У процесі ведення господарську діяльність кожне підприємство має право видавати своїм співробітникам кошти під звіт. Працівник, у разі названий підзвітною особою, повинен надати звіт про використання виданих коштів і додати до нього документи, що підтверджують витрати. У цій статті ми познайомимо Вас з особливостями розрахунків із підзвітними особами, а також з порядком відображення авансових звітів у проводках.

Згідно з Податковим кодексом, кошти під звіт можуть бути видані працівникові виключно з метою виконання виробничої діяльності організації. Підзвітна особа може використовувати отримані гроші під час службового відрядження або безпосередньо на господарські необхідні. За фактом понесення видатків працівник надає авансовий звіт за формою АТ-1. До нього обов'язково додаються рахунки, квитанції та інші документи, що засвідчують, що співробітник зазнав витрат у зв'язку з виробничою необхідністю.

Дт	Кт	Опис	Сума	Документ
71	50/1	Симоновим отримано аванс на відрядження у м. Єкатеринбург	27500 руб.	наказ на відрядження, заява Симонова В.П.
19	71	Враховано ПДВ	2978 руб.
68 ПДВ	19	Відрахування ПДВ	2978 руб.	авансовий звіт Симонова В.П.
10	71	Враховано витрати на відрядження	050 руб.	авансовий звіт Симонова В.П.
50/1	71	Повернення невикористаних коштів у касу ТОВ «Глобал»	2450 руб.	прибутковий касовий ордер

Розрахунки з підзвітними особами є досить поширеними операціями. важко знайди бухгалтера, який хоч раз не зіткнувся з видачею коштів співробітнику або з авансовим звітом. Головне, про що варто пам'ятати в даному випадку — уважність і скрупульозність при перевірці документів, що підтверджують факт та суму витрат працівником.

Досить часто, у господарську діяльність організації, співробітникам фірми видаються у підзвіт готівку і безготівкові (також фінансові документи). Які використовуються на оплату господарських потреб підприємства, на придбання проїзних квитків, на оплату готельних послуг при відрядженнях. Список, куди можуть бути використані підзвітні кошти дуже великий, він не регламентований. Давайте в цій статті розглянемо тему, де знаходиться і .

Як знайти авансовий звіт у програмі 1С

Щоб знайти авансовий звіт, необхідно вибрати в головному меню програми «1С: Бухгалтерія» версія 8 інтерфейс Таксі розділ «Банк і каса», далі в блоці «Каса» знайти позицію «Авансовий звіт». Після цих дій ви потрапляєте до журналу «Авансові звіти». Далі натискаєте кнопку «Створити».

На екрані з'являється авансовий звіт, який необхідно заповнити, на підставі зданих до бухгалтерії підприємства первинних документів, прикріплених до авансового звіту.

Заповнення авансового звіту у програмі 1С

У шапці документа заповнюються такі поля:

• Дата;
• Номер;
• Організація;
• Підзвітна особа може бути співробітником організації або фізичною особою, яка діє за довіреністю;
• Склад, вибирається у разі, якщо купуються товарно — матеріальні цінності, які надалі здаються складу матеріально – відповідальній особі.

Документ, у табличній частині, має кілька закладок, вони заповнюються залежно від доданих документів до авансового звіту та отриманих коштів підзвітною особою:

• Аванси;
• товари;
• Поворотна тара;
• Оплата;
• Інше.

Для того, щоб автоматично заповнилася перша закладка, у табличній частині документа при отриманні підзвітною особою авансу необхідно авансовий звіт створити на підставі. Це можливо при виборі "Створити на підставі" двох позицій, одна з яких "Видача готівки", інша "Списання з розрахункового рахунку".

На першій закладці також заповнюється позиція при видачі фінансових документів у підзвіт, це може бути, наприклад, проїзний квиток придбаний організацією.

Можна не створювати авансовий звіт на основі операцій, внесених до бази, а вибрати вручну документ на отримання авансу в підзвіт, натиснувши кнопку «Додати». Після цих дій стає активним поле у ​​табличній частині першої закладки «Аванси».

При придбанні товару за готівку з підзвітної суми необхідно заповнити другу закладку, яка називається «Товари».

При цьому в табличній частині документа потрібно внести такі дані як:

• документ витрати;
• Номенклатуру товару, що вибирається з довідника;

Будьте уважні, якщо цього товару немає у довіднику «Номенклатура», то на нього потрібно попередньо заповнити картку, в якій вказується найменування, одиниця виміру та інші реквізити.

• Кількість;
• Ціну;
• Ставку ПДВ;
• Найменування постачальника, викрутити з довідника «Контрагенти»;
• Реквізити счёт-фактури;
• Рахунки обліку витрат та рахунок ПДВ.

Сума та всього заповниться автоматично.

При оплаті за товар чи послуги контрагентам з підзвітних коштів заповнюється четверта закладка в авансовому звіті, яка називається «Оплата». При її натисканні відкривається таблична частина, у якій потрібно заповнити такі дані як:

• Документ витрати, це назва документа;
• Контрагент та договір;
• Зміст операції заповнюється вручну, без посилання на довідник.

Рахунки розрахунків, куди буде віднесена сума витрат, проставляються автоматично, це рахунок 60 «Постачальники і підрядники», але це рахунок можна змінити, пославшись на довідник « ».

П'ята закладка «Інші» заповнюється не лише у випадках надання документів, пов'язаних з відрядженням співробітника, а й з оплатою господарських потреб підприємства та інших витрат.

Як і на інших закладках, заповнюється:

• документ (витрати);
• Номенклатура;
• Сума ПДВ;
• Усього заповнюється автоматично;
• Постачальник;
• Встановлюється ознака в стовпці «СФ», чи є рахунок-фактура чи ні;
• Встановлюється ознака в стовпці БСО, що це бланк суворої звітності чи ні;
• Заповнюються реквізити счёт-фактури;
• Вибирається з плану рахунків бухгалтерського обліку рахунок витрат за БУ (бухгалтерський облік), а також з довідника вибирається субконто витрат;
• Вибирається із плану рахунків податкового обліку рахунок витрат за НУ (податковий облік), і навіть з довідника вибирається субконто витрат;
• Вибирається рахунок обліку ПДВ.

Авансовий звіт від підзвітної особи оформлюють, який можна знайти у розділі Банк та каса – Каса – Авансові звіти.

У шапці документа слід зазначити:

• від- дата складання авансового звіту;
• Підзвітна особа - фізична особа, яка надала авансовий звіт.

Відображення виданих раніше підзвітних сум в авансовому звіті

17 жовтня Дружніков Г.П. приніс авансовий звіт на видані раніше підзвітні кошти на суму 30 000 крб.

Якщо працівникові раніше були видані кошти, їх слід вказати на вкладці Аванси .

Заповнити цю вкладку можна лише підбором документів за кнопкою Додати. Аванси підзвітним особам можуть видаватися такими документами:

• Видача грошових документів вид операції Видача підзвітній особі , наприклад, якщо або придбала Організація та їх передала підзвітній особі.
• Видача готівки вид операції Видача підзвітним особаму якщо .
• Списання з розрахункового рахунку вид операції Перерахування підзвітній особі якщо .

У прикладі Дружникову Г.П. було раніше видано аванс у вигляді 30 000 крб.

Якщо аванси раніше не видавалися, то ця вкладка не заповнюється, а відшкодування витрат співробітнику, здійснених за рахунок власних коштів для потреб організації, Бухексперт8рекомендує оформляти через рахунок "Розрахунки за іншими операціями".

Як оформити авансовий звіт при купівлі матеріалів та ТМЦ

Як провести авансовий звіт 1с 8.3 на купівлю матеріалів, товарів розглянемо на прикладі купівлі канцтоварів підзвітною особою.

• чек із виділеним ПДВ на придбання канцтоварів у ТОВ «Контур»:
  • паперу А4 – 5 п. за ціною 236 руб. (У т. ч. ПДВ 18%);

Якщо підзвітна особа надала первинні документи на купівлю матеріалів, товарів або інших матеріально-виробничих запасів (МПЗ), їх перелік вказується на вкладці Товари .

На МПЗ, за які звітував співробітник, додаткові документи Вступ (акт, накладна) створювати не потрібно! Оприбуткування матеріалів, товарів на склад, придбаних підзвітною особою, здійснюється документом Авансовий звіт .

На вкладці Товаризаповнюється найменування, кількість МПЗ та сума, на яку вони придбані, а також дані про пред'явлений ПДВ, постачальника та документ, на підставі якого ПДВ може бути прийнятий до відрахування.

Авансовий звіт СФ. Під час проведення документа Авансовий отчет Рахунок-фактура виданий на суму ПДВ, проставлену у графі ПДВ, яку можна буде прийняти до вирахування.

СФне ставиться, при цьому виділений у первинному документі ПДВ зазначається у графі ПДВ .

Внаслідок проведення документа Авансовий отчет

Якщо підзвітник розрахувався з постачальником за МПЗ, і при цьому самої постачання не було, МПЗ не надійшли на склад, а є лише чек на оплату, необхідно:

• Придбання ТМЦ оформляти через , коли вони надійдуть до організації. На такому випадку нічого не вказується;
• оплату контрагенту вказувати на вкладці Оплата .

Добові та витрати на відрядження в авансовому звіті

Як відобразити добові в авансовому звіті та витрати на відрядження розглянемо на наступному прикладі.

Добові в Організації відповідно до Положення про відрядження виплачуються з розрахунку 700 руб. / Добу, всього - 4 200 руб.

• залізничний квиток (Москва-Сочі) у сумі 4 000 крб. (У т. ч. ПДВ 18% - 120 руб.);
• залізничний квиток (Сочі-Москва) у сумі 5 000 крб. (У т. ч. ПДВ 18% - 130 руб.);
• квитанцію та УФ за проживання в готелі на суму 9440 руб. (У т. ч. ПДВ 18%).

Витрати на відрядження (в т. ч. добові видані співробітнику) вказуються на вкладці Інші .

Послуги та інші витрати в авансовому звіті 1С 8.3 на прикладі поштових витрат

Як заповнювати авансовий звіт до 1С на придбання поштових послуг розглянемо на наступному прикладі.

• чек ККМ за оплату поштових витрат у сумі 354 крб.(в т. год. ПДВ 18%);

Усі витрати підзвітної особи, які не мають матеріальної форми, враховуються на вкладці Інше .

На вносяться дані первинного документа, найменування витрат та їх сума, а також дані про пред'явлений ПДВ, постачальника та документ, на підставі якого ПДВ може бути прийнятий до відрахування. Тут необхідно показати поштові марки, які були використані і відображалися в обліку як грошові документи.

Якщо підзвітник доклав документ Авансовий звіт рахунок-фактуру, виданий на організацію, потрібно поставити прапорець СФ. Якщо замість СФ додано документи, що відповідають за ознаками бланку суворої звітності (БСО), наприклад, квитки, необхідно встановити додатково ще й прапорець БСО. Під час проведення документа Авансовий звіт автоматично буде створено документ Рахунок-фактура виданий у сумі ПДВ, зазначену у графі ПДВ. Цю суму ПДВ можна буде прийняти до вирахування.

Якщо доданий лише первинний документ (наприклад, чек ККТ), у якому виділено ПДВ, прапорець СФне ставиться, при цьому виділений у первинному документі ПДВ вноситься до графи ПДВ. Внаслідок проведення документа Авансовий звіт такий ПДВ буде списаний у витрати, які не враховуються при оподаткуванні прибутку.

Оплата контрагенту в авансовому звіті

Як заповнювати авансовий звіт у 1С на оплату контрагенту, розглянемо наступний приклад.

• банківський ордер за оплату інтернету на суму 1534 руб.

Авансовий звіт співробітника на перерахування авансу або оплати контрагенту оформляється на вкладці Оплата .

За потреби деяким співробітникам можуть видаватися кошти на представницькі чи господарські витрати підприємства. Отримати гроші вони мають право на підставі наказу керівника про підзвітних осіб, якщо їх П.І.Б. та посада вказана у списку людей, які мають таку можливість.

Форма документа

Витрати грошей, що видаються співробітнику авансом, підтверджується за допомогою первинного облікового документа — авансового звіту. Бланк є уніфікованою формою № АТ-1, одну частину якого заповнює співробітник, другу — бухгалтер.

Повернення підзвітних сум за авансовим звітом

Є певні терміни здачі авансового звіту підзвітною особою, у яких працівник зобов'язаний звітувати про витрачені кошти.

Після отримання коштів підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано кошти під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити авансовий звіт з виправдувальними документами, що додаються (п. 6.3 Вказівки № 3210- У).

Якщо працівник не повністю витратив кошти, на витрачену частину складається авансовий звіт, у ньому вказується сума невитрачених грошей — це повернення підзвітних сум за авансовим звітом.

Також нерідкі ситуації, коли працівник спочатку витратив власні кошти, потім приніс документи та отримує відшкодування. І тут він має звернутися до бухгалтерії із заявою про відшкодування понесених витрат. Такі розрахунки бухгалтер також здійснює за допомогою авансового звіту. Тому і цю ситуацію можна віднести до повернення підзвітних сум за авансовим звітом.

Якщо ж співробітник взагалі не здійснив жодних витрат, він повертає до каси підзвітну суму та авансовий звіт не складає.

Необхідно пам'ятати: якщо термін подання авансового звіту підзвітною особою не дотримано, це вважається порушенням касової дисципліни (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заповнення

Тепер докладно розглянемо порядок заповнення документа.

Заповнює співробітник

Лицьова сторона.

Отже, на лицьовій стороні форми № АТ-1 працівнику необхідно:

Вказати найменування фірми та код по ОКПО.

2. Проставити дату складання документа та присвоїти номер.

3. У графу «звіт у сумі» вносимо суму, яку працівник витратив на госп потреби підприємства. Наприклад, йому було видано п'ять тисяч карбованців, а він витратив чотири тисячі. Тож у цій графі він вказує чотири тисячі.

4. Вказуємо найменування та код структурного підрозділу.

5. Після цього вказуємо П.І.Б. підзвітної особи, її табельний номер та професію (посада).

6. Вписуємо призначення авансу.

7. У лівій стороні таблиці, розташованої на лицьовій стороні форми, вказуємо розмір суми, отриманої з каси підприємства (чи банківську картку). За потреби вказуємо розмір виданих у валюті грошей.

8. Вказуємо підсумкову суму отриманих коштів.

9. Вказуємо суму, витрачену на господарські потреби підприємства.

10. Вказуємо розмір залишку.

Зворотній бік.

11. На зворотному боці бланка у графах 1-6 працівник повинен перерахувати всі документи (товарні, касові чеки тощо), що підтверджують вироблені працівником витрати, із зазначенням витрачених сум. Документи мають бути пронумеровані згідно з порядком їх перерахування в авансовому звіті.

Тепер про те, яку інформацію працівнику слід внести до відповідних граф:

• 1 — номер п/п, наданий документу, що підтверджує витрати;
• 2 - дата складання чека;
• 3 - номер чека;
• 4 - найменування документа, що підтверджує витрати;
• 5 - сюди вноситься сума виробленої витрати в рублях;
• 6 - заповнюється за потреби. У ньому вказується сума виробленої витрати на іноземній валюті;
• у рядку «Разом» вказується загальна величина витрат.

12. Після того, як співробітник заповнив необхідні поля, він повинен поставити у бланку свій підпис із розшифровкою. Далі необхідно документ передати до бухгалтерії. Бухгалтер перевірить правильність заповнення.

Заповнює бухгалтер

Лицьова сторона.

13. Бухгалтер після отримання бланка повинен переконатися у правильності його заповнення. Якщо помилок виявлено не буде, у графі «звіт перевірено» бухгалтер робить запис про це та ставить свій підпис.

Після цього бухгалтер переходить до подальшого заповнення бланку.

15. Бухгалтер заповнює відривну частину бланка, підписує її та передає працівникові

Зворотній бік.

16. Бухгалтер записує інформацію до граф 7 і 8. Тут зазначаються суми витрат, прийнятих до обліку. У графі 9 зазначаються номери бухгалтерських рахунків, що дебетуються на суми видатків. Суми, які вказали працівник та бухгалтер, мають бути однаковими.

Після цього бухгалтером заповнюється лицьова сторона авансового звіту.

Лицьова сторона.

17. На лицьовій стороні у правій таблиці бухгалтер вносить такі відомості:

• залишок чи перевитрата попереднього авансу;
• розмір авансу, одержаного з каси підприємства;
• кількість витрачених коштів;
• залишок чи перевитрата авансових сум;
• бухгалтерський запис - інформація береться з даних графи 9, яка знаходиться на зворотному боці.

19. Директор затверджує документ та повертає його до бухгалтерії. Після цього він зберігається у бухгалтерії фірми 5 років. Після цього терміну знищується.

Завантажити зразок можна на нашому сайті.

Організації регулярно видають своїм співробітникам підзвітні кошти. Ці гроші працівники витрачають на господарські потреби – відрядження, поштові витрати, купівлю канцелярських товарів, основних засобів. Документ, де відображаються витрати підзвітних осіб, називається авансовий звіт. Як зробити авансовий звіт у 1С 8.3 Бухгалтерія за кроками? Як оформити добові в авансовому звіті 1С 8.3? На ці запитання ми відповімо у статті.

Читайте у статті:

Авансовий звіт складають кожного співробітника, якому видано гроші під звіт. Він складається із двох розділів.

У першому можна побачити:

• суму заборгованості на даний момент оформлення звіту чи організації перед співробітником (перевитрата), чи співробітника перед компанією;
• скільки грошей видано за авансовим звітом;
• загальну суму витрати за авансовим звітом;
• залишок заборгованості за підзвітником.

У другому розділі можна детально подивитися, на що було витрачено гроші підзвітником. Зробити авансовий звіт у 1С 8.3 можна за 4 кроки.

Крок 1. Відкрийте у вікно «Авансові звіти» у 1С 8.3

Зайдіть до розділу «Банк та каса» (1) та натисніть посилання «Авансові звіти» (2).

У вікні ви побачите список всіх авансових звітів. Щоб створити новий авансовий звіт, натисніть кнопку «Створити» (3).

Відкриється вікно формування авансового звіту. Воно виглядає так:

Крок 2. Заповніть основні реквізити авансового звіту до 1С 8.3

У верхньому розділі авансового звіту заповніть поля: Організація (4), Підзвітна особа (5), Склад (6). Склад заповнюють, якщо підзвітник набував товарно-матеріальних цінностей або основних засобів.

Крок 3. Заповніть видаткові розділи авансового звіту

• "Аванси". Тут відобразіть суми, видані працівникові під звіт;
• "Товари". Ця вкладка призначена для обліку придбаних товарів;
• "Зворотна тара". Вкладка заповнюється, якщо підзвітна особа отримала від постачальника тару;
• "Оплата". Використовуйте цю вкладку, якщо підзвітник заплатив постачальнику за товар;
• "Інше". У цій вкладці відображаються відрядження, поштові, транспортні та інші витрати, які не відображені в інших вкладках.

Розповімо про заповнення цих вкладок докладніше.

Аванси

У вкладці «Аванси» (8) відобразіть видані підзвітнику суми. Для її заповнення в полі "Документ авансу" виберіть зі списку потрібний касовий ордер. Сума авансу заповниться автоматично.

Товари

Якщо підзвітник придбав товари чи матеріали, відобразіть їх найменування та вартість у вкладці «Товари» (9). У полі «Документ (витрати)» впишіть вид документа, за яким отримано цінності, його номер та дату. У полі «Номенклатура» вкажіть найменування товарів чи матеріалів, які придбав підзвітник за цією накладною. Також заповніть поля «Кількість» та «Ціна». Дані поля «Сума» авансового звіту, 1С 8.3 порахує сама. «Рахунок обліку» 1С 8.3 визначить автоматично, залежно від виду номенклатури (товар, матеріали, основні засоби).

Оплата

Якщо підзвітна особа сплатила товар або послуги з підзвітної суми, заповніть вкладку «Оплата» (10) авансового звіту в 1С 8.3. У полі «Документ (витрати)» вкажіть вид оплаченого документа. У полі «Контрагент/договор» виберіть постачальника та вкажіть реквізити договору з ним. У розділі «Зміст» впишіть призначення оплати, наприклад, «Оплата за акумуляторні батареї». У полі «Погашення заборгованості» виберіть, за яким документом здійснено оплату. Також вкажіть суму оплати (поле «Сума»).

Інше

Вкладку «Інше» (11) авансового звіту в 1С 8.3 заповнюйте, якщо підзвітна особа звітує про відрядження, а також транспортні, поштові та інші витрати, не відображені в попередніх вкладках. Аналогічно попереднім вкладкам заповніть документ витрати. У полі "Номенклатура" виберіть витрати, за які звітує підзвітник, вкажіть суму витрати (поле "Сума"). Поле "Рахунок витрат" авансового звіту, 1С 8.3 заповнить автоматично.

Крок 4. Збережіть та роздрукуйте авансовий звіт з 1С 8.3

Після заповнення всіх полів авансового звіту в 1С 8.3 ви можете провести і роздрукувати авансовий звіт. Натисніть кнопку «Провести» (12). Тепер в обліку є бухгалтерські записи щодо авансового звіту. Щоб надрукувати документ, натисніть кнопку «Друк» (13).