Чи знаєте ви, що таке планування і наскільки важливим є складання плану? Вважається, що коли ти витрачаєш небагато часу на планування та організацію свого робочого дня, ти заощаджуєш у рази більше часу за рахунок гарної координації подій та правильної послідовності вирішення завдань. Поза всяким сумнівом, планування приносить суцільну користь і вигоди.

Відома статистика в масштабах цілих організацій, за якою вчені з'ясували. Ті контори, які займаються стратегічним плануванням — у довгостроковій перспективі успішніші та фінансів більш заможні, ніж їхні конкуренти, які не займаються стратегічним плануванням. Планування дня — це по суті те саме планування, але вже на тактичному рівні. Планування - потужний інструмент для досягнення цілей будь-якої сучасної успішної людини. Отже, ось основні плюси планування:

НАВІЩО ПОТРІБНЕ ПЛАНУВАННЯ

1. План робочого дня. Нічого не залишиться поза увагою.

На жаль, незважаючи на те, що наш мозок — це потужний інструмент у роботі, але наша пам'ять дуже обмежена. Є люди з найкращою пам'яттю, є люди з гіршою пам'яттю. Пам'ять можна розвивати. Але коли справ стає багато, то якась справа може вислизнути від нашої уваги. А диявол, як відомо, — у деталях.

Вчені вважають, що людський мозок у середньому здатний пам'ятати сім об'єктів (плюс/мінус два). Причому це дуже оптимістична оцінка.

Крім того, що ми нічого не забудемо, ми також знімаємо з себе стрес — перестаємо турбуватися і ставити питання «чи все мною на сьогодні зроблено?». Особисто я зараз пишу цю статтю з використанням плану у щоденнику.

2. Витративши час на планування, ти встигнеш більше

Вигоди плануванняочевидні. Коли ти продумуєш всю роботу заздалегідь, то з одного боку в процесі роботи від неї не відволікаєшся. А з іншого боку - у тебе з'являється більше часу, який ти можеш витратити або на додаткову роботу або ти можеш раніше піти з роботи. І те, й інше по суті означає підвищення продуктивності. Вважається, що складання плану на день займає не більше 10 хвилин за філіжанкою ранкової кави. А економія часу становить не менше двох сосів. За місяць це може заощадити до 40 робочих годин, що відповідає повному робочому тижні.

3. Планування робочого дня допомагає розставити пріоритети

Наприклад сьогодні спочатку написав дві статті, за які мені заплатять по 1000 рублів за кожну. Потім я писав загальнотематичну статтю на цікаву тему і також витратив час на публікацію, яку ви читаєте. Вся ця робота знаходиться в переліку пріоритетів. Оскільки я маю чіткий план роботи на день, то я не витрачаю час на непріоритетні завдання. У результаті важливі справи не буде забуто чи відкладено на потім. Давайте будемо чесні самі із собою. Ми часто відкладаємо важливі справи на потім, завтра. Тобто багато хто з нас страждає на прокрастинацію.

4. План на день знімає страс та дедлайни

Користь плануванняполягає також і в тому, що ми перестаємо турбуватися про те, що нам потрібно сьогодні зробити незрозуміло велику кількість справ, які мали б бути ще зроблені вчора. Ти вибираєш собі посильний обсяг і роботи з кожним днем, що дозволяє повністю уникнути дедлайнів і нескінченних стресів через ви щось не встигаєте. У результаті робочий процес стає прогнозованим та керованим.

Ви чули про? По суті, планування робочого дня дозволяє використовувати цей принцип собі на користь, а значить встигати в рази більше. Ми робимо лише найважливіші дала насамперед, т.к. ми маємо обдуманий план. Потім можна буде зробити другорядні завдання або зовсім забити на них. Плануйте свій день та зробіть це звичкою, але намагайтеся іншим людям. Особливо це стосується нових та складних проектів.

Щодня керівнику (фахівцю) доводиться приймати рішення про те, як найдоцільніше використовувати свій робочий час. Планування є проект процесів праці на майбутній тимчасовий період. І дуже важливо органічно пов'язати планування робочого часу та бажані результати діяльності. Цього можна досягти, використовуючи на практиці основні засади та правила планування робочого часу.

Основні принципи та правила планування:

1. Правило 60:40 (золоте правило планування).

2. Аналіз видів діяльності та витрати часу.

3. Зведення завдань воєдино. Складання плану дій. Встановлення пріоритетності.

4. Регулярність, системність та послідовність планування.

5. Реалістичність планування.

6. Поповнення втрат часу.

7. Письмова форма.

8. Перенесення незробленого.

9. Фіксація результатів замість дії. У планах краще фіксувати результати, або цілі (кінцевий стан), а не просто будь-які дії. "Не зателефонувати", а "узгодити".

10. Встановлення тимчасових норм.

11. Строк виконання.

12. Встановлення пріоритетів (ступеня важливості).

13. Звільнення від «тиранії» поспіху. Найтерміновіша справа не завжди буває найважливішою.

14. Делегування (передоручення) справ.

15. «Поглиначі часу» та резерви часу.

16. Переробка - повторна перевірки.

17. Вільний час, час для планування та творчості.

18. Альтернативи. Вибір найкращого шляху вирішення проблем.

19. Різноманітність.

20. Узгодження часів ых планів.

Система планування робочого дня.

Для отримання якнайкращих результатів при плануванні робочого часу керівнику (фахівцю) необхідно використовувати таке поняття, як «періоди планування»: день, тиждень, місяць, рік. Кожен період планування має розглядатися окремо.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

довгострокові цілі – 3-5 років (чи більше) – плани на кілька років;

середньострокові цілі – 1-3 роки – річний план;

поточні плани – 1 тиждень – 3 місяці – місячні, декадні плани.

Періоди планування.

Річний план. Наприкінці року необхідно встановити найбільш суттєві завдання та цілі на найближчі 12 місяців. При цьому здебільшого буває достатньо розбивки на квартали.

Квартальний план. Служить інструментом контролю над виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу слід обміркувати події періоду, що минув, і при необхідності внести зміни або перенести терміни (проміжний контроль). Наприкінці кожного кварталу можливо встановити орієнтири на найближчі три місяці та визначити які завдання у наступному кварталі треба викреслити, які – перенести, а які додати.

Місячний план. Завдання і цілі, що враховуються в місячному плані, переносяться з квартального плану, а також у разі потреби з плану місяця, що минув. Оскільки з наближенням тимчасового горизонту підвищується точність планування, у місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрата часу ведеться у годиннику).

Декадний план. Передбачає ще детальніший, більш точний прогноз майбутнього періоду.

Денний план. Будується на основі декадного плану. У ньому встановлюється, які завдання та справи мають бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше запланованих додаються непередбачені.

Денний план є останнім і водночас найважливішу щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставленої мети.

Приклад денного плану розглянемо п'ять стадій системного планування часу.

Складання планів робочого дня за допомогою методу Альпи.

П'ять стадій методу Альпи.

Даний метод відносно простий і досить легко запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: початкові літери символізують предметні поняття.

Метод включає п'ять стадій:

1. Складання переліку робочих дій та заходів, намічених до виконання.

2. Попередня оцінка тривалості намічених робочих дій та заходів.

3. Резервування робочого часу за допомогою правила 60:40.

4. Прийняття рішень щодо встановлення пріоритетів, доручення або відмови від деяких намічених до виконання робочих дій та заходів.

Контроль та перенесення незробленого.

Розглянемо кожну зі стадій докладніше.

1. Складання переліку робочих дій та заходів, намічених до виконання.

Запис під відповідними рубриками формуляру «План дня» все, що потрібно зробити наступного дня:

завдання зі списку справ або тижневого (місячного плану);

невиконане напередодні;

справи, що додалися;

терміни, які треба дотриматися;

завдання, що періодично виникають.

У цьому слід використовувати скорочення, відповідні виду діяльності чи рубрикам у формулярі «План дня»: У – візити, наради, Д – делегування справ, К – контроль тощо.

Список завдань слід складати так:

у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

підрозділяти їх на затяжні та «короткі», нетривалі;

перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості виконання їх раціональнішим шляхом (наприклад, за допомогою телефону).

Однак це лише початок складання плану дня. Реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що можна зробити.

2. Попередня оцінка тривалості намічених робочих дій та заходів.

Тепер проти кожного завдання потрібно проставити приблизний час для його виконання, підсумувати та визначити орієнтовно загальний час. Оцінити тривалість будь-яких справ можливо після спостережень та набуття досвіду.

3. Резервування робочого часу за допомогою правила 60:40.

При складанні плану дня слід дотримуватись основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ.

4. Прийняття рішень щодо встановлення пріоритетів, доручення або відмови від деяких намічених до виконання робочих дій та заходів.

5. Контроль та перенесення незробленого.

Контроль за ходом виконання плану дозволяє керівнику (фахівцеві) отримати необхідну інформацію для проведення аналізу та визначення шляхів удосконалення своєї роботи.

Переваги використання методу «Альпи»: найкращий настрій на наступний робочий день; планування наступного дня; чітке уявлення про завдання дня; впорядкування перебігу дня; подолання забудькуватості; концентрація на найбільш суттєвому; досягнення цілей дня; виділення більш важливих та менш важливих справ; прийняття рішення про встановлення пріоритетів та про доручення; раціоналізація за допомогою угруповання завдань; скорочення перешкод та небажаних перерв; самодисципліна під час виконання завдань; зменшення стресів та нервового перенапруги; спокійне сприйняття непередбачених подій; покращення самоконтролю; підвищення задоволеності та мотивації; відчуття успіху наприкінці робочого дня; зростання особистих результатів; виграш у часі з допомогою методичної організації праці.

Вітаю! У цій статті ми поговоримо про планування робочого дня.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

1. Навіщо планувати свій робочий день;
2. Кому це потрібно;
3. Як правильно планувати робочий день

Планування робочого дня

У 21 столітті ритм життя помітно прискорився і продовжує набирати обертів. Якщо раніше для того, щоб бути успішним, потрібно виконувати один обсяг роботи, то зараз для досягнення успіху потрібно виконувати набагато більше. І люди починають стикатися з нестачею часу. Якщо гнатися за виконанням всіх повсякденних завдань, які щодня підкидає нам життя, часу не залишається.

Планування робочого дня – інструмент, який допомагає не лише ефективно використовувати робочий час, а й скорочувати його. Це не банальний список справ, який потрібно виконати у суворій черговості. Планування - здатність вибирати, що потрібно зробити, чому і коли.

Саме тому грамотне планування не лише структурує все, що ви робите за день, а й звільняє ваш час. Насамперед потрібно виконувати найголовніші справи — це головне правило. Кожній людині, яка має на роботі вільний час і не має чіткого розкладу, корисно розподіляти свій час правильно.

Що включає планування

Планування робочого часу включає:

• Розміщення пріоритетів.
• Вибір важливих завдань.
• Пошук найкращих шляхів їх вирішення.
• Пошук зайнятості у вільний час.

Розміщення пріоритетівдопомагає вам зрозуміти, що вимагає уваги, що може вирішитися саме, а яке питання потрібно просто проігнорувати. Час та інформація стали набагато ціннішими, ніж раніше, і розпалюватися на те, що не дає результату — безглузда справа.

Вибір важливих завдань— майже те саме, що й розстановка пріоритетів, лише в рамках одного робочого дня. Ви вибираєте, що дасть важливий результат, що потрібно зробити терміново, а що можна відкласти.

Пошук найкращих шляхів вирішення завдань- Дуже важливий пункт. При плануванні ви повинні враховувати не тільки те, що зробите, а й те, як це найкраще зробити. При цьому важливо не просто економити час, а робити все максимально швидко та якісно.

Робота з вільним часомтакож має входити до плану роботи. У вас звільнилося 2 години на день, які ви можете витратити на щось? Можна сказати про це босу, ​​і він навантажить вас роботою, можна зайнятися самоосвітою, а можна докласти зусиль до розвитку власного проекту.

Чому важливо планувати робочий день

Кожен, хто хоч раз стикався з фрілансом, бізнесом або «роботою за бажанням» (на зразок таксі), чудово розуміє важливість розстановки справ протягом дня. Але, наприклад, більшість офісних працівників не вважають за потрібне планувати свій робочий день.

Насправді головна причина планування робочого дня — підвищення власної ефективності. Якщо ви прислухаєтеся до власного організму, то зможете зрозуміти, що якісь справи вам даються краще одночасно, а якісь — в інший. Наприклад, дзвінки в інші компанії вам зручніше здійснювати після обіду, тому що ви вже прокинулися, але ще не встигли втомитися, а монотонна робота швидше виконується ввечері, тому вбивання інформації в БД краще відкласти до 5-6 годин.

Планування робочого дня враховує як базові елементи вирішення завдань, а й особисті переваги кожної людини. Тайм-менеджмент був зроблений не для того, щоб нав'язати всім той самий шаблон високоефективної роботи. Ви повинні підлаштовувати свої завдання особливо свого організму.

Організація та планування свого робочого дня дозволяють вам робити більше, ніж менше часу, залишаючи час на те, що вам подобається.

Хто має планувати свій робочий день

Планувати свій робочий день має вміти кожна людина. Так ви зможете економити час і ефективніше працюватимете. Але є 3 категорії людей, які мають займатися особистим плануванням.

. Найнедисциплінованіший працівник — фрілансер. У нього немає чіткого графіка, а про те, що настав час сідати щось робити, нагадує тільки дедлайн. Саме тому фрілансерам, які працюють з кількома клієнтами, дуже важливо планувати свій робочий день. Часто виявляється, що нові замовлення з'являються з різницею в один-два дні, і якщо тягнути до останнього, можна не встигнути попрацювати за двома проектами.

Бізнесмени. Тут все практично так само, як і у фрілансі. Особливо якщо це бізнес у мережі. З одного боку – ви можете спокійно відпочивати вдома, коли ваші співробітники працюють, але з іншого – такий підхід неминуче виявиться провальним. На Заході серед бізнесменів процвітає культ трудоголізму. Там вважають, що якщо ти не працюєш 60 годин на тиждень, значить, ти лінивий і тобі нема чого робити в бізнесі.

Керівники. Керівник не завжди буде бізнесменом. Власник компанії може не брати активну участь у справах своєї фірми, але її директор бере на себе відповідальність за роботу цілого механізму. Саме тому лідери середніх та великих компаній мають ефективно використати свій час, адже від їхніх рішень залежить майбутнє компанії у довгостроковій перспективі. Планування робочого дня керівника – спосіб найефективніше розподілити свій час між стратегічно важливими завданнями.

Методи планування робочого дня

Методів правильного планування робочого дня може бути багато. Але один із найефективніших — Матриця Ейзенхауера. Суть їх у наступному.

Є 4 квадрати:

1. Квадрат А - Термінові та важливі справи.
2. Квадрат В - нетермінові та важливі справи.
3. Квадрат С - термінові та неважливі справи.
4. Квадрат D - нетермінові та неважливі відносини.

Квадрат Амайже завжди має залишатися порожнім. При грамотному плануванні всі важливі справи повинні осідати в квадраті і виконуватися в міру їх наближення до А.

Квадрат Вце важливі справи, які допоможуть вам досягти вашої мети. Сюди включають усі справи, які слід виконати протягом 1 робочого дня.

Квадрат Созначає термінові та погані справи, які необхідно передати виконання іншим особам. Яскравий приклад термінових, але поганих справ — подзвонити потенційному клієнту. Це може зробити співробітник, який вам краще зосередитися на інших справах.

Квадрат D,означає, що є нетермінові та неважливі справи, які не наближають вас до мети, не дають позитивних емоцій та в принципі не потрібні. У цей квадрат варто записувати всі марні ідеї.

Такий поділ справ щодо їх важливості та терміновості дозволяє вам розуміти, чому потрібно приділити увагу протягом робочого дня, а про що можна забути. Матриця допомагає у робочих процесах, а й у повсякденному житті. Якщо ви хочете вчити англійську, вона вам цікава і допоможе в кар'єрі — це квадрат В. Але якщо ви хочете вчити іспанську просто заради того, щоб знати її — це D, і про неї можна забути.

Правила планування часу робочого дня

Існує кілька правил того, як необхідно ефективно вести свій робочий день. Для зручності, розіб'ємо день на 3 частини:

• Початок робочого дня.
• Основний робочий процес.
• Завершення.

Ранок – найважливіший етап. Залежно від того, наскільки ви виспалися, як встали і що робили, залежатиме ваш настрій, психологічний настрій та працездатність.

До принципів «правильного» ранку належать такі:

• Позитивний настрій. Якщо прокидатися щодня з думкою про те, що ненавидиш свою роботу, продуктивність знижуватиметься. Постарайтеся починати ранок із приємних думок.
• Намагайтеся не «розгойдуватися». Ви помічали за собою, що після того, як ви піднімаєтеся вранці, вам потрібно ще 30-40 хвилин на те, щоб остаточно прийти до тями? Це час, який не варто гаяти. Відразу після пробудження прийміть душ, заваріть каву і замість півгодини «в нікуди» ви можете спокійно поснідати.
• Неспішний сніданок та шлях на роботу. Починати день без поспіху дуже важливо. Коли ви поспішаєте, організм витрачає зайві сили та нерви, які могли б піти на більш продуктивну роботу. Якщо не можете дозволити собі щільний сніданок і неквапливу поїздку - лягайте пізніше і вставайте раніше.
• Ключові завдання. Більшість успішних бізнесменів схильні стверджувати, що найважливіші завдання потрібно вирішувати вранці. Як то кажуть «Хочеш усе встигати – їж жабу на сніданок». У ролі жаби виступає справа, яку ви зовсім хочете братися. Зробіть його вранці і позитивний настрій від того, що «жаба з'їдена», збережеться на весь день.

Основний робочий процес складається з наступних завдань:

• Вирішуйте невідкладні завдання. Важливо розуміти, що якщо протягом робочого дня на вас впала якась невідкладна справа, не потрібно переключати всю увагу виключно на неї. Спочатку треба зрозуміти, важливе воно чи ні. Якщо важливе, потрібно негайно приступити до нього. Якщо ні, передайте відповідальність за його виконання іншій людині.
• Дотримуйтесь термінів. Щодня ви повинні встановлювати собі зразкові терміни, за які повинні впоратися з усім обсягом завдань. Важливо, щоб це було не «Зробити все до 18 години», а «О 14:00 — розпочати план, о 15:00 — проаналізувати показники, о 16:00 — скласти звіт» тощо.
• Порядок робочому місці. Це неявний, але дуже важливий пункт. Якщо на вашому столі бардак, ваш погляд постійно губиться серед нього. І якщо на робочому місці опиниться якийсь сторонній документ, ви можете почати вивчати його і просто втратите 20-30 хвилин.
• Не слідуйте імпульсам. Це найважливіше. Є деякі тригери, які змушують вас переключати увагу з роботи на щось менш важливе. Зателефонувати другу, коли ви аналізуєте план продажу? Краще цього не робити, тоді ви втратите концентрацію і зможете легко упустити робочий настрій.
• Групуйте рутину. Це дуже важливо. Якщо вам потрібно зробити 60 телефонних дзвінків протягом дня, краще розбити їх на кілька дрібних груп, по 10 — 15 штук за раз. Після того, як зателефонували, можете виконувати інше завдання. Постійно перемикаючись із рутини на активну діяльність, ви зможете зробити набагато більше.

Завершення робочого дня ґрунтується на наступних принципах:

• Доробляйте необхідне. Є група справ, які входять до квадрата «важливе, але нетермінове». Їх краще доробляти протягом робочого дня, а квадрат «важливе і термінове» тримати завжди порожнім.
• Звіряйте результати із планом. Все, що ви зробили за день, потрібно порівняти із задуманим. Якщо ви почали планувати свій робочий день, то невеликі відхилення від плану будуть у порядку речей. Намагайтеся, щоб їх було якнайменше.
• Складайте план наступного дня. Найкраще це робити після завершення попереднього робочого дня. Так ви збережете робочий настрій і, але при цьому важливо скласти реальну програму справ.

Якщо ви керівник, то протягом робочого дня маєте щільно працювати зі своїм секретарем.

Пам'ятайте, що це все загальні поради. Вони не зважають на ваші індивідуальні особливості. Якщо вам зручніше робити термінову роботу вдень, а не вранці це ваше право. Якщо ви волієте робити велику і складну справу останнім, і це ніяк не впливає на ваше настроювання протягом одного дня — зробіть його останнім.

Планування робочого дня має бути індивідуальним.

Основні помилки під час планування робочого дня

Незважаючи на те, що практика тайм-менеджменту міцно осідає в нашому житті, більшість людей роблять типові помилки, коли планують свій робочий день. Ось кілька із них.

Помилка 1. Неправильне розташування пріоритетів.

Матриця Ейзенхауера говорить нам про те, що ми маємо виконувати важливі справи. Але багато людей можуть легко переплутати, що для них є важливим. Квадрат А, який повинен залишатися порожнім, і відповідальний за термінові та важливі справи, вони часто плутають із С, де скупчилися неважливі справи, що потребують негайного втручання.

Важливо пам'ятати, що ви повинні витрачати сили виключно на те, що вам важливо зараз. Працювати на перспективу слід, коли справи можна відкласти та грамотно їх розпланувати.

Помилка 2. Занадто багато часу приділяється дрібницям.

Щоб пояснити, чому в першу чергу треба робити «базу», а лише потім дрібниці, скористаємося Законом Парето. Він свідчить, що 20% зусиль дають 80% результату. Тобто коли ви працюєте над чимось важливим, ви витрачаєте 20% зусиль і досягаєте 80% результату. Коли ви працюєте над дрібницями, ви отримуєте результат у 4 рази менше, а витрачаєте сил у 4 рази більше.

Розглянемо невеликий приклад.Вам потрібно запустити рекламну кампанію. Якщо ви створите 10 креативів, підберете до них ключові слова та фрази та запустите на підготовлених майданчиках, то це буде 20% роботи, які дадуть 80% результату. Але якщо ви приділятимете час на виправлення шрифтів та зображень, добірку та шліфування фраз, пошук додаткових платформ для реклами, то витратите значно більше сил. Все це потрібно буде зробити, але вже після початку рекламної кампанії, коли ви досягнете першого результату.

Помилка 3. Відсутність часу особисті справи.

У кожної людини має бути особисте життя та свобода вибору заняття. Якщо у вас багато справ, і ви не знаходите одну-дві години для того, щоб зайнятися своїм хобі, то це погане планування власного дня. Планувати робочий час важливо не тільки тому, що дозволяє робити більше. Воно дає можливість займатися без поспіху тією справою, яка вам до вподоби.

Вам знадобиться

• - Щоденник;
• - стандартний порядок дня керівника;
• - перелік поточних заходів з участю керівника.

Інструкція

Визначте свій стандартний порядок дня. Деякі заходи можуть повторюватися день у день, інші мають разовий характер. Сформулюйте плани на найближчий тиждень та місяць. Розставте очікувані заходи у порядку значимості. У результаті ви повинні отримати перелік завдань, що знаходяться у певній ієрархії.

Включіть у розпорядок дня ті заходи, які містяться у планах роботи організації чи підприємства на квартал, півріччя та рік. Зберіть у відділах та структурних підрозділах відомості про контрольні та перевірочні заходи, в яких ви повинні взяти безпосередню участь.

Якщо заплановані заходи призначені на конкретний час, згрупуйте їх та внесіть у робочий щоденник у порядку черговості проведення. Зробіть відмітку про ступінь важливості тієї чи іншої зустрічі, наради чи переговорів. Розставляючи пріоритети, керуйтеся своїми основними функціями. Дайте доручення помічникові або секретареві нагадувати вам про найважливіші заходи завчасно, а не в останній момент.

Подбайте про те, щоб заходи, що плануються, не накладалися за часом один на одного. Якщо для участі у нараді чи діловій зустрічі потрібен виїзд за межі установи чи офісу, внесіть у плани час, необхідний на дорогу.

Залишіть у графіку час на інші види незапланованої ділової активності. Навіть невеликий тимчасовий зазор дозволить уникнути поспіху і запобігатиме багато непорозуміння. Передбачте у розпорядку дня також час для відпочинку та їди.

Доведіть свій порядок дня до свого помічника. Вимагайте регулярно сповіщати вас про зміни у планах заходів, які відбуваються з об'єктивних причин. Отримавши від помічника значну інформацію, відразу вносьте поправки до щоденного порядку.

Джерела:

• Планування робочого дня керівника

Чому виходить, що двоє працівників знаходяться в офісі однакову кількість часу, жоден не відволікається на сторонні речі, але вони встигають зробити різний обсяг роботи? Тому що один із них розпорошує свою увагу, а інший зумів структурувати робочий процес. Грамотне планування робочого дня одна із застав успішного та ефективного робочого дня.

Інструкція

Формуйте робочі блоки, в яких ви виконуватимете подібні завдання. Як відомо, роботу важко розпочати. Неохоче сівши за перше завдання, ви втягуєтесь, і справа йде набагато швидше. Тому розкладіть проекти та завдання з папок і починайте виконувати схожі. Для прийому відвідувачів або співробітників, якщо ви начальник, також краще відвести свій прийомний годинник, щоб вас не відволікали постійно від роботи з паперами.

Якщо роботи багато, і вона вимагає вашої повної уваги, дозволяйте собі влаштувати неприйнятний годинник. Переведіть телефон на колег або секретаря, відправте відвідувачів до вашого заступника. Не соромтеся закритися в кабінеті від усіх та повністю піти у терміновий проект.

Найчастіше тривалість виконання проекту залежить від часу, виділеного нею. Якщо начальство не квапить вас із виконанням завдання, ви можете самостійно регламентувати терміни, в які проект має бути зроблений. Таким чином, робота у вас піде набагато швидше, ніж, якщо ви неспішно працюватимете день за днем.

Планування та організація роботи – ключ до подальшого саморозвитку. Про основні принципи та правила щоденного планування читайте у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого потрібне щоденне планування?

Не всім зрозуміло, навіщо потрібно планувати свій робочий день. Адже кожна людина і без планування знає, які функції вона виконує та які справи її чекають. Багато хто не бачить сенсу у складанні планів на день, оскільки завжди є несподівані доручення, здатні сплутати всі наперед намічені пункти.

Завантажте документи на тему:

Якщо порівнювати двох працівників, що виконують однакові функції та мають однакові здібності, можна виявити, що обсяги та якість виконуваної ними різні. Один співробітник встигає вирішити і поточні, і стратегічні завдання, другий – не встигає виконувати навіть термінові доручення та змушений постійно залишатися після роботи. Найкращі результати покаже той, хто більше . Тобто той, для кого процес планування є щоденним обов'язком та потребою. Наявність плану навіть психологічно змушує людини мобілізуватися. Він має зафіксовану мету і з'являється внутрішня потреба у її досягненні.

Як планувати ефективно?

Планування та організація роботи виконується співробітником. Не керівник, а працівник має ставити собі завдання. І тут він ставить собі мети самостійно, діє тому напрямі, який вибирає сам. Як правило, відсоток виконаних завдань при самостійному плануванні виявляється вищим, ніж при виконанні загального , розроблений керівником.

Існує система планування роботи, випробувана практично і забезпечує оптимальне використання робочого дня. Це набір принципів, за якими людина може скласти грамотний, реалістичний і здійсненний план.

Насамперед, визначте, що потрібно включити у щоденний план. Він має складатися з урахуванням стратегічного плану, розробленого півроку чи рік. Планування щодня враховує всі справи, намічені до виконання, як безпосередньо які стосуються роботи, і другорядні. Наприклад, вітання колеги з днем ​​народження. Крім тих пунктів, на виконання яких чекає керівник, до плану потрібно вносити й особисті справи. Це необхідно для особистого розвиткута створення позитивного іміджу.

При плануванні роботи великі завдання, на вирішення яких знадобиться кілька днів чи тижнів, потрібно розбити на етапи і виконувати їх послідовно. Для кожного етапу встановіть дату виконання. Складіть план на найближчий день, включивши до нього і підзавдання. Для складання плану можна скористатися звичайним паперовим щоденником або спеціальною програмою.

Мета планування роботи - не виконання пунктів плану за будь-яку ціну, а своєчасне та якісне виконання пріоритетних завдань та термінових завдань. Тому список намічених до виконання справ необхідно розсортувати та розташувати пункти в міру зменшення пріоритетності. В процесі можна одночасно скористатися кількома методами.

Наприклад, вищий пріоритет отримують справи з фіксованим терміном виконання та завдання, для вирішення яких потрібно витратити більше зусиль. Другими за рівнем важливості стануть щоденні обов'язкові до виконання справи і завдання, терміни виконання яких намічені найближчі дні. Нижчий пріоритет при щоденному плануванні мають другорядні відносини, невиконання яких матиме значних негативних наслідків.

Правила планування дня

Так само, як і планування роботи підприємства, планування робочого дня окремого співробітника має відбуватися за правилами. Дотримання їм допоможе забезпечити виконання намічених планів у комфортному для вас режимі.

1. Розплануйте трохи більше 70% свого робочого дня. Це дозволить спокійно виконувати термінові позапланові завдання і не нервувати, якщо вам доведеться відволікатися від виконання .
2. Не включайте до щоденного плану більше трьох важливих та термінових завдань одночасно. Обмежте загальну кількість пунктів плану десятьма.
3. Формуйте однотипні відносини в блоки. Це допоможе виконувати їх, скориставшись єдиним алгоритмом, що скоротить час виконання.
4. Процес планування перенесіть на вечір попереднього дня. У вас залишиться час, щоб при необхідності внести в план коригування.
5. p align="justify"> Планування складних справ здійснюйте з урахуванням своїх біоритмів. Хтось відрізняється підвищеною працездатністю з ранку, хтось – в обід, а хтось найбільш продуктивно працює увечері.
6. Не починайте виконувати нове завдання до того, як закінчите розпочату роботу. Якщо довелося перерватися – поверніться та завершіть розпочате.
7. Не відкладайте виконання позапланового завдання, якщо його можна за кілька хвилин.
8. Робіть перерви щогодини, не залишаючись на робочому місці. Присвятіть перерви легкої розминки, це допоможе освіжити голову.
9. Не плутайте з досягненням цілей, не ставте собі завдання і не намічайте обсяги, з якими буде складно впоратися.
10. Якщо залишилися невиконані справи, які не втратили своєї актуальності, перенесіть їх у план наступного дня.
11. Організуйте своє робоче місце таким чином, щоб працювати було комфортно.

Висновок

Планування на кожен день - корисна і необхідна навичка. Це спосіб самоорганізації та саморозвитку, гарантія того, що ви зможете працювати ефективно. Запропонована система планування роботи допоможе зрозуміти основні засади тайм-менеджментута успішно використовувати ці знання на практиці.