formát obchodného listu. Odstráňte výhražný, prosiaci, rozkazovací tón.

Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú používanie emotikonov, veľkého množstva otáznikov či výkričníkov v texte.

Byť zdvorilý. Dobrou formou je povinný pozdrav na začiatku a rozlúčka s partnerom na konci. Napríklad „S úctou ...“ alebo takto: „S pozdravom ...“.

Firemný e-mail a jeho „zlaté pravidlo“: nemiešajte niekoľko rôznych tém v jednej správe. Je lepšie poslať sériu listov.

E-mail by mal byť dvakrát kratší ako papierový.

Práca s prílohami

Ak je na odoslanie priveľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale priložte ich ako samostatné dokumenty v prílohe.

Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktoré sú pre neho zrozumiteľné. To ukáže váš záujem a získa si vás. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má príjemca vo svojom počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.

Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte veľké dokumenty.

A najlepšie je posielať príliš veľké prílohy (od 200 kb) iným spôsobom, napríklad cez ftp server.

Formát ako COM, EXE, CMD, PIF a množstvo ďalších, niektoré poštové servery nepovoľujú a blokujú.

Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nebuďte príliš leniví na to, aby ste zakaždým vymazali všetky dôkazy o hromadnom preposielaní. Takéto informácie navyše adresát vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „slepá kópia“.

Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu zahŕňajú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak momentálne nie je možné odpovedať, informujte o tom partnera. Uložte si históriu korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.

Ak je odpoveď dôležitá a naliehavá, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, Skype alebo ICQ. Ak ani potom nebolo možné dosiahnuť pozitívny výsledok, pripomeňte si to znova.

Nie je nezvyčajné, že žiadosť o dokument vráti prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú povinné umiestnenie relevantných informácií v tele dokumentu. Napríklad toto: "Posielam potrebné údaje k Vašej žiadosti."

Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné komunikačné prostriedky, pozíciu, webovú stránku spoločnosti, odkazy na sociálne siete.

Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií - telefónne číslo s predvoľbou, adresu s PSČ. Vaša komunikácia totiž prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky údaje, bude jednoduchšie vás kontaktovať.

A posledné pravidlo: kto začal korešpondenciu, musí ukončiť elektronický dialóg.

Záver

Obchodné písanie je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby ste si vytvorili jednoznačný názor na človeka a organizáciu, ktorú zastupuje. Poznanie pravidiel obchodného písania môže vo vašej kariére výrazne napredovať.

Potom by v zásade nemali vzniknúť otázky o tom, ako a akými prostriedkami môžete vytvárať a odosielať. Nie každý je však pripravený okamžite začať s touto úlohou, pokiaľ ide o oficiálne listy, najmä keď autor listu očakáva, že naň dostane odpoveď. Prezradím vám malé tajomstvo obchodnej korešpondencie, čím prísnejší charakter a štýl je list, tým väčšia je šanca na odpoveď od adresáta. V tomto návode vám poskytnem niekoľko vzorových e-mailov, ktoré by mali pomôcť používateľom vytvoriť si vlastný štýl a v budúcnosti písať tie najlepšie možné e-maily.

Najprv sa musíte rozhodnúť, aký znak bude písmeno, ktoré vytvárame. Všetky odchádzajúce e-maily rozdeľujem do troch hlavných typov:

• Obchodný návrh
• obchodná požiadavka
• priateľské zaobchádzanie

V súlade s tým mám pre všetky tri typy polotovary šablón, a to ako vo forme jednoduchých textových súborov, tak aj vo forme šablón prispôsobených pre určité e-mailové programy. Prejdime postupne ku každému z nich.

Obchodný návrh

Dobrý deň (dobré popoludnie), [meno oslovenej osoby]!

Pri komunikácii je vhodné uviesť meno v akomkoľvek písmene, pretože osobná výzva naladí človeka na priateľskú náladu. Ak by sa však nepodarilo zistiť meno, postačí aj šablónový pozdrav.

Dovoľte mi predstaviť Vám novú službu (nový produkt) našej spoločnosti [názov spoločnosti].

Dovoľte mi navrhnúť spoluprácu v oblasti [názov oblasti činnosti].

Ďalej stručne popíšte výhody vašej ponuky z hľadiska ceny alebo niektorých kvalitatívnych charakteristík. Hlavná vec je nepreháňať to. Megabajty textu a dokonca doplnené jasnými nezmyselnými obrázkami ľudí len odstrašujú. Ak adresáta listu zaujme vaša ponuka z prvých riadkov, určite vás bude kontaktovať pre ďalšie informácie.

Ak to myslíte vážne s tým, aby vás tí správni ľudia kontaktovali pri prvom kontakte, potom má zmysel uvažovať o dostupnosti, ktorá nie je len e-mailom. Nebude zbytočné vytvárať účty v službách ako napr ICQ aSkype. Niekedy je pre človeka oveľa jednoduchšie kontaktovať vás bežným telefónom, ak číslo takého, samozrejme, prezieravo necháte v podpise.

Pýtate sa, prečo potrebujete v podpise duplikovať svoju vlastnú e-mailovú adresu, ak ju automaticky preposiela poštový server. Existuje pravidlo, podľa ktorého nadmerné informácie v obchodnej korešpondencii nie sú nikdy zbytočné. Predstavme si situáciu, keď váš list dostane osoba, ktorá potenciálne nemá o návrh záujem, alebo jednoducho nie je kompetentná naň správne odpovedať. Prijatú správu prepošle inému používateľovi, no z automaticky pridávaných údajov sa z nejakého dôvodu stratí informácia o skutočnom odosielateľovi, čo sťažuje kontakt s vami. Na určenie autora listu a jeho potrebné kontakty však vždy bude stačiť pohľad na podpis.

obchodná požiadavka

Ahoj, pekné popoludnie)!

Alebo, ak je známe meno príjemcu, potom (Vážený, [meno, patronymické])!

Uveďte informácie o produkte (službe) [názov produktu/služby] s popisom úplných charakteristík a konkurenčných vlastností.

Na základe federálneho zákona Ruskej federácie [číslo a dátum dokumentu] vás žiadam o poskytnutie informácií [popíšte údaje potrebné na získanie].

V prípade porušenia vašich práv sa môžete obrátiť aj na vedenie konkrétnej služby na internete.

V súvislosti s porušením odseku [číslo odseku v užívateľskej zmluve] užívateľskej zmluvy, a to: “[citujte celé znenie menovaného odseku]”, Vás žiadam o kontrolu a prijatie primeraných sankcií voči vinníkom [zodpovedným ( ak hovoríme o servisných zamestnancoch)] osoba [stránka (názov stránky)]. Nahláste prosím výsledky kontroly a pripísané sankcie na [moju vlastnú e-mailovú adresu].

priateľské zaobchádzanie

Pozdravy (Dobrý deň) (Ahoj), [meno osoby]!

Pri prvom priateľskom kontakte bude dobrým indikátorom úplnosť vašej textovej správy. Správne napísaný, objemný text naznačí váš veľký záujem o kontaktovanie správnej osoby a vyvolá túžbu po odpovedi. Nezabudnite začať rozhovor niekoľkými úvodnými otázkami.

Príklad e-mailu

čo je e-mail? V dnešnom obchodnom svete je to takto:

• Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha prostredníctvom e-mailu. Ak teda dobre ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa vás snaží získať, rozptýliť a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z týchto pozícií sa pozrite na prácu s e-mailom. Začnime jednoducho.

Dizajn písmen

Používam poštového klienta Mozilla Thunderbird, preto použijem jeho príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Možno niekto nevie, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Skrytá kópia: napíšeme niekoho, kto by si mal list prečítať, ale mal by zostať neznámy pre ostatných adresátov listu. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nie správne v hromadnej korešpondencii zadajte príjemcov prostredníctvom polí „Kópia“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré v poli „Kópia“ uvádzajú 50 – 90 príjemcov. Dochádza k narušeniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa poznajú. A ak sú na zozname konkurenčné firmy, ktoré o sebe nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a prinajmenšom s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to týmto spôsobom.

Predmet listu

Profesionálne poštové služby často píšu o dôležitosti predmetu (niekedy rozumne) vo svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora treba ľahko identifikovať a potom nájsť“. Okrem toho sa vám vaša usilovnosť vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo fwd, medzi ktorými budete musieť vyhľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie stredného manažéra. O podnikateľoch a majiteľoch firiem vôbec nehovorím, ich počet listov niekedy presahuje 200 a viac za deň. Takže ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet listu?

Chyba #1 : v predmete len názov firmy. Napríklad "Sky" a všetko. Po prvé, pravdepodobne nepatríte medzi vašu spoločnosť, ktorá komunikuje s touto protistranou. Po druhé, takáto téma nedáva zmysel, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Približne takto.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titul. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného listu: nie predať, ale poskytnúť identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie textov na rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám prečítať si ich články aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme dôsledne urobiť niekoľko rozhodnutí.

Otázka zdvorilosti . V úvode listu môžete rozmazávať zdvorilosti či dokonca nežnosti v duchu: „Môj milý Rodya, už viac ako dva mesiace som sa s tebou písomne ​​nerozprával, z čoho som sám trpel a dokonca som sa ani nevyspal. noc, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na zostavenie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času účastníka rozhovoru na jeho prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie písanie epištolárneho žánru na súťaž a nie list jeho matky Raskoľnikovovi, ale obchodnú korešpondenciu.

Rešpektujeme svoj čas a príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť si okolnosti vášho zoznámenia má zmysel len v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo aktuálnej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Ahoj, Ivan“, v druhom a nasledujúcich: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy ma znepokojovala otázka, na koho sa v liste obrátiť, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez váhania som napísal „Ahoj, Anna“ a nepustil som sa do parného kúpeľa. Ale nie vždy to tak je.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!".

Pre seba používam pravidlo osloviť menom toho, kto je v poli „Komu“. A tých, ktorí sú v kópii, vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťaz listov s otázkami a odpoveďami – jedným slovom dialóg. Za dobrú formu sa považuje nevymazávať históriu korešpondencie a svoju odpoveď napísať na začiatok citovaného textu, takže keď sa o týždeň vrátite k tejto korešpondencii, môžete dialóg ľahko prečítať zhora nadol zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille "Nastaviť kurzor po citovanom texte." Odporúčam zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Zostavenie a adresovanie“. Musí to tak byť.

Účel listu . Obchodné listy sú dvoch typov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že odsúhlasí priloženú faktúru na úhradu.

Motivačných listov je spravidla oveľa viac ako ohlasovacích. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Po výzve na akciu by malo nasledovať krstné meno a malo by byť poslednou vetou listu.

Nie správne : "Porfirij Petrovič, viem, kto zabil starú ženu."

správne : "Porfirij Petrovič, to ja som zabil starenku, prosím, zakročte pri mojom zatknutí, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Všetky e-mailové klienty navyše umožňujú nastaviť automatickú náhradu podpisu, napríklad klasické „S úctou, ...“. V Mozille sa to robí v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Napísať alebo nenapísať kontakty do podpisu je osobná záležitosť každého. Ale ak ste nejako spojený s predajom - určite napíšte. Aj keď sa transakcia neuskutoční na základe výsledkov komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Na záver ešte jedna vlastnosť tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. Zadajte predvolenú hodnotu v texte listu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Samozrejme uzávierka musí byť reálna (text z ukážky neposielajte v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a rozhodnúť sa o ňom. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, k použitiu tohto čipu treba pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu napínať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale nechať vás čakať na piatok.

Prílohy

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné ponuky, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Chyba : Obrovská veľkosť investície. Často dostávame e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. Poštový program korešpondenta bude takmer určite niekoľko minút visieť v márnych pokusoch o stiahnutie ukážky tejto prílohy. A Boh chráň, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne ...

Osobne takéto listy okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Ovládajte veľkosť prílohy. Odporúča sa, aby nebol väčší ako 3 MB.

Čo ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad v PDF a 300 dpi sa získajú celkom čitateľné skeny.
• Zamyslite sa nad programami, ako je archivátor WinRar alebo 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc prídu cloudové úložiská informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Ale radšej si spravujem svoje informácie uložené v cloude sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie celkom samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali obchodnú ponuku adresovanú ... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom KP na schválenie a v prílohe bol súbor s názvom „DlyaFedi.docx“. S manažérom, ktorý mi to poslal, sa uskutočnil dialóg s nasledujúcim obsahom:

Vážený manažér, ste osobne pripravený priblížiť sa k tejto váženej osobe a nazvať ju Fjodor?

Akosi nie, vážený človek, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „Pre Fediho“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás v tomto CP kúpi sekery?

Chystal som sa premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď správne nepomenovať prílohu: "Pre Fedora Michajloviča.docx" alebo ešte lepšie - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailom ako "tvárou" viac-menej vyriešené. Prejdime k e-mailu ako nástroju produktivity a povedzme si o jeho rozptýlení.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj pošta sa musí riešiť sprísnením pravidiel a zavedením pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY e-mailové upozornenia. Ak je poštový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom a ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom urobia všetko preto, aby vás najprv odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve života.

Niekomu silná vôľa umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami a pre obyčajných ľudí je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozillla Thunderbird sa to robí cez menu „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak nie sú žiadne upozornenia, ako pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhradíte čas na analýzu pošty, otvoríte poštového klienta a uvidíte všetky neprečítané správy. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad v čase obeda a večer, alebo počas nútenej odstávky, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými e-mailmi? Odpovedám: nemáte súrne listy na pošte. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (takéto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do poštového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandard pre odpovedanie na e-maily do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo dobrej formy - neočakávajte okamžité odpovede od partnera e-mailom. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to rýchlejšími komunikačnými kanálmi.

Vypli sme teda notifikácie a teraz zapíname poštového klienta podľa nášho harmonogramu.

Čo robiť, keď sme sa dostali do e-mailu a zapojili sme sa do činnosti nazývanej „analyzovanie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme zero inbox som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som jediného človeka, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehacker sú články na túto tému. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Budem vďačný, ak budú GTD guru uvedení v komentároch, doplnia alebo vylepšia popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív vašich aktivít. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Ak ste sa pustili do analýzy doručenej pošty, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí vybrať a stlačiť Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť odstrániť e-mail, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Treba na to odpovedať? Áno, áno a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte hneď.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte svoj e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad využívam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať osobnú e-mailovú adresu: prepošlete jej list a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo len prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé skladovanie, ktoré mám.

• 0_Run. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem pridať písmená, ktoré si vyžadujú podrobné štúdium. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Odkaz Tu dávam listy s informáciami o pozadí: uvítacie listy s prihláseniami z rôznych webových služieb, letenky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Tu je uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existuje aktuálny vzťah. Samozrejmosťou je samostatný priečinok pre každý projekt alebo partnera. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy od zamestnancov „Neba“ spojených s týmto partnerom. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem hodím tie písmenká, ktoré je škoda vymazať a výhody z nich nie sú zrejmé. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z "2_Projects". Jedným slovom, prví kandidáti na vymazanie sú uložení v „Múzeu“.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzorovými dokumentmi, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad akty zosúladenia od zákazníkov, lístky na výlety. Priečinok má veľa spoločného s priečinkami "2_Projekty" a "1_Sprav", len sú v ňom uložené účtovné informácie a v priečinku "2_Projekty" - informácie o správe. V "4_Documents" - mŕtve informácie a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné mailingy, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia poštového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení má Thunderbird začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže vlajka je vypnutá! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika sa presunuli do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99 % prípadov týkajú projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kam sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy len na jednom mieste – v priečinku doručenej pošty. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v menu „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať od 10 do 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na nové e-maily? ;)